【正文】 管期限表。 (1)接收登記。 (2)設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專門的檔案管理人員。 (6)將已經(jīng)辦理完畢的文件材料，在平時歸卷的基礎(chǔ)上，將各條款內(nèi)的文件材料加以適當(dāng)調(diào)整，進(jìn)行卷內(nèi)文件系統(tǒng)排列， 并擬制案卷標(biāo)題，為文書歸檔作好充分的準(zhǔn)備。 (4)根據(jù)本單位的文件特點(diǎn)，確定文件的收發(fā)、分類登記的方法和程序，并監(jiān)督執(zhí)行。 (2)了解組織的行文規(guī)范、格式及公 文處理辦法。 (9)確定公文機(jī)密等級及處理規(guī)定。 (5)審核：辦公室根據(jù)各部門簽辦意見，匯總整理出一個結(jié)論 (若各部門意見不一致，需由辦公室居間協(xié)調(diào)送總經(jīng)理核定 )。 (9)會議結(jié)束，安排工作人員細(xì)心進(jìn)行各項(xiàng)檢查、清點(diǎn)工作。 (3)編制會議伙食經(jīng)費(fèi)預(yù)算，制定食物供應(yīng)計(jì)劃。 (5)合理安排多議題的議題次序，以各種方法和措施，避免或減少與會者中途退席。 (8)以各種方式如明確制度、舉辦訓(xùn)練班等，培訓(xùn)與會者，使其掌握正確與會的要領(lǐng)，掌握有效與會的技巧，提高其與會水平。 (1)嚴(yán)格執(zhí)行會議審批制度，不合乎標(biāo)準(zhǔn)的會議一律不準(zhǔn)開，不能開。 (2)合理設(shè)置機(jī)構(gòu)，正確分割職能與權(quán)利，避免或減少職能的交叉重復(fù)，避免事權(quán)的過于集中或過于分散；放權(quán)簡政，明確各部門、各級工作人員的職責(zé)使各級管理者能在自己的職責(zé)范圍內(nèi)獨(dú)立工作，不必事事集體研究討論，處處協(xié)調(diào)商量。 ④常用的工具書、郵政編碼、本地區(qū)常用電話表、地圖冊、列車時刻表、航班表、船期表等。值班期間，如遇重大和緊急情況，值班人員應(yīng)及時向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，根據(jù) 領(lǐng)導(dǎo)意見迅速處理，對于不明確，沒有把握的問題不得擅自答復(fù)。也可采取輪流值班制，負(fù)責(zé)下班后和周休日、節(jié)假日的值班任務(wù)。 (4)熟悉和了解本單位的業(yè)務(wù)狀況，熟悉本部門的工作任務(wù)、職權(quán)范圍，掌握有關(guān)業(yè)務(wù)的知識和要求。 (4)對平行各部門，各單位日常重大問題或糾紛的協(xié)調(diào)，辦公室主任的主要任務(wù)是做好調(diào)查研究，在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上提出協(xié)調(diào)方案，供有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參考，然后或由領(lǐng)導(dǎo)直接出面協(xié)調(diào)，或由辦公室主任轉(zhuǎn)達(dá)領(lǐng)導(dǎo)人的協(xié)調(diào)意見，并負(fù)責(zé)督促檢查協(xié)調(diào)方案的貫徹落實(shí)。 (1)在計(jì)劃的制定階段，首先要考慮計(jì)劃內(nèi)容與系統(tǒng)區(qū)域性工作目標(biāo)以及本單位的長遠(yuǎn)規(guī)劃是否一致。 ③當(dāng)下級對上級的指示、決定、命令有不同意見時，要及時、準(zhǔn)確地予以反映，使下情得以“上達(dá)”，以利于上下溝通，步調(diào)一致。工作中保持經(jīng)常溝通，有不同意見時，要通過恰當(dāng)方式解決，任何情況下都不可惡語相向或采取他種 過激行為。 (6)遵守公共秩序與規(guī)定。 (2)如特殊情況需臨時擺放，必須放置整齊，不得影響整個辦公場所美觀及行走方便。 (4)打印機(jī)、傳真機(jī)、碎紙機(jī)有資產(chǎn)編號和標(biāo)識 (注名部門、放置地點(diǎn)、保管人姓名 )。 (2)內(nèi)中物品、文件等擺放整齊，標(biāo)識明確，便于查找。 (5)桌下不得堆放與工作無關(guān)的文件和物品 (如報(bào)紙、雜志、廢紙箱等 )。 (1)自然光應(yīng)來自桌子的左上方或斜后上方。 (3)主管座位應(yīng)位于下屬座位之后方，使主管易于觀察工作地點(diǎn)發(fā)生的事情。 (1)相關(guān)的部門，應(yīng)置于相鄰的地點(diǎn)，并使性質(zhì)相同的工作便于聯(lián)系。 (5)使用在同一地區(qū)的檔案柜應(yīng)與其他柜子的高度一致，以增進(jìn)美觀。 (5)搞好辦公室內(nèi)外的綠化工作。 (2)辦公室的明度指標(biāo)應(yīng)在 ，給人以陽氣感、前進(jìn)感和輕快感。 (5)機(jī)具的安置應(yīng)有利于充分利用空間和自然光。 (9)辦公機(jī)具應(yīng)不對環(huán)境產(chǎn)生污染或污染很少。各種機(jī)具必須在一個或幾個方面確有效益，如能取代人做單調(diào)的重復(fù)性操作并比人效率更高、更 精確，在緊急情況下更迅速等。 (4)標(biāo)識簡明，即標(biāo)志、指南的內(nèi)容要簡要明確，便于人們及時、清楚地了解和理解。 (1)適用，即要使輔助空間各區(qū) 域適合于人們方便地使用和維護(hù)，以充分發(fā)揮其支持、承載、服務(wù)、保護(hù)的使用。 (3)合理利用一切空間，除特殊需要外，設(shè)備機(jī)具和每個工作人員所占的空間均不能過大或過小，以免增加開支或礙手礙腳，妨礙有效工作。 (6)建立有效機(jī)制，確保辦公室中的決策中心、信息、咨詢、行政、監(jiān)督系統(tǒng)各司其職，各負(fù)其責(zé)、相互配合、相互制約，使整個辦公室高效有序。 (3)在辦公室工作目標(biāo)確定后，用最短的時間對所要實(shí)行的行動方案和工作措施作出最佳選擇。 (10)文件性的工作應(yīng)限制到最小量，每份文件的字?jǐn)?shù)也應(yīng)限制在最少。 (2)有明確的分工，每人都知道自己應(yīng)該干什么，在何時、何地干以及在整個辦公室工作中處于什么位置。 二、辦公程序設(shè)計(jì)績效測評 (1)明確辦公程序設(shè)計(jì)的內(nèi)容，包括確定事務(wù)處理的數(shù)量；組成程序的步驟順序及性質(zhì)；為設(shè)計(jì)程序研究相應(yīng)的方法、方式、技術(shù)手段；程序使用的最佳時間和空間條件；將程序用文字或圖表表述出來；設(shè)計(jì)統(tǒng)一程序。 (5)對公司各類動態(tài)管理事務(wù)的工作流程作基本描述和規(guī)定。 (2)形成統(tǒng)一、規(guī)范和相對穩(wěn)定的管理體系，通過對該體系的實(shí)施和不斷完善，達(dá)成公司管理動作的井然有序、協(xié)調(diào)高效的目的。 (2)為公司的規(guī)范化管理提出指導(dǎo)性意見，確定基本原則，并確定規(guī)范化管理工作小組的人員的構(gòu)成。 (4)研究與程序設(shè)計(jì)有關(guān)的情報(bào)資料。 (5)避免不必要的書寫、走動或其他形式的精力耗費(fèi)。 (2)制作辦公室工作程序圖表，描述出工作系統(tǒng)及系統(tǒng)中各項(xiàng)工作的相互關(guān)系和流動狀況。 (1)實(shí)現(xiàn)辦公機(jī)構(gòu)設(shè)置的合理化，即依據(jù)職能的變化及實(shí)際需要設(shè)置機(jī)構(gòu)。 (2)根據(jù)不同的效率標(biāo)準(zhǔn)，確定采用相應(yīng)的測評方法。 (6)工作人員的辦公位置應(yīng)主要依工作程序規(guī)定的次序排列，盡量成直線，減少交叉。 (4)完好，即要有利于對輔助空間內(nèi)建筑物及其附屬設(shè)施，以及其他各種設(shè)備、線路、裝飾物、覆蓋物、林木等進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，保證它們能完好存在、有效運(yùn)行，充分實(shí)現(xiàn)功能。 辦公機(jī)具的選擇應(yīng)達(dá)到以下要求： (1)適用。 (5)便于維護(hù)。 (2)機(jī)具的擺放位置應(yīng)與工作程序的需要相一致，盡可能縮短工作人員在工作中移動的距離，便于各級工作人員之間的信息溝通。 (1)根據(jù)工作性質(zhì)與工作點(diǎn)的分布正確選擇照明方式。 (1)在建筑物內(nèi)外采取各種有利于隔熱的措施，以減少外部氣候環(huán)境對辦 公室微氣候的不利影響。 (8)以各種方式將辦公室噪聲控制在規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)以下，減少或消除噪聲所帶來的危害。 (2)將各部門的工作人員及其工作分別記載下來并列表。 (4)要避免在總辦公室相鄰之處，設(shè)私人辦公室，因其會切斷總辦公室的自然光線。 (6)檔案柜應(yīng)背對著背放置。可采用平滑或不透明玻璃的屏風(fēng)，可提供良好光線及通風(fēng)。 (3)不用的折疊椅應(yīng)折起整齊地放在不影響走路的地方。 (2)下班時關(guān)閉電源。 (3)桌墊、紙袋、紙張、紙板、紙箱、塑料、泡沫等易燃物品不與電源線、網(wǎng)線、電話線放置在一起，保證安全。 (1)工作時應(yīng)保持良好精神狀態(tài)。 (1)乘電梯 ①電梯內(nèi)，不宜大聲談話。 (3)手機(jī)的使用 ①開會、上課、培訓(xùn)時手機(jī)關(guān)機(jī) (或設(shè)置為震動 )。 (3)橫向協(xié) 調(diào) ①業(yè)務(wù)部門的一些部門性文件、規(guī)定，一般均須先報(bào)送部門主管修改、審閱，進(jìn)行協(xié)調(diào)，以免對同一事項(xiàng)的規(guī)定不一致，使下級難以適從。在這個階段的協(xié)調(diào)過程中，辦公室人員的具體任務(wù)是：會同有關(guān)職能部門，對業(yè)務(wù)部門初步擬定的計(jì)劃中所需要協(xié)調(diào)的問題，逐一提出協(xié)調(diào)意見，然后將計(jì)劃和協(xié)調(diào)意見一并送交上級主管審定。 (2)對于辦公室主任與辦公室其他人員之間的關(guān)系協(xié)調(diào)，基本原則應(yīng)當(dāng)是：公道正派， 體貼下情，工作上多指導(dǎo)、多愛護(hù)，生活上多幫助、多關(guān)心。 (6)要求值班人員具有一個良好的工作作風(fēng)，做到：對發(fā)生問題的具體情況了解清楚，避免反映不實(shí)；對沒有把握的問題，處理上要慎重，不輕易許諾，隨便表態(tài)；待人要熱情，談話要和氣，辦事要考慮周密， 傳遞信息要及時準(zhǔn)確；要注意文明禮貌，注意儀表談吐。 (3)確定值班人員的職責(zé)和權(quán)限，要求值班人員堅(jiān)守崗位，按時交接班。凡在值班期間接到的外來電報(bào)、信函、公務(wù)電話等，都要詳細(xì)地記入值班日志，以備查考。 ③值班日志應(yīng)按檔案管理的要求及時存檔備查。 (4)建立會議協(xié)調(diào)安排機(jī)制，由行政部統(tǒng)一協(xié)調(diào)安排各部門召開的會議。 (3)科學(xué)、有效、充分地做好會議準(zhǔn)備工作，會前應(yīng)注意使每一位與會者明確會議目的、宗旨、議題，掌握有關(guān)文件材料并做好發(fā)言準(zhǔn)備，不開“空手”會，不開無準(zhǔn)備的會。 (11)提高會議主持人控制會議進(jìn)程的能力與水平，使其掌握有效主持會議的規(guī)則與技巧。 (8)做好會議文件資料的收退與立卷歸檔工作。 (5)做好會議用具和資產(chǎn)的管理，指派專人負(fù)責(zé)。內(nèi)部制發(fā)文件收文時，由各部門編號及填寫“公文會簽單”后，送收發(fā)室登記入“收發(fā)文登記簿”。 ②需對外發(fā)文時，交由收發(fā)室打印、蓋章、封裝、寄發(fā)，呈批件原件和批件打印件 2份歸檔存查。密件文件遞送時，應(yīng)以信封袋加密封裝，遞件人及收件人拆閱時均須在登記簿上簽名。 (2)建立、健全以崗位責(zé)任制為中心的各項(xiàng)制度。 (2)將需要立卷的文件材料，集中以后，適時進(jìn)行整理配套，確保集中的文件材料齊全完整，在組卷時不會 因某些文件缺頁或少件影響立卷工作的正常進(jìn)行。 (3)歸檔移交前，必須經(jīng)過檔案部門檢查驗(yàn)收。 (5)定期組織檔案管理人員學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》有關(guān)制度、檔案工作理論、技術(shù)和業(yè)務(wù)知識，掌握歸檔的基本方法。 (3)鑒定。 (4)圍繞上述工作而開展的一系列鑒定組織工作。 (2)對檔案庫房及檔案架 (柜 )有序排放和編號。 (3)辦公用品負(fù)責(zé)人需要將企業(yè)全體共同使用的辦公用品和特定部門用于特殊目的的辦公用品分開，將采購全體共同使用的物品作為主要目標(biāo)和中心。 (11)辦公用品負(fù)責(zé)人在制作購買計(jì)劃時，必須決定購入數(shù)量與交貨期，決定購入數(shù)量和交貨期的依據(jù)是辦公用品的需要計(jì)劃和該年度的預(yù)算。經(jīng)濟(jì)化原則，要求工作人員消耗辦公用品的數(shù)量，必須和其工作成就的價(jià)值等值。 (1)辦公用品的保管一般要設(shè)專門的庫房和專人進(jìn)行管理 。與過去的存貨數(shù)值比較，若數(shù)值過小，則需要調(diào)查大量分配的原因所在。 (14)制定一定的修理制度，以便發(fā)現(xiàn)故障時按故障程度及時與有關(guān)人員聯(lián)系。 (2)真實(shí) 真實(shí)即信息要如實(shí)反映客觀情況。建議如采納根據(jù)規(guī)定予以獎勵。 (1)對無序相混的信息，按一定的標(biāo)準(zhǔn)如時間、空間、問題事件等分類，并編制索引、目錄，使之達(dá)到有序和規(guī)范。 (4)體制健全。 八、印章管理績效測評 (1)由辦公室主任提請制作與廢止報(bào)告。 (3)由管理責(zé)任者負(fù)責(zé)印章加蓋。 (6)其他標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn)、資料由行政部統(tǒng)一訂購、收集 。 (7)借閱標(biāo)準(zhǔn)資料要辦理借閱手續(xù)，借閱期不超過一個月。 (4)采取科學(xué)、合理的管理方法，設(shè)置賬卡，定期地或不定期地對財(cái)產(chǎn)物資的種類、名稱、規(guī)格、數(shù)量、性能、用途、存放地點(diǎn)、使用管理人員以及購進(jìn)、調(diào)出、調(diào)入、報(bào)廢、清理等增減變動情況，進(jìn)行清點(diǎn)和記載，若發(fā)現(xiàn)問題，及時查明原因，妥善處理，真正做到賬卡相符、賬物相符、賬據(jù)相符。 低值易耗品管理 (1)堅(jiān)持適用經(jīng)濟(jì)和標(biāo)準(zhǔn)化的原則購置物材。 二、房屋管理績效測評 (1)房屋資料登記建檔 新建擴(kuò)建房屋施工的有關(guān)資料、圖紙，要由施工企業(yè)繪制成圖，移交給房管部門，進(jìn)行登記建檔。 (4)辦公用房要提高利用率，盡量減少長期閑置的房間。一般在采暖開始之前，要儲備一個采暖期所需用煤的80%左右，做到有備無患。 (7)保證供暖溫度。降低維修工程成本、節(jié)約資金必須以保證維修工程質(zhì)量為前提，避免湊合，影響使用。各宿舍要健全住宿登記制度，設(shè)置“住宿員工一覽表”。 (5)建立由宿舍管理部、員工單位有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和住宿員工代表組成的管理委員會。 (2)活躍單身員工的文化生活。 (3)堅(jiān)持安全檢查制度，定期檢查安全責(zé)任 制落實(shí)情況和班組安全活動開展情況，定期檢查機(jī)電設(shè)備和建筑設(shè)施的安全狀況，發(fā)現(xiàn)隱患，及時處理。使每一種計(jì)劃，每一項(xiàng)指標(biāo)，都能有專人負(fù)責(zé)執(zhí)行落實(shí)，做到目標(biāo)明確，人人有專職，事事有人干。 (2)加強(qiáng)銷售的組織與檢驗(yàn)工作，組織處理銷售過程中發(fā)生的問題。為了避免各類機(jī)械設(shè)備之間相互混淆與物賬不清，便于統(tǒng)一管理，食堂必須對每一件 (臺 )機(jī)械設(shè)備都進(jìn)行分類、編號及登記，為責(zé)任管理提供依據(jù)。 (5)加強(qiáng)對操作人員的技術(shù)培訓(xùn)，嚴(yán)格考核制度。 (7)制定車輛維修、保養(yǎng)計(jì)劃，定期組織車輛保養(yǎng)、維修。不開斗氣車，不開“英雄”車，不酒后開車。 (8)制定安全崗位責(zé)任制，分別規(guī)定隊(duì)長、油料材料員、司機(jī)的安全職責(zé)范圍和應(yīng)負(fù)的安全責(zé)任，以及相應(yīng)的獎罰條例。 (2)配備保安人員，并對保安人員進(jìn)行崗位培訓(xùn)。 (4)完善企業(yè)內(nèi)安全防范措施，如在企業(yè)四周修建圍墻或護(hù)欄，安裝閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)，在企業(yè)內(nèi)的一些重要部位、重點(diǎn)單位安裝防盜門、防盜報(bào)警系統(tǒng)等。 (1)建立并完善治安管理的技防措施。 (5)有健全的消防安全制度。 (3)設(shè)立相應(yīng)的專職消防管理人員，組建消防組，負(fù)責(zé)消防工作的管理、指導(dǎo)、檢查、監(jiān)督與落實(shí)，進(jìn)行消防值班、消防檢查、消防培訓(xùn)、消防器材的管理與保養(yǎng)和協(xié)助公安消防隊(duì)的滅火工作。 (1)根據(jù)企業(yè)實(shí)際配備消防設(shè)施、器材。