【正文】 辦公室眩光。 (6)注意為特殊設(shè)備和用具提供適宜的溫濕度、通風(fēng)、隔音、防塵、防震動(dòng)等環(huán)境條件。物品、用具的排列應(yīng)有合理次序，以減少多余動(dòng)作，減少身體的轉(zhuǎn)動(dòng)次數(shù)。 (10)桌椅、柜架等 基本規(guī)格尺寸應(yīng)統(tǒng)一一致，其中某些部分可選擇可調(diào)式的，以便適用于不同身材的工作人員。 (6)辦公機(jī)具的形體、尺寸應(yīng)有利于人與設(shè)備用具之間正確地傳遞信息，盡可能減少操作疲勞，以提高工作質(zhì)量與效率。 (4)通用。 (2)可靠。 (5)標(biāo)識(shí)準(zhǔn)確，即標(biāo)志、指南的內(nèi)容要準(zhǔn)確反映客觀實(shí)際，情況發(fā)生變 化時(shí)，必須及時(shí)更改，保證其有效性。 (1)制定和組織實(shí)施統(tǒng)一規(guī)范，以及統(tǒng)一制作、配置、專人監(jiān)管等方式，使標(biāo)識(shí)系統(tǒng)管理達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。 (2)有序，即要使輔助空間的各區(qū)域有滿足功能需要的適當(dāng)位置和區(qū)域范圍，各區(qū)域歸置有方、錯(cuò)落有致，相互之間能緊密配合、協(xié)調(diào)一致。 (8)應(yīng)使帶機(jī)密性的部門不利于與外界接觸。 (4)盡量設(shè)置大而開放的辦公室，以縮短工作流程，降低辦公空間成本，便于溝通聯(lián)系和控制監(jiān)督，便于環(huán) 境控制。 (4)根據(jù)辦公效 率測評結(jié)果，實(shí)施獎(jiǎng)懲。 (7)在定編定員的前提下，根據(jù)職、權(quán)、責(zé)、利統(tǒng)一的原則，層層分解任務(wù)，對每個(gè)崗位工作的數(shù)量和質(zhì)量，完成工作的程序、標(biāo)準(zhǔn)和時(shí)限，應(yīng)有的權(quán)限、應(yīng)負(fù)的責(zé)任和應(yīng)得的利益等作出明確的規(guī)定。 (3)將不同能力的辦公人員安排到與其適應(yīng)的崗位上，并加強(qiáng)培訓(xùn)的針對性，做到人盡其才。 (4)在辦公室目標(biāo)執(zhí)行過程中，能保證信息快速反饋，以最快的速度對各種突發(fā)事件作出反應(yīng)，并修正計(jì)劃或排除障礙。 (4)督促、檢查辦公程序的運(yùn)作情況，對于不合適、文件來回周轉(zhuǎn)、工作出現(xiàn)堵塞等情況，及時(shí)實(shí)施 改正措施，不斷完善工作程序。 (11)有一定的靈活性，允許工作人員根據(jù)變化了的條件適當(dāng)?shù)剡M(jìn)行調(diào)整。 (7)避免不必要的審查批復(fù)。 (3)各個(gè)環(huán)節(jié)工作量比較均衡，業(yè)務(wù)流程合理化，無堵塞現(xiàn)象。 (6)在某些部門進(jìn)行試驗(yàn)和模擬。 (2)確定辦公程序設(shè)計(jì)的組織。 (4)討論通過各類規(guī)范管理文件，并簽發(fā)實(shí)施。 (6)對公司各類圖表有關(guān)格式、內(nèi)容、編號(hào)、流向、存檔、審核等進(jìn)行規(guī)范化處理和運(yùn)作。 (2)明確界定各管理層上下之間、橫向之間的責(zé)權(quán)關(guān)系，減少摩擦，提高工作效率。 辦公室工作績效測評標(biāo)準(zhǔn) 第一節(jié) 辦公室基礎(chǔ)工作績效測評標(biāo)準(zhǔn) 一、 CI規(guī)范化績效測評 (1)根據(jù)公司的章程和業(yè)務(wù)發(fā)展需要，合理地制定公司的組織規(guī)程和基本制度以及各類管理事務(wù)的作業(yè)流程。 (3)系統(tǒng)地開發(fā)和建立公司的“管理軟件”，使公司管理水平的提高和管理經(jīng)驗(yàn)的積累有一個(gè)基本生長點(diǎn)。 (1)由公 司主要高層領(lǐng)導(dǎo)組成規(guī)范化管理委員會(huì)。 (5)解釋和仲裁在執(zhí)行規(guī)范管理文件時(shí)出現(xiàn)的糾紛與沖突。 (3)分析調(diào)查材料、各項(xiàng)工作的程序和事務(wù)處理周期以及工作人員的職能、職責(zé)等。 (7)進(jìn)行技術(shù)經(jīng)濟(jì)計(jì)算，優(yōu)選設(shè)計(jì)方案，制定程序所需的基本數(shù)據(jù)。 (4)避免工作重復(fù)，特別是文件、表格性質(zhì)的工作。 (8)合理地劃分由低到高的工作職責(zé)，做到每件事都有專人負(fù)責(zé)，以避免扯皮和互相推諉。 (1)組織印發(fā)一些辦公室工作程序手冊，推廣標(biāo)準(zhǔn)化辦法來管理辦公室的具體事務(wù)。 三、辦公效率提升績效測評 (1)樹立時(shí)效觀念，及時(shí)而有效地解決問題。 (5)辦公室工作必須準(zhǔn)確，即承辦事情、履行公務(wù)、處理信息、決策實(shí)施等既要快，更要準(zhǔn)確。 (4)采取正確的領(lǐng)導(dǎo)方式，不斷激勵(lì)和提高辦公人員的工作熱情。 (1)設(shè)置辦公室工作效率測評標(biāo)準(zhǔn)，從不同的方面、不同的層次來測評辦公室的工作效率，組成一個(gè)全面合理的測評標(biāo)準(zhǔn)體系。 四、辦公環(huán)境管理績效測評 (1)在保證正確、有效的前提下，辦公室的分布應(yīng)有利于盡量縮短信息溝通的距離。 (5)各種共用設(shè)備機(jī)具盡可能置于共用辦公區(qū)域并靠近窗戶。 (9)注意遵守各種安全規(guī)則，保證安全。 (3)和諧，即要使輔助空間各區(qū)域的外形、布局、顏色等與辦公空間保持和諧一致，以更好地服務(wù)于工作。 (2)標(biāo)識(shí)系統(tǒng)充分，即標(biāo)志、指南的門類齊全，一切為工作有效性所需要的項(xiàng)目均要涉及。 (6)標(biāo)識(shí)標(biāo)準(zhǔn)，即標(biāo)志、指南的內(nèi)容與表達(dá)形式 (使用的標(biāo)記符號(hào)、圖形等 )要統(tǒng)一規(guī)范，有國際標(biāo)準(zhǔn)、國家標(biāo)準(zhǔn)、專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、本單位標(biāo)準(zhǔn)的，要嚴(yán)格執(zhí)行。辦公機(jī)具的品質(zhì)應(yīng)良好，符合規(guī)定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。辦公機(jī)具應(yīng)有較強(qiáng)的通用性，便于配套，便于相互之間的銜接配合。 (7)辦公機(jī)具的性能價(jià)格比應(yīng)適當(dāng)，批量購進(jìn)時(shí)應(yīng)能降低價(jià)格。 (1)辦公室內(nèi)只擺放必要的辦公設(shè)備和用具，工作人員個(gè)人的日常生活用具、用品不應(yīng)放置在辦公室內(nèi)。 (4)機(jī)具的安置應(yīng)有利于減少和避免對工作的干擾。 (7)同一區(qū)域內(nèi)各種柜架的高度應(yīng)一致，盡可能倚墻、倚角而立或背靠背安置，盡量方便使用者 隨手取用。 (4)通過燈具的合理布置，使辦公室照度接近均勻和比較均勻，通常需要使辦公室內(nèi)的最大、最小照度分別與平均照度之差小于平均照度的 1/3。 (3)辦公室的彩度不宜過高，基本彩度應(yīng)在 4以下，除警戒色彩度很高外，房間內(nèi)用色的彩度都應(yīng)較低，以減少顏色對人眼的刺激，降低視覺疲勞。 (3)隔絕有大量熱量、濕氣漫溢放散的熱源、氣源 (如功率較高的電熱設(shè)備或器件，鍋爐及廚房設(shè)備等 )對辦公室的直接影響，使辦公室與其保持適當(dāng)?shù)木嚯x。 (7)指導(dǎo)辦公室工作人員正確著裝。 (3)工作流程應(yīng)成直線，避免倒退、交叉與不必要的文書移動(dòng)。對各部門的業(yè)務(wù)及工作內(nèi)容與性質(zhì)，加以考察與分析，以明確各部門及各員工間的關(guān)系，以供決定其位置時(shí)的依據(jù)與參考。 (5)根據(jù)所得結(jié)果，研究并作出計(jì)劃，繪制辦公 室座位布置圖。 (3)應(yīng)將自動(dòng)售貨機(jī)、噴水池、公告板置于不會(huì)引起員工分散精力及造成擁擠的地方。 (1)應(yīng)預(yù)留充分的空間，以備最大的工作負(fù)荷的需要。 (5)常用的設(shè)備與檔案，應(yīng)置于使用者的附近，切勿將所有的檔案柜都置于墻角之外。 (9)裝設(shè)充足的電源插座，以供辦公室設(shè)備與機(jī)器使用。 (3)應(yīng)采用屏風(fēng)當(dāng)墻，因其容易架設(shè)，且能隨意重排。 (3)其他紙件全部整齊放置在文件架、文件夾或書柜中，不得散放在桌面上。 (2)擺放整齊，離開時(shí)辦公椅要靠近辦公桌，擺放在座位下方。 (3)定期清理。 (1)擺放端正，保持清潔。 (2)及時(shí)取回打印、傳真的文件，以免丟失、泄密。 (2)計(jì)算機(jī)電源線、網(wǎng)絡(luò)線、電話線等扎放整齊。 (3)垃圾簍應(yīng)置于桌下內(nèi)側(cè)，不得放在通道上。 (2)辦公室人員有責(zé)任監(jiān)督。 (4)愛護(hù)公物，用完歸位。 (8)提高修養(yǎng)，追求并創(chuàng)造良好辦公環(huán)境整潔的自律精神并按規(guī)則做事。 (2)開放辦公間辦公 ①不要大聲喧嘩，接聽電話或與別人討論的聲音要控制在隔壁間的同事聽不到為準(zhǔn)。最好在會(huì)議室或公共會(huì)客廳會(huì)客。 (2)縱向協(xié)調(diào) ①當(dāng)上級(jí)的決定、決議、指示、命令形成后要盡快向下傳達(dá)，使之 得以認(rèn)真貫徹執(zhí)行，以保證政令暢通，上令下行。 ⑤當(dāng)下級(jí)某一單位某項(xiàng)工作處于落后狀態(tài)時(shí)，要積極主動(dòng)地協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行重點(diǎn)幫助，“以面促點(diǎn)”，“以面帶點(diǎn)”，使之盡快趕上前進(jìn)步伐。 ④對過去尚無明文規(guī)定的，要在認(rèn)真聽取各方意見的基礎(chǔ)上，處理好各有關(guān)政策精神的銜接關(guān)系，并向領(lǐng)導(dǎo)提出解決的意見和建議，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)作出裁決，把各方的意見統(tǒng)一到總政策上來。 (2)上級(jí)部 門要對下級(jí)部門的工作計(jì)劃審閱、檢查、統(tǒng)籌和協(xié)調(diào)。 (2)合理設(shè)置組織機(jī)構(gòu)。 (1)力求客觀公允地協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)人之間的關(guān)系。 (2)掌 握所轄工作范圍的變動(dòng)、辦公地點(diǎn)的變動(dòng)及電話號(hào)碼的變動(dòng)等情況。各級(jí)各類值班室所擔(dān)負(fù)的公務(wù)接洽，各類會(huì)議及活動(dòng)的安排，都形成一套切合實(shí)際、行之有效的辦法和工作程序。