【正文】 實(shí)施的交換式網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，使信息的傳遞更加快捷和方便，從而極大地?cái)U(kuò)展了管理手段，實(shí)現(xiàn)了運(yùn)營(yíng)的高效率。二．需求分析1．功能需求隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，尤其是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的超速發(fā)展，帶動(dòng)了信息的廣泛交流甚至導(dǎo)致了信息爆炸“信息時(shí)代”這一詞匯似乎己經(jīng)被普遍接受。特別是近年來(lái)Internet超乎想象的發(fā)展，對(duì)信息的廣泛收集、整理、利用和傳播更把世界帶入了信息時(shí)代的一個(gè)更高層次。因此，無(wú)論是對(duì)于一個(gè)國(guó)家還是對(duì)于一個(gè)企事業(yè)單位，如果要在未來(lái)的社會(huì)中獲得發(fā)展，掌握信息技術(shù)已變成了一個(gè)基本要素。 近年來(lái)，某公司的各個(gè)部門(mén)都普遍配備了微機(jī)，并開(kāi)發(fā)出各自的事務(wù)處理的應(yīng)用，在一定程度上提高了各部門(mén)的辦公效率。但有限的技術(shù)能力，使這些面向各部門(mén)內(nèi)部事務(wù)處理的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)相互之間標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，各自為政，難以集成。隨著公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的建立，各部門(mén)的信息可以發(fā)布到Web上，使信息發(fā)布的效率和范圍得到較大程度的改善，然而，由于公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)仍缺少重要的信息傳遞和工作流程環(huán)節(jié)，部門(mén)之間仍無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息共享和集成，從而難以實(shí)現(xiàn)各部門(mén)之間的高效率協(xié)作。 為了提高了公司整體辦公效率，需要具有先進(jìn)水平的辦公與管理機(jī)制提供強(qiáng)有力的支持。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展以及系統(tǒng)科學(xué)、管理科學(xué)的引進(jìn)，在現(xiàn)有的公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上建立高效、協(xié)調(diào)、集成的數(shù)字化辦公系統(tǒng)己成為可能，這也是能夠從根本上變革辦公及管理體制的有效途徑。 本論文的研究正是基于這一實(shí)際課題－辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目。該公司提出的系統(tǒng)目標(biāo)如下：(1). 用戶(hù)界面。系統(tǒng)采用統(tǒng)一簡(jiǎn)潔的用戶(hù)界面，并根據(jù)使用者身份，動(dòng)態(tài)顯示相應(yīng)操作界面。使用者可通過(guò)每個(gè)模塊界面上的操作、查看、查詢(xún)3 類(lèi)功能，方便快捷地完成所需工作。(2). 辦公流程。在公文流轉(zhuǎn)中，使用者根據(jù)不同文件可以自行定義文件的傳遞流程；在文件的流轉(zhuǎn)過(guò)程中可以根據(jù)文件的批閱情況調(diào)整文件的流程，與用戶(hù)自定義表單結(jié)合使用以提高系統(tǒng)適應(yīng)企業(yè)實(shí)際情況的靈活性、可擴(kuò)充性及可維護(hù)性。(3). 表單定制。根據(jù)企業(yè)自身特定的業(yè)務(wù)需求，系統(tǒng)提供用戶(hù)可自行設(shè)計(jì)定義的用戶(hù)表單，管理員稍作設(shè)計(jì)就可以制作滿(mǎn)足要求的各類(lèi)單證、單據(jù)、登記表等供多個(gè)模塊應(yīng)用，完成絕大部分事務(wù)管理，定制適合企業(yè)需求的辦公系統(tǒng)。(4). 打印和查詢(xún)。系統(tǒng)不僅提供Notes自身支持的全文檢索功能，同時(shí)增加了能滿(mǎn)足各自不同查詢(xún)條件的通用查詢(xún)能力，可以方便查找滿(mǎn)足條件的文檔。在文檔打印中，突破Notes 局限，實(shí)現(xiàn)多種內(nèi)容的打印和所見(jiàn)即所得的打印技術(shù)。(5). 安全機(jī)制。在辦公網(wǎng)絡(luò)的安全性管理中，除硬件、網(wǎng)絡(luò)、操作系統(tǒng)的安全性外，系統(tǒng)提供Lotus Domino/Note 自身的7 層安全機(jī)制，包括身份驗(yàn)證、加密、權(quán)限控制、電子簽名等。辦公自動(dòng)化不能簡(jiǎn)單地理解為文字處理、電子表格、個(gè)人資源管理(如記事日程) 、資料入檔等文檔處理系統(tǒng)，辦公自動(dòng)化也不僅僅是秘書(shū)、檔案員和辦事員的事情。