【正文】 (6)依照布置圖進(jìn)行布置。 (4)要避免在總辦公室相鄰之處，設(shè)私人辦公室，因其會(huì)切斷總辦公室的自然光線。 (2)應(yīng)使工作位置方便工作者移動(dòng)，而不是工作者移動(dòng)工作位置，并且使工作者的移動(dòng)減至最小程度。 (6)檔案柜應(yīng)背對著背放置。 (10)對以后的變化，應(yīng)有預(yù)測性，并加以防備，使布置易于變化?？刹捎闷交虿煌该鞑ＡУ钠溜L(fēng)，可提供良好光線及通風(fēng)。 (4)辦公用品要擺放整齊。 (3)不用的折疊椅應(yīng)折起整齊地放在不影響走路的地方。 、文件柜 (1)有標(biāo)識(shí) (部門、編號(hào)、責(zé)任人 )。 (2)下班時(shí)關(guān)閉電源。 (3)不允許 用傳真機(jī)復(fù)印大量文件 (單張或緊急時(shí)候可特殊對待 )。 (3)桌墊、紙袋、紙張、紙板、紙箱、塑料、泡沫等易燃物品不與電源線、網(wǎng)線、電話線放置在一起，保證安全。 (1)原則上公共場地不允許擺放紙箱、物品等。 (1)工作時(shí)應(yīng)保持良好精神狀態(tài)。 (5)待人接物誠懇有 禮貌，樂于助人。 (1)乘電梯 ①電梯內(nèi)，不宜大聲談話。 ②團(tuán)結(jié)并尊重每一位同事。 (3)手機(jī)的使用 ①開會(huì)、上課、培訓(xùn)時(shí)手機(jī)關(guān)機(jī) (或設(shè)置為震動(dòng) )。 ②當(dāng)下級(jí)對上級(jí)的某一決定、指示不理解或不完全理解時(shí)，要以認(rèn)真負(fù)責(zé)的精神去做解釋、說服工作。 (3)橫向協(xié) 調(diào) ①業(yè)務(wù)部門的一些部門性文件、規(guī)定，一般均須先報(bào)送部門主管修改、審閱，進(jìn)行協(xié)調(diào)，以免對同一事項(xiàng)的規(guī)定不一致，使下級(jí)難以適從。 (4)內(nèi)部協(xié)調(diào)，即以辦公室內(nèi)部的人員、工作為對象，使之融洽、和諧地協(xié)調(diào)工作。在這個(gè)階段的協(xié)調(diào)過程中，辦公室人員的具體任務(wù)是：會(huì)同有關(guān)職能部門，對業(yè)務(wù)部門初步擬定的計(jì)劃中所需要協(xié)調(diào)的問題，逐一提出協(xié)調(diào)意見，然后將計(jì)劃和協(xié)調(diào)意見一并送交上級(jí)主管審定。 (3)在日常工作中，協(xié)助有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對各職能部門、各單位之間的 工作關(guān)系和工作糾紛進(jìn)行仲裁，使有關(guān)各方和諧、匹配、步調(diào)一致地開展工作。 (2)對于辦公室主任與辦公室其他人員之間的關(guān)系協(xié)調(diào)，基本原則應(yīng)當(dāng)是：公道正派， 體貼下情，工作上多指導(dǎo)、多愛護(hù)，生活上多幫助、多關(guān)心。 (3)熟悉車站、機(jī)場、碼頭、醫(yī)院等有關(guān)情況。 (6)要求值班人員具有一個(gè)良好的工作作風(fēng)，做到：對發(fā)生問題的具體情況了解清楚，避免反映不實(shí)；對沒有把握的問題，處理上要慎重，不輕易許諾，隨便表態(tài)；待人要熱情，談話要和氣，辦事要考慮周密， 傳遞信息要及時(shí)準(zhǔn)確；要注意文明禮貌，注意儀表談吐。 (1)設(shè)置專門的值班機(jī)構(gòu) (值班室 )或?qū)Ｂ氈蛋嗳藛T，負(fù)責(zé)每天 24小時(shí)及周休日、節(jié)假日的全部值班工作。 (3)確定值班人員的職責(zé)和權(quán)限，要求值班人員堅(jiān)守崗位，按時(shí)交接班。 (6)建立請示匯報(bào)制度。