【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 不可，各部門(mén)、子公司須按OA系統(tǒng)中最新的固定流程執(zhí)行。如任何合同須執(zhí)行“特殊合同批準(zhǔn)流程”的，則最終審批權(quán)均歸屬控股公司董事長(zhǎng)。第四章 合同編號(hào)管理一、合同編號(hào)原則合同編號(hào)共12位，編號(hào)中包含公司拼音縮寫(xiě)(4位)、提交審批的年月數(shù)字(6位)、序號(hào)數(shù)字(2位)。二、合同編號(hào)方法1．合同編號(hào)的前四位為簽訂公司名稱拼音字母的縮寫(xiě)，具體如下：天地控股為：“GYKG” 天地房產(chǎn)為：“GYFC” 天地建設(shè)為：“GYJS” **科技為：“GGKJ” **實(shí)業(yè)為：“JJSY” **** 為：“SSGD” 天地航運(yùn)為：“GYGY” **材料為：“JCCL” **置業(yè)為：“HXZY”**房產(chǎn)為：“ZYFC” **園藝為：“SJYY”2．合同編號(hào)的第五位至第十位編號(hào)為合同提交審批的年月。3．合同編號(hào)的末兩位是當(dāng)月以該公司(項(xiàng)目部)名義簽訂的合同的序號(hào)。例如：2002年11月，**有限公司共簽訂了10份合同，則第三份合同的編號(hào)為：YHSY20021103。4．若有新增公司，則編號(hào)方法同上。5．合同簽訂前幾個(gè)環(huán)節(jié)文件(如目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)書(shū)、招標(biāo)文件、客戶批準(zhǔn)書(shū)、中標(biāo)單位批準(zhǔn)書(shū)、考核價(jià)格批準(zhǔn)書(shū)、執(zhí)行價(jià)格批準(zhǔn)書(shū)等)的編號(hào)方法與合同編號(hào)方法相同，即同一份合同的各簽訂環(huán)節(jié)中文件的編號(hào)均為同一編號(hào)。三、合同編號(hào)管理合同編號(hào)由法務(wù)部統(tǒng)一管理(其中天地建設(shè)及夢(mèng)想置業(yè)的編號(hào)分別由該兩個(gè)公司的行政助理統(tǒng)一管理)，各部門(mén)須使用編號(hào)的，均須至法務(wù)專(zhuān)員(或相應(yīng)的行政助理)處索取，法務(wù)專(zhuān)員(相應(yīng)的行政助理)需做好統(tǒng)一管理、登記及發(fā)放，避免錯(cuò)誤編號(hào)及重復(fù)編號(hào)。第五章 格式合同管理一、格式合同定義本制度所指的格式合同是指使用頻率較高且合同條款較為確定(即合同簽訂過(guò)程中所需另行填寫(xiě)的不固定內(nèi)容較少)的一種規(guī)范合同。二、格式合同審批流程格式合同由最常使用部門(mén)(子公司)起草，或由最常使用部門(mén)(子公司)上報(bào)需求，提出主要內(nèi)容及要求，由法務(wù)專(zhuān)員負(fù)責(zé)起草，經(jīng)技術(shù)責(zé)任人、財(cái)務(wù)責(zé)任人(若不涉及技術(shù)專(zhuān)業(yè)性條款或具體商務(wù)條款的，則無(wú)需經(jīng)技術(shù)責(zé)任人或財(cái)務(wù)責(zé)任人審核)、部門(mén)(子公司)負(fù)責(zé)人及法務(wù)主管審核通過(guò)后生效，并在生效之日，將空白格式合同一份交證章管理員備案。