【文章內容簡介】 責蓋章及形成正式文件下發(fā)。 第十一條 文件發(fā)送與簽收程序： 大廈本部采用書面簽收發(fā)式，文件管理員直接將文件交各部門經理，由部門經理在文件發(fā)文單上簽收。 第十二條 發(fā)文的判行權限 ： 1. 以董事長署名行文者，應送呈董事長判行。 2. 加蓋大廈章的發(fā)文：應送呈總經理判行。 3. 以各部門名義發(fā)文，無須加蓋公章者，由各部門 經理 判行。 第十三條 傳真發(fā)文管理 大廈傳真由 總經辦 負責，大廈所有傳真必須在 總經辦 登記，未登記的傳真，總經辦 有權拒絕發(fā)送，且可視為未經大廈認可的文件。 第十四條 收文 總經理辦 公室規(guī)章制度 北京西直門 x貿易大廈有限公司 10 大廈收文由 總經辦 負責，發(fā) 到 大廈的各類文件均由 總經辦 進行登記，大廈人員若代為大廈傳 收 文件，也應首先將文件交與 總經辦 ，由 總經辦 登記。 第十五條 公 文管理程序 1. 公文處理 :大廈的所有 公文 必須登記，并注明公文轉移的去向。由文件管理員根據公文內容向各部門及有關領導分發(fā)。若文件管理員不能判明，由總經理辦公室 主任 決定。文件管理員須將文件內容、收到時間、去向予以登記，如需存檔，文件管理員要立刻辦理文件存檔手續(xù)。 2. 信函處理 ： 指 明 營業(yè)、 公 務、資材及采購人員收受的信函由信封上的記載可認為公務文書者，應視同公務文書拆封，如系私事，再予發(fā)還；未能認為公務文書的信函，經收信人本人拆封后如系公務文書，應交回總經辦依公文處理。指 明 副總經理 以上人員的信函， 交 送其本人，如系公務文書，再交回 總經辦 依公文辦理。 3. 圖書期刊處理 ： 當日的期刊報紙，由總經辦放于閱報處，大廈員工可自由取閱，但員工應在閱后及時放回原處，如需摘要，需采用復印的形式。專業(yè)性的報紙期刊，由總經辦每月 25 日整理一次，統一交文件管理員存檔。 4. 聲像材料的處理 ： 所有聲像材料交由文件管理員處理。 5. 傳真、電報處理：傳真、電報視同公文，依公文原則辦理。 第十六條 收文處理要點 1. 遇有關系重大足以影響大廈權益之重要文件，文件管理員應將正本妥為保藏，若需調用，應以復印件代用。 2. 為利文書處理并達分層負責 目的，經辦人應就內容要點簽擬意見或選稿隨來文呈部門經理核閱批辦，各主管人員應對文案注明意見，避免只簽名而無意見。 第十七條 文件處理期限 1. 總經辦文件管理員收文時，原則上應隨到隨送，不得積壓，最遲應于文到一小時送交有關人員。 2. 經辦人員的處理期限 ? 速件、電報、機密文件等應隨到隨辦，于文到一日內處理完畢為原則。 總經理辦 公室規(guī)章制度 北京西直門 x貿易大廈有限公司 11 ? 一般文件由部門經理指定處理期限，一般以文到三日內處理完畢為原則。 ? 來文定有答復期限者，應盡力于來文所定期限內處理完畢。 ? 計劃、研究、開發(fā)、規(guī)章修訂、測定、搜集資料等特殊文件的管理應斟酌實際需要分別規(guī)定其處理期限。 3. 文件歸檔，應日案日清，最遲不得逾二日。 4. 簽呈及傳閱文件：時接時清，接到文件后立刻簽呈或簽閱，最遲不得超過一日。 三、檔案管理 第十八條 總經理辦公室設專職檔案管理員，負責管理大廈的全部檔案。 第十九條 各部門可設兼職檔案管理員，負責管理各部門的檔案。文件處理完成后，原稿由總經理辦公室歸檔，經辦部門視實際需要留存復印件。如因業(yè)務處理特殊需要，原稿須由經辦部門保管者，應經檔案管理員同意后妥為保存，檔案管理員以復印件歸檔，并在備注中注明，各部門使用原件完畢后仍應將原件交檔案管理員保存。 