【文章內(nèi)容簡介】 系文件）、酒店外來文件和資料] 會計檔案 人事檔案 設(shè)備檔案 行政文件檔案管理 酒店設(shè)檔案室，專用于酒店行政文件檔案的存放管理,由辦公室具體負責檔案管理工作。各部門文件檔案管理由各部門文員負責。 行政文件檔案的分類 按文件的來源分為外來文件和酒店內(nèi)部文件。外來文件包括恩施電力總公司文件、市內(nèi)文件、市級以上外來文件（專指國家旅游局、中國旅游飯店業(yè)協(xié)會、中國飯店協(xié)會、省政 府、省旅游局、省統(tǒng)計局等省級以上文件）；酒店內(nèi)部文件包括酒店發(fā)紅頭“XXXXX酒店”、 備忘錄、管理體系文件、工作指令、上行報告及各種資料。 辦公室文員根據(jù)存文目錄建立相應(yīng)存放文件盒（柜），貼上相應(yīng)標簽,同時建立（卷內(nèi)文件目錄），方便查找。 日常文件歸檔程序1） 傳閱文件閱完、擬辦文件辦完以后，統(tǒng)一將文件原件交辦公室文員。2）文員認真閱讀文件內(nèi)容，根據(jù)文件發(fā)文單位或文件形式正確區(qū)分文件種類存入相應(yīng)科目文件盒(柜)。3）文件存入之前，認真填寫《卷內(nèi)文件目錄》，按來文的先后順序編定卷內(nèi)文件目錄號，同時在文件右側(cè)貼上對應(yīng)目錄號標簽，然后依次存入，《卷內(nèi)文件目錄》放于首頁。4) 各種存放文件盒（柜）整齊、集中、規(guī)范陳放，卷內(nèi)文件目錄與文件對應(yīng)。5）待發(fā)文件一經(jīng)發(fā)放生效，即歸入相應(yīng)目錄文件檔案。6) 每年年終對所有文件進行集中整理。對所存全部文件按存文類別進行分類，并運用檔案文件夾將文件分別裝訂成冊，貼上標簽（包括年代、文件類型），集中存放。 文件檔案管理要求1）酒店文件檔案屬企業(yè)機密，實施專室、專人管理，未經(jīng)授權(quán)，其他任何人不得隨便翻閱文件檔案。2）辦公室文員必須熟悉檔案室存文范圍、類別、時限，熟悉所存文件大體內(nèi)容，能夠快速區(qū)分、識別并找出任一文件。3) 保證文件檔案歸存的及時性、存文的完整性，不允許任何文件丟失、遺漏現(xiàn)象發(fā)生。4) 檔案室隨時保持通風、空氣良好，防潮、防陽光暴曬，以免造成文件霉爛或字跡消退。 檔案文件內(nèi)部借閱規(guī)范1) 凡因工作需要需借閱檔案文件的，先報請本部門經(jīng)理（或辦公室主任）批準對借閱人資格、要求借閱文件密級進行審定。2） 經(jīng)審定，能夠借閱的，由借閱人到辦公室文員處登記，填寫文件借閱登記，注明借閱時間、歸還時間，并簽字后方可借閱。3) 辦公室文員將借閱文件備份，將復(fù)印件借給借閱人。4) 借閱文件在事先商定的時間內(nèi)歸還。沒有按時歸還的，每遲1天計罰1元，超過10天的記口頭警告1次，超過30天的，記書面警告1次。文件遺失，記遺失人書面警告l次。并根據(jù)遺失文件的重要程度處以相應(yīng)罰款。 過期文件處理檔案文件達到或超過保存期限以后，成為過期文件，可以報廢。由檔案管理人員根據(jù)報廢文件管理要求進行正確處理。各類檔案文件保存期限見“附表一”。 會計檔案管理 會計檔案包括各種會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計資料。軟件系列一經(jīng)鑒定正式投入運行，系統(tǒng)建設(shè)過程中發(fā)生的全部資料以及軟件系列交接簽認單視同會計檔案。 財務(wù)部指定會計人員根據(jù)國家和上級關(guān)于檔案管理辦法的規(guī)定和要求，對酒店的各種會計資料定期收集、審查核對，按照歸檔要求，負責整理立卷或裝訂成冊，并集中存放。整理立卷的工作程序：1）將每個年度的會計憑證、會計帳薄、會計報表等會計資料收集齊全。發(fā)現(xiàn)短缺，應(yīng)查明原因。2）按照會計檔案資料的不同形式和相互聯(lián)系，組合成案卷。憑證分現(xiàn)金收付款憑證、銀行收付款憑證和轉(zhuǎn)帳憑證各自立卷，帳薄分各種帳冊個自立卷，報表分年度、季度、月度各自立卷。