三、現(xiàn)有格式合同 公司現(xiàn)有已批準(zhǔn)使用的格式文本有： 采購(gòu)類(lèi)合同：材料采購(gòu)合同(附件10)、設(shè)備采購(gòu)合同(附件11)、設(shè)備采購(gòu)及安裝合同(附件12)、鋼筋供貨合同(附件13)、水泥供貨合同(附件14)、預(yù)拌混凝土供貨合同(附件15)、鋼管軋頭租賃合同(附件16) 工程類(lèi)合同：工程施工承包合同(適用于天地房產(chǎn)與天地建設(shè)內(nèi)部總包合同，附件17)、包工包料工程承包合同(附件18)、建設(shè)工程內(nèi)部承包責(zé)任書(shū)(適用于天地建設(shè)與項(xiàng)目經(jīng)理簽訂的合同，附件19)、清工班組工程承包責(zé)任書(shū)(適用于項(xiàng)目部與清工班組承包人簽訂的承包責(zé)任書(shū)，附件20) 設(shè)計(jì)類(lèi)合同：景觀設(shè)計(jì)合同(附件21)、內(nèi)裝修設(shè)計(jì)合同(附件22)、弱電設(shè)計(jì)及施工合同(附件23) 策劃類(lèi)合同：廣告全案策劃服務(wù)合同(附件24)、展位設(shè)計(jì)制作合同(附件25)、禮品(宣傳冊(cè)等)設(shè)計(jì)制作合同(附件26)、廣告發(fā)布承攬合同(附件27) 銷(xiāo)售類(lèi)合同：銷(xiāo)售代理合同(附件28)、購(gòu)房意向書(shū)(附件29)、砂石銷(xiāo)售合同(附件30)苗木銷(xiāo)售合同(附件31) 租賃類(lèi)合同：大型房屋租賃合同(附件32)、基地房屋租賃合同(附件33)第六章 合同注意事項(xiàng) 一、合同用章要求合同主辦部門(mén)在將合同文本提交證章管理員加蓋公章之前，必須保證合同文本中所有須填寫(xiě)的內(nèi)容已填寫(xiě)完整，尤其是合同簽訂時(shí)間、地點(diǎn)、代表簽字等內(nèi)容，所有已具備的附件均與合同正文一起交證章管理員蓋章(需雙方蓋章)，對(duì)于經(jīng)批準(zhǔn)后同意在合同原文本上作修改的，則必須在修改處加蓋雙方修正章或公章。證章管理員在加蓋公章之前必須核對(duì)須加蓋公章的合同文本與經(jīng)批準(zhǔn)的合同文本是否一致，合同文本中所有須填寫(xiě)的內(nèi)容是否已填寫(xiě)完整，尤其是合同簽訂時(shí)間、地點(diǎn)、代表簽字等內(nèi)容，所有附件是否均已提供，核對(duì)無(wú)誤后方可加蓋公章；對(duì)于合同文本頁(yè)數(shù)在兩頁(yè)以上的合同，除需在簽署頁(yè)上加蓋公章之外，還需加蓋騎縫章；對(duì)于合同文本中有涂改之處的，經(jīng)相關(guān)流程批準(zhǔn)確認(rèn)是經(jīng)合同雙方認(rèn)可所做的修改，則必須加蓋雙方修正章(若無(wú)修正章，則可以公章代替)，同時(shí)提醒主責(zé)任人要求合同對(duì)方單位加蓋修正章(若無(wú)修正章，則可以公章代替)。 二、系統(tǒng)命名規(guī)則為了規(guī)范OA系統(tǒng)中合同簽訂各環(huán)節(jié)流程的命名，以便今后查尋，特明確規(guī)則如下： 1．命名必須完整簡(jiǎn)要，且能體現(xiàn)整個(gè)流程的關(guān)鍵性內(nèi)容，杜絕出現(xiàn)“詞不達(dá)意”或“題不對(duì)文”等現(xiàn)象。合同簽訂過(guò)程中相關(guān)環(huán)節(jié)流程的文件標(biāo)題中必須明確如下幾個(gè)要素：(1) 項(xiàng)目名稱 (2) 標(biāo)的名稱(3) 發(fā)文目的2．