【正文】 意義、作用、時(shí)限、流速和需要，有選擇地收集信息。 (4)補(bǔ)充和糾偏 在信息加工、傳遞和利用階段，可能由于收集的信息不全、不準(zhǔn)，需要不斷補(bǔ)充、追蹤和更新。 (1)確定信息傳遞的方式。不論是接收或傳遞，都應(yīng)實(shí)事求是，保證信息可靠，不能任意取舍或歪曲。 (2)確定信息儲(chǔ)存的規(guī)則與要求。每一種類(lèi)都要分項(xiàng)登記，編制目錄與索引。 (1)保管者和管理責(zé)任者向辦公室報(bào)告印章被盜、遺失、損壞情況。 (2)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行印章的使用范圍。 九、資料管理績(jī)效測(cè)評(píng) (1)根據(jù)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展規(guī)劃，明確信息收集的方向，制定標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn)資料采購(gòu)計(jì)劃。 (5)各單位收集的標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn)，交行政部統(tǒng)一管理。 (3)建立文獻(xiàn)臺(tái)賬和資料臺(tái)賬，要求當(dāng)日記賬、賬物相符，字跡清楚。領(lǐng)用單位要在簿上簽字。資料遺失時(shí)，由單位負(fù)責(zé)人和接任者承擔(dān)責(zé)任。 (3)根據(jù)實(shí)際工作需要和現(xiàn)實(shí)的財(cái)政狀況，盡可能選用先進(jìn)、實(shí)用、經(jīng)濟(jì)的技術(shù)裝備，不斷充實(shí)和改善辦公的物質(zhì)條件。 (3)固定資產(chǎn)的報(bào)廢報(bào)損應(yīng)分別不同情況，加以妥善處理。對(duì)于盤(pán)盈盤(pán)虧的固定資產(chǎn)進(jìn)行妥善處理。 (4)所有未發(fā)放的各種物資材料，應(yīng)集中在一起，分門(mén)別類(lèi)地存放和保管，并指定專人負(fù)責(zé)。 (8)建立盤(pán)點(diǎn)制度，堅(jiān)持日檢查、月抽查、年總清查，以保證賬物相符，對(duì)盤(pán)點(diǎn) 后的盤(pán)盈盤(pán)虧都確定具體的處理程序、手續(xù)和方法。 (4)建立 健全管理制度 要對(duì)所有的房產(chǎn)做到心中有數(shù)，如對(duì)員工住房的管理，應(yīng)詳細(xì)地掌握居住戶數(shù)、人口數(shù)、建筑面積、使用面積、套數(shù)、間數(shù)及室內(nèi)設(shè)備等，以便有的放矢地搞好其他各項(xiàng)管理工作。 (3)在保證基本工作條件的情況下，盡可能壓縮辦公用房、輔助生產(chǎn)用房。制定房屋分配方案，要經(jīng)過(guò)員工的廣泛討論，聽(tīng)取員工的意見(jiàn)，使分配方案讓大多數(shù)人滿意。 (3)儲(chǔ)運(yùn)冬季用煤。 (5)檢查采暖設(shè)備。 (6)建立健全采暖工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，這主要包括鍋爐安全操作規(guī)程、運(yùn)行記錄制度、交接班制度、水質(zhì)化驗(yàn)制度、維修保養(yǎng)制度、事故處理報(bào)告制度、崗位責(zé)任制度。如員工住宅，白天、晚上都應(yīng)保證供暖；而辦公用房，因白天有人辦公，晚上則無(wú)人，則應(yīng)重點(diǎn)保證白天供暖，晚上可停止供暖。同時(shí)，維修中要有設(shè)備、工具、材料、人工的消耗，需要大量的資金投入，要算好經(jīng)濟(jì)賬。 (3)根據(jù)房屋及設(shè)備的損壞程度，分出輕重緩急，編制好年度和逐年修繕計(jì)劃，分期分批地進(jìn)行維修。 三、員工宿舍管理績(jī)效測(cè)評(píng) (1)宿舍管理部門(mén)統(tǒng)一安排企業(yè)單身員工住宿。應(yīng)設(shè)置總服務(wù)臺(tái)和樓層服務(wù)臺(tái)，安裝電話，設(shè)施適應(yīng)需要的盥洗間、茶爐間、理發(fā)室、電視室、閱覽室、游藝室、小賣(mài)部、醫(yī)務(wù)室、治保室等；房間采光、通風(fēng)條件要好，有防曬、防暑、取暖設(shè)施，有充足的空間；盡可能提供鋼架床、蚊帳、被褥等臥具，提供多用書(shū)架等家具和暖壺、茶杯、臉盆、提水桶等必要的用具。