【文章內(nèi)容簡介】 系文件）、酒店外來文件和資料] 會(huì)計(jì)檔案 人事檔案 設(shè)備檔案 行政文件檔案管理 酒店設(shè)檔案室，專用于酒店行政文件檔案的存放管理,由辦公室具體負(fù)責(zé)檔案管理工作。各部門文件檔案管理由各部門文員負(fù)責(zé)。 行政文件檔案的分類 按文件的來源分為外來文件和酒店內(nèi)部文件。外來文件包括恩施電力總公司文件、市內(nèi)文件、市級(jí)以上外來文件（專指國家旅游局、中國旅游飯店業(yè)協(xié)會(huì)、中國飯店協(xié)會(huì)、省政 府、省旅游局、省統(tǒng)計(jì)局等省級(jí)以上文件）；酒店內(nèi)部文件包括酒店發(fā)紅頭“XXXXX酒店”、 備忘錄、管理體系文件、工作指令、上行報(bào)告及各種資料。 辦公室文員根據(jù)存文目錄建立相應(yīng)存放文件盒（柜），貼上相應(yīng)標(biāo)簽,同時(shí)建立（卷內(nèi)文件目錄），方便查找。 日常文件歸檔程序1） 傳閱文件閱完、擬辦文件辦完以后，統(tǒng)一將文件原件交辦公室文員。2）文員認(rèn)真閱讀文件內(nèi)容，根據(jù)文件發(fā)文單位或文件形式正確區(qū)分文件種類存入相應(yīng)科目文件盒(柜)。3）文件存入之前，認(rèn)真填寫《卷內(nèi)文件目錄》，按來文的先后順序編定卷內(nèi)文件目錄號(hào)，同時(shí)在文件右側(cè)貼上對(duì)應(yīng)目錄號(hào)標(biāo)簽，然后依次存入，《卷內(nèi)文件目錄》放于首頁。4) 各種存放文件盒（柜）整齊、集中、規(guī)范陳放，卷內(nèi)文件目錄與文件對(duì)應(yīng)。5）待發(fā)文件一經(jīng)發(fā)放生效，即歸入相應(yīng)目錄文件檔案。6) 每年年終對(duì)所有文件進(jìn)行集中整理。對(duì)所存全部文件按存文類別進(jìn)行分類，并運(yùn)用檔案文件夾將文件分別裝訂成冊(cè)，貼上標(biāo)簽（包括年代、文件類型），集中存放。 文件檔案管理要求1）酒店文件檔案屬企業(yè)機(jī)密，實(shí)施專室、專人管理，未經(jīng)授權(quán)，其他任何人不得隨便翻閱文件檔案。2）辦公室文員必須熟悉檔案室存文范圍、類別、時(shí)限，熟悉所存文件大體內(nèi)容，能夠快速區(qū)分、識(shí)別并找出任一文件。3) 保證文件檔案歸存的及時(shí)性、存文的完整性，不允許任何文件丟失、遺漏現(xiàn)象發(fā)生。4) 檔案室隨時(shí)保持通風(fēng)、空氣良好，防潮、防陽光暴曬，以免造成文件霉?fàn)€或字跡消退。 檔案文件內(nèi)部借閱規(guī)范1) 凡因工作需要需借閱檔案文件的，先報(bào)請(qǐng)本部門經(jīng)理（或辦公室主任）批準(zhǔn)對(duì)借閱人資格、要求借閱文件密級(jí)進(jìn)行審定。2） 經(jīng)審定，能夠借閱的，由借閱人到辦公室文員處登記，填寫文件借閱登記，注明借閱時(shí)間、歸還時(shí)間，并簽字后方可借閱。3) 辦公室文員將借閱文件備份，將復(fù)印件借給借閱人。4) 借閱文件在事先商定的時(shí)間內(nèi)歸還。沒有按時(shí)歸還的，每遲1天計(jì)罰1元，超過10天的記口頭警告1次，超過30天的，記書面警告1次。文件遺失，記遺失人書面警告l次。并根據(jù)遺失文件的重要程度處以相應(yīng)罰款。 過期文件處理檔案文件達(dá)到或超過保存期限以后，成為過期文件，可以報(bào)廢。由檔案管理人員根據(jù)報(bào)廢文件管理要求進(jìn)行正確處理。各類檔案文件保存期限見“附表一”。 會(huì)計(jì)檔案管理 會(huì)計(jì)檔案包括各種會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料。軟件系列一經(jīng)鑒定正式投入運(yùn)行，系統(tǒng)建設(shè)過程中發(fā)生的全部資料以及軟件系列交接簽認(rèn)單視同會(huì)計(jì)檔案。 