【正文】 意義、作用、時限、流速和需要，有選擇地收集信息。 (4)補充和糾偏 在信息加工、傳遞和利用階段，可能由于收集的信息不全、不準，需要不斷補充、追蹤和更新。 (1)確定信息傳遞的方式。不論是接收或傳遞，都應實事求是，保證信息可靠，不能任意取舍或歪曲。 (2)確定信息儲存的規(guī)則與要求。每一種類都要分項登記，編制目錄與索引。 (1)保管者和管理責任者向辦公室報告印章被盜、遺失、損壞情況。 (2)按有關規(guī)定執(zhí)行印章的使用范圍。 九、資料管理績效測評 (1)根據企業(yè)標準化發(fā)展規(guī)劃，明確信息收集的方向，制定標準文獻資料采購計劃。 (5)各單位收集的標準文獻，交行政部統(tǒng)一管理。 (3)建立文獻臺賬和資料臺賬，要求當日記賬、賬物相符，字跡清楚。領用單位要在簿上簽字。資料遺失時，由單位負責人和接任者承擔責任。 (3)根據實際工作需要和現實的財政狀況，盡可能選用先進、實用、經濟的技術裝備，不斷充實和改善辦公的物質條件。 (3)固定資產的報廢報損應分別不同情況，加以妥善處理。對于盤盈盤虧的固定資產進行妥善處理。 (4)所有未發(fā)放的各種物資材料，應集中在一起，分門別類地存放和保管，并指定專人負責。 (8)建立盤點制度，堅持日檢查、月抽查、年總清查，以保證賬物相符，對盤點 后的盤盈盤虧都確定具體的處理程序、手續(xù)和方法。 (4)建立 健全管理制度 要對所有的房產做到心中有數，如對員工住房的管理，應詳細地掌握居住戶數、人口數、建筑面積、使用面積、套數、間數及室內設備等，以便有的放矢地搞好其他各項管理工作。 (3)在保證基本工作條件的情況下，盡可能壓縮辦公用房、輔助生產用房。制定房屋分配方案，要經過員工的廣泛討論，聽取員工的意見，使分配方案讓大多數人滿意。 (3)儲運冬季用煤。 (5)檢查采暖設備。 (6)建立健全采暖工作的各項規(guī)章制度，這主要包括鍋爐安全操作規(guī)程、運行記錄制度、交接班制度、水質化驗制度、維修保養(yǎng)制度、事故處理報告制度、崗位責任制度。如員工住宅，白天、晚上都應保證供暖；而辦公用房，因白天有人辦公，晚上則無人，則應重點保證白天供暖，晚上可停止供暖。同時，維修中要有設備、工具、材料、人工的消耗，需要大量的資金投入，要算好經濟賬。 (3)根據房屋及設備的損壞程度，分出輕重緩急，編制好年度和逐年修繕計劃，分期分批地進行維修。 三、員工宿舍管理績效測評 (1)宿舍管理部門統(tǒng)一安排企業(yè)單身員工住宿。應設置總服務臺和樓層服務臺，安裝電話，設施適應需要的盥洗間、茶爐間、理發(fā)室、電視室、閱覽室、游藝室、小賣部、醫(yī)務室、治保室等；房間采光、通風條件要好，有防曬、防暑、取暖設施，有充足的空間；盡可能提供鋼架床、蚊帳、被褥等臥具，提供多用書架等家具和暖壺、茶杯、臉盆、提水桶等必要的用具。宿舍管理部門要及時做好統(tǒng)計分析，加快房間周轉，提高房間床位的利用率。對鍋爐等壓力容器和電視機等貴重物品，要單獨建賬設卡，指定專人管理。組織好常規(guī)性的服務活動，即讓住宿人員在理發(fā)、洗澡、洗縫衣物、購買日用品、收發(fā)郵件、辦理暫住證等證件、打電話、預訂“三飯” (病號飯、員工生日飯、團聚飯 )、看病及煎中藥、接待返探親友和客人住宿等十個方面不出宿舍。 (3)調查某些單身員工的特殊需要，開辦新的服務項目。 (2)制定安全責任制，明確規(guī)定住宿管理人員、服務人員、設備操作者的安全責任和權利。 (6)傳達員、服務人員要嚴格貫徹宿舍管理的各項制度，做好交接班記錄。即把食堂下達的計劃，按照班組崗位分工歸口落實執(zhí)行，并把所有的計劃指標，接崗位班組，按時間順序，結合各類食堂的具體情況，層層分解成若干具體小指標，一直落實到每個班組、工序、崗位，直至每個炊事服務人員。 (5)通過檢查，及時了解計劃是否落實，及時發(fā)現存在的問題，以便采取措施，加以解決。 (1)制定必要的食品銷售制度，規(guī)范食堂銷售工作。 (2)制定食堂質量執(zhí)行計劃，即將食堂質量標準在階段時限內具體化。 (1)建立食堂機械設備的分類、編號及登記制度。如發(fā)生 事故，應立即分析原因，采取措施，使設備盡快恢復正常狀態(tài)，并總結經驗教訓，杜絕類似事故的再次發(fā)生。主要資料應包括：設備說明書、設備檢修登記表、設備事故報告單、設備購進驗收記錄等。 (2)新車購進后，要及時建立登記卡片，將車輛型號、牌號、車況等各項數據，逐一登記。 (6)對車輛的封存、報廢 、折舊管理都有具體的制度及嚴格的審批程序，并監(jiān)督執(zhí)行。 (10)配備專職或兼職油料、材料管理員，健全油料與材料的采購、入庫、保管、領用方面的制度，做到進出有賬，賬物相符。 (3)要經常向全體人員宣傳和定期組織學習國家安全法規(guī)，尤其要對司機進行交通法規(guī)教育，使他們熟諳并自覺遵守交通規(guī)則，自覺做到思想集中不麻痹，謹慎行車不急躁，中速行車不冒險，禮讓“三先” (讓小車先行、客車先行、重車先行 )不搶道。 (5)定期總結安全管理經驗。建立安全獎勵制度和安全處罰制度。 (1)從本單位實際情況出發(fā)，以各類數據為依據，反復分析研究，遵照國家有關的政策法律而制定經濟管理的方案。建立完 整的保安組織架構。如針對客戶的有：客戶非辦公時間出入登記管理制度、大件物品出入管理制度等；對內部保安員的有：保安員交接班制度、保安員值班崗位責任制等。加強企業(yè)內車輛的安全管理，做好車輛停放和保管工作，確保車輛按規(guī)定行駛和停放，保證企業(yè)內道路暢通、路面平坦、無交通事故發(fā)生、無車輛亂停亂放現象。負責維護企業(yè)內部治安秩序，預防和查處治安事故。 (8)定期對保安員開展各項培訓工作。 (4)建立電子監(jiān)控及電子系統(tǒng)的使用、維護、保養(yǎng)制度。 (4)有員工義務消防隊和必要的消防器材裝備；規(guī)模大、火災危險性大和離公安消防隊較遠的企業(yè)設有專職消防隊。 (8)對員工普及消防知識，對重點工種 實行專門的消防訓練和考核。 (2)明確消防組織的任務。 (1)根據消防工作“誰主管、誰負責”的原則，建立各級領導負責的逐級消防崗位責任制，上至企業(yè)經理，下至消防員和員工，都對消防負有一定責任。還要根據檔案的前期消防工作概況，定期進行研究，不斷提高防火、滅火的水平和效果。 (4)定期檢查消防設施與器材的規(guī)范與完 好情況，對使用不便等情形應及時改正。 (4)采取靈活多樣的消防安全教育方式，并達到預期效果。 (2)建立和發(fā)展安全教育場所，如安全教育活動中心、展覽室、資料室等。 (2)制定消防設施設備維修、保養(yǎng)制度，確保其隨時處于完好狀態(tài)。