宿舍管理部門(mén)要及時(shí)做好統(tǒng)計(jì)分析，加快房間周轉(zhuǎn)，提高房間床位的利用率。對(duì)鍋爐等壓力容器和電視機(jī)等貴重物品，要單獨(dú)建賬設(shè)卡，指定專人管理。組織好常規(guī)性的服務(wù)活動(dòng)，即讓住宿人員在理發(fā)、洗澡、洗縫衣物、購(gòu)買(mǎi)日用品、收發(fā)郵件、辦理暫住證等證件、打電話、預(yù)訂“三飯” (病號(hào)飯、員工生日飯、團(tuán)聚飯 )、看病及煎中藥、接待返探親友和客人住宿等十個(gè)方面不出宿舍。 (3)調(diào)查某些單身員工的特殊需要，開(kāi)辦新的服務(wù)項(xiàng)目。 (2)制定安全責(zé)任制，明確規(guī)定住宿管理人員、服務(wù)人員、設(shè)備操作者的安全責(zé)任和權(quán)利。 (6)傳達(dá)員、服務(wù)人員要嚴(yán)格貫徹宿舍管理的各項(xiàng)制度，做好交接班記錄。即把食堂下達(dá)的計(jì)劃，按照班組崗位分工歸口落實(shí)執(zhí)行，并把所有的計(jì)劃指標(biāo)，接崗位班組，按時(shí)間順序，結(jié)合各類(lèi)食堂的具體情況，層層分解成若干具體小指標(biāo)，一直落實(shí)到每個(gè)班組、工序、崗位，直至每個(gè)炊事服務(wù)人員。 (5)通過(guò)檢查，及時(shí)了解計(jì)劃是否落實(shí)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題，以便采取措施，加以解決。 (1)制定必要的食品銷(xiāo)售制度，規(guī)范食堂銷(xiāo)售工作。 (2)制定食堂質(zhì)量執(zhí)行計(jì)劃，即將食堂質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)在階段時(shí)限內(nèi)具體化。 (1)建立食堂機(jī)械設(shè)備的分類(lèi)、編號(hào)及登記制度。如發(fā)生 事故，應(yīng)立即分析原因，采取措施，使設(shè)備盡快恢復(fù)正常狀態(tài)，并總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，杜絕類(lèi)似事故的再次發(fā)生。主要資料應(yīng)包括：設(shè)備說(shuō)明書(shū)、設(shè)備檢修登記表、設(shè)備事故報(bào)告單、設(shè)備購(gòu)進(jìn)驗(yàn)收記錄等。 (2)新車(chē)購(gòu)進(jìn)后，要及時(shí)建立登記卡片，將車(chē)輛型號(hào)、牌號(hào)、車(chē)況等各項(xiàng)數(shù)據(jù)，逐一登記。 (6)對(duì)車(chē)輛的封存、報(bào)廢 、折舊管理都有具體的制度及嚴(yán)格的審批程序，并監(jiān)督執(zhí)行。 (10)配備專職或兼職油料、材料管理員，健全油料與材料的采購(gòu)、入庫(kù)、保管、領(lǐng)用方面的制度，做到進(jìn)出有賬，賬物相符。 (3)要經(jīng)常向全體人員宣傳和定期組織學(xué)習(xí)國(guó)家安全法規(guī)，尤其要對(duì)司機(jī)進(jìn)行交通法規(guī)教育，使他們熟諳并自覺(jué)遵守交通規(guī)則，自覺(jué)做到思想集中不麻痹，謹(jǐn)慎行車(chē)不急躁，中速行車(chē)不冒險(xiǎn)，禮讓“三先” (讓小車(chē)先行、客車(chē)先行、重車(chē)先行 )不搶道。 (5)定期總結(jié)安全管理經(jīng)驗(yàn)。建立安全獎(jiǎng)勵(lì)制度和安全處罰制度。 (1)從本單位實(shí)際情況出發(fā)，以各類(lèi)數(shù)據(jù)為依據(jù)，反復(fù)分析研究，遵照國(guó)家有關(guān)的政策法律而制定經(jīng)濟(jì)管理的方案。建立完 整的保安組織架構(gòu)。如針對(duì)客戶的有：客戶非辦公時(shí)間出入登記管理制度、大件物品出入管理制度等；對(duì)內(nèi)部保安員的有：保安員交接班制度、保安員值班崗位責(zé)任制等。