【正文】 了解事務(wù)狀態(tài)，實時掌控工作進(jìn)度，強化了過程控制與監(jiān)督，加強了工作管理?？梢韵胂?，摻雜著如此大量的人工操作過程的事務(wù)處理方式根本無法適應(yīng)現(xiàn)代化辦公模式的需要。在這種辦公模式下，企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)能夠得到簡化，各個部門在信息共享的基礎(chǔ)上進(jìn)行協(xié)作，便于明確各個部門甚至每個員工的責(zé)任，而決策層可以迅速綜合來自各個方面的信息，并以此為依據(jù)制定企業(yè)的戰(zhàn)略決策。知識是企業(yè)網(wǎng)絡(luò)上傳遞的最有價值的信息。以公文流轉(zhuǎn)為例，第二代辦公自動化實現(xiàn)了收發(fā)文和檔案管理一體化的自動處理，比如，本文提出的辦公自動化系統(tǒng)就是以公文流轉(zhuǎn)為核心，并且基于工作流的協(xié)同工作方式的第二代辦公自動化系統(tǒng)；第三代辦公自動化在此基礎(chǔ)上更為文件處理的每一個環(huán)節(jié)提供了該步驟所需要的相關(guān)知識，包括在線的專家、文件背景資料及企業(yè)其他的有關(guān)信息，確保每一個使用者都能夠隨時隨地根據(jù)需要向?qū)＜覍W(xué)習(xí)、向企業(yè)現(xiàn)有知識學(xué)習(xí)，使員工在辦公自動化系統(tǒng)中的地位從被動向主動轉(zhuǎn)變，從而在提升每個員工創(chuàng)造能力的過程中，大大提高了企業(yè)與機構(gòu)的整體創(chuàng)新和應(yīng)變能力。1．辦公自動化發(fā)展趨勢從辦公自動化發(fā)展的過程和今后發(fā)展的趨勢來講，辦公自動化已經(jīng)經(jīng)歷了從第一代發(fā)展到目前的第二代，并且正在向著第三代發(fā)展[1]。它以系統(tǒng)科學(xué)為理論基礎(chǔ)，行為科學(xué)為主導(dǎo)，綜合運用信息技術(shù)(包括微電子技術(shù)、計算機技術(shù)和通信技術(shù)等)完成各種辦公業(yè)務(wù)，充分有效地利用信息資源，以提高生產(chǎn)效率、工作效率和工作質(zhì)量，輔助決策，促進(jìn)辦公活動規(guī)范化和制度化，以達(dá)到既定的目標(biāo)，獲得更好的效果。接著提出了基于Lotus Notes群件和Intranet的辦公管理信息系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)，完成了公文管理、通用信息、個人辦公、系統(tǒng)維護(hù)等模塊的開發(fā)。傳統(tǒng)的辦公模式中公文流轉(zhuǎn)速度較慢，安全性不夠，對公文信息的處理、統(tǒng)計、分析較煩瑣，在溝通、協(xié)作和控制等方面存在不足。辦公自動化在提高政府機關(guān)或企事業(yè)單位各部門的辦公質(zhì)量和辦公效率，提高決策的科學(xué)性和正確性，提高領(lǐng)導(dǎo)者的管理水平，推動各單位的信息化建設(shè)等方面起著舉足輕重的作用。最后，根據(jù)目前技術(shù)的發(fā)展和實際辦公的需要，總結(jié)了當(dāng)前的工作，并對辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展進(jìn)行了展望。辦公自動化是將現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式，是當(dāng)前新技術(shù)革命中一個非?；钴S和具有很強生命力的技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域，是信息化社會的產(chǎn)物。 辦公自動化發(fā)展趨勢從80年代中期起步的第一代辦公系統(tǒng)以個人電腦、辦公套件為主要標(biāo)志，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)統(tǒng)計和文檔寫作電子化，完成了辦公信息載體從原始紙介質(zhì)方式向電子比特方式的飛躍。綜上所述，辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展經(jīng)過三個階段，兩個飛躍過程。對知識的運用效果關(guān)系到企業(yè)的綜合發(fā)展實力。從這個意義上講，在市場競爭日趨白熱化的今天，辦公自動化己經(jīng)不再是一種手段、一種工具，而成為決定企業(yè)生存發(fā)展的命脈。 