凡在值班期間接到的外來電報(bào)、信函、公務(wù)電話等，都要詳細(xì)地記入值班日志，以備查考。 ③本單位的領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)分工，內(nèi)部機(jī) 構(gòu)職責(zé)范圍，全年工作計(jì)劃，當(dāng)前中心工作安排及有關(guān)規(guī)章制度等。 ③值班日志應(yīng)按檔案管理的要求及時(shí)存檔備查。 三、會(huì)議管理績效測評 (1)提高各級(jí)管理者的素質(zhì)，提高其管理水平，使其掌握包括會(huì)議在內(nèi)的各種工作方式 (面談、現(xiàn)場指導(dǎo)、打電話、制發(fā)文件等 )，并能根據(jù)客觀實(shí)際的需要與可能選取其中最適用、最有效的工作方 式。 (4)建立會(huì)議協(xié)調(diào)安排機(jī)制，由行政部統(tǒng)一協(xié)調(diào)安排各部門召開的會(huì)議。 (7)對例行會(huì)議作定期檢查分析，取消已無存在價(jià)值的例會(huì)，合并功能不高的例會(huì)。 (3)科學(xué)、有效、充分地做好會(huì)議準(zhǔn)備工作，會(huì)前應(yīng)注意使每一位與會(huì)者明確會(huì)議目的、宗旨、議題，掌握有關(guān)文件材料并做好發(fā)言準(zhǔn)備，不開“空手”會(huì)，不開無準(zhǔn)備的會(huì)。 (7)議題應(yīng)集中，不宜太多，日程務(wù)必高度緊湊， 盡量縮短時(shí)間，保證與會(huì)者能集中精力。 (11)提高會(huì)議主持人控制會(huì)議進(jìn)程的能力與水平，使其掌握有效主持會(huì)議的規(guī)則與技巧。 (4)會(huì)議進(jìn)行中營造與會(huì)議相適應(yīng)的會(huì)議氣氛，科學(xué)安排會(huì)議中的高潮和低潮，及時(shí)分發(fā)會(huì)議文件資料，監(jiān)督工作人員及時(shí)認(rèn)真地做好會(huì)議總結(jié)。 (8)做好會(huì)議文件資料的收退與立卷歸檔工作。 (2)各項(xiàng)準(zhǔn)備工作基本完成后，進(jìn)行一次詳細(xì)地檢查，確認(rèn)無問題，將準(zhǔn)備情況向上級(jí)主管匯報(bào)，并將計(jì)劃即制成圖表， 分發(fā)大會(huì)使用。 (5)做好會(huì)議用具和資產(chǎn)的管理，指派專人負(fù)責(zé)。根據(jù)會(huì)議用車情況，制定出詳細(xì)的用車計(jì)劃，抽調(diào)或租用車輛，購滿車輛用油，安排好停車場地，并集中調(diào)度駕駛?cè)藛T，宣布用車計(jì)劃，使各級(jí)人員心中有數(shù)，工作有條不紊地展開。內(nèi)部制發(fā)文件收文時(shí)，由各部門編號(hào)及填寫“公文會(huì)簽單”后，送收發(fā)室登記入“收發(fā)文登記簿”。公文會(huì)簽后，再依“公文會(huì)簽單”內(nèi)所指定會(huì)簽順序，轉(zhuǎn)送其他會(huì)簽單位，若本部門為最后一個(gè)會(huì)簽單位，則處理后將本呈批件轉(zhuǎn)送辦公室處理。 ②需對外發(fā)文時(shí)，交由收發(fā)室打印、蓋章、封裝、寄發(fā)，呈批件原件和批件打印件 2份歸檔存查。 ③存檔文件普通件保存 3年，機(jī)密文件保存 10 年，屆時(shí)列表報(bào)準(zhǔn)監(jiān)銷。密件文件遞送時(shí)，應(yīng)以信封袋加密封裝，遞件人及收件人拆閱時(shí)均須在登記簿上簽名。 (1)熟知公文的種類、結(jié)構(gòu)、特點(diǎn)及公文寫作的一般程序。 (2)建立、健全以崗位責(zé)任制為中心的各項(xiàng)制度。 (3)根據(jù)本單位的實(shí)際情況，建立文件收發(fā)登記制度。 (2)將需要立卷的文件材料，集中以后，適時(shí)進(jìn)行整理配套，確保集中的文件材料齊全完整，在組卷時(shí)不會(huì) 因某些文件缺頁或少件影響立卷工作的正常進(jìn)行。 (5)擬制案卷類目，對隨時(shí)集中來的各類文件，可以對號(hào)入座，放在案卷類目所設(shè)條款中去，并方便查找和利用。 (3)歸檔移交前，必須經(jīng)過檔案部門檢查驗(yàn)收。 五、檔案管理績效測評 (1)依據(jù)《中華人民共和國檔案法》，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定相應(yīng)的檔案管理 制度，并監(jiān)督執(zhí)行。 (5)定期組織檔案管理人員學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》有關(guān)制度、檔案工作理論、技術(shù)和業(yè)務(wù)知識(shí)，掌握歸檔的基本方法。 (4)明確檔案 名稱及編號(hào)規(guī)則，檔案分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，須事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號(hào)對照表，以免混淆。 (3)鑒定。用浸過 1%或 2%的福爾馬林溶液的脫脂棉球捏干后擦拭文件，便可除去菌跡。 (4)圍繞上述工作而開展的一系列鑒定組織工作。 (3)有完善的調(diào)卷程序和調(diào)卷管理制度。 (2)對檔案庫房及檔案架 (柜 )有序排放和編號(hào)。 (6)制定檔案搬動(dòng)中的保護(hù)措施，并經(jīng)常檢查其執(zhí)行情況。 (3)辦公用品負(fù)責(zé)人需要將企業(yè)全體共同使用的辦公用品和特定部門用于特殊目的的辦公用品分開，將采購全體共同使用的物品作為主要目標(biāo)和中心。 (7)辦公用品負(fù)責(zé)人需要經(jīng)常接觸辦公用品供應(yīng)商以取得商品目錄，或者經(jīng)常出入展覽會(huì)場等，一旦發(fā)現(xiàn)好的辦公用品便介 紹給企業(yè)的業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人以促其使用。 (11)辦公用品負(fù)責(zé)人在制作購買計(jì)劃時(shí)，必須決定購入數(shù)量與交貨期，決定購入數(shù)量和交貨期的依據(jù)是辦公用品的需要計(jì)劃和該年度的預(yù)算。對經(jīng)費(fèi)已經(jīng)超支的部門，要限制領(lǐng)用。經(jīng)濟(jì)化原則，要求工作人員消耗辦公用品的數(shù)量，必須和其工作成就的價(jià)值等值。 (8)協(xié)調(diào)采購、保管和使用的關(guān)系。 (1)辦公用品的保管一般要設(shè)專門的庫房和專人進(jìn)行管理 。 (4)保管員還要根據(jù)庫存和需求情況，定期提出采購計(jì)劃。與過去的存貨數(shù)值比較，若數(shù)值過小，則需要調(diào)查大量分配的原因所在。 (10)為方便盤點(diǎn)，必須在各辦公用品上貼上管理序號(hào)。 (14)制定一定的修理制度，以便發(fā)現(xiàn)故障時(shí)按故障程度及時(shí)與有關(guān)人員聯(lián)系。若有必要可事先準(zhǔn)備代替品。 (2)真實(shí) 真實(shí)即信息要如實(shí)反映客觀情況。 (4)經(jīng)濟(jì) 經(jīng)濟(jì)指信息的處理必須考慮經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。建議如采納根據(jù)規(guī)定予以獎(jiǎng)勵(lì)。 (2)制定計(jì)劃 收集之前，要根據(jù)所需信息的內(nèi)容、范圍和時(shí)限作出安排，明確步驟，并在數(shù)量、時(shí)間、種類上加上具體限定。 (1)對無序相混的信息，按一定的標(biāo)準(zhǔn)如時(shí)間、空間、問題事件等分類，并編制索引、目錄，使之達(dá)到有序和規(guī)范。 (2)確保信道暢通。 (4)體制健全。 (3)將信息區(qū)分種類，分項(xiàng)排列。 八、印章管理績效測評 (1)由辦公室主任提請制作與廢止報(bào)告。 (2)書面說明印章遺失、損壞、被盜理由。 (3)由管理責(zé)任者負(fù)責(zé)印章加蓋。 (2)信息收集的廣度和深度適度，為企業(yè)科研、生產(chǎn)服務(wù)，為經(jīng)營決策服務(wù)。 (6)其他標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn)、資料由行政部統(tǒng)一訂購、收集 。 (4)給整理好的標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn)貼標(biāo)簽并按次序放置在書架上。 (7)借閱標(biāo)準(zhǔn)資料要辦理借閱手續(xù)，借閱期不超過一個(gè)月。 (10)防止資料受潮、發(fā)霉，防止灰塵和光線對資料的侵害，資料存放處禁止煙火。 (4)采取科學(xué)、合理的管理方法，設(shè)置賬卡，定期地或不定期地對財(cái)產(chǎn)物資的種類、名稱、規(guī)格、數(shù)量、性能、用途、存放地點(diǎn)、使用管理人員以及購進(jìn)、調(diào)出、調(diào)入、報(bào)廢、清理等增減變動(dòng)情況，進(jìn)行清點(diǎn)和記載，若發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)查明原因，妥善處理，真正做到賬卡相符、賬物相符、賬據(jù)相符。 (4)根據(jù)每件固定資產(chǎn)不同的特點(diǎn)，設(shè)立賬、卡進(jìn)行登記。 低值易耗品管理 (1)堅(jiān)持適用經(jīng)濟(jì)和標(biāo)準(zhǔn)化的原則購置物材。 (5)確定物資發(fā)放的原則并物資領(lǐng)用的程序及交接手續(xù)，并督促執(zhí)行。 二、房屋管理績效測評 (1)房屋資料登記建檔 新建擴(kuò)建房屋施工的有關(guān)資料、圖紙，要由施工企業(yè)繪制成圖，移交給房管部門，進(jìn)行登記建檔。 (1)弄清本企業(yè)供辦公使用的房屋的間數(shù)、總面積、企業(yè)員工總數(shù)及科室部門設(shè)置的數(shù)目；弄清需分配辦公用房的部門的人員情況及業(yè)務(wù)量的情況；掌握有些部門的人員及業(yè)務(wù)可能出現(xiàn)的變化。 (4)辦公用房要提高利用率，盡量減少長期閑置的房間。而且分房方法要有一定的連續(xù)性，不能分一次變一次，或朝令夕改。一般在采暖開始之前，要儲(chǔ)備一個(gè)采暖期所需用煤的80%左右，做到有備無患。包括對鍋爐、供暖管道及暖氣的維修。 (7)保證供暖溫度。對于衛(wèi)生所 (醫(yī)院 )等特殊部門，應(yīng)根據(jù)需要，適當(dāng)?shù)匮娱L供暖時(shí)間。降低維修工程成本、節(jié)約資金必須以保證維修工程質(zhì)量為前提，避免湊合，影響使用。 (4)配備一定數(shù)量的水、電、木、瓦技術(shù)工人，專職負(fù)責(zé)日常的維修工作。各宿舍要健全住宿登記制度，設(shè)置“住宿員工一覽表”。 (3)制定單身員工住宿管理辦法。 (5)建立由宿舍管理部、員工單位有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和住宿員工代表組成的管理委員會(huì)。 (2)加強(qiáng)庫房管理，各類物品分類擺放整齊，做到無損失霉?fàn)€，賬物 相符。 (2)活躍單身員工的文化生活。