【正文】 自行領用并實施登記。 (3)在辦公用品領取和發(fā)放工作中，保管員要堅守工作崗位，服務要熱情周到。低值易耗品的供給工作應做到下一批物品在存貨用盡前購入并到貨。 (8)辦公用品負責人提出購買要求，由購貨負責人訂貨。 (4)特定部門用于特殊目的的辦公用品，辦公用品負責人需要在采購時向特定部門詢問清楚。 (7)定期和不定期地對檔案進行檢查，確切了解檔案安全保管的制度，從而采取有效的措施改善保管條件。 (3)按照檔案保護的技術要求，科學地控制溫度和濕度，保持庫房的環(huán)境和庫內衛(wèi)生，堅持進 行各種測定和防治，采取一系列必要的具體措施。 (4)明確規(guī)定調卷人員的責任和義務。概括上述內容，主要是確定哪些檔案需要保存和保存多長時間，哪些檔案無須保存即可銷毀。 (1)制定檔案價值的統(tǒng)一標準及各種類型的檔案保管期限表。對需要修復的文件，要進行全面地技術鑒定，應根據其字跡、紙張的成份和質量以及損毀的程度和性質，選擇合理的修復的方法，以避免因修復方法的失誤，使文件遭受不應有的損失。 (1)接收登記。 (1)根據國家相關法律法規(guī)，確定本單位文件歸檔的范圍和時限。 (2)設立專門的檔案管理部門，配備專門的檔案管理人員。 (4)確定案卷移交、歸檔的時間。 (6)將已經辦理完畢的文件材料，在平時歸卷的基礎上，將各條款內的文件材料加以適當調整，進行卷內文件系統(tǒng)排列， 并擬制案卷標題，為文書歸檔作好充分的準備。 (3)文件整理要有重點，分清主次，進行系統(tǒng)整理，在整理配套過程中，以本單位所形成的文件為主線進行整理。 (4)根據本單位的文件特點，確定文件的收發(fā)、分類登記的方法和程序，并監(jiān)督執(zhí)行。 (3)對各項標準、制度、程序經過比較選擇，使之符合科學規(guī)范、制度化，集中反映公文工作的內在規(guī)律及其指導原則和方法，貫穿于公文工作的全過程，貫穿于整個公文處理程序的每一個具體環(huán)節(jié)。 (2)了解組織的行文規(guī)范、格式及公 文處理辦法。 (10)公文處理時限：特急件，隨到隨辦；急件，一天內處理完畢；普通件，三天內處理完畢。 (9)確定公文機密等級及處理規(guī)定。寄發(fā)文件前須填寫“收發(fā)文登記簿”。 (5)審核：辦公室根據各部門簽辦意見，匯總整理出一個結論 (若各部門意見不一致，需由辦公室居間協(xié)調送總經理核定 )。 (2)制發(fā)應填寫“發(fā)文呈批單”，編列文號，并填寫“公文會簽單”，注明本案應會簽部門后 送總公司收發(fā)室登記處理。 (9)會議結束，安排工作人員細心進行各項檢查、清點工作。 (6)安排會議的清潔衛(wèi)生及醫(yī)療工作。 (3)編制會議伙食經費預算，制定食物供應計劃。 (9)做好會議代表離開、返回原單位的安排服務工作。 (5)合理安排多議題的議題次序，以各種方法和措施，避免或減少與會者中途退席。 程管理 (1)根據會議的總體情況，制定出詳實的會議管理計劃及具體的實施措施。 (8)以各種方式如明確制度、舉辦訓練班等，培訓與會者，使其掌握正確與會的要領，掌握有效與會的技巧，提高其與會水平。 (4)主持人和與會者應具有足夠的權利和明確的責任，以保證議而有決，決而有行。 (1)嚴格執(zhí)行會議審批制度，不合乎標準的會議一律不準開，不能開。合并召開有關會議，避免會出多門，重復浪費。 (2)合理設置機構，正確分割職能與權利，避免或減少職能的交叉重復，避免事權的過于集中或過于分散；放權簡政，明確各部門、各級工作人員的職責使各級管理者能在自己的職責范圍內獨立工作，不必事事集體研究討論，處處協(xié)調商量。 (3)做好電話記錄 ①電話記錄應有固定的格式，并應具備以下幾方面內容：來電時間、來電內容、來電單位、姓名、職務、接電人姓名、領導批示、處理情況。 ④常用的工具書、郵政編碼、本地區(qū)常用電話表、地圖冊、列車時刻表、航班表、船期表等。當班未了事項，必須向下一班值班人員作出交代，使接班人員了解情況并繼續(xù)進行處理。值班期間，如遇重大和緊急情況，值班人員應及時向有關領導匯報，根據 領導意見迅速處理，對于不明確，沒有把握的問題不得擅自答復。明確交接班時間和方式。也可采取輪流值班制，負責下班后和周休日、節(jié)假日的值班任務。 (7)要求值班人員必須具備較深的組織紀律觀念，要將值班工作中遇到的重要情況和問題，如實地反映，需要作出答復時，需經領導作出指示后，及時答復，不應無故推拖。 (4)熟悉和了解本單位的業(yè)務狀況，熟悉本部門的工作任務、職權范圍，掌握有關業(yè)務的知識和要求。 (3)對辦公室內部人員之間的關系協(xié)調，對各部門、各單位人員 (主要是負責人 )之間的關系協(xié)調應做到公平、公正，有說服力。 (4)對平行各部門，各單位日常重大問題或糾紛的協(xié)調，辦公室主任的主要任務是做好調查研究，在調查研究的基礎上提出協(xié)調方案，供有關領導參考，然后或由領導直接出面協(xié)調，或由辦公室主任轉達領導人的協(xié)調意見，并負責督促檢查協(xié)調方案的貫徹落實。 (3)在計劃的執(zhí)行階段，辦公室人員要經常與有關部門聯系，注意各種因素的變化，及時向上級反饋、并在自己的職權范圍內進行積極地協(xié)調。 (1)在計劃的制定階段，首先要考慮計劃內容與系統(tǒng)區(qū)域性工作目標以及本單位的長遠規(guī)劃是否一致。 ②業(yè)務部門的一些重要工作部署、安排，如召開請上級主管參加的會議、開展由上級主管領導的突擊性、臨時性工作任務等，一般也須經部門主管統(tǒng)籌平衡、統(tǒng)一協(xié)調，以避免部門之間“撞車”和上級主管“超負荷”現象的發(fā)生。 ③當下級對上級的指示、決定、命令有不同意見時，要及時、準確地予以反映，使下情得以“上達”，以利于上下溝通，步調一致。 ②建議在開放辦公期間，將手機轉到座機上，或將聲音調至不影響到別人工作為宜。工作中保持經常溝通，有不同意見時，要通過恰當方式解決，任何情況下都不可惡語相向或采取他種 過激行為。 ②電梯里不準吸煙。 (6)遵守公共秩序與規(guī)定。 (2)不可隨意談天說笑、串崗、呆坐、看雜志、打瞌睡、吃零食。 (2)如特殊情況需臨時擺放，必須放置整齊，不得影響整個辦公場所美觀及行走方便。 (1)保持通暢。 (4)打印機、傳真機、碎紙機有資產編號和標識 (注名部門、放置地點、保管人姓名 )。 (3)便攜機鎖到個人物品柜中。 (2)內中物品、文件等擺放整齊，標識明確，便于查找。 (1)下班 離開前要鎖好。 (5)桌下不得堆放與工作無關的文件和物品 (如報紙、雜志、廢紙箱等 )。 六、辦公室 6S管理績效測評 (1)桌面無灰塵、水漬、雜物，下班前要清理桌面。 (1)自然光應來自桌子的左上方或斜后上方。 (7)應考慮盡量將檔案柜放在墻角的可能性。 (3)主管座位應位于下屬座位之后方，使主管易于觀察工作地點發(fā)生的事情。 (5)將需要使用嘈雜設備與機器的單位，設于防聲隔音之處，以避免干擾其他部門。 (1)相關的部門，應置于相鄰的地點，并使性質相同的工作便于聯系。 (3)按工作人員數量和辦公室所需的空間，確定其空間的大小。 (5)使用在同一地區(qū)的檔案柜應與其他柜子的高度一致，以增進美觀。 五、各部門布置績效測評 (1)采用一大間辦公室，對于光線、通風、監(jiān)督、溝通，比采用同樣大小的若干小辦公室更好。 (5)搞好辦公室內外的綠化工作。具體做法如：在建筑物四壁和頂部鋪設各種隔熱層；增設各種遮陽、防風設備等。 (2)辦公室的明度指標應在 ，給人以陽氣感、前進感和輕快感。 (2)辦公照明中盡量采用自然光源，人工光源只作補充性照明光源。 (5)機具的安置應有利于充分利用空間和自然光。 (3)機具的安置應有利于減少工作人員操作動作的幅度，使其取放文件、物品時方便自如，操作動作軌跡平滑，減少有方向突變的直線運動；應有利于雙手同時對稱反向動作，使 動作自然而有節(jié)奏。 (9)辦公機具應不對環(huán)境產生污染或污染很少。辦公機具應結構簡單合理，有齊全充足的備件、易損件供應。各種機具必須在一個或幾個方面確有效益，如能取代人做單調的重復性操作并比人效率更高、更 精確，在緊急情況下更迅速等。辦公機具的功能、性能、形體尺寸等都應適合工作需要，使用方便，沒有不適感。 (4)標識簡明，即標志、指南的內容要簡要明確，便于人們及時、清楚地了解和理解。 (5)美觀，即要使輔助空間整潔、樸素、衛(wèi)生，充分綠化 ，能產生較好的視覺效果，有利于人們的身心健康。 (1)適用，即要使輔助空間各區(qū) 域適合于人們方便地使用和維護，以充分發(fā)揮其支持、承載、服務、保護的使用。 (7)應使與外界聯系多的部門或人員所處區(qū)域便于與外界接觸，同時又不干擾其他部門或工作人員的工作。 (3)合理利用一切空間，除特殊需要外，設備機具和每個工作人員所占的空間均不能過大或過小，以免增加開支或礙手礙腳，妨礙有效工作。 (3)定期組織實施辦公效率測評。 (6)建立有效機制，確保辦公室中的決策中心、信息、咨詢、行政、監(jiān)督系統(tǒng)各司其職，各負其責、相互配合、相互制約，使整個辦公室高效有序。 (2)配備相關辦公人員，并不斷提升全體辦公人員的業(yè)務素質和管理知識，定期組織知識培訓，實現辦公人員的知識化、專業(yè)化。 (3)在辦公室工作目標確定后，用最短的時間對所要實行的行動方案和工作措施作出最佳選擇。 (3)組織辦公人員學習運用辦公工作程序。 (10)文件性的工作應限制到最小量，每份文件的字數也應限制在最少。 (6)在執(zhí)行規(guī)章制度時要盡可能避免例外現象。 (2)有明確的分工，每人都知道自己應該干什么，在何時、何地干以及在整個辦公室工作中處于什么位置。 (5)了解先進的程序合理化的經驗。 二、辦公程序設計績效測評 (1)明確辦公程序設計的內容，包括確定事務處理的數量；組成程序的步驟順序及性質；為設計程序研究相應的方法、方式、技術手段；程序使用的最佳時間和空間條件；將程序用文字或圖表表述出來；設計統(tǒng)一程序。 (3)定期聽取規(guī)范化工作小組的工作進展匯報，提出指導意見。 (5)對公司各類動態(tài)管理事務的工作流程作基本描述和規(guī)定。 (1)逐步將公司的管理工作納入“法制” 管理的軌道，減少工作中的“盲目性”、“隨意性”。 (2)形成統(tǒng)一、規(guī)范和相對穩(wěn)定的管理體系，通過對該體系的實施和不斷完善，達成公司管理動作的井然有序、協(xié)調高效的目的。 (4)在公司章程的規(guī)定范圍內，對公司的基本組織規(guī)程和各業(yè)務領域的管理制度作基本規(guī)定。 (2)為公司的規(guī)范化管理提出指導性意見，確定基本原則，并確定規(guī)范化管理工作小組的人員的構成。 (6)每年組織一次對規(guī)范管理文件的修訂，通過對規(guī)范管理文件的不斷修改補充，使公司的各項管理工作日趨完善。 (4)研究與程序設計有關的情報資料。 (1)簡單易行，便于管理。 (5)避免不必要的書寫、走動或其他形式的精力耗費。 (9)考慮到工作過程的連 續(xù)性，盡量使工作過程連續(xù)管理。 (2)制作辦公室工作程序圖表，描述出工作系統(tǒng)及系統(tǒng)中各項工作的相互關系和流動狀況。 (2)以最短的時間完成辦公室工作目標。 (1)實現辦公機構設置的合理化，即依據職能的變化及實際需要設置機構。 (5)樹立良好的領導作風，處處以身作則，營造一個和諧的工作環(huán)境。 (2)根據不同的效率標準，確定采用相應的測評方法。 (2)根據工作需要而不僅僅是級別來為不同工作人員分配辦公空間。 (6)工作人員的辦公位置應主要依工作程序規(guī)定的次序排列，盡量成直線，減少交叉。 (10)留有重新規(guī)劃和擴展的余地，適時根據工作的變化和需要調整空間分配比例，不斷完善規(guī)劃方案。 (4)完好，即要有利于對輔助空間內建筑物及其附屬設施，以及其他各種設備、線路、裝飾物、覆蓋物、林木等進行維護保養(yǎng)，保證它們能完好存在、有效運行，充分實現功能。 (3)標識警醒，即標志、指南的設備及內容要顯眼、醒目，便于人們發(fā)現和使用。 辦公機具的選擇應達到以下要求： (1)適用。 (3)經濟。 (5)便于維護。 (8)辦公機具的色彩應與辦公室環(huán)境氣氛相協(xié)調，能起一定的美化作用，并使操作者在操作時感到輕快自如。 (2)機具的擺放位置應與工作程序的需要相一致，盡可能縮短工作人員在工作中移動的距離，便于各級工作人員之間的信息溝通。共用機具應置于共用區(qū)域內；辦公桌擺放方向應基本一致，盡量不使工作人員面對面相向而坐；與外界聯系廣泛的工作人員使用的機具應置于遠離一般工作人員和靠近通道的位置上。 (1)根據工作性質與工作點的分布正確選擇照明方式。 (1)辦公室的顏色環(huán)境條件指標中的色調應在人的生理反應方面接近 中性，能給人以平靜感，有利于保護視力。 (1)在建筑物內外采取各種有利于隔熱的措施，以減少外部氣候環(huán)境對辦 公室微氣候的不利影響。 (4)合理分配辦公空間，使單位面積辦公處所內工作人員的數量保持在一定限度之內。 (8)以各種方式將辦公室噪聲控制在規(guī)定的標準以下，減少或消除噪聲所帶來的危害。 (4)采用直線對稱 的布置，避免出現不對稱、彎曲與成角度的排列。 (2)將各部門的工作人員及其工作分別記載下來并列表。