【文章內(nèi)容簡介】 系統(tǒng)硬件設備、軟件運行的日常檢查和維護，以保證系統(tǒng)的正常運行。 硬件維護 A、一般情況下，每周周末全面檢查一次作好檢查記錄 。 B、在系統(tǒng)運行過程中，出現(xiàn)硬件故障，及時進行排除，并作好檢查維修記錄。 C、設備更新、擴充、修復必須征得電算主管同意，并由電算維護人員實施安裝和調(diào)試。 軟件維護 A、正確性維護：糾正軟件投入使用的過程中暴露出來的問題。 B、完善性維護：使用過程中發(fā)現(xiàn)功能不全或運行效率不高時，在原有基礎上進行優(yōu)化處理。 C、適應性維護：在應用環(huán)境發(fā)生變化時，如組織機構(gòu)調(diào)整，產(chǎn)品結(jié)構(gòu)變化，新產(chǎn)品開發(fā)，人員變更等情況下，及時地作必要的系統(tǒng)適應性修正。 維護操作必須由電算維護人員負責。同時，重大的 維護工作應進行相應的記錄。（計算機硬、軟件維護記錄表格詳見附表 1） 會計數(shù)據(jù)管理 數(shù)據(jù)管理是系統(tǒng)數(shù)據(jù)的匯集、審核、備份、存檔、安全保管和保密工作。主要內(nèi)容分以下幾部分： 數(shù)據(jù)輸入 （ 1）輸入計算機之前的各類原始單據(jù)均由各專職會計負責匯集，并按有關(guān)規(guī)定及時編制記帳憑證。記帳憑證應保證經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容的摘要規(guī)范化，措辭要確切，科目代碼和其他代碼（客戶代碼、項目代碼、部門代碼、職工代碼等）的相應完整性及準確性，自檢后交數(shù)據(jù)審核員審核。 （ 2）記帳憑證的審核嚴格按照會計法進行，對不真實 、不合法的原始單據(jù)、憑證進行標錯，記載不確切、不完整的原始單據(jù)、憑證應予退還，并要求填制人員進行更正和補充。 （ 3）記帳審核人員負責對記帳憑證及原始單據(jù)等輸入數(shù)據(jù)的嚴格審核，簽字（蓋章），以保證輸入數(shù)據(jù)的正確性和合法性。 數(shù)據(jù)輸出 （ 1）數(shù)據(jù)輸出包括各類帳表，有日記帳、明細帳、總分帳、會計報表和各種記帳憑證等 ，輸出的資料應由記帳者和審核者簽名后方為有效。 （ 2）由記帳審核人員定期打印各類帳表，檔案保管員做好存檔保管工作。 數(shù)據(jù)備份 （ 1）數(shù)據(jù)輸入員在每日輸入完畢后，應及時做 好工作備份，每日一次、二份備份輪流進行，以防意外發(fā)生。 （ 2）每年操作結(jié)束，做全年日記帳、明細帳、總分類帳、各類報表和財務資料的全面雙備份，由資財部和檔案室各存一份。 （ 3）年備份操作由帳套主管或指定人員進行，備份完畢交檔案保管員保管。 數(shù)據(jù)存檔 （ 1）數(shù)據(jù)存檔是指對存放各類帳表數(shù)據(jù)及相關(guān)信息的磁性介質(zhì)進行的雙備份。 （ 2）系統(tǒng)數(shù)據(jù)、檔案數(shù)據(jù)的查詢使用，必須按規(guī)定辦理手續(xù)。 （ 3）任何人如有偽造，非法涂改變更，故意毀壞數(shù)據(jù)文件、帳冊、軟盤等的行為，將受到行政處分，情節(jié)嚴重者， 將追究其法律責任。 （ 4）系統(tǒng)的運行日志及維修、維護記錄應保留一年，以供備查，刪除前必須進行備份。 會計軟件安全的管理措施 會計核算軟件的維護是指在保證原設計功能的正常實現(xiàn)的前提下所進行的程序修改，會計軟件參數(shù)調(diào)整和會計數(shù)據(jù)的修改和恢復工作。