以11號(hào)項(xiàng)目電梯合同為例，各環(huán)節(jié)流程的命名應(yīng)如下： (1) 招標(biāo)文件(報(bào)價(jià)書(shū))批準(zhǔn)流程的文件標(biāo)題：11號(hào)項(xiàng)目電梯招標(biāo)文件審批； (2) 合同批準(zhǔn)流程的文件標(biāo)題應(yīng)為：11號(hào)項(xiàng)目電梯供貨合同審批。第三篇 合同跟蹤管理第一章 合同跟蹤管理一、合同跟蹤內(nèi)容審批流程為了確保每份合同簽訂后需跟蹤內(nèi)容的完整性及準(zhǔn)確性，特制訂了《合同跟蹤內(nèi)容審批流程》。本流程分兩個(gè)階段執(zhí)行，首先為書(shū)面整理及審批階段，其次為系統(tǒng)錄入及審批階段，適用于各公司、各項(xiàng)目、各部門(mén)所有合同跟蹤內(nèi)容的整理、錄入及審批。 1．合同跟蹤內(nèi)容的書(shū)面整理及審批階段(1) 部門(mén)行政助理整理合同跟蹤內(nèi)容合同簽訂后1個(gè)工作日內(nèi)，部門(mén)行政助理在部門(mén)負(fù)責(zé)人的指導(dǎo)下根據(jù)《合同跟蹤內(nèi)容表》(附表5)要求完成合同跟蹤內(nèi)容的整理，并通過(guò)OA系統(tǒng)的“合同跟蹤內(nèi)容審批流程”提交審批，要求款項(xiàng)名稱、金額、收付款方式、收支部門(mén)和對(duì)應(yīng)的成果驗(yàn)收內(nèi)容準(zhǔn)確完整。 (2) 部門(mén)負(fù)責(zé)人審核收付款對(duì)應(yīng)的成果驗(yàn)收 部門(mén)負(fù)責(zé)人在1個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成合同跟蹤內(nèi)容的審核，確保每項(xiàng)收付款對(duì)應(yīng)的成果驗(yàn)收內(nèi)容完整無(wú)遺漏。 (3) 財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核款項(xiàng)金額和對(duì)應(yīng)的收付款方式 財(cái)務(wù)部經(jīng)理在1個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成合同跟蹤內(nèi)容的審核，確保每項(xiàng)款項(xiàng)名稱、金額、收付款方式和收支部門(mén)準(zhǔn)確無(wú)誤。 (4) 法務(wù)部主管復(fù)核 法務(wù)部主管在1個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成合同跟蹤內(nèi)容的復(fù)核，確保每項(xiàng)款項(xiàng)名稱、金額、收付款方式及對(duì)應(yīng)的成果驗(yàn)收內(nèi)容與合同約定相符。 2．合同跟蹤內(nèi)容的系統(tǒng)錄入及審批階段 (1) 部門(mén)行政助理在1個(gè)工作時(shí)內(nèi)將已經(jīng)最終批準(zhǔn)的收付款內(nèi)容錄入項(xiàng)目管理系統(tǒng)，將每項(xiàng)成果驗(yàn)收內(nèi)容作為一項(xiàng)事務(wù)錄入項(xiàng)目管理系統(tǒng)，并將每筆收付款與對(duì)應(yīng)的各項(xiàng)成果驗(yàn)收事務(wù)相關(guān)聯(lián)，然后分別通知財(cái)務(wù)部經(jīng)理及法務(wù)部主管審核已錄入系統(tǒng)的合同跟蹤內(nèi)容。 (2) 財(cái)務(wù)部經(jīng)理及法務(wù)部主管在1個(gè)工作時(shí)內(nèi)分別核對(duì)款項(xiàng)名稱、金額、收付款方式、收支部門(mén)等是否與合同約定和最終批準(zhǔn)的跟蹤內(nèi)容相符以及每項(xiàng)收付款是否已與各項(xiàng)成果驗(yàn)收對(duì)應(yīng)的事務(wù)相關(guān)聯(lián)，核對(duì)無(wú)誤后分別點(diǎn)擊“審核”鍵。 