隨著信息技術(shù)的發(fā)展和國內(nèi)信息技術(shù)應(yīng)用水平的提高，在辦公過程中，傳統(tǒng)的工作方式和審批模式己經(jīng)難以滿足新的需求，實現(xiàn)辦公自動化已經(jīng)是提高政府機關(guān)和企事業(yè)單位辦公效率，規(guī)范化管理的必然趨勢。 (3). 整合信息資源，實現(xiàn)知識管理打破“信息孤島”，徹底改變文件丟失遺漏、管理分散、查找不方便等現(xiàn)象，解決因人事變動導(dǎo)致經(jīng)驗流失等問題，通過知識管理，有效整合并積累各類資源，實現(xiàn)再利用。通過網(wǎng)絡(luò)，組織機構(gòu)內(nèi)部的員工可跨越時間、地點協(xié)同工作。因此，無論是對于一個國家還是對于一個企事業(yè)單位，如果要在未來的社會中獲得發(fā)展，掌握信息技術(shù)已變成了一個基本要素。 為了提高了公司整體辦公效率，需要具有先進(jìn)水平的辦公與管理機制提供強有力的支持。系統(tǒng)采用統(tǒng)一簡潔的用戶界面，并根據(jù)使用者身份，動態(tài)顯示相應(yīng)操作界面。(3). 表單定制。在文檔打印中，突破Notes 局限，實現(xiàn)多種內(nèi)容的打印和所見即所得的打印技術(shù)。事實上，辦公室業(yè)務(wù)也即管理業(yè)務(wù)，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各項工作程序，辦公自動化也即管理自動化。同時，為了滿足各類辦公工作的需要，OA 系統(tǒng)中有文檔辦公、業(yè)務(wù)辦公、行政辦公、領(lǐng)導(dǎo)辦公等模塊。： OA系統(tǒng)環(huán)境結(jié)構(gòu)圖結(jié)合對某公司辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用需求的分析，認(rèn)為對OA系統(tǒng)作需求分析，、辦公應(yīng)用平臺以及事務(wù)處理平臺中滿足以下的要求：首先，必須具有工作流性質(zhì)的處理過程和監(jiān)督功能，從而解決多部門協(xié)作問題，推動部門間的高效率協(xié)作；其次，提供集成處理與發(fā)布信息的工作平臺，解決以往信息收集、處理和發(fā)布過程相分割的問題，減少不必要的交接環(huán)節(jié)，提高工作便利性；再次，必須提供與其它管理信息系統(tǒng)(MIS)的信息交流，解決以往數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不一致而造成的信息收集困難的問題，減少額外的工作量和大量重復(fù)勞動。Lotus Notes/Domino是電子郵件、文檔數(shù)據(jù)庫、快速應(yīng)用開發(fā)技術(shù)以及Web技術(shù)為一體的電子郵件和群件平臺。Notes Mail提供最終用戶一個非常簡單易學(xué)的郵件系統(tǒng)，其中還包含日歷與日程管理的功能；同時還提供可以與應(yīng)用系統(tǒng)集成的、以支持工作流應(yīng)用為特點的群件應(yīng)用開發(fā)能力。 (3). 交互式的Web服務(wù)器：Lotus Domino/ Notes完全支持Internet標(biāo)準(zhǔn)，可以發(fā)布或瀏覽Web信息。通過這些編程開發(fā)工具以及相關(guān)的軟件產(chǎn)品或工具，開發(fā)者還可以集成企業(yè)的其它信息來源，如通過ODBC標(biāo)準(zhǔn)或Notes pump產(chǎn)品與關(guān)系數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)雙向交換數(shù)據(jù)。應(yīng)用系統(tǒng)的推出與使用是投資得以回報的關(guān)鍵。 (2). 集成性。這大大減少開發(fā)的工作量，提高了應(yīng)用系統(tǒng)的可靠性。對于安全性管理、系統(tǒng)可靠性管理等重要工作，管理人員可以使用Notes/Domino完備的管理手段。由于采用了功能強大的單一產(chǎn)品，本系統(tǒng)的總體保有費用在各方面都會降低。Notes/D0mino支持幾乎所有的網(wǎng)絡(luò)協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)、郵件與報文傳送標(biāo)準(zhǔn)、安全性標(biāo)準(zhǔn)、編程開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)。 (6). 適應(yīng)企業(yè)級、跨企業(yè)級的應(yīng)用。三. 