這項制度包括值班員工職責和要求，交接班制度，定時巡視，發(fā)現火災隱患的處理程序，消防設備和設施的定期檢查與保養(yǎng)制度等內容。 (4)可以在企業(yè)內部其他部門人員 中選定義務消防員，并在此基礎上成立義務消防隊。 (10)對消防工作定期總結評比，獎懲嚴明。 (6)對火險隱患能及時發(fā)現和立案、整改。 (2)有生產崗位防火責任制。 (2)建立監(jiān)控中心值班和交接班制度，并監(jiān)督嚴格執(zhí)行。 (7)建立聯防聯保制度。 (5)密切聯系企業(yè)內員工，做好群防群治工作，把企業(yè)內的員工發(fā)動起來，強化員工的安全防范意識，建立各種內部安全的防范措施。根據企業(yè)內部實際情況，應每天 24小時安排保安員巡視值班，具體工作可分為門衛(wèi)、守護和巡邏三個方面來實施。 (3)確定保安人員的工作職責、權限及獎懲標準。 (3)對員工進行思想教育，對經濟管理工作進行檢查、監(jiān)督、考核、驗收。安全崗位責任制報上一級主管部門審批，由審批部門定期檢查；車隊亦應規(guī)定相應的檢查制度，組織評比，實施獎罰。 (6)建立嚴格的汽車安全檢查制度，并監(jiān)督執(zhí)行。 (4)定期開展群眾性的安全檢查活動。 (2)要適時地定期地進行預防事故教育，運用正反兩方面的事例，反復講明事故的危害性和防止事故的重要性。 (8)建立汽車燃、潤料管理崗位責任制，嚴格紀律，并監(jiān)督執(zhí)行。 (4)從本單位實有車輛的數目，運輸任務的大小、人員組織的結構等實際出發(fā)，制定出切實可行的車輛使用、管理制度，對本單位用車的范圍、對象作出明確規(guī)定。 (6)制定合理使用機械設備的制度、紀律。 (4)建立機械設備的技術資料管理制度。 (2)分機歸口，劃片管理。 (4)根據實際情況，經常修訂食堂服務質量標準，不斷充實新的內容。 (3)加強銷售票證管理，建立健全銷售票證管理制度。一般來說，計劃檢查的主要內容有：計劃完成情況，完成或未完成或超額完成的主、客觀原因，計劃執(zhí)行中出現的問題， 制度的貫徹執(zhí)行情況，曾采取過哪些辦法和措施，效果如何，今后打算怎么辦等等。 (3)組織各種形式的競賽活動，并定期檢查評比，總結推廣先進經驗，達到抓兩頭、帶中間、促平衡的目的，以日保 月，以月保季，以季保年，以個人保班組，以班組保食堂，一層一層地落實、競賽。 四、員工食堂管理績效測評 (1)制定各項食堂計劃，并有明確的數量指標和質量指標。 (4)嚴格執(zhí)行治安管理各項規(guī)章制度，加強綜合治理。 (1)定期對住宿人員、服務人員進行安全教育。電視室、閱覽室、游藝室每天按規(guī)定的時間開放，電視節(jié)目每天預告。 (3)給住宿員工配發(fā)臥具等物品要做到及時準確，手續(xù)完備，賬物相符。定期征詢住宿員工和所在單位的意見，以利于改進住宿管理工作。明確規(guī)定入住單身員工宿舍的條件、遷入遷出應當履行的手續(xù)、房間及行裝臥具分配的標準和辦法、住宿守則等，經上級管理部門批準后，可張貼墻上，或 人手一冊，廣泛宣傳。住宿管理人員要準確掌握住宿員工的自然情況和房間安排情況， 杜絕私自調換房間床位和留宿他人的現象。規(guī)模較大、房屋較多、修繕任務重時，應建立維修隊，或設維修點，以便有計劃地進行大修及單項維修。維修工程中要做到優(yōu)質、安全、節(jié)約、迅速、文明五個方面。 理 (1)合理制定維修工程的進度計劃。