財(cái)務(wù)部指定會(huì)計(jì)人員根據(jù)國家和上級(jí)關(guān)于檔案管理辦法的規(guī)定和要求，對(duì)酒店的各種會(huì)計(jì)資料定期收集、審查核對(duì)，按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷或裝訂成冊(cè)，并集中存放。整理立卷的工作程序：1）將每個(gè)年度的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳薄、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料收集齊全。發(fā)現(xiàn)短缺，應(yīng)查明原因。2）按照會(huì)計(jì)檔案資料的不同形式和相互聯(lián)系，組合成案卷。憑證分現(xiàn)金收付款憑證、銀行收付款憑證和轉(zhuǎn)帳憑證各自立卷，帳薄分各種帳冊(cè)個(gè)自立卷，報(bào)表分年度、季度、月度各自立卷。3) 裝訂案卷。A、裝訂會(huì)計(jì)資料時(shí)注意質(zhì)量，毛邊齊訂，整齊、牢固、美觀、不掉頁、不倒置、不壓字，便于翻閱。超過卷皮規(guī)格的大型原始憑證和匯總表等，可折疊擺放；與卷皮規(guī)格相等中型原始憑證等，應(yīng)壓摞擺放、小型憑證單據(jù)等，可仿魚鱗式由上到下依次擺開壓頁擺放。會(huì)計(jì)憑證均應(yīng)依次在頂部取齊，每冊(cè)厚廢不超過40毫米。B、記賬憑證裝訂時(shí)連同所附原始憑證一起裝訂成冊(cè)。對(duì)于數(shù)量過多的原始憑證，可以單獨(dú)裝訂保管，在封面上注明記賬憑證日期、編號(hào)、種類：同時(shí)在記賬憑證上注明“附件另訂”和原始憑證名稱及編號(hào)。各種經(jīng)濟(jì)合同，保證金收據(jù)以及涉外文件等重要原始憑證應(yīng)另編目錄，單獨(dú)登記保管，并在有關(guān)的記賬憑證和原始憑證上相互注明日期和編號(hào)。會(huì)計(jì)憑證的裝訂不得超過一個(gè)月。C、年度終了結(jié)轉(zhuǎn)新賬后，應(yīng)將結(jié)清余額的舊賬打印裝訂。裝訂時(shí)，按科目順序整理成冊(cè)，編上頁碼，做好目錄，用軟性優(yōu)質(zhì)紙作封面封底，在封面上寫明賬簿名稱、編號(hào)、年度（或其他會(huì)計(jì)期間）、本年（期）共**冊(cè)、本冊(cè)系第**冊(cè)以及單位名稱，并在封面后制作扉頁，寫明記冊(cè)人姓名、總帳會(huì)計(jì)（并蓋章）、賬戶名稱及起訖頁數(shù)，裝訂后登記入檔保存，以便以后查賬用賬人檢索。4) 擬寫案卷標(biāo)題，使之與案卷內(nèi)容一致。根據(jù)卷內(nèi)內(nèi)容填寫目錄。5) 填寫案卷封面 ,注明單位名稱、年度、季度、月份、檔案種類，起訖日期，起訖號(hào)碼等，由裝訂人在裝訂線封簽處簽名或蓋章。會(huì)計(jì)報(bào)表的封面除注明以上內(nèi)容外，還應(yīng)注明：主管部門，規(guī)定報(bào)送日期，送出日期等。6) 裝訂后的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)建立會(huì)計(jì)檔案登記簿。 由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理和積極利用。1）專人管理，專門箱柜存放：存放有序，查找方便。同時(shí)，嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨便堆放，嚴(yán)防毀壞、散失和泄密。對(duì)磁介質(zhì)檔案應(yīng)建立保管設(shè)施，并健全管理制度。2）各種會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。當(dāng)年會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)檔案管理人員編造清冊(cè)送至財(cái)務(wù)檔案室保管。軟件周期完成或?qū)Π姹靖潞螅夹g(shù)文檔和軟件系列交接簽認(rèn)單應(yīng)保存三年后方可銷毀。各種會(huì)計(jì)檔案的具體保管期限見“附表二”。