【文章內(nèi)容簡介】 EC17025系統(tǒng)文件； 程序是用以描述整個廠內(nèi)或跨部門的規(guī)定，標(biāo)準(zhǔn)；。 記錄表單是以記錄所有依據(jù)作業(yè)程序、作業(yè)辦法、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行所產(chǎn)生記錄性文件及表單。；； 制訂程序 文件由各制作單位進(jìn)行撰寫與制作； 制作完畢的文件，由制作單位填寫相關(guān)申請數(shù)據(jù)并選擇會簽單位。 文件的核準(zhǔn)及機(jī)密等級 文件依管理性質(zhì)可劃分為:一般、機(jī)密、極機(jī)密等三類文件。 一般性文件 文件管制中心管制的一般性文件，經(jīng)制作部門主管核準(zhǔn)后，由文件管制中心發(fā)行至各單位。 機(jī)密文件 公司級數(shù)據(jù)、核心工藝參數(shù)、設(shè)計(jì)圖紙、供應(yīng)商質(zhì)量、客戶資料、薪資及財(cái)務(wù)等文件為機(jī)密文件。文件管制中心管制的機(jī)密文件，須經(jīng)制作部門主管審核、總經(jīng)理核準(zhǔn)后由文件管制中心發(fā)行且加蓋紅色機(jī)密印章。 可造成公司巨大損失的文件為極機(jī)密文件。文件管制中心管制的極機(jī)密文件，須經(jīng)制作部門主管審核、總經(jīng)理核準(zhǔn)后由文件管制中心發(fā)行且加蓋紅色機(jī)密印章。 文件的會簽 文件經(jīng)核準(zhǔn)后，如文件內(nèi)容與其它部門的作業(yè)有相關(guān)關(guān)系，須進(jìn)行會簽作業(yè)，會簽單位原則上以與該項(xiàng)作業(yè)辦法有關(guān)的部級組織單位為主. 文件類別總經(jīng)理管理代表基本會簽單位其它會簽單位一階手冊必須會簽必須會簽公司中有關(guān)的部門單位制作單位預(yù)需要增加二階程序不必會簽必須會簽程序中提及的權(quán)責(zé)單位制作單位預(yù)需要增加三階辦法不必會簽不必會簽辦法中提及的權(quán)責(zé)單位制作單位預(yù)需要增加其它文件不必會簽不必會簽預(yù)先設(shè)定會簽單位制作單位預(yù)需要增加 需會簽相關(guān)單位的文件，由制作單位把文件的紙張檔送交文件會簽單位主管，由會簽單位主管進(jìn)行會簽,會簽單位依人資公告的組織變動而隨時更正，不須另發(fā)行新版本。 文件會簽完成后，制作單位把會簽完成后的文件及此文件的電子檔送交文管中心歸檔,經(jīng)文控中心審核合格后在兩個工作日內(nèi)給予發(fā)行。經(jīng)審核不合格的文件退回修改。 、若該項(xiàng)無相關(guān)內(nèi)容說明，則該內(nèi)容以”無”表示．若該項(xiàng)內(nèi)容有數(shù)點(diǎn)，且各點(diǎn)又有數(shù)個細(xì)部說明， “3. 作業(yè)權(quán)責(zé)單位”項(xiàng)以下各點(diǎn)說明編號依序?yàn)? 、… : 、…依此類推.。文件的封面題目字體為加粗“宋體”“初號”；其余各頁的題目字體為加粗“宋體”“初號”；件中的字體為“宋體”“五號”，數(shù)字及字母為“Times New Roman”“五號”；頁眉頁腳及履歷表中的字體和大小為固定格式，不須修改。 程序文件須涵蓋所有質(zhì)量及環(huán)?；顒?，包括作業(yè)辦法、執(zhí)行措施、管制方法及質(zhì)量管理體系狀況等記錄。, 所使用的標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備、零配件及所引用的規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)以及識別卷標(biāo)與記錄；不合格要求的處置、操作者的資格條件；記錄表單、卷標(biāo)應(yīng)賦予名稱及所使用的場所或條件等作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。 文件的發(fā)行 發(fā)行程序 (流程見附件一) 新增文件由文件制訂單位填寫《文件變更單》并附上需發(fā)行文件的電子文件,由文件管制中心審核。 