【文章內(nèi)容簡介】 名義簽署的合同 /協(xié)議書的“合同審批單”經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)總監(jiān)，副總經(jīng)理 /總經(jīng)理審批后，可蓋酒店公章 。 3）其他材料如需加蓋公章，需填寫“用印審批單”，由部門負(fù)責(zé)人、副總經(jīng)理 /總經(jīng)理審批后，方可加蓋酒店公章。 4）用印文件的復(fù)印件隨同用印審批單由行政辦公室留存。 酒店內(nèi)部復(fù)印管理 1）由各部門文員負(fù)責(zé)本部門的復(fù)印工作，嚴(yán)格按有關(guān)復(fù)印程序操作并保管好本部門的復(fù)印密碼。 2）行政辦負(fù)責(zé)機(jī)器的維護(hù)保養(yǎng)，以及對(duì)復(fù)印工作的管理及月末的復(fù)印量統(tǒng)計(jì)。 3）詳見《辦公室設(shè)備使用規(guī)程》。 行政用車管理 為了統(tǒng)籌兼顧，合理、規(guī)范使用酒店小車 、面包車，特對(duì)小車、面包車管理暫作以下規(guī)定： 小車、面包車、駕駛員由行政人事部統(tǒng)一管理調(diào)度，行政人事部對(duì)小車及面包車進(jìn)行定人管理、駕駛、保養(yǎng)，并對(duì)駕駛員的安全行車、服務(wù)態(tài)度、運(yùn)行成本進(jìn)行考核、獎(jiǎng)懲。 小車、面包車使用重點(diǎn)保證領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)用車、財(cái)務(wù)送款、公關(guān)銷售促銷公務(wù)使用，其他部門使用，須主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 用車必須提前填寫《公務(wù)出車申請(qǐng)單》，由行政人事部經(jīng)理平衡后派車（先急后緩的原則）并登記。《公務(wù)出車申請(qǐng)單》的操作流程： 1）、用車部門一般在確認(rèn)車輛空閑時(shí)，填寫《公務(wù)出車申請(qǐng)單》一式二份； 2）、《 公務(wù)出車申請(qǐng)單》須有申請(qǐng)人、部門負(fù)責(zé)人簽字，再交行政人事部經(jīng)理核準(zhǔn)； 3）、用車部門或人憑核準(zhǔn)的一份《公務(wù)出車申請(qǐng)單》交給駕駛員出車，另一份行政人事部留存； 4）、《公務(wù)出車申請(qǐng)單》是駕駛員的工作指令，在每次出車回店，要將《公務(wù)出車申請(qǐng)單》填寫完整（出車?yán)锍毯头祷乩锍蹋?，并及時(shí)交行政人事部，作為統(tǒng)計(jì)依據(jù)； 5）、特殊情況要事后及時(shí)補(bǔ)單。 車輛出租、來訪接待和臨時(shí)用車，則需根據(jù)車輛情況，由行政人事部隨即確定。 駕駛員在晚間工作于 20： 30 前不得將小車、面包車私自開回家；駕駛員每天下班 和周日休息 須將車鑰匙交總臺(tái)保管，未經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)同意不得動(dòng)用車鑰匙，總臺(tái)對(duì)車鑰匙領(lǐng)取要登記。 每到月底由行政人事部統(tǒng)計(jì)各部門用車情況，列入有關(guān)使用部門當(dāng)月費(fèi)用之中。 行政人事部杜絕派私車，因個(gè)人特殊原因用車，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)方可使用，并由個(gè)人承擔(dān)部分費(fèi)用。 5 相關(guān)文件 《辦公室電話使用規(guī)程》 《來人來訪接待規(guī)程》 《值班經(jīng)理管理規(guī)程》 《辦公室設(shè)備使用規(guī)程》 6 記錄名稱 用印審批單 內(nèi)部用車審批單 合同審批單 三、 例會(huì)管理規(guī)程 1 引用文件 《信息交流控制程 序》 《行政工作管理程序》 2 適用范圍 酒店 3 操作規(guī)程 酒店例會(huì) 在每月月底前由行政辦完成下個(gè)月酒店與（業(yè)主集團(tuán)）酒店級(jí)的會(huì)議安排表，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)至各部門。 會(huì)議主持者的秘書或指定的秘書要做好會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)會(huì)議主持者批準(zhǔn)確認(rèn)后，發(fā)至所有參加者并抄送總經(jīng)理，紀(jì)要原件留部門存檔，以備后查。 