3）調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案，要嚴(yán)格辦理手續(xù)。本單位人員調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案，要經(jīng)會(huì)計(jì)主管人員同意：外單位人員調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案，要有正式介紹信，經(jīng)會(huì)計(jì)主管人員批準(zhǔn)后詳細(xì)登記調(diào)閱的檔案名稱、調(diào)閱日期、調(diào)閱人員的姓名和工作單位、調(diào)閱理由、歸還日期等。調(diào)閱人員不得將會(huì)計(jì)檔案攜帶外出、如有特殊需要，須報(bào)經(jīng)會(huì)計(jì)主管人員批準(zhǔn)。． 會(huì)計(jì)檔案保管期滿。需要銷毀時(shí)，由酒店檔案管理部門提出銷毀意見，會(huì)同會(huì)計(jì)部門共同鑒定，嚴(yán)格審查，經(jīng)確認(rèn)無誤后，編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清單。然后，按照規(guī)定的審批程序，經(jīng)批準(zhǔn)后銷毀。在按規(guī)定銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門會(huì)同安全部共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案以前，應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，銷毀后在銷毀清冊(cè)上簽書或蓋章，并將銷毀情況向酒店總經(jīng)理報(bào)告。銷毀清冊(cè)的內(nèi)容包括：會(huì)計(jì)檔案銷毀目錄、案卷號(hào)、原憑證號(hào)、卷內(nèi)文件張數(shù)等。 合并、撤銷酒店會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)根據(jù)不同情況，分別移交給并入單位、上級(jí)主管部門或主管部門指定的其他單位接收保管，并由交接雙方在移交清冊(cè)上簽名或蓋章。 人事檔案管理 人事檔案包括：1) 由員工本人填寫的“員工登記表”，內(nèi)容包括員工姓名、性別、出生年月、民族、籍貫、政治面貌、文化程度、婚姻狀況、家庭情況、聯(lián)系電活、個(gè)人興趣愛好、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、特長、專業(yè)技能、獎(jiǎng)懲記錄等項(xiàng)目。2）有關(guān)員工人事調(diào)動(dòng)表、勞動(dòng)合同書、身份證、專業(yè)文憑、證書、待業(yè)證明等文件資料的復(fù)印件。3）有關(guān)員工“ 面試考評(píng)表”、“試用期滿評(píng)估表”、“工作表現(xiàn)評(píng)估表”等有關(guān)考評(píng)記錄。4）員工在酒店服務(wù)工作中的各種崗位調(diào)動(dòng)、職位變動(dòng)、級(jí)別變動(dòng)等人事調(diào)整資料。如《人事令》、部門內(nèi)部調(diào)動(dòng)資料、晉升和晉級(jí)相關(guān)資料等。5) 員工日常工作中的各種處罰記錄，如“警告處罰單”、“消防處罰單”、“設(shè)備責(zé)任損壞賠償通知單”及有關(guān)處罰通報(bào)等。6) 員工日常工作中的各種獎(jiǎng)勵(lì)記錄，如“賓客表揚(yáng)信”、“獎(jiǎng)勵(lì)審批記錄表”、酒店內(nèi)部“白手套獎(jiǎng)”、“優(yōu)秀員工”、“微笑大使”、“技術(shù)標(biāo)兵”、“消防標(biāo)兵”等。 各類人事資料由辦公室人力資源管理專責(zé)負(fù)責(zé)收集、審查核對(duì)、分類、整理立卷或裝訂成冊(cè)，并進(jìn)行維護(hù)管理。