新入文件審核，文件管制中心人員確認(rèn)其有效性后，方予以接收； 有效文件須具備制作、審核人簽名、經(jīng)權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn)及經(jīng)各相關(guān)單位會簽后，由文件管制中心審核給予發(fā)行。，如有缺頁或字跡不清楚現(xiàn)象，文件管制中心將予以退回。 首次發(fā)行的文件須標(biāo)注編號、版本、頁次及初版發(fā)行日期。 變更的文件，除須標(biāo)注版別、頁次及初版發(fā)行日期外，尚須加注原文件編號。 文件發(fā)行時應(yīng)審核履歷表必須描述清楚所變更的內(nèi)容,不可在履歷表字段出現(xiàn):、。 客戶提供文件數(shù)據(jù)本公司不得更改,得到客戶通知書后方能更改,由相關(guān)部門主 管審核后,統(tǒng)一交文件控制中心統(tǒng)一列管. 文件編號原則： 文件編號，由阿拉伯?dāng)?shù)字或英文字母組成，編碼原則說明如下： 質(zhì)量系統(tǒng)文件編碼 □□□□□□□□□□□ Rev. xx 流水碼 流水碼 部門代碼,部門名稱前兩個字拼音的大寫首字母。辦公室為BG,采購部為CG,財(cái)務(wù)部為CW,封裝部為FZ,工程部為GC,IT部為IT,計(jì)劃部為JH,技術(shù)部為JS,品保為PB, 人事部為RS,售后為SH,銷售部為XS,裝配部為ZP 文件階數(shù)。一階文件為“Ⅰ”二階文件為“Ⅱ”三階文件為“Ⅲ” 文件歸類。質(zhì)量系統(tǒng)文件為“Q”,環(huán)境系統(tǒng)文件為“E”,管理性文件為“M”,外來文件為“W”, 表單為“B” 公司名稱簡寫。光宇總部為GY,北京光宇為BJGY 在原文件的流水碼后（版本前）加“FJ□□”　 　 流水碼 文件管制章的使用 文件管制中心存盤文件，不蓋發(fā)行管制章。 文件管制中心發(fā)行的文件。除封面有文件編號/ 版本頁次(PAGE/OF) / 生效日期 / 文件管制中心發(fā)行章等管制章外，內(nèi)頁必須有文件編號、版本及管制章等字樣。 簽收及轉(zhuǎn)達(dá) 文件分發(fā)至各部門，由收文單位進(jìn)行簽收作業(yè)。如為換版文件，收文單位在簽收后應(yīng)填前版文件的回收單,收文單位繳回舊版文件時文管中心人員作回收處理. 各收文單位于收到文件后，如須分發(fā)至其它工作場所的文件，由各收文單位的文件管理人分發(fā)至現(xiàn)場。 文件的分配 新版文件發(fā)行須填寫《文件變更單》分發(fā)數(shù)量由申請者根據(jù)需求而定。 文件增/減發(fā)申請辦法 ，須填寫《文件變更單》，同時注明原因，并經(jīng)欲需 文件單位主管及制作單位核準(zhǔn)后，向文件管制中心提出申請。 各單位如因某文件與本單位作業(yè)無相關(guān)關(guān)系時可提出減發(fā)申請，申請單位須填寫《文件變更單》同時繳回減發(fā)文件，統(tǒng)一由文件管制中心處理。 文件管制中心接受文件增/減發(fā)申請后，更改文件分配數(shù)量，并使文件申請單位持有正確的文件。 外來文件的管制 外來文件包括供應(yīng)廠商或客戶提供的材料、產(chǎn)品規(guī)格文件、法規(guī)、工作依據(jù)的國際標(biāo)準(zhǔn)及ISO9001標(biāo)準(zhǔn)條文等。 、由相關(guān)部門確認(rèn)并加裝文件封面后經(jīng)相關(guān)部門主管審核由文件管制中心發(fā)行。文件管制中心須在文件每頁蓋發(fā)行章,附件表單類在發(fā)行時無須蓋發(fā)行章。，由文管中心在封面或第二頁蓋發(fā)行章。 如外來文件需要修訂。 供應(yīng)廠商、客戶提供的技術(shù)文件發(fā)行管理，依照()的規(guī)定辦理,若等效或參考采用某外部輸入文件,則相關(guān)部門/人員應(yīng)需先轉(zhuǎn)化為內(nèi)部管理文件,其后依據(jù)內(nèi)部文件運(yùn)作要求進(jìn)行控制. 外來文件無參考價值時，由使用部門填寫《文件變更單》，經(jīng)核準(zhǔn)后，由文件管制中心收回文件并銷毀。 