注：房屋銷(xiāo)售合同(意向書(shū))的跟蹤在房產(chǎn)銷(xiāo)售軟件系統(tǒng)中實(shí)施。 二、合同跟蹤內(nèi)容錄入注意事項(xiàng)1．合同概況中的“合同號(hào)”指按本制度匯編第一篇第四章要求編寫(xiě)的便于公司內(nèi)部查詢所用的合同編號(hào)，若最終合同文本上采用對(duì)方單位所提供的編號(hào)的，仍須按本制度要求進(jìn)行內(nèi)部的合同編號(hào)并錄入系統(tǒng)；錄入系統(tǒng)的合同號(hào)必須編寫(xiě)正確，一旦保存即無(wú)法更改；“批準(zhǔn)流程”指合同的批準(zhǔn)流程，明確該流程是為了便于在今后的合同跟蹤過(guò)程中查詢合同整體內(nèi)容；“關(guān)聯(lián)項(xiàng)目”指合同所屬的項(xiàng)目及部門(mén)，若某份合同同屬于某一項(xiàng)項(xiàng)目和某一個(gè)部門(mén)，則必須同時(shí)關(guān)聯(lián)該項(xiàng)目及該部門(mén)，以便通過(guò)項(xiàng)目及部門(mén)均可查詢?cè)摵贤?．合同收付款項(xiàng)是合同跟蹤內(nèi)容的關(guān)鍵組成部分，即合同跟蹤的核心內(nèi)容。在錄入時(shí)必須遵循以下原則：除預(yù)付款、定金等到期即付的款項(xiàng)外，其余每筆收付款均需對(duì)應(yīng)一項(xiàng)或多項(xiàng)成果驗(yàn)收內(nèi)容(至少一項(xiàng))，可通過(guò)“添加成果”鍵添加對(duì)應(yīng)的成果內(nèi)容；成果添加完畢后，還需將該項(xiàng)收付款內(nèi)容與成果驗(yàn)收內(nèi)容對(duì)應(yīng)的目標(biāo)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，以便通過(guò)項(xiàng)目管理系統(tǒng)實(shí)時(shí)反映成果內(nèi)容完成情況；收付款項(xiàng)的“預(yù)計(jì)日期”即預(yù)計(jì)收付款日期，合同跟蹤人必須定期維護(hù)，務(wù)必使日期合理、準(zhǔn)確，如果日期不合理、準(zhǔn)確，將影響該項(xiàng)收付款項(xiàng)資金計(jì)劃的報(bào)批。3．如有部分合同義務(wù)不屬于任何一項(xiàng)與合同收付款項(xiàng)對(duì)應(yīng)的成果驗(yàn)收內(nèi)容，但其對(duì)合同的履行起到關(guān)鍵作用的，則該類(lèi)義務(wù)需在“主要義務(wù)”欄內(nèi)摘錄，并關(guān)聯(lián)與該項(xiàng)義務(wù)相對(duì)應(yīng)的事務(wù)；“我方聯(lián)系人”即該項(xiàng)義務(wù)的主要責(zé)任人，由部門(mén)(子公司)負(fù)責(zé)人指定；開(kāi)始日期及結(jié)束日期均應(yīng)予以明確，以便查閱、跟蹤、預(yù)警之用；“說(shuō)明”欄中須填寫(xiě)合同主要義務(wù)內(nèi)容及未履行義務(wù)的違約責(zé)任。第二章 合同履行跟蹤合同跟蹤內(nèi)容錄入管理系統(tǒng)且經(jīng)批準(zhǔn)后，各項(xiàng)收付款及成果驗(yàn)收的責(zé)任人及參與人員可通過(guò)項(xiàng)目管理系統(tǒng)查詢自己負(fù)責(zé)的合同相關(guān)工作內(nèi)容，作為提示做好本項(xiàng)工作及查詢各項(xiàng)工作進(jìn)展的輔助手段。