1) 歸檔時(shí)，以部門為大單位統(tǒng)一分類，以崗位為小單位按照級(jí)別排序歸檔存放；各崗位員工檔案冊(cè)前按照員工姓名登記臺(tái)賬；個(gè)人檔案按照材料性質(zhì)、時(shí)間順序裝訂；裝訂紙張統(tǒng)一為16K大小，要求材料字跡清晰，無破損。2) 由人力資源管理專責(zé)負(fù)責(zé)，以月為單位，針對(duì)檔案內(nèi)容變動(dòng)或增減統(tǒng)一進(jìn)行檔案調(diào)整。3) 所有檔案統(tǒng)一存放于檔案室，每年進(jìn)行一次通風(fēng)、除蟲等保護(hù)處理。 由辦公室對(duì)員工人事檔案實(shí)行嚴(yán)格保密控制，材料內(nèi)容不得刪除、銷毀或隨意更改。酒店外來人員需查詢時(shí)必須出示由政府或企業(yè)單位人事部門開具的介紹信，并經(jīng)辦公室主任同意后方可查閱；屬酒店內(nèi)部查閱的，必須書面申請(qǐng)并經(jīng)辦公室主任同意方可查閱。 除離職員工檔案及時(shí)轉(zhuǎn)出外，各類人事檔案應(yīng)長期保存。 設(shè)備檔案管理 設(shè)備檔案包括竣工資料及設(shè)備資料?？⒐べY料包括建筑結(jié)構(gòu)圖、建筑裝飾平面圖紙、通風(fēng)系統(tǒng)圖紙、電氣圖紙、管道圖紙等。設(shè)備資料包括酒店內(nèi)各類設(shè)備的使用說明書、圖紙等。 設(shè)備檔案存放于工程部辦公室，由工程部負(fù)責(zé)人具體負(fù)責(zé)檔案管理工作。工程部負(fù)責(zé)人根據(jù)資料類別，建立相應(yīng)存放文件盒（柜），貼上相應(yīng)標(biāo)簽，同時(shí)建立《卷內(nèi)文件目錄》，方便查找。 設(shè)備檔案歸檔程序1) 酒店各部門購買的設(shè)備、設(shè)施到位后，需將設(shè)備設(shè)施的使用說明書及相關(guān)技術(shù)資料原件交工程部。2）工程部文員正確區(qū)分資料類別，存入相應(yīng)文件盒（柜）。3) 資料存入之前，認(rèn)真填寫《卷內(nèi)文件口錄》，按資料的存入順序編定卷內(nèi)文件目錄號(hào)。同時(shí)在文件右側(cè)貼上相應(yīng)目錄標(biāo)簽，然后依次存入，《卷內(nèi)文件目錄》應(yīng)放人首頁。4）各種存放文件盒（柜）整齊、集中、規(guī)范存放，《卷內(nèi)文件目錄》與資料相對(duì)應(yīng)。5）每年年終對(duì)所有資料進(jìn)行集中整理。 設(shè)備檔案管理要求1) 設(shè)備檔案實(shí)施專人（工程部文員）管理，未經(jīng)許可，其他任何人不得隨便翻閱文件檔案。2） 工程部負(fù)責(zé)人必須熟悉設(shè)備檔案存入范圍、類別，熟悉所在文件的大體位置，能夠快速區(qū)分、識(shí)別并找出任一檔案。3) 保證資料檔案歸存的及時(shí)性、存入的完整性，不允許任何資料丟失、遺漏現(xiàn)象發(fā)生。4) 資料存放要注意通風(fēng)、狀況良好，防潮防曬，以免造成文件霉?fàn)€或宇跡消退。 設(shè)備檔案的借閱規(guī)范1) 因工作需要，需借閱設(shè)備檔案的，如屬本部門人員可直接辦理借閱手續(xù)，如屬外部門人員，需經(jīng)工程部負(fù)責(zé)人許可方可借閱。2) 借閱人在工程部登記，填寫文件借閱登記，注明借閱資料名稱、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間，并簽字后方可借閱。3）工程部將借閱件備份，將復(fù)印件借給借閱人。4) 借閱資料需按期歸還。到期未歸還，工程部需督促其歸還。若資料遺失或損壞，應(yīng)根據(jù)資料重要程度及損壞程度給子相應(yīng)處罰。 設(shè)備檔案的報(bào)廢設(shè)備檔案應(yīng)長期保存。若與資料相關(guān)的設(shè)備已報(bào)廢，則在設(shè)備辦理報(bào)廢手續(xù)后，資料可報(bào)廢報(bào)廢時(shí)經(jīng)工程部經(jīng)理審核，由工程部負(fù)責(zé)銷毀。