【文章內(nèi)容簡介】 3). 管理容易、機制完整。由于采用單一的軟件系統(tǒng)，所有的應用開發(fā)都建立在統(tǒng)一的平臺之上，主要的維護工作集中在應用管理一級，管理工作的難度與工作量大大降低。對于安全性管理、系統(tǒng)可靠性管理等重要工作，管理人員可以使用Notes/Domino完備的管理手段。如果管理人員希望借助其他軟硬件系統(tǒng)如網(wǎng)管系統(tǒng)，實現(xiàn)統(tǒng)一的管理，Notes/Domino提供這樣的手段和接口，如基于SNMP網(wǎng)管協(xié)議的Notes View軟件；或者使用Windows NT的用戶管理手段。 (4). 保有費用低。應用系統(tǒng)的保有費用包含了購買費用、管理維護費用、應用開發(fā)實施費用、系統(tǒng)集成費用等等。由于采用了功能強大的單一產(chǎn)品，本系統(tǒng)的總體保有費用在各方面都會降低。同時由于Notes/Domino的可開發(fā)特點，本系統(tǒng)的后續(xù)增值空間巨大。 (5). 開放性。Lotus積極參加Internet/Intranet標準的制定，同時在自己的產(chǎn)品中遵循支持標準的原則。Notes/D0mino支持幾乎所有的網(wǎng)絡協(xié)議標準、郵件與報文傳送標準、安全性標準、編程開發(fā)標準。本系統(tǒng)是一個內(nèi)部互連的，又是一個可以與Internet互連的系統(tǒng)，并且隨著技術的不斷更新，本系統(tǒng)也將采納最新的技術成果，是有生命力的系統(tǒng)?？梢垣@得廠商的豐富經(jīng)驗與支持。Notes/Domino是一個成熟的產(chǎn)品，在國內(nèi)外電子郵件與群件領域始終居于領先地位，Lotus以及代理商具備豐富的成功經(jīng)驗。 (6). 適應企業(yè)級、跨企業(yè)級的應用。建立在Notes/Domino之上的企業(yè)信息系統(tǒng)，是一個分布式的客戶機/服務器系統(tǒng)?？梢愿鶕?jù)業(yè)務量的大小選擇不同規(guī)模檔次的服務器系統(tǒng)(如UNIX或PC，SMP或單CPU的服務器)，同時還可以利用Notes/Domino群集技術提高系統(tǒng)的吞吐量和高可靠性。基于這些優(yōu)勢功能，基于Notes的辦公自動化系統(tǒng)則應該設計成以Internet技術為核心，以Web技術為基礎的集成環(huán)境，基于網(wǎng)絡對象連接技術、多媒體文檔結(jié)構以及跨越多種操作系統(tǒng)和多種數(shù)據(jù)庫平臺的應用系統(tǒng)，所以，可以把Lotus Notes作為行業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的應用開發(fā)平臺的首選。三. 系統(tǒng)設計隨著Web技術的迅速普及，Intranet/ Internet以其特有的跨平臺、統(tǒng)一美觀的界面、簡單的操作給計算機技術乃至整個人類社會帶來了新的革命，基于Web 的計算機應用系統(tǒng)越來越受到人們的歡迎。因此，OA系統(tǒng)也應緊跟這一技術潮流，將Web技術用于系統(tǒng)中。典型的集成OA系統(tǒng)是前臺采用瀏覽器(一般用戶)和Notes Client (系統(tǒng)管理員和檔案人員) 實現(xiàn)，后臺采用Lotus Domino Server (其自帶Notes Server，Web Server，Mail Server)和SQL Server實現(xiàn)。圖1 中Notes Server，Web Server，Mail Server之所以分開列出，是因為它們在邏輯上是屬于不同的服務器。事實上，它們在物理上可以通過一個Domino Server 來實現(xiàn)。系統(tǒng)的體系結(jié)構[3] 所示： 系統(tǒng)的體系結(jié)構2．系統(tǒng)功能經(jīng)過需求分析、可行性研究和總體設計等幾個步驟，按功能把系統(tǒng)劃分為以下幾個模塊：公文管理、通用信息、個人辦公、系統(tǒng)維護模塊。： 系統(tǒng)功能模塊圖3．功能模塊設計公文管理子系統(tǒng)公文管理系統(tǒng)是OA系統(tǒng)的核心部分，公文管理子系統(tǒng)由收文管理、發(fā)文管理、報告管理、文檔管理等模塊組成。由于辦公自動化系統(tǒng)的需求存在不確定性，系統(tǒng)處理的文件類型繁多，審批流程的方式多變，以及流程和管理方式需要非常強大的靈活性，尤其對于流程設置的靈活性要求和角色定義的靈活性要求都是非常高。包括待辦公文、文稿撰寫，日程安排、待辦事項、待辦時定義。這種具有定義多樣化的特點，適應公文處理的全部過程。而且，流程不限制步驟。這樣，可以讓企事業(yè)單位，集團公司的工作、人員能利用他們的專業(yè)知識去設計更為合理和高效的工作流程，不再受困于手工畫圖紙，而能快速地使用計算機去處理自己的業(yè)務，提高辦公效率，為工作帶來極大的方便。下發(fā)的公文和處理結(jié)果通過Web技術以公告形式在網(wǎng)上公布。收文處理功能收文處理是指送給關部門領導閱批的文件的處理過程。收文處理系統(tǒng)有以下需求：(1). 