【正文】 鄰之處，設(shè)私人辦公室，因其會(huì)切斷總辦公室的自然光線。 (5)將需要使用嘈雜設(shè)備與機(jī)器的單位，設(shè)于防聲隔音之處，以避免干擾其他部門(mén)。 (6)設(shè)休息處，作為工余休息 、自由交談及用午餐處。 (1)應(yīng)預(yù)留充分的空間，以備最大的工作負(fù)荷的需要。 (2)應(yīng)使工作位置方便工作者移動(dòng)，而不是工作者移動(dòng)工作位置，并且使工作者的移動(dòng)減至最小程度。 (3)主管座位應(yīng)位于下屬座位之后方，使主管易于觀察工作地點(diǎn)發(fā)生的事情。 (4)要使全體員工的座位面對(duì)同一方向，不可面對(duì)面。 (5)常用的設(shè)備與檔案，應(yīng)置于使用者的附近，切勿將所有的檔案柜都置于墻角之外。 (6)檔案柜應(yīng)背對(duì)著背放置。 (7)應(yīng)考慮盡量將檔案柜放在墻角的可能性。 (8)供應(yīng)便利充分的休息室設(shè)備。 (9)裝設(shè)充足的電源插座，以供辦公室設(shè)備與機(jī)器使用。 (10)對(duì)以后的變化，應(yīng)有預(yù)測(cè)性，并加以防備，使布置易于變化。 (1)自然光應(yīng)來(lái)自桌子的左上方或斜后上方。 (2)不要使員工面對(duì)窗戶(hù)、太靠近熱源或坐在通風(fēng)線上。 (3)應(yīng)采用屏風(fēng)當(dāng)墻，因其容易架設(shè)，且能隨意重排?？刹捎闷交虿煌该鞑ＡУ钠溜L(fēng)，可提供良好光線及通風(fēng)。 六、辦公室 6S管理績(jī)效測(cè)評(píng) (1)桌面無(wú)灰塵、水漬、雜物，下班前要清理桌面。 (2)重要紙面文件、保密資料 (包括發(fā)票、箱單、客戶(hù)信息、工作聯(lián)絡(luò)單 )等一律入柜。 (3)其他紙件全部整齊放置在文件架、文件夾或書(shū)柜中，不得散放在桌面上。 (4)辦公用品要擺放整齊。 (5)桌下不得堆放與工作無(wú)關(guān)的文件和物品 (如報(bào)紙、雜志、廢紙箱等 )。 (1)保持干凈清潔。 (2)擺放整齊，離開(kāi)時(shí)辦公椅要靠近辦公桌，擺放在座位下方。 (3)不用的折疊椅應(yīng)折起整齊地放在不影響走路的地方。 (1)下班 離開(kāi)前要鎖好。 (2)內(nèi)中物品擺放整齊。 (3)定期清理。 、文件柜 (1)有標(biāo)識(shí) (部門(mén)、編號(hào)、責(zé)任人 )。 (2)內(nèi)中物品、文件等擺放整齊，標(biāo)識(shí)明確，便于查找。 (3)文檔保存規(guī)范 (參見(jiàn)文檔管理規(guī)范 )。 (1)擺放端正，保持清潔。 (2)下班時(shí)關(guān)閉電源。 (3)便攜機(jī)鎖到個(gè)人物品柜中。 、傳真機(jī) (1)節(jié)約用紙，紙張存放整齊。 (2)及時(shí)取回打印、傳真的文件，以免丟失、泄密。 (3)不允許 用傳真機(jī)復(fù)印大量文件 (單張或緊急時(shí)候可特殊對(duì)待 )。 (4)打印機(jī)、傳真機(jī)、碎紙機(jī)有資產(chǎn)編號(hào)和標(biāo)識(shí) (注名部門(mén)、放置地點(diǎn)、保管人姓名 )。 (1)保持干凈。 (2)計(jì)算機(jī)電源線、網(wǎng)絡(luò)線、電話線等扎放整齊。 (3)桌墊、紙袋、紙張、紙板、紙箱、塑料、泡沫等易燃物品不與電源線、網(wǎng)線、電話線放置在一起，保證安全。 (1)保持通暢。 (2)不得擺放影響美觀或走路的紙箱等。 (3)垃圾簍應(yīng)置于桌下內(nèi)側(cè)，不得放在通道上。 (1)原則上公共場(chǎng)地不允許擺放紙箱、物品等。 (2)如特殊情況需臨時(shí)擺放，必須放置整齊，不得影響整個(gè)辦公場(chǎng)所美觀及行走方便。 、流勱座位 (1)使用人員均有責(zé)任和義務(wù)在使用和離開(kāi)時(shí)做好辦公區(qū)域的清潔工作。 (2)辦公室人員有責(zé)任監(jiān)督。 (1)工作時(shí)應(yīng)保持良好精神狀態(tài)。 (2)不可隨意談天說(shuō)笑、串崗、呆坐、看雜志、打瞌睡、吃零食。 (3)著裝得體大方，工卡配帶規(guī)范。 (4)愛(ài)護(hù)公物，用完歸位。 (5)待人接物誠(chéng)懇有 禮貌，樂(lè)于助人。 (6)遵守公共秩序與規(guī)定。 (7)離開(kāi)辦公室前關(guān)閉所有電源。 (8)提高修養(yǎng)，追求并創(chuàng)造良好辦公環(huán)境整潔的自律精神并按規(guī)則做事。 (1)乘電梯 ①電梯內(nèi)，不宜大聲談話。 ②電梯里不準(zhǔn)吸煙。 ③當(dāng)看到有人趕來(lái)時(shí)，應(yīng)用手擋住電梯門(mén)，防止關(guān)上。 (2)開(kāi)放辦公間辦公 ①不要大聲喧嘩，接聽(tīng)電話或與別人討論的聲音要控制在隔壁間的同事聽(tīng)不到為準(zhǔn)。 ②團(tuán)結(jié)并尊重每一位同事。工作中保持經(jīng)常溝通，有不同意見(jiàn)時(shí)，要通過(guò)恰當(dāng)方式解決，任何情況下都不可惡語(yǔ)相向或采取他種 過(guò)激行為。 ③如有客人來(lái)訪，要做到彬彬有禮。最好在會(huì)議室或公共會(huì)客廳會(huì)客。 (3)手機(jī)的使用 ①開(kāi)會(huì)、上課、培訓(xùn)時(shí)手機(jī)關(guān)機(jī) (或設(shè)置為震動(dòng) )。 ②建議在開(kāi)放辦公期間，將手機(jī)轉(zhuǎn)到座機(jī)上，或?qū)⒙曇粽{(diào)至不影響到別人工作為宜。 第二節(jié) 日常事務(wù)處理工作績(jī)效測(cè)評(píng) 一、組織協(xié)調(diào)績(jī)效測(cè)評(píng) (1)全面履行協(xié)調(diào)職責(zé) 要著力做好縱向協(xié)調(diào)、橫向協(xié)調(diào)、內(nèi)部協(xié)調(diào)等多方面的工作。 (2)縱向協(xié)調(diào) ①當(dāng)上級(jí)的決定、決議、指示、命令形成后要盡快向下傳達(dá)，使之 得以認(rèn)真貫徹執(zhí)行，以保證政令暢通，上令下行。 ②當(dāng)下級(jí)對(duì)上級(jí)的某一決定、指示不理解或不完全理解時(shí)，要以認(rèn)真負(fù)責(zé)的精神去做解釋、說(shuō)服工作。 ③當(dāng)下級(jí)對(duì)上級(jí)的指示、決定、命令有不同意見(jiàn)時(shí)，要及時(shí)、準(zhǔn)確地予以反映，使下情得以“上達(dá)”，以利于上下溝通，步調(diào)一致。 ④當(dāng)下級(jí)某一單位某項(xiàng)工作領(lǐng)先時(shí)，應(yīng)積極組織力量去調(diào)研，認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，及時(shí)予以推廣，“以點(diǎn)帶面”。 ⑤當(dāng)下級(jí)某一單位某項(xiàng)工作處于落后狀態(tài)時(shí)，要積極主動(dòng)地協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行重點(diǎn)幫助，“以面促點(diǎn)”，“以面帶點(diǎn)”，使之盡快趕上前進(jìn)步伐。 (3)橫向協(xié) 調(diào) ①業(yè)務(wù)部門(mén)的一些部門(mén)性文件、規(guī)定，一般均須先報(bào)送部門(mén)主管修改、審閱，進(jìn)行協(xié)調(diào)，以免對(duì)同一事項(xiàng)的規(guī)定不一致，使下級(jí)難以適從。 ②業(yè)務(wù)部門(mén)的一些重要工作部署、安排，如召開(kāi)請(qǐng)上級(jí)主管參加的會(huì)議、開(kāi)展由上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)的突擊性、臨時(shí)性工作任務(wù)等，一般也須經(jīng)部門(mén)主管統(tǒng)籌平衡、統(tǒng)一協(xié)調(diào)，以避免部門(mén)之間“撞車(chē)”和上級(jí)主管“超負(fù)荷”現(xiàn)象的發(fā)生。 ③當(dāng)各業(yè)務(wù)部門(mén)、各單位因認(rèn)識(shí)和處理問(wèn)題的角度不同引起矛盾時(shí)，辦公室主任更應(yīng)充分發(fā)揮其協(xié)調(diào)職責(zé)，對(duì)過(guò)去已有明文政策規(guī)定的事項(xiàng)，要維護(hù)政策的嚴(yán)肅性，督促有關(guān)方面或協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)督促有 關(guān)方面加以認(rèn)真貫徹落實(shí)。 ④對(duì)過(guò)去尚無(wú)明文規(guī)定的，要在認(rèn)真聽(tīng)取各方意見(jiàn)的基礎(chǔ)上，處理好各有關(guān)政策精神的銜接關(guān)系，并向領(lǐng)導(dǎo)提出解決的意見(jiàn)和建議，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)作出裁決，把各方的意見(jiàn)統(tǒng)一到總政策上來(lái)。 (4)內(nèi)部協(xié)調(diào)，即以辦公室內(nèi)部的人員、工作為對(duì)象，使之融洽、和諧地協(xié)調(diào)工作。 (1)在計(jì)劃的制定階段，首先要考慮計(jì)劃內(nèi)容與系統(tǒng)區(qū)域性工作目標(biāo)以及本單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃是否一致。其次，要考慮工作的輕重緩急，把人力、物力、財(cái)力用到最重要、最急需的地方和時(shí)刻。 (2)上級(jí)部 門(mén)要對(duì)下級(jí)部門(mén)的工作計(jì)劃審閱、檢查、統(tǒng)籌和協(xié)調(diào)。在這個(gè)階段的協(xié)調(diào)過(guò)程中，辦公室人員的具體任務(wù)是：會(huì)同有關(guān)職能部門(mén)，對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)初步擬定的計(jì)劃中所需要協(xié)調(diào)的問(wèn)題，逐一提出協(xié)調(diào)意見(jiàn)，然后將計(jì)劃和協(xié)調(diào)意見(jiàn)一并送交上級(jí)主管審定。 (3)在計(jì)劃的執(zhí)行階段，辦公室人員要經(jīng)常與有關(guān)部門(mén)聯(lián)系，注意各種因素的變化，及時(shí)向上級(jí)反饋、并在自己的職權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行積極地協(xié)調(diào)。 (1)建立健全規(guī)章制度。 (2)合理設(shè)置組織機(jī)構(gòu)。 (3)在日常工作中，協(xié)助有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)各職能部門(mén)、各單位之間的 工作關(guān)系和工作糾紛進(jìn)行仲裁，使有關(guān)各方和諧、匹配、步調(diào)一致地開(kāi)展工作。 (4)對(duì)平行各部門(mén)，各單位日常重大問(wèn)題或糾紛的協(xié)調(diào)，辦公室主任的主要任務(wù)是做好調(diào)查研究，在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上提出協(xié)調(diào)方案，供有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參考，然后或由領(lǐng)導(dǎo)直接出面協(xié)調(diào)，或由辦公室主任轉(zhuǎn)達(dá)領(lǐng)導(dǎo)人的協(xié)調(diào)意見(jiàn)，并負(fù)責(zé)督促檢查協(xié)調(diào)方案的貫徹落實(shí)。 (5)就同級(jí)領(lǐng)導(dǎo)班子成員之間的協(xié)調(diào)而言，辦公室主任主要統(tǒng)籌平衡、及時(shí)溝通，以避免同級(jí)領(lǐng)導(dǎo)班子成員在部署、開(kāi)展工作時(shí)的相互撞車(chē)和業(yè)務(wù)交叉、重復(fù)等現(xiàn)象的發(fā)生。 (1)力求客觀公允地協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)人之間的關(guān)系。 (2)對(duì)于辦公室主任與辦公室其他人員之間的關(guān)系協(xié)調(diào)，基本原則應(yīng)當(dāng)是：公道正派， 體貼下情，工作上多指導(dǎo)、多愛(ài)護(hù)，生活上多幫助、多關(guān)心。 (3)對(duì)辦公室內(nèi)部人員之間的關(guān)系協(xié)調(diào)，對(duì)各部門(mén)、各單位人員 (主要是負(fù)責(zé)人 )之間的關(guān)系協(xié)調(diào)應(yīng)做到公平、公正，有說(shuō)服力。 