對身份不明的人員，要查詢清楚；對各種災(zāi)禍隱患，要搞好防范；對有些重大社會(huì)動(dòng)態(tài)，或高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人的活動(dòng)情況，未經(jīng)允許不得對外泄露；機(jī)密文件和個(gè)人信函要妥善保管好，不得擅自拆閱，其中標(biāo)明“急件”的要隨收隨時(shí)處理，標(biāo)明領(lǐng)導(dǎo)人“親啟”的由機(jī)要人員直接送達(dá)。凡安排的值班表應(yīng)印發(fā)至參加值班的各位人員，以便按時(shí)接班。 (5)建立值班規(guī)則，明確值班人員應(yīng)遵守的規(guī)則。值班時(shí)要認(rèn)真記好值班日志。 ②值班人員涉及的機(jī)關(guān)、單位，特別是上下級(jí)單位的機(jī)構(gòu)設(shè)置，職責(zé)分工、辦公地址、領(lǐng)導(dǎo)分工等情況都應(yīng)記錄清楚。 ②值班日志應(yīng)包括值班時(shí)間、值班人員、事項(xiàng)內(nèi)容、處理情況。 ③接收重要電話時(shí)值班人員須將電話內(nèi)容向?qū)Ψ街貜?fù)敘述一遍，以保無誤。會(huì)議不經(jīng)審批一律不得召開，審批權(quán)應(yīng)集中于機(jī)關(guān)首腦中的一個(gè)人，由一個(gè)人把關(guān)，其他人在一般情況下無權(quán)批準(zhǔn)召開會(huì)議。 (6)加強(qiáng)會(huì)議成本控制，嚴(yán)肅財(cái)經(jīng)紀(jì)律，以包括經(jīng)濟(jì)手段在內(nèi)的多種手段懲處濫開會(huì)者，特別是其中直接揮霍國家資財(cái)?shù)呐c會(huì)者及有關(guān)責(zé)任者。 (2)建立健全并嚴(yán)格實(shí)施包括會(huì)議規(guī)則在內(nèi)的一整套會(huì)議制度，以這些嚴(yán)格的制度約 束與會(huì)議有關(guān)的行為，剎住不良會(huì)風(fēng)。 (6)保證會(huì)場秩序，盡最大可能為會(huì)議創(chuàng)造各種有利的物質(zhì)條件、環(huán)境條件、衛(wèi)生條件。 (10)充分運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段，靈活運(yùn)用圖板、實(shí)物、模型、照片、廣播、電話、錄音、錄像等用具和設(shè)備，提高信息傳遞的效率與質(zhì)量，節(jié)約時(shí)間、縮短會(huì)議，提高會(huì)議效果。 (3)制定會(huì)議議程，并讓與會(huì)人員知曉。 (7)對會(huì)議的組織與服務(wù)過程中的有功人員進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。一經(jīng)審批，立即著手實(shí)施。 (4)認(rèn)真進(jìn)行會(huì)議經(jīng)費(fèi)的預(yù)算，編制會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算審批表，上報(bào)審批，會(huì)議結(jié)束后，做好會(huì)議經(jīng)費(fèi)的決算。 (8)做好會(huì)議的車輛管理。 四、文書管理績效測評 (1)外來文件收文由公司行政部收發(fā)室承辦，外來文件收文時(shí)，由收發(fā)室登記入“收發(fā)文登記簿”。 (4)會(huì)簽：各部門收到需參與會(huì)簽的呈批件時(shí)，須本著本部門的職責(zé)認(rèn)真表達(dá)對本件草案的意見，并盡量提供相關(guān)資料供起草部門參考。 (7)執(zhí)行： ①辦公室根據(jù)總經(jīng)理批示內(nèi)容將公文影印一份送執(zhí)行單位辦理，公文正本送收發(fā)室歸檔存查。 ②若執(zhí)行單位必須使用正本時(shí)，可暫時(shí)借出使用后歸還，若正本必須寄出且無法取回，可存檔復(fù)印件。因泄密而造成損害，由泄密人員負(fù)責(zé)并接受處分。