【正文】 第三代辦公自動化系統(tǒng)從傳統(tǒng)的面向業(yè)務流程向知識共享、協(xié)作學習發(fā)展，群件平臺技術和Intranet/Internet技術的發(fā)展為第三代OA思想的實現(xiàn)提供了堅強的基礎。實現(xiàn)減輕工作負擔、提高工作效率并提供決策支持服務的目標。Domino/Notes從產(chǎn)品的第一版起即提供了保證信息系統(tǒng)安全性完整的技術與手段，至今已經(jīng)過近10年的發(fā)展和完善。(3). 支持移動辦公、異地辦公，系統(tǒng)具備移動辦公或異地辦公的功能。本文研究了一套完整的辦公自動化管理系統(tǒng)的規(guī)劃方法和規(guī)劃策略，闡述了模塊的劃分、各功能模塊的設計方法和用到的關鍵技術。頁面設計與此類似，就不贅述了。頁面和大綱配合起來組織視圖，從而顯示給用戶，提供人機交互的界面。而后者：大綱則是一種導航工具。要實現(xiàn)上述目標，我們需要考慮兩個問題：文檔在流轉、批閱過程中應該始終保證只有一個人可以對文檔進行操作，避免出現(xiàn)兩個或者兩個以上的人對文檔進行處理的情況。另一方面，實現(xiàn)公文流轉的許多操作，如：交部門領導、轉發(fā)、會簽、簽發(fā)、歸檔等等操作也是在表單中設計的，單單從功能實現(xiàn)上來說，Lotus的表單設計是Lotus工作流開發(fā)的靈魂所在。通過左邊的導航連接可以進行公文的瀏覽查看及相關操作。收文管理主要處理系統(tǒng)內(nèi)部的電子文檔，這部分處于保密需要，沒有設者對外接門，不能實現(xiàn)Web瀏覽。四．系統(tǒng)實現(xiàn)1. 概述 首先公文管理模塊實現(xiàn)支持日常機關政府辦公中公文收發(fā)的整個電子化、自動化的目標。LS：DO能夠滿足所有的數(shù)據(jù)操作要求，不必添置額外的轉換工具，節(jié)省費用。 使用Notes內(nèi)置編程接口LotusScript DataObject(簡稱LS：DO)LotusScript是一種內(nèi)嵌的Notes程序設計語言，LS：DO利用其完整的數(shù)據(jù)控制功能和結構化程序語言的靈活性，提供對外部ODBC數(shù)據(jù)的完全讀寫訪問[12]。SQL Server與辦公自動化系統(tǒng)連接的實現(xiàn)[11]：根據(jù)以上SQL Server在辦公自動化系統(tǒng)中的功能，采用了以下兩種實現(xiàn)技術：利用Domino企業(yè)連接服務(Domino Enterprise Connection Service)實現(xiàn)Notes連接。倘若花費大量的人力、物力和財力去分析已有的系統(tǒng)軟件，顯然得不償失；而放棄原系統(tǒng)，自主從頭研制，則無形中又增加了許多困難，且往往實際開發(fā)出來的軟件還難以滿足各部門的實際要求。通過這種設計一方面排除了產(chǎn)生空文檔的可能性，另一方面解決了同一內(nèi)容的文檔在數(shù)據(jù)庫中存放多份的問題，基本實現(xiàn)了文檔的一致性。各功能模塊數(shù)據(jù)庫集中存放各部門科室的數(shù)據(jù)，作為系統(tǒng)的共享資源，也應放在服務器上。 數(shù)據(jù)庫存儲位置[9]：在整個系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)庫的種類繁多，除了各個功能模塊的實現(xiàn)需要功能模塊數(shù)據(jù)庫外(為了便于設計和日后維護管理，每一個功能模塊都設計成一個單獨的數(shù)據(jù)庫)，每一個注冊用戶都有一個郵件數(shù)據(jù)庫，另外還有系統(tǒng)用的數(shù)據(jù)庫。這一用戶就可以在一個文檔中同時訪問多個數(shù)據(jù)庫中的信息。而對于結構化數(shù)據(jù)信息的處理Notes也提供了與一般關系數(shù)據(jù)庫類似的功能。 對于數(shù)據(jù)庫設計，以下幾點需要著重闡述[8]。每個數(shù)據(jù)庫都可以包含不同格式和類型的文檔。(1). Domino/Notes數(shù)據(jù)庫設計對所有檔案、資料、人員、物品等的管理都要通過數(shù)據(jù)庫管理的形式進行。關鍵字管理是用于系統(tǒng)內(nèi)部的一些數(shù)據(jù)控制，比如車輛名稱、行政級別名稱等等，系統(tǒng)管理員可以通過新建關鍵字來增加系統(tǒng)關鍵字，也可以修改關鍵字的內(nèi)容。(4). 系統(tǒng)維護子系統(tǒng)系統(tǒng)維護子系統(tǒng)包括部門群組管理和關鍵字管理、用戶口令修改三個功能模塊。出勤補簽系統(tǒng)用于單位考勤的管理。來賓管理用于單位前臺對來訪賓客的記錄和接待管理，在接待過程中可以查閱單位內(nèi)部人員的去向和留言，方便接待來訪的賓客。在本系統(tǒng)中，您可以就某一事件或某一主題發(fā)表見解，也可以對別人發(fā)表的見解進行評議。建立檔案數(shù)據(jù)庫，便于檔案的科學管理，方便用戶查閱?？梢韵掳l(fā)文件，把當前的發(fā)文轉給下屬單位。(4). 轉分管領導審核部門負責人審核后，轉分管領導進行審核。 通用發(fā)文處理流程發(fā)文的流轉過程[5]：(1). 起草發(fā)文作者應嚴格按公文制度來填寫表單中的各個項目。