名稱形式保存部門保存期限索引卷內(nèi)文件目錄表格各部門1年日期文件借閱登記表表格各部門1年日期附表一： 行政檔案保管期限序號(hào)檔案名稱保管期限備注一、管理體系文件1管理體系文件5年包括管理手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書等二、外來文件2總公司文件3年3市內(nèi)文件3年4市級(jí)以上外來文件3年專指國家旅游局、中國旅游飯店協(xié)會(huì)、中國飯店協(xié)會(huì)、省政府、省旅游局、省統(tǒng)計(jì)局等省級(jí)以上文件三、酒店內(nèi)部文件5酒店發(fā)紅頭“XXXXX酒店文件”永久6備忘錄永久7工作指令2年包括周工作指令、月度工作計(jì)劃、年度工作計(jì)劃書8上行報(bào)告5年9文字資料1年包括各種文字資料附表二： 會(huì)計(jì)檔案保管期限序號(hào)檔案名稱保管期限備注一、會(huì)計(jì)憑證類1原始憑證、記帳憑證和匯總憑證15年2銀行存款調(diào)節(jié)表3年二、會(huì)計(jì)帳薄內(nèi)3日記帳15年其中現(xiàn)金和銀行存款日記帳25年4明細(xì)帳15年5固定資產(chǎn)卡固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保存5年6輔助帳薄15年三、會(huì)計(jì)報(bào)表內(nèi)包括各級(jí)主管部門的匯總會(huì)計(jì)報(bào)表7主要財(cái)務(wù)指標(biāo)快報(bào)3年包括文字分析8月、季度會(huì)計(jì)報(bào)表5年同上9年度會(huì)計(jì)報(bào)表（決算）永久同上四、其他類10會(huì)計(jì)移交清冊(cè)15年11會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)25年12會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)25年(十一) 人力資源管理工作流程根據(jù)國家政策法規(guī)與酒店經(jīng)營管理的需要，確保酒店人力資源的合理利用和開發(fā)。適用于酒店勞動(dòng)人事的管理與控制。 過程: 一組將輸入轉(zhuǎn)化為輸出的相互關(guān)聯(lián)或相互作用的活動(dòng)。 文件: 信息及其承載媒體。 辦公會(huì): 酒店最高決策層，包括總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理助理。 關(guān)鍵崗位員工:凡是可能對(duì)酒店質(zhì)量活動(dòng)或環(huán)境管理產(chǎn)生重大影響的人員。包括高中級(jí)管理人員、工程部特種作業(yè)人員（如：維修電工、電梯維修工、電焊工、鍋爐工、制冷設(shè)備維修工等）、其他技術(shù)工種人員（如：汽車駕駛員、網(wǎng)絡(luò)管理員等）。 酒店總經(jīng)理負(fù)責(zé)審核并批準(zhǔn)人力資源管理的各項(xiàng)報(bào)告并對(duì)實(shí)施情況進(jìn)行總體控制。 酒店副總經(jīng)理分管人力資源的勞動(dòng)工資工作。 辦公室主任負(fù)責(zé)酒店人力資源的具體管理工作。 人資主管負(fù)責(zé)依法建立員工的勞動(dòng)關(guān)系、社會(huì)保障，計(jì)核員工薪酬，并管理人事檔案。 各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)依照人力資源管理政策合理利用本部人力資源。 服務(wù)特性 有效控制勞動(dòng)力成本，持續(xù)提高員工素質(zhì)和技術(shù)水平，建立適宜的激勵(lì)機(jī)制，使員工生產(chǎn)效能最大化。 人事勞資管理 員工招聘和錄用辦公室根據(jù)酒店總體經(jīng)營目標(biāo)和管理方針及目標(biāo)的要求，開展以下工作：1) 在對(duì)酒店各崗位進(jìn)行工作分析的基礎(chǔ)上，將各部門制定的《崗位說明書》作為招收和任用員工的基本依據(jù)。該標(biāo)準(zhǔn)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，在酒店范圍公布。2）每年10月分析本年度各部門人員編制情況核定下一年