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上海xx生物科技有限公司行政管理制度匯編(編輯修改稿)

2024-07-13 12:29 本頁面
 

【文章內容簡介】 能解決的, 1 則送 請領導指 1 定部門主辦。 ( 26) 運轉 領導閱示。某部門辦的文:先領導, 后其他部門。 領導閱。某部門閱的文:先領導, 后部門。 ( 27) 辦文 承辦人收到文件后, 擬辦文稿, 連同 來文一并提交領導審核簽發(fā)。 來文如有前案, 承辦人應將前案處理情況摘要說明。 需要會辦會簽的公文, 會辦會簽前, 主辦部門必須與有關部門交換意見, 取得一致意見后, 1 由主辦部門負責迅速擬稿, 1 并辦理會簽。 1 如需以上級名 1 義行文時 , 1 要求內容正確, 1 注意公文體式和文字、標1 點, 1 必須根據問題的性質、內容和涉及范圍, 1 確定公文的文種、發(fā)放范圍(主送、抄報、抄送)、緩急程度(特急、緊急、急)、機密程度(絕密、機密、秘密)等。 ( 28) 簽發(fā) 凡以公司名 義發(fā)出的公文, 均由總經辦內勤擬稿、打印, 主任核稿, 總經理簽發(fā)。 各職能中心發(fā)出的公文, 由各職能中心專人擬稿、打印, 公司領導核稿, 中心領導簽發(fā)。 ( 29) 發(fā)文 凡經領導簽發(fā)的公文, 必須由總經辦收 發(fā)人員登記編號。發(fā)文登記按登記本所列項目逐項認真登記清楚。登記本的項目, 包括順序、發(fā)文日期、發(fā)往公司或部門、文件份數、密級等。 文件封發(fā)時, 應檢查份數, 附件是否相符, 是否蓋章, 文件中的收文機關和信封上是否一致, 檢查無誤后進行包封登記。并在文件原稿和發(fā)文簿上注明發(fā)出日期。 ( 30) 繕印和校對 凡由總經辦擬辦的各類公文、簡報、信息、會議日程、上報材料等由內勤擬稿, 總經辦主任校對, 并送公司領導或主任核準后, 方可打印。 各職能中心擬辦的各類公 文、簡報、信息、上報材料等由職能中心專人擬稿, 中心負責人校對, 并送公司領導或中心負責人核準后, 方可打印。 公文打印按文件緩急程度依次排列, 一般情況公文不 1 超過兩天, 1 急件必須當日完成。 ( 31) 文件遞送 和收文人在同 一區(qū)域內, 可采取文件直接遞送, 并且收文單位的收文人須在《發(fā)收文件登記表》上簽字確認。 公司間的文件遞送可用傳真、郵寄(掛號信)、快遞。 ( 32) 傳真事項: 所有傳真資料必須經責任部門負責人簽字(相關財務時, 必須有財務主管簽字)。 清楚填寫 “收發(fā)文確認單 ”, 以回傳的確認單由總經辦按日期統(tǒng)一歸檔。以便備 查。 (十一)郵寄事項: 如需郵寄、快遞的所有物品或資料, 都須經部門負責人同 意, 由部門負責人通知前臺文員寄送。并在《信件 /快遞發(fā)件登記表》以及快件底單上簽字確認。 八、總經辦負責各部門需公告文件公告與收回交存工作,原則上公司文件公告期為 5 天;凡在崗員工均須在公告文件上簽名以示知悉,辦公室負責統(tǒng)計未簽名之員工,并給予處罰;每 此資料來自 東莞臺商信息網,大量的管理資料下載 次 10 元。 第六章 列冊與圖書管理 為了規(guī)范本公 司的所有文件、資料、業(yè)務單據以及圖書報刊,特制訂本制度。本制度適用于總公司以及下屬分公司。 一、列冊管理 ( 1) 部門各有關文件、資料、業(yè)務單據必須列冊管理,( 2) 按 “定點 ”及 “定向 ”原則分類排序置放,( 3) 以提升工作之效率與有序性。 ( 4) 文件列冊歸檔范圍: 重要的會議材料, 包括會議的通知、報告、決議、總結, 領導人講話, 典型發(fā)言, 會議簡報, 會議記錄等。 上級管理部門發(fā)來的與本公司有關的決定, 決議, 指 示, 1 命令, 1 條例, 1 規(guī)定, 1 計劃等文件材料。 1 對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。 1 請示與上級管理部門的批復 1 。 1 反映主要職能活動的報告, 1 總結。 