【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 EC17025系統(tǒng)文件； 程序是用以描述整個(gè)廠內(nèi)或跨部門(mén)的規(guī)定，標(biāo)準(zhǔn)；。 記錄表單是以記錄所有依據(jù)作業(yè)程序、作業(yè)辦法、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行所產(chǎn)生記錄性文件及表單。；； 制訂程序 文件由各制作單位進(jìn)行撰寫(xiě)與制作； 制作完畢的文件，由制作單位填寫(xiě)相關(guān)申請(qǐng)數(shù)據(jù)并選擇會(huì)簽單位。 文件的核準(zhǔn)及機(jī)密等級(jí) 文件依管理性質(zhì)可劃分為:一般、機(jī)密、極機(jī)密等三類(lèi)文件。 一般性文件 文件管制中心管制的一般性文件，經(jīng)制作部門(mén)主管核準(zhǔn)后，由文件管制中心發(fā)行至各單位。 機(jī)密文件 公司級(jí)數(shù)據(jù)、核心工藝參數(shù)、設(shè)計(jì)圖紙、供應(yīng)商質(zhì)量、客戶(hù)資料、薪資及財(cái)務(wù)等文件為機(jī)密文件。文件管制中心管制的機(jī)密文件，須經(jīng)制作部門(mén)主管審核、總經(jīng)理核準(zhǔn)后由文件管制中心發(fā)行且加蓋紅色機(jī)密印章。 可造成公司巨大損失的文件為極機(jī)密文件。文件管制中心管制的極機(jī)密文件，須經(jīng)制作部門(mén)主管審核、總經(jīng)理核準(zhǔn)后由文件管制中心發(fā)行且加蓋紅色機(jī)密印章。 文件的會(huì)簽 文件經(jīng)核準(zhǔn)后，如文件內(nèi)容與其它部門(mén)的作業(yè)有相關(guān)關(guān)系，須進(jìn)行會(huì)簽作業(yè)，會(huì)簽單位原則上以與該項(xiàng)作業(yè)辦法有關(guān)的部級(jí)組織單位為主. 文件類(lèi)別總經(jīng)理管理代表基本會(huì)簽單位其它會(huì)簽單位一階手冊(cè)必須會(huì)簽必須會(huì)簽公司中有關(guān)的部門(mén)單位制作單位預(yù)需要增加二階程序不必會(huì)簽必須會(huì)簽程序中提及的權(quán)責(zé)單位制作單位預(yù)需要增加三階辦法不必會(huì)簽不必會(huì)簽辦法中提及的權(quán)責(zé)單位制作單位預(yù)需要增加其它文件不必會(huì)簽不必會(huì)簽預(yù)先設(shè)定會(huì)簽單位制作單位預(yù)需要增加 需會(huì)簽相關(guān)單位的文件，由制作單位把文件的紙張檔送交文件會(huì)簽單位主管，由會(huì)簽單位主管進(jìn)行會(huì)簽,會(huì)簽單位依人資公告的組織變動(dòng)而隨時(shí)更正，不須另發(fā)行新版本。 文件會(huì)簽完成后，制作單位把會(huì)簽完成后的文件及此文件的電子檔送交文管中心歸檔,經(jīng)文控中心審核合格后在兩個(gè)工作日內(nèi)給予發(fā)行。經(jīng)審核不合格的文件退回修改。 、若該項(xiàng)無(wú)相關(guān)內(nèi)容說(shuō)明，則該內(nèi)容以”無(wú)”表示．若該項(xiàng)內(nèi)容有數(shù)點(diǎn)，且各點(diǎn)又有數(shù)個(gè)細(xì)部說(shuō)明， “3. 作業(yè)權(quán)責(zé)單位”項(xiàng)以下各點(diǎn)說(shuō)明編號(hào)依序?yàn)? 、… : 、…依此類(lèi)推.。文件的封面題目字體為加粗“宋體”“初號(hào)”；其余各頁(yè)的題目字體為加粗“宋體”“初號(hào)”；件中的字體為“宋體”“五號(hào)”，數(shù)字及字母為“Times New Roman”“五號(hào)”；頁(yè)眉頁(yè)腳及履歷表中的字體和大小為固定格式，不須修改。 程序文件須涵蓋所有質(zhì)量及環(huán)?；顒?dòng)，包括作業(yè)辦法、執(zhí)行措施、管制方法及質(zhì)量管理體系狀況等記錄。, 所使用的標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備、零配件及所引用的規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)以及識(shí)別卷標(biāo)與記錄；不合格要求的處置、操作者的資格條件；記錄表單、卷標(biāo)應(yīng)賦予名稱(chēng)及所使用的場(chǎng)所或條件等作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。 文件的發(fā)行 發(fā)行程序 (流程見(jiàn)附件一) 新增文件由文件制訂單位填寫(xiě)《文件變更單》并附上需發(fā)行文件的電子文件,由文件管制中心審核。 