系統(tǒng)運行的商品化軟件，程序修改、會計軟件參數(shù)調(diào)整工作，經(jīng)申請批準后由軟件開發(fā)公司實施，數(shù)據(jù)的修正和恢復工作由電算主管負責實施，其他人員一律不得進行維護操作。 一般情況下不允許實施數(shù)據(jù)恢復操作，只有當硬盤數(shù)據(jù)已破壞并無法修正或更換硬件設備時，才能由 電算主管實施數(shù)據(jù)恢復操作。同時，任何人不得通過維護操作對機內(nèi)數(shù)據(jù) 作無痕跡修改。 未經(jīng)電算主管同意不得實施數(shù)據(jù)維護，不得隨意打開數(shù)據(jù)庫進行操作，實施數(shù)據(jù)維護時，不允許修改數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，其他人員一律不得實施數(shù)據(jù)庫操作 ,更不允許隨意增刪和修改數(shù)據(jù)、源程序和庫文件結(jié)構(gòu)。 會計檔案管理制度 電算化會計信息系統(tǒng)的檔案主要是指，打印輸出的各種帳薄、報表、憑證、書面檔案，存貯會計數(shù)據(jù)和程序的軟盤及其他存貯介質(zhì)，系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔以及其他資料。 會計憑證、會計帳薄和報表的保管制度。 會 計憑證、會計帳薄、會計報表、會計文件和其它會計資料，以書面形式進行保管。 會計檔案暫由公司財務部保存一年 。期滿后， 于次年 6月底前，由財務部門編制移交清冊一式三份交檔案部門保管。清點無誤后，在移交清冊上簽字蓋章，財務部門保存一份，另二份由檔案室保存。 檔案部門對接收的會計檔案，原則上應保護原卷冊的封裝，如需拆卷重新整理的，應征得財務部門同意后共同拆卷整理。 檔案部門接收會計檔案后，要按年 —— 保管期限 —— 名稱（憑證帳薄、報表）進行排列，由左到右，由上到下存放在檔案柜保管，并在檔案柜的標簽上注 明所存檔案的目錄的起止卷號。 各種會計檔案根據(jù)其特點和保存價值，分永久保存和定期保存兩類。保管期限的劃分，按財政、國家檔案局的規(guī)定辦理。 對會計檔案的作用，應結(jié)合實際建立查閱制度設置借閱登記薄。本公司有關(guān)人員查閱會計檔案，原則上由財務負責人或檔案部門負責批準，外單位查閱須憑介紹信，經(jīng)公司經(jīng)理或財務負責人批準，檔案原件不出借，如有特殊情況需要，應經(jīng)上級總部門批準，但不得拆散原卷。 會計檔案保管期滿后，由檔案部門會同財務部門共同鑒定，經(jīng)審查后編制會 計檔案銷毀清冊和目錄，經(jīng)公司經(jīng)理審查后，報上 級主管部門和財務稅局（會管科）批準后方可銷毀。 存有會計信息的磁性介質(zhì)的保管制度 會計信息的磁性介質(zhì)是指存儲會計 數(shù)據(jù) 的硬、軟盤和光盤 。由帳套主管（或指定專人，下同）執(zhí)行會計信息磁性介質(zhì)的歸檔管理職能。備份磁性介質(zhì)應貼上保護標簽再外加封套后加蓋印章或封條，作為正式檔案，保管在有保護封套的包裝盒里，存放在安全、清潔、防潮、防磁的檔案柜內(nèi)。 雙備份方式下的二套磁性介質(zhì)應分開不同的地方進行存放。備份磁性介質(zhì)應每隔二年轉(zhuǎn)貯一次，由檔案保管員、核對正確無誤的數(shù)據(jù)方可作存檔數(shù)據(jù)，以保證數(shù)據(jù)的安全。備 份磁性介質(zhì)的會計檔案需永久保存，不得清除，待上級有規(guī)定后再按規(guī)定進行處理。 