一、質(zhì)量控制1．合同履行過(guò)程中，部門(mén)(子公司)負(fù)責(zé)人及相關(guān)責(zé)任人必須共同就對(duì)方所提供的各項(xiàng)階段性成果或合同履行過(guò)程中的各關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格的質(zhì)量把關(guān)，并按各類(lèi)成果驗(yàn)收單的驗(yàn)收內(nèi)容、流程及權(quán)限進(jìn)行驗(yàn)收，確保對(duì)方所提交的最終成果滿足我方要求。同時(shí)，所有在合同履行過(guò)程中發(fā)生的關(guān)鍵性事務(wù)(相關(guān)事項(xiàng)的請(qǐng)示、內(nèi)外文書(shū)的審批、階段性環(huán)節(jié)論證、成果驗(yàn)收及存檔等)均應(yīng)通過(guò)管理系統(tǒng)在成果驗(yàn)收或合同義務(wù)相對(duì)應(yīng)的事務(wù)項(xiàng)下進(jìn)行反應(yīng)，以確保通過(guò)管理系統(tǒng)向總公司全面反映合同的具體履行情況。2．合同履行過(guò)程中，若合同對(duì)方到期未履行其應(yīng)履行的義務(wù)(成果)的，則部門(mén)(子公司)負(fù)責(zé)人必須在該項(xiàng)義務(wù)(成果)屆期之日啟動(dòng)催告程序，即向?qū)Ψ剿瓦_(dá)要求限期履行該項(xiàng)義務(wù)并(或)承擔(dān)相應(yīng)違約責(zé)任的函告。3．合同履行過(guò)程中，我方向?qū)Ψ浇桓兜娜魏纬晒?、資料或函件必須經(jīng)對(duì)方書(shū)面確認(rèn)或簽收(具體要求見(jiàn)本篇第三章內(nèi)容)，以確保證據(jù)效力。二、收款控制1．部門(mén)(子公司)負(fù)責(zé)人及相關(guān)責(zé)任人可以通過(guò)管理系統(tǒng)及時(shí)查詢每筆收款是否到達(dá)應(yīng)收時(shí)間，是否具備收款條件；2．對(duì)于已經(jīng)達(dá)到應(yīng)收時(shí)間、但由于我方義務(wù)未履行造成無(wú)法收款的，部門(mén)(子公司)負(fù)責(zé)人應(yīng)督促該項(xiàng)義務(wù)的責(zé)任人及時(shí)履行相應(yīng)義務(wù)，并與對(duì)方單位做好溝通工作，情況嚴(yán)重的應(yīng)協(xié)同相關(guān)部門(mén)共同商議處理方案；3．對(duì)于收款期限已到、我方相應(yīng)義務(wù)履行完成的，應(yīng)及時(shí)向?qū)Ψ絾挝皇湛?。?duì)于相應(yīng)的義務(wù)履行完畢必須有相應(yīng)的書(shū)面依據(jù)加以證明的，則部門(mén)(子公司)負(fù)責(zé)人應(yīng)督促該項(xiàng)義務(wù)具體履行責(zé)任人在付款期限到達(dá)之前取得該項(xiàng)書(shū)面依據(jù)，并提交財(cái)務(wù)責(zé)任人處；財(cái)務(wù)責(zé)任人必須于收款期限到達(dá)之前向?qū)Ψ剿瓦_(dá)付款通知單，并將成果的書(shū)面依據(jù)作為付款通知單的附件，要求對(duì)方在付款期限內(nèi)付款。具體要求詳見(jiàn)《收入流程和環(huán)節(jié)控制辦法》。4．某項(xiàng)收款已完成或經(jīng)批準(zhǔn)不再收取的，則由該項(xiàng)合同主辦部門(mén)的行政助理負(fù)責(zé)在一個(gè)工作日內(nèi)點(diǎn)擊該款項(xiàng)的“完成”或“中止”鍵，以確保準(zhǔn)確反映收款狀態(tài)。