采購部操作實務(編輯修改稿)
2025-08-05 13:08 本頁面
【文章內容簡介】 年供貨的效績進行體驗、驗證后認定。（5） 對供方提供樣品，并對其進行檢驗，驗證后認定。2． 確定調查供方后，采購業(yè)務人員負責分發(fā)、收集《供方質量保證能力調查表》，必要時須協(xié)調有關部門和采購部經(jīng)理進行實地考察，組織有關部門根據(jù)《供方質量保證能力調查表》及相關調查資料對供方進行評價，填寫《供方評價記錄》；認定合格后，報總經(jīng)理批準，作為采購訂貨簽約的依據(jù)，同時編進《合格供方名冊》。3． 建立正常供貨后，每次到貨時，采購部采購員須會同計劃財務驗貨室人員對到貨進行抽檢，采購員須填寫《食品、物品進貨檢驗驗證記錄》；如果邊疆兩次不合格，采購員須填制《取消不合格供方通知單》，并通知其停止供貨。4． 對采購品種不穩(wěn)定，進貨批量小，市場變化頻繁的小供方的考核：（1） 采購員在接到相關采購計劃后要充分了解市場，要求供方提供樣品，采購員根據(jù)其提供的樣品填寫《樣品簽樣試用回單》，經(jīng)計劃財務部室和有關部門人員簽字確認后，編進《合格供方名冊》。（2） 建立日常供貨關系后，采購部須會同計劃財務有關部門人員對供方所供貨物逐批檢驗，驗貨室人員根據(jù)抽檢情況填制《食品材料直拔驗收單》作為供方的供貨檔案，每月評定一次，如果每月有兩次抽檢不合格，采購員須填制《取消不合格供方通知單》，并通知其停止供貨。（四） 采購的確認、報價1． 各廚房每日所需蔬菜、水果的價格須由供方每星期報價一次，采購部組織人員對報價進行市場調查、比價和評估后，將最終確認的價格通知各廚房和驗貨室，以便存查；該項工作資料由采購部統(tǒng)計員登記，由采購部經(jīng)理具體組織實施。2． 采購部在收到中心倉庫計劃單后，由部門經(jīng)理將采購計劃直接安排給相關采購業(yè)務員；相關業(yè)務員依據(jù)《采購價格控制辦法》的相關辦法考察確定采購價格，在《合格供方名冊》范圍內組織進貨；改變供應渠道須有書面說明，并按對供方考核、評定的規(guī)定程序進行評定合格，經(jīng)采購經(jīng)理批準后執(zhí)行。3． 倉庫及營業(yè)常備用品的加工和采購實行“綜合考核、對比擇商、定點供應”泊原則，在《合格供方名冊》范圍內組織進貨；改變供應渠道須有書面說明，并按對供方考核、評定的規(guī)定程序進行評定合格，經(jīng)采購經(jīng)理批準后執(zhí)行。4． 各部門日常零星和應急采購任務的比價或詢價，由采購部經(jīng)理根據(jù)本規(guī)定要求簽批于采購申請上，由采購業(yè)務員執(zhí)行。5． 《國外采購申請單》通常以傳真、電函方式向港澳或國外供方詢價；屬國家控制進口的商品在詢價的同時，由報關員向國家有關部門辦理申報、審批手續(xù)。6． 供方的優(yōu)惠、折扣、贈送、回扣等須酒店所有，并在報價中注明。7． 對于有特殊要求或需特殊加工的采購項目，需方要作詳細圖解說明或提供實樣，采購業(yè)務員根據(jù)需方的要求按規(guī)定程序對供方進行考核、評定，合格后編進《合格供方名冊》，同時要求供方按要求提供圖紙或實樣供需方確認。8． 采購部對內要主動與使用部門保持密切聯(lián)系，樹立服務意識，熟知酒店物品的標準和使用情況；主動向使用部門推薦適路新產(chǎn)品及質優(yōu)價謙的代用品，積極主動地向酒店高級管理層提供市場情況及購買策略。使用部門在工作中要主動與采購部門溝通配合，對掌握的供方情況及購物意向須主動通報采購部，由其進行考核、評定，擇優(yōu)錄用。9． 確屬疑難采購項目，采購部和使用部門雙方須及時聯(lián)系溝通，研究對策；無力解決的須及時請示酒店領導，不得耽誤。（五） 采購項目的審批1． 各廚房每日市場訂購單須經(jīng)各廚房廚師長簽批確認，并經(jīng)采購部經(jīng)理審批同意，由采購部統(tǒng)計員登記后，方為有效訂單。2． 中心倉庫的庫存補充計劃提出后，須先經(jīng)計財部經(jīng)理審核批準，再交采購部執(zhí)行。3． 各部門所需的營業(yè)物品或辦公用品須在每月月底前將訂購計劃提交計財部，由計財部經(jīng)理審核后交采購部擇商、詢價，呈總經(jīng)理簽批后方為有效訂單。工程部維修材料、配件及各部門應急采購的物品須按照本條規(guī)定執(zhí)行。4． 所有采購項目以審批成為有效訂單后，方可實施購買。（六） 采購項目的購買1． 所有采購項目原則上依據(jù)有效訂單由采購部統(tǒng)一購買，其他部門一般不準自行購買。2． 所有采購訂單由采購部經(jīng)理直接落實采購員實施購買。所有購買活動須依據(jù)有效訂單所規(guī)定的項目、數(shù)量、價格、時限、供方及其他要求進行，并在到貨前將填寫完備的《零星食品/用品材料訂購單》（直拔采購項目使用）或《食品、物品進貨檢驗驗證記錄》（入庫采購項目使用）遞交計劃財務部驗貨員，以備到貨查驗。3． 對于期貨和供需雙方認為簽約的經(jīng)濟活動，采購員須主動向采購部經(jīng)理匯報有關業(yè)務細節(jié)，由采購部經(jīng)理與供應商、廠家共同就合同條款進行洽談并簽訂經(jīng)濟合同，經(jīng)雙方法人代表簽字并取得僉公正后，方能生效。4． 由市場變化或其他原因造成購買時價格高于有效訂單報價或數(shù)量多于有效訂單數(shù)量時，發(fā)行股說明理由，重新辦理手續(xù)后，方能購買。5． 需在供方處驗貨購買的采購項目，采購員須根據(jù)驗貨購買情況于當日填制《采購部員工每日工作報告》，并說明采購情況，經(jīng)采購部經(jīng)理批準后，交采購統(tǒng)計員登記存檔。（七） 采購項目的驗收1． 到貨前，采購員根據(jù)同供方洽談的情況填寫《食品、物品進貨檢驗驗證記錄》一式兩聯(lián)，詳細說明貨物的品牌、規(guī)格、數(shù)量、質量要求等項目，一聯(lián) 交計財部驗貨室，一聯(lián)留存，計財部驗貨室將據(jù)此對到貨進行查驗；查驗合格后，填寫《貨物入庫單》或《
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