3) 裝訂案卷。A、裝訂會計資料時注意質(zhì)量，毛邊齊訂，整齊、牢固、美觀、不掉頁、不倒置、不壓字，便于翻閱。超過卷皮規(guī)格的大型原始憑證和匯總表等，可折疊擺放；與卷皮規(guī)格相等中型原始憑證等，應(yīng)壓摞擺放、小型憑證單據(jù)等，可仿魚鱗式由上到下依次擺開壓頁擺放。會計憑證均應(yīng)依次在頂部取齊，每冊厚廢不超過40毫米。B、記賬憑證裝訂時連同所附原始憑證一起裝訂成冊。對于數(shù)量過多的原始憑證，可以單獨裝訂保管，在封面上注明記賬憑證日期、編號、種類：同時在記賬憑證上注明“附件另訂”和原始憑證名稱及編號。各種經(jīng)濟合同，保證金收據(jù)以及涉外文件等重要原始憑證應(yīng)另編目錄，單獨登記保管，并在有關(guān)的記賬憑證和原始憑證上相互注明日期和編號。會計憑證的裝訂不得超過一個月。C、年度終了結(jié)轉(zhuǎn)新賬后，應(yīng)將結(jié)清余額的舊賬打印裝訂。裝訂時，按科目順序整理成冊，編上頁碼，做好目錄，用軟性優(yōu)質(zhì)紙作封面封底，在封面上寫明賬簿名稱、編號、年度（或其他會計期間）、本年（期）共**冊、本冊系第**冊以及單位名稱，并在封面后制作扉頁，寫明記冊人姓名、總帳會計（并蓋章）、賬戶名稱及起訖頁數(shù)，裝訂后登記入檔保存，以便以后查賬用賬人檢索。4) 擬寫案卷標題，使之與案卷內(nèi)容一致。根據(jù)卷內(nèi)內(nèi)容填寫目錄。5) 填寫案卷封面 ,注明單位名稱、年度、季度、月份、檔案種類，起訖日期，起訖號碼等，由裝訂人在裝訂線封簽處簽名或蓋章。會計報表的封面除注明以上內(nèi)容外，還應(yīng)注明：主管部門，規(guī)定報送日期，送出日期等。6) 裝訂后的會計檔案應(yīng)建立會計檔案登記簿。 由財務(wù)部負責，對會計檔案進行科學管理和積極利用。1）專人管理，專門箱柜存放：存放有序，查找方便。同時，嚴格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨便堆放，嚴防毀壞、散失和泄密。對磁介質(zhì)檔案應(yīng)建立保管設(shè)施，并健全管理制度。2）各種會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。當年會計檔案在會計年度終了后，由財務(wù)部財務(wù)檔案管理人員編造清冊送至財務(wù)檔案室保管。軟件周期完成或?qū)Π姹靖潞?，原技術(shù)文檔和軟件系列交接簽認單應(yīng)保存三年后方可銷毀。各種會計檔案的具體保管期限見“附表二”。3）調(diào)閱會計檔案，要嚴格辦理手續(xù)。本單位人員調(diào)閱會計檔案，要經(jīng)會計主管人員同意：外單位人員調(diào)閱會計檔案，要有正式介紹信，經(jīng)會計主管人員批準后詳細登記調(diào)閱的檔案名稱、調(diào)閱日期、調(diào)閱人員的姓名和工作單位、調(diào)閱理由、歸還日期等。調(diào)閱人員不得將會計檔案攜帶外出、如有特殊需要，須報經(jīng)會計主管人員批準。． 會計檔案保管期滿。需要銷毀時，由酒店檔案管理部門提出銷毀意見，會同會計部門共同鑒定，嚴格審查，經(jīng)確認無誤后，編造會計檔案銷毀清單。然后，按照規(guī)定的審批程序，經(jīng)批準后銷毀。在按規(guī)定銷毀會計檔案時，應(yīng)由財務(wù)會計部門會同安全部共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計檔案以前，應(yīng)認真進行清點核對，銷毀后在銷毀清冊上簽書或蓋章，并將銷毀情況向酒店總經(jīng)理報告。銷毀清冊的內(nèi)容包括：會計檔案銷毀目錄、案卷號、原憑證號、卷內(nèi)文件張數(shù)等。 合并、撤銷酒店會計檔案，應(yīng)根據(jù)不同情況，分別移交給并入單位、上級主管部門或主管部門指定的其他單位接收保管，并由交接雙方在移交清冊上簽名或蓋章。 