新入文件審核，文件管制中心人員確認(rèn)其有效性后，方予以接收； 有效文件須具備制作、審核人簽名、經(jīng)權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn)及經(jīng)各相關(guān)單位會(huì)簽后，由文件管制中心審核給予發(fā)行。，如有缺頁(yè)或字跡不清楚現(xiàn)象，文件管制中心將予以退回。 首次發(fā)行的文件須標(biāo)注編號(hào)、版本、頁(yè)次及初版發(fā)行日期。 變更的文件，除須標(biāo)注版別、頁(yè)次及初版發(fā)行日期外，尚須加注原文件編號(hào)。 文件發(fā)行時(shí)應(yīng)審核履歷表必須描述清楚所變更的內(nèi)容,不可在履歷表字段出現(xiàn):、。 客戶(hù)提供文件數(shù)據(jù)本公司不得更改,得到客戶(hù)通知書(shū)后方能更改,由相關(guān)部門(mén)主 管審核后,統(tǒng)一交文件控制中心統(tǒng)一列管. 文件編號(hào)原則： 文件編號(hào)，由阿拉伯?dāng)?shù)字或英文字母組成，編碼原則說(shuō)明如下： 質(zhì)量系統(tǒng)文件編碼 □□□□□□□□□□□ Rev. xx 流水碼 流水碼 部門(mén)代碼,部門(mén)名稱(chēng)前兩個(gè)字拼音的大寫(xiě)首字母。辦公室為BG,采購(gòu)部為CG,財(cái)務(wù)部為CW,封裝部為FZ,工程部為GC,IT部為IT,計(jì)劃部為JH,技術(shù)部為JS,品保為PB, 人事部為RS,售后為SH,銷(xiāo)售部為XS,裝配部為ZP 文件階數(shù)。一階文件為“Ⅰ”二階文件為“Ⅱ”三階文件為“Ⅲ” 文件歸類(lèi)。質(zhì)量系統(tǒng)文件為“Q”,環(huán)境系統(tǒng)文件為“E”,管理性文件為“M”,外來(lái)文件為“W”, 表單為“B” 公司名稱(chēng)簡(jiǎn)寫(xiě)。光宇總部為GY,北京光宇為BJGY 在原文件的流水碼后（版本前）加“FJ□□”　 　 流水碼 文件管制章的使用 文件管制中心存盤(pán)文件，不蓋發(fā)行管制章。 文件管制中心發(fā)行的文件。除封面有文件編號(hào)/ 版本頁(yè)次(PAGE/OF) / 生效日期 / 文件管制中心發(fā)行章等管制章外，內(nèi)頁(yè)必須有文件編號(hào)、版本及管制章等字樣。 簽收及轉(zhuǎn)達(dá) 文件分發(fā)至各部門(mén)，由收文單位進(jìn)行簽收作業(yè)。如為換版文件，收文單位在簽收后應(yīng)填前版文件的回收單,收文單位繳回舊版文件時(shí)文管中心人員作回收處理. 各收文單位于收到文件后，如須分發(fā)至其它工作場(chǎng)所的文件，由各收文單位的文件管理人分發(fā)至現(xiàn)場(chǎng)。 文件的分配 新版文件發(fā)行須填寫(xiě)《文件變更單》分發(fā)數(shù)量由申請(qǐng)者根據(jù)需求而定。 文件增/減發(fā)申請(qǐng)辦法 ，須填寫(xiě)《文件變更單》，同時(shí)注明原因，并經(jīng)欲需 文件單位主管及制作單位核準(zhǔn)后，向文件管制中心提出申請(qǐng)。 各單位如因某文件與本單位作業(yè)無(wú)相關(guān)關(guān)系時(shí)可提出減發(fā)申請(qǐng)，申請(qǐng)單位須填寫(xiě)《文件變更單》同時(shí)繳回減發(fā)文件，統(tǒng)一由文件管制中心處理。 文件管制中心接受文件增/減發(fā)申請(qǐng)后，更改文件分配數(shù)量，并使文件申請(qǐng)單位持有正確的文件。 外來(lái)文件的管制 外來(lái)文件包括供應(yīng)廠商或客戶(hù)提供的材料、產(chǎn)品規(guī)格文件、法規(guī)、工作依據(jù)的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)及ISO9001標(biāo)準(zhǔn)條文等。 、由相關(guān)部門(mén)確認(rèn)并加裝文件封面后經(jīng)相關(guān)部門(mén)主管審核由文件管制中心發(fā)行。文件管制中心須在文件每頁(yè)蓋發(fā)行章,附件表單類(lèi)在發(fā)行時(shí)無(wú)須蓋發(fā)行章。，由文管中心在封面或第二頁(yè)蓋發(fā)行章。 如外來(lái)文件需要修訂。 供應(yīng)廠商、客戶(hù)提供的技術(shù)文件發(fā)行管理，依照()的規(guī)定辦理,若等效或參考采用某外部輸入文件,則相關(guān)部門(mén)/人員應(yīng)需先轉(zhuǎn)化為內(nèi)部管理文件,其后依據(jù)內(nèi)部文件運(yùn)作要求進(jìn)行控制. 外來(lái)文件無(wú)參考價(jià)值時(shí)，由使用部門(mén)填寫(xiě)《文件變更單》，經(jīng)核準(zhǔn)后，由文件管制中心收回文件并銷(xiāo)毀。 