二、值班管理績(jī)效測(cè)評(píng) (1)掌握上級(jí)主管及各層管理人員的電話、住址等系統(tǒng)性資料，最好編印成冊(cè)，以備查找。 (2)掌 握所轄工作范圍的變動(dòng)、辦公地點(diǎn)的變動(dòng)及電話號(hào)碼的變動(dòng)等情況。 (3)熟悉車(chē)站、機(jī)場(chǎng)、碼頭、醫(yī)院等有關(guān)情況。 (4)熟悉和了解本單位的業(yè)務(wù)狀況，熟悉本部門(mén)的工作任務(wù)、職權(quán)范圍，掌握有關(guān)業(yè)務(wù)的知識(shí)和要求。 (5)值班工作制度化。各級(jí)各類(lèi)值班室所擔(dān)負(fù)的公務(wù)接洽，各類(lèi)會(huì)議及活動(dòng)的安排，都形成一套切合實(shí)際、行之有效的辦法和工作程序。 (6)要求值班人員具有一個(gè)良好的工作作風(fēng)，做到：對(duì)發(fā)生問(wèn)題的具體情況了解清楚，避免反映不實(shí)；對(duì)沒(méi)有把握的問(wèn)題，處理上要慎重，不輕易許諾，隨便表態(tài)；待人要熱情，談話要和氣，辦事要考慮周密， 傳遞信息要及時(shí)準(zhǔn)確；要注意文明禮貌，注意儀表談吐。 (7)要求值班人員必須具備較深的組織紀(jì)律觀念，要將值班工作中遇到的重要情況和問(wèn)題，如實(shí)地反映，需要作出答復(fù)時(shí)，需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)作出指示后，及時(shí)答復(fù)，不應(yīng)無(wú)故推拖。 (8)值班人員應(yīng)保守單位的秘密。對(duì)身份不明的人員，要查詢(xún)清楚；對(duì)各種災(zāi)禍隱患，要搞好防范；對(duì)有些重大社會(huì)動(dòng)態(tài)，或高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人的活動(dòng)情況，未經(jīng)允許不得對(duì)外泄露；機(jī)密文件和個(gè)人信函要妥善保管好，不得擅自拆閱，其中標(biāo)明“急件”的要隨收隨時(shí)處理，標(biāo)明領(lǐng)導(dǎo)人“親啟”的由機(jī)要人員直接送達(dá)。 (1)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的值班機(jī)構(gòu) (值班室 )或?qū)Ｂ氈蛋嗳藛T，負(fù)責(zé)每天 24小時(shí)及周休日、節(jié)假日的全部值班工作。也可采取輪流值班制，負(fù)責(zé)下班后和周休日、節(jié)假日的值班任務(wù)。 (2)編排值班表。凡安排的值班表應(yīng)印發(fā)至參加值班的各位人員，以便按時(shí)接班。 (3)確定值班人員的職責(zé)和權(quán)限，要求值班人員堅(jiān)守崗位，按時(shí)交接班。明確交接班時(shí)間和方式。 (4)制作各項(xiàng)值班工作程序。 (5)建立值班規(guī)則，明確值班人員應(yīng)遵守的規(guī)則。 (6)建立請(qǐng)示匯報(bào)制度。值班期間，如遇重大和緊急情況，值班人員應(yīng)及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，根據(jù) 領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)迅速處理，對(duì)于不明確，沒(méi)有把握的問(wèn)題不得擅自答復(fù)。 (7)建立值班日志制度。值班時(shí)要認(rèn)真記好值班日志。凡在值班期間接到的外來(lái)電報(bào)、信函、公務(wù)電話等，都要詳細(xì)地記入值班日志，以備查考。當(dāng)班未了事項(xiàng)，必須向下一班值班人員作出交代，使接班人員了解情況并繼續(xù)進(jìn)行處理。 (1)值班應(yīng)準(zhǔn)備好以下資料 ①電話表 (本 )。 ②值班人員涉及的機(jī)關(guān)、單位，特別是上下級(jí)單位的機(jī)構(gòu)設(shè)置，職責(zé)分工、辦公地址、領(lǐng)導(dǎo)分工等情況都應(yīng)記錄清楚。 ③本單位的領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)分工，內(nèi)部機(jī) 構(gòu)職責(zé)范圍，全年工作計(jì)劃，當(dāng)前中心工作安排及有關(guān)規(guī)章制度等。 ④常用的工具書(shū)、郵政編碼、本地區(qū)常用電話表、地圖冊(cè)、列車(chē)時(shí)刻表、航班表、船期表等。 (2)值班時(shí)應(yīng)記好值班日志 ①按照有關(guān)規(guī)定，在有固定格式的本冊(cè)上將收到的各種信息、信函、電報(bào)及處理情況、備忘錄等記載下來(lái)，以備其他值班人員繼續(xù)辦理、交流情況、檢查督促和事后查考。 ②值班日志應(yīng)包括值班時(shí)間、值班人員、事項(xiàng)內(nèi)容、處理情況。 ③值班日志應(yīng)按檔案管理的要求及時(shí)存檔備查。 (3)做好電話記錄 ①電話記錄應(yīng)有固定的格式，并應(yīng)具備以下幾方面內(nèi)容：來(lái)電時(shí)間、來(lái)電內(nèi)容、來(lái)電單位、姓名、職務(wù)、接電人姓名、領(lǐng)導(dǎo)批示、處理情況。 ②電話記錄一定要簡(jiǎn)明、完整、準(zhǔn)確、字跡清楚，對(duì)人名、地名、時(shí)間、數(shù)字等都要認(rèn)真核對(duì)，確保準(zhǔn)確無(wú)誤。 ③接收重要電話時(shí)值班人員須將電話內(nèi)容向?qū)Ψ街貜?fù)敘述一遍，以保無(wú)誤。 三、會(huì)議管理績(jī)效測(cè)評(píng) (1)提高各級(jí)管理者的素質(zhì)，提高其管理水平，使其掌握包括會(huì)議在內(nèi)的各種工作方式 (面談、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)、打電話、制發(fā)文件等 )，并能根據(jù)客觀實(shí)際的需要與可能選取其中最適用、最有效的工作方 式。 (2)合理設(shè)置機(jī)構(gòu)，正確分割職能與權(quán)利，避免或減少職能的交叉重復(fù)，避免事權(quán)的過(guò)于集中或過(guò)于分散；放權(quán)簡(jiǎn)政，明確各部門(mén)、各級(jí)工作人員的職責(zé)使各級(jí)管理者能在自己的職責(zé)范圍內(nèi)獨(dú)立工作，不必事事集體研究討論，處處協(xié)調(diào)商量。 (3)建立并嚴(yán)格實(shí)施會(huì)議審批標(biāo)準(zhǔn)和審批權(quán)高度集中的制度。會(huì)議不經(jīng)審批一律不得召開(kāi)，審批權(quán)應(yīng)集中于機(jī)關(guān)首腦中的一個(gè)人，由一個(gè)人把關(guān)，其他人在一般情況下無(wú)權(quán)批準(zhǔn)召開(kāi)會(huì)議。 (4)建立會(huì)議協(xié)調(diào)安排機(jī)制，由行政部統(tǒng)一協(xié)調(diào)安排各部門(mén)召開(kāi)的會(huì)議。合并召開(kāi)有關(guān)會(huì)議，避免會(huì)出多門(mén)，重復(fù)浪費(fèi)。 (5)全面控 制會(huì)議質(zhì)量，提高會(huì)議效果，避免或減少連鎖會(huì)議。 (6)加強(qiáng)會(huì)議成本控制，嚴(yán)肅財(cái)經(jīng)紀(jì)律，以包括經(jīng)濟(jì)手段在內(nèi)的多種手段懲處濫開(kāi)會(huì)者，特別是其中直接揮霍國(guó)家資財(cái)?shù)呐c會(huì)者及有關(guān)責(zé)任者。 (7)對(duì)例行會(huì)議作定期檢查分析，取消已無(wú)存在價(jià)值的例會(huì)，合并功能不高的例會(huì)。 (1)嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)議審批制度，不合乎標(biāo)準(zhǔn)的會(huì)議一律不準(zhǔn)開(kāi)，不能開(kāi)。能小開(kāi)的決不大開(kāi)，能短的決不拖長(zhǎng)，能低規(guī)格開(kāi)的，決不搞成高規(guī)格的。 (2)建立健全并嚴(yán)格實(shí)施包括會(huì)議規(guī)則在內(nèi)的一整套會(huì)議制度，以這些嚴(yán)格的制度約 束與會(huì)議有關(guān)的行為，剎住不良會(huì)風(fēng)。 (3)科學(xué)、有效、充分地做好會(huì)議準(zhǔn)備工作，會(huì)前應(yīng)注意使每一位與會(huì)