【正文】 辦公桌，擺放在座位下方。 (5)桌下不得堆放與工作無(wú)關(guān)的文件和物品 (如報(bào)紙、雜志、廢紙箱等 )。 (3)其他紙件全部整齊放置在文件架、文件夾或書(shū)柜中，不得散放在桌面上。 六、辦公室 6S管理績(jī)效測(cè)評(píng) (1)桌面無(wú)灰塵、水漬、雜物，下班前要清理桌面。 (3)應(yīng)采用屏風(fēng)當(dāng)墻，因其容易架設(shè)，且能隨意重排。 (1)自然光應(yīng)來(lái)自桌子的左上方或斜后上方。 (9)裝設(shè)充足的電源插座，以供辦公室設(shè)備與機(jī)器使用。 (7)應(yīng)考慮盡量將檔案柜放在墻角的可能性。 (5)常用的設(shè)備與檔案，應(yīng)置于使用者的附近，切勿將所有的檔案柜都置于墻角之外。 (3)主管座位應(yīng)位于下屬座位之后方，使主管易于觀察工作地點(diǎn)發(fā)生的事情。 (1)應(yīng)預(yù)留充分的空間，以備最大的工作負(fù)荷的需要。 (5)將需要使用嘈雜設(shè)備與機(jī)器的單位，設(shè)于防聲隔音之處，以避免干擾其他部門(mén)。 (3)應(yīng)將自動(dòng)售貨機(jī)、噴水池、公告板置于不會(huì)引起員工分散精力及造成擁擠的地方。 (1)相關(guān)的部門(mén)，應(yīng)置于相鄰的地點(diǎn)，并使性質(zhì)相同的工作便于聯(lián)系。 (5)根據(jù)所得結(jié)果，研究并作出計(jì)劃，繪制辦公 室座位布置圖。 (3)按工作人員數(shù)量和辦公室所需的空間，確定其空間的大小。對(duì)各部門(mén)的業(yè)務(wù)及工作內(nèi)容與性質(zhì)，加以考察與分析，以明確各部門(mén)及各員工間的關(guān)系，以供決定其位置時(shí)的依據(jù)與參考。 (5)使用在同一地區(qū)的檔案柜應(yīng)與其他柜子的高度一致，以增進(jìn)美觀。 (3)工作流程應(yīng)成直線，避免倒退、交叉與不必要的文書(shū)移動(dòng)。 五、各部門(mén)布置績(jī)效測(cè)評(píng) (1)采用一大間辦公室，對(duì)于光線、通風(fēng)、監(jiān)督、溝通，比采用同樣大小的若干小辦公室更好。 (7)指導(dǎo)辦公室工作人員正確著裝。 (5)搞好辦公室內(nèi)外的綠化工作。 (3)隔絕有大量熱量、濕氣漫溢放散的熱源、氣源 (如功率較高的電熱設(shè)備或器件，鍋爐及廚房設(shè)備等 )對(duì)辦公室的直接影響，使辦公室與其保持適當(dāng)?shù)木嚯x。具體做法如：在建筑物四壁和頂部鋪設(shè)各種隔熱層；增設(shè)各種遮陽(yáng)、防風(fēng)設(shè)備等。 (3)辦公室的彩度不宜過(guò)高，基本彩度應(yīng)在 4以下，除警戒色彩度很高外，房間內(nèi)用色的彩度都應(yīng)較低，以減少顏色對(duì)人眼的刺激，降低視覺(jué)疲勞。 (2)辦公室的明度指標(biāo)應(yīng)在 ，給人以陽(yáng)氣感、前進(jìn)感和輕快感。 (4)通過(guò)燈具的合理布置，使辦公室照度接近均勻和比較均勻，通常需要使辦公室內(nèi)的最大、最小照度分別與平均照度之差小于平均照度的 1/3。 (2)辦公照明中盡量采用自然光源，人工光源只作補(bǔ)充性照明光源。 (7)同一區(qū)域內(nèi)各種柜架的高度應(yīng)一致，盡可能倚墻、倚角而立或背靠背安置，盡量方便使用者 隨手取用。 (5)機(jī)具的安置應(yīng)有利于充分利用空間和自然光。 (4)機(jī)具的安置應(yīng)有利于減少和避免對(duì)工作的干擾。 (3)機(jī)具的安置應(yīng)有利于減少工作人員操作動(dòng)作的幅度，使其取放文件、物品時(shí)方便自如，操作動(dòng)作軌跡平滑，減少有方向突變的直線運(yùn)動(dòng)；應(yīng)有利于雙手同時(shí)對(duì)稱(chēng)反向動(dòng)作，使 動(dòng)作自然而有節(jié)奏。 (1)辦公室內(nèi)只擺放必要的辦公設(shè)備和用具，工作人員個(gè)人的日常生活用具、用品不應(yīng)放置在辦公室內(nèi)。 (9)辦公機(jī)具應(yīng)不對(duì)環(huán)境產(chǎn)生污染或污染很少。 (7)辦公機(jī)具的性能價(jià)格比應(yīng)適當(dāng)，批量購(gòu)進(jìn)時(shí)應(yīng)能降低價(jià)格。辦公機(jī)具應(yīng)結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單合理，有齊全充足的備件、易損件供應(yīng)。辦公機(jī)具應(yīng)有較強(qiáng)的通用性，便于配套，便于相互之間的銜接配合。各種機(jī)具必須在一個(gè)或幾個(gè)方面確有效益，如能取代人做單調(diào)的重復(fù)性操作并比人效率更高、更 精確，在緊急情況下更迅速等。辦公機(jī)具的品質(zhì)應(yīng)良好，符合規(guī)定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。辦公機(jī)具的功能、性能、形體尺寸等都應(yīng)適合工作需要，使用方便，沒(méi)有不適感。 (6)標(biāo)識(shí)標(biāo)準(zhǔn)，即標(biāo)志、指南的內(nèi)容與表達(dá)形式 (使用的標(biāo)記符號(hào)、圖形等 )要統(tǒng)一規(guī)范，有國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、專(zhuān)業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、本單位標(biāo)準(zhǔn)的，要嚴(yán)格執(zhí)行。 (4)標(biāo)識(shí)簡(jiǎn)明，即標(biāo)志、指南的內(nèi)容要簡(jiǎn)要明確，便于人們及時(shí)、清楚地了解和理解。 (2)標(biāo)識(shí)系統(tǒng)充分，即標(biāo)志、指南的門(mén)類(lèi)齊全，一切為工作有效性所需要的項(xiàng)目均要涉及。 (5)美觀，即要使輔助空間整潔、樸素、衛(wèi)生，充分綠化 ，能產(chǎn)生較好的視覺(jué)效果，有利于人們的身心健康。 (3)和諧，即要使輔助空間各區(qū)域的外形、布局、顏色等與辦公空間保持和諧一致，以更好地服務(wù)于工作。 (1)適用，即要使輔助空間各區(qū) 域適合于人們方便地使用和維護(hù)，以充分發(fā)揮其支持、承載、服務(wù)、保護(hù)的使用。 (9)注意遵守各種安全規(guī)則，保證安全。 (7)應(yīng)使與外界聯(lián)系多的部門(mén)或人員所處區(qū)域便于與外界接觸，同時(shí)又不干擾其他部門(mén)或工作人員的工作。 (5)各種共用設(shè)備機(jī)具盡可能置于共用辦公區(qū)域并靠近窗戶(hù)。 (3)合理利用一切空間，除特殊需要外，設(shè)備機(jī)具和每個(gè)工作人員所占的空間均不能過(guò)大或過(guò)小，以免增加開(kāi)支或礙手礙腳，妨礙有效工作。 四、辦公環(huán)境管理績(jī)效測(cè)評(píng) (1)在保證正確、有效的前提下，辦公室的分布應(yīng)有利于盡量縮短信息溝通的距離。 (3)定期組織實(shí)施辦公效率測(cè)評(píng)。 (1)設(shè)置辦公室工作效率測(cè)評(píng)標(biāo)準(zhǔn)，從不同的方面、不同的層次來(lái)測(cè)評(píng)辦公室的工作效率，組成一個(gè)全面合理的測(cè)評(píng)標(biāo)準(zhǔn)體系。 (6)建立有效機(jī)制，確保辦公室中的決策中心、信息、咨詢(xún)、行政、監(jiān)督系統(tǒng)各司其職，各負(fù)其責(zé)、相互配合、相互制約，使整個(gè)辦公室高效有序。 (4)采取正確的領(lǐng)導(dǎo)方式，不斷激勵(lì)和提高辦公人員的工作熱情。 (2)配備相關(guān)辦公人員，并不斷提升全體辦公人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理知識(shí)，定期組織知識(shí)培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)辦公人員的知識(shí)化、專(zhuān)業(yè)化。 (5)辦公室工作必須準(zhǔn)確，即承辦事情、履行公務(wù)、處理信息、決策實(shí)施等既要快，更要準(zhǔn)確。 (3)在辦公室工作目標(biāo)確定后，用最短的時(shí)間對(duì)所要實(shí)行的行動(dòng)方案和工作措施作出最佳選擇。 三、辦公效率提升績(jī)效測(cè)評(píng) (1)樹(shù)立時(shí)效觀念，及時(shí)而有效地解決問(wèn)題。 (3)組織辦公人員學(xué)習(xí)運(yùn)用辦公工作程序。 (1)組織印發(fā)一些辦公室工作程序手冊(cè)，推廣標(biāo)準(zhǔn)化辦法來(lái)管理辦公室的具體事務(wù)。 (10)文件性的工作應(yīng)限制到最小量，每份文件的字?jǐn)?shù)也應(yīng)限制在最少。 (8)合理地劃分由低到高的工作職責(zé)，做到每件事都有專(zhuān)人負(fù)責(zé)，以避免扯皮和互相推諉。 (6)在執(zhí)行規(guī)章制度時(shí)要盡可能避免例外現(xiàn)象。 (4)避免工作重復(fù)，特別是文件、表格性質(zhì)的工作。 (2)有明確的分工，每人都知道自己應(yīng)該干什么，在何時(shí)、何地干以及在整個(gè)辦公室工作中處于什么位置。 (7)進(jìn)行技術(shù)經(jīng)濟(jì)計(jì)算，優(yōu)選設(shè)計(jì)方案，制定程序所需的基本數(shù)據(jù)。 (5)了解先進(jìn)的程序合理化的經(jīng)驗(yàn)。 (3)分析調(diào)查材料、各項(xiàng)工作的程序和事務(wù)處理周期以及工作人員的職能、職責(zé)等。 二、辦公程序設(shè)計(jì)績(jī)效測(cè)評(píng) (1)明確辦公程序設(shè)計(jì)的內(nèi)容，包括確定事務(wù)處理的數(shù)量；組成程序的步驟順序及性質(zhì)；為設(shè)計(jì)程序研究相應(yīng)的方法、方式、技術(shù)手段；程序使用的最佳時(shí)間和空間條件；將程序用文字或圖表表述出來(lái)；設(shè)計(jì)統(tǒng)一程序。 (5)解釋和仲裁在執(zhí)行規(guī)范管理文件時(shí)出現(xiàn)的糾紛與沖突。 (3)定期聽(tīng)取規(guī)范化工作小組的工作進(jìn)展匯報(bào)，提出指導(dǎo)意見(jiàn)。 (1)由公 司主要高層領(lǐng)導(dǎo)組成規(guī)范化管理委員會(huì)。 (5)對(duì)公司各類(lèi)動(dòng)態(tài)管理事務(wù)的工作流程作基本描述和規(guī)定。 (3)系統(tǒng)地開(kāi)發(fā)和建立公司的“管理軟件”，使公司管理水平的提高和管理經(jīng)驗(yàn)的積累有一個(gè)基本生長(zhǎng)點(diǎn)。 (1)逐步將公司的管理工作納入“法制” 管理的軌道，減少工作中的“盲目性”、“隨意性”。 辦公室工作績(jī)效測(cè)評(píng)標(biāo)準(zhǔn) 第一節(jié) 辦公室基礎(chǔ)工作績(jī)效測(cè)評(píng)標(biāo)準(zhǔn) 一、 CI規(guī)范化績(jī)效測(cè)評(píng) (1)根據(jù)公司的章程和業(yè)務(wù)發(fā)展需要，合理地制定公司的組織規(guī)程和基本制度以及各類(lèi)管理事務(wù)的作業(yè)流程。 (2)形成統(tǒng)一、規(guī)范和相對(duì)穩(wěn)定的管理體系，通過(guò)對(duì)該體系的實(shí)施和不斷完善，達(dá)成公司管理動(dòng)作的井然有序、協(xié)調(diào)高效的目的。 (2)明確界定各管理層上下之間、橫向之間的責(zé)權(quán)關(guān)系，減少摩擦，提高工作效率。 (4)在公司章程的規(guī)定范圍內(nèi)，對(duì)公司的基本組織規(guī)程和各業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理制度作基本規(guī)定。 (6)對(duì)公司各類(lèi)圖表有關(guān)格式、內(nèi)容、編號(hào)、流向、存檔、審核等進(jìn)行規(guī)范化處理和運(yùn)作。 (2)為公司的規(guī)范化管理提出指導(dǎo)性意見(jiàn)，確定基本原則，并確定規(guī)范化管理工作小組的人員的構(gòu)成。 (4)討論通過(guò)各類(lèi)規(guī)范管理文件，并簽發(fā)實(shí)施。 (6)每年組織一次對(duì)規(guī)范管理文件的修訂，通過(guò)對(duì)規(guī)范管理文件的不斷修改補(bǔ)充，使公司的各項(xiàng)管理工作日趨完善。 (2)確定辦公程序設(shè)計(jì)的組織。 (4)研究與程序設(shè)計(jì)有關(guān)的情報(bào)資料。 (6)在某些部門(mén)進(jìn)行試驗(yàn)和模擬。 (1)簡(jiǎn)單易行，便于管理。 (3)各個(gè)環(huán)節(jié)工作量比較均衡，業(yè)務(wù)流程合理化，無(wú)堵塞現(xiàn)象。 (5)避免不必要的書(shū)寫(xiě)、走動(dòng)或其他形式的精力耗費(fèi)。 (7)避免不必要的審查批復(fù)。 (9)考慮到工作過(guò)程的連 續(xù)性，盡量使工作過(guò)程連續(xù)管理。 (11)有一定的靈活性，允許工作人員根據(jù)變化了的條件適當(dāng)?shù)剡M(jìn)行調(diào)整。 (2)制作辦公室工作程序圖表，描述出工作系統(tǒng)及系統(tǒng)中各項(xiàng)工作的相互關(guān)系和流動(dòng)狀況。 (4)督促、檢查辦公程序的運(yùn)作情況，對(duì)于不合適、文件來(lái)回周轉(zhuǎn)、工作出現(xiàn)堵塞等情況，及時(shí)實(shí)施 改正措施，不斷完善工作程序。 (2)以最短的時(shí)間完成辦公室工作目標(biāo)。 (4)在辦公室目標(biāo)執(zhí)行過(guò)程中，能保證信息快速反饋，以最快的速度對(duì)各種突發(fā)事件作出反應(yīng)，并修正計(jì)劃或排除障礙。 (1)實(shí)現(xiàn)辦公機(jī)構(gòu)設(shè)置的合理化，即依據(jù)職能的變化及實(shí)際需要設(shè)置機(jī)構(gòu)。 (3)將不同能力的辦公人員安排到與其適應(yīng)的崗位上，并加強(qiáng)培訓(xùn)的針對(duì)性，做到人盡其才。 (5)樹(shù)立良好的領(lǐng)導(dǎo)作風(fēng)，處處以身作則，營(yíng)造一個(gè)和諧的工作環(huán)境。 (7)在定編定員的前提下，根據(jù)職、權(quán)、責(zé)、利統(tǒng)一的原則，層層分解任務(wù)，對(duì)每個(gè)崗位工作的數(shù)量和質(zhì)量，完成工作的程序、標(biāo)準(zhǔn)和時(shí)限，應(yīng)有的權(quán)限、應(yīng)負(fù)的責(zé)任和應(yīng)得的利益等作出明確的規(guī)定。 (2)根據(jù)不同的效率標(biāo)準(zhǔn)，確定采用相應(yīng)的測(cè)評(píng)方法。 (4)根據(jù)辦公效 率測(cè)評(píng)結(jié)果，實(shí)施獎(jiǎng)懲。 (2)根據(jù)工作需要而不僅僅是級(jí)別來(lái)為不同工作人員分配辦公空間。 (4)盡量設(shè)置大而開(kāi)放的辦公室，以縮短工作流程，降低辦公空間成本，便于溝通聯(lián)系和控制監(jiān)督，便于環(huán) 境控制。 (6)工作人員的辦公位置應(yīng)主要依工作程序規(guī)定的次序排列，盡量成直線，減少交叉。 (8)應(yīng)使帶機(jī)密性的部門(mén)不利于與外界接觸。 (10)留有重新規(guī)劃和擴(kuò)展的余地，適時(shí)根據(jù)工作的變化和需要調(diào)整空間分配比例，不斷完善規(guī)劃方案。 (2)有序，即要使輔助空間的各區(qū)域有滿足功能需要的適當(dāng)位置和區(qū)域范圍，各區(qū)域歸置有方、錯(cuò)落有致，相互之間能緊密配合、協(xié)調(diào)一致。 (4)完好，即要有利于對(duì)輔助空間內(nèi)建筑物及其附屬設(shè)施，以及其他各種設(shè)備、線路、裝飾物、覆蓋物、林木等進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，保證它們能完好存在、有效運(yùn)行，充分實(shí)現(xiàn)功能。 (1)制定和組織實(shí)施統(tǒng)一規(guī)范，以及統(tǒng)一制作、配置、專(zhuān)人監(jiān)管等方式，使標(biāo)識(shí)系統(tǒng)管理達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。 (3)標(biāo)識(shí)警醒，即標(biāo)志、指南的設(shè)備及內(nèi)容要顯眼、醒目，便于人們發(fā)現(xiàn)和使用。 (5)標(biāo)識(shí)準(zhǔn)確，即標(biāo)志、指南的內(nèi)容要準(zhǔn)確反映客觀實(shí)際，情況發(fā)生變 化時(shí)，必須及時(shí)更改，保證其有效性。 辦公機(jī)具的選擇應(yīng)達(dá)到以下要求： (1)適用。 (2)可靠。 (3)經(jīng)濟(jì)。 (4)通用。 (5)便于維護(hù)。 (6)辦公機(jī)具的形體、尺寸應(yīng)有利于人與設(shè)備用具之間正確地傳遞信息，盡可能減少操作疲勞，以提高工作質(zhì)量與效率。 (8)辦公機(jī)具的色彩應(yīng)與辦公室環(huán)境氣氛相協(xié)調(diào)，能起一定的美化作用，并使操作者在操作時(shí)感到輕快自如。 (10)桌椅、柜架等 基本規(guī)格尺寸應(yīng)統(tǒng)一一致，其中某些部分可選擇可調(diào)式的，以便適用于不同身材的工作人員。 (2)機(jī)具的擺放位置應(yīng)與工作程序的需要相一致，盡可能縮短工作人員在工作中移動(dòng)的距離，便于各級(jí)工作人員之間的信息溝通。物品、用具的排列應(yīng)有合理次序，以減少多余動(dòng)作，減少身體的轉(zhuǎn)動(dòng)次數(shù)。共用機(jī)具應(yīng)置于共用區(qū)域內(nèi)；辦公桌擺放方向應(yīng)基本一致，盡量不使工作人員面對(duì)面相向而坐；與外界聯(lián)系廣泛的工作人員使用的機(jī)具應(yīng)置于遠(yuǎn)離一般工作人員和靠近通道的位置上。 (6)注意為特殊設(shè)備和用具提供適宜的溫濕度、通風(fēng)、隔音、防塵、防震動(dòng)等環(huán)境條件。 (1)根據(jù)工作性質(zhì)與工作點(diǎn)的分布正確選擇照明方式。 (3)采取措施如限制光源亮度、合理分布光源、適當(dāng)提高環(huán)境亮度減少亮度比等來(lái)防止辦公室眩光。 (1)辦公室的顏色環(huán)境條件指標(biāo)中的色調(diào)應(yīng)在人的生理反應(yīng)方面接近 中性，能給人以平靜感，有利于保護(hù)視力。辦公機(jī)具工作面的明度應(yīng)在 ～ 8左右；天花板、墻壁的明度在 ，常需搬動(dòng)的沉重機(jī)具的明度應(yīng)更高一些；狹小辦公室應(yīng)用明度高的綠色，以產(chǎn)生寬大感。 (1)在建筑物內(nèi)外采取各種有利于隔熱的措施，以減少外部氣候環(huán)境對(duì)辦 公室微氣候的不利影響。 (2)在可能的條件下，在辦公室內(nèi)安裝各種冷暖設(shè)備、通風(fēng)空調(diào)設(shè)備