文件的變更 變更的依據(jù) 客戶(hù)規(guī)格變更 工程規(guī)格變更 操作方法、使用材料改變 原設(shè)計(jì)項(xiàng)目改變 相關(guān)法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的修訂。 其它 文件變更新版時(shí)，由制作單位依文件核準(zhǔn)、會(huì)簽權(quán)責(zé)的規(guī)定，重新申請(qǐng)及權(quán)責(zé)人員重新簽核。 改版的文件經(jīng)會(huì)簽后，文管中心將發(fā)行至原文件持有單位。 文件管制中心作業(yè)完畢后，在發(fā)行文件上加蓋文件管制中心發(fā)行章后發(fā)行。 程序/辦法的文件變更歷程須記錄于「文件履歷表」內(nèi)，以利追溯。 變更的管理，將所保管的程序文件予以更新。 版本的管制 版次的 文件的版次，初版為 01，修訂后為 003......99 文件升版時(shí),除SOP類(lèi)可抽張換頁(yè)外,程序、辦法、標(biāo)準(zhǔn)則不可抽張換頁(yè) 文件內(nèi)頁(yè)的版本在首頁(yè)上注 文件部分頁(yè)次的版本變更者，進(jìn)版數(shù)以該份文件最高版本數(shù)類(lèi)推。 文件的作廢 作廢時(shí)機(jī) 文件已過(guò)時(shí)，且無(wú)參考價(jià)值。 作廢程序 當(dāng)文件已過(guò)時(shí)且無(wú)參考價(jià)值，或規(guī)定事項(xiàng)與現(xiàn)行作業(yè)狀況不符合而申請(qǐng)文件作廢時(shí)，由文件制作單位填寫(xiě)作廢申請(qǐng)單；連同文件一并送文件管制中心。 作廢文件由文件管制中心集中回收處理。 文件的補(bǔ)發(fā)程序 ，應(yīng)填寫(xiě)《文件變更單》向文管中心提出補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)。文件管制中心將依此修訂文件一覽表. 若補(bǔ)發(fā)原因?yàn)槠茡p，補(bǔ)發(fā)時(shí)須繳回原文件。 文件編碼原則 所有的文件必須有統(tǒng)一編碼 檔案管理 存檔 新文件依文件發(fā)行流程簽核后即可入文件管制中心。其中文件命的命名方式為文件編號(hào)文件名稱(chēng)交到文控中心，如右邊例所示。 文件管制中心管理人員，將文件統(tǒng)一分類(lèi)，依編號(hào)順序排列，以利文件的查詢(xún)。 文件持有單位的檔案管理，采用類(lèi)別或產(chǎn)品別方式歸檔。 文件持有單位, 須由專(zhuān)人妥善保管，文件簽收人即為文件管檔人，管檔人員離職時(shí)，文件須列入移交。，除須放置于工作現(xiàn)場(chǎng)的文件外，文件必須集中歸檔。 各單位持有的管制文件， 須妥善管理， 且須建立檔案目錄以方便查詢(xún)；管檔人員必須掌握管制文件的動(dòng)向，確實(shí)明了文件使用的場(chǎng)所。如特殊情況管制文件需攜出廠外或發(fā)給相關(guān)人員時(shí)須經(jīng)總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。 所有機(jī)密性文件，如無(wú)特殊理由，均不得攜出廠外或展示給非相關(guān)人員參閱。 各單位主管可視文件的重要性，自行決定另行保管或加以上鎖。 保存年限 凡文件管理檔案目錄中所列的文件，應(yīng)永久保存。因文件變更而作廢的電子文件，其保存年限永久. 暫行文件的發(fā)行 暫行文件如執(zhí)行3個(gè)月仍在使用，須加入正式文件加以管制。，文件管制中心人員須對(duì)文件進(jìn)行審查，審查內(nèi)容包括文件內(nèi)容是否清楚、文件是否有缺頁(yè)(缺附件)現(xiàn)象、申請(qǐng)表單填寫(xiě)是否齊全、核準(zhǔn)權(quán)限是否正確等。 質(zhì)量系統(tǒng)及環(huán)境系統(tǒng)內(nèi)稽過(guò)程中，內(nèi)稽人員將對(duì)各部門(mén)的文件管理進(jìn)行稽核，稽核內(nèi)容為各部門(mén)文件歸檔方式是否依規(guī)定、文件查詢(xún)是否容易、文件是否有破損缺頁(yè)現(xiàn)象等。 對(duì)于程序文件一年至少需審核一次. 《文件發(fā)放登記表》 《文件回收登記表》 《文件表更單》 GYQⅡ（附件一）　　　　　　　　　　文件發(fā)行流程流程圖權(quán)責(zé)單位/人 備注 文件制作 制訂單位 YES 填寫(xiě)文件變更單 制訂單位 如為新增文件，需填寫(xiě)文 件建立申請(qǐng)表 NO 核 準(zhǔn) . 權(quán)責(zé)主管 　　　　　　　　　　　　　　　　 NO　　　 　　　　 管制編碼. 　　　　　　　　　　 　　 YES 　文件管制中心NO 會(huì) 簽.