【文章內容簡介】 （ 五 ） 借款及費用報銷流程 見《 宏博 集團審批流程》 （ 六 ） 其他相關管理規(guī)定 公司員工因公出差 需要預借款時（不預借款的需要口頭或電話請示董事長） ，出差前需 填寫“出差申請單” 書面說明出差原因和計劃，經分管 領導 同意方可出差，出差回來后必須有出差報告，呈分管副總審閱 并簽字，報銷時附在《出差報銷單》后， 作為差旅費報銷憑據(jù)。 除 特殊情況獲得 董事長 批準外， 實際出差期限、地點、路線、交通工具如超出批準規(guī)定，其超出部分費用不予報銷 ； 在報銷標 準以內的費用，按發(fā)票 據(jù)實 報銷。超過標準 限額 的，按標準限額報銷 ； 市內較遠距離 出差的住宿費及伙食補貼的標準，按 其他 城市標準執(zhí)行 ； 集體出差，統(tǒng)一住宿的，其住宿費標準按最高級別標準報銷 ， 出差人員如發(fā)生招待用餐，應從伙食包干標準中按比例扣除，其扣除比例為：早餐為標準的 20%，中、晚餐各為標準的 40%。 出差申請表 申請人： 出差人 部門 出差時間及費用預算 日期 路線 交通工具 交通費 伙食費 住宿費 其他 小計 合 計： 出差事由 部門領導 ： 分管領導 ： 董事長 ： 集團 本部所有人員， 在集團所屬外地 工地所在 地區(qū)出差，其伙食補助按伙食補助包干標準的 50%報銷 （如能從 工程 所 在地 信息中得知全部為出差人員發(fā)生的，可報 100%，同時 工程所在方 不得再報該費用） 。 常駐外人員應更換當?shù)氐碾娫捒ǎ?電話費按 通訊費管理辦法 相關規(guī) 定執(zhí)行，公司其他人員 出差 的電話 漫游費 ， 總額控制在當月手機費 標準 總額內的全額報銷 ；因公業(yè)務產生的、 超過當月控制標準的漫游費 憑發(fā)票 提請 集團董事長 批準后 給予報銷 。 出差期間順路旅游或非因公發(fā)生的一切費用不得報銷。 需要預借款的 出差人員出差前必須 按所列欄目認真 填寫〈出差申請表〉 一式二份 ，經批準后， 一份 出差借款時附在〈借款單〉后，到財務部申請借款 ，財務部以此作為 借款及審批依據(jù)，另一份交行政部，作為訂票通知，行政部月末憑此單在財務部結算訂票費用。 三、 商務 費的管理 （一） 商務費的定義 本辦法所稱商務費用包括：招 待費（對 外招待客人所發(fā)生的餐費、 內部聚餐費、 住宿費、娛樂費等）、 禮金。 （二）招待費的申請 公司所有人員發(fā)生招待費 /內部聚餐費 都必須事先進行申請，招待費的申請應填寫“招待費 /聚餐費 申請單”（格式見下表），將接待客人級別及人數(shù)、主陪級別及人數(shù)、費用預算、是否有飯后娛樂活動等進行說明，并按照相應的審批流程報領導審批后方可發(fā)生。如領導不在，或招待緊急等情況應事先電話告知領導，并待費用發(fā)生后完善“招待費申請單”手續(xù)。 招待費 /聚餐費 申請單 申請人 申請部門 招待 /聚餐 時間 招待 /聚餐 事由 申請費用額 元 招待 /聚餐 單位 主賓級別 主賓 人員 6 招待 /聚餐 地點 主陪人員 3 部門 負責人 分管 領導 董事長 說明： ，以便預算標準的確定； “陪同人員”欄目中羅列完； 中必須注明是否飯后娛樂，如需要飯后娛樂的必須注明娛樂的預算金額； D．原則上主陪人員不允 許超過主賓人員 。 （三 ） 招待費標準 （含灑、水） 主賓級別 及標準（元 /人 .餐） 主 陪 董事長 /處級以上 總經理 /處級 副總 /科級 部門經理 其他 集團董事長 350 300 250 —— —— 總監(jiān) /副總 300 250 200 200 —— 部門經理 200 150 100 主任 /主管人員 —— 150 100 80 60 一般業(yè)務人員 —— —— —— 60 40 注：對政府、事業(yè)單位等直接管轄的，對公司利益影響大的客人報銷差旅費，經分管領導同意，可上調一個 報銷級別。 （四 ） 公司內部 聚餐費標準 聚餐范圍主持董事長 60 40總監(jiān)/ 副總 50 35部門經理 30公司中層干部以上 部門內一般員工注： 各部門在工作過程中，確需通過聚餐來加強員工之間的溝通，由部門提 出申請，經 董事長 批準后方可就餐，按上表所列標準控制，原則上一年一個部門或公司不允許聚餐次數(shù)超過二次。 （五 ）禮金管理 規(guī)定 所有禮金贈送必須事先按權限申請報批。 禮金報銷必須附明細，明細項目應包含：受贈人單位 、姓名、職務、金額 。 禮金按《 宏博 集團審批程 序 》報批。 （六 ）業(yè)務用煙、酒管理規(guī)定 業(yè)務用煙、酒由行 政部 統(tǒng)一采購并建立臺帳進行管理，領用部門填寫“領料單” （或者簽字） 進行領用。 領用部門領用業(yè)務煙、酒時必須在“領料單”上注明招待客人名稱（名字、職位）、業(yè)務洽談時間（或用餐次數(shù)）、數(shù)量、領用品牌等，并嚴格按照對應級別所使用的標準進行領用 。 領用后未 使用完的整包 (瓶 )煙（酒）必須交回行辦管理。 業(yè)務用煙、酒的 標準。 主 賓 主賓級別 及標準（元 /包或瓶 ） 項 目 領用限額 董事長 /處級以上 總經理 /處級 副總 /科級 部門 經理 其他 煙 1包 /半天 .人 業(yè)務用煙 一般用云煙 香煙 ，重要客人用天子 酒 1瓶 /4人 .餐 500 300 200 100 50 注： 嚴格控制，同時應根據(jù)業(yè)務洽談時間控制領用數(shù)量，一般情況下按照每位客人半天 1包的數(shù)量進行控制，公司人員不得領用。 標準，根據(jù)陪同人數(shù)和客人數(shù)量合計按照 1瓶 /4人 .餐的標準對數(shù)量進行控制。 （ 七 ）商務費報銷的其他規(guī)定 公司各部門因業(yè)務需要招待客人，應先報請領導同意，銷售公司 銷售人員招待客戶應 事先 報請 銷 售部經理 同意。 商務費報銷的審批流程見《 宏博 集團審批程序 》 。 公司 內所有人員嚴禁簽單消費。 招待費及內部集體聚餐費報銷單據(jù)上必須注明事由、主賓級別、主陪 /主持人級別、內部聚餐單位、人數(shù)、報銷標準、超標比例，其余事項按費用報銷單據(jù)填寫規(guī)定據(jù)實填列。 所有招待費用、集體聚餐費報銷均必須附正規(guī)發(fā)票。 各審批環(huán)節(jié)的領導應了解清楚自己所掌控的商務費用總額 ,并對商務費用的發(fā)生頻率進行監(jiān)控 ,防止標準未超標總額超標的情況發(fā)生 . 業(yè)務招待原則上 僅限于用餐，如確有必要發(fā)生娛樂費、住宿費、機票、車票費等，須先填 寫《招待費用申請單》報 董事長 批準 。 娛樂費的 消費總 額度不能 超過招待費 的總 額度。 經辦人員須在業(yè)務招待后一周之內，到財務部報銷費用；如業(yè)務接待后即出差外地或出差期間業(yè)務接待，需在返回公司后一周之內到財務部報銷費用，逾期不予報銷；如因公司領導出差或其他原因影響，不能及時簽字的可延期報銷。 四、 辦公費用的管理 （一）辦公費用的定義 辦公費用是指公司各部門為開展正常的工作所發(fā)生的辦公用品和辦公耗材的耗用。包括筆墨紙硯、打印機耗材、其他辦公用品等。 （二） 辦公用品的分類 辦公用品按其使用性質并 結合 管理 需要 可分為三大類：一類為個人用消耗性辦公用品；二類為集體消耗用辦公用品；三類為耐用性辦公用品?，F(xiàn)將這三類辦公用品明確規(guī)定： ①個人用消耗性辦公用品，主要指信箋、便箋、記事簿、墨水、 圓 珠筆芯、簽字筆芯、小夾子、回形針、大頭針、訂書釘、復寫紙、膠水、橡皮、電池等。 ②集體用消耗性辦公用品，主要指各類印刷單據(jù)，各種報表、投放表、帳冊、憑證、復印紙、復印碳粉、打印墨盒及純凈水等。 ③耐用性辦公用品，主要指使用時間較長，一般為一年以上，且可反復使用的物品，如計算器、筆類、訂書機、尺子文件夾、文件袋、背包、各種印章以及工程 技術人員專用性物品等。 為便于辦公用品費