文件的變更 變更的依據(jù) 客戶規(guī)格變更 工程規(guī)格變更 操作方法、使用材料改變 原設(shè)計(jì)項(xiàng)目改變 相關(guān)法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的修訂。 其它 文件變更新版時，由制作單位依文件核準(zhǔn)、會簽權(quán)責(zé)的規(guī)定，重新申請及權(quán)責(zé)人員重新簽核。 改版的文件經(jīng)會簽后，文管中心將發(fā)行至原文件持有單位。 文件管制中心作業(yè)完畢后，在發(fā)行文件上加蓋文件管制中心發(fā)行章后發(fā)行。 程序/辦法的文件變更歷程須記錄于「文件履歷表」內(nèi)，以利追溯。 變更的管理，將所保管的程序文件予以更新。 版本的管制 版次的 文件的版次，初版為 01，修訂后為 003......99 文件升版時,除SOP類可抽張換頁外,程序、辦法、標(biāo)準(zhǔn)則不可抽張換頁 文件內(nèi)頁的版本在首頁上注 文件部分頁次的版本變更者，進(jìn)版數(shù)以該份文件最高版本數(shù)類推。 文件的作廢 作廢時機(jī) 文件已過時，且無參考價值。 作廢程序 當(dāng)文件已過時且無參考價值，或規(guī)定事項(xiàng)與現(xiàn)行作業(yè)狀況不符合而申請文件作廢時，由文件制作單位填寫作廢申請單；連同文件一并送文件管制中心。 作廢文件由文件管制中心集中回收處理。 文件的補(bǔ)發(fā)程序 ，應(yīng)填寫《文件變更單》向文管中心提出補(bǔ)發(fā)申請。文件管制中心將依此修訂文件一覽表. 若補(bǔ)發(fā)原因?yàn)槠茡p，補(bǔ)發(fā)時須繳回原文件。 文件編碼原則 所有的文件必須有統(tǒng)一編碼 檔案管理 存檔 新文件依文件發(fā)行流程簽核后即可入文件管制中心。其中文件命的命名方式為文件編號文件名稱交到文控中心，如右邊例所示。 文件管制中心管理人員，將文件統(tǒng)一分類，依編號順序排列，以利文件的查詢。 文件持有單位的檔案管理，采用類別或產(chǎn)品別方式歸檔。 文件持有單位, 須由專人妥善保管，文件簽收人即為文件管檔人，管檔人員離職時，文件須列入移交。，除須放置于工作現(xiàn)場的文件外，文件必須集中歸檔。 各單位持有的管制文件， 須妥善管理， 且須建立檔案目錄以方便查詢；管檔人員必須掌握管制文件的動向，確實(shí)明了文件使用的場所。如特殊情況管制文件需攜出廠外或發(fā)給相關(guān)人員時須經(jīng)總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。 所有機(jī)密性文件，如無特殊理由，均不得攜出廠外或展示給非相關(guān)人員參閱。 各單位主管可視文件的重要性，自行決定另行保管或加以上鎖。 保存年限 凡文件管理檔案目錄中所列的文件，應(yīng)永久保存。因文件變更而作廢的電子文件，其保存年限永久. 暫行文件的發(fā)行 暫行文件如執(zhí)行3個月仍在使用，須加入正式文件加以管制。，文件管制中心人員須對文件進(jìn)行審查，審查內(nèi)容包括文件內(nèi)容是否清楚、文件是否有缺頁(缺附件)現(xiàn)象、申請表單填寫是否齊全、核準(zhǔn)權(quán)限是否正確等。 質(zhì)量系統(tǒng)及環(huán)境系統(tǒng)內(nèi)稽過程中，內(nèi)稽人員將對各部門的文件管理進(jìn)行稽核，稽核內(nèi)容為各部門文件歸檔方式是否依規(guī)定、文件查詢是否容易、文件是否有破損缺頁現(xiàn)象等。 對于程序文件一年至少需審核一次. 《文件發(fā)放登記表》 《文件回收登記表》 《文件表更單》 GYQⅡ（附件一）　　　　　　　　　　文件發(fā)行流程流程圖權(quán)責(zé)單位/人 備注 文件制作 制訂單位 YES 填寫文件變更單 制訂單位 如為新增文件，需填寫文 件建立申請表 NO 核 準(zhǔn) . 權(quán)責(zé)主管 　　　　　　　　　　　　　　　　 NO　　　 　　　　 管制編碼. 　　　　　　　　　　 　　 YES 　文件管制中心NO 會 簽.