【正文】 以免發(fā)生故障。 (15)當(dāng)工作人員開始使用辦公用品后，若初次發(fā)現(xiàn)辦公用品有故障，要與辦公用品負(fù)責(zé)人聯(lián)系。 (13)辦公用品負(fù)責(zé)人應(yīng)從 使用者手中確實(shí)收取辦公用品使用的使用報(bào)告，時(shí)常把握有關(guān)辦公用品使用的信息。 (11)經(jīng)常對(duì)辦公用品進(jìn)行整理，使辦公用品處于隨時(shí)可供使用的狀態(tài)。 (9)辦公用品若為日常用具和辦公設(shè)施附件，則盤點(diǎn)時(shí)需要調(diào)查辦公用品所在位置和使用狀況，并且明確辦公用品的管理負(fù)責(zé)人、使用部門等。 (7)若辦公用品是由辦公用品負(fù)責(zé)人進(jìn)行配用的，則將存貨量與賬簿上的存貨量作比較。 (6)在工作人員自由拿取辦公用品的地方把握存貨數(shù)值。 (5)對(duì)辦公用品定期進(jìn)行盤點(diǎn)，調(diào)查易耗辦公用品的存貨量。 (3)在保管工作中，要及時(shí)登記保管賬卡，定期 (季度或半年 )清理庫(kù)存，做到賬物相符。保管員對(duì)采購(gòu)員購(gòu)入的辦公用品，按照規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量，認(rèn)真驗(yàn)收、登記、上賬、入庫(kù)、精心保管。 (9)辦公用品的分配由辦公用品負(fù)責(zé)人從其管理的保管庫(kù)中配用給各部門。購(gòu)置前要了解辦公用品的使用情況，同時(shí)檢查庫(kù)存，找出各種物料的最佳庫(kù)存量。保管人發(fā)放時(shí)，應(yīng)備簿登記，每月統(tǒng)計(jì)一次，送主管人員查閱，使之了解企業(yè)辦公用品消耗情況，改進(jìn)工作。 (6)屬于工作人員按慣例需用的辦公用品，實(shí)行定期定量的發(fā)放，各使用人自行領(lǐng)用并實(shí)施登記。 (5)辦公用品的使用，一般應(yīng)遵循經(jīng)濟(jì)化、有效化、標(biāo)準(zhǔn)化和制度化的原則。 (3)在辦公用品領(lǐng)取和發(fā)放工作中，保管員要堅(jiān)守工作崗位，服務(wù)要熱情周到。 (2)嚴(yán)格掌握辦公用品的發(fā)放范圍，根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行發(fā)放，避免浪費(fèi)。低值易耗品的供給工作應(yīng)做到下一批物品在存貨用盡前購(gòu)入并到貨。 (10)購(gòu)貨處的選擇由提出購(gòu)買要求的辦公用品負(fù)責(zé)人決定，或者由購(gòu)貨部門決定。 (8)辦公用品負(fù)責(zé)人提出購(gòu)買要求，由購(gòu)貨負(fù)責(zé)人訂貨。 (6)辦公用品負(fù)責(zé)人需要經(jīng)常對(duì)新產(chǎn)品加以注意，以便尋找符合組織要求的物品。 (4)特定部門用于特殊目的的辦公用品，辦公用品負(fù)責(zé)人需要在采購(gòu)時(shí)向特定部門詢問清楚。 (2)充分了解各個(gè)部門對(duì) 辦公用品的要求。 (7)定期和不定期地對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確切了解檔案安全保管的制度，從而采取有效的措施改善保管條件。 (5)建立防火制度，配備一定的消防設(shè)施設(shè)備，訓(xùn)練庫(kù)房管理人員掌握消防知識(shí)，擬制檔案搶救方案。 (3)按照檔案保護(hù)的技術(shù)要求，科學(xué)地控制溫度和濕度，保持庫(kù)房的環(huán)境和庫(kù)內(nèi)衛(wèi)生，堅(jiān)持進(jìn) 行各種測(cè)定和防治，采取一系列必要的具體措施。 (1)制定檔案庫(kù)房管理制度，明確庫(kù)管人員的崗位職責(zé)。 (4)明確規(guī)定調(diào)卷人員的責(zé)任和義務(wù)。 (2)督促、檢查檔案管理人員嚴(yán)格按程序辦理檔案借閱手續(xù)。概括上述內(nèi)容，主要是確定哪些檔案需要保存和保存多長(zhǎng)時(shí)間，哪些檔案無須保存即可銷毀。 (3)揀出無保存價(jià)值的和保管期滿的檔案予以銷毀。 (1)制定檔案價(jià)值的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)及各種類型的檔案保管期限表。受過微生物感染或蟲害的文件，應(yīng)做消毒處 理。對(duì)需要修復(fù)的文件，要進(jìn)行全面地技術(shù)鑒定，應(yīng)根據(jù)其字跡、紙張的成份和質(zhì)量以及損毀的程度和性質(zhì)，選擇合理的修復(fù)的方法，以避免因修復(fù)方法的失誤，使文件遭受不應(yīng)有的損失。需要修復(fù)的文件，應(yīng)先將灰塵清除干凈，以免修復(fù)的過程中灰塵遇濕后污染文件。 (1)接收登記。 (3)對(duì)本單位各種文件，根據(jù)政府有關(guān)法律法規(guī)要求，設(shè)定其保存期限。 (1)根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，確定本單位文件歸檔的范圍和時(shí)限。 (4)制定檔案管理工作流程。 (2)設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專門的檔案管理人員。案卷移交手續(xù)清楚，交接雙方經(jīng)手人在移交清單上均有簽字并加蓋交接單位公章。 (4)確定案卷移交、歸檔的時(shí)間。 (2)制定案卷移交目錄。 (6)將已經(jīng)辦理完畢的文件材料，在平時(shí)歸卷的基礎(chǔ)上，將各條款內(nèi)的文件材料加以適當(dāng)調(diào)整，進(jìn)行卷內(nèi)文件系統(tǒng)排列， 并擬制案卷標(biāo)題，為文書歸檔作好充分的準(zhǔn)備。分類的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，做法一致，分類便于管理及查找利用。 (3)文件整理要有重點(diǎn)，分清主次，進(jìn)行系統(tǒng)整理，在整理配套過程中，以本單位所形成的文件為主線進(jìn)行整理。 (1)結(jié)合實(shí)際，確定文件立卷的范圍。 (4)根據(jù)本單位的文件特點(diǎn)，確定文件的收發(fā)、分類登記的方法和程序，并監(jiān)督執(zhí)行。 (2)發(fā)文指定專人統(tǒng)一登記編號(hào)、送印、蓋章，分發(fā)后，負(fù)責(zé)將原稿、印本及附件等收集齊全完整，隨時(shí)向立卷環(huán)節(jié)集中。 (3)對(duì)各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)、制度、程序經(jīng)過比較選擇，使之符合科學(xué)規(guī)范、制度化，集中反映公文工作的內(nèi)在規(guī)律及其指導(dǎo)原則和方法，貫穿于公文工作的全過程，貫穿于整個(gè)公文處理程序的每一個(gè)具體環(huán)節(jié)。 (1)規(guī)范公文制發(fā)的各個(gè)程序和環(huán)節(jié)，使之有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)要求，都能按一定的軌道運(yùn)行。 (2)了解組織的行文規(guī)范、格式及公 文處理辦法。各級(jí)審核人員及會(huì)簽人員均須在公文簽呈上簽名，并標(biāo)示日期，以明確責(zé)任。 (10)公文處理時(shí)限：特急件，隨到隨辦；急件，一天內(nèi)處理完畢；普通件，三天內(nèi)處理完畢。因泄密而造成損害，由泄密人員負(fù)責(zé)并接受處分。 (9)確定公文機(jī)密等級(jí)及處理規(guī)定。 ②若執(zhí)行單位必須使用正本時(shí)，可暫時(shí)借出使用后歸還，若正本必須寄出且無法取回，可存檔復(fù)印件。寄發(fā)文件前須填寫“收發(fā)文登記簿”。 (7)執(zhí)行： ①辦公室根據(jù)總經(jīng)理批示內(nèi)容將公文影印一份送執(zhí)行單位辦理，公文正本送收發(fā)室歸檔存查。 (5)審核：辦公室根據(jù)各部門簽辦意見，匯總整理出一個(gè)結(jié)論 (若各部門意見不一致，需由辦公室居間協(xié)調(diào)送總經(jīng)理核定 )。 (4)會(huì)簽：各部門收到需參與會(huì)簽的呈批件時(shí)，須本著本部門的職責(zé)認(rèn)真表達(dá)對(duì)本件草案的意見，并盡量提供相關(guān)資料供起草部門參考。 (2)制發(fā)應(yīng)填寫“發(fā)文呈批單”，編列文號(hào)，并填寫“公文會(huì)簽單”，注明本案應(yīng)會(huì)簽部門后 送總公司收發(fā)室登記處理。 四、文書管理績(jī)效測(cè)評(píng) (1)外來文件收文由公司行政部收發(fā)室承辦，外來文件收文時(shí)，由收發(fā)室登記入“收發(fā)文登記簿”。 (9)會(huì)議結(jié)束，安排工作人員細(xì)心進(jìn)行各項(xiàng)檢查、清點(diǎn)工作。 (8)做好會(huì)議的車輛管理。 (6)安排會(huì)議的清潔衛(wèi)生及醫(yī)療工作。 (4)認(rèn)真進(jìn)行會(huì)議經(jīng)費(fèi)的預(yù)算，編制會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算審批表，上報(bào)審批，會(huì)議結(jié)束后，做好會(huì)議經(jīng)費(fèi)的決算。 (3)編制會(huì)議伙食經(jīng)費(fèi)預(yù)算，制定食物供應(yīng)計(jì)劃。一經(jīng)審批，立即著手實(shí)施。 (9)做好會(huì)議代表離開、返回原單位的安排服務(wù)工作。 (7)對(duì)會(huì)議的組織與服務(wù)過程中的有功人員進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。 (5)合理安排多議題的議題次序，以各種方法和措施，避免或減少與會(huì)者中途退席。 (3)制定會(huì)議議程，并讓與會(huì)人員知曉。 程管理 (1)根據(jù)會(huì)議的總體情況，制定出詳實(shí)的會(huì)議管理計(jì)劃及具體的實(shí)施措施。 (10)充分運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段，靈活運(yùn)用圖板、實(shí)物、模型、照片、廣播、電話、錄音、錄像等用具和設(shè)備，提高信息傳遞的效率與質(zhì)量，節(jié)約時(shí)間、縮短會(huì)議，提高會(huì)議效果。 (8)以各種方式如明確制度、舉辦訓(xùn)練班等，培訓(xùn)與會(huì)者，使其掌握正確與會(huì)的要領(lǐng)，掌握有效與會(huì)的技巧，提高其與會(huì)水平。 (6)保證會(huì)場(chǎng)秩序，盡最大可能為會(huì)議創(chuàng)造各種有利的物質(zhì)條件、環(huán)境條件、衛(wèi)生條件。 (4)主持人和與會(huì)者應(yīng)具有足夠的權(quán)利和明確的責(zé)任，以保證議而有決，決而有行。 (2)建立健全并嚴(yán)格實(shí)施包括會(huì)議規(guī)則在內(nèi)的一整套會(huì)議制度，以這些嚴(yán)格的制度約 束與會(huì)議有關(guān)的行為，剎住不良會(huì)風(fēng)。 (1)嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)議審批制度，不合乎標(biāo)準(zhǔn)的會(huì)議一律不準(zhǔn)開，不能開。 (6)加強(qiáng)會(huì)議成本控制，嚴(yán)肅財(cái)經(jīng)紀(jì)律，以包括經(jīng)濟(jì)手段在內(nèi)的多種手段懲處濫開會(huì)者，特別是其中直接揮霍國(guó)家資財(cái)?shù)呐c會(huì)者及有關(guān)責(zé)任者。合并召開有關(guān)會(huì)議，避免會(huì)出多門，重復(fù)浪費(fèi)。會(huì)議不經(jīng)審批一律不得召開，審批權(quán)應(yīng)集中于機(jī)關(guān)首腦中的一個(gè)人，由一個(gè)人把關(guān)，其他人在一般情況下無權(quán)批準(zhǔn)召開會(huì)議。 (2)合理設(shè)置機(jī)構(gòu)，正確分割職能與權(quán)利，避免或減少職能的交叉重復(fù)，避免事權(quán)的過于集中或過于分散；放權(quán)簡(jiǎn)政，明確各部門、各級(jí)工作人員的職責(zé)使各級(jí)管理者能在自己的職責(zé)范圍內(nèi)獨(dú)立工作，不必事事集體研究討論，處處協(xié)調(diào)商量。 ③接收重要電話時(shí)值班人員須將電話內(nèi)容向?qū)Ψ街貜?fù)敘述一遍，以保無誤。 (3)做好電話記錄 ①電話記錄應(yīng)有固定的格式，并應(yīng)具備以下幾方面內(nèi)容：來電時(shí)間、來電內(nèi)容、來電單位、姓名、職務(wù)、接電人姓名、領(lǐng)導(dǎo)批示、處理情況。 ②值班日志應(yīng)包括值班時(shí)間、值班人員、事項(xiàng)內(nèi)容、處理情況。 ④常用的工具書、郵政編碼、本地區(qū)常用電話表、地圖冊(cè)、列車時(shí)刻表、航班表、船期表等。 ②值班人員涉及的機(jī)關(guān)、單位，特別是上下級(jí)單位的機(jī)構(gòu)設(shè)置，職責(zé)分工、辦公地址、領(lǐng)導(dǎo)分工等情況都應(yīng)記錄清楚。當(dāng)班未了事項(xiàng)，必須向下一班值班人員作出交代，使接班人員了解情況并繼續(xù)進(jìn)行處理。值班時(shí)要認(rèn)真記好值班日志。值班期間，如遇重大和緊急情況，值班人員應(yīng)及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，根據(jù) 領(lǐng)導(dǎo)意見迅速處理，對(duì)于不明確，沒有把握的問題不得擅自答復(fù)。 (5)建立值班規(guī)則，明確值班人員應(yīng)遵守的規(guī)則。明確交接班時(shí)間和方式。凡安排的值班表應(yīng)印發(fā)至參加值班的各位人員，以便按時(shí)接班。也可采取輪流值班制，負(fù)責(zé)下班后和周休日、節(jié)假日的值班任務(wù)。對(duì)身份不明的人員，要查詢清楚；對(duì)各種災(zāi)禍隱患，要搞好防范；對(duì)有些重大社會(huì)動(dòng)態(tài)，或高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人的活動(dòng)情況，未經(jīng)允許不得對(duì)外泄露；機(jī)密文件和個(gè)人信函要妥善保管好，不得擅自拆閱，其中標(biāo)明“急件”的要隨收隨時(shí)處理，標(biāo)明領(lǐng)導(dǎo)人“親啟”的由機(jī)要人員直接送達(dá)。 (7)要求值班人員必須具備較深的組織紀(jì)律觀念，要將值班工作中遇到的重要情況和問題，如實(shí)地反映，需要作出答復(fù)時(shí)，需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)作出指示后，及時(shí)答復(fù)，不應(yīng)無故推拖。各級(jí)各類值班室所擔(dān)負(fù)的公務(wù)接洽，各類會(huì)議及活動(dòng)的安排，都形成一套切合實(shí)際、行之有效的辦法和工作程序。 (4)熟悉和了解本單位的業(yè)務(wù)狀況，熟悉本部門的工作任務(wù)、職權(quán)范圍，掌握有關(guān)業(yè)務(wù)的知識(shí)和要求。 (2)掌 握所轄工作范圍的變動(dòng)、辦公地點(diǎn)的變動(dòng)及電話號(hào)碼的變動(dòng)等情況。 (3)對(duì)辦公室內(nèi)部人員之間的關(guān)系協(xié)調(diào)，對(duì)各部門、各單位人員 (主要是負(fù)責(zé)人 )之間的關(guān)系協(xié)調(diào)應(yīng)做到公平、公正，有說服力。 (1)力求客觀公允地協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)人之間的關(guān)系。 (4)對(duì)平行各部門，各單位日常重大問題或糾紛的協(xié)調(diào)，辦公室主任的主要任務(wù)是做好調(diào)查研究，在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上提出協(xié)調(diào)方案，供有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參考，然后或由領(lǐng)導(dǎo)直接出面協(xié)調(diào)，或由辦公室主任轉(zhuǎn)達(dá)領(lǐng)導(dǎo)人的協(xié)調(diào)意見，并負(fù)責(zé)督促檢查協(xié)調(diào)方案的貫徹落實(shí)。 (2)合理設(shè)置組織機(jī)構(gòu)。 (3)在計(jì)劃的執(zhí)行階段，辦公室人員要經(jīng)常與有關(guān)部門聯(lián)系，注意各種因素的變化，及時(shí)向上級(jí)反饋、并在自己的職權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行積極地協(xié)調(diào)。 (2)上級(jí)部 門要對(duì)下級(jí)部門的工作計(jì)劃審閱、檢查、統(tǒng)籌和協(xié)調(diào)。 (1)在計(jì)劃的制定階段，首先要考慮計(jì)劃內(nèi)容與系統(tǒng)區(qū)域性工作目標(biāo)以及本單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃是否一致。 ④對(duì)過去尚無明文規(guī)定的，要在認(rèn)真聽取各方意見的基礎(chǔ)上，處理好各有關(guān)政策精神的銜接關(guān)系，并向領(lǐng)導(dǎo)提出解決的意見和建議，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)作出裁決，把各方的意見統(tǒng)一到總政策上來。 ②業(yè)務(wù)部門的一些重要工作部署、安排，如召開請(qǐng)上級(jí)主管參加的會(huì)議、開展由上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)的突擊性、臨時(shí)性工作任務(wù)等，一般也須經(jīng)部門主管統(tǒng)籌平衡、統(tǒng)一協(xié)調(diào)，以避免部門之間“撞車”和上級(jí)主管“超負(fù)荷”現(xiàn)象的發(fā)生。 ⑤當(dāng)下級(jí)某一單位某項(xiàng)工作處于落后狀態(tài)時(shí)，要積極主動(dòng)地協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行重點(diǎn)幫助，“以面促點(diǎn)”，“以面帶點(diǎn)”，使之盡快趕上前進(jìn)步伐。 ③當(dāng)下級(jí)對(duì)上級(jí)的指示、決定、命令有不同意見時(shí)，要及時(shí)、準(zhǔn)確地予以反映，使下情得以“上達(dá)”，以利于上下溝通，步調(diào)一致。 (2)縱向協(xié)調(diào) ①當(dāng)上級(jí)的決定、決議、指示、命令形成后要盡快向下傳達(dá)，使之 得以認(rèn)真貫徹執(zhí)行，以保證政令暢通，上令下行。 ②建議在開放辦公期間，將手機(jī)轉(zhuǎn)到座機(jī)上，或?qū)⒙曇粽{(diào)至不影響到別人工作為宜。最好在會(huì)議室或公共會(huì)客廳會(huì)客。工作中保持經(jīng)常溝通，有不同意見時(shí)，要通過恰當(dāng)方式解決，任何情況下都不可惡語相向或采取他種 過激行為。 (2)開放辦公間辦公 ①不要大聲喧嘩，接聽電話或與別人討論的聲音要控制在隔壁間的同事聽不到為準(zhǔn)。 ②電梯里不準(zhǔn)吸煙。 (8)提高修養(yǎng)，追求并創(chuàng)造良好辦公環(huán)境整潔的自律精神并按規(guī)則做事。 (6)遵守公共秩序與規(guī)定。 (4)愛護(hù)公物，用完歸位。 (2)不可隨意談天說笑、串崗、呆坐、看雜志、打瞌睡、吃零食。 (2)辦公室人員有責(zé)任監(jiān)督。 (2)如特殊情況需臨時(shí)擺放，必須放置整齊，不得影響整個(gè)辦公場(chǎng)所美觀及行走方便。 (3)垃圾簍應(yīng)置于桌下內(nèi)側(cè)，不得放在通道上。 (1)保持通暢。 (2)計(jì)算機(jī)電源線、網(wǎng)絡(luò)線、電話線等扎放整齊。 (4)打印機(jī)、傳真機(jī)、碎紙機(jī)有資產(chǎn)編號(hào)和標(biāo)識(shí) (注名部門、放置地點(diǎn)、保管人姓名 )。 (2)及時(shí)取回打印、傳真的文件，以免丟失、泄密。 (3)便攜機(jī)鎖到個(gè)人物品柜中。 (1)擺放端正，保持清潔。 (2)內(nèi)中物品、文件等擺放整齊，標(biāo)識(shí)明確，便于查找。 (3)定期清理。 (1)下班 離開前要鎖好。 (2)擺放整齊，離開時(shí)辦公椅要靠近