發(fā)文處理系統(tǒng)有以下需求：(1). 求對所有的發(fā)文通過計算機進行擬稿、核稿、會簽、復核、簽發(fā)、成文、蓋章、發(fā)文、歸檔。(4). 收文結束后的其它操作在收文結束后，可以對收文進行歸檔操作，可以把現(xiàn)有收文歸檔到文檔管理數(shù)據(jù)庫中。 通用收文處理流程收文登記后的流轉過程[4]：(1). 部門負責人簽署意見一般來講，收文由辦公室人員登記。(2). 可對來文進行顯示、排序、查詢、統(tǒng)計、打印。這樣，可以讓企事業(yè)單位，集團公司的工作、人員能利用他們的專業(yè)知識去設計更為合理和高效的工作流程，不再受困于手工畫圖紙，而能快速地使用計算機去處理自己的業(yè)務，提高辦公效率，為工作帶來極大的方便。由于辦公自動化系統(tǒng)的需求存在不確定性，系統(tǒng)處理的文件類型繁多，審批流程的方式多變，以及流程和管理方式需要非常強大的靈活性，尤其對于流程設置的靈活性要求和角色定義的靈活性要求都是非常高。圖1 中Notes Server，Web Server，Mail Server之所以分開列出，是因為它們在邏輯上是屬于不同的服務器?；谶@些優(yōu)勢功能，基于Notes的辦公自動化系統(tǒng)則應該設計成以Internet技術為核心，以Web技術為基礎的集成環(huán)境，基于網(wǎng)絡對象連接技術、多媒體文檔結構以及跨越多種操作系統(tǒng)和多種數(shù)據(jù)庫平臺的應用系統(tǒng)，所以，可以把Lotus Notes作為行業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的應用開發(fā)平臺的首選。Notes/Domino是一個成熟的產(chǎn)品，在國內(nèi)外電子郵件與群件領域始終居于領先地位，Lotus以及代理商具備豐富的成功經(jīng)驗。Lotus積極參加Internet/Intranet標準的制定，同時在自己的產(chǎn)品中遵循支持標準的原則。應用系統(tǒng)的保有費用包含了購買費用、管理維護費用、應用開發(fā)實施費用、系統(tǒng)集成費用等等。由于采用單一的軟件系統(tǒng)，所有的應用開發(fā)都建立在統(tǒng)一的平臺之上，主要的維護工作集中在應用管理一級，管理工作的難度與工作量大大降低。這種集成能力是在軟件平臺一級獲得的，而不是通過二次開發(fā)“強加”上去的。這非常適應辦公管理需求多變、繁雜的特點。具有以下鮮明的特點[2]： (1). 開發(fā)快捷、實施容易。它包含有多個層次的開發(fā)手段，提供初學者到專業(yè)編程人員適應不同應用需求的開發(fā)手段，如宏公式語言與LotusScript。對于這些以非結構化或半結構化為特征的“文檔型”數(shù)據(jù)的處理，Lotus Domino/ Notes還提供了全文搜索、版本控制、文檔鏈接等等信息檢索、處理手段。Notes/Domino的電子郵件與報文傳遞功能通常被稱為Notes Mail。Lotus Notes作為世界領先的通信處理軟件和群件產(chǎn)品，它不但作為文檔數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，能夠高效率處理非結構化信息；而且作為群件平臺，能夠支持工作組成員跨越時空界限共享信息；還具有先進的郵件處理和通信機制，便于工作組成員之間的協(xié)同工作；并且融合了Internet和Web的標準，可以將Web瀏覽器作為Notes的客戶機，從而實現(xiàn)與Internet的高效率連接。一個好的辦公自動化系統(tǒng)應該為工作人員提供一個集成化的、多功能的辦公桌面環(huán)境，解決辦公人員因處理不同事務而需要使用不同工作環(huán)境的問題。各類人員之間交互的信息可能是公文文件、檔案文件，也可能是專業(yè)文件、電子郵件，因此在辦公自動化系統(tǒng)中，應該具有這四種文件的處理和管理功能。辦公自動化不能簡單地理解為文字處理、電子表格、個人資源管理(如記事日程) 、資料入檔等文檔處理系統(tǒng)，辦公自動化也不僅僅是秘書、檔案員和辦事員的事情。系統(tǒng)不僅提供Notes自身支持的全文檢索功能，同時增加了能滿足各自不同查詢條件的通用查詢能力，可以方便查找滿足條件的文檔。在公文流轉中，使用者根據(jù)不同文件可以自行定義文件的傳遞流程；在文件的流轉過程中可以根據(jù)文件的批閱情況調(diào)整文件的流程，與用戶自定義表單結合使用以提高系統(tǒng)適應企業(yè)實際情況的靈活性、可擴充性及可維護性。該公司提出的系統(tǒng)目標如下：(1). 用戶界面。隨著公司內(nèi)部網(wǎng)絡的建立，各部門的信息可以發(fā)布到Web上，使信息發(fā)布的效率和范圍得到較大程度的改善，然而，由于公司內(nèi)部網(wǎng)絡仍缺少重要的信息傳遞和工作流程環(huán)節(jié)，部門之間仍無法實現(xiàn)信息共享和集成，從而難以實現(xiàn)各部門之間的高效率協(xié)作。特別是近年來Internet超乎想象的發(fā)展，對信息的廣泛收集、整理、利用和傳播更把世界帶入了信息時代的一個更高層次。隨著信息技術的發(fā)展，辦公自動化在行政企事業(yè)單位的管理、經(jīng)營活動中發(fā)揮著日益重要的作用。同時，加強了領導實時