【文章內(nèi)容簡介】 3). 管理容易、機(jī)制完整。由于采用單一的軟件系統(tǒng)，所有的應(yīng)用開發(fā)都建立在統(tǒng)一的平臺之上，主要的維護(hù)工作集中在應(yīng)用管理一級，管理工作的難度與工作量大大降低。對于安全性管理、系統(tǒng)可靠性管理等重要工作，管理人員可以使用Notes/Domino完備的管理手段。如果管理人員希望借助其他軟硬件系統(tǒng)如網(wǎng)管系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的管理，Notes/Domino提供這樣的手段和接口，如基于SNMP網(wǎng)管協(xié)議的Notes View軟件；或者使用Windows NT的用戶管理手段。 (4). 保有費(fèi)用低。應(yīng)用系統(tǒng)的保有費(fèi)用包含了購買費(fèi)用、管理維護(hù)費(fèi)用、應(yīng)用開發(fā)實(shí)施費(fèi)用、系統(tǒng)集成費(fèi)用等等。由于采用了功能強(qiáng)大的單一產(chǎn)品，本系統(tǒng)的總體保有費(fèi)用在各方面都會降低。同時(shí)由于Notes/Domino的可開發(fā)特點(diǎn)，本系統(tǒng)的后續(xù)增值空間巨大。 (5). 開放性。Lotus積極參加Internet/Intranet標(biāo)準(zhǔn)的制定，同時(shí)在自己的產(chǎn)品中遵循支持標(biāo)準(zhǔn)的原則。Notes/D0mino支持幾乎所有的網(wǎng)絡(luò)協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)、郵件與報(bào)文傳送標(biāo)準(zhǔn)、安全性標(biāo)準(zhǔn)、編程開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)。本系統(tǒng)是一個(gè)內(nèi)部互連的，又是一個(gè)可以與Internet互連的系統(tǒng)，并且隨著技術(shù)的不斷更新，本系統(tǒng)也將采納最新的技術(shù)成果，是有生命力的系統(tǒng)?？梢垣@得廠商的豐富經(jīng)驗(yàn)與支持。Notes/Domino是一個(gè)成熟的產(chǎn)品，在國內(nèi)外電子郵件與群件領(lǐng)域始終居于領(lǐng)先地位，Lotus以及代理商具備豐富的成功經(jīng)驗(yàn)。 (6). 適應(yīng)企業(yè)級、跨企業(yè)級的應(yīng)用。建立在Notes/Domino之上的企業(yè)信息系統(tǒng)，是一個(gè)分布式的客戶機(jī)/服務(wù)器系統(tǒng)?？梢愿鶕?jù)業(yè)務(wù)量的大小選擇不同規(guī)模檔次的服務(wù)器系統(tǒng)(如UNIX或PC，SMP或單CPU的服務(wù)器)，同時(shí)還可以利用Notes/Domino群集技術(shù)提高系統(tǒng)的吞吐量和高可靠性?；谶@些優(yōu)勢功能，基于Notes的辦公自動化系統(tǒng)則應(yīng)該設(shè)計(jì)成以Internet技術(shù)為核心，以Web技術(shù)為基礎(chǔ)的集成環(huán)境，基于網(wǎng)絡(luò)對象連接技術(shù)、多媒體文檔結(jié)構(gòu)以及跨越多種操作系統(tǒng)和多種數(shù)據(jù)庫平臺的應(yīng)用系統(tǒng)，所以，可以把Lotus Notes作為行業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用開發(fā)平臺的首選。三. 系統(tǒng)設(shè)計(jì)隨著Web技術(shù)的迅速普及，Intranet/ Internet以其特有的跨平臺、統(tǒng)一美觀的界面、簡單的操作給計(jì)算機(jī)技術(shù)乃至整個(gè)人類社會帶來了新的革命，基于Web 的計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)越來越受到人們的歡迎。因此，OA系統(tǒng)也應(yīng)緊跟這一技術(shù)潮流，將Web技術(shù)用于系統(tǒng)中。典型的集成OA系統(tǒng)是前臺采用瀏覽器(一般用戶)和Notes Client (系統(tǒng)管理員和檔案人員) 實(shí)現(xiàn)，后臺采用Lotus Domino Server (其自帶Notes Server，Web Server，Mail Server)和SQL Server實(shí)現(xiàn)。