【文章內(nèi)容簡介】 責(zé)蓋章及形成正式文件下發(fā)。 第十一條 文件發(fā)送與簽收程序： 大廈本部采用書面簽收發(fā)式，文件管理員直接將文件交各部門經(jīng)理，由部門經(jīng)理在文件發(fā)文單上簽收。 第十二條 發(fā)文的判行權(quán)限 ： 1. 以董事長署名行文者，應(yīng)送呈董事長判行。 2. 加蓋大廈章的發(fā)文：應(yīng)送呈總經(jīng)理判行。 3. 以各部門名義發(fā)文，無須加蓋公章者，由各部門 經(jīng)理 判行。 第十三條 傳真發(fā)文管理 大廈傳真由 總經(jīng)辦 負(fù)責(zé)，大廈所有傳真必須在 總經(jīng)辦 登記，未登記的傳真，總經(jīng)辦 有權(quán)拒絕發(fā)送，且可視為未經(jīng)大廈認(rèn)可的文件。 第十四條 收文 總經(jīng)理辦 公室規(guī)章制度 北京西直門 x貿(mào)易大廈有限公司 10 大廈收文由 總經(jīng)辦 負(fù)責(zé)，發(fā) 到 大廈的各類文件均由 總經(jīng)辦 進(jìn)行登記，大廈人員若代為大廈傳 收 文件，也應(yīng)首先將文件交與 總經(jīng)辦 ，由 總經(jīng)辦 登記。 第十五條 公 文管理程序 1. 公文處理 :大廈的所有 公文 必須登記，并注明公文轉(zhuǎn)移的去向。由文件管理員根據(jù)公文內(nèi)容向各部門及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)分發(fā)。若文件管理員不能判明，由總經(jīng)理辦公室 主任 決定。文件管理員須將文件內(nèi)容、收到時間、去向予以登記，如需存檔，文件管理員要立刻辦理文件存檔手續(xù)。 2. 信函處理 ： 指 明 營業(yè)、 公 務(wù)、資材及采購人員收受的信函由信封上的記載可認(rèn)為公務(wù)文書者，應(yīng)視同公務(wù)文書拆封，如系私事，再予發(fā)還；未能認(rèn)為公務(wù)文書的信函，經(jīng)收信人本人拆封后如系公務(wù)文書，應(yīng)交回總經(jīng)辦依公文處理。指 明 副總經(jīng)理 以上人員的信函， 交 送其本人，如系公務(wù)文書，再交回 總經(jīng)辦 依公文辦理。 3. 圖書期刊處理 ： 當(dāng)日的期刊報紙，由總經(jīng)辦放于閱報處，大廈員工可自由取閱，但員工應(yīng)在閱后及時放回原處，如需摘要，需采用復(fù)印的形式。專業(yè)性的報紙期刊，由總經(jīng)辦每月 25 日整理一次，統(tǒng)一交文件管理員存檔。 4. 聲像材料的處理 ： 所有聲像材料交由文件管理員處理。 5. 傳真、電報處理：傳真、電報視同公文，依公文原則辦理。 第十六條 收文處理要點 1. 遇有關(guān)系重大足以影響大廈權(quán)益之重要文件，文件管理員應(yīng)將正本妥為保藏，若需調(diào)用，應(yīng)以復(fù)印件代用。 2. 為利文書處理并達(dá)分層負(fù)責(zé) 目的，經(jīng)辦人應(yīng)就內(nèi)容要點簽擬意見或選稿隨來文呈部門經(jīng)理核閱批辦，各主管人員應(yīng)對文案注明意見，避免只簽名而無意見。 第十七條 文件處理期限 1. 總經(jīng)辦文件管理員收文時，原則上應(yīng)隨到隨送，不得積壓，最遲應(yīng)于文到一小時送交有關(guān)人員。 2. 經(jīng)辦人員的處理期限 ? 速件、電報、機密文件等應(yīng)隨到隨辦，于文到一日內(nèi)處理完畢為原則。 總經(jīng)理辦 公室規(guī)章制度 北京西直門 x貿(mào)易大廈有限公司 11 ? 一般文件由部門經(jīng)理指定處理期限，一般以文到三日內(nèi)處理完畢為原則。 ? 來文定有答復(fù)期限者，應(yīng)盡力于來文所定期限內(nèi)處理完畢。 ? 計劃、研究、開發(fā)、規(guī)章修訂、測定、搜集資料等特殊文件的管理應(yīng)斟酌實際需要分別規(guī)定其處理期限。 3. 文件歸檔，應(yīng)日案日清，最遲不得逾二日。 4. 簽呈及傳閱文件：時接時清，接到文件后立刻簽呈或簽閱，最遲不得超過一日。 三、檔案管理 第十八條 總經(jīng)理辦公室設(shè)專職檔案管理員，負(fù)責(zé)管理大廈的全部檔案。 第十九條 各部門可設(shè)兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)管理各部門的檔案。文件處理完成后，原稿由總經(jīng)理辦公室歸檔，經(jīng)辦部門視實際需要留存復(fù)印件。如因業(yè)務(wù)處理特殊需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管者，應(yīng)經(jīng)檔案管理員同意后妥為保存，檔案管理員以復(fù)印件歸檔，并在備注中注明，各部門使用原件完畢后仍應(yīng)將原件交檔案管理員保存。 