要求對所有的來文通過計算機進行簽收登記、錄入、擬辦、批示、辦理、傳閱、歸檔。(2). 可對來文進行顯示、排序、查詢、統(tǒng)計、打印。(3). 對來文的處理全過程進行自動化管理和記錄。(4). 對要求辦理的文件進行全自動跟蹤、監(jiān)督及閉環(huán)控制。根據(jù)對需求的分析。 通用收文處理流程收文登記后的流轉(zhuǎn)過程[4]：(1). 部門負責人簽署意見一般來講，收文由辦公室人員登記。登記后如果你認為本文件還需要部門內(nèi)其他人員審核(如辦公室主任)，選擇帶有部門主管簽署意見的流程。(2). 領導批示在部門負責人簽署意見后，收文轉(zhuǎn)給領導簽署意見，簽署完畢后轉(zhuǎn)交承辦部門。(3). 承辦部門簽收承辦部門在收到通知后，打開并查閱收文管理，可以自動進行簽收。(4). 收文結(jié)束后的其它操作在收文結(jié)束后，可以對收文進行歸檔操作，可以把現(xiàn)有收文歸檔到文檔管理數(shù)據(jù)庫中。可以查看收文概況，了解收文的過程。4．發(fā)文處理功能發(fā)文處理是指以本公司名義發(fā)出去的文件的處理過程。用戶可根據(jù)實際情況設置工作流程，以決定不同行文流向及處理過程。發(fā)文處理系統(tǒng)有以下需求：(1). 求對所有的發(fā)文通過計算機進行擬稿、核稿、會簽、復核、簽發(fā)、成文、蓋章、發(fā)文、歸檔。(2). 可對發(fā)文進行顯示、排序、查詢、統(tǒng)計、打印。(3). 對發(fā)文的處理全過程進行自動化管理、跟蹤和記錄。 根據(jù)對需求的分析。 通用發(fā)文處理流程發(fā)文的流轉(zhuǎn)過程[5]：(1). 起草發(fā)文作者應嚴格按公文制度來填寫表單中的各個項目。填寫完成后即可進入流轉(zhuǎn)過程。(2). 轉(zhuǎn)部門內(nèi)其他人員核稿用戶單擊操作按鈕“提請核稿”，系統(tǒng)將文件自動發(fā)送到指定的人員。(3). 轉(zhuǎn)部門負責人核稿根據(jù)發(fā)文流程的定義，把發(fā)文轉(zhuǎn)給本部門的負責人審核，并轉(zhuǎn)相關部門負責人會簽。(4). 轉(zhuǎn)分管領導審核部門負責人審核后，轉(zhuǎn)分管領導進行審核。(5). 單位領導簽發(fā)單位領導審批完成后，可以直接簽發(fā)公文，公文將自動把文件分發(fā)給主送部門、抄送部門。(6). 發(fā)文成功后的其它操作在發(fā)文成功后，可以對發(fā)文進行歸檔操作，可以把現(xiàn)有發(fā)文歸檔到文檔管理數(shù)據(jù)庫中?？梢圆榭窗l(fā)文概況，了解發(fā)文的過程?？梢韵掳l(fā)文件，把當前的發(fā)文轉(zhuǎn)給下屬單位。報告管理功能是為工作中經(jīng)常隨機性地起草一些報告，匯報送交指定的人員審批而設計的，主要功能包括起草報告、報告上送批閱、多級審批等。批閱過程中，提交報告人可以實時了解批閱進展情況。檔案數(shù)據(jù)庫是一個非常重要的數(shù)據(jù)庫，它存儲了所有的發(fā)文文件和收文文件。建立檔案數(shù)據(jù)庫，便于檔案的科學管理，方便用戶查閱。在文件存檔后，所有查閱將被自動記錄。(2). 通用信息子系統(tǒng)通用信息子系統(tǒng)包括：討論中心、公用通訊錄、公告通知、人員去向、來賓登記。討論中心為用戶提供了一個類似于INTERNET網(wǎng)BBS的功能。在本系統(tǒng)中，您可以就某一事件或某一主題發(fā)表見解，也可以對別人發(fā)表的見解進行評議。公用通訊錄用于記錄單位的客戶、業(yè)務往來等關系的通訊方法。公告通知用于向單位全體人員發(fā)送消息。人員去向信息庫用于工作人員登記自己的去向和留言，方便聯(lián)系和前臺接待。來賓管理用于單位前臺對來訪賓客的記錄和接待管理，在接待過程中可以查閱單位內(nèi)部人員的去向和留言，方便接待來訪的賓客。(3). 個人辦公子系統(tǒng)個人辦公子系統(tǒng)主要包括電子郵件、工作安排、出勤補簽、個人通訊錄、網(wǎng)上尋呼、Internet瀏覽。本系統(tǒng)在現(xiàn)階段為所有用戶提供了內(nèi)部局域網(wǎng)上的電子郵件功能。工作計劃模塊用于員工在日常工作中對自己的工作進行安排，計算機會對工作安排進行協(xié)調(diào)，并監(jiān)控工作完成情況，如果在到指定完成時間時尚未完成工作安排，計算機會自動發(fā)出催辦信。出勤補簽系統(tǒng)用于單位考勤的管理。當員工因故沒有進行考勤登記時，需要在本系統(tǒng)中提出申請，經(jīng)部門主管審批后生效。本系統(tǒng)也提供考勤接口，可以由單位指定的考勤人員對員工進行考勤登記。按Internet瀏覽可以快速啟動系統(tǒng)內(nèi)置的Internet Explorer，進行網(wǎng)上沖浪。(4). 系統(tǒng)維護子系統(tǒng)系統(tǒng)維護子系統(tǒng)包括部門群組管理和關鍵字管理、用戶口令修改三個功能模塊。部門群組管理是系統(tǒng)管理員用來維護系統(tǒng)人員情況的信息庫。系統(tǒng)管理員可以對部門群組進行設置，設置人員所在的部門，設置人員級別，設置分公司的信息以及人員通訊情況，這些信息將被用于系統(tǒng)的內(nèi)部控制。