oa系統(tǒng)需求分析(初)(編輯修改稿)
2025-07-22 22:24 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 可打印文件呈批表、文件呈閱表、文件處理表、退文單、延期申請(qǐng)單、正文等表單（輸出word文件后由用戶打印）送領(lǐng)導(dǎo)批示。辦文處理流程的流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)可靈活調(diào)整，根據(jù)需要增減和重新命名，流轉(zhuǎn)方向除向前傳遞外，也可回傳或回撤，并且實(shí)現(xiàn)文件會(huì)簽功能。該用戶已完成的公文能存儲(chǔ)在系統(tǒng)中的個(gè)人文件夾中以便以后查找。已辦結(jié)的公文能通過(guò)歸檔的操作，歸檔到OA的電子資源數(shù)據(jù)庫(kù)中，以供有權(quán)限的用戶進(jìn)行查詢。（4）督辦催辦落實(shí)和跟蹤各部室的辦文情況與進(jìn)度，按指定的時(shí)間段匯總各部室的辦文情況與進(jìn)度，可以在系統(tǒng)中使用預(yù)先定義的公文模版（word格式）起草交辦通知、催辦通知和督辦通知等公文。系統(tǒng)提供督辦事項(xiàng)一覽表，以便經(jīng)辦人能對(duì)其經(jīng)辦的所有督辦事項(xiàng)有一個(gè)實(shí)時(shí)、全面的了解。督辦過(guò)程的電話催辦等過(guò)程可詳細(xì)記錄備查。（5）代理授權(quán)當(dāng)個(gè)人特別是領(lǐng)導(dǎo)出差或休假時(shí)，為了不延誤其與相關(guān)人員或部門的工作，這就要求個(gè)人在出差或休假時(shí)，其工作得有人接管或代理。授權(quán)可以是本人，也可以是系統(tǒng)管理員進(jìn)行設(shè)置。代理授權(quán)是為了解決個(gè)人出差或休假期間對(duì)公文處理權(quán)限的指定代理過(guò)程。當(dāng)出差或休假完成后，可以取消代理設(shè)置，并可以查閱其出差或休假期間代理人為其處理了哪些工作，代理情況如何等。需考慮到實(shí)際情況，如一個(gè)人往往會(huì)一身多職，會(huì)有多種業(yè)務(wù)，因此可以設(shè)定多個(gè)代理人完成不同類型的工作。（6）交辦功能某用戶可以把自己的任務(wù)通過(guò)申請(qǐng)后交給某人接任，交辦成功后，任何人對(duì)該用戶發(fā)文時(shí)自動(dòng)提醒該用戶已經(jīng)交給某人辦理，并要求確定是否繼續(xù)辦理，交辦完成后生成交辦期間工作目錄表。某員工調(diào)職或離職后，其原來(lái)崗位的文件和任務(wù)能通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)交辦給接任人，使接任人能立刻接手其崗位的工作。（或權(quán)限的克?。?）查詢統(tǒng)計(jì)可以根據(jù)管理權(quán)限和指定條件查知當(dāng)前公文處理情況和領(lǐng)導(dǎo)批示，可根據(jù)發(fā)文單位、時(shí)間等組合查詢，并提供個(gè)人或部門在一定的時(shí)間段內(nèi)所辦理過(guò)的公文情況匯總表，系統(tǒng)至少應(yīng)能按月度、季度和年度為當(dāng)前用戶或部門生成辦文統(tǒng)計(jì)報(bào)表，并打印等輔助功能。（8）流程監(jiān)控實(shí)現(xiàn)對(duì)公文處理的流轉(zhuǎn)情況監(jiān)控，用戶可以查看本人所參與辦理的公文的運(yùn)作情況，領(lǐng)導(dǎo)可以查看本單位所有人參與辦理的公文的運(yùn)作情況。公文歸檔應(yīng)實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)和OA系統(tǒng)的無(wú)縫連接，公文辦結(jié)后可以分類歸檔，系統(tǒng)提供靈活、便捷的查詢檢索功能。檔案管理可以按公文屬性進(jìn)行分類。（如通知，請(qǐng)示，上行文等）綜合事務(wù)管理綜合事務(wù)管理主要包括：會(huì)議管理、領(lǐng)導(dǎo)日程、字典管理（文號(hào)管理、來(lái)文單位）、通訊錄和人事管理等等。舉辦會(huì)議是單位辦公的重要形式之一。會(huì)議室及會(huì)議設(shè)施是一種需要共享的資源。