根據(jù)會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容，由每項(xiàng)任務(wù)的具體負(fù)責(zé)人跟進(jìn)會(huì)議中提出的待辦事項(xiàng)， 紀(jì)要秘書負(fù)責(zé)催辦。 部門例會(huì) 根據(jù)總經(jīng)理要求， 各部門每月 需安排一次部門例會(huì)，由部門負(fù)責(zé)人主持會(huì)議，會(huì)議時(shí)間及安排需報(bào)行政辦備案。部門秘書做好會(huì)議紀(jì)要，發(fā)至參加人并抄送總經(jīng)理。 3..3 其他臨時(shí)會(huì)議 因工作需要，各部門負(fù)責(zé)人需要召集相關(guān)部門負(fù)責(zé)人開臨時(shí)會(huì)議，如需使用行政會(huì)議室應(yīng)提前于行政辦秘書確認(rèn)會(huì)議室是否有空，若行政會(huì)議室已被占用，則聯(lián)系餐飲部預(yù)訂其他會(huì)議室。 由會(huì)議主持人決定是否需要部門秘書記錄臨時(shí)會(huì)議的紀(jì)要，若有會(huì)議紀(jì)要，則發(fā)所有參加者并抄送總經(jīng)理。 根據(jù)會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容，由每項(xiàng)任務(wù)的具體負(fù)責(zé)人跟進(jìn)會(huì)議 中提出的待辦事項(xiàng)，行政秘書負(fù)責(zé)催辦。 其他 若參加會(huì)議人員因故不能按時(shí)參加會(huì)議，須提前向會(huì)議主持人說明原因，經(jīng)批準(zhǔn)后方可請(qǐng)假。 如遇特殊情況需臨時(shí)取消或推遲會(huì)議，有會(huì)議召集人 /主持人負(fù)責(zé)決定是否取消或推遲，由召集人 /主持人秘書通知各相關(guān)參加者。 4 相關(guān)文件 無 5 記錄名稱 每月會(huì)議安排表 各種會(huì)議紀(jì)要 四、 文書檔案管理規(guī)程 1 引用文件 《信息交流控制程序》 《行政工作管理程序》 2 目的范 圍 規(guī)范文書檔案處理工作規(guī)程，提高工作效率。 各部門秘書、文員。 3 操作規(guī)程 進(jìn)文 /收文 各部門秘書每天早會(huì)和下班前通過 OA系統(tǒng)收取來自其他各部門的文件。 一般文件由 OA 系統(tǒng)傳遞，重要文件、緊急文件、保密文件由秘書專門遞送或領(lǐng)取，文件是否屬“重要”或“緊急”由撰文人 /收文人決定，并加蓋“重要（ Important）”、 “緊急（ Urgent）”或“保密（ Confidential）”圖章。“重要”文件須請(qǐng)接收部門在重要文件簽收本上簽名，以示收到 ?！熬o急”文件則要求在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)遞送或領(lǐng)取。保密文件要求存放在密封的信封內(nèi)傳送，并在密封上加蓋“保密（ Confidential）”圖章。 出文 出文由部門負(fù)責(zé)人處理決定文件性質(zhì)，即可終結(jié)文檔或不可終結(jié)文檔（包括定期跟蹤文件，傳閱文件等）。 不可終結(jié)文檔 1）需要跟蹤處理的文件。應(yīng)規(guī)定跟蹤的周期并定期檢索，跟辦直至終結(jié)。 2）傳閱文件。應(yīng)附“文件傳閱單”，各傳閱人閱畢簽字后在規(guī)定時(shí)間內(nèi)返還交閱部門；傳閱部門進(jìn)行催閱工作。傳閱文件的人員必須愛護(hù)文件 ，要保護(hù)檔案的安全與保密，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、復(fù)印、翻印、轉(zhuǎn)借、攝影或損壞。 可終結(jié)文檔 1）如未有任何意見或批示。由收文部門存檔。 2）如按部門負(fù)責(zé)人要求，需要拷貝給相關(guān)人員或部門的，按指示拷貝，并在原文上注明拷貝對(duì)象及日期 ，原文進(jìn)行存檔處理。 3）跟辦結(jié)束或傳閱完畢的文檔按規(guī)定存檔。 存檔 可終結(jié)文檔應(yīng)每日歸整存檔，以避免文檔累積和查找混亂。 可存檔的整套文件應(yīng)用訂書機(jī)訂緊，避免使用訂書 針或回行針、大頭針歸整文件。