圖1 中Notes Server，Web Server，Mail Server之所以分開列出，是因?yàn)樗鼈冊谶壿嬌鲜菍儆诓煌姆?wù)器。事實(shí)上，它們在物理上可以通過一個(gè)Domino Server 來實(shí)現(xiàn)。系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)[3] 所示： 系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)2．系統(tǒng)功能經(jīng)過需求分析、可行性研究和總體設(shè)計(jì)等幾個(gè)步驟，按功能把系統(tǒng)劃分為以下幾個(gè)模塊：公文管理、通用信息、個(gè)人辦公、系統(tǒng)維護(hù)模塊。： 系統(tǒng)功能模塊圖3．功能模塊設(shè)計(jì)公文管理子系統(tǒng)公文管理系統(tǒng)是OA系統(tǒng)的核心部分，公文管理子系統(tǒng)由收文管理、發(fā)文管理、報(bào)告管理、文檔管理等模塊組成。由于辦公自動化系統(tǒng)的需求存在不確定性，系統(tǒng)處理的文件類型繁多，審批流程的方式多變，以及流程和管理方式需要非常強(qiáng)大的靈活性，尤其對于流程設(shè)置的靈活性要求和角色定義的靈活性要求都是非常高。包括待辦公文、文稿撰寫，日程安排、待辦事項(xiàng)、待辦時(shí)定義。這種具有定義多樣化的特點(diǎn)，適應(yīng)公文處理的全部過程。而且，流程不限制步驟。這樣，可以讓企事業(yè)單位，集團(tuán)公司的工作、人員能利用他們的專業(yè)知識去設(shè)計(jì)更為合理和高效的工作流程，不再受困于手工畫圖紙，而能快速地使用計(jì)算機(jī)去處理自己的業(yè)務(wù)，提高辦公效率，為工作帶來極大的方便。下發(fā)的公文和處理結(jié)果通過Web技術(shù)以公告形式在網(wǎng)上公布。收文處理功能收文處理是指送給關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件的處理過程。收文處理系統(tǒng)有以下需求：(1). 要求對所有的來文通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行簽收登記、錄入、擬辦、批示、辦理、傳閱、歸檔。(2). 可對來文進(jìn)行顯示、排序、查詢、統(tǒng)計(jì)、打印。(3). 對來文的處理全過程進(jìn)行自動化管理和記錄。(4). 對要求辦理的文件進(jìn)行全自動跟蹤、監(jiān)督及閉環(huán)控制。根據(jù)對需求的分析。 通用收文處理流程收文登記后的流轉(zhuǎn)過程[4]：(1). 部門負(fù)責(zé)人簽署意見一般來講，收文由辦公室人員登記。登記后如果你認(rèn)為本文件還需要部門內(nèi)其他人員審核(如辦公室主任)，選擇帶有部門主管簽署意見的流程。(2). 領(lǐng)導(dǎo)批示在部門負(fù)責(zé)人簽署意見后，收文轉(zhuǎn)給領(lǐng)導(dǎo)簽署意見，簽署完畢后轉(zhuǎn)交承辦部門。(3). 承辦部門簽收承辦部門在收到通知后，打開并查閱收文管理，可以自動進(jìn)行簽收。(4). 收文結(jié)束后的其它操作在收文結(jié)束后，可以對收文進(jìn)行歸檔操作，可以把現(xiàn)有收文歸檔到文檔管理數(shù)據(jù)庫中?？梢圆榭词瘴母艣r，了解收文的過程。4．發(fā)文處理功能發(fā)文處理是指以本公司名義發(fā)出去的文件的處理過程。用戶可根據(jù)實(shí)際情況設(shè)置工作流程，以決定不同行文流向及處理過程。發(fā)文處理系統(tǒng)有以下需求：(1). 求對所有的發(fā)文通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行擬稿、核稿、會簽、復(fù)核、簽發(fā)、成文、蓋章、發(fā)文、歸檔。(2). 可對發(fā)文進(jìn)行顯示、排序、查詢、統(tǒng)計(jì)、打印。(3). 對發(fā)文的處理全過程進(jìn)行自動化管理、跟蹤和記錄。 根據(jù)對需求的分析。 通用發(fā)文處理流程發(fā)文的流轉(zhuǎn)過程[5]：(1). 