【文章內(nèi)容簡介】 意。部門向下一級機關(guān)行文，應(yīng)用“函的形式”。標題可寫成“關(guān)于問題的復(fù)函”，而不應(yīng)寫成“關(guān)于問題的批復(fù)”。部門之間請求批準和答復(fù)審批事項，應(yīng)用“函”，不可用“請示”和“批復(fù)”。部門聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦部門，明確的方法是主辦部門排列在前，只編主辦部門的發(fā)文字號，聯(lián)合上行文只蓋主辦部門印章。（六）主送機關(guān)不升級的原則屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題，應(yīng)當(dāng)直接報送主管部門處理。這條原則也是強調(diào)職能部門的作用，要求下級政府和部門不要事無巨細，請求批準的事項都一律報政府，屬于部門職權(quán)范圍的事項，應(yīng)以函的形式報送主管部門，不必再經(jīng)政府辦公部門轉(zhuǎn)辦，造成公文旅行。目前在實際執(zhí)行中，有些一級分行沒有執(zhí)行這一條。無論哪個專業(yè)的，無論什么事項，都經(jīng)過辦公室主送總行，由總行辦公室批轉(zhuǎn)給有關(guān)部門。這樣，勢必給本級辦公室和總行辦公室造成了辦文壓力，無謂地增加了兩級辦公室的辦文工作量，更重要的是造成了公文旅行，很容易貽誤商機。（七）發(fā)文協(xié)商一致原則部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自對下行文。如擅自行文，上級機關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正或撤消。這一條規(guī)定了部門不得超越職權(quán)，凡涉及其他部門職權(quán)的事項，均要與相關(guān)部門會簽，未經(jīng)協(xié)商一致，不得擅自行文。（八）重要下行文抄送直接上級機關(guān)的原則向下級機關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時抄送直接上級機關(guān)。一級分行重要的下行文應(yīng)當(dāng)抄送總行，二級行的重要下行文應(yīng)當(dāng)抄送一級分行。這一條也必須加以注意和執(zhí)行。所謂重要下行文，是指本級機關(guān)雖有權(quán)處理，但是牽涉到上級的工作聯(lián)系或法規(guī)、政策等性質(zhì)的問題，需要上級有所了解或把關(guān)定向一類的公文。報載湖南省某縣政府發(fā)文征收事業(yè)費用，導(dǎo)致了嚴重的社會后果而原縣長被撤職，就是典型的例子。如果按照這條規(guī)定辦理，該縣政府在實施該文的具體事項前，將文件抄送上級市人民政府，在市政府的把關(guān)下，就有可能避免這種重大的差錯。（九）請示一文一事原則和報告與請示分開原則“請示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個主送機關(guān)，需要同時送其他機關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式。但不得抄送其下級機關(guān)，“報告”不得夾帶請示事項。這條規(guī)定實際上規(guī)定了兩條原則：請示一文一事原則和報告與請示分開原則。請示一文一事原則。就是在一個請示中，只能講一件事，不能一文數(shù)事。在我國的公文史上，歷代王朝都提出一文一事制度。其好處是可以使公文內(nèi)容集中，篇幅簡短；便于公文辦理，有利于提高工作效率；方便公文立卷歸檔。請示只能寫一個主送機關(guān)，即主管機關(guān)，不得多頭主送，對協(xié)管機關(guān)可以抄送，但不可抄送下級機關(guān)。（請示的代擬部門不應(yīng)視為不可抄送的下級機關(guān)）報告與請示分開原則。這是因為報告的職能是匯報工作，反映情況，答復(fù)上級詢問。2000年這次修改的《辦法》將報告可以提出意見和建議的職能也刪去了。這種修改的目的就是為了嚴格限制報告的功能，便于公文的辦理，提高工作效率。報告是閱件，不需要上級批復(fù)，因此，在報告中夾帶請示事項，很容易誤事。在實際工作中，確實存在著報告和請示不分的現(xiàn)象。主要表現(xiàn)在：請示與報告的文種概念不清，相互混淆。我們經(jīng)常可以看到這樣的公文“關(guān)于的請示報告”。另一種情況是，在遇到既要向上級匯報工作、反映情況，又需要請求上級機關(guān)指示或批準的事項時，不能正確的選用文種，該用請示而用報告。例如，地方發(fā)生了重大災(zāi)情，地方政府既要向上級報告災(zāi)情，又要向上級請求解決救災(zāi)物資或資金。在這種情況下，應(yīng)該用請示，而不用報告。如發(fā)生嚴重旱災(zāi)需報告災(zāi)情和申請救災(zāi)資金，上報公文的標題可寫成：關(guān)于我省遭受嚴重旱災(zāi)急需抗旱資金的請示。（十）不直送的原則除上級機關(guān)負責(zé)人直接交辦的事項外，不得以機關(guān)名義向上級機關(guān)負責(zé)人報送“請示”、“意見”和“報告”。