【文章內(nèi)容簡介】 管5 控制要求 文件分類及保管 公司第一級文件為質(zhì)量手冊、第二級文件為程序文件，由品管備案保存。 公司第三級質(zhì)量管理體系文件分為兩類： 分管工作文件，作為各分管運行質(zhì)量管理體系的常用實施細則：包括管理標 準（分管管理制度等）；工作標準（崗位責任制和任職要求等）；技術標準（國家標 準、行業(yè)標準、企業(yè)標準及作業(yè)指導書、檢驗規(guī)范等）；分管質(zhì)量記錄文件等。由各 相關分管自行保存并報品管備案存檔； 其他質(zhì)量文件：可以是針對特定產(chǎn)品、項目和合同編制的質(zhì)量計劃、其他 標準、規(guī)范等，文件的組成應適合于其特有的活動方式。由各相應的業(yè)務分管保存、 使用。 公司級管理性文件，如各種行政管理制度、部分外來的管理性文件，包括 與質(zhì)量管理體系有關的政策，法規(guī)文件等，由綜合部保存。 公司第四級文件為質(zhì)量記錄、表單。 文件的編號 質(zhì)量管理體系文件的編號 質(zhì)量手冊公司名稱代號—A—年號版次，手冊中各章以章節(jié)號區(qū)分。例如：JCYZ—A—2014B0， 表示公司2014年發(fā)布的B0版質(zhì)量手冊。 程序文件公司名稱代號—B—序號版次，例如：JCYZ—B—01A1，表示公司第一個程序 文件的A1版。 各分管三級文件：分管代號—C—序號版次例如：SCB—C—01A1，表示生產(chǎn)第一個三級文件的A1版。如果存在管理性、 和技術性文件的分類，則分別以字母G(管理性)和J（技術性）予以區(qū)分和識別。例如 ： SCB—C—G01A1，表示生產(chǎn)第一個管理性文件的A1版。 質(zhì)量記錄：主要使用分管代號—D序號流水號例如：PGD01001，表示品管第1個質(zhì)量記錄文件的第一份記錄。記錄以 其中文名稱進行標識即可。公司內(nèi)部通用的質(zhì)量記錄文件以TY作為代號。 文件的編制、審核、批準 管理者代表組織編制質(zhì)量手冊，副總經(jīng)理參與審核，總經(jīng)理批準發(fā)布。 品管組織編制程序文件，副總經(jīng)理審核，管理者代表批準。 支持性文件由主管該過程的分管組織編制，分管負責人批準，當文件涉及到兩 個或以上的分管時，由分管負責人審核，主管副總經(jīng)理批準。 外來文件由各分管負責識別，主管副總經(jīng)理批準后納入《受控文件清單》。 文件的審核、批準須書面簽名方能生效。 如果摘錄受控文件中的某一個章節(jié)，則須注明摘錄來源，并由授權(quán)人簽名生效。 文件發(fā)放 品管負責分發(fā)質(zhì)量手冊、程序文件，并填寫《文件發(fā)放/回收記錄》。 各分管負責相關支持性文件的發(fā)放，并填寫《文件發(fā)放/回收記錄》。 文件分發(fā)須確保相關場所能夠快速獲得所需的有效文件。 文件更改 文件更改應填寫《文件更改申請單》，由原擬制單位更改，主管領導審批，按本程序 執(zhí)行。若由其它單位更改，則由相關單位提供必要的背景資料。 文件更改后應填寫《文件更改記錄》。 文件的管理 品管負責建立全公司《受控文件總清單》，并每年進行一次核查。 各分管負責建立職責內(nèi)《受控文件清單》，連同批準后的文件交品管備案，并 每年進行一次核查。 對有受控要求的文件加蓋“受控”印章。 文件發(fā)放應編號并登入《文件發(fā)放/回收記錄》。 使用文件的分管（人）應保護好文件，不允許在文件上擅自修改和涂寫。 文件更改或作廢時，各分管應回收舊文件，發(fā)放新文件并填寫《文件發(fā)放/回收 記錄》。 文件使用人若工作變動或調(diào)離本公司，應交回所持有的文件。 若為法律或積累經(jīng)驗的目的而保留作廢文件，應在蓋有“作廢”字樣印章下 方加蓋“保留”印章。 作廢文件的銷毀應填寫《文件銷毀申請單》，由主管領導批準后統(tǒng)一執(zhí)行，并做好《文件銷毀清單》，執(zhí)行人應簽名。 對承載媒體不是紙張的文件的控制，除參照上述規(guī)定執(zhí)行外，還應確保電子 文件不能被任意修改和復制，以確保文件的有效性和保密。 作為質(zhì)量記錄的文件執(zhí)行《記錄控制程序》。