可以有效改進項目管理技能的十個過程(編輯修改稿)
2024-08-31 15:00 本頁面
【文章內容簡介】 問題管理的第二個部分是使用特定的問題解決技巧。這包括一些我們熟悉的技巧，比如魚骨圖（Fishbone diagrams）、直方圖（Pareto charts）和根本原因分析。你可能熟悉其中的一個或多個技巧，它們可以讓你和你的團隊理解問題的本質和原因、有哪些可行的解決辦法以及哪一個解決辦法是最佳的選擇。 所有的項目經理都認識到的、一個非常重要的事實就是，解決問題需要有個過程，但這并不意味著你會成功地解決每個問題。有時，解決問題有很多方法，你的工作就是幫助找出哪一個是最好的。有時，一個重大的問題卻沒有好的解決方案，這時，你最好的選擇就是要挑出一個方案，這個方案產生的危害最小或者這個方案在其它更差的方案中是最好的。雖然如此，問題解決過程和問題解決技巧會使你確定哪些選擇是可用的，以便讓你至少了解到后果是什么?！ ?. 范圍管理 《項目范圍》描述了項目的邊界，定義了項目交付的內容、需要的數據以及受影響的組織。給定一組資源和時間，就可以交付無限的東西。 范圍變化管理開始于范圍變化定義。如果項目經理沒有做好范圍定義，那么在項目執(zhí)行期間進行范圍管理將非常困難。范圍變化管理的目的就是要保護當前已獲得批準的《項目定義》的可行性。一旦定義了項目，某種對于項目的期望就被設定了，隨之會產生出相應的成本和時間表。在《項目定義》被提交和批準時，你和項目發(fā)起 人就把會這些期望記在心中?！ ≡陧椖繄?zhí)行期間，可能會出現一些與初始的《項目定義》不同或者未包含在其中的需求。這種情況是能夠預見的。如 果真的發(fā)生了，客戶不應該期望這些需求在之前認可的資源和時間限制下也可以交付。如果需要把新需求包含進《項目定義》，那么項目團隊要分析這些新需求，判斷它們對項目的影響。然后，這些信息要得到項目發(fā)起人的批準。 記住，項目發(fā)起人是那個批準項目啟動資金的人。因此，他或她應該也是那個批準任何項目定義變更的人。如果變更的商業(yè)價值足夠高，那么發(fā)起人應該批準將這些新需求加入項目，同時要增加完成工作所需的預算和時間。然后，每個相關的人都要同意并且重新設定項目期望?！ ‘斎?，有時情況并不會如此順利。一般會出現下列問題： 超出范圍：大規(guī)模的范圍變更是很容易看出來的。然而，當變更很小時，有時你會發(fā)現你還沒弄明白這些變更就把它們包含進項目了?！俺龇秶钡囊馑际悄憬邮芰诵∽兏Y果逐漸累積的小變更最后給項目造成了顯著的影響。你和你的整個團隊必須小心地對待項目范圍變更，無論變更是大是小?！ ∽罱K用戶對范圍的認可： 項目發(fā)起人是為項目付錢的人。然而，一旦項目開始，項目團隊會花費更多的時間在基層客戶和最終用戶上。有些項目團隊成員認為，最終用戶批準了范圍變更就可 以了。事實并非如此。除非發(fā)起人已經明確地將批準權授予了最終用戶，否則他們無權批準范圍變更。他們可以提出范圍變更的請求，但是只有具有資金權限的發(fā)起人才能批準增加的工作?！ F隊成員不明白自己的職責： 導致沒能按期完成項目的一個普遍的原因是項目團隊成員最終做了比實際所需工作更多的工作。例如，某個團隊成員被要求去完成一份報告。在他或她正在撰寫報告時，客戶又要求了新的內容。這個團隊成員試圖滿足客戶，于是工作最終就延期了。這種情況一般發(fā)生在團隊成員認為只有項目經理才需要擔心范圍變更。團隊成員 必須明白控制范圍變更是每個人的責任?！ υS多不成功項目之所以不成功的根本原因分析的結果是它們的范圍變更控制都比較糟糕。有效地定義、管理范圍將增加你的項目符合期望的機會?！ ?. 風險管理 風險是指那些不在項目團隊控制之下或是如果它們出現會給項目帶來不利影響的未來的情況或環(huán)境。換句話說，問題是當前必須處理的麻煩，而風險一種潛在的麻煩。被動的項目經理在問題出現時解決問題。主動地項目經理在問題出現前，努力識別、解決潛在的問題。風險管理既是科學，也是藝術?！ ∮捎谛⌒晚椖客ǔＶ芷谳^短，出現問題的可能性就比較少。大型項目通常有隱藏的風險。風險管理包括識別出所有項目潛在的風險、確定它們發(fā)生的可能性，并且清楚地了解如果它們出現的話，對項目造成的影響?！ ∫罁@些信息，項目團隊能夠確定需要主動管理哪些風險。例如，一定要主動管理那些出現概率高且對項目影響大的風險，而可以忽略那些出現概率高但對項目影響小的風險。一旦你識別出了需要主動管理的風險，你就可以使用下面這五個通常的做法： 別管它。 如果你認為某種風險即使出現對你的項目影響也不大，或者沒什么辦法可以消除某種風險，再或者你愿意冒險賭某種風險不會出現，那么你就別管它了?！ ”O(jiān)控風險。 在這種情況下，你無需主動降低風險，但是你要監(jiān)控它，看隨著時間的推移它發(fā)生的
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