【文章內容簡介】 人員提供，任何人不得直接動用。借閱檔案必須嚴格辦理手續(xù)，限期使用，按期返還，檔案管理人員要對返還的檔案認真檢查核對，發(fā)現(xiàn)問題及時追查。使用絕密、機密檔案以及引進技術資料、科研成果、發(fā)明創(chuàng)造、專利、新產(chǎn)品、新工藝等技術文件材料，須嚴格履行審批手續(xù)，未經(jīng)批準的，嚴禁提供使用。第六條：檔案期限：永久保存：公司章程；股東名簿；各類規(guī)章制度、組織規(guī)程及辦事細則；董事會及股東會紀錄；財務報表；政府機關核準文件；不動產(chǎn)所有權證及其他債權憑證；工程設計圖；其他經(jīng)核定須永久保存的文書等。十年保存：預算、決算書類；會計憑證；事業(yè)計劃資料；其他經(jīng)核定須保存十年的文書。五年保存：期滿或解除之合約；其他經(jīng)核定須保存5年的文書。一年保存：結案后無長期保存必要的文件。檔案要慎重銷毀，對沒有保存價值、保管期限已滿，無須繼續(xù)保存的檔案進行銷毀處理。必須嚴格按照規(guī)定對即將銷毀的檔案進行嚴格鑒定，列出檔案銷毀清冊。批準銷毀的檔案，應及時處理，且要有兩人以上鑒銷；銷毀完畢，鑒銷人要在銷毀清冊上寫明已經(jīng)銷毀并簽名蓋章，并在相應的《案卷目錄》、《檔案總登記簿》上注明“已銷毀”。 停產(chǎn)或已生產(chǎn)完畢的產(chǎn)品圖紙和技術文件材料，以及其他經(jīng)鑒定審批擬銷毀的檔案資料，統(tǒng)一由公司下文，由行政辦公室組織回收統(tǒng)一銷毀。　合同管理制度第一條 為加公司及各部門的合同管理工作，規(guī)避風險，依據(jù)《中華人民共和國合同法》、國家相關法律法規(guī)，制定本制度。第二條 本制度適用于公司及各部門；本制度中的合同是指以公司為主體簽訂的，包括合同、具有合同性質的意向書、協(xié)議書、招投標文件，或其他涉及各方當事人實質性權利義務關系的具有合同性質的文件等。第三條 以公司名義從事的生產(chǎn)經(jīng)營活動，均應以書面形式訂立合同。第四條 公司相關部門是合同的承辦業(yè)務單位，負責業(yè)務分工范圍內的合同承辦及管理工作。實行合同承辦制度、合同審核會簽制度、合同保密制度、合同統(tǒng)一編號制度、授權委托制度、合同檔案管理制度、重大合同備案制度等，以加強合同監(jiān)督及管理。第五條 法務部門職責：一、負責制訂、修改同管理制度，使合同管理規(guī)范化、法制化。二、負責審查、修訂、制作、印發(fā)各類標準化合同文本。三、負責對各部門的合同進行法律審查。四、參與重大合同的談判，制定合同編號原則。五、負責按規(guī)定辦理授權委托書的草擬、制作及送簽。六、負責外聘律師工作，負責監(jiān)督依法簽訂和履行合同。七、參與合同糾紛的調解和處理。八、其他合同管理工作。第六條 合同承辦部門職責：一、負責對本部門承辦的合同對方的主體資格和資質進行審查。 二、負責組織本部門承辦合同的談判，合同文本的起草。三、負責合同文本及審查會簽的流轉。 四、對所承辦合同的履行情況進行跟蹤。五、負責及時向法務部通報合同履行過程中發(fā)生的問題，并提出解決意見和建議。六、按集團保密制度制定、履行合同的保密措施。七、負責指定專人負責保存合同文本，以及及合同的履行、變更、終止合同有關的文件，及時交行政辦公室歸檔。八、指定專人建立健全本部門合同管理臺帳和檔案。第七條 合同協(xié)辦部門職責：合同項目明確協(xié)辦部門的，協(xié)辦部門（如技術協(xié)議編制部門、造價部門等）應根據(jù)領導指示和部門職責，積極協(xié)助承辦部門辦理合同的有關事宜。第八條 財務管理中心職責：一、審查合同中的財務收支事項是否符合國家財經(jīng)法律、行政法規(guī)和公司財務管理制度。二、對合同中影響財務的重要事項提出意見。三、依據(jù)國家財經(jīng)法律、行政法規(guī)和公司財務管理制度對合同資金進行控制。四、財務部門認為需審核的有關內容。第九條 項目管理中心職責一、負責審查工程項目的承包形式、工程價格、材料提供、工期約定、中間交工工程的開竣工時間及驗收、發(fā)包方的各項義務、承包方的各項義務、隱蔽工程、設計變更程序的約定、竣工驗收、保修內容、保修期限等內容二、項目運營中心認為需審核的其他內容。第十條 預算審核部職責一、負責審查基建工程預算、造價等是否合理、準確等。二、項目管理中心認為需審核的其他內容。第十一條 合同承辦制度是指由法定代表人或委托代理人或合同承辦部門確定合同承辦人，合同承辦部門及承辦人對合同談判、簽訂、履行等的全過程負責。合同承辦部門負責人是業(yè)務分工范圍內合同管理的第一責任人，對合同管理負主要責任。每件合同須由法定代表人或委托代理人或合同承辦部門確定一名承辦人簽字承辦。臨時性的借調、聘用人員可以協(xié)助但不得成為合同承辦人。第十二條 合同承辦人應自被確定為承辦人起，至合同履行完畢止，對合同全過程負責。期間出現(xiàn)與合同有關的問題由承辦人協(xié)調解決，承辦人協(xié)調不成的，須及時與相關領導進行協(xié)商，并以承辦人為主進行解決。第十三條 合同承辦人在承辦合同之前，對于應進行招投標的合同，應確認該合同是否按照有關規(guī)定進行了招投標。違反強制招投標規(guī)定要求的合同，承辦人有權拒絕承辦。第十四條 合同承辦部門應當根據(jù)需要，協(xié)調監(jiān)察審計部門及其他相關部門的人員參與談判。第十五條 合同承辦人應在合同談判前，完成對簽約對方的主體資格和資信情況的了解和審查工作。審查內容包括：一、主體資格合法，具有經(jīng)工商局年檢的企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照，其核載內容與實際相符。二、合同方的經(jīng)營范圍符合合同約定內容；涉及專營和等級許可的,應具備相應的許可證和資質證書。三、具有相應的履約能力,即具有支付能力、生產(chǎn)能力、運輸能力、技術能力等。必要時應要求其出具資產(chǎn)負債表、資金證明、注冊會計師簽署的驗資報告等相關文件。四、具有履約信用：過去三年重合同、守信用、無違約事實,現(xiàn)實未涉及重大經(jīng)濟糾紛或重大經(jīng)濟犯罪案件。五、合同方由委托代理人代簽合同的，應出具真