辦公室可以將會(huì)議室的情況登記在OA系統(tǒng)中。各部室組織的會(huì)議需要使用會(huì)議室時(shí)，通過(guò)OA可以查看各個(gè)會(huì)議室的使用情況，以預(yù)定使用哪個(gè)會(huì)議室，而且確定會(huì)議室的使用時(shí)間。會(huì)議安排應(yīng)具有會(huì)議室沖突檢測(cè)、參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)時(shí)間沖突檢測(cè)等提示功能。會(huì)議室預(yù)定成功后，通過(guò)會(huì)議管理模塊，登記會(huì)議的議題、時(shí)間、會(huì)議室、參與人、主持人、會(huì)議資料上傳到系統(tǒng)。系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)形成會(huì)議通知單，并由會(huì)議發(fā)起人發(fā)送給相關(guān)人員，同時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成一條消息顯示在公告欄中，并可以在指定時(shí)間對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行會(huì)議提醒。會(huì)議參與人收到會(huì)議通知后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)發(fā)給會(huì)議發(fā)起人一個(gè)回執(zhí)進(jìn)行確認(rèn)，以便確認(rèn)是否通知到位。會(huì)議參與人還可以直接在OA系統(tǒng)中下載會(huì)議資料、議題等文件。會(huì)議管理系統(tǒng)應(yīng)可以查詢、統(tǒng)計(jì)會(huì)議室使用情況和各種會(huì)議情況等。領(lǐng)導(dǎo)是一種角色，設(shè)置為公司領(lǐng)導(dǎo)即需要進(jìn)行日程安排。通過(guò)按時(shí)間、活動(dòng)內(nèi)容為序的領(lǐng)導(dǎo)日程匯總表，以便了解各項(xiàng)活動(dòng)有哪些領(lǐng)導(dǎo)參加。領(lǐng)導(dǎo)日程匯總表顯示在首頁(yè)。領(lǐng)導(dǎo)日程通常由領(lǐng)導(dǎo)自行填寫，并可以靈活選擇需要參與工作的人員（即建立多個(gè)常用的私有組）。領(lǐng)導(dǎo)日程安排應(yīng)能通過(guò)權(quán)限設(shè)置，使具有權(quán)限的用戶能對(duì)領(lǐng)導(dǎo)日程進(jìn)行維護(hù)和管理，有權(quán)限用戶在為領(lǐng)導(dǎo)安排日程時(shí)，可以通過(guò)選擇任何領(lǐng)導(dǎo)為其安排工作日程。同時(shí)用戶可以根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)日程安排生成每天、每周和每月的活動(dòng)安排表。文號(hào)是公文管理過(guò)程中必不可少的，但是，由于不同的單位其文號(hào)的編制或管理的方式可能不同，為了適應(yīng)不同單位文號(hào)管理機(jī)制，為用戶提供了通過(guò)先定義，后使用的方式的文號(hào)管理模式，只要用戶按照本單位的公文文號(hào)編制原則：“文件字＋[年號(hào)]＋文件號(hào)”定義好，那么在公文處理過(guò)程中，系統(tǒng)就可以根據(jù)用戶定義的原則自動(dòng)地生成所需要的文號(hào)。公文文號(hào)支持多個(gè)編號(hào)方式。文號(hào)一般只能由系統(tǒng)管理員或授權(quán)用戶進(jìn)行維護(hù)和管理，其維護(hù)管理包括：增加、修改、刪除。文號(hào)管理不僅提供以上維護(hù)管理，而還提供了補(bǔ)號(hào)和預(yù)留文號(hào)的功能，其目的為了防止用戶在進(jìn)行公文管理時(shí)，某些公文因?yàn)椴僮麇e(cuò)誤而廢除公文時(shí)，文號(hào)沒(méi)有被使用，而產(chǎn)生文號(hào)漏號(hào)或者因?yàn)槟称男枰褂媚硞€(gè)文號(hào)而
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