【文章內(nèi)容簡介】 者明確會議目的、宗旨、議題，掌握有關(guān)文件材料并做好發(fā)言準備，不開“空手”會，不開無準備的會。 (4)主持人和與會者應(yīng)具有足夠的權(quán)利和明確的責任，以保證議而有決，決而有行。 (5)嚴格控制會議人數(shù)、不允許無關(guān)人員與會，盡量將人數(shù)控制在能有效交流信息、形成法定有效決議認可的最低限度內(nèi)。 (6)保證會場秩序，盡最大可能為會議創(chuàng)造各種有利的物質(zhì)條件、環(huán)境條件、衛(wèi)生條件。 (7)議題應(yīng)集中，不宜太多，日程務(wù)必高度緊湊， 盡量縮短時間，保證與會者能集中精力。 (8)以各種方式如明確制度、舉辦訓練班等，培訓與會者，使其掌握正確與會的要領(lǐng)，掌握有效與會的技巧，提高其與會水平。 (9)以切實可行的制度和措施監(jiān)督會議決議的執(zhí)行過程，避免只開會而不管不問效果的偏向，以保證會議有效。 (10)充分運用現(xiàn)代化技術(shù)手段，靈活運用圖板、實物、模型、照片、廣播、電話、錄音、錄像等用具和設(shè)備，提高信息傳遞的效率與質(zhì)量，節(jié)約時間、縮短會議，提高會議效果。 (11)提高會議主持人控制會議進程的能力與水平，使其掌握有效主持會議的規(guī)則與技巧。 程管理 (1)根據(jù)會議的總體情況，制定出詳實的會議管理計劃及具體的實施措施。 (2)做好周密的會議準備工作，如會議通知書的下發(fā)，與會人員的編組、會議資料的印制、會議接待人員和服務(wù)人員的安排及職責分配等。 (3)制定會議議程，并讓與會人員知曉。 (4)會議進行中營造與會議相適應(yīng)的會議氣氛，科學安排會議中的高潮和低潮，及時分發(fā)會議文件資料，監(jiān)督工作人員及時認真地做好會議總結(jié)。 (5)合理安排多議題的議題次序，以各種方法和措施，避免或減少與會者中途退席。 (6)會議結(jié)束，及時召集全體 會議工作人員，對整個會議的組織與服務(wù)工作進行全面總結(jié)，并在全面總結(jié)的基礎(chǔ)上，寫出書面的會務(wù)總結(jié)報告。 (7)對會議的組織與服務(wù)過程中的有功人員進行表彰和獎勵。 (8)做好會議文件資料的收退與立卷歸檔工作。 (9)做好會議代表離開、返回原單位的安排服務(wù)工作。 (1)根據(jù)會議的基本情況，制定出詳細的計劃和實施方案，報請上級主管審批。一經(jīng)審批，立即著手實施。 (2)各項準備工作基本完成后，進行一次詳細地檢查，確認無問題，將準備情況向上級主管匯報，并將計劃即制成圖表， 分發(fā)大會使用。 (3)編制會議伙食經(jīng)費預(yù)算，制定食物供應(yīng)計劃。同時，印制會議專用餐券，發(fā)給與會人員使用。 (4)認真進行會議經(jīng)費的預(yù)算，編制會議經(jīng)費預(yù)算審批表，上報審批，會議結(jié)束后，做好會議經(jīng)費的決算。 (5)做好會議用具和資產(chǎn)的管理，指派專人負責。 (6)安排會議的清潔衛(wèi)生及醫(yī)療工作。 (7)制定計劃，精心準備迎候工作。 (8)做好會議的車輛管理。根據(jù)會議用車情況，制定出詳細的用車計劃，抽調(diào)或租用車輛，購滿車輛用油，安排好停車場地，并集中調(diào)度駕駛?cè)藛T，宣布用車計劃，使各級人員心中有數(shù)，工作有條不紊地展開。 (9)會議結(jié)束，安排工作人員細心進行各項檢查、清點工作。 (10)每次會后都總結(jié)經(jīng)驗，有會務(wù)工作總結(jié)報告，以不斷提高會議生活管理工作水平。 四、文書管理績效測評 (1)外來文件收文由公司行政部收發(fā)室承辦，外來文件收文時，由收發(fā)室登記入“收發(fā)文登記簿”。內(nèi)部制發(fā)文件收文時，由各部門編號及填寫“公文會簽單”后，送收發(fā)室登記入“收發(fā)文登記簿”。 (2)制發(fā)應(yīng)填寫“發(fā)文呈批單”，編列文號，并填寫“公文會簽單”，注明本案應(yīng)會簽部門后 送總公司收發(fā)室登記處理。 (3)收發(fā)室收文登記后，根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)分送各有關(guān)部門處理；內(nèi)部發(fā)文呈批單做收文登記后，根據(jù)文件內(nèi)容性質(zhì)分送有關(guān)單位會簽處理。 (4)會簽：各部門收到需參與會簽的呈批件時，須本著本部門的職責認真表達對本件草案的意見，并盡量提供相關(guān)資料供起草部門參考。公文會簽后，再依“公文會簽單”內(nèi)所指定會簽順序，轉(zhuǎn)送其他會簽單位，若本部門為最后一個會簽單位，則處理后將本呈批件轉(zhuǎn)送辦公室處理。 (5)審核：辦公室根據(jù)各部門簽辦意見，匯總整理出一個結(jié)論 (若各部門意見不一致，需由辦公室居間協(xié)調(diào)送總經(jīng)理核定 )。 (6)批示：總經(jīng)理或其他被授權(quán)批示者作最終的肯定、否定等批示，并簽字。 (7)執(zhí)行： ①辦公室根據(jù)總經(jīng)理批示內(nèi)容將公文影印一份送執(zhí)行單位辦理，公文正本送收發(fā)室歸檔存查。 ②需對外發(fā)文時，交由收發(fā)室打印、蓋章、封裝、寄發(fā)，呈批件原件和批件打印件 2份歸檔存查。寄發(fā)文件前須填寫“收發(fā)文登記簿”。 (8)歸檔： ①任何簽呈正本均需交由總務(wù)部 (科 )歸檔存查。 ②若執(zhí)行單位必須使用正本時，可暫時借出使用后歸還，若正本必須寄出且無法取回，可存檔復(fù)印件。 ③存檔文件普通件保存 3年，機密文件保存 10 年，屆時列表報準監(jiān)銷。 (9)確定公文機密等級及處理規(guī)定。各級人員處理密件資料，須嚴守秘密。因泄密而造成損害，由泄密人員負責并接受處分。密件文件遞送時，應(yīng)以信封袋加密封裝，遞件人及收件人拆閱時均須在登記簿上簽名。 (10)公文處理時限：特急件，隨到隨辦；急件，一天內(nèi)處理完畢；普通件，三天內(nèi)處理完畢。超過處理時限的文件，由辦公室催辦。各級審核人員及會簽人員均須在公文簽呈上簽名，并標示日期，以明確責任。 (1)熟知公文的種類、結(jié)構(gòu)、特點及公文寫作的一般程序。 (2)了解組織的行文規(guī)范、格式及公 文處理辦法。 (3)具備公文寫作的知識結(jié)構(gòu)：基礎(chǔ)知識、管理學知識、專業(yè)知識及經(jīng)濟學、法學等輔助知識。 (1)規(guī)范公文制發(fā)的各個程序和環(huán)節(jié)，使之有嚴格的標準要求，都能按一定的軌道運行。 (2)建立、健全以崗位責任制為中心的各項制度。 (3)對各項標準、制度、程序經(jīng)過比較選擇，使之符合科學規(guī)范、制度化，集中反映公文工作的內(nèi)在規(guī)律及其指導原則和方法，貫穿于公文工作的全過程，貫穿于整個公文處理程序的每一個具體環(huán)節(jié)。 (1)明確文件管 理責任制度，指派專人負責文件的收發(fā)工作。 (2)發(fā)文指定專人統(tǒng)一登記編號、送印、蓋章，分發(fā)后，負責將原稿、印本及附件等收集齊全完整，隨時向立卷環(huán)節(jié)集中。 (3)根據(jù)本單位的實際情況，建立文件收發(fā)登記制度。 (4)根據(jù)本單位的文件特點，確定文件的收發(fā)、分類登記的方法和程序，并監(jiān)督執(zhí)行。 (5)經(jīng)常檢查文件的收發(fā)工作情況。 (1)結(jié)合實際，確定文件立卷的范圍。 (2)將需要立卷的文件材料，集中以后，適時進行整理配套，確保集中的文件材料齊全完整，在組卷時不會 因某些文件缺頁或少件影響立卷工作的正常進行。 (3)文件整理要有重點，分清主次，進行系統(tǒng)整理，在整理配套過程中，以本單位所形成的文件為主線進行整理。 (4)對集中的文件進行分類，分類應(yīng)結(jié)合實際情況，科學、合理，層次清楚，概念明確，相互之間界限分明。分類的標準統(tǒng)一，做法一致，分類便于管理及查找利用。 (5)擬制案卷類目，對隨時集中來的各類文件，可以對號入座，放在案卷類目所設(shè)條款中去，并方便查找和利用。 (6)將已經(jīng)辦理完畢的文件材料，在平時歸卷的基礎(chǔ)上，將各條款內(nèi)的文件材料加以適當調(diào)整，進行卷內(nèi)文件系統(tǒng)排列， 并擬制案卷標題，為文書歸檔作好充分的準備。 、移交 (1)確定案卷歸檔范圍。 (2)制定案卷移交目錄。 (3)歸檔移交前，必須經(jīng)過檔案部門檢查驗收。 (4)確定案卷移交、歸檔的時間。 (5)與檔案部門辦理移交手續(xù)。案卷移交手續(xù)清楚，交接雙方經(jīng)手人在移交清單上均有簽字并加蓋交接單位公章。 五、檔案管理績效測評 (1)依據(jù)《中華人民共和國檔案法》，結(jié)合本單位實際情況，制定相應(yīng)的檔案管理 制度，并監(jiān)督執(zhí)行。 (2)設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專門的檔案管理人員。 (3)設(shè)置專門的檔案室及其相關(guān)設(shè)施。 (4)制定檔案管理工作流程。 (5)定期組織檔案管理人員學習《中華人民共和國檔案法》有關(guān)制度、檔案工作理論、技術(shù)和業(yè)務(wù)知識，掌握歸檔的基本方法。 (1)根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)，確定本單位文件歸檔的范圍和時限。 (2)對文件的歸檔有明確的要求，并培訓檔案管理人員嚴格按要求處理。 (3)對本單位各種文件，根據(jù)政府有關(guān)法律法規(guī)要求，設(shè)定其保存期限。 (4)明確檔案 名稱及編號規(guī)則，檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，須事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。 (1)接收登記。 (2)除塵。需要修復(fù)的文件，應(yīng)先將灰塵清除干凈，以免修復(fù)的過程中灰塵遇濕后污染文件。 (3)鑒定。對需要修復(fù)的文件，要進行全面地技術(shù)鑒定，應(yīng)根據(jù)其字跡、紙張的成份和質(zhì)量以及損毀的程度和性質(zhì)，選擇合理的修復(fù)的方法，以避免因修復(fù)方法的失誤，使文件遭受不應(yīng)有的損失。 (4)消毒。受過微生物感染或蟲害的文件，應(yīng)做消毒處 理。用浸過 1%或 2%的福爾馬林溶液的脫脂棉球捏干后擦拭文件，便可除去菌跡。 (1)制定檔案價值的統(tǒng)一標準及各種類型的檔案保管期限表。 (2)具體分析檔案的價值，劃分和確定不同保存價值的檔案的保管期限。 (3)揀出無保存價值的和保管期滿的檔案予以銷毀。 (4)圍繞上述工作而開展的一系列鑒定組織工作。概括上述內(nèi)容，主要是確定哪些檔案需要保存和保存多長時間，哪些檔案無須保存即可銷毀。 、調(diào)閱管理 (1)建立檔案借閱管理制度，明確借 閱的工作流程及借閱人和檔案管理人員的權(quán)利與義務(wù)。 (2)督促、檢查檔案管理人員嚴格按程序辦理檔案借閱手續(xù)。 (3)有完善的調(diào)卷程序和調(diào)卷管理制度。 (4)明確規(guī)定調(diào)卷人員的責任和義務(wù)。 (5)定期組織培訓檔案管理人員，嚴格遵守檔案借、調(diào)閱制度以確保檔案的完整、無遺失、無損失。 (1)制定檔案庫房管理制度，明確庫管人員的崗位職責。 (2)對檔案庫房及檔案架 (柜 )有序排放和編號。 (3)按照檔案保護的技術(shù)要求，科學地控制溫度和濕度，保持庫房的環(huán)境和庫內(nèi)衛(wèi)生，堅持進 行各種測定和防治，采取一系列必要的具體措施。 (4)加強檔案庫房的各項保衛(wèi)保密工作，保證檔案的安全。 (5)建立防火制度，配備一定的消防設(shè)施設(shè)備，訓練庫房管理人員掌握消防知識，擬制檔案搶救方案。 (6)制定檔案搬動中的保護措施，并經(jīng)常檢查其執(zhí)行情況。 (7)定期和不定期地對檔案進行檢查，確切了解檔案安全保管的制度，從而采取有效的措施改善保管條件。 六、辦公用品管理績效測評 (1)掌握辦公用品的有關(guān)知識。 (2)充分了解各個部門對 辦公用品的要求。 (3)辦公用品負責人需要將企業(yè)全體共同使用的辦公用品和特定部門用于特殊目的的辦公用品分開，將采購全體共同使用的物品作為主要目標和中心。 (4)特定部門用于特殊目的的辦公用品，辦公用品負責人需要在采購時向特定部門詢問清楚。 (5)對市場上的辦公用品進行調(diào)查，把握其性能、功能及價格，然后選擇最適合企業(yè)的產(chǎn)品。 (6)辦公用品負責人需要經(jīng)常對新產(chǎn)品加以注意，以便尋找符合組織要求的物品。 (7)辦公用品負責人需要經(jīng)常接觸辦公用品供應(yīng)商以取得商品目錄，或者經(jīng)常出入展覽會場等，一旦發(fā)現(xiàn)好的辦公用品便介 紹給企業(yè)的業(yè)務(wù)負責人以促其使用。 (8)辦公用品負責人提出購買要求，由購貨負責人訂貨。 (9)購貨負責人就購貨處價格及交貨期進行協(xié)商。 (10)購貨處的選擇由提出購買要求的辦公用品負責人決定，或者由購貨部門決定。 (11)辦公用品負責人在制作購買計劃時，必須決定購入數(shù)量與交貨期，決定購入數(shù)量和交貨期的依據(jù)是辦公用品的需要計劃和該年度的預(yù)算。低值易耗品的供給工作應(yīng)做到下一批物品在存貨用盡前購入并到貨。 (1)對辦公用品的發(fā)放管理，要建立正常的發(fā)放和使用制度。 (2)嚴格掌握辦公用品的發(fā)放范圍，根據(jù)實際需要進行發(fā)放，避免浪費。對經(jīng)費已經(jīng)超支的部門，要限制領(lǐng)用。 (3)在辦公用品領(lǐng)取和發(fā)放工作中，保管員要堅守工作崗位，服務(wù)要熱情周到。 (4)對不符合領(lǐng)取規(guī)定的，要做好解釋工作，使之能夠理解。 (5)辦公用品的使用，一般應(yīng)遵循經(jīng)濟化、有效化、標準化和制度化的原則。經(jīng)濟化原則，要求工作人員消耗辦公用品的數(shù)量，必須和其工作成就的價值等值。 (6)屬于工作人員按慣例需用的辦公用品，實行定期定量的發(fā)放，各使用人自行領(lǐng)用并實施登記。 (7)屬于工作人員非慣例使用的物品，應(yīng)填報領(lǐng)物單或 借用單，由主管人員審核批準，交保管人發(fā)放。保管人發(fā)放時，應(yīng)備簿登記，每月統(tǒng)計一次，送主管人員查閱，使之了解企業(yè)辦公用品消耗情況，改進工作。 (8)協(xié)調(diào)采購、保管和使用的關(guān)系。購置前要了解辦公用品的使用情況，同時檢查庫存，找出各種物料的最佳庫存量。使用時，要對庫存情況、行政經(jīng)費實力以及市場供應(yīng)心中有數(shù)，以免辦公用品使用中有浪費或中斷供應(yīng)的現(xiàn)象。 (9)辦公用品的分配由辦公用品負責人從其管理的保管庫中配用給各部門。 (1)辦公用品的保管一般要設(shè)專門的庫房和專人進行管理 。保管員對采購員購入的辦公用品，按照規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量，認真驗收、登記、上賬、入庫、精心保管。 (2)庫房內(nèi)的各種物品要擺放合理，并做到整齊、美觀。 (3)在保管工作中，要及時登記保管賬卡，定期 (季度或半年 )清理庫