6 相關文件與記錄 《記錄控制程序》 《受控文件清單》 《文件發(fā)放／回收記錄》 《文件審批單》 《文件更改申請單》 《文件更改記錄》 《文件歸檔清單》 《文件銷毀申請單》 《文件銷毀清單》附錄 《文件控制程序》更改記錄章節(jié)修改狀態(tài)修改日期修改內(nèi)容修改人審批人封面、頁眉A0201446“A0”均修訂為“B0”?？得粲穹饷鍭0201446“201346”修訂為“201446”?？得粲?A0201446“有效文件”修訂為“有效的質(zhì)量管理體系文件”?？得粲馎0201446“品管負責公司質(zhì)量管理體系文件的歸口管理”修訂為“總經(jīng)理負 責批準發(fā)布《質(zhì)量手冊》，管理者 代表負責批準發(fā)布《程序文件》?？得粲馎0201446增加“使用”?！肮芾怼毙抻啚椤皻w檔”。刪除“綜合部負責公司質(zhì)量 文件的歸檔”的內(nèi)容。康敏玉4A0201446“綜合部”修訂為“各分管”康敏玉、A0201446增加文件分類保管和文件編號章節(jié)?？得粲馎0201446增加“文件審核和批準須書面簽字方能生效”內(nèi)容。康敏玉A0201446“原審批人”修訂為“主管領導”，康敏玉A0201446增加“…連同批準后的文件交品管部備案”內(nèi)容?？得粲馎0201446增加了非紙質(zhì)文件和質(zhì)量記錄文件控制的內(nèi)容?？得粲裆钲谑腥A博能源材料有限公司 SHENZHEN HUABO ENERGY MATERIAL CO ., LTD.記錄控制程序編號：SZHB02 修改狀態(tài)：B0批準： 發(fā)布時間： 2014461 目的本程序規(guī)定了質(zhì)量記錄的控制方法，以提供符合要求和質(zhì)量管理體系有效運行的證 據(jù)。2 適用范圍本程序適用于公司質(zhì)量管理體系記錄的標識、貯存、保護、檢索、保留和處置的控 制。3 職責 綜合部負責記錄表的印刷、發(fā)放及最終存檔、處置。 各分管負責本職范圍內(nèi)記錄的標識、貯存、保護并按本程序要求建立和保持各種 記錄。4 工作流程第 4 頁共 4 頁記錄格式設計 各分管記錄審定 各分管記錄標識 各分管記錄印發(fā) 綜合部記 錄 歸 檔 綜合部記錄收集 各分管記錄使用 各分管記錄領用 各分管記錄查閱記 錄 處置 綜合部5 控制要求 記錄的標識 記錄的標識：詳見《文件控制程序》。 品管建立全公司《質(zhì)量記錄總清單》，各分管建立職責范圍內(nèi)的《質(zhì)量記錄清 單》，內(nèi)容包括：序號、記錄名稱、編號、修改狀態(tài)、保存期，并連同記錄表樣交品管部備案。 記錄表的領用 各分管每年年初向綜合部書面申報記錄表樣用量計劃（如需修改記錄表樣，則 應同時提供審批后的表樣），由綜合部統(tǒng)一印刷、發(fā)放。 各分管位根據(jù)需要領用記錄表，領用人在《記錄領用清單》上登記，內(nèi)容包括： 記錄名稱、數(shù)量、使用單位、領用人姓名。 記錄的使用 記錄填寫人認真填寫記錄中相關項，記錄不需填寫的空白欄必須填入“/”（斜 杠）。填寫時應使用鋼筆或圓珠筆，做到數(shù)據(jù)準確、內(nèi)容完整、字跡清晰、易于識別， 非表格記錄盡量用正式打印件。記錄填寫人應對所記錄的每一個數(shù)據(jù)、文字負責，并簽 全名及日期。 記錄一旦形成便不允許任意更改，寫錯的可劃改，即在錯誤處劃兩橫，寫上更 改內(nèi)容，若同一記錄發(fā)生多處更改，一并在該表格空白醒目處寫明更改幾處，并簽全名 及日期。記錄更改由記錄人或?qū)徍巳藞?zhí)行，多份記錄應同時更改，保證內(nèi)容一致。 記錄的貯存和保護 各分管應建立本分管的《質(zhì)量記錄清單》，并保留記錄原始件。 每季度末各分管將重要的記錄移交綜合部存檔，移交時由保管單位填寫《記錄 歸檔清單》。綜合部必須保證在保存期限內(nèi)的記錄完好無損。 查閱有關記錄需填寫《查閱記錄申請單》，公司內(nèi)員工查閱由綜合部部長審批， 外部人員查閱由管理者代表審批，查閱完畢后需返還原處。 記錄的銷毀記錄的銷毀，由各分管在每年初將不需要繼續(xù)保留的記錄進行清理，列出《記錄 銷毀清單》，報主管領導批準后方可銷毀，執(zhí)行人應在《記錄銷毀清單》上簽字確認。