第二十條 歸檔文件的檢查 1. 檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應 立 即追查歸 檔 。 2. 文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應即退回經辦部門補辦。 3. 與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應即退回經辦部門。 第二十一條 歸檔文件的保存期限 ： 文件保存期限除政府有關法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理： 1. 永久保存：大廈章程；股東名簿；規(guī)章制度及大廈條例；董事會及股東會紀錄；財務報表；政府機關核準文件；不動產所有權狀及其他債權憑證；工程設計圖 以及 其他經核定須永久保存的文書。 2. 10 年保存：預算、決算書類；會計憑證；事業(yè)計劃資料 以及 其他經核定須保存 10 年的文書。 3. 5 年保存：期滿或解除之合約 以及 其他經核定保存 5 年的文書。 4. 1 年保存：無長期保存必要者。 5. 須銷毀的文件須經總經理辦公室 主任 批準后，由檔案管理員負責并派專人監(jiān)銷。 總經理辦 公室規(guī)章制度 北京西直門 x貿易大廈有限公司 12 第二十二條 檔案文件的調用 1. 各部門經辦人員因業(yè)務需要需調閱檔案時，應填具 “ 調卷單 ” 經 所在部門經理批準后由檔案管理員調閱。 2. 檔案管理員接到 “ 調卷單 ” 經核查后，取出該項檔案，并于 “ 調卷單 ”上填注調閱的具體文件名稱、總份數及借出日期，將檔案交與調卷人員。 “ 調卷單 ” 則依預定歸還日期之先后整理，以備稽催。 3. 經批準在 檔案室當場借閱者，可免填 “ 調卷單 ” 。 4. 檔案歸還 時，經檔案管理員核查無訛并于調卷單填注歸還日期及簽字確認后，檔案即行歸入檔夾。調卷單由管檔人員留存?zhèn)洳椤? 5. 檔案的借閱時間最長以一周為限，如有特殊情形欲延長調閱期限時，應按調閱程序重新辦理。 6. 調卷人員對于所調 檔案 ，不得抽換增損。 7. 調卷人員調閱檔案，應于規(guī)定期限內歸還，如有其他人員調閱同一檔案時，應重新填寫 “ 調卷單 ” 不得私自授受。 8. 調閱檔案限與經辦業(yè)務有關者，如調閱與經辦業(yè)務無關之檔案，需經總經理辦公室 主任 同意。 9. 大廈 副 總經理以上人員調卷，由檔案管理員負責填寫 “ 調卷單 ” 。由調卷人員簽字確認。 10. 大廈重要檔案須經總 經理批準后方可調卷。 第二十三條 聲像檔案管理：聲像檔案一般由錄 音 帶、錄像帶、攝像帶、影片 (母片 )、照片 (含底片 )、各種光電介質等及文字說明兩部分組成。 第二十四條 聲像檔案是本大廈檔案的組成部分，必須 由 總經理辦公室集中統一管理。 第二十五條 聲像檔案種類 1. 反映本大廈主要職能活動工作成果和存在問題的聲像資料； 2. 各級領導人和著名人物參加的與本大廈有關的重大活動的聲像資料； 3. 本大廈有關人員組織或參加的重要會議，會見以及外事活動的聲像資料。 4. 涉及本大廈權益的聲像資料。 5. 其它單位形成的與本大廈有關的重要聲像資料。 6. 其它具有保存價值的聲像資料。 總經理辦 公室規(guī)章制度 北京西直門 x貿易大廈有限公司 13 第二十六條 電子文 檔管理：大廈所有的檔案應盡可能制作成電子文檔，電子文檔與書面文檔及其他形式的文檔要分別保存。文件管理員負責采用錄入、掃描的形式完成電子文檔的制作。借閱電子文檔的程序同借閱