系統(tǒng)設(shè)計隨著Web技術(shù)的迅速普及，Intranet/ Internet以其特有的跨平臺、統(tǒng)一美觀的界面、簡單的操作給計算機技術(shù)乃至整個人類社會帶來了新的革命，基于Web 的計算機應(yīng)用系統(tǒng)越來越受到人們的歡迎。事實上，它們在物理上可以通過一個Domino Server 來實現(xiàn)。包括待辦公文、文稿撰寫，日程安排、待辦事項、待辦時定義。下發(fā)的公文和處理結(jié)果通過Web技術(shù)以公告形式在網(wǎng)上公布。(3). 對來文的處理全過程進(jìn)行自動化管理和記錄。登記后如果你認(rèn)為本文件還需要部門內(nèi)其他人員審核(如辦公室主任)，選擇帶有部門主管簽署意見的流程。可以查看收文概況，了解收文的過程。(2). 可對發(fā)文進(jìn)行顯示、排序、查詢、統(tǒng)計、打印。填寫完成后即可進(jìn)入流轉(zhuǎn)過程。(5). 單位領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)單位領(lǐng)導(dǎo)審批完成后，可以直接簽發(fā)公文，公文將自動把文件分發(fā)給主送部門、抄送部門。報告管理功能是為工作中經(jīng)常隨機性地起草一些報告，匯報送交指定的人員審批而設(shè)計的，主要功能包括起草報告、報告上送批閱、多級審批等。在文件存檔后，所有查閱將被自動記錄。公用通訊錄用于記錄單位的客戶、業(yè)務(wù)往來等關(guān)系的通訊方法。(3). 個人辦公子系統(tǒng)個人辦公子系統(tǒng)主要包括電子郵件、工作安排、出勤補簽、個人通訊錄、網(wǎng)上尋呼、Internet瀏覽。當(dāng)員工因故沒有進(jìn)行考勤登記時，需要在本系統(tǒng)中提出申請，經(jīng)部門主管審批后生效。部門群組管理是系統(tǒng)管理員用來維護(hù)系統(tǒng)人員情況的信息庫。4. 數(shù)據(jù)庫設(shè)計系統(tǒng)中使用的數(shù)據(jù)庫按操作平臺可分為兩類[6]：Domino/Notes數(shù)據(jù)庫和SQL server數(shù)據(jù)庫。Notes提供了一個文檔數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)(文檔數(shù)據(jù)庫是Notes實現(xiàn)對非結(jié)構(gòu)化信息存儲管理的一大特點，形成在這方面對關(guān)系型數(shù)據(jù)庫的優(yōu)勢)。Lotus Domino/Notes中的數(shù)據(jù)庫與一般的關(guān)系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)庫是有區(qū)別的。對公文等非結(jié)構(gòu)化信息的處理：公文內(nèi)容包括題頭、編號、主題、正文、簽字、蓋章等諸多內(nèi)容，這是一般的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫很難處理的(它們主要面向結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù))。只是在處理海量數(shù)據(jù)時，Notes會顯得捉襟見肘。從而提高了整個系統(tǒng)的靈活性和實用性。各種數(shù)據(jù)庫按照應(yīng)用情況的不同存放的位置也不同。數(shù)據(jù)庫文檔一致性[9]：Notes數(shù)據(jù)庫是一種典型的文檔型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，它本身不提供像關(guān)系型數(shù)據(jù)庫那樣的一致性檢測功能，它提供的只是權(quán)限上的一致性檢測。(2). SQL Server數(shù)據(jù)庫設(shè)計SQL Server在辦公自動化系統(tǒng)中的功能：Lotus Notes/ Domino是一套通信集、文檔信息管理及開發(fā)、多媒體等功能于一體的群組工作軟件，其本質(zhì)上是一個文檔數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，與基于事務(wù)處理模型的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)相比，二者各自的應(yīng)用側(cè)重點和解決問題的對象是不相同的[10]。 因此，本系統(tǒng)采取的方案是將Notes和關(guān)系數(shù)據(jù)庫集成到一起，充分發(fā)揮