6 相關文件與記錄 《質(zhì)量記錄清單》 《記錄領用清單》 《記錄歸檔清單》 《查閱記錄申請單》 《記錄銷毀清單》附錄 《記錄控制程序》更改記錄章節(jié)修改狀態(tài)修改日期修改內(nèi)容修改人審批人封面、頁眉A0201446“A0”均修訂為“B0”?？得粲穹饷鍭0201446“201346”修訂為“201446”?？得粲?A0201446“保存期限”修訂為“保留”?？得粲馎0201446“《質(zhì)量體系編寫導則》”修訂為“《文件控制程序》?？得粲馎0201446增加“…交品管備案”的內(nèi)容?？得粲馎0201446“收集”修訂為“保留”康敏玉A0201446增加“重要的記錄…”康敏玉A0201446“綜合部”修訂為“各分管”，“已超過保存期”修訂為“不需要繼續(xù) 保留”?！肮芾碚叽怼毙抻啚椤?主管領導”?？得粲裆钲谑腥A博能源材料有限公司 SHENZHEN HUABO ENERGY MATERIAL CO ., LTD.管理評審控制程序編號：SZHB03 修改狀態(tài)：B0批準： 發(fā)布時間： 2014461 目的通過管理評審確定質(zhì)量方針、質(zhì)量目標和質(zhì)量體系的適宜性、充分性和有效性。 以達到持續(xù)改進和完善質(zhì)量體系，確保公司質(zhì)量方針和質(zhì)量目標的實現(xiàn)。2 適用范圍本程序適用于公司質(zhì)量管理體系的評審。3 職責 總經(jīng)理負責公司質(zhì)量管理體系評審。 管理者代表負責管理評審計劃和報告的審核，協(xié)調(diào)管理評審活動。 品管編制管理評審計劃，組織管理評審，編寫管理評審報告，整理歸檔管理評 審資料和記錄。 各分管收集整理管理評審輸入信息，制定并實施評審結(jié)果要求的改進措施。4 工作流程第 4 頁共 4 頁管理評審計劃品管評審的準備 各分管評審會議 總經(jīng)理主持評 審 報 告 品管 結(jié) 論 總經(jīng)理評 審 各分管 改 進 措 施各分管改進措施的驗證 品管相關記錄歸檔 品管5 控制要求 管理評審計劃與準備 管理評審每年一次，品管編制管理評審計劃，管理者代表審核，總經(jīng)理批準 下發(fā)。管理評審計劃內(nèi)容包括：a) 評審時間； b) 評審目的；c) 評審范圍及評審重點；d) 參加評審分管（人員）； e) 評審依據(jù)；f) 評審內(nèi)容。 有下列情況之一時可增加管理評審頻次：a) 組織機構(gòu)、產(chǎn)品范圍、資源配置發(fā)生重大變化； b) 連續(xù)發(fā)生質(zhì)量事故和用戶投訴；c) 法律、法規(guī)、標準及其他要求發(fā)生變化； d) 市場需求發(fā)生重大變化；e) 第二、第三方要求；f) 質(zhì)量審核發(fā)現(xiàn)嚴重不合格。 各分管根據(jù)各自所承擔的職責和評審輸入內(nèi)容整理書面材料，作為管理評審 的輸入。 管理評審輸入 管理評審輸入應包括以下有關內(nèi)容、業(yè)績和改進機會： a) 內(nèi)、外體系審核的結(jié)果；b) 顧客的信息反饋及處理，顧客滿意度測量及與顧客溝通的情況； c) 過程的業(yè)績和產(chǎn)品的符合性，包括過程監(jiān)控、產(chǎn)品測量的結(jié)果；d) 改進、預防和糾正措施的狀況，包括對內(nèi)部審核和日常發(fā)現(xiàn)的不合格項采取 糾正和預防措施的實施及有效的監(jiān)控結(jié)果；e) 上次管理評審跟蹤措施實施的有效性；f) 環(huán)境、新技術、新工藝開發(fā)及法律法規(guī)的變化等可能影響質(zhì)量管理體系變化； g) 質(zhì)量方針和質(zhì)量目標的適宜性、有效性及執(zhí)行程度及變更需求；h) 改進的建議。 管理評審會議 總經(jīng)理主持會議，公司副總、各分管負責人及有關人員對評審輸入做出評價， 對存在、潛在的不合格提出糾正和預防措施意見。 評審結(jié)束時，總經(jīng)理應對所評審的內(nèi)容做出總結(jié)評價；確定實施和驗證糾正/ 預防措施的分管等有關改進決策和指令；作為管理評審的輸出，責令各有關分管執(zhí)行 。 品管做好管理評審會議記錄。 管理評審輸出 應包括以下有關決定和措施：a) 體系及過程有效性的改進，包括對質(zhì)量方針、質(zhì)量目標、組織機構(gòu)等方面的 評價；b) 對現(xiàn)有