文件打孔高低要一致，卷內(nèi)文件要平整。 存檔文件應(yīng)避免重復(fù)存檔，但必須同時(shí)保證同一文件相關(guān)的資料完整無缺 存檔文件按照時(shí)間順序進(jìn)行存檔，最新的文件放在最上面，同時(shí)保證分類清楚，易于查詢。 凡存檔文件帶有類似書籍、照片、磁盤等不規(guī)則附件時(shí)，附件應(yīng)另行存檔，但應(yīng)在主存檔文件上注明附件另存于何處。 文件存檔分類有以下幾種原則； 1）按來文部門分類存檔。 2）按特殊主題文件存檔。 量大而范圍廣的文件應(yīng)采用硬殼文件夾進(jìn)行存檔，以保證文件正規(guī)，同時(shí)也不損壞文件。 量少而分類較細(xì)的文件可采用懸掛式文件夾，并保證每個(gè)文件夾均帶有清楚明了的文件主題標(biāo)簽。 注意做好保密工作。檔案室的房門窗要堅(jiān)固，做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等措施。下班前必須鎖好文件柜。 每年對(duì)文件材料的數(shù)量、保管等情況進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取補(bǔ)救措施，確保檔案的安全。 每兩年對(duì)于已失去作用的文件要進(jìn) 行銷毀或用碎紙機(jī)進(jìn)行處理，銷毀文件材料要經(jīng)過部門負(fù)責(zé)人鑒定。 文件借閱 借閱檔案（包括文件、資料），必須在“檔案文件借閱單”登記后方可借閱，機(jī)密級(jí)以上的文件必須經(jīng)總經(jīng)理或部門經(jīng)理批準(zhǔn)方能借閱。 借閱期限不得超過兩星期，到期必須歸還，如需再借應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。 借閱的文件交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)損失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告總經(jīng)理或 部門經(jīng)理 4 相關(guān)文件 無 6 記錄名稱 文件傳閱單 檔案文件借閱單 五、 辦公室電話使用規(guī)程 1 引用文件 《信 息交流控制程序》 《行政工作管理程序》 2 目的范圍 規(guī)范酒店員工接聽電話規(guī)程 酒店各部門辦公室人員 3 操作規(guī)范 （ 10秒內(nèi)），有錯(cuò)過的電話應(yīng)及時(shí)回復(fù)。 ，應(yīng)該說：“請(qǐng)稍候一下好嗎？”當(dāng)再拿起電話時(shí)，因?qū)?duì)方的等候表示歉意。不宜讓對(duì)方等候太久，如果不能馬上給予回答，應(yīng)留下對(duì)方的電話，稍候再打電話去回復(fù)。 ，應(yīng)輕放。 ，不 要讓對(duì)方重復(fù)因?yàn)槟阕呱穸┞牭脑挕? 提出要求和做出回答時(shí)，要有禮貌。通話結(jié)束后，要等對(duì)方先把電話掛上之后，再把聽筒輕輕放回原處。 如果有人給你打錯(cuò)了電話，應(yīng)禮貌地告之對(duì)方，號(hào)碼撥錯(cuò)了，并建議對(duì)方再核實(shí)一下電話號(hào)碼。 撥打電話 ，應(yīng)先自報(bào)家門。 ，應(yīng)問清對(duì)方此時(shí)是否方便。 。 ，應(yīng)認(rèn)真傾聽，上報(bào)并記錄在前廳部的意見收集本中。若 牽扯到其他部門，應(yīng)將客人所提意見反饋至該部門，該相關(guān)部門應(yīng)將該意見記錄在自己部門專用的意見本上。 4 相關(guān)文件 無 5 記錄名稱 無 六、 辦公設(shè)備使用規(guī)程 1 引用文件 《行政規(guī)則管理程序》 2 目的范圍 規(guī)范辦公室各種設(shè)備使用規(guī)程 部門秘書負(fù)責(zé)管理各項(xiàng)設(shè)備 3 操作規(guī)程 行政辦復(fù)印機(jī) 行政辦復(fù)印機(jī)承擔(dān)著酒店所有部門的內(nèi)部文印。 各部門應(yīng)使用自己部門的密碼進(jìn)行復(fù)印。 各部門秘書或文員在使用復(fù)印機(jī)時(shí)，應(yīng)注意對(duì)復(fù)印機(jī)的保護(hù)。 秘書和文員應(yīng)學(xué)會(huì)卡紙等簡單問 題的應(yīng)急處理；如果機(jī)器發(fā)生比較復(fù)雜的故障，應(yīng)及時(shí)通知行政辦秘書，由行政辦秘書通知特約維修公司上門檢修。 