【正文】 施獎(jiǎng)懲。 (3)將不同能力的辦公人員安排到與其適應(yīng)的崗位上，并加強(qiáng)培訓(xùn)的針對(duì)性，做到人盡其才。 (4)督促、檢查辦公程序的運(yùn)作情況，對(duì)于不合適、文件來回周轉(zhuǎn)、工作出現(xiàn)堵塞等情況，及時(shí)實(shí)施 改正措施，不斷完善工作程序。 (7)避免不必要的審查批復(fù)。 (6)在某些部門進(jìn)行試驗(yàn)和模擬。 (4)討論通過各類規(guī)范管理文件，并簽發(fā)實(shí)施。 (2)明確界定各管理層上下之間、橫向之間的責(zé)權(quán)關(guān)系，減少摩擦，提高工作效率。 (3)系統(tǒng)地開發(fā)和建立公司的“管理軟件”，使公司管理水平的提高和管理經(jīng)驗(yàn)的積累有一個(gè)基本生長(zhǎng)點(diǎn)。 (5)解釋和仲裁在執(zhí)行規(guī)范管理文件時(shí)出現(xiàn)的糾紛與沖突。 (7)進(jìn)行技術(shù)經(jīng)濟(jì)計(jì)算，優(yōu)選設(shè)計(jì)方案，制定程序所需的基本數(shù)據(jù)。 (8)合理地劃分由低到高的工作職責(zé)，做到每件事都有專人負(fù)責(zé)，以避免扯皮和互相推諉。 三、辦公效率提升績(jī)效測(cè)評(píng) (1)樹立時(shí)效觀念，及時(shí)而有效地解決問題。 (4)采取正確的領(lǐng)導(dǎo)方式，不斷激勵(lì)和提高辦公人員的工作熱情。 四、辦公環(huán)境管理績(jī)效測(cè)評(píng) (1)在保證正確、有效的前提下，辦公室的分布應(yīng)有利于盡量縮短信息溝通的距離。 (9)注意遵守各種安全規(guī)則，保證安全。 (2)標(biāo)識(shí)系統(tǒng)充分，即標(biāo)志、指南的門類齊全，一切為工作有效性所需要的項(xiàng)目均要涉及。辦公機(jī)具的品質(zhì)應(yīng)良好，符合規(guī)定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。 (7)辦公機(jī)具的性能價(jià)格比應(yīng)適當(dāng)，批量購(gòu)進(jìn)時(shí)應(yīng)能降低價(jià)格。 (4)機(jī)具的安置應(yīng)有利于減少和避免對(duì)工作的干擾。 (4)通過燈具的合理布置，使辦公室照度接近均勻和比較均勻，通常需要使辦公室內(nèi)的最大、最小照度分別與平均照度之差小于平均照度的 1/3。 (3)隔絕有大量熱量、濕氣漫溢放散的熱源、氣源 (如功率較高的電熱設(shè)備或器件，鍋爐及廚房設(shè)備等 )對(duì)辦公室的直接影響，使辦公室與其保持適當(dāng)?shù)木嚯x。 (3)工作流程應(yīng)成直線，避免倒退、交叉與不必要的文書移動(dòng)。 (5)根據(jù)所得結(jié)果，研究并作出計(jì)劃，繪制辦公 室座位布置圖。 (1)應(yīng)預(yù)留充分的空間，以備最大的工作負(fù)荷的需要。 (9)裝設(shè)充足的電源插座，以供辦公室設(shè)備與機(jī)器使用。 (3)其他紙件全部整齊放置在文件架、文件夾或書柜中，不得散放在桌面上。 (3)定期清理。 (2)及時(shí)取回打印、傳真的文件，以免丟失、泄密。 (3)垃圾簍應(yīng)置于桌下內(nèi)側(cè)，不得放在通道上。 (4)愛護(hù)公物，用完歸位。 (2)開放辦公間辦公 ①不要大聲喧嘩，接聽電話或與別人討論的聲音要控制在隔壁間的同事聽不到為準(zhǔn)。 (2)縱向協(xié)調(diào) ①當(dāng)上級(jí)的決定、決議、指示、命令形成后要盡快向下傳達(dá)，使之 得以認(rèn)真貫徹執(zhí)行，以保證政令暢通，上令下行。 ④對(duì)過去尚無明文規(guī)定的，要在認(rèn)真聽取各方意見的基礎(chǔ)上，處理好各有關(guān)政策精神的銜接關(guān)系，并向領(lǐng)導(dǎo)提出解決的意見和建議，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)作出裁決，把各方的意見統(tǒng)一到總政策上來。 (2)合理設(shè)置組織機(jī)構(gòu)。 (2)掌 握所轄工作范圍的變動(dòng)、辦公地點(diǎn)的變動(dòng)及電話號(hào)碼的變動(dòng)等情況。對(duì)身份不明的人員，要查詢清楚；對(duì)各種災(zāi)禍隱患，要搞好防范；對(duì)有些重大社會(huì)動(dòng)態(tài)，或高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人的活動(dòng)情況，未經(jīng)允許不得對(duì)外泄露；機(jī)密文件和個(gè)人信函要妥善保管好，不得擅自拆閱，其中標(biāo)明“急件”的要隨收隨時(shí)處理，標(biāo)明領(lǐng)導(dǎo)人“親啟”的由機(jī)要人員直接送達(dá)。 (5)建立值班規(guī)則，明確值班人員應(yīng)遵守的規(guī)則。 ②值班人員涉及的機(jī)關(guān)、單位，特別是上下級(jí)單位的機(jī)構(gòu)設(shè)置，職責(zé)分工、辦公地址、領(lǐng)導(dǎo)分工等情況都應(yīng)記錄清楚。 ③接收重要電話時(shí)值班人員須將電話內(nèi)容向?qū)Ψ街貜?fù)敘述一遍，以保無誤。 (6)加強(qiáng)會(huì)議成本控制，嚴(yán)肅財(cái)經(jīng)紀(jì)律，以包括經(jīng)濟(jì)手段在內(nèi)的多種手段懲處濫開會(huì)者，特別是其中直接揮霍國(guó)家資財(cái)?shù)呐c會(huì)者及有關(guān)責(zé)任者。 (6)保證會(huì)場(chǎng)秩序，盡最大可能為會(huì)議創(chuàng)造各種有利的物質(zhì)條件、環(huán)境條件、衛(wèi)生條件。 (3)制定會(huì)議議程，并讓與會(huì)人員知曉。一經(jīng)審批，立即著手實(shí)施。 (8)做好會(huì)議的車輛管理。 (4)會(huì)簽：各部門收到需參與會(huì)簽的呈批件時(shí)，須本著本部門的職責(zé)認(rèn)真表達(dá)對(duì)本件草案的意見，并盡量提供相關(guān)資料供起草部門參考。 ②若執(zhí)行單位必須使用正本時(shí)，可暫時(shí)借出使用后歸還，若正本必須寄出且無法取回，可存檔復(fù)印件。各級(jí)審核人員及會(huì)簽人員均須在公文簽呈上簽名，并標(biāo)示日期，以明確責(zé)任。 (2)發(fā)文指定專人統(tǒng)一登記編號(hào)、送印、蓋章，分發(fā)后，負(fù)責(zé)將原稿、印本及附件等收集齊全完整，隨時(shí)向立卷環(huán)節(jié)集中。分類的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，做法一致，分類便于管理及查找利用。案卷移交手續(xù)清楚，交接雙方經(jīng)手人在移交清單上均有簽字并加蓋交接單位公章。 (3)對(duì)本單位各種文件，根據(jù)政府有關(guān)法律法規(guī)要求，設(shè)定其保存期限。受過微生物感染或蟲害的文件，應(yīng)做消毒處 理。 (2)督促、檢查檔案管理人員嚴(yán)格按程序辦理檔案借閱手續(xù)。 (5)建立防火制度，配備一定的消防設(shè)施設(shè)備，訓(xùn)練庫房管理人員掌握消防知識(shí)，擬制檔案搶救方案。 (6)辦公用品負(fù)責(zé)人需要經(jīng)常對(duì)新產(chǎn)品加以注意，以便尋找符合組織要求的物品。 (2)嚴(yán)格掌握辦公用品的發(fā)放范圍，根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行發(fā)放，避免浪費(fèi)。保管人發(fā)放時(shí)，應(yīng)備簿登記，每月統(tǒng)計(jì)一次，送主管人員查閱，使之了解企業(yè)辦公用品消耗情況，改進(jìn)工作。 (3)在保管工作中，要及時(shí)登記保管賬卡，定期 (季度或半年 )清理庫存，做到賬物相符。 (9)辦公用品若為日常用具和辦公設(shè)施附件，則盤點(diǎn)時(shí)需要調(diào)查辦公用品所在位置和使用狀況，并且明確辦公用品的管理負(fù)責(zé)人、使用部門等。 (16)對(duì)于可能給工作造成重大影響的辦公用品，需要定期組織專人進(jìn)行檢查和保養(yǎng)以免發(fā)生故障。在收集階段，信息必須完整；在加工階段，必須根據(jù)管理的需要進(jìn)行分類整理，便于傳輸、利用；在傳輸階段，必須適應(yīng)本企業(yè)的要求和情況，尋找相適應(yīng)的高效的媒介手段；在存貯方面，分類、登記、編碼、歸檔要便于今后查詢利用。 (1)確定需要 信息收集是有目的的信息選擇，必須根據(jù)意義、作用、時(shí)限、流速和需要，有選擇地收集信息。 (1)確定信息傳遞的方式。 (2)確定信息儲(chǔ)存的規(guī)則與要求。 (1)保管者和管理責(zé)任者向辦公室報(bào)告印章被盜、遺失、損壞情況。 九、資料管理績(jī)效測(cè)評(píng) (1)根據(jù)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展規(guī)劃，明確信息收集的方向，制定標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn)資料采購(gòu)計(jì)劃。 (3)建立文獻(xiàn)臺(tái)賬和資料臺(tái)賬，要求當(dāng)日記賬、賬物相符，字跡清楚。資料遺失時(shí)，由單位負(fù)責(zé)人和接任者承擔(dān)責(zé)任。 (3)固定資產(chǎn)的報(bào)廢報(bào)損應(yīng)分別不同情況，加以妥善處理。 (4)所有未發(fā)放的各種物資材料，應(yīng)集中在一起，分門別類地存放和保管，并指定專人負(fù)責(zé)。 (4)建立 健全管理制度 要對(duì)所有的房產(chǎn)做到心中有數(shù)，如對(duì)員工住房的管理，應(yīng)詳細(xì)地掌握居住戶數(shù)、人口數(shù)、建筑面積、使用面積、套數(shù)、間數(shù)及室內(nèi)設(shè)備等，以便有的放矢地搞好其他各項(xiàng)管理工作。制定房屋分配方案，要經(jīng)過員工的廣泛討論，聽取員工的意見，使分配方案讓大多數(shù)人滿意。 (5)檢查采暖設(shè)備。如員工住宅，白天、晚上都應(yīng)保證供暖；而辦公用房，因白天有人辦公，晚上則無人，則應(yīng)重點(diǎn)保證白天供暖，晚上可停止供暖。 (3)根據(jù)房屋及設(shè)備的損壞程度，分出輕重緩急，編制好年度和逐年修繕計(jì)劃，分期分批地進(jìn)行維修。應(yīng)設(shè)置總服務(wù)臺(tái)和樓層服務(wù)臺(tái)，安裝電話，設(shè)施適應(yīng)需要的盥洗間、茶爐間、理發(fā)室、電視室、閱覽室、游藝室、小賣部、醫(yī)務(wù)室、治保室等；房間采光、通風(fēng)條件要好，有防曬、防暑、取暖設(shè)施，有充足的空間；盡可能提供鋼架床、蚊帳、被褥等臥具，提供多用書架等家具和暖壺、茶杯、臉盆、提水桶等必要的用具。對(duì)鍋爐等壓力容器和電視機(jī)等貴重物品，要單獨(dú)建賬設(shè)卡，指定專人管理。 (3)調(diào)查某些單身員工的特殊需要，開辦新的服務(wù)項(xiàng)目。 (6)傳達(dá)員、服務(wù)人員要嚴(yán)格貫徹宿舍管理的各項(xiàng)制度，做好交接班記錄。 (5)通過檢查，及時(shí)了解計(jì)劃是否落實(shí)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問題，以便采取措施，加以解決。 (2)制定食堂質(zhì)量執(zhí)行計(jì)劃，即將食堂質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)在階段時(shí)限內(nèi)具體化。如發(fā)生 事故，應(yīng)立即分析原因，采取措施，使設(shè)備盡快恢復(fù)正常狀態(tài)，并總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，杜絕類似事故的再次發(fā)生。 (2)新車購(gòu)進(jìn)后，要及時(shí)建立登記卡片，將車輛型號(hào)、牌號(hào)、車況等各項(xiàng)數(shù)據(jù)，逐一登記。 (10)配備專職或兼職油料、材料管理員，健全油料與材料的采購(gòu)、入庫、保管、領(lǐng)用方面的制度，做到進(jìn)出有賬，賬物相符。 (5)定期總結(jié)安全管理經(jīng)驗(yàn)。 (1)從本單位實(shí)際情況出發(fā)，以各類數(shù)據(jù)為依據(jù)，反復(fù)分析研究，遵照國(guó)家有關(guān)的政策法律而制定經(jīng)濟(jì)管理的方案。如針對(duì)客戶的有：客戶非辦公時(shí)間出入登記管理制度、大件物品出入管理制度等；對(duì)內(nèi)部保安員的有：保安員交接班制度、保安員值班崗位責(zé)任制等。負(fù)責(zé)維護(hù)企業(yè)內(nèi)部治安秩序，預(yù)防和查處治安事故。 (4)建立電子監(jiān)控及電子系統(tǒng)的使用、維護(hù)、保養(yǎng)制度。 (8)對(duì)員工普及消防知識(shí)，對(duì)重點(diǎn)工種 實(shí)行專門的消防訓(xùn)練和考核。 (1)根據(jù)消防工作“誰主管、誰負(fù)責(zé)”的原則，建立各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)的逐級(jí)消防崗位責(zé)任制，上至企業(yè)經(jīng)理，下至消防員和員工，都對(duì)消防負(fù)有一定責(zé)任。 (4)定期檢查消防設(shè)施與器材的規(guī)范與完 好情況，對(duì)使用不便等情形應(yīng)及時(shí)改正。 (2)建立和發(fā)展安全教育場(chǎng)所，如安全教育活動(dòng)中心、展覽室、資料室等。這項(xiàng)制度包括值班員工職責(zé)和要求，交接班制度，定時(shí)巡視，發(fā)現(xiàn)火災(zāi)隱患的處理程序，消防設(shè)備和設(shè)施的定期檢查與保養(yǎng)制度等內(nèi)容。 (10)對(duì)消防工作定期總結(jié)評(píng)比，獎(jiǎng)懲嚴(yán)明。 (2)有生產(chǎn)崗位防火責(zé)任制。 (7)建立聯(lián)防聯(lián)保制度。根據(jù)企業(yè)內(nèi)部實(shí)際情況，應(yīng)每天 24小時(shí)安排保安員巡視值班，具體工作可分為門衛(wèi)、守護(hù)和巡邏三個(gè)方面來實(shí)施。 (3)對(duì)員工進(jìn)行思想教育，對(duì)經(jīng)濟(jì)管理工作進(jìn)行檢查、監(jiān)督、考核、驗(yàn)收。 (6)建立嚴(yán)格的汽車安全檢查制度，并監(jiān)督執(zhí)行。 (2)要適時(shí)地定期地進(jìn)行預(yù)防事故教育，運(yùn)用正反兩方面的事例，反復(fù)講明事故的危害性和防止事故的重要性。 (4)從本單位實(shí)有車輛的數(shù)目，運(yùn)輸任務(wù)的大小、人員組織的結(jié)構(gòu)等實(shí)際出發(fā)，制定出切實(shí)可行的車輛使用、管理制度，對(duì)本單位用車的范圍、對(duì)象作出明確規(guī)定。 (4)建立機(jī)械設(shè)備的技術(shù)資料管理制度。 (4)根據(jù)實(shí)際情況，經(jīng)常修訂食堂服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，不斷充實(shí)新的內(nèi)容。一般來說，計(jì)劃?rùn)z查的主要內(nèi)容有：計(jì)劃完成情況，完成或未完成或超額完成的主、客觀原因，計(jì)劃執(zhí)行中出現(xiàn)的問題， 制度的貫徹執(zhí)行情況，曾采取過哪些辦法和措施，效果如何，今后打算怎么辦等等。 四、員工食堂管理績(jī)效測(cè)評(píng) (1)制定各項(xiàng)食堂計(jì)劃，并有明確的數(shù)量指標(biāo)和質(zhì)量指標(biāo)。 (1)定期對(duì)住宿人員、服務(wù)人員進(jìn)行安全教育。 (3)給住宿員工配發(fā)臥具等物品要做到及時(shí)準(zhǔn)確，手續(xù)完備，賬物相符。