這條原則要求一是不得將上報公文的主送機關(guān)寫成上級領(lǐng)導(dǎo)人的姓名或姓名加職務(wù)；二是不能越過辦公廳（室）將上報上級機關(guān)的公文直接送給領(lǐng)導(dǎo)同志個人。這里順便還要說明的是，向上級機關(guān)報送“請示”、“報告”、“意見”，一般應(yīng)以機關(guān)名義，不要以機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的名義，因為在公文格式中已經(jīng)規(guī)定了上行文應(yīng)注明簽發(fā)人。更不要以機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的名義向上級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人個人行文。（十一）雙重抄送原則受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)向上級行文，應(yīng)當(dāng)寫明主送機關(guān)和抄送機關(guān)。上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機關(guān)行文，必要時要抄送另一上級機關(guān)。這一條主要規(guī)定受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)向上行文和上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)行文的注意事項。四、公文的寫作要求（一）依法擬文公文是依法行政和進行公務(wù)活動的重要工具，因此公文的內(nèi)容必須符合黨和國家的法律、政策的要求?！掇k法》第二十五條規(guī)定：“草擬公文應(yīng)該做到：（一）符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定，如果提出新的政策、規(guī)定等，要切實可行并加以說明?！睌M寫公文以國家法律、法規(guī)和方針政策為依據(jù)，實質(zhì)上是依法行政的的體現(xiàn)。在我國法制日益健全，人民群眾法律意識不斷加強的今天，尤其要特別注意依法擬文，保證公文內(nèi)容符合國家法律、法規(guī)。任何一份公文中，任何一條事項，都不能和國家的法律、法規(guī)相沖突。堅決杜絕以往由于我國法律、法規(guī)不健全而存在的機關(guān)公文說了算的現(xiàn)象。如果公文存在著與國家法律、法規(guī)相沖突的情況，那么在法律、法規(guī)修改之前，這樣的公文是沒有法律效力的。強制執(zhí)行，必然造成嚴重的社會后果，給國家?guī)聿粦?yīng)有的損失。要保證公文符合國家的法律、法規(guī)，擬寫公文的人員不僅要具備較高的寫作能力，還必須具備較高的政策和理論水平，熟悉國家相關(guān)的法律、法規(guī)和方針、政策。另外，機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在簽批時要認真審核，嚴格把關(guān)。更重要的是機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要成為熟悉國家法律法規(guī)的專家和模范遵守、執(zhí)行國家法律、法規(guī)的模范，不能主觀臆斷，把個人的意愿凌駕于國家的法律、法規(guī)之上。（二）遵命寫作公文內(nèi)容是領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)意志的體現(xiàn)，是領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)處理公務(wù)、解決問題的工具，因此必須按照領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的意圖撰寫。不能象其他文體一樣可以根據(jù)個人意愿隨意發(fā)揮。另外，在某種意義上講，領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的意圖實際上是領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)負責(zé)人依法行政，根據(jù)國家法律、法規(guī)和方針、政策創(chuàng)造性的處理公務(wù)的體現(xiàn)。因此，這條注意事項還要求擬寫公文的人員在寫作中，必須認真領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意圖，把領(lǐng)導(dǎo)交代的各項事項務(wù)必寫清楚，不要走樣。如果覺得領(lǐng)導(dǎo)的意圖有不合適之處，也只能是向領(lǐng)導(dǎo)提出建議，供領(lǐng)導(dǎo)參考，而不能直接按照自己的意思擬文。如果建議不被采納，只要領(lǐng)導(dǎo)的意見不違背國家的法律、法規(guī)和方針、政策，就要按領(lǐng)導(dǎo)的意圖擬文。（三）材料真實這里所講的材料，是指公文寫作中運用的材料，如調(diào)查到的事實，引用的數(shù)據(jù)和上級下發(fā)的有關(guān)文件等。它包括寫到文件里和沒有寫到文件里的為了寫作此文件而收集的全部材料。