每月月底由行政辦秘書統(tǒng)計(jì)各部門復(fù)印總數(shù)，紀(jì)錄到“部門每月復(fù)印總額紀(jì)錄單”并交財(cái)務(wù)部計(jì)入各部門費(fèi)用。 辦公室電腦 辦公室電腦為本辦公室秘書或文員使用。 秘書或文員離開辦公室時(shí)，應(yīng)關(guān)閉正在操作的文檔。 非本辦公室的人員未經(jīng)同意不得擅自使用電腦。 秘書或文員平時(shí)應(yīng)做好電腦的防病毒措施，如發(fā)生較難處理的故障，應(yīng)及時(shí)通知酒店電腦房，由電腦房員工協(xié)助解決。 傳真機(jī) 各配有傳真機(jī)的辦公室應(yīng)保證傳真機(jī)的正常運(yùn)行。 下班前，各部門秘書應(yīng)檢查傳真機(jī)運(yùn)行是否正常，傳真紙是否充足。 若傳真機(jī)發(fā)生故障，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系特約維修公司上門檢修。 其他 下班前，各部門秘書或文員應(yīng)關(guān)閉所有（除傳真機(jī)以外）辦公設(shè)備的電源。 各部門秘書應(yīng)正確使用辦公室各項(xiàng)設(shè)備，保證設(shè)備的正常運(yùn)行，并定期清潔辦公設(shè)備。 4 相關(guān)文件 七、 來人來訪接待規(guī)程 1 引用文件 《行政規(guī)則管理程序》 2 目的范圍 酒店各部門秘書、文員。 3 操作規(guī)程 與來訪者 打招呼 如果來訪者已經(jīng)安排了約會(huì)，由秘書直接陪同客人去辦公室，不要在這時(shí)展開對(duì)話，但如果客人問什么問題，要有禮貌的做出反應(yīng)。 對(duì)來訪者打招呼時(shí)要使用比較正式的語言，比如“你好！”“上午好！”。如客人先做出握手的表示，應(yīng)禮貌地應(yīng)對(duì)。打完招呼后，如果來訪者沒有主動(dòng)提供任何信息，你下一步就該說：“我能幫你忙嗎？” 了解來訪者的目的 來訪者愿意說出來訪目的，假設(shè)上司對(duì)來訪者感興趣，可以幫上司與之安排一個(gè)約會(huì)時(shí)間。 來訪者不愿意說出來訪目的 可以盡量讓客人說出來訪的原因及 目的，若客人仍堅(jiān)持不說，不要勉強(qiáng)。 安排來訪者等待 如果來訪者必須等待，叫他們坐下來。不要與等待中的來訪者攀談，但如果他們表現(xiàn)出 談話的興趣，你應(yīng)該做出反應(yīng)。如果來訪者詢問有關(guān)經(jīng)營上的事，你只能做出籠統(tǒng)的、簡單的、禮節(jié)性的答復(fù)。 通知來訪者的到來 事先約好的來訪者 如果上司必須讓事先約好的來訪者大致在什么時(shí)間抵達(dá)，應(yīng)適當(dāng)做一些解釋，并表示歉意。對(duì)事先約好的來訪者，不宜讓其等候太久，如上司正有其他安排，應(yīng)及時(shí)提醒他已約好的會(huì)見。 事先沒有約好的來訪者 1）如果上司愿意見這個(gè)沒有約 好的來訪者，而且上司正好有時(shí)間，可以先了解一下來訪的目的，再讓來訪者進(jìn)上司的辦公室。 2）如果上司很忙，但愿意見來訪者，可以讓來訪者坐下來，并告訴來訪者大概要等待多久。這種等待可能會(huì)使來訪者意識(shí)到，還是有事先約見為好。如果來訪者選擇改日再來，可以主動(dòng)確認(rèn)一個(gè)約見的時(shí)間。 應(yīng)付上司不想見的來訪者 請(qǐng)求贊助或前來推銷的來訪者 當(dāng)來訪者說明目的是請(qǐng)求贊助或推銷商品時(shí)，視情況而定，一般可收下對(duì)方資料和名片，并告知有需要會(huì)與之聯(lián)系。如果明顯沒有可能，則可婉言拒絕。 建議找酒店相關(guān)人的來訪者 當(dāng)發(fā)現(xiàn)來訪者想談的事情有關(guān)酒店的其他人或部門時(shí)，應(yīng)主動(dòng)地幫他聯(lián)系到所要找的相關(guān)人員，并指引路線。 開會(huì)期間的來訪者 一般不打斷會(huì)議，但如果必須在上司開會(huì)時(shí)有客人來訪，可以直接遞上客人的名片或把客人的姓名寫在紙上，交給上司。 4 相關(guān)文件 無 5 紀(jì)錄名稱 八、 值班經(jīng)理管理規(guī)程 1 引用文件 《行政規(guī)則管理程序》 2 目的范圍 酒店值班經(jīng)理 3 操作規(guī)程 為了加強(qiáng)酒店的內(nèi)部管理，全面提高酒店的工作質(zhì)量，保證夜間及節(jié)假日酒店的正常運(yùn)