第二十條 歸檔文件的檢查 1. 檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應(yīng) 立 即追查歸 檔 。 2. 文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門補辦。 3. 與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。 第二十一條 歸檔文件的保存期限 ： 文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理： 1. 永久保存：大廈章程；股東名簿；規(guī)章制度及大廈條例；董事會及股東會紀(jì)錄；財務(wù)報表；政府機關(guān)核準(zhǔn)文件；不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；工程設(shè)計圖 以及 其他經(jīng)核定須永久保存的文書。 2. 10 年保存：預(yù)算、決算書類；會計憑證；事業(yè)計劃資料 以及 其他經(jīng)核定須保存 10 年的文書。 3. 5 年保存：期滿或解除之合約 以及 其他經(jīng)核定保存 5 年的文書。 4. 1 年保存：無長期保存必要者。 5. 須銷毀的文件須經(jīng)總經(jīng)理辦公室 主任 批準(zhǔn)后，由檔案管理員負(fù)責(zé)并派專人監(jiān)銷。 總經(jīng)理辦 公室規(guī)章制度 北京西直門 x貿(mào)易大廈有限公司 12 第二十二條 檔案文件的調(diào)用 1. 各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要需調(diào)閱檔案時，應(yīng)填具 “ 調(diào)卷單 ” 經(jīng) 所在部門經(jīng)理批準(zhǔn)后由檔案管理員調(diào)閱。 2. 檔案管理員接到 “ 調(diào)卷單 ” 經(jīng)核查后，取出該項檔案，并于 “ 調(diào)卷單 ”上填注調(diào)閱的具體文件名稱、總份數(shù)及借出日期，將檔案交與調(diào)卷人員。 “ 調(diào)卷單 ” 則依預(yù)定歸還日期之先后整理，以備稽催。 3. 經(jīng)批準(zhǔn)在 檔案室當(dāng)場借閱者，可免填 “ 調(diào)卷單 ” 。 4. 檔案歸還 時，經(jīng)檔案管理員核查無訛并于調(diào)卷單填注歸還日期及簽字確認(rèn)后，檔案即行歸入檔夾。調(diào)卷單由管檔人員留存?zhèn)洳椤? 5. 檔案的借閱時間最長以一周為限，如有特殊情形欲延長調(diào)閱期限時，應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。 6. 調(diào)卷人員對于所調(diào) 檔案 ，不得抽換增損。 7. 調(diào)卷人員調(diào)閱檔案，應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時，應(yīng)重新填寫 “ 調(diào)卷單 ” 不得私自授受。 8. 調(diào)閱檔案限與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)者，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無關(guān)之檔案，需經(jīng)總經(jīng)理辦公室 主任 同意。 9. 大廈 副 總經(jīng)理以上人員調(diào)卷，由檔案管理員負(fù)責(zé)填寫 “ 調(diào)卷單 ” 。由調(diào)卷人員簽字確認(rèn)。 10. 大廈重要檔案須經(jīng)總 經(jīng)理批準(zhǔn)后方可調(diào)卷。 第二十三條 聲像檔案管理：聲像檔案一般由錄 音 帶、錄像帶、攝像帶、影片 (母片 )、照片 (含底片 )、各種光電介質(zhì)等及文字說明兩部分組成。 第二十四條 聲像檔案是本大廈檔案的組成部分，必須 由 總經(jīng)理辦公室集中統(tǒng)一管理。 第二十五條 聲像檔案種類 1. 反映本大廈主要職能活動工作成果和存在問題的聲像資料； 2. 各級領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加的與本大廈有關(guān)的重大活動的聲像資料； 3. 本大廈有關(guān)人員組織或參加的重要會議，會見以及外事活動的聲像資料。 4. 涉及本大廈權(quán)益的聲像資料。 5. 其它單位形成的與本大廈有關(guān)的重要聲像資料。 6. 其它具有保存價值的聲像資料。 總經(jīng)理辦 公室規(guī)章制度 北京西直門 x貿(mào)易大廈有限公司 13 第二十六條 電子文 檔管理：大廈所有的檔案應(yīng)盡可能制作成電子文檔，電子文檔與書面文檔及其他形式的文檔要分別保存。文件管理員負(fù)責(zé)采用錄入、掃描的形式完成電子文檔的制作。借閱電子文檔的程序同借閱