未經(jīng)許可，不得直接對備份磁性介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)進行的任何操作。如果對備份會計數(shù)據(jù)進行加工，必須使用備份的副本。 會計電算化開發(fā)等全套文檔資料的保管 會計電算化的初始化工作資料的保管，應視同會計檔案進行保管。 替代手工記帳的會計科目代碼及其編制說明，包括會計科目代碼的設計原則。應視同會計檔案進行保管。 系統(tǒng)軟件，系統(tǒng)開發(fā)的文檔資料，視同會計檔案進行保管，未經(jīng)電算主管許可，其他人員不得擅自復制、修 改和出借。 調(diào)閱會計檔案 根據(jù)“會計人員工作規(guī)則”規(guī)定：“本單位人員調(diào)閱會計檔案要經(jīng)會計主管人員同意，外單位人員調(diào)閱會計檔案，要有正式介紹信，經(jīng)會計主管人員或公司經(jīng)理批準，批準后要詳細登記調(diào)閱檔案名稱、調(diào)閱日期、調(diào)閱人員的姓名和工作單位、調(diào)節(jié)調(diào)閱理由、歸還日期等，會計檔案存儲在硬盤同樣按照這條規(guī)定執(zhí)行，并登記查詢記錄薄。 硬盤和正式備份磁性介質(zhì)不得外借，如有特殊需要，須報單位領(lǐng)導同意，只外借副本，并應記錄下調(diào)用人員的姓名、調(diào)用內(nèi)容、歸還日期等記錄。 附加說明： 本管理制度由華立地產(chǎn)集團有限 公司資金財務部起草并負責解釋 本管理制度起草日期：二 00 三年七月十五日 本管理制度實施日期：二 00 三年八月一日 附 : 財務系統(tǒng)硬、軟件維護登記表 維護日期 維護人 維護內(nèi)容 維護結(jié)果 批準人 華立地產(chǎn)集團有限公司 會計核算制度 ( 試行本 ) 第一章 總則 （一）為規(guī)范集團各公司的會計核算，根據(jù)財政部發(fā)布的《企業(yè)會計制度》及其他法規(guī)，結(jié)合公司實際情況，特制定本制度。本制度適用于華立地產(chǎn)集團有限公司及下屬企業(yè)。 （二）本制度統(tǒng)一規(guī)定會計科目的核算內(nèi)容、原則及要求，以便于編制會計憑證，登記賬簿，查閱賬目，實行會計電算化。各公司不得隨意更改，打亂重編。 某些會計科目之間留有空號，供增設會計科目之用。 各公司 應按本制度 之 規(guī)定，設置和使用會計科目。 可以根據(jù)實際 情況，在不影響會計核算要求和會計報表指標匯總，以及對外提供統(tǒng)一的財務會計報告的前提下，自行增設、減少或合并某些會計科目。 明細科目的設置，除本制度已有規(guī)定者外，在不違反統(tǒng)一會計核算要求的前提下，企業(yè)可以根據(jù)需要自行確定。 對于會計科目名稱，企業(yè)可以根據(jù)本企業(yè)的具體情況，在不違背會計科目使用原則的基礎上，確定適合于本企業(yè)的會計科目名稱。 企業(yè)在填制會計憑證、登記賬簿時，應當填列會計科目的名稱，或者同時填列會計科目的名稱和編號，不應當只填科目編號，不填科目名稱。 (三 )企業(yè)應按照本制度有關(guān)財務會計報告編制原則和 方法的要求，對外提供真實、完整的財務會計報告。 月度報表應于月度終了后 5天內(nèi)報出 。年度會計報表應于季度終了后 8天內(nèi)報出 。合并報表順延 5天 。特殊情況另行通知。 企業(yè)對外報送的報表應加具封面，裝訂成冊，加蓋公章。封面上應注明：企業(yè)名稱、報表所屬年度、季度、月份、報送日期 。