例如給倒班的員工提供叫班服務(wù)，為少數(shù)民族單身員工代購代做節(jié)日傳統(tǒng)用 (食 )品，代員工接待客人或傳達(dá)客人留言，為單身員工提供生活咨詢服務(wù)等。 (3)堅(jiān)持安全檢查制度，定期檢查安全責(zé)任 制落實(shí)情況和班組安全活動(dòng)開展情況，定期檢查機(jī)電設(shè)備和建筑設(shè)施的安全狀況，發(fā)現(xiàn)隱患，及時(shí)處理。 (7)與治安保衛(wèi)部門和員工所在企業(yè)配合，加強(qiáng)宿舍秩序管理，防止酗酒鬧事、打架斗毆、賭博盜竊、嫖娼賣淫等現(xiàn)象的發(fā)生。使每一種計(jì)劃，每一項(xiàng)指標(biāo)，都能有專人負(fù)責(zé)執(zhí)行落實(shí)，做到目標(biāo)明確，人人有專職，事事有人干。 (6)確定計(jì)劃檢查的內(nèi)容。 (2)加強(qiáng)銷售的組織與檢驗(yàn)工作，組織處理銷售過程中發(fā)生的問題。 (3)對食堂和班 組崗位在服務(wù)質(zhì)量和工作質(zhì)量上的薄弱環(huán)節(jié)進(jìn)行分析，提出具體改進(jìn)措施。為了避免各類機(jī)械設(shè)備之間相互混淆與物賬不清，便于統(tǒng)一管理，食堂必須對每一件 (臺(tái) )機(jī)械設(shè)備都進(jìn)行分類、編號(hào)及登記，為責(zé)任管理提供依據(jù)。平時(shí)要進(jìn)行安全操作教育。 (5)加強(qiáng)對操作人員的技術(shù)培訓(xùn)，嚴(yán)格考核制度。 (3)建立完整的車輛技術(shù)檔案。 (7)制定車輛維修、保養(yǎng)計(jì)劃，定期組織車輛保養(yǎng)、維修。 (1)加強(qiáng)安全管理的組織領(lǐng)導(dǎo)，制定各崗位具體的安全措施，經(jīng)常分析研究，并定期檢 查。不開斗氣車，不開“英雄”車，不酒后開車。以每月一小結(jié)，每季一大結(jié)，年終全面總結(jié)。 (8)制定安全崗位責(zé)任制，分別規(guī)定隊(duì)長、油料材料員、司機(jī)的安全職責(zé)范圍和應(yīng)負(fù)的安全責(zé)任，以及相應(yīng)的獎(jiǎng)罰條例。 (2)制定各項(xiàng)管理制度和實(shí)施細(xì)則及考核制度，并監(jiān)督執(zhí)行。 (2)配備保安人員，并對保安人員進(jìn)行崗位培訓(xùn)。 (2)制定巡視值班制度。 (4)完善企業(yè)內(nèi)安全防范措施，如在企業(yè)四周修建圍墻或護(hù)欄，安裝閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)，在企業(yè)內(nèi)的一些重要部位、重點(diǎn)單位安裝防盜門、防盜報(bào)警系統(tǒng)等。打擊違法犯罪活 動(dòng)，企業(yè)應(yīng)貫徹和執(zhí)行公安部門有關(guān)安全保衛(wèi)工作的方針、政策，積極配合公安部門打擊企業(yè)內(nèi)和企業(yè)周圍的違法犯罪活動(dòng)。 (1)建立并完善治安管理的技防措施。 七、消防管理績效測評 (1)有領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)的逐級(jí)防火責(zé)任制。 (5)有健全的消防安全制度。 (9)有防火檔案和滅火作戰(zhàn)計(jì)劃。 (3)設(shè)立相應(yīng)的專職消防管理人員，組建消防組，負(fù)責(zé)消防工作的管理、指導(dǎo)、檢查、監(jiān)督與落實(shí)，進(jìn)行消防值班、消防檢查、消防培訓(xùn)、消防器材的管理與保養(yǎng)和協(xié)助公安消防隊(duì)的滅火工作。 (2)制定消防管理值班制度。 (1)根據(jù)企業(yè)實(shí)際配備消防設(shè)施、器材。 (1)制定完善的消防安全教育制度，并監(jiān)督執(zhí)行。