【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 文除外），正文為四號(hào)字，條款加粗；行間距：23磅，每行30個(gè)字（此項(xiàng)不適用于簡(jiǎn)報(bào)）文件控制程序1. 目的和范圍 為確保酒店經(jīng)營(yíng)管理體系所要求的文件都得到有效控制，防止誤用失效或作廢文件，特制定本程序。本程序適用于酒店經(jīng)營(yíng)管理體系有關(guān)的文件控制，包括相關(guān)外來(lái)文件的控制。2. 職責(zé) 總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)所有經(jīng)營(yíng)管理體系文件的歸口管理； 各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)與經(jīng)營(yíng)管理體系有關(guān)的文件的編制、執(zhí)行和管理； 管理者代表負(fù)責(zé)審核質(zhì)量手冊(cè)； 總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)質(zhì)量手冊(cè)和程序文件。3. 程序內(nèi)容 文件的分類(lèi)： 管理文件：程序文件、規(guī)章制度、管理辦法、重大經(jīng)營(yíng)決策、規(guī)劃、方針和各類(lèi)涉密數(shù)據(jù)等； 技術(shù)文件：日常經(jīng)營(yíng)管理計(jì)劃、成果、餐飲菜譜檔案、工程設(shè)備技術(shù)資料、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、檢驗(yàn)指導(dǎo)書(shū)等； 外來(lái)文件：國(guó)家和當(dāng)?shù)卣靶袠I(yè)主管部門(mén)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、上級(jí)單位下發(fā)文件、賓客或供應(yīng)商提供的文字及圖片、照片資料； 質(zhì)量記錄：各類(lèi)質(zhì)量記錄表格。 文件的編制和審批經(jīng)營(yíng)管理體系所要求的文件由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)管理，各類(lèi)文件的編制、審批按下表規(guī)定實(shí)施，各部門(mén)文件編制后，均按下表有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批其適用性，未經(jīng)批準(zhǔn)文件不得發(fā)布。文件編制、審核、審批表管理文件文件類(lèi)型編 制審 核批 準(zhǔn)質(zhì)量手冊(cè)總經(jīng)理辦公室管理者代表總經(jīng)理程序文件各部門(mén)經(jīng)理總經(jīng)理助理總經(jīng)理其 它各部門(mén)經(jīng)理總經(jīng)理助理總經(jīng)理技術(shù)文件各部門(mén)經(jīng)理總經(jīng)理助理總經(jīng)理質(zhì)量記錄各部門(mén)經(jīng)理總經(jīng)理助理總經(jīng)理外來(lái)文件辦公室主任審批其適用性 文件的評(píng)審及更改審批 文件的評(píng)審管理體系中有關(guān)酒店重大決策、體系建立及重大變更文件(如：質(zhì)量手冊(cè)、程序文件等)，每年進(jìn)行一次例行評(píng)審，（評(píng)審時(shí)間間隔不超過(guò)12個(gè)月），由總經(jīng)理辦公室及各部門(mén)參加，總經(jīng)理主持評(píng)審，評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)后方可繼續(xù)發(fā)布實(shí)施。 文件的更改 與經(jīng)營(yíng)管理體系有關(guān)的文件在實(shí)施過(guò)程中，總經(jīng)理辦公室根據(jù)糾正措施、預(yù)防措施、數(shù)據(jù)分析、內(nèi)審、管理評(píng)審等結(jié)果，組織對(duì)文件進(jìn)行更改評(píng)審，對(duì)評(píng)審后發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)予以更改； 文件更改時(shí)由原文件編寫(xiě)部門(mén)提出《文件更改申請(qǐng)表》，將更改內(nèi)容寫(xiě)清楚，部門(mén)經(jīng)理審批后報(bào)總經(jīng)理辦公室，由總經(jīng)理辦公室報(bào)原文件給總經(jīng)理批準(zhǔn)后，按照 《文件更改申請(qǐng)表》中更改內(nèi)容進(jìn)行更改、發(fā)放并存檔，同時(shí)原文件（更改前）停止使用。 文件的更改識(shí)別與經(jīng)營(yíng)管理體系有關(guān)的文件更改后，應(yīng)該在原文件前填寫(xiě)說(shuō)明，并在更改處作出更改標(biāo)記，以識(shí)別修訂狀態(tài)。 文件發(fā)放控制 經(jīng)營(yíng)管理體系文件由總經(jīng)理辦公室發(fā)放，并填寫(xiě)《發(fā)文登記表》； 各部門(mén)編制的與經(jīng)營(yíng)管理體系有關(guān)文件由部門(mén)經(jīng)理審核后交總經(jīng)理辦公室，審批其為適用、有效版本后，總經(jīng)理辦公室填寫(xiě)《發(fā)文登記表》并發(fā)放； 各部門(mén)收到文件后，在發(fā)文登記表上簽字。 