可以有效改進(jìn)項(xiàng)目管理技能的十個(gè)過(guò)程(編輯修改稿)
2025-08-31 15:00 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 問(wèn)題管理的第二個(gè)部分是使用特定的問(wèn)題解決技巧。這包括一些我們熟悉的技巧，比如魚骨圖（Fishbone diagrams）、直方圖（Pareto charts）和根本原因分析。你可能熟悉其中的一個(gè)或多個(gè)技巧，它們可以讓你和你的團(tuán)隊(duì)理解問(wèn)題的本質(zhì)和原因、有哪些可行的解決辦法以及哪一個(gè)解決辦法是最佳的選擇?！ ∷械捻?xiàng)目經(jīng)理都認(rèn)識(shí)到的、一個(gè)非常重要的事實(shí)就是，解決問(wèn)題需要有個(gè)過(guò)程，但這并不意味著你會(huì)成功地解決每個(gè)問(wèn)題。有時(shí)，解決問(wèn)題有很多方法，你的工作就是幫助找出哪一個(gè)是最好的。有時(shí)，一個(gè)重大的問(wèn)題卻沒(méi)有好的解決方案，這時(shí)，你最好的選擇就是要挑出一個(gè)方案，這個(gè)方案產(chǎn)生的危害最小或者這個(gè)方案在其它更差的方案中是最好的。雖然如此，問(wèn)題解決過(guò)程和問(wèn)題解決技巧會(huì)使你確定哪些選擇是可用的，以便讓你至少了解到后果是什么?！ ?. 范圍管理 《項(xiàng)目范圍》描述了項(xiàng)目的邊界，定義了項(xiàng)目交付的內(nèi)容、需要的數(shù)據(jù)以及受影響的組織。給定一組資源和時(shí)間，就可以交付無(wú)限的東西?！ 》秶兓芾黹_始于范圍變化定義。如果項(xiàng)目經(jīng)理沒(méi)有做好范圍定義，那么在項(xiàng)目執(zhí)行期間進(jìn)行范圍管理將非常困難。范圍變化管理的目的就是要保護(hù)當(dāng)前已獲得批準(zhǔn)的《項(xiàng)目定義》的可行性。一旦定義了項(xiàng)目，某種對(duì)于項(xiàng)目的期望就被設(shè)定了，隨之會(huì)產(chǎn)生出相應(yīng)的成本和時(shí)間表。在《項(xiàng)目定義》被提交和批準(zhǔn)時(shí)，你和項(xiàng)目發(fā)起 人就把會(huì)這些期望記在心中。 在項(xiàng)目執(zhí)行期間，可能會(huì)出現(xiàn)一些與初始的《項(xiàng)目定義》不同或者未包含在其中的需求。這種情況是能夠預(yù)見的。如 果真的發(fā)生了，客戶不應(yīng)該期望這些需求在之前認(rèn)可的資源和時(shí)間限制下也可以交付。如果需要把新需求包含進(jìn)《項(xiàng)目定義》，那么項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)要分析這些新需求，判斷它們對(duì)項(xiàng)目的影響。然后，這些信息要得到項(xiàng)目發(fā)起人的批準(zhǔn)?！ ∮涀?，項(xiàng)目發(fā)起人是那個(gè)批準(zhǔn)項(xiàng)目啟動(dòng)資金的人。因此，他或她應(yīng)該也是那個(gè)批準(zhǔn)任何項(xiàng)目定義變更的人。如果變更的商業(yè)價(jià)值足夠高，那么發(fā)起人應(yīng)該批準(zhǔn)將這些新需求加入項(xiàng)目，同時(shí)要增加完成工作所需的預(yù)算和時(shí)間。然后，每個(gè)相關(guān)的人都要同意并且重新設(shè)定項(xiàng)目期望。 當(dāng)然，有時(shí)情況并不會(huì)如此順利。一般會(huì)出現(xiàn)下列問(wèn)題： 超出范圍：大規(guī)模的范圍變更是很容易看出來(lái)的。然而，當(dāng)變更很小時(shí)，有時(shí)你會(huì)發(fā)現(xiàn)你還沒(méi)弄明白這些變更就把它們包含進(jìn)項(xiàng)目了?！俺龇秶钡囊馑际悄憬邮芰诵∽兏?，結(jié)果逐漸累積的小變更最后給項(xiàng)目造成了顯著的影響。你和你的整個(gè)團(tuán)隊(duì)必須小心地對(duì)待項(xiàng)目范圍變更，無(wú)論變更是大是小?！ ∽罱K用戶對(duì)范圍的認(rèn)可： 項(xiàng)目發(fā)起人是為項(xiàng)目付錢的人。