三、付款控制1．合同主責(zé)任人、財(cái)務(wù)責(zé)任人及相關(guān)人員可以通過(guò)管理系統(tǒng)及時(shí)查詢每筆付款是否到達(dá)應(yīng)付時(shí)間，付款條件是否具備；2．對(duì)于已經(jīng)達(dá)到付款時(shí)間，但對(duì)方相應(yīng)的義務(wù)仍未履行完畢的，參照本章第一條第2款執(zhí)行。3．對(duì)于不設(shè)條件的付款(即到期即須付款的，如定金、預(yù)付款等)，按公司內(nèi)部付款流程審批同意后可付款；對(duì)于設(shè)條件的付款，則必須經(jīng)成果驗(yàn)收程序，確保與該項(xiàng)付款相應(yīng)的條件已成就后方可付款，保證做到無(wú)成果驗(yàn)收合格證明及付款批準(zhǔn)書(shū)不予付款。具體要求詳見(jiàn)《項(xiàng)目預(yù)算、資金計(jì)劃與資金使用管理辦法》。4．某項(xiàng)付款已完成或經(jīng)確認(rèn)無(wú)須再支付的，則由該項(xiàng)合同主辦部門(mén)的行政助理負(fù)責(zé)在一個(gè)工作日內(nèi)點(diǎn)擊該款項(xiàng)的“完成”或“中止”鍵，以確保準(zhǔn)確反映付款狀態(tài)。 四、合同履行結(jié)果評(píng)估 每份合同履行完畢，公司均由兩個(gè)職能部門(mén)(質(zhì)量部、財(cái)務(wù)部)對(duì)該份合同的履行結(jié)果聯(lián)合作出評(píng)估，其中質(zhì)量部負(fù)責(zé)評(píng)估合同約定的每項(xiàng)成果是否均已驗(yàn)收合格且達(dá)到質(zhì)量目標(biāo)要求，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)評(píng)估合同的履行結(jié)果有無(wú)給公司造成經(jīng)濟(jì)損失，由法務(wù)部統(tǒng)一負(fù)責(zé)向兩個(gè)部門(mén)征詢?cè)u(píng)估結(jié)果，并根據(jù)該評(píng)估表內(nèi)容對(duì)主責(zé)任部門(mén)的月度及年度法務(wù)目標(biāo)作出考評(píng)。評(píng)估表格式見(jiàn)附表6。第三章 對(duì)外文書(shū)管理本辦法所稱對(duì)外文書(shū)主要指法務(wù)類(lèi)對(duì)外文書(shū)，即由公司相應(yīng)職能部門(mén)擬寫(xiě)或制作的發(fā)往業(yè)務(wù)單位(個(gè)人)或政府部門(mén)的對(duì)某項(xiàng)合同的履行或?qū)具\(yùn)行產(chǎn)生某種法律后果或影響的文書(shū)。為了規(guī)范該類(lèi)文書(shū)的對(duì)外發(fā)放行為，防范公司法律風(fēng)險(xiǎn)，特制定本辦法。一、法務(wù)類(lèi)對(duì)外文書(shū)類(lèi)型類(lèi) 型文書(shū)及格式適用格式及流程備 注催告型文書(shū)1．要求履行某項(xiàng)義務(wù)的函告，一般采用工作聯(lián)系函格式(附件6)；付款通知采用付款通知單格式(附件7)付款通知適用OA系統(tǒng)中“付款通知批準(zhǔn)流程”；其他適用OA系統(tǒng)中“對(duì)外文書(shū)審批流程”該類(lèi)文書(shū)主要指在在合同約定的條件成就或某項(xiàng)義務(wù)即將屆期或已經(jīng)屆期（逾期）的情況下，為了達(dá)到以下目的而發(fā)送的文書(shū)：①明