某公司公務接待手冊(編輯修改稿)
2024-12-10 08:26 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 務接待秘書依據(jù)接待行程安排，制作《來賓接待手冊》，交由接待負責人，送至來賓； ⑤ 接待負責人或公司，應根據(jù)接待行程安排，前往車站、機場接送來賓，并陪同來賓辦理入住、結(jié)算手續(xù)； ⑥ 如接待負責人無法陪同，可由商務接待秘書或司機代為行使接待負責人職責； ⑦ 接待負責人應嚴格執(zhí)行接待行程安排，保證各項接待活動的有序銜接； ⑧ 公司領(lǐng)導與來賓合影后，由商務接待秘書將照片制成相框，交由接待負責人送達來賓，留作紀念； ⑨來賓送行 后，接待負責人應適時致電來賓，在致以問候的同時 了解 來賓 對公司 各 方面的意見 ，以及對公司 接待 安排的滿意度 ， 并 及時 填寫《商務接待總結(jié) 報告 》 ，以便 公司進行 改進 。 商務接待行程的變更 ① 商務接待過程，如來賓要求對行程安排進行調(diào)整，現(xiàn)場陪同人員（接待負責人、司機及其他陪同人員）應及時將調(diào)整意見通知商務接待秘書； ② 商務接待秘書收到行程調(diào)整意見后，應立即對《接待行程安排表》進行調(diào)整； ③ 如行程調(diào)整僅限時間安排調(diào)整，商務接待秘書應將調(diào)整后的《接待行程安排表》報管理中心主任審批后執(zhí)行，并將《接待行程安排表》副本發(fā)至相 關(guān)人員； ④ 如行程調(diào)整導致預算增加，商務接待秘書應將調(diào)整后的《接待行程安排表》按審批流程重新進行審批后方可執(zhí)行，并替換原《接待行程安排表》正、副本； ⑤ 商務接待秘書應根據(jù)調(diào)整后的行程安排，重新制作《來賓接待手冊》，并送至來賓。 七、費用報銷 商務接待結(jié)束后，參與接待人員應在 5 天內(nèi)將相關(guān)票據(jù)全部交至商務接待秘書，統(tǒng)一辦理報銷手續(xù)，無故超過 30 天未提供票據(jù)的，不再予以報銷，由財務部由責任人的工資中扣回預支費用； 實際發(fā)生費用在已獲批預算額度內(nèi)的，由商務接待秘書持發(fā)票至財務部報銷； 實際發(fā)生費用超 出獲批預算額度的，由責任人填寫《費用超額審批表》說明超額原因，按照商務接待審批權(quán)限進行審批，獲批后方可報銷； 八、商務接待過程要求 接待人員須嚴格遵守公司相關(guān)規(guī)定，不準有任何越格行為發(fā)生； 商務接待秘書于接待進行時，須密切注視接待動態(tài)，做好控制指揮工作，保證規(guī)范進行。 接待過程中遇有來賓提出辦理限制事宜，須婉言解釋。 接待 環(huán)境標準 ① 物品擺放整齊，且表面無灰塵； ② 地面干凈無臟物，空氣流通清新； ③ 室溫適度，燈光合適，電視調(diào)好； ④ 備品齊全。 公司參觀規(guī)定 ① 安排來賓 參觀 公司， 須 報公關(guān)部 主任批準 ； ② 參觀介紹以商務接待秘書為主，接待部門配合 ； ③ 參觀 過程中 ，原則上介紹者在 來賓前， 接待 負責人 在 來賓后； ④ 參觀所到之處，作業(yè)人員須集中精力做事，不得東張西望，更不許與參觀人員交談 ，如有必要可禮貌示意。 接待禮儀要求 ① 參與商務接待人員應著正裝 ，舉止禮貌 ； ② 接待人員到車站、機場迎接來賓，應提前 10~20 分鐘到達，恭候來賓到達，對不熟悉的來賓應事先準備迎接牌，注明單位名稱和來賓稱謂； ③ 接到來賓后 ，接待人員應主動向來賓致以問候，并主動幫助來賓提取行李； ④ 到達住宿地點后，接待人員 應 主動 協(xié)助來賓辦理入住手續(xù)，并 提行李 送至 房間 ； ⑤ 接待人員到車站、機場 送行 ，應 根據(jù)航班、列車時刻合理 提前到達， 主動幫助來賓拿取、托運行李，辦理相關(guān)手續(xù) ； 九、附則 本手冊為公司商務接待的規(guī)范性文件，各部門應嚴格參照執(zhí)行； 各子公司應參照本手冊開展商務接待活動； 本手冊由公關(guān)部依據(jù)實際情況變化，不定期進行修訂； 本手冊由公關(guān)部附則最終解釋； 本手冊于 2020 年 2 月 25 日起執(zhí)行。 十、 備注 除有特殊說明外，本制度適用范圍為集團各部門，子公司可參照執(zhí)行。子公司與集團公司發(fā)生業(yè)務關(guān) 系
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