人事檔案管理 人事檔案包括：1) 由員工本人填寫的“員工登記表”，內(nèi)容包括員工姓名、性別、出生年月、民族、籍貫、政治面貌、文化程度、婚姻狀況、家庭情況、聯(lián)系電活、個人興趣愛好、學歷、工作經(jīng)歷、特長、專業(yè)技能、獎懲記錄等項目。2）有關(guān)員工人事調(diào)動表、勞動合同書、身份證、專業(yè)文憑、證書、待業(yè)證明等文件資料的復(fù)印件。3）有關(guān)員工“ 面試考評表”、“試用期滿評估表”、“工作表現(xiàn)評估表”等有關(guān)考評記錄。4）員工在酒店服務(wù)工作中的各種崗位調(diào)動、職位變動、級別變動等人事調(diào)整資料。如《人事令》、部門內(nèi)部調(diào)動資料、晉升和晉級相關(guān)資料等。5) 員工日常工作中的各種處罰記錄，如“警告處罰單”、“消防處罰單”、“設(shè)備責任損壞賠償通知單”及有關(guān)處罰通報等。6) 員工日常工作中的各種獎勵記錄，如“賓客表揚信”、“獎勵審批記錄表”、酒店內(nèi)部“白手套獎”、“優(yōu)秀員工”、“微笑大使”、“技術(shù)標兵”、“消防標兵”等。 各類人事資料由辦公室人力資源管理專責負責收集、審查核對、分類、整理立卷或裝訂成冊，并進行維護管理。1) 歸檔時，以部門為大單位統(tǒng)一分類，以崗位為小單位按照級別排序歸檔存放；各崗位員工檔案冊前按照員工姓名登記臺賬；個人檔案按照材料性質(zhì)、時間順序裝訂；裝訂紙張統(tǒng)一為16K大小，要求材料字跡清晰，無破損。2) 由人力資源管理專責負責，以月為單位，針對檔案內(nèi)容變動或增減統(tǒng)一進行檔案調(diào)整。3) 所有檔案統(tǒng)一存放于檔案室，每年進行一次通風、除蟲等保護處理。 由辦公室對員工人事檔案實行嚴格保密控制，材料內(nèi)容不得刪除、銷毀或隨意更改。酒店外來人員需查詢時必須出示由政府或企業(yè)單位人事部門開具的介紹信，并經(jīng)辦公室主任同意后方可查閱；屬酒店內(nèi)部查閱的，必須書面申請并經(jīng)辦公室主任同意方可查閱。 除離職員工檔案及時轉(zhuǎn)出外，各類人事檔案應(yīng)長期保存。 設(shè)備檔案管理 設(shè)備檔案包括竣工資料及設(shè)備資料?？⒐べY料包括建筑結(jié)構(gòu)圖、建筑裝飾平面圖紙、通風系統(tǒng)圖紙、電氣圖紙、管道圖紙等。設(shè)備資料包括酒店內(nèi)各類設(shè)備的使用說明書、圖紙等。 設(shè)備檔案存放于工程部辦公室，由工程部負責人具體負責檔案管理工作。工程部負責人根據(jù)資料類別，建立相應(yīng)存放文件盒（柜），貼上相應(yīng)標簽，同時建立《卷內(nèi)文件目錄》，方便查找。 設(shè)備檔案歸檔程序1) 酒店各部門購買的設(shè)備、設(shè)施到位后，需將設(shè)備設(shè)施的使用說明書及相關(guān)技術(shù)資料原件交工程部。2）工程部文員正確區(qū)分資料類別，存入相應(yīng)文件盒（柜）。3) 資料存入之前，認真填寫《卷內(nèi)文件口錄》，按資料的存入順序編定卷內(nèi)文件目錄號。同時在文件右側(cè)貼上相應(yīng)目錄標簽，然后依次存入，《卷內(nèi)文件目錄》應(yīng)放人首頁。4）各種存放文件盒（柜）整齊、集中、規(guī)范存放，《卷內(nèi)文件目錄》與資料相對應(yīng)。5）每年年終對所有資料進行集中整理。 設(shè)備檔案管理要求1) 設(shè)備檔案實施專人（工程部文員）管理，未經(jīng)許可，其他任何人不得隨便翻閱文件檔案。2） 工程部負責人必須熟悉設(shè)備檔案存入范圍、類別，熟悉所在文件的大體位置，能夠快速區(qū)分、識別并找出任一檔案。3) 保證資料檔案歸存的及時性、存入的完整性，不允許任何資料丟失、遺漏現(xiàn)象發(fā)生。4) 資料存放要注意通風、狀況良好，防潮防曬，以免造成文件霉爛或宇跡消退。 