然而，一旦項(xiàng)目開始，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)會(huì)花費(fèi)更多的時(shí)間在基層客戶和最終用戶上。有些項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員認(rèn)為，最終用戶批準(zhǔn)了范圍變更就可 以了。事實(shí)并非如此。除非發(fā)起人已經(jīng)明確地將批準(zhǔn)權(quán)授予了最終用戶，否則他們無(wú)權(quán)批準(zhǔn)范圍變更。他們可以提出范圍變更的請(qǐng)求，但是只有具有資金權(quán)限的發(fā)起人才能批準(zhǔn)增加的工作。 團(tuán)隊(duì)成員不明白自己的職責(zé)： 導(dǎo)致沒(méi)能按期完成項(xiàng)目的一個(gè)普遍的原因是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員最終做了比實(shí)際所需工作更多的工作。例如，某個(gè)團(tuán)隊(duì)成員被要求去完成一份報(bào)告。在他或她正在撰寫報(bào)告時(shí)，客戶又要求了新的內(nèi)容。這個(gè)團(tuán)隊(duì)成員試圖滿足客戶，于是工作最終就延期了。這種情況一般發(fā)生在團(tuán)隊(duì)成員認(rèn)為只有項(xiàng)目經(jīng)理才需要擔(dān)心范圍變更。團(tuán)隊(duì)成員 必須明白控制范圍變更是每個(gè)人的責(zé)任?！ ?duì)許多不成功項(xiàng)目之所以不成功的根本原因分析的結(jié)果是它們的范圍變更控制都比較糟糕。有效地定義、管理范圍將增加你的項(xiàng)目符合期望的機(jī)會(huì)?！ ?. 風(fēng)險(xiǎn)管理 風(fēng)險(xiǎn)是指那些不在項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)控制之下或是如果它們出現(xiàn)會(huì)給項(xiàng)目帶來(lái)不利影響的未來(lái)的情況或環(huán)境。換句話說(shuō)，問(wèn)題是當(dāng)前必須處理的麻煩，而風(fēng)險(xiǎn)一種潛在的麻煩。被動(dòng)的項(xiàng)目經(jīng)理在問(wèn)題出現(xiàn)時(shí)解決問(wèn)題。主動(dòng)地項(xiàng)目經(jīng)理在問(wèn)題出現(xiàn)前，努力識(shí)別、解決潛在的問(wèn)題。風(fēng)險(xiǎn)管理既是科學(xué)，也是藝術(shù)?！ ∮捎谛⌒晚?xiàng)目通常周期較短，出現(xiàn)問(wèn)題的可能性就比較少。大型項(xiàng)目通常有隱藏的風(fēng)險(xiǎn)。風(fēng)險(xiǎn)管理包括識(shí)別出所有項(xiàng)目潛在的風(fēng)險(xiǎn)、確定它們發(fā)生的可能性，并且清楚地了解如果它們出現(xiàn)的話，對(duì)項(xiàng)目造成的影響?！ ∫罁?jù)這些信息，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)能夠確定需要主動(dòng)管理哪些風(fēng)險(xiǎn)。例如，一定要主動(dòng)管理那些出現(xiàn)概率高且對(duì)項(xiàng)目影響大的風(fēng)險(xiǎn)，而可以忽略那些出現(xiàn)概率高但對(duì)項(xiàng)目影響小的風(fēng)險(xiǎn)。一旦你識(shí)別出了需要主動(dòng)管理的風(fēng)險(xiǎn)，你就可以使用下面這五個(gè)通常的做法： 別管它。 如果你認(rèn)為某種風(fēng)險(xiǎn)即使出現(xiàn)對(duì)你的項(xiàng)目影響也不大，或者沒(méi)什么辦法可以消除某種風(fēng)險(xiǎn)，再或者你愿意冒險(xiǎn)賭某種風(fēng)險(xiǎn)不會(huì)出現(xiàn)，那么你就別管它了?！ ”O(jiān)控風(fēng)險(xiǎn)。 在這種情況下，你無(wú)需主動(dòng)降低風(fēng)險(xiǎn)，但是你要監(jiān)控它，看隨著時(shí)間的推移它發(fā)生的
環(huán)評(píng)公示相關(guān)推薦
鄂ICP備17016276號(hào)-1