材料是否真實，直接影響到公文的質(zhì)量和效力。真實是一切文章的生命。要想文章真實首先材料要真實。但是文學(xué)創(chuàng)作所講的真實是藝術(shù)的真實，是源于生活、而又高于生活的真實。它所表現(xiàn)的生活事實與現(xiàn)象雖然在現(xiàn)實生活中可能存在或應(yīng)該存在，但不一定真有其人其事。在文學(xué)創(chuàng)作中，可以想象和虛構(gòu)。而實用文體特別是公文的寫作則要求絕對的生活真實，來不得半點的想象和虛構(gòu)，所以公文的材料必須是在現(xiàn)實生活中已經(jīng)發(fā)生的真人真事，在任何情況下都能經(jīng)得起推敲和驗證。否則，即使是細節(jié)上的出入，也可能影響公文的正確性。為了保證材料的真實，要特別注意幾點：一是要在收集材料時反復(fù)核對，不要道聽途說；二是要盡量使用第一手材料，對第二手材料一定要認真核實，確保準確；三是對材料的意義的分析解釋上，一定要以科學(xué)的態(tài)度，實事求是地正確地把握材料的本來意義，不能以偏帶全，不能人為拔高。有一些公文，雖然使用的材料是真實的，但是，為了表示材料的典型性，卻對材料的意義有意地拔高和夸大，結(jié)果適得其反，造成不好的影響。這也是一種不真實。（四）主旨明確主旨即主題。公文反映的是領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的戰(zhàn)略意圖，所以一份公文引導(dǎo)什么、贊揚什么、制止什么、批評什么，都要旗幟鮮明地明確表達，不能含糊不清，模棱兩可。做到主旨明確，還要注意用語準確。要一是一，二是二，確鑿無疑。公文中在反映情況時嚴禁使用“大約”、“可能”等詞語、在批復(fù)中嚴禁使用“基本同意”、“大致尚可”等詞語。否則，會造成理解上的偏差或混亂，給工作帶來損失，失去公文應(yīng)有的作用。（五）內(nèi)容單一內(nèi)容單一也就是要一文一事，這不僅是請示的基本要求，也是所有公文寫作的基本要求。內(nèi)容單一的公文，便于閱文者把握公文的主要內(nèi)容，便于閱文者集中思考文中所提的問題，拿出解決的辦法，提高工作效率。如果一篇公文里雜七雜八地羅列了很多事情，就很可能給閱文者造成麻煩，分散閱文者的注意力，使其難以清楚地把握公文的主要內(nèi)容，影響公文的效果。另外，公文一文一事，內(nèi)容單一，也有利于公文的分類和歸檔。（六）數(shù)詞的使用1．結(jié)構(gòu)層次的序數(shù)第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1．”，第四層為“（1）”。2．其他類別數(shù)字的使用公文中的數(shù)字，除成文時間、部分結(jié)構(gòu)層次的序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。（七）引文的處理引用公文應(yīng)當(dāng)先引標題，后引發(fā)文字號。如“《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（國發(fā)[2000]23號）”引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。（八）簡稱的使用文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。如“國務(wù)院于2000年8月24日發(fā)布了《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》。）”使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名。第二節(jié) 常用公文的寫作一、通知（一）通知的適用范圍和特點按照《辦法》，通知的定義為：適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項，任免人員。這個定義實際是功能說明性定義。它向我們交代了公文的適用范圍，也就是通知的用途。通知是使用頻率最高的公文。根據(jù)某省政府辦公廳統(tǒng)計，在行政機關(guān)所收發(fā)的公文中，通知占下行文的80％，占行政機關(guān)全部發(fā)文的45％。分析清楚它的特點，對于我們正確地運用通知開展公務(wù)活動，把握它的寫作方法很有幫助。通知的主要特點有：1．功能的多樣性在公文中，通知的功能是最為豐富的。特別是用做下行文的時候（通知也可以作為平行文，向?qū)Ψ綍灾I事項），它幾乎具備了各種公文的功能。它既可以用來布置工作，又可以發(fā)布指示；既可以曉諭事項，又可以公布任免；既可以批轉(zhuǎn)下級公文，又可以轉(zhuǎn)發(fā)上級和不相隸屬機關(guān)的公文。通知作為下行文，正是因為其功能多樣，行文方便，所以比起命令、決定、決議等公文來，其規(guī)格和鄭重程度以及保密性都顯得低一些。2．運用的普遍性從發(fā)文的角度看，不受機關(guān)級別的限制，大到國家黨政機關(guān)，小至基層企事業(yè)單位，任何有發(fā)文職能的機關(guān)、部門，都可以發(fā)布通知。從受文者的角度看，通知的受文對象最為廣泛，特別是周知性通知，它的受文對象幾乎是發(fā)文機關(guān)轄區(qū)的所有人員。3．一定的強制性通知主要用于下行文。