各種工作計劃、總結、請示、批復 2 、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。 2 與有關單位簽訂的合同 2 、協(xié)議書等文件材料。 2 干部任免的文件材料以及有關職工獎勵, 2 處分的文件材料。 2 職工勞動、工資、福利方面的文件材料。 2 公司的大事記及反映本公司重要活動的簡報、照片、錄音、錄像等。 ( 5) 各職能中心固定 列冊包括文件手續(xù)列冊、發(fā)文列冊、收發(fā)列冊、分公司往來列冊、業(yè)務單據流程列冊等: 文件手續(xù)列冊:各職能中心履行文件收發(fā)手續(xù)的資料應統(tǒng)一分類列冊。 收文列冊:收到的其他職能中心文件, 可統(tǒng)一列冊, 分不同 中心管理。 發(fā)文列冊:按文件類型及文號統(tǒng)一列冊管理。 分公司往來列冊:與分公司的各種文件往來需分地區(qū)單獨列冊管理。 業(yè)務單據流程列冊:針對一式數聯(lián)的業(yè)務單據應按其執(zhí)行進度分別列冊管理。 ( 6) 各職能中心專用文檔也必須做到列冊管理。 ( 7) 公司辦公室為本項規(guī)定的查核 責任部門。 ( 8) 保存期限。文件保存期限除政府有關法令或本公司其他規(guī)章特定外,( 9) 依下列規(guī)定辦理: 永久保存:公司章程、組織規(guī)程及辦事細則、董事會記錄、財務報表、政府有關核準文件、不 動產所有權及其他債權憑證、產品設計圖等其他須永久保存的文書。 10 年保存:預、決算書類, 會計憑證、公司計劃資料等其他核定須保存 10年的文書。 5 年保存:期滿或解除的合約、其他經核定保存 5 年的文書。 1 年保存:結案后無長期保存必要者。 規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存, 使用部門視其有 效期間予以保存。 ( 10) 借閱、調用檔案,( 11) 資料: 借閱、調用資料須如實填寫《借閱資料申請表》, 經所在部門主管簽字確認, 方可借閱。 財務、職工勞動工資等方面資料其部門自行保管一年, 后轉交辦公室統(tǒng)一保管。 二、圖書管理 此資料來自 東莞臺商信息網,大量的管理資料下載 ( 1) 適用范圍:本公司所有員工,( 2) 須認真遵守本公司借閱制度。 ( 3) 公司閱讀時間:早上 9: 00 前;中午: 11: 3012: 30;下午 17: 00 后。 ( 4) 借閱辦法: 各類書籍、雜志一人一次借閱僅限一冊, 時間最長不 得超過一個 星期, 到期不 能歸還, 須辦理續(xù)借手續(xù)。一個月內允許續(xù)借一次。 各項借閱、歸還須在前臺登記辦理借閱登記、簽收事宜, 不 得私自動用;不 得轉借他人。 1 借閱書籍、雜志要保持整潔、完整、按時歸還, 1 不 1 得損壞、涂改、和遺失如有此類情況公司將追究借閱人責任, 1 按原價予以賠償。 ( 5) 各類書籍、雜志、報刊的借閱,( 6) 均由辦公室負責管理。 ( 7) 上述違章賠款,( 8) 由辦公室統(tǒng)計后,( 9) 由財務扣款。 第七章 辦公資產管理 一、公司辦公用資產分 類如下: ( 1) 電子設備( 2) :包括電腦、傳真機、復( 3) 印機、打印機、電視機、音響設施、電話機等; ( 4) 辦公設施:包括保險柜、會議桌椅、沙發(fā)、茶幾、辦公桌椅、文件柜等; ( 5) 低值品:包括計算器、賬本、文件冊、文件夾、訂書機、打孔機、文件盒、剪刀等; ( 6) 易耗品:包括簽字筆、膠水、紙張、回形針、大頭針、橡皮、鉛筆、信封信紙、涂改液、印臺、夾子等; ( 7) 其他:員工工作牌、制服( 8) 等。 二、固定資產、辦公設施、家私等的購置,實行預算管理。 ( 1) 使用部門購置時,( 2) 需由申請人填寫 申購簽呈(須列明資產明細及申購詳細內容),( 3) 由申請人直屬領導審批,( 4) 呈公司負責人核準后,( 5) 交辦公室統(tǒng)一采購(任何人不( 6) 得先購買,( 7) 后請款)。 ( 8) 辦公室采購后驗收入庫,( 9) 編入資產管理,( 10) 并通知使用部門領取,( 11) 領取人必須如實在《辦公用品領用登記本》上簽收后領取。 ( 12) 采購人員必須憑合法、真實、有效的發(fā)票、由采購人員在發(fā)票右上角簽字認可并填寫《費用報銷單》,( 13) 經逐級審批后報銷。 ( 14) 辦公室將資產落實到部門、個人管理,( 15) 明確各自的 責任。 三、辦公低值品、易耗品購置:辦公用品是日常工作中需用的低值易耗品,按照使用功能可分為低耗品,為了提高工作效率,確保辦公用品妥善保管和使用,實行各部門預算管理,辦公室統(tǒng)一采購按資產登錄管理。 ( 1) 公司各職能中心辦公用品實行預算管理,( 2) 根據各中心的工作性質、人員編制及對辦公用品需要量,( 3) 制定辦公用品定額,( 4) 實行超額停發(fā),( 5) 計劃領用(特殊情況或專案需求時另行呈報)。 ( 6) 各職能中心每月 25 日前根據所部下月需要填寫《辦公用品申領單》,( 7) 由辦公室匯總,( 8) 制訂下月的辦 公用品采購計劃,( 9) 報公司負責人簽字后,( 10) 統(tǒng)一購置并辦理入庫手續(xù)。 ( 11) 辦公用品實行低值品和易耗品分類管理: 低值品領用:使用人提出申請, 由其直屬部門負責人核準后憑《辦公用品申領單》領用,同 時登錄部門考核表; 易耗品領用:使用人提出申請, 辦公室核準后登錄部門考核表。 ( 12) 采購人員必須憑合法、真實、有效的發(fā)票、由采購人員在發(fā)票右上角簽字認可并填寫 此資料來自 東莞臺商信息網,大量的管理資料下載 《費用報銷單》,( 13) 財務審批、公司負責人簽字后報銷。 四、購買任何物品,一定先入庫登記備查,才能申請使用, 各職能中心不得偏離程序。 五、公司辦公用品及設備的采購、發(fā)放、管理由總經辦指定專人管理。 六、公司設備、設施統(tǒng)一進行資產編號,如造成人為損壞、遺失等原因視情節(jié)輕重處理。 第八章 會 議 管 理 會議是各級領導部署任務,推動工作開展的基本方法之一。為加強會議綜合管理,有計劃,按步驟地召開各類會議,減少會議次數,提高會議質量,制定管理條列。 一、會務管理要求 ( 1) 總經辦按照領導的要求安排每周會議日程表。 ( 2) 總經辦負責對公司會議室的管理。 ( 3) 由總經辦負責公司各類會議的會務工作,( 4) 包括做好 會議通知的發(fā)放,( 5) 會場布置,( 6) 會議資料準備,( 7) 工作就餐、住宿等工作。 二、會議分類。根據會議的性質分類分為:董事會、職能中心負責人會議、月度會議、專項小組會議以及其他臨時性會議。 ( 1) 董事會例會至少每年召開一次。經三分之一以上的董事提議,( 2) 可召開董事會臨時會議。董事會會議原則上在公司所在地舉行。由董事長召集并主持。 ( 3) 部門負責人會議例會原則上每周召開一次,( 4) 召集人為公司負責人,( 5) 匯報上周各部門工作完成情況,( 6) 安排本周工作計劃。部門之間需要合作完成的工作,( 7) 在此會議中,( 8) 由公司領導在會中協(xié)調解決。由總經辦負責人作例會記錄,( 9) 統(tǒng)一歸檔,( 10) 以便查閱。 ( 11) 月度會議每月召開一次。公司全體員工參加,( 12) 主要匯報一個月的工作完成情況,( 13) 以及下月各部門的工作計劃。目的是讓公司的全體員工都能了解,( 14) 目前公司的工作狀況及發(fā)展進程。 ( 15) 專項小組會議以及臨時會議,( 16) 會議由公司負責人或專項小組負責人視工作需要進行召集,( 17) 并由總經辦負責安排并通知與會人員。視需要指( 18) 定人員進行會議記錄,( 19) 并歸 檔。 ( 20) 公司各項培訓會議、階段性銷售工作會議由職能中心提出,( 21) 各職能中心負責籌辦。 三、舉辦任何會議必須遵循以規(guī)則: ( 1) 有明確的會議目的。 ( 2) 有比較妥當的時機和場所。 ( 3) 嚴格按標( 4) 準篩選參會人員。 ( 5) 對會議主旨、議題、應備( 6) 資料及時通知參會人員。 ( 7) 會議應該有完備( 8) 的會議記錄,( 9) 必要時需要有音像記錄。會議結束后應形成《會議紀要》,( 10)
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