并由企業(yè)負責人、財務主管和制表人員簽名或蓋章。 企業(yè)對外投資占被投資企業(yè)資本總額半數(shù)以上，或者實質(zhì)上擁有被投資企業(yè)控制權(quán)的，應當編制合并會計報表。 （四）尚未實現(xiàn)會計電算化的公司，可以按原核算體系進行核算。實施財務電算化的公司，按照《常會用計科 目表》的要求設置會計核算體系。 常用會計科目表 順序號 編號 科目名稱 數(shù)量金額 核算項目 功能模塊 順序號 編號 科目名稱 數(shù)量金額 核算項目 功能模塊 一、資產(chǎn)類 50 2153 應付福利費 1 1001 現(xiàn)金 現(xiàn)金管理 52 2171 應交稅金 2 1002 銀行存款 現(xiàn)金管理 53 2176 其他應交款 3 1009 其他貨幣資金 54 2181 其他應付款 客戶 4 1101 短期投資 55 2191 預提費用 5 1111 應收票據(jù) 58 2301 長期借款 6 1131 應收賬款 客戶 60 2321 長期應付款 7 1133 其他應收款 客戶 三、所有者權(quán)益類 8 1141 壞賬準備 63 3101 實收資本 (或股本 ) 9 1151 預付賬款 客戶 65 3111 資本公積 10 1201 物資采購 √ 物料 66 3121 盈余公積 11 1211 原材料 √ 物料 67 3131 本年利潤 12 1231 低值易耗品 68 3141 利潤分配 14 1243 庫存商品 √ 物料 四、成本類 15 1301 待攤費用 69 4101 生產(chǎn)成本 16 1401 長期股權(quán)投資 70 4105 制造費用 17 1402 長期債權(quán)投資 五、損益類 18 1501 固定資產(chǎn) 固定資產(chǎn) 72 5101 主營業(yè)務收入 √ 物料 19 1502 累計折舊 固定資產(chǎn) 73 5102 其他業(yè)務收入 √ 物料 21 1603 在建工程 74 5201 投資收 益 22 1701 固定資產(chǎn)清理 固定資產(chǎn) 76 5301 營業(yè)外收入 23 1801 無形資產(chǎn) 77 5401 主營業(yè)務成本 √ 物料 24 1901 長期待攤費用 78 5402 主營業(yè)務稅金及附加 25 1911 待處理財產(chǎn)損溢 79 5405 其他業(yè)務支出 √ 物料 二、負債類 80 5501 營業(yè)費用 部門 管理會計 44 2101 短期借款 81 5502 管理費用 部門 管理會計 45 2111 應付票據(jù) 82 5503 財務費用 46 2121 應付賬款 客戶 83 5601 營業(yè)外支出 47 2131 預收賬款 客戶 84 5701 所得稅 49 2151 應付工資 85 5801 以前年度損益調(diào)整 說明： 科目表中除標明功能模塊外，其余科目在總賬模塊實現(xiàn)。 上述科目核算要求只是一般性要求，各公司可以根據(jù)實際情況進行調(diào)整。 三、會計科目使用說明 （一） 資產(chǎn)類科目 1001 現(xiàn)金 一、 本科目核算企業(yè)的庫存現(xiàn)金。 企業(yè)內(nèi)部周轉(zhuǎn)使用的備用 金，在“其他應收款”科目核算，或單獨設置 “備用金”等科目核算，不在本科目核算。 二、企業(yè)收到現(xiàn)金，借記本科目，貸記有關(guān)科目 。企業(yè)支出，借記有關(guān)科目，貸記本科目。 三、企業(yè)設置“