下行文一般都是上級機關(guān)對下級機關(guān)或民眾布置工作，提出要求，規(guī)范事項，闡明原則，因此具有指導(dǎo)性和強制性。通知作為下行文也同樣具有這一特點。但是，它比起其他文種，如命令、決定、意見等，指導(dǎo)性和強制性就要弱一些。特別是周知性的和作為平行文發(fā)布的通知更是如此。（二）通知的分類及其寫法根據(jù)通知的適用范圍，可以將通知區(qū)分為批轉(zhuǎn)與轉(zhuǎn)發(fā)性通知、傳達性通知、任免通知等。值得注意的是，2000年8月24日，國務(wù)院發(fā)布的《辦法》中，已經(jīng)將原辦法中通知“發(fā)布規(guī)章”的功能刪去，但是現(xiàn)在有的教科書仍然在講它的發(fā)布規(guī)章的功能。這與現(xiàn)《辦法》的精神是相違背的。我們必須注意。在分別介紹它們的寫法之前，先介紹一下通知的一般結(jié)構(gòu)。通知的結(jié)構(gòu)分標題、主送機關(guān)和正文三個部分。一般通知的標題也采用公文標題的一般寫法，即由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種組成。事由概括要簡明、準確，讓人一看就知道通知的事項。在結(jié)構(gòu)上，通知標題一般是將“關(guān)于”加在事由之前，和事由組成一個介詞結(jié)構(gòu)。使事由更加明確和突出。如《中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳關(guān)于嚴禁用公費變相出國（境）旅游的通知》。還要說明的是，有的通知還要根據(jù)具體情況寫明“聯(lián)合通知”、“緊急通知”、“重要通知”、“補充通知”等。標題下第一行頂格寫被通知的單位，即受文單位。受文單位要寫全稱或規(guī)范化簡稱。正文的第一部分寫發(fā)該通知的原因、根據(jù)和目的；第二部分寫通知的具體事項；第三部分是結(jié)尾，對全文加以總結(jié)、提出號召、希望、要求等。也可以只有第一、第二部分，事項寫清楚、完整就結(jié)束。下面我們依次介紹幾種通知的寫法。1．批轉(zhuǎn)及轉(zhuǎn)發(fā)性通知的寫法這類通知的寫法首先要搞清“批轉(zhuǎn)”和“轉(zhuǎn)發(fā)”這兩個公文術(shù)語。批轉(zhuǎn)指的是“批轉(zhuǎn)下級公文”，是上級機關(guān)對下級機關(guān)的公文加上批示性意見轉(zhuǎn)發(fā)下去。而對上級的公文也可以轉(zhuǎn)發(fā)，但是不能加上批示性的意見。這樣看來，“批轉(zhuǎn)”只適用于下級公文，而不能對上級機關(guān)的公文使用。“轉(zhuǎn)發(fā)”指“轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文”。一個“發(fā)”字，體現(xiàn)了尊重上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的意思。這兩個術(shù)語雖然表示的行為是一樣的（都是在“轉(zhuǎn)發(fā)”另外的文件），但是因為有性質(zhì)上的區(qū)別，所以，在公文中一定要區(qū)別對待?！芭D(zhuǎn)”在任何時候都只能是上級對下級公文適用，而“轉(zhuǎn)發(fā)”是對上級和不相隸屬機關(guān)的公文適用。“批轉(zhuǎn)”和“轉(zhuǎn)發(fā)”兩個術(shù)語，在實際的公文寫作中，經(jīng)常出現(xiàn)錯誤，造成公文的不規(guī)范。如：《局黨委轉(zhuǎn)發(fā)局直屬團委關(guān)于開展志愿者活動安排的通知》。這個標題中的“轉(zhuǎn)發(fā)”一詞顯然用錯，應(yīng)該用“批轉(zhuǎn)”，而不是“轉(zhuǎn)發(fā)”，因為局直屬團委是局黨委的下級部門，對于下級的公文應(yīng)該“批轉(zhuǎn)”，而不是“轉(zhuǎn)發(fā)”。但是，如果用于轉(zhuǎn)發(fā)不相隸屬機關(guān)的公文，則可不必考慮行政級別的關(guān)系。如：《國務(wù)院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)信息產(chǎn)業(yè)部關(guān)于解決計算機2000年問題工作進展情況及意見的報告的通知》。另外，除了標題，在正文中可以不考慮“批轉(zhuǎn)”和“轉(zhuǎn)發(fā)”的區(qū)別。如《國務(wù)院批轉(zhuǎn)中國人民保險公司關(guān)于加快我國保險事業(yè)發(fā)展的報告的通知》的正文里，有這樣的表述：“國務(wù)院同意中國人民保險公司《關(guān)于加快我國保險事業(yè)發(fā)展的報告》，現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行?！痹谶@里用的是轉(zhuǎn)發(fā)。這里的“轉(zhuǎn)發(fā)”，主要的意思是“發(fā)送”的意思，其尊重的意義比較淡薄。值得說明的是，在批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)的通知中，如果轉(zhuǎn)發(fā)的是上級機關(guān)的文件自不必說，即使轉(zhuǎn)發(fā)的是