冬季采暖溫度一般要求使室內溫度達到 16℃以上，不必太高，以免造成燃煤浪費。當每年采暖期過后，就要根據情況，有計劃地進行檢修。 (4)培訓司爐工人。 (1)房租、水電費、采暖費的收繳工作應做到及 時，一次收齊，避免拖拉和漏收的現象。在分配房屋時，要取得各部門的支持，盡量公平合理。 (2)在掌握以上這些情況的基礎上，根據各科室的實際需要，安排他們辦公的地點、樓層、分配房間。 (2)定期梱查 要定期對各類房屋情況進行普查，并將普查的情況建檔立卡，根據房屋及設備損壞程度，分輕重緩急，編制好年度和月份的修繕計劃。 (6)合理確定物資儲備定額，以保證物資供應。 (2)物材購置有規(guī)范的程序，并監(jiān)督執(zhí)行。 (5)制定固定資產的維修保養(yǎng)制度，定期組織維修、保養(yǎng)。 (1)根據固 定資產的分類，結合本單位的實際情況，制定適合于本單位的“固定資產目錄”，對每件固定資產進行編號，予以標記，實行管理。 第三節(jié) 后勤總務管理工作績效測評 一、財產管理績效測評 (1)建立管理機構，配備專職人員，完善規(guī)章制度，以保證財產物資管理工作落到實處。 (8)企業(yè)標準經審定、印刷、整理后向檔案處移 交存檔。 (5)根據有關單位對標準文獻資料的需用量，行政部門負責申請銅印或復合的份數，負責復印或組織印刷。 (1)對收集到的標準文獻加蓋藏書章。 (3)及時收集最新版本的標準和進行標準制修訂、確認、廢止、勘誤和修改等，及時提供給有關部門，保證標準文獻資料的時效性。 (4)他人使用印章，應提出申請，并由辦公室人員填寫“公司印章申請單。 (3)采取相應的防范與補救措施。 (2)報告注明制作與廢止印章的名稱、種類、規(guī)格、使用范圍。種類的區(qū)分，一般為時間、來源、地域、主題、管理層次和信息載體等。這包括組織系統(tǒng)和法制健全，統(tǒng)一指揮、依法行政、令行禁止。即除去不必要的環(huán)節(jié)，層次設置應合理；在每一層次或環(huán)節(jié)中，接收、反饋、中轉的職責要分明。 (2)對同類信息或連 續(xù)的信息的比較，可為管理者對行政事務的歷史、現狀及趨向的分析獲得客觀依據。 (3)組織實施 計劃確定后，要根據人力和技術手段付諸實施。 (3)增加溝通交流 經常開展文體活動，增加高層與基層管理人員與員工的接觸機會，消除心理隔膜，縮小心理距離。經濟的要求包括兩個方面：一是要求以最低的費用獲得更多的信息；二是要求要以最低的費用獲得更有價值和效用的信息。信息管理人員在收集過程中必須保證信息的真實性和可靠性，在加工過程中必須防止和減少各種干擾，保證信息不失真。 (17)為了工 作人員有效利用辦公用品，特殊的辦公用品必要時可由辦公用品負責人指導其使用方法。 (15)當工作人員開始使用辦公用品后，若初次發(fā)現辦公用品有故障，要與辦公用品負責人聯系。 (11)經常對辦公用品進行整理，使辦公用品處于隨時可供使用的狀態(tài)。 (7)若辦公用品是由辦公用品負責人進行配用的，則將存貨量與賬簿上的存貨量作比較。 (5)對辦公用品定期進行盤點，調查易耗辦公用品的存貨量。保管員對采購員購入的辦公用品，按照規(guī)格、數量、質量，認真驗收、登記、上賬、入庫、精心保管。購置前要了解辦公用品的使用情況，同時檢查庫存，找出各種物料的最佳庫存量。 (6)屬于工作人員按慣例需用的辦公用品，實行定期定量的發(fā)放，各使用人