起草發(fā)文作者應(yīng)嚴(yán)格按公文制度來填寫表單中的各個(gè)項(xiàng)目。填寫完成后即可進(jìn)入流轉(zhuǎn)過程。(2). 轉(zhuǎn)部門內(nèi)其他人員核稿用戶單擊操作按鈕“提請核稿”，系統(tǒng)將文件自動發(fā)送到指定的人員。(3). 轉(zhuǎn)部門負(fù)責(zé)人核稿根據(jù)發(fā)文流程的定義，把發(fā)文轉(zhuǎn)給本部門的負(fù)責(zé)人審核，并轉(zhuǎn)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人會簽。(4). 轉(zhuǎn)分管領(lǐng)導(dǎo)審核部門負(fù)責(zé)人審核后，轉(zhuǎn)分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核。(5). 單位領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)單位領(lǐng)導(dǎo)審批完成后，可以直接簽發(fā)公文，公文將自動把文件分發(fā)給主送部門、抄送部門。(6). 發(fā)文成功后的其它操作在發(fā)文成功后，可以對發(fā)文進(jìn)行歸檔操作，可以把現(xiàn)有發(fā)文歸檔到文檔管理數(shù)據(jù)庫中。可以查看發(fā)文概況，了解發(fā)文的過程?？梢韵掳l(fā)文件，把當(dāng)前的發(fā)文轉(zhuǎn)給下屬單位。報(bào)告管理功能是為工作中經(jīng)常隨機(jī)性地起草一些報(bào)告，匯報(bào)送交指定的人員審批而設(shè)計(jì)的，主要功能包括起草報(bào)告、報(bào)告上送批閱、多級審批等。批閱過程中，提交報(bào)告人可以實(shí)時(shí)了解批閱進(jìn)展情況。檔案數(shù)據(jù)庫是一個(gè)非常重要的數(shù)據(jù)庫，它存儲了所有的發(fā)文文件和收文文件。建立檔案數(shù)據(jù)庫，便于檔案的科學(xué)管理，方便用戶查閱。在文件存檔后，所有查閱將被自動記錄。(2). 通用信息子系統(tǒng)通用信息子系統(tǒng)包括：討論中心、公用通訊錄、公告通知、人員去向、來賓登記。討論中心為用戶提供了一個(gè)類似于INTERNET網(wǎng)BBS的功能。在本系統(tǒng)中，您可以就某一事件或某一主題發(fā)表見解，也可以對別人發(fā)表的見解進(jìn)行評議。公用通訊錄用于記錄單位的客戶、業(yè)務(wù)往來等關(guān)系的通訊方法。公告通知用于向單位全體人員發(fā)送消息。人員去向信息庫用于工作人員登記自己的去向和留言，方便聯(lián)系和前臺接待。來賓管理用于單位前臺對來訪賓客的記錄和接待管理，在接待過程中可以查閱單位內(nèi)部人員的去向和留言，方便接待來訪的賓客。(3). 個(gè)人辦公子系統(tǒng)個(gè)人辦公子系統(tǒng)主要包括電子郵件、工作安排、出勤補(bǔ)簽、個(gè)人通訊錄、網(wǎng)上尋呼、Internet瀏覽。本系統(tǒng)在現(xiàn)階段為所有用戶提供了內(nèi)部局域網(wǎng)上的電子郵件功能。工作計(jì)劃模塊用于員工在日常工作中對自己的工作進(jìn)行安排，計(jì)算機(jī)會對工作安排進(jìn)行協(xié)調(diào)，并監(jiān)控工作完成情況，如果在到指定完成時(shí)間時(shí)尚未完成工作安排，計(jì)算機(jī)會自動發(fā)出催辦信。出勤補(bǔ)簽系統(tǒng)用于單位考勤的管理。當(dāng)員工因故沒有進(jìn)行考勤登記時(shí)，需要在本系統(tǒng)中提出申請，經(jīng)部門主管審批后生效。本系統(tǒng)也提供考勤接口，可以由單位指定的考勤人員對員工進(jìn)行考勤登記。按Internet瀏覽可以快速啟動系統(tǒng)內(nèi)置的Internet Explorer，進(jìn)行網(wǎng)上沖浪。(4). 系統(tǒng)維護(hù)子系統(tǒng)系統(tǒng)維護(hù)子系統(tǒng)包括部門群組管理和關(guān)鍵字管理、用戶口令修改三個(gè)功能模塊。部門群組管理是系統(tǒng)管理員用來維護(hù)系統(tǒng)人員情況的信息庫。系統(tǒng)管理員可以對部門群組進(jìn)行設(shè)置，設(shè)置人員所在的部門，設(shè)置人員級別，設(shè)置分公司的信息以及人員通訊情況，這些信息將被用于系統(tǒng)的內(nèi)部控制。