事實(shí)上，辦公室業(yè)務(wù)也即管理業(yè)務(wù)，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各項(xiàng)工作程序，辦公自動(dòng)化也即管理自動(dòng)化。在自動(dòng)化中，僅有三分之一的工作是個(gè)人完成，其它三分之二的工作都與交往有關(guān)。OA系統(tǒng)的實(shí)施，需要單位內(nèi)部的領(lǐng)導(dǎo)人員、行政管理人員、文秘人員、專(zhuān)業(yè)人員的共同參與；辦公自動(dòng)化系統(tǒng)支持各類(lèi)辦公人員工作的自動(dòng)化。各類(lèi)人員之間交互的信息可能是公文文件、檔案文件，也可能是專(zhuān)業(yè)文件、電子郵件，因此在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，應(yīng)該具有這四種文件的處理和管理功能。同時(shí)，為了滿(mǎn)足各類(lèi)辦公工作的需要，OA 系統(tǒng)中有文檔辦公、業(yè)務(wù)辦公、行政辦公、領(lǐng)導(dǎo)辦公等模塊。在現(xiàn)實(shí)情況中，企業(yè)的某些辦公部門(mén)，如財(cái)務(wù)部門(mén)、人事部門(mén)等，可能已經(jīng)采用了獨(dú)立的業(yè)務(wù)處理軟件，這樣在企業(yè)就形成了一個(gè)個(gè)的“自動(dòng)化孤島”。如何共享這些信息并在各部門(mén)中傳遞，同時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)決策提供方便，也應(yīng)該是辦公自動(dòng)化中研究的內(nèi)容。一個(gè)好的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)該為工作人員提供一個(gè)集成化的、多功能的辦公桌面環(huán)境，解決辦公人員因處理不同事務(wù)而需要使用不同工作環(huán)境的問(wèn)題。： OA系統(tǒng)環(huán)境結(jié)構(gòu)圖結(jié)合對(duì)某公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用需求的分析，認(rèn)為對(duì)OA系統(tǒng)作需求分析，、辦公應(yīng)用平臺(tái)以及事務(wù)處理平臺(tái)中滿(mǎn)足以下的要求：首先，必須具有工作流性質(zhì)的處理過(guò)程和監(jiān)督功能，從而解決多部門(mén)協(xié)作問(wèn)題，推動(dòng)部門(mén)間的高效率協(xié)作；其次，提供集成處理與發(fā)布信息的工作平臺(tái)，解決以往信息收集、處理和發(fā)布過(guò)程相分割的問(wèn)題，減少不必要的交接環(huán)節(jié)，提高工作便利性；再次，必須提供與其它管理信息系統(tǒng)(MIS)的信息交流，解決以往數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不一致而造成的信息收集困難的問(wèn)題，減少額外的工作量和大量重復(fù)勞動(dòng)。最后，還必須提供安全保障體系，不僅使系統(tǒng)的各層次人員被嚴(yán)格限制在自己的權(quán)限內(nèi)，同時(shí)必須保證整個(gè)OA系統(tǒng)的安全、穩(wěn)定和可靠的運(yùn)行。所以，建立一流的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，需要先進(jìn)、功能強(qiáng)大的應(yīng)用開(kāi)發(fā)平臺(tái)，也就是說(shuō)，所采用的應(yīng)用開(kāi)發(fā)平臺(tái)應(yīng)該能夠適應(yīng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展趨勢(shì)，有利于提高管理和辦公的效率，有利于促進(jìn)各部門(mén)之間的協(xié)同工作，有利于創(chuàng)建現(xiàn)代管理制度和工作方式。Lotus Notes作為世界領(lǐng)先的通信處理軟件和群件產(chǎn)品，它不但作為文檔數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，能夠高效率處理非結(jié)構(gòu)化信息；而且作為群件平臺(tái)，能夠支持工作組成員跨越時(shí)空界限共享信息；還具有先進(jìn)的郵件處理和通信機(jī)制，便于工作組成員之間的協(xié)同工作；并且融合了Internet和Web的標(biāo)準(zhǔn)，可以將Web瀏覽器作為Notes的客戶(hù)機(jī)，從而實(shí)現(xiàn)與Internet的高效率連接。Lotus Notes/Domino是電子郵件、文檔數(shù)據(jù)庫(kù)、快速應(yīng)用開(kāi)發(fā)技術(shù)以及Web技術(shù)為一體的電子郵件和群件平臺(tái)。其目的是跨越地域、部門(mén)之間的界限，使得企業(yè)工作人員傳遞、共享他們的信息與知識(shí)，從而提高群組的工作效率。Lotus Notes/Domino的主要功能可以概述為： (1). 電子郵件與報(bào)文傳遞：Lotus Domino/Notes是客戶(hù)機(jī)/服務(wù)器結(jié)構(gòu)的報(bào)文傳遞系統(tǒng)。Notes/Domino的電子郵件與報(bào)文傳遞功能通常被稱(chēng)為Notes Mail。