【正文】 辦公室工作績效測評標準 第一節(jié) 辦公室基礎(chǔ)工作績效測評標準 一、 CI規(guī)范化績效測評 (1)根據(jù)公司的章程和業(yè)務(wù)發(fā)展需要，合理地制定公司的組織規(guī)程和基本制度以及各類管理事務(wù)的作業(yè)流程。 (2)形成統(tǒng)一、規(guī)范和相對穩(wěn)定的管理體系，通過對該體系的實施和不斷完善，達成公司管理動作的井然有序、協(xié)調(diào)高效的目的。 (1)逐步將公司的管理工作納入“法制” 管理的軌道，減少工作中的“盲目性”、“隨意性”。 (2)明確界定各管理層上下之間、橫向之間的責權(quán)關(guān)系，減少摩擦，提高工作效率。 (3)系統(tǒng)地開發(fā)和建立公司的“管理軟件”，使公司管理水平的提高和管理經(jīng)驗的積累有一個基本生長點。 (4)在公司章程的規(guī)定范圍內(nèi)，對公司的基本組織規(guī)程和各業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理制度作基本規(guī)定。 (5)對公司各類動態(tài)管理事務(wù)的工作流程作基本描述和規(guī)定。 (6)對公司各類圖表有關(guān)格式、內(nèi)容、編號、流向、存檔、審核等進行規(guī)范化處理和運作。 (1)由公 司主要高層領(lǐng)導(dǎo)組成規(guī)范化管理委員會。 (2)為公司的規(guī)范化管理提出指導(dǎo)性意見，確定基本原則，并確定規(guī)范化管理工作小組的人員的構(gòu)成。 (3)定期聽取規(guī)范化工作小組的工作進展匯報，提出指導(dǎo)意見。 (4)討論通過各類規(guī)范管理文件，并簽發(fā)實施。 (5)解釋和仲裁在執(zhí)行規(guī)范管理文件時出現(xiàn)的糾紛與沖突。 (6)每年組織一次對規(guī)范管理文件的修訂，通過對規(guī)范管理文件的不斷修改補充，使公司的各項管理工作日趨完善。 二、辦公程序設(shè)計績效測評 (1)明確辦公程序設(shè)計的內(nèi)容，包括確定事務(wù)處理的數(shù)量；組成程序的步驟順序及性質(zhì)；為設(shè)計程序研究相應(yīng)的方法、方式、技術(shù)手段；程序使用的最佳時間和空間條件；將程序用文字或圖表表述出來；設(shè)計統(tǒng)一程序。 (2)確定辦公程序設(shè)計的組織。 (3)分析調(diào)查材料、各項工作的程序和事務(wù)處理周期以及工作人員的職能、職責等。 (4)研究與程序設(shè)計有關(guān)的情報資料。 (5)了解先進的程序合理化的經(jīng)驗。 (6)在某些部門進行試驗和模擬。 (7)進行技術(shù)經(jīng)濟計算，優(yōu)選設(shè)計方案，制定程序所需的基本數(shù)據(jù)。 (1)簡單易行，便于管理。 (2)有明確的分工，每人都知道自己應(yīng)該干什么，在何時、何地干以及在整個辦公室工作中處于什么位置。 (3)各個環(huán)節(jié)工作量比較均衡，業(yè)務(wù)流程合理化，無堵塞現(xiàn)象。 (4)避免工作重復(fù)，特別是文件、表格性質(zhì)的工作。 (5)避免不必要的書寫、走動或其他形式的精力耗費。 (6)在執(zhí)行規(guī)章制度時要盡可能避免例外現(xiàn)象。 (7)避免不必要的審查批復(fù)。 (8)合理地劃分由低到高的工作職責，做到每件事都有專人負責，以避免扯皮和互相推諉。 (9)考慮到工作過程的連 續(xù)性，盡量使工作過程連續(xù)管理。 (10)文件性的工作應(yīng)限制到最小量，每份文件的字數(shù)也應(yīng)限制在最少。 (11)有一定的靈活性，允許工作人員根據(jù)變化了的條件適當?shù)剡M行調(diào)整。 (1)組織印發(fā)一些辦公室工作程序手冊，推廣標準化辦法來管理辦公室的具體事務(wù)。 (2)制作辦公室工作程序圖表，描述出工作系統(tǒng)及系統(tǒng)中各項工作的相互關(guān)系和流動狀況。 (3)組織辦公人員學習運用辦公工作程序。 (4)督促、檢查辦公程序的運作情況，對于不合適、文件來回周轉(zhuǎn)、工作出現(xiàn)堵塞等情況，及時實施 改正措施，不斷完善工作程序。 三、辦公效率提升績效測評 (1)樹立時效觀念，及時而有效地解決問題。 (2)以最短的時間完成辦公室工作目標。 (3)在辦公室工作目標確定后，用最短的時間對所要實行的行動方案和工作措施作出最佳選擇。 (4)在辦公室目標執(zhí)行過程中，能保證信息快速反饋，以最快的速度對各種突發(fā)事件作出反應(yīng)，并修正計劃或排除障礙。 (5)辦公室工作必須準確，即承辦事情、履行公務(wù)、處理信息、決策實施等既要快，更要準確。 (1)實現(xiàn)辦公機構(gòu)設(shè)置的合理化，即依據(jù)職能的變化及實際需要設(shè)置機構(gòu)。 (2)配備相關(guān)辦公人員，并不斷提升全體辦公人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理知識，定期組織知識培訓(xùn)，實現(xiàn)辦公人員的知識化、專業(yè)化。 (3)將不同能力的辦公人員安排到與其適應(yīng)的崗位上，并加強培訓(xùn)的針對性，做到人盡其才。 (4)采取正確的領(lǐng)導(dǎo)方式，不斷激勵和提高辦公人員的工作熱情。 (5)樹立良好的領(lǐng)導(dǎo)作風，處處以身作則，營造一個和諧的工作環(huán)境。 (6)建立有效機制，確保辦公室中的決策中心、信息、咨詢、行政、監(jiān)督系統(tǒng)各司其職，各負其責、相互配合、相互制約，使整個辦公室高效有序。 (7)在定編定員的前提下，根據(jù)職、權(quán)、責、利統(tǒng)一的原則，層層分解任務(wù)，對每個崗位工作的數(shù)量和質(zhì)量，完成工作的程序、標準和時限，應(yīng)有的權(quán)限、應(yīng)負的責任和應(yīng)得的利益等作出明確的規(guī)定。 (1)設(shè)置辦公室工作效率測評標準，從不同的方面、不同的層次來測評辦公室的工作效率，組成一個全面合理的測評標準體系。 (2)根據(jù)不同的效率標準，確定采用相應(yīng)的測評方法。 (3)定期組織實施辦公效率測評。 (4)根據(jù)辦公效 率測評結(jié)果，實施獎懲。 四、辦公環(huán)境管理績效測評 (1)在保證正確、有效的前提下，辦公室的分布應(yīng)有利于盡量縮短信息溝通的距離。 (2)根據(jù)工作需要而不僅僅是級別來為不同工作人員分配辦公空間。 (3)合理利用一切空間，除特殊需要外，設(shè)備機具和每個工作人員所占的空間均不能過大或過小，以免增加開支或礙手礙腳，妨礙有效工作。 (4)盡量設(shè)置大而開放的辦公室，以縮短工作流程，降低辦公空間成本，便于溝通聯(lián)系和控制監(jiān)督，便于環(huán) 境控制。 (5)各種共用設(shè)備機具盡可能置于共用辦公區(qū)域并靠近窗戶。 (6)工作人員的辦公位置應(yīng)主要依工作程序規(guī)定的次序排列，盡量成直線，減少交叉。 (7)應(yīng)使與外界聯(lián)系多的部門或人員所處區(qū)域便于與外界接觸，同時又不干擾其他部門或工作人員的工作。 (8)應(yīng)使帶機密性的部門不利于與外界接觸。 (9)注意遵守各種安全規(guī)則，保證安全。 (10)留有重新規(guī)劃和擴展的余地，適時根據(jù)工作的變化和需要調(diào)整空間分配比例，不斷完善規(guī)劃方案。 (1)適用，即要使輔助空間各區(qū) 域適合于人們方便地使用和維護，以充分發(fā)揮其支持、承載、服務(wù)、保護的使用。 (2)有序，即要使輔助空間的各區(qū)域有滿足功能需要的適當位置和區(qū)域范圍，各區(qū)域歸置有方、錯落有致，相互之間能緊密配合、協(xié)調(diào)一致。 (3)和諧，即要使輔助空間各區(qū)域的外形、布局、顏色等與辦公空間保持和諧一致，以更好地服務(wù)于工作。 (4)完好，即要有利于對輔助空間內(nèi)建筑物及其附屬設(shè)施，以及其他各種設(shè)備、線路、裝飾物、覆蓋物、林木等進行維護保養(yǎng)，保證它們能完好存在、有效運行，充分實現(xiàn)功能。 (5)美觀，即要使輔助空間整潔、樸素、衛(wèi)生，充分綠化 ，能產(chǎn)生較好的視覺效果，有利于人們的身心健康。 (1)制定和組織實施統(tǒng)一規(guī)范，以及統(tǒng)一制作、配置、專人監(jiān)管等方式，使標識系統(tǒng)管理達到規(guī)定標準。 (2)標識系統(tǒng)充分，即標志、指南的門類齊全，一切為工作有效性所需要的項目均要涉及。 (3)標識警醒，即標志、指南的設(shè)備及內(nèi)容要顯眼、醒目，便于人們發(fā)現(xiàn)和使用。 (4)標識簡明，即標志、指南的內(nèi)容要簡要明確，便于人們及時、清楚地了解和理解。 (5)標識準確，即標志、指南的內(nèi)容要準確反映客觀實際，情況發(fā)生變 化時，必須及時更改，保證其有效性。 (6)標識標準，即標志、指南的內(nèi)容與表達形式 (使用的標記符號、圖形等 )要統(tǒng)一規(guī)范，有國際標準、國家標準、專業(yè)標準、本單位標準的，要嚴格執(zhí)行。 辦公機具的選擇應(yīng)達到以下要求： (1)適用。辦公機具的功能、性能、形體尺寸等都應(yīng)適合工作需要，使用方便，沒有不適感。 (2)可靠。辦公機具的品質(zhì)應(yīng)良好，符合規(guī)定的質(zhì)量標準。 (3)經(jīng)濟。各種機具必須在一個或幾個方面確有效益，如能取代人做單調(diào)的重復(fù)性操作并比人效率更高、更 精確，在緊急情況下更迅速等。 (4)通用。辦公機具應(yīng)有較強的通用性，便于配套，便于相互之間的銜接配合。 (5)便于維護。辦公機具應(yīng)結(jié)構(gòu)簡單合理，有齊全充足的備件、易損件供應(yīng)。 (6)辦公機具的形體、尺寸應(yīng)有利于人與設(shè)備用具之間正確地傳遞信息，盡可能減少操作疲勞，以提高工作質(zhì)量與效率。 (7)辦公機具的性能價格比應(yīng)適當，批量購進時應(yīng)能降低價格。 (8)辦公機具的色彩應(yīng)與辦公室環(huán)境氣氛相協(xié)調(diào)，能起一定的美化作用，并使操作者在操作時感到輕快自如。 (9)辦公機具應(yīng)不對環(huán)境產(chǎn)生污染或污染很少。 (10)桌椅、柜架等 基本規(guī)格尺寸應(yīng)統(tǒng)一一致，其中某些部分可選擇可調(diào)式的，以便適用于不同身材的工作人員。 (1)辦公室內(nèi)只擺放必要的辦公設(shè)備和用具，工作人員個人的日常生活用具、用品不應(yīng)放置在辦公室內(nèi)。 (2)機具的擺放位置應(yīng)與工作程序的需要相一致，盡可能縮短工作人員在工作中移動的距離，便于各級工作人員之間的信息溝通。 (3)機具的安置應(yīng)有利于減少工作人員操作動作的幅度，使其取放文件、物品時方便自如，操作動作軌跡平滑，減少有方向突變的直線運動；應(yīng)有利于雙手同時對稱反向動作，使 動作自然而有節(jié)奏。物品、用具的排列應(yīng)有合理次序，以減少多余動作，減少身體的轉(zhuǎn)動次數(shù)。 (4)機具的安置應(yīng)有利于減少和避免對工作的干擾。共用機具應(yīng)置于共用區(qū)域內(nèi)；辦公桌擺放方向應(yīng)基本一致，盡量不使工作人員面對面相向而坐；與外界聯(lián)系廣泛的工作人員使用的機具應(yīng)置于遠離一般工作人員和靠近通道的位置上。 (5)機具的安置應(yīng)有利于充分利用空間和自然光。 (6)注意為特殊設(shè)備和用具提供適宜的溫濕度、通風、隔音、防塵、防震動等環(huán)境條件。 (7)同一區(qū)域內(nèi)各種柜架的高度應(yīng)一致，盡可能倚墻、倚角而立或背靠背安置，盡量方便使用者 隨手取用。 (1)根據(jù)工作性質(zhì)與工作點的分布正確選擇照明方式。 (2)辦公照明中盡量采用自然光源，人工光源只作補充性照明光源。 (3)采取措施如限制光源亮度、合理分布光源、適當提高環(huán)境亮度減少亮度比等來防止辦公室眩光。 (4)通過燈具的合理布置，使辦公室照度接近均勻和比較均勻，通常需要使辦公室內(nèi)的最大、最小照度分別與平均照度之差小于平均照度的 1/3。 (1)辦公室的顏色環(huán)境條件指標中的色調(diào)應(yīng)在人的生理反應(yīng)方面接近 中性，能給人以平靜感，有利于保護視力。 (2)辦公室的明度指標應(yīng)在 ，給人以陽氣感、前進感和輕快感。辦公機具工作面的明度應(yīng)在 ～ 8左右；天花板、墻壁的明度在 ，常需搬動的沉重機具的明度應(yīng)更高一些；狹小辦公室應(yīng)用明度高的綠色，以產(chǎn)生寬大感。 (3)辦公室的彩度不宜過高，基本彩度應(yīng)在 4以下，除警戒色彩度很高外，房間內(nèi)用色的彩度都應(yīng)較低，以減少顏色對人眼的刺激，降低視覺疲勞。 (1)在建筑物內(nèi)外采取各種有利于隔熱的措施，以減少外部氣候環(huán)境對辦 公室微氣候的不利影響。具體做法如：在建筑物四壁和頂部鋪設(shè)各種隔熱層；增設(shè)各種遮陽、防風設(shè)備等。 (2)在可能的條件下，在辦公室內(nèi)安裝各種冷暖設(shè)備、通風空調(diào)設(shè)備、濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等，以使室內(nèi)微氣候諸指標達到規(guī)定的標準。 (3)隔絕有大量熱量、濕氣漫溢放散的熱源、氣源 (如功率較高的電熱設(shè)備或器件，鍋爐及廚房設(shè)備等 )對辦公室的直接影響，使辦公室與其保持適當?shù)木嚯x。 (4)合理分配辦公空間，使單位面積辦公處所內(nèi)工作人員的數(shù)量保持在一定限度之內(nèi)。 (5)搞好辦公室內(nèi)外的綠化工作。 (6)根據(jù)具體條件和微氣候指標的變化情況 ，適時地采取開窗閉窗、通風換氣、灑水、吸潮等簡便易行的調(diào)節(jié)措施。 (7)指導(dǎo)辦公室工作人員正確著裝。 (8)以各種方式將辦公室噪聲控制在規(guī)定的標準以下，減少或消除噪聲所帶來的危害。 五、各部門布置績效測評 (1)采用一大間辦公室，對于光線、通風、監(jiān)督、溝通，比采用同樣大小的若干小辦公室更好。 (2)使用同一大小的桌子，可增進美觀、并促進員工相互平等感。 (3)工作流程應(yīng)成直線，避免倒退、交叉與不必要的文書移動。 (4)采用直線對稱 的布置，避免出現(xiàn)不對稱、彎曲與成角度的排列。 (5)使用在同一地區(qū)的檔案柜應(yīng)與其他柜子的高度一致，以增進美觀。 (1)考察并分析工作。對各部門的業(yè)務(wù)及工作內(nèi)容與性質(zhì)，加以考察與分析，以明確各部門及各員工間的關(guān)系，以供決定其位置時的依據(jù)與參考。 (2)將各部門的工作人員及其工作分別記載下來并列表。 (3)按工作人員數(shù)量和辦公室所需的空間，確定其空間的大小。 (4)根據(jù)工作需要，決定所需的家具、椅桌等，并列表分別詳細記載。 (5)根據(jù)所得結(jié)果，研究并作出計劃，繪制辦公 室座位布置圖。 (6)依照布置圖進行布置。 (1)相關(guān)的部門，應(yīng)置于相鄰的地點，并使性質(zhì)相同的工作便于聯(lián)系。 (2)將通常有許多來訪者的部門，置于入口處；若不可能時，也應(yīng)規(guī)定訪客須知，使訪客不干擾其他部門。 (3)應(yīng)將自動售貨機、噴水池、公告板置于不會引起員工分散精力及造成擁擠的地方。 (4)要避免在總辦公室相