【正文】 應(yīng)使帶機密性的部門不利于與外界接觸。 (2)可靠。物品、用具的排列應(yīng)有合理次序，以減少多余動作，減少身體的轉(zhuǎn)動次數(shù)。 (2)在可能的條件下，在辦公室內(nèi)安裝各種冷暖設(shè)備、通風(fēng)空調(diào)設(shè)備、濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等，以使室內(nèi)微氣候諸指標(biāo)達到規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。 (4)根據(jù)工作需要，決定所需的家具、椅桌等，并列表分別詳細(xì)記載。 (8)供應(yīng)便利充分的休息室設(shè)備。 (2)內(nèi)中物品擺放整齊。 (2)不得擺放影響美觀或走路的紙箱等。 ③當(dāng)看到有人趕來時，應(yīng)用手擋住電梯門，防止關(guān)上。 ③當(dāng)各業(yè)務(wù)部門、各單位因認(rèn)識和處理問題的角度不同引起矛盾時，辦公室主任更應(yīng)充分發(fā)揮其協(xié)調(diào)職責(zé)，對過去已有明文政策規(guī)定的事項，要維護政策的嚴(yán)肅性，督促有關(guān)方面或協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)督促有 關(guān)方面加以認(rèn)真貫徹落實。 二、值班管理績效測評 (1)掌握上級主管及各層管理人員的電話、住址等系統(tǒng)性資料，最好編印成冊，以備查找。 (4)制作各項值班工作程序。 ②電話記錄一定要簡明、完整、準(zhǔn)確、字跡清楚，對人名、地名、時間、數(shù)字等都要認(rèn)真核對，確保準(zhǔn)確無誤。 (5)嚴(yán)格控制會議人數(shù)、不允許無關(guān)人員與會，盡量將人數(shù)控制在能有效交流信息、形成法定有效決議認(rèn)可的最低限度內(nèi)。 (1)根據(jù)會議的基本情況，制定出詳細(xì)的計劃和實施方案，報請上級主管審批。 (3)收發(fā)室收文登記后，根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)分送各有關(guān)部門處理；內(nèi)部發(fā)文呈批單做收文登記后，根據(jù)文件內(nèi)容性質(zhì)分送有關(guān)單位會簽處理。超過處理時限的文件，由辦公室催辦。 (4)對集中的文件進行分類，分類應(yīng)結(jié)合實際情況，科學(xué)、合理，層次清楚，概念明確，相互之間界限分明。 (2)對文件的歸檔有明確的要求，并培訓(xùn)檔案管理人員嚴(yán)格按要求處理。 、調(diào)閱管理 (1)建立檔案借閱管理制度，明確借 閱的工作流程及借閱人和檔案管理人員的權(quán)利與義務(wù)。 (5)對市場上的辦公用品進行調(diào)查，把握其性能、功能及價格，然后選擇最適合企業(yè)的產(chǎn)品。 (7)屬于工作人員非慣例使用的物品，應(yīng)填報領(lǐng)物單或 借用單，由主管人員審核批準(zhǔn)，交保管人發(fā)放。 (8)辦公用品負(fù)責(zé)人將辦公用品的收支記在臺賬上，并努力使其與實際的存貨量保持一致。 (3)適用 適用指信息的處 理必須適合企業(yè)管理的需要，便于利用。 (3)對不同時期、不同側(cè)面的信息，經(jīng)過綜合處理，使其效用得到增強，并由此產(chǎn)生具有新質(zhì)的概念或結(jié)論。 (3)報告注明責(zé)任者以及印章制作與廢 止的理由。 (2)分類按相關(guān)的規(guī)定進行。 (2)建立固定資產(chǎn)的領(lǐng)用、調(diào)出制度及程序，并監(jiān)督執(zhí)行。 (3)建立修繕檔案 建立房屋修繕檔案，將各類房屋的修繕情況及時記錄歸檔，為以后的維修工作打好基礎(chǔ)。在每年采暖工作開始以前，要對上崗的司爐工作進行技術(shù)培訓(xùn)，未經(jīng)培訓(xùn)的司爐員工不能上崗操作，以免發(fā)生事故，影響供暖，甚至造成損失。 (2)要搞好房屋的維修工作，應(yīng)定期對各類房屋進行普查，并將普查的資料建檔立卡。 (1)加強宿舍設(shè)備使用管理，精心維護，及時檢修，確保技術(shù)狀況良好。 (5)加強門衛(wèi)管理，建立健全暫住人口、會客登記制度。 (1)根據(jù)實際情況，制定食堂服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。 五、車輛管理績效測評 (1)根據(jù)本單位實際 情況，按照適用、經(jīng)濟、配套的原則，有比例地選擇各種類型的車輛，以適應(yīng)多層次多方面的用車需要。發(fā)動群眾，群策群力，定期開展安全檢查，形成安全意義大家講，安全措施大家訂，事故 苗頭大家抓，人人關(guān)心安全工作的局面。 (1)根據(jù)企業(yè)的實際情況，建立并完善保安員崗位責(zé)任制和各項治安保衛(wèi)制度。 (3)對電子監(jiān)控及電子系統(tǒng)操作人員進行充分地培訓(xùn)。定期對義務(wù)消防隊員進行培訓(xùn)，使之掌握消防技能，培訓(xùn)的內(nèi)容可以適當(dāng)拓寬，使消防隊員能適應(yīng)復(fù)雜和多變的消防情形。 (3)重視經(jīng)常性的安全教育，做到警鐘長鳴；有計劃地把集中教育和經(jīng)常性教育有機地結(jié)合起來。 (1)根據(jù)企業(yè)的類型、規(guī)模及特點，建立一個以各級領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)的、各科室參加的，形成自上而下的消防安全管理組織網(wǎng)絡(luò)。與企業(yè)周邊單位建立聯(lián)防聯(lián)保制度，與企業(yè)所在地公安機關(guān)建立良好的工作關(guān)系。 六、治安管理績效測評 (1)根據(jù)公司的類型、規(guī)模大小，合理設(shè)置保安機構(gòu)。牢固樹立安全第一的觀念。機械設(shè)備管理檔案由負(fù)責(zé)設(shè)備維修的人員負(fù)責(zé)。重點是檢查計劃完成的進度和食堂對班組崗位的要求。對宿舍的鍋爐工、電氣工進行專業(yè)安全技術(shù)培訓(xùn)，經(jīng)考核合格，才能上崗操作。 (4)及時準(zhǔn)確地填報“單身員工住宿月報表”。確保房屋及附屬設(shè)備的完好狀態(tài)，使其能發(fā)揮正常的使用功能。 (2)要對員工宣傳使用液化石油氣的常識，對于液化氣的運輸、貯藏、保管和發(fā)放工作，都應(yīng)制定出嚴(yán)格的規(guī)章制度。 (7)建立必要的賬、卡，詳細(xì)記載物資的進出情況。 (2)按照權(quán)責(zé)統(tǒng)一和獎優(yōu)罰劣的原則，建立健全各項財產(chǎn)物資管理制度和獎懲制度，賦予財產(chǎn)物資管理、使 用部門權(quán)力并加大其責(zé)任，對履行職責(zé)好的表彰獎勵，對履行職責(zé)差的批評懲罰。 (4)收到標(biāo)準(zhǔn)文獻，將復(fù)制品交行政部。 (4)將信息登記與編碼。實施過程中，應(yīng)對逐步收集到的信息作初步的分類整理，為以后的加工做準(zhǔn)備。 七、信息管理績效測評 (1)及時 及時就是對信息必須以最快的速度進行處理。在特定時日使用辦公用品一覽表對存貨量進行檢查。 (4)對不符合領(lǐng)取規(guī)定的，要做好解釋工作，使之能夠理解。 六、辦公用品管理績效測評 (1)掌握辦公用品的有關(guān)知識。 (2)具體分析檔案的價值，劃分和確定不同保存價值的檔案的保管期限。 (3)設(shè)置專門的檔案室及其相關(guān)設(shè)施。 (5)經(jīng)常檢查文件的收發(fā)工作情況。各級人員處理密件資料，須嚴(yán)守秘密。 (10)每次會后都總結(jié)經(jīng)驗，有會務(wù)工作總結(jié)報告，以不斷提高會議生活管理工作水平。 (6)會議結(jié)束，及時召集全體 會議工作人員，對整個會議的組織與服務(wù)工作進行全面總結(jié)，并在全面總結(jié)的基礎(chǔ)上，寫出書面的會務(wù)總結(jié)報告。能小開的決不大開，能短的決不拖長，能低規(guī)格開的，決不搞成高規(guī)格的。 (2)值班時應(yīng)記好值班日志 ①按照有關(guān)規(guī)定，在有固定格式的本冊上將收到的各種信息、信函、電報及處理情況、備忘錄等記載下來，以備其他值班人員繼續(xù)辦理、交流情況、檢查督促和事后查考。 (2)編排值班表。 (5)就同級領(lǐng)導(dǎo)班子成員之間的協(xié)調(diào)而言，辦公室主任主要統(tǒng)籌平衡、及時溝通，以避免同級領(lǐng)導(dǎo)班子成員在部署、開展工作時的相互撞車和業(yè)務(wù)交叉、重復(fù)等現(xiàn)象的發(fā)生。 ④當(dāng)下級某一單位某項工作領(lǐng)先時，應(yīng)積極組織力量去調(diào)研，認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗，及時予以推廣，“以點帶面”。 (7)離開辦公室前關(guān)閉所有電源。 (1)保持干凈。 (1)保持干凈清潔。 (4)要使全體員工的座位面對同一方向，不可面對面。 (1)考察并分析工作。辦公機具工作面的明度應(yīng)在 ～ 8左右；天花板、墻壁的明度在 ，常需搬動的沉重機具的明度應(yīng)更高一些；狹小辦公室應(yīng)用明度高的綠色，以產(chǎn)生寬大感。 (10)桌椅、柜架等 基本規(guī)格尺寸應(yīng)統(tǒng)一一致，其中某些部分可選擇可調(diào)式的，以便適用于不同身材的工作人員。 (5)標(biāo)識準(zhǔn)確，即標(biāo)志、指南的內(nèi)容要準(zhǔn)確反映客觀實際，情況發(fā)生變 化時，必須及時更改，保證其有效性。 (4)盡量設(shè)置大而開放的辦公室，以縮短工作流程，降低辦公空間成本，便于溝通聯(lián)系和控制監(jiān)督，便于環(huán) 境控制。 (4)在辦公室目標(biāo)執(zhí)行過程中，能保證信息快速反饋，以最快的速度對各種突發(fā)事件作出反應(yīng)，并修正計劃或排除障礙。 (3)各個環(huán)節(jié)工作量比較均衡，業(yè)務(wù)流程合理化，無堵塞現(xiàn)象。 (6)對公司各類圖表有關(guān)格式、內(nèi)容、編號、流向、存檔、審核等進行規(guī)范化處理和運作。 (1)由公 司主要高層領(lǐng)導(dǎo)組成規(guī)范化管理委員會。 (4)避免工作重復(fù)，特別是文件、表格性質(zhì)的工作。 (5)辦公室工作必須準(zhǔn)確，即承辦事情、履行公務(wù)、處理信息、決策實施等既要快，更要準(zhǔn)確。 (5)各種共用設(shè)備機具盡可能置于共用辦公區(qū)域并靠近窗戶。 (6)標(biāo)識標(biāo)準(zhǔn)，即標(biāo)志、指南的內(nèi)容與表達形式 (使用的標(biāo)記符號、圖形等 )要統(tǒng)一規(guī)范，有國際標(biāo)準(zhǔn)、國家標(biāo)準(zhǔn)、專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、本單位標(biāo)準(zhǔn)的，要嚴(yán)格執(zhí)行。 (1)辦公室內(nèi)只擺放必要的辦公設(shè)備和用具，工作人員個人的日常生活用具、用品不應(yīng)放置在辦公室內(nèi)。 (3)辦公室的彩度不宜過高，基本彩度應(yīng)在 4以下，除警戒色彩度很高外，房間內(nèi)用色的彩度都應(yīng)較低，以減少顏色對人眼的刺激，降低視覺疲勞。對各部門的業(yè)務(wù)及工作內(nèi)容與性質(zhì)，加以考察與分析，以明確各部門及各員工間的關(guān)系，以供決定其位置時的依據(jù)與參考。 (5)常用的設(shè)備與檔案，應(yīng)置于使用者的附近，切勿將所有的檔案柜都置于墻角之外。 (2)擺放整齊，離開時辦公椅要靠近辦公桌，擺放在座位下方。 (2)計算機電源線、網(wǎng)絡(luò)線、電話線等扎放整齊。 (8)提高修養(yǎng)，追求并創(chuàng)造良好辦公環(huán)境整潔的自律精神并按規(guī)則做事。 ⑤當(dāng)下級某一單位某項工作處于落后狀態(tài)時，要積極主動地協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進行重點幫助，“以面促點”，“以面帶點”，使之盡快趕上前進步伐。 (1)力求客觀公允地協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)人之間的關(guān)系。凡安排的值班表應(yīng)印發(fā)至參加值班的各位人員，以便按時接班。 ②值班日志應(yīng)包括值班時間、值班人員、事項內(nèi)容、處理情況。 (2)建立健全并嚴(yán)格實施包括會議規(guī)則在內(nèi)的一整套會議制度，以這些嚴(yán)格的制度約 束與會議有關(guān)的行為，剎住不良會風(fēng)。 (7)對會議的組織與服務(wù)過程中的有功人員進行表彰和獎勵。 四、文書管理績效測評 (1)外來文件收文由公司行政部收發(fā)室承辦，外來文件收文時，由收發(fā)室登記入“收發(fā)文登記簿”。因泄密而造成損害，由泄密人員負(fù)責(zé)并接受處分。 (1)結(jié)合實際，確定文件立卷的范圍。 (4)制定檔案管理工作流程。 (3)揀出無保存價值的和保管期滿的檔案予以銷毀。 (2)充分了解各個部門對 辦公用品的要求。 (5)辦公用品的使用，一般應(yīng)遵循經(jīng)濟化、有效化、標(biāo)準(zhǔn)化和制度化的原則。 (6)在工作人員自由拿取辦公用品的地方把握存貨數(shù)值。一是要求信息管理人員適時地記錄、收集出現(xiàn)的各種信息；二是要求以最快的速度加工和傳遞給各有關(guān)部門。 (4)補充和糾偏 在信息加工、傳遞和利用階段，可能由于收集的信息不全、不準(zhǔn)，需要不斷補充、追蹤和更新。每一種類都要分項登記，編制目錄與索引。 (5)各單位收集的標(biāo)準(zhǔn)文獻，交行政部統(tǒng)一管理。 (3)根據(jù)實際工作需要和現(xiàn)實的財政狀況，盡可能選用先進、實用、經(jīng)濟的技術(shù)裝備，不斷充實和改善辦公的物質(zhì)條件。 (8)建立盤點制度，堅持日檢查、月抽查、年總清查，以保證賬物相符，對盤點 后的盤盈盤虧都確定具體的處理程序、手續(xù)和方法。 (3)儲運冬季用煤。同時，維修中要有設(shè)備、工具、材料、人工的消耗，需要大量的資金投入，要算好經(jīng)濟賬。宿舍管理部門要及時做好統(tǒng)計分析，加快房間周轉(zhuǎn)，提高房間床位的利用率。 (2)制定安全責(zé)任制，明確規(guī)定住宿管理人員、服務(wù)人員、設(shè)備操作者的安全責(zé)任和權(quán)利。 (1)制定必要的食品銷售制度，規(guī)范食堂銷售工作。主要資料應(yīng)包括：設(shè)備說明書、設(shè)備檢修登記表、設(shè)備事故報告單、設(shè)備購進驗收記錄等。 (3)要經(jīng)常向全體人員宣傳和定期組織學(xué)習(xí)國家安全法規(guī)，尤其要對司機進行交通法規(guī)教育，使他們熟諳并自覺遵守交通規(guī)則，自覺做到思想集中不麻痹，謹(jǐn)慎行車不急躁，中速行車不冒險，禮讓“三先” (讓小車先行、客車先行、重車先行 )不搶道。建立完 整的保安組織架構(gòu)。 (8)定期對保安員開展各項培訓(xùn)工作。 (2)明確消防組織的任務(wù)。 (4)采取靈活多樣的消防安全教育方式，并達到預(yù)期效果。 (4)可以在企業(yè)內(nèi)部其他部門人員 中選定義務(wù)消防員，并在此基礎(chǔ)上成立義務(wù)消防隊。 (2)建立監(jiān)控中心值班和交接班制度，并監(jiān)督嚴(yán)格執(zhí)行。 (3)確定保安人員的工作職責(zé)、權(quán)限及獎懲標(biāo)準(zhǔn)。 (4)定期開展群眾性的安全檢查活動。 (6)制定合理使用機械設(shè)備的制度、紀(jì)律。 (3)加強銷售票證管理，建立健全銷售票證管理制度。 (4)嚴(yán)格執(zhí)行治安管理各項規(guī)章制度，加強綜合治理。定期征詢住宿員工和所在單位的意見，以利于改進住宿管理工作。維修工程中要做到優(yōu)質(zhì)、安全、節(jié)約、迅速、文明五個方面。 (4)培訓(xùn)司爐工人。 (2)定期梱查 要定期對各類房屋情況進行普查，并將普查的情況建檔立卡，根據(jù)房屋及設(shè)備損壞程度，分輕重緩急，編制好年度和月份的修繕計劃。 (1)根據(jù)固 定資產(chǎn)的分類，結(jié)合本單位的實際情況，制定適合于本單位的“固定資產(chǎn)目錄”，對每件固定資產(chǎn)進行編號，予以標(biāo)記，實行管理。 (1)對收集到的標(biāo)準(zhǔn)文獻加蓋藏書章。 (2)報告注明制作與廢止印章的名稱、種類、規(guī)格、使用范圍。 (2)對同類信息或連 續(xù)的信息的比較，可為管理者對行政事務(wù)的歷史、現(xiàn)狀及趨向的分析獲得客觀依據(jù)。信息管理人員在收集過程中必須保證信息的真實性和可靠性，在加工過程中必須防止和減少各種干擾，保證信息不失真。 (7)若辦公用品是由辦公用品負(fù)責(zé)人進行配用的，則將存貨量與賬簿上的存貨量作比較。 (6)屬于