Notes Mail提供最終用戶(hù)一個(gè)非常簡(jiǎn)單易學(xué)的郵件系統(tǒng)，其中還包含日歷與日程管理的功能；同時(shí)還提供可以與應(yīng)用系統(tǒng)集成的、以支持工作流應(yīng)用為特點(diǎn)的群件應(yīng)用開(kāi)發(fā)能力。 (2). 文檔數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)：Lotus Domino/ Notes是一個(gè)文檔數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)。Notes的數(shù)據(jù)庫(kù)不僅可以包含結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)信息，而且還可以存儲(chǔ)、管理關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)或者其它數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)無(wú)法存儲(chǔ)與管理的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。對(duì)于這些以非結(jié)構(gòu)化或半結(jié)構(gòu)化為特征的“文檔型”數(shù)據(jù)的處理，Lotus Domino/ Notes還提供了全文搜索、版本控制、文檔鏈接等等信息檢索、處理手段。 (3). 交互式的Web服務(wù)器：Lotus Domino/ Notes完全支持Internet標(biāo)準(zhǔn)，可以發(fā)布或?yàn)g覽Web信息。所有的應(yīng)用系統(tǒng)信息都可以在安全機(jī)制的控制下，動(dòng)態(tài)發(fā)布給Internet或Intranet用戶(hù)，同時(shí)通過(guò)Internet/Intranet收集信息。網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用開(kāi)發(fā)工具與實(shí)施工具：Lotus Domino/ Notes提供了一整套集成的、面向網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的開(kāi)發(fā)工具。它包含有多個(gè)層次的開(kāi)發(fā)手段，提供初學(xué)者到專(zhuān)業(yè)編程人員適應(yīng)不同應(yīng)用需求的開(kāi)發(fā)手段，如宏公式語(yǔ)言與LotusScript。通過(guò)這些編程開(kāi)發(fā)工具以及相關(guān)的軟件產(chǎn)品或工具，開(kāi)發(fā)者還可以集成企業(yè)的其它信息來(lái)源，如通過(guò)ODBC標(biāo)準(zhǔn)或Notes pump產(chǎn)品與關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)雙向交換數(shù)據(jù)。需要特別提出的是，開(kāi)發(fā)出來(lái)的Domino/Notes應(yīng)用是通過(guò)Domino/Notes本身的手段通過(guò)網(wǎng)絡(luò)安裝到每一個(gè)服務(wù)器上的，客戶(hù)端基本不需要相應(yīng)修改什么，因此Domino/Notes解決了困擾應(yīng)用系統(tǒng)管理員的項(xiàng)目實(shí)施、管理問(wèn)題。 利用Domino/Notes建立的企業(yè)信息集成系統(tǒng)，完全符合系統(tǒng)對(duì)郵件與群件平臺(tái)的要求。具有以下鮮明的特點(diǎn)[2]： (1). 開(kāi)發(fā)快捷、實(shí)施容易。應(yīng)用系統(tǒng)的推出與使用是投資得以回報(bào)的關(guān)鍵。電子郵件功能是Domino/Notes的基本功能，在開(kāi)始系統(tǒng)實(shí)施的很短時(shí)間內(nèi)，就可以在全企業(yè)的范圍內(nèi)建立起電子郵件網(wǎng)，馬上見(jiàn)到效益。而群件系統(tǒng)的應(yīng)用或者辦公管理應(yīng)用則可以利用Notes/Domino的快速開(kāi)發(fā)、實(shí)施能力在較短的時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)。這非常適應(yīng)辦公管理需求多變、繁雜的特點(diǎn)。 (2). 集成性。最終用戶(hù)使用的郵件與群件應(yīng)用系統(tǒng)是一套統(tǒng)一的應(yīng)用系統(tǒng)，使用同一套應(yīng)用軟件。在相同的、唯一的界面下，用戶(hù)可以獲得郵件信息、辦公信息、專(zhuān)業(yè)應(yīng)用信息、關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)信息、Internet信息等各個(gè)方面的信息。這種集成能力是在軟件平臺(tái)一級(jí)獲得的，而不是通過(guò)二次開(kāi)發(fā)“強(qiáng)加”上去的。這大大減少開(kāi)發(fā)的工作量，提高了應(yīng)用系統(tǒng)的可靠性。而且對(duì)最終用戶(hù)來(lái)說(shuō)，不需要在幾個(gè)客戶(hù)端軟件或是應(yīng)用程序之間、幾個(gè)服務(wù)器系統(tǒng)或數(shù)據(jù)源之間來(lái)回切換。 (