明確規(guī)定入住單身員工宿舍的條件、遷入遷出應(yīng)當(dāng)履行的手續(xù)、房間及行裝臥具分配的標(biāo)準(zhǔn)和辦法、住宿守則等，經(jīng)上級(jí)管理部門批準(zhǔn)后，可張貼墻上，或 人手一冊(cè)，廣泛宣傳。規(guī)模較大、房屋較多、修繕任務(wù)重時(shí)，應(yīng)建立維修隊(duì)，或設(shè)維修點(diǎn)，以便有計(jì)劃地進(jìn)行大修及單項(xiàng)維修。 理 (1)合理制定維修工程的進(jìn)度計(jì)劃。當(dāng)每年采暖期過后，就要根據(jù)情況，有計(jì)劃地進(jìn)行檢修。 (1)房租、水電費(fèi)、采暖費(fèi)的收繳工作應(yīng)做到及 時(shí)，一次收齊，避免拖拉和漏收的現(xiàn)象。 (2)在掌握以上這些情況的基礎(chǔ)上，根據(jù)各科室的實(shí)際需要，安排他們辦公的地點(diǎn)、樓層、分配房間。 (6)合理確定物資儲(chǔ)備定額，以保證物資供應(yīng)。 (5)制定固定資產(chǎn)的維修保養(yǎng)制度，定期組織維修、保養(yǎng)。 第三節(jié) 后勤總務(wù)管理工作績(jī)效測(cè)評(píng) 一、財(cái)產(chǎn)管理績(jī)效測(cè)評(píng) (1)建立管理機(jī)構(gòu)，配備專職人員，完善規(guī)章制度，以保證財(cái)產(chǎn)物資管理工作落到實(shí)處。 (5)根據(jù)有關(guān)單位對(duì)標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn)資料的需用量，行政部門負(fù)責(zé)申請(qǐng)銅印或復(fù)合的份數(shù)，負(fù)責(zé)復(fù)印或組織印刷。 (3)及時(shí)收集最新版本的標(biāo)準(zhǔn)和進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)制修訂、確認(rèn)、廢止、勘誤和修改等，及時(shí)提供給有關(guān)部門，保證標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn)資料的時(shí)效性。 (3)采取相應(yīng)的防范與補(bǔ)救措施。種類的區(qū)分，一般為時(shí)間、來源、地域、主題、管理層次和信息載體等。即除去不必要的環(huán)節(jié)，層次設(shè)置應(yīng)合理；在每一層次或環(huán)節(jié)中，接收、反饋、中轉(zhuǎn)的職責(zé)要分明。 (3)組織實(shí)施 計(jì)劃確定后，要根據(jù)人力和技術(shù)手段付諸實(shí)施。經(jīng)濟(jì)的要求包括兩個(gè)方面：一是要求以最低的費(fèi)用獲得更多的信息；二是要求要以最低的費(fèi)用獲得更有價(jià)值和效用的信息。 (17)為了工 作人員有效利用辦公用品，特殊的辦公用品必要時(shí)可由辦公用品負(fù)責(zé)人指導(dǎo)其使用方法。 (11)經(jīng)常對(duì)辦公用品進(jìn)行整理，使辦公用品處于隨時(shí)可供使用的狀態(tài)。 (5)對(duì)辦公用品定期進(jìn)行盤點(diǎn)，調(diào)查易耗辦公用品的存貨量。購(gòu)置前要了解辦公用品的使用情況，同時(shí)檢查庫存，找出各種物料的最佳庫存量。 (3)在辦公用品領(lǐng)取和發(fā)放工作中，保管員要堅(jiān)守工作崗位，服務(wù)要熱情周到。 (8)辦公用品負(fù)責(zé)人提出購(gòu)買要求，由購(gòu)貨負(fù)責(zé)人訂貨。 (7)定期和不定期地對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確切了解檔案安全保管的制度，從而采取有效的措施改善保管條件。 (4)明確規(guī)定調(diào)卷人員的責(zé)任和義務(wù)。 (1)制定檔案價(jià)值的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)及各種類型的檔案保