各級(jí)審核人員及會(huì)簽人員均須在公文簽呈上簽名，并標(biāo)示日期，以明確責(zé)任。 (1)規(guī)范公文制發(fā)的各個(gè)程序和環(huán)節(jié)，使之有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)要求，都能按一定的軌道運(yùn)行。 (2)發(fā)文指定專人統(tǒng)一登記編號(hào)、送印、蓋章，分發(fā)后，負(fù)責(zé)將原稿、印本及附件等收集齊全完整，隨時(shí)向立卷環(huán)節(jié)集中。 (1)結(jié)合實(shí)際，確定文件立卷的范圍。分類的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，做法一致，分類便于管理及查找利用。 (2)制定案卷移交目錄。案卷移交手續(xù)清楚，交接雙方經(jīng)手人在移交清單上均有簽字并加蓋交接單位公章。 (4)制定檔案管理工作流程。 (3)對本單位各種文件，根據(jù)政府有關(guān)法律法規(guī)要求，設(shè)定其保存期限。需要修復(fù)的文件，應(yīng)先將灰塵清除干凈，以免修復(fù)的過程中灰塵遇濕后污染文件。受過微生物感染或蟲害的文件，應(yīng)做消毒處 理。 (3)揀出無保存價(jià)值的和保管期滿的檔案予以銷毀。 (2)督促、檢查檔案管理人員嚴(yán)格按程序辦理檔案借閱手續(xù)。 (1)制定檔案庫房管理制度，明確庫管人員的崗位職責(zé)。 (5)建立防火制度，配備一定的消防設(shè)施設(shè)備，訓(xùn)練庫房管理人員掌握消防知識(shí)，擬制檔案搶救方案。 (2)充分了解各個(gè)部門對 辦公用品的要求。 (6)辦公用品負(fù)責(zé)人需要經(jīng)常對新產(chǎn)品加以注意，以便尋找符合組織要求的物品。 (10)購貨處的選擇由提出購買要求的辦公用品負(fù)責(zé)人決定，或者由購貨部門決定。 (2)嚴(yán)格掌握辦公用品的發(fā)放范圍，根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行發(fā)放，避免浪費(fèi)。 (5)辦公用品的使用，一般應(yīng)遵循經(jīng)濟(jì)化、有效化、標(biāo)準(zhǔn)化和制度化的原則。保管人發(fā)放時(shí)，應(yīng)備簿登記，每月統(tǒng)計(jì)一次，送主管人員查閱，使之了解企業(yè)辦公用品消耗情況，改進(jìn)工作。 (9)辦公用品的分配由辦公用品負(fù)責(zé)人從其管理的保管庫中配用給各部門。 (3)在保管工作中，要及時(shí)登記保管賬卡，定期 (季度或半年 )清理庫存，做到賬物相符。 (6)在工作人員自由拿取辦公用品的地方把握存貨數(shù)值。 (9)辦公用品若為日常用具和辦公設(shè)施附件，則盤點(diǎn)時(shí)需要調(diào)查辦公用品所在位置和使用狀況，并且明確辦公用品的管理負(fù)責(zé)人、使用部門等。 (13)辦公用品負(fù)責(zé)人應(yīng)從 使用者手中確實(shí)收取辦公用品使用的使用報(bào)告，時(shí)常把握有關(guān)辦公用品使用的信息。 (16)對于可能給工作造成重大影響的辦公用品，需要定期組織專人進(jìn)行檢查和保養(yǎng)以免發(fā)生故障。一是要求信息管理人員適時(shí)地記錄、收集出現(xiàn)的各種信息；二是要求以最快的速度加工和傳遞給各有關(guān)部門。在收集階段，信息必須完整；在加工階段，必須根據(jù)管理的需要進(jìn)行分類整理，便于傳輸、利用；在傳輸階段，必須適應(yīng)本企業(yè)的要求和情況，尋找相適應(yīng)的高效的媒介手段；在存貯方面，分類、登記、編碼、歸檔要便于今后查詢利用。 (2)建立建議制度 通過這一制度，鼓勵(lì)下級(jí)管理人員和員工踴躍提出建議和反映意見。 (1)確定需要 信息收集是有目的的信息選擇，必須根據(jù)