加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)車(chē)輛的安全管理，做好車(chē)輛停放和保管工作，確保車(chē)輛按規(guī)定行駛和停放，保證企業(yè)內(nèi)道路暢通、路面平坦、無(wú)交通事故發(fā)生、無(wú)車(chē)輛亂停亂放現(xiàn)象。負(fù)責(zé)維護(hù)企業(yè)內(nèi)部治安秩序，預(yù)防和查處治安事故。 (8)定期對(duì)保安員開(kāi)展各項(xiàng)培訓(xùn)工作。 (4)建立電子監(jiān)控及電子系統(tǒng)的使用、維護(hù)、保養(yǎng)制度。 (4)有員工義務(wù)消防隊(duì)和必要的消防器材裝備；規(guī)模大、火災(zāi)危險(xiǎn)性大和離公安消防隊(duì)較遠(yuǎn)的企業(yè)設(shè)有專職消防隊(duì)。 (8)對(duì)員工普及消防知識(shí)，對(duì)重點(diǎn)工種 實(shí)行專門(mén)的消防訓(xùn)練和考核。 (2)明確消防組織的任務(wù)。 (1)根據(jù)消防工作“誰(shuí)主管、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，建立各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)的逐級(jí)消防崗位責(zé)任制，上至企業(yè)經(jīng)理，下至消防員和員工，都對(duì)消防負(fù)有一定責(zé)任。還要根據(jù)檔案的前期消防工作概況，定期進(jìn)行研究，不斷提高防火、滅火的水平和效果。 (4)定期檢查消防設(shè)施與器材的規(guī)范與完 好情況，對(duì)使用不便等情形應(yīng)及時(shí)改正。 (4)采取靈活多樣的消防安全教育方式，并達(dá)到預(yù)期效果。 (2)建立和發(fā)展安全教育場(chǎng)所，如安全教育活動(dòng)中心、展覽室、資料室等。 (2)制定消防設(shè)施設(shè)備維修、保養(yǎng)制度，確保其隨時(shí)處于完好狀態(tài)。這項(xiàng)制度包括值班員工職責(zé)和要求，交接班制度，定時(shí)巡視，發(fā)現(xiàn)火災(zāi)隱患的處理程序，消防設(shè)備和設(shè)施的定期檢查與保養(yǎng)制度等內(nèi)容。 (4)可以在企業(yè)內(nèi)部其他部門(mén)人員 中選定義務(wù)消防員，并在此基礎(chǔ)上成立義務(wù)消防隊(duì)。 (10)對(duì)消防工作定期總結(jié)評(píng)比，獎(jiǎng)懲嚴(yán)明。 (6)對(duì)火險(xiǎn)隱患能及時(shí)發(fā)現(xiàn)和立案、整改。 (2)有生產(chǎn)崗位防火責(zé)任制。 (2)建立監(jiān)控中心值班和交接班制度，并監(jiān)督嚴(yán)格執(zhí)行。 (7)建立聯(lián)防聯(lián)保制度。 (5)密切聯(lián)系企業(yè)內(nèi)員工，做好群防群治工作，把企業(yè)內(nèi)的員工發(fā)動(dòng)起來(lái)，強(qiáng)化員工的安全防范意識(shí)，建立各種內(nèi)部安全的防范措施。根據(jù)企業(yè)內(nèi)部實(shí)際情況，應(yīng)每天 24小時(shí)安排保安員巡視值班，具體工作可分為門(mén)衛(wèi)、守護(hù)和巡邏三個(gè)方面來(lái)實(shí)施。 (3)確定保安人員的工作職責(zé)、權(quán)限及獎(jiǎng)懲標(biāo)準(zhǔn)。 (3)對(duì)員工進(jìn)行思想教育，對(duì)經(jīng)濟(jì)管理工作進(jìn)行檢查、監(jiān)督、考核、驗(yàn)收。安全崗位責(zé)任制報(bào)上一級(jí)主管部門(mén)審批，由審批部門(mén)定期檢查；車(chē)隊(duì)亦應(yīng)規(guī)定相應(yīng)的檢查制度，組織評(píng)比，實(shí)施獎(jiǎng)罰。 (6)建立嚴(yán)格的汽車(chē)安全檢查制度，并監(jiān)督執(zhí)行。 (4)定期開(kāi)展群眾性的安全檢查活動(dòng)。 (2)要適時(shí)地定期地進(jìn)行預(yù)防事故教育，運(yùn)用正反兩方面的事例，反復(fù)講明事故的危害性和防止事故的重要性。 (8)建立汽車(chē)燃、潤(rùn)料管理崗位責(zé)任制，嚴(yán)格紀(jì)律，并監(jiān)督執(zhí)行。 (4)從本單位實(shí)有車(chē)輛的數(shù)目，運(yùn)輸任務(wù)的大小、人員組織的結(jié)構(gòu)等實(shí)際出發(fā)，制定出切實(shí)可行的車(chē)輛使用、管理制度，對(duì)本單位用車(chē)的范圍、對(duì)象作出明確規(guī)定。 (6)制定合理使用機(jī)械設(shè)備的制度、紀(jì)律。 (4)建立機(jī)械設(shè)備的技術(shù)資料管理制度。 (2)分機(jī)歸口，劃片管理。 (4)根據(jù)實(shí)際情況，經(jīng)常修訂食堂服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，不斷充實(shí)新的內(nèi)容。 (3)加強(qiáng)銷(xiāo)售票證管理，建立健全銷(xiāo)售票證管理制度。一般來(lái)說(shuō)，計(jì)劃?rùn)z查的主要內(nèi)容有：計(jì)劃完成情況，完成或未完成或超額完成的主、客觀原因，計(jì)劃執(zhí)行中出現(xiàn)的問(wèn)題， 制度的貫徹執(zhí)行情況，曾采取過(guò)哪些辦法和措施，效果如何，今后打算怎么辦等等。 (3)組織各種形式的競(jìng)賽活動(dòng)，并定期檢查評(píng)比，總結(jié)推廣先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，達(dá)到抓兩頭、帶中間、促平衡的目的，以日保 月，以月保季，以季保年，以個(gè)人保班組，以班組保食堂，一層一層地落實(shí)、競(jìng)賽。 四、員工食堂管理績(jī)效測(cè)評(píng) (1)制定各項(xiàng)食堂計(jì)劃，并有明確的數(shù)量指標(biāo)和質(zhì)量指標(biāo)。 (4)嚴(yán)格執(zhí)行治安管理各項(xiàng)規(guī)章制度，加強(qiáng)綜合治理。 (1)定期對(duì)住宿人員、服務(wù)人員進(jìn)行安全教育。電視室、閱覽室、游藝室每天按規(guī)定的時(shí)間開(kāi)放，電視節(jié)目每天預(yù)告。 (3)給住宿員工配發(fā)臥具等物品要做到及時(shí)準(zhǔn)確，手續(xù)完備，賬物相符。定期征詢住宿員工和所在單位的意見(jiàn)，以利于改進(jìn)住宿管理工作。明確規(guī)定入住單身員工宿舍的條件、遷入遷出應(yīng)當(dāng)履行的手續(xù)、房間及行裝臥具分配的標(biāo)準(zhǔn)和辦法、住宿守則等，經(jīng)上級(jí)管理部門(mén)批準(zhǔn)后，可張貼墻上，或 人手一冊(cè)，廣泛宣傳。住宿管理人員要準(zhǔn)確掌握住宿員工的自然情況和房間安排情況， 杜絕私自調(diào)換房間床位和留宿他人的現(xiàn)象。規(guī)模較大、房屋較多、修繕任務(wù)重時(shí)，應(yīng)建立維修隊(duì)，或設(shè)維修點(diǎn)，以便有計(jì)劃地進(jìn)行大修及單項(xiàng)維修。維修工程中要做到優(yōu)質(zhì)、安全、節(jié)約、迅速、文明五個(gè)方面。 理 (1)合理制定維修工程的進(jìn)度計(jì)劃。冬季采暖溫度一般要求使室內(nèi)溫度達(dá)到 16℃以上，不必太高，以免造成燃煤浪費(fèi)。當(dāng)每年采暖期過(guò)后，就要根據(jù)情況，有計(jì)劃地進(jìn)行檢修。 (4)培訓(xùn)司爐工人。 (1)房租、水電費(fèi)、采暖費(fèi)的收繳工作應(yīng)做到及 時(shí)，一次收齊，避免拖拉和漏收的現(xiàn)象。在分配房屋時(shí)，要取得各部門(mén)的支持，盡量公平合理。 (2)在掌握以上這些情況的基礎(chǔ)上，根據(jù)各科室的實(shí)際需要，安排他們辦公的地點(diǎn)、樓層、分配房間。 (2)定期梱查 要定期對(duì)各類(lèi)房屋情況進(jìn)行普查，并將普查的情況建檔立卡，根據(jù)房屋及設(shè)備損壞程度，分輕重緩急，編制好年度和月份的修繕計(jì)劃。 (6)合理確定物資儲(chǔ)備定額，以保證物資供應(yīng)。 (2)物材購(gòu)置有規(guī)范的程序，并監(jiān)督執(zhí)行。 (5)制定固定資產(chǎn)的維修保養(yǎng)制度，定期組織維修、保養(yǎng)。 (1)根據(jù)固 定資產(chǎn)的分類(lèi)，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，制定適合于本單位的“固定資產(chǎn)目錄”，對(duì)每件固定資產(chǎn)進(jìn)行編號(hào)，予以標(biāo)記，實(shí)行管理。 