【正文】 4)要使全體員工的座位面對同一方向，不可面對面。 (2)不要使員工面對窗戶、太靠近熱源或坐在通風(fēng)線上。 (1)保持干凈清潔。 (3)文檔保存規(guī)范 (參見文檔管理規(guī)范 )。 (1)保持干凈。 、流勱座位 (1)使用人員均有責(zé)任和義務(wù)在使用和離開時做好辦公區(qū)域的清潔工作。 (7)離開辦公室前關(guān)閉所有電源。 ③如有客人來訪，要做到彬彬有禮。 ④當(dāng)下級某一單位某項工作領(lǐng)先時，應(yīng)積極組織力量去調(diào)研，認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗，及時予以推廣，“以點帶面”。其次，要考慮工作的輕重緩急，把人力、物力、財力用到最重要、最急需的地方和時刻。 (5)就同級領(lǐng)導(dǎo)班子成員之間的協(xié)調(diào)而言，辦公室主任主要統(tǒng)籌平衡、及時溝通，以避免同級領(lǐng)導(dǎo)班子成員在部署、開展工作時的相互撞車和業(yè)務(wù)交叉、重復(fù)等現(xiàn)象的發(fā)生。 (5)值班工作制度化。 (2)編排值班表。 (7)建立值班日志制度。 (2)值班時應(yīng)記好值班日志 ①按照有關(guān)規(guī)定，在有固定格式的本冊上將收到的各種信息、信函、電報及處理情況、備忘錄等記載下來，以備其他值班人員繼續(xù)辦理、交流情況、檢查督促和事后查考。 (3)建立并嚴(yán)格實施會議審批標(biāo)準(zhǔn)和審批權(quán)高度集中的制度。能小開的決不大開，能短的決不拖長，能低規(guī)格開的，決不搞成高規(guī)格的。 (9)以切實可行的制度和措施監(jiān)督會議決議的執(zhí)行過程，避免只開會而不管不問效果的偏向，以保證會議有效。 (6)會議結(jié)束，及時召集全體 會議工作人員，對整個會議的組織與服務(wù)工作進(jìn)行全面總結(jié)，并在全面總結(jié)的基礎(chǔ)上，寫出書面的會務(wù)總結(jié)報告。同時，印制會議專用餐券，發(fā)給與會人員使用。 (10)每次會后都總結(jié)經(jīng)驗，有會務(wù)工作總結(jié)報告，以不斷提高會議生活管理工作水平。 (6)批示：總經(jīng)理或其他被授權(quán)批示者作最終的肯定、否定等批示，并簽字。各級人員處理密件資料，須嚴(yán)守秘密。 (3)具備公文寫作的知識結(jié)構(gòu)：基礎(chǔ)知識、管理學(xué)知識、專業(yè)知識及經(jīng)濟(jì)學(xué)、法學(xué)等輔助知識。 (5)經(jīng)常檢查文件的收發(fā)工作情況。 、移交 (1)確定案卷歸檔范圍。 (3)設(shè)置專門的檔案室及其相關(guān)設(shè)施。 (2)除塵。 (2)具體分析檔案的價值，劃分和確定不同保存價值的檔案的保管期限。 (5)定期組織培訓(xùn)檔案管理人員，嚴(yán)格遵守檔案借、調(diào)閱制度以確保檔案的完整、無遺失、無損失。 六、辦公用品管理績效測評 (1)掌握辦公用品的有關(guān)知識。 (9)購貨負(fù)責(zé)人就購貨處價格及交貨期進(jìn)行協(xié)商。 (4)對不符合領(lǐng)取規(guī)定的，要做好解釋工作，使之能夠理解。使用時，要對庫存情況、行政經(jīng)費實力以及市場供應(yīng)心中有數(shù)，以免辦公用品使用中有浪費或中斷供應(yīng)的現(xiàn)象。在特定時日使用辦公用品一覽表對存貨量進(jìn)行檢查。 (12)辦公用品的維護(hù)管理需要確立及早發(fā)現(xiàn)故障，及時進(jìn)行修理的體制。 七、信息管理績效測評 (1)及時 及時就是對信息必須以最快的速度進(jìn)行處理。 (1)建立申訴制度 通過這一制度，反映和處理基層工作人員情緒上工 作上的有關(guān)問題，有效解決基層管理人員和員工的困惑和現(xiàn)實問題。實施過程中，應(yīng)對逐步收集到的信息作初步的分類整理，為以后的加工做準(zhǔn)備。 (3)確保信息傳遞如實。 (4)將信息登記與編碼。 (1)由辦公室按“印章注冊登記表”分類逐一登記公司印章。 (4)收到標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn)，將復(fù)制品交行政部。 (6)行政部制設(shè)發(fā)文簿，記載文獻(xiàn)名稱、下發(fā)單位和發(fā)放份數(shù)。 (2)按照權(quán)責(zé)統(tǒng)一和獎優(yōu)罰劣的原則，建立健全各項財產(chǎn)物資管理制度和獎懲制度，賦予財產(chǎn)物資管理、使 用部門權(quán)力并加大其責(zé)任，對履行職責(zé)好的表彰獎勵，對履行職責(zé)差的批評懲罰。 (6)每年全面清點一次固定資產(chǎn)，各項固定資產(chǎn)經(jīng)過盤點清查，應(yīng)根據(jù)實存數(shù)和賬存數(shù)編制《固定資產(chǎn)盤盈、盤虧表》，反映盤點情況。 (7)建立必要的賬、卡，詳細(xì)記載物資的進(jìn)出情況。分配時，應(yīng)該優(yōu)先安排和保 證業(yè)務(wù)用房，盡可能創(chuàng)造良好的業(yè)務(wù)工作條件，并把業(yè)務(wù)往來密切的科室安排在一起。 (2)要對員工宣傳使用液化石油氣的常識，對于液化氣的運輸、貯藏、保管和發(fā)放工作，都應(yīng)制定出嚴(yán)格的規(guī)章制度。要求在冬季開始采暖之 前檢修完畢，以保證及時供暖。確保房屋及附屬設(shè)備的完好狀態(tài)，使其能發(fā)揮正常的使用功能。日常的維修工作，可建立必要的報修、派工、回執(zhí)等手續(xù)制度，以便做到隨壞隨修，方便廣大員工。 (4)及時準(zhǔn)確地填報“單身員工住宿月報表”。 (1)充分發(fā)揮現(xiàn)有人員和服務(wù)設(shè)施的作用。對宿舍的鍋爐工、電氣工進(jìn)行專業(yè)安全技術(shù)培訓(xùn)，經(jīng)考核合格，才能上崗操作。 (2)制定落實措施，實行指標(biāo)歸口分管、層層分解的責(zé)任管理辦法。重點是檢查計劃完成的進(jìn)度和食堂對班組崗位的要求。 (5)進(jìn)行服務(wù)質(zhì)量分析，把成功的經(jīng)驗標(biāo)準(zhǔn)化，把問題提出來，并訂出下一階段的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。機(jī)械設(shè)備管理檔案由負(fù)責(zé)設(shè)備維修的人員負(fù)責(zé)。 (5)根據(jù)本單位車輛使用管理規(guī)定和當(dāng)天的用車量大小，包括乘車人數(shù)、次數(shù)、行車線路和急緩程度，做好派車計劃，有計劃地安排使用車輛。牢固樹立安全第一的觀念。 (7)建立司機(jī)對車隊、車隊對主管部門層層負(fù)責(zé)的安全承包合同，實行安全責(zé)任制，獎懲按合同執(zhí)行，層層有份。 六、治安管理績效測評 (1)根據(jù)公司的類型、規(guī)模大小，合理設(shè)置保安機(jī)構(gòu)。 (3)制定車輛 管理制度。與企業(yè)周邊單位建立聯(lián)防聯(lián)保制度，與企業(yè)所在地公安機(jī)關(guān)建立良好的工作關(guān)系。 (3)有專職或兼職的防火安全管理人員。 (1)根據(jù)企業(yè)的類型、規(guī)模及特點，建立一個以各級領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)的、各科室參加的，形成自上而下的消防安全管理組織網(wǎng)絡(luò)。 (3)建立防火檔案， 對火險隱患、消防設(shè)備狀況 (位置、功能、狀態(tài)等 )、重點消防部位與目標(biāo)、前期消防工作概況等要記錄在案，以備隨時查閱。 (3)重視經(jīng)常性的安全教育，做到警鐘長鳴；有計劃地把集中教育和經(jīng)常性教育有機(jī)地結(jié)合起來。 (3)熟悉消防法規(guī)，了解各種消防設(shè)備的使用方法，制定企業(yè)的消防制度及有關(guān)圖冊，使管理人員和員工便于熟悉。定期對義務(wù)消防隊員進(jìn)行培訓(xùn)，使之掌握消防技能，培訓(xùn)的內(nèi)容可以適當(dāng)拓寬，使消防隊員能適應(yīng)復(fù)雜和多變的消防情形。 (7)對消防重點部位做到定點、定人、定措施，并根據(jù)需要采用自動報警、滅火等新技術(shù)。 (3)對電子監(jiān)控及電子系統(tǒng)操作人員進(jìn)行充分地培訓(xùn)。 (6)維護(hù)治安、打擊違法犯罪活動。 (1)根據(jù)企業(yè)的實際情況，建立并完善保安員崗位責(zé)任制和各項治安保衛(wèi)制度。 (9)制定事故處理制度，按照交通法規(guī)，按照事故處理的程序，正確處理事故。發(fā)動群眾，群策群力，定期開展安全檢查，形成安全意義大家講，安全措施大家訂，事故 苗頭大家抓，人人關(guān)心安全工作的局面。 (9)對車輛用油、材料，按不同類型的車輛，確定定額指標(biāo)，并建立相應(yīng)的節(jié)約獎勵制度，并監(jiān)督執(zhí)行。 五、車輛管理績效測評 (1)根據(jù)本單位實際 情況，按照適用、經(jīng)濟(jì)、配套的原則，有比例地選擇各種類型的車輛，以適應(yīng)多層次多方面的用車需要。 (3)積極預(yù)防設(shè)備事故的發(fā)生。 (1)根據(jù)實際情況，制定食堂服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。 (4)深入實際，了解具體情況，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題，為班組完成計劃指標(biāo)出主意想辦法，并在條件許可的情況下或創(chuàng)造條件為班組崗位創(chuàng)造良好的工作條件和環(huán)境，主動進(jìn)行協(xié)商、協(xié)調(diào)、組織各班組崗位、環(huán)節(jié)和個人，共同完成計劃任務(wù)等等。 (5)加強門衛(wèi)管理，建立健全暫住人口、會客登記制度。每周舉行小型文娛活動，四大節(jié)日 (元旦、春節(jié)、勞 動節(jié)、國慶節(jié) )舉辦大型文體活動。 (1)加強宿舍設(shè)備使用管理，精心維護(hù)，及時檢修，確保技術(shù)狀況良好。 (2)完善住宿設(shè)施。 (2)要搞好房屋的維修工作，應(yīng)定期對各類房屋進(jìn)行普查，并將普查的資料建檔立卡。應(yīng)根據(jù)不同的需要，適當(dāng)調(diào)整燒爐供暖的時間。在每年采暖工作開始以前，要對上崗的司爐工作進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，未經(jīng)培訓(xùn)的司爐員工不能上崗操作，以免發(fā)生事故，影響供暖，甚至造成損失。 (5)員工宿舍的分配管理。 (3)建立修繕檔案 建立房屋修繕檔案，將各類房屋的修繕情況及時記錄歸檔，為以后的維修工作打好基礎(chǔ)。 (3)制定各部門物材購置總額標(biāo)準(zhǔn)，并監(jiān)督其不超標(biāo)。 (2)建立固定資產(chǎn)的領(lǐng)用、調(diào)出制度及程序，并監(jiān)督執(zhí)行。 (9)任何人在工作調(diào)動時，必須移交標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn)、資料，不得帶走。 (2)分類按相關(guān)的規(guī)定進(jìn)行。 (5)印章帶出公司，應(yīng)填寫“印章出借登記 臺賬”。 (3)報告注明責(zé)任者以及印章制作與廢 止的理由。 (1)明確信息儲存的意義。 (3)對不同時期、不同側(cè)面的信息，經(jīng)過綜合處理，使其效用得到增強，并由此產(chǎn)生具有新質(zhì)的概念或結(jié)論。 (4)建立匯報對話制度 通過按時匯報工作，經(jīng)常進(jìn)行對話，保證下級把意見充分反映上去。 (3)適用 適用指信息的處 理必須適合企業(yè)管理的需要，便于利用。由辦公用品負(fù)責(zé)人決定對工作影響最小的對策：可使用代替品；或由辦公用品負(fù)責(zé)人修理；或由生產(chǎn)廠家的修理負(fù)責(zé)人修理；或交由修理業(yè)者修理；或者廢棄。 (8)辦公用品負(fù)責(zé)人將辦公用品的收支記在臺賬上，并努力使其與實際的存貨量保持一致。 (2)庫房內(nèi)的各種物品要擺放合理，并做到整齊、美觀。 (7)屬于工作人員非慣例使用的物品，應(yīng)填報領(lǐng)物單或 借用單，由主管人員審核批準(zhǔn)，交保管人發(fā)放。 (1)對辦公用品的發(fā)放管理，要建立正常的發(fā)放和使用制度。 (5)對市場上的辦公用品進(jìn)行調(diào)查，把握其性能、功能及價格，然后選擇最適合企業(yè)的產(chǎn)品。 (4)加強檔案庫房的各項保衛(wèi)保密工作，保證檔案的安全。 、調(diào)閱管理 (1)建立檔案借閱管理制度，明確借 閱的工作流程及借閱人和檔案管理人員的權(quán)利與義務(wù)。 (4)消毒。 (2)對文件的歸檔有明確的要求，并培訓(xùn)檔案管理人員嚴(yán)格按要求處理。 (5)與檔案部門辦理移交手續(xù)。 (4)對集中的文件進(jìn)行分類，分類應(yīng)結(jié)合實際情況，科學(xué)、合理，層次清楚，概念明確，相互之間界限分明。 (1)明確文件管 理責(zé)任制度，指派專人負(fù)責(zé)文件的收發(fā)工作。超過處理時限的文件，由辦公室催辦。 (8)歸檔： ①任何簽呈正本均需交由總務(wù)部 (科 )歸檔存查。 (3)收發(fā)室收文登記后，根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)分送各有關(guān)部門處理；內(nèi)部發(fā)文呈批單做收文登記后，根據(jù)文件內(nèi)容性質(zhì)分送有關(guān)單位會簽處理。 (7)制定計劃，精心準(zhǔn)備迎候工作。 (1)根據(jù)會議的基本情況，制定出詳細(xì)的計劃和實施方案，報請上級主管審批。 (2)做好周密的會議準(zhǔn)備工作，如會議通知書的下發(fā)，與會人員的編組、會議資料的印制、會議接待人員和服務(wù)人員的安排及職責(zé)分配等。 (5)嚴(yán)格控制會議人數(shù)、不允許無關(guān)人員與會，盡量將人數(shù)控制在能有效交流信息、形成法定有效決議認(rèn)可的最低限度內(nèi)。 (5)全面控 制會議質(zhì)量，提高會議效果，避免或減少連鎖會議。 ②電話記錄一定要簡明、完整、準(zhǔn)確、字跡清楚，對人名、地名、時間、數(shù)字等都要認(rèn)真核對，確保準(zhǔn)確無誤。 (1)值班應(yīng)準(zhǔn)備好以下資料 ①電話表 (本 )。 (4)制作各項值班工作程序。 (8)值班人員應(yīng)保守單位的秘密。 二、值班管理績效測評 (1)掌握上級主管及各層管理人員的電話、住址等系統(tǒng)性資料，最好編印成冊，以備查找。 (1)建立健全規(guī)章制度。 ③當(dāng)各業(yè)務(wù)部門、各單位因認(rèn)識和處理問題的角度不同引起矛盾時，辦公室主任更應(yīng)充分發(fā)揮其協(xié)調(diào)職責(zé)，對過去已有明文政策規(guī)定的事項，要維護(hù)政策的嚴(yán)肅性，督促有關(guān)方面或協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)督促有 關(guān)方面加以認(rèn)真貫徹落實。 第二節(jié) 日常事務(wù)處理工作績效測評 一、組織協(xié)調(diào)績效測評 (1)全面履行協(xié)調(diào)職責(zé) 要著力做好縱向協(xié)調(diào)、橫向協(xié)調(diào)、內(nèi)部協(xié)調(diào)等多方面的工作。 ③當(dāng)看到有人趕來時，應(yīng)用手擋住電梯門，防止關(guān)上。 (3)著裝得體大方，工卡配帶規(guī)范。 (2)不得擺放影響美觀或走路的紙箱等。 、傳真機(jī) (1)節(jié)約用紙，紙張存放整齊。 (2)內(nèi)中物品擺放整齊。 (2)重要紙面文件、保密資料 (包括發(fā)票、箱單、客戶信息、工作聯(lián)絡(luò)單 )等一律入柜。 (8)供應(yīng)便利充分的休息室設(shè)備。 (6)設(shè)休息處，作為工余休息 、自由交談及用午餐處。 (4)根據(jù)工作需要，決定所需的家具、椅桌等，并列表分別詳細(xì)記載。 (2)使用同一大小的桌子，可增進(jìn)美觀、并促進(jìn)員工相互平等感。 (2)在可能的條件下，在辦公室內(nèi)安裝各種冷暖設(shè)備、通風(fēng)空調(diào)設(shè)備、濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等，以使室內(nèi)微氣候諸指標(biāo)達(dá)到規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。 (3)采取措施如限制光源亮度、合理分布光源、適當(dāng)提高環(huán)境亮度減少亮度比等來防止辦公室眩光。物品、用具的排列應(yīng)有合理次序，以減少多余動作，減少身體的轉(zhuǎn)動次數(shù)。 (6)辦公機(jī)具的形體、尺寸應(yīng)有利于人與設(shè)備用具之間正確地傳遞信息，盡可能減少操作疲勞，以提高工作質(zhì)量與效率。 (2)可靠。 (1)制定和組織實施統(tǒng)一規(guī)范，以及統(tǒng)一制作、配置、專人監(jiān)管等方式，使標(biāo)識系統(tǒng)管理達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。 (8)應(yīng)使帶機(jī)密性的部門不利于與外界接觸。 (4)根據(jù)辦公效 率測評結(jié)果，實