設(shè)備檔案的借閱規(guī)范1) 因工作需要，需借閱設(shè)備檔案的，如屬本部門人員可直接辦理借閱手續(xù)，如屬外部門人員，需經(jīng)工程部負責人許可方可借閱。2) 借閱人在工程部登記，填寫文件借閱登記，注明借閱資料名稱、借閱時間、歸還時間，并簽字后方可借閱。3）工程部將借閱件備份，將復(fù)印件借給借閱人。4) 借閱資料需按期歸還。到期未歸還，工程部需督促其歸還。若資料遺失或損壞，應(yīng)根據(jù)資料重要程度及損壞程度給子相應(yīng)處罰。 設(shè)備檔案的報廢設(shè)備檔案應(yīng)長期保存。若與資料相關(guān)的設(shè)備已報廢，則在設(shè)備辦理報廢手續(xù)后，資料可報廢報廢時經(jīng)工程部經(jīng)理審核，由工程部負責銷毀。名稱形式保存部門保存期限索引卷內(nèi)文件目錄表格各部門1年日期文件借閱登記表表格各部門1年日期附表一： 行政檔案保管期限序號檔案名稱保管期限備注一、管理體系文件1管理體系文件5年包括管理手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書等二、外來文件2總公司文件3年3市內(nèi)文件3年4市級以上外來文件3年專指國家旅游局、中國旅游飯店協(xié)會、中國飯店協(xié)會、省政府、省旅游局、省統(tǒng)計局等省級以上文件三、酒店內(nèi)部文件5酒店發(fā)紅頭“XXXXX酒店文件”永久6備忘錄永久7工作指令2年包括周工作指令、月度工作計劃、年度工作計劃書8上行報告5年9文字資料1年包括各種文字資料附表二： 會計檔案保管期限序號檔案名稱保管期限備注一、會計憑證類1原始憑證、記帳憑證和匯總憑證15年2銀行存款調(diào)節(jié)表3年二、會計帳薄內(nèi)3日記帳15年其中現(xiàn)金和銀行存款日記帳25年4明細帳15年5固定資產(chǎn)卡固定資產(chǎn)報廢清理后保存5年6輔助帳薄15年三、會計報表內(nèi)包括各級主管部門的匯總會計報表7主要財務(wù)指標快報3年包括文字分析8月、季度會計報表5年同上9年度會計報表（決算）永久同上四、其他類10會計移交清冊15年11會計檔案保管清冊25年12會計檔案銷毀清冊25年(十一) 人力資源管理工作流程根據(jù)國家政策法規(guī)與酒店經(jīng)營管理的需要，確保酒店人力資源的合理利用和開發(fā)。適用于酒店勞動人事的管理與控制。 過程: 一組將輸入轉(zhuǎn)化為輸出的相互關(guān)聯(lián)或相互作用的活動。 文件: 信息及其承載媒體。 辦公會: 酒店最高決策層，包括總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理助理。 關(guān)鍵崗位員工:凡是可能對酒店質(zhì)量活動或環(huán)境管理產(chǎn)生重大影響的人員。包括高中級管理人員、工程部特種作業(yè)人員（如：維修電工、電梯維修工、電焊工、鍋爐工、制冷設(shè)備維修工等）、其他技術(shù)工種人員（如：汽車駕駛員、網(wǎng)絡(luò)管理員等）。 酒店總經(jīng)理負責審核并批準人力資源管理的各項報告并對實施情況進行總體控制。 酒店副總經(jīng)理分管人力資源的勞動工資工作。 辦公室主任負責酒店人力資源的具體管理工作。 人資主管負責依法建立員工的勞動關(guān)系、社會保障，計核員工薪酬，并管理人事檔案。 各部門負責人負責依照人力資源管理政策合理利用本部人力資源。 服務(wù)特性 有效控制勞動力成本，持續(xù)提高員工素質(zhì)和技術(shù)水平，建立適宜的激勵機制，使員工生產(chǎn)效能最大化。 人事勞資管理 員工招聘和錄用辦公室根據(jù)酒店總體經(jīng)營目標和管理方針及目標的要求，開展以下工作：1) 在對酒店各崗位進行工作分析的基礎(chǔ)上，將各部門制定的《崗位說明書》作為招收和任用員工的基本依據(jù)。該標準經(jīng)總經(jīng)理批準后，在酒店范圍公布。2）每年10月分析本年度各部門人員編制情況核定下一年