第三節(jié) 后勤總務(wù)管理工作績(jī)效測(cè)評(píng) 一、財(cái)產(chǎn)管理績(jī)效測(cè)評(píng) (1)建立管理機(jī)構(gòu)，配備專職人員，完善規(guī)章制度，以保證財(cái)產(chǎn)物資管理工作落到實(shí)處。 (8)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)經(jīng)審定、印刷、整理后向檔案處移 交存檔。 (5)根據(jù)有關(guān)單位對(duì)標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn)資料的需用量，行政部門(mén)負(fù)責(zé)申請(qǐng)銅印或復(fù)合的份數(shù)，負(fù)責(zé)復(fù)印或組織印刷。 (1)對(duì)收集到的標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn)加蓋藏書(shū)章。 (3)及時(shí)收集最新版本的標(biāo)準(zhǔn)和進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)制修訂、確認(rèn)、廢止、勘誤和修改等，及時(shí)提供給有關(guān)部門(mén)，保證標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn)資料的時(shí)效性。 (4)他人使用印章，應(yīng)提出申請(qǐng)，并由辦公室人員填寫(xiě)“公司印章申請(qǐng)單。 (3)采取相應(yīng)的防范與補(bǔ)救措施。 (2)報(bào)告注明制作與廢止印章的名稱、種類(lèi)、規(guī)格、使用范圍。種類(lèi)的區(qū)分，一般為時(shí)間、來(lái)源、地域、主題、管理層次和信息載體等。這包括組織系統(tǒng)和法制健全，統(tǒng)一指揮、依法行政、令行禁止。即除去不必要的環(huán)節(jié)，層次設(shè)置應(yīng)合理；在每一層次或環(huán)節(jié)中，接收、反饋、中轉(zhuǎn)的職責(zé)要分明。 (2)對(duì)同類(lèi)信息或連 續(xù)的信息的比較，可為管理者對(duì)行政事務(wù)的歷史、現(xiàn)狀及趨向的分析獲得客觀依據(jù)。 (3)組織實(shí)施 計(jì)劃確定后，要根據(jù)人力和技術(shù)手段付諸實(shí)施。 (3)增加溝通交流 經(jīng)常開(kāi)展文體活動(dòng)，增加高層與基層管理人員與員工的接觸機(jī)會(huì)，消除心理隔膜，縮小心理距離。經(jīng)濟(jì)的要求包括兩個(gè)方面：一是要求以最低的費(fèi)用獲得更多的信息；二是要求要以最低的費(fèi)用獲得更有價(jià)值和效用的信息。信息管理人員在收集過(guò)程中必須保證信息的真實(shí)性和可靠性，在加工過(guò)程中必須防止和減少各種干擾，保證信息不失真。 (17)為了工 作人員有效利用辦公用品，特殊的辦公用品必要時(shí)可由辦公用品負(fù)責(zé)人指導(dǎo)其使用方法。 (15)當(dāng)工作人員開(kāi)始使用辦公用品后，若初次發(fā)現(xiàn)辦公用品有故障，要與辦公用品負(fù)責(zé)人聯(lián)系。 (11)經(jīng)常對(duì)辦公用品進(jìn)行整理，使辦公用品處于隨時(shí)可供使用的狀態(tài)。 (7)若辦公用品是由辦公用品負(fù)責(zé)人進(jìn)行配用的，則將存貨量與賬簿上的存貨量作比較。 (5)對(duì)辦公用品定期進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，調(diào)查易耗辦公用品的存貨量。保管員對(duì)采購(gòu)員購(gòu)入的辦公用品，按照規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量，認(rèn)真驗(yàn)收、登記、上賬、入庫(kù)、精心保管。購(gòu)置前要了解辦公用品的使用情況，同時(shí)檢查庫(kù)存，找出各種物料的最佳庫(kù)存量。 (6)屬于工作人員按慣例需用的辦公用品，實(shí)行定期定量的發(fā)放，各使用人