文件的標(biāo)識(shí)控制 質(zhì)量手冊(cè)、程序文件加蓋“受控”章并進(jìn)行編號(hào)，其它受控文件各部門(mén)在文件右上角處標(biāo)注，并列入《受控文件清單》，作為標(biāo)識(shí)和控制； 各部門(mén)按收文狀況列出本部門(mén)《受控文件清單》。 管理文件的控制由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)。 技術(shù)文件的控制 日常經(jīng)營(yíng)管理計(jì)劃、成果等文件由財(cái)務(wù)部及各部門(mén)提供，財(cái)務(wù)部辦公室負(fù)責(zé)收集、整理、匯總，并做好存檔工作； 餐飲菜譜檔案由餐飲部負(fù)責(zé)管理；工程設(shè)備技術(shù)資料、標(biāo)準(zhǔn)由工程部負(fù)責(zé)管理；各部門(mén)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)，檢驗(yàn)指導(dǎo)書(shū)由相應(yīng)部門(mén)負(fù)責(zé)管理并定期進(jìn)行有效性判斷，及時(shí)撤出過(guò)期失效文件。 外來(lái)文件的控制 國(guó)家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、上級(jí)單位下發(fā)文件由總經(jīng)理辦公室收集，經(jīng)總經(jīng)理審批后，按發(fā)放范圍進(jìn)行發(fā)放、登記，并定期進(jìn)行有效性判斷，如已失效須發(fā)放有效版本文件，及時(shí)撤出過(guò)期失效文件，保證與經(jīng)營(yíng)管理體系有關(guān)部門(mén)獲得適用而有效版本； 賓客提供的反饋信息文件由辦公室登記管理，并將信息及時(shí)向有關(guān)部門(mén)轉(zhuǎn)達(dá)，圖片、照片資料由公關(guān)辦公室按照《檔案管理制度》登記管理； 供應(yīng)商提供的信息文件由采供部登記管理，財(cái)務(wù)部備存并及時(shí)更換。 作廢文件的管理 文件的換版與作廢 酒店與經(jīng)營(yíng)管理體系有關(guān)的文件修改頁(yè)面達(dá)1/3版面后進(jìn)行換頁(yè)，換頁(yè)由總經(jīng)理辦公室組織并重新發(fā)放，收回作廢文件。 作廢文件銷(xiāo)毀總經(jīng)理辦公室每年對(duì)文件進(jìn)行一次清理，各部門(mén)將作廢文件交總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀前由各部門(mén)辦公室編寫(xiě)《文件銷(xiāo)毀申請(qǐng)單》報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀，若要保留作廢文件，在作廢文件上注明“作廢”“保留”標(biāo)識(shí)，以防止作廢文件非預(yù)期使用。 文件的借閱與保管 與經(jīng)營(yíng)管理體系有關(guān)的文件不準(zhǔn)私自外借，若借閱需填寫(xiě)《文件借閱申請(qǐng)單》，經(jīng)總經(jīng)理辦公室批準(zhǔn)后方可借閱；若需要復(fù)制應(yīng)填寫(xiě)《文件復(fù)制申請(qǐng)單》報(bào)總經(jīng)理辦公室，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后方可復(fù)?。豢偨?jīng)理辦公室負(fù)責(zé)全酒店文件的管理，各部門(mén)負(fù)責(zé)本部文件的管理。文件及文印管理制度 文件管理：、登記、傳遞、催辦，即收即遞，即辦即歸，注意保密；，應(yīng)及時(shí)遞交匯總至辦公室；（包括文件、紀(jì)要、通知）發(fā)文的上報(bào)文，均由總經(jīng)理簽署，非紅頭文件不得作為行政性管理措施；，由辦公室將原稿和一份印刷件歸檔。 文印管理：、打印、復(fù)印，由部門(mén)提出，辦公室批準(zhǔn)；，總經(jīng)理批準(zhǔn)；。 傳真管理：，由總經(jīng)理批準(zhǔn)；，由部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)；。 酒店的公章、介紹信和領(lǐng)導(dǎo)名章，指定專(zhuān)人保管，對(duì)其正確使用負(fù)責(zé)。 公關(guān)印刷品管理：、廣告等設(shè)計(jì)工作由營(yíng)銷(xiāo)部負(fù)責(zé)；樣稿經(jīng)總經(jīng)理室批準(zhǔn)后定稿；，負(fù)責(zé)數(shù)量、質(zhì)量、時(shí)限、結(jié)算事宜；，總經(jīng)理辦公室審核。公文管理一、公文收發(fā)程序1．公文收發(fā)由總經(jīng)理辦公室文員負(fù)責(zé)，處理要準(zhǔn)確及時(shí)，手續(xù)簡(jiǎn)便、完善。2．來(lái)文要簽收，注明收到的月、日，急件注明收到的月、日、時(shí)、分，以備查考。3．來(lái)文拆封時(shí)應(yīng)保持原封附件在文件或信件后一并處理。4．來(lái)文封緘標(biāo)明公文者，由被授權(quán)的專(zhuān)人拆封。5．收文后嚴(yán)格登記，機(jī)要文件、董事會(huì)及管理酒店業(yè)務(wù)文件、外來(lái)業(yè)務(wù)文件、內(nèi)部文件應(yīng)分別登記。登記的項(xiàng)目包括收文日期、收文編號(hào)、來(lái)文機(jī)關(guān)、來(lái)文字號(hào)、份數(shù)、文件標(biāo)題或摘要、承辦部門(mén)等。6．收文登記后，及時(shí)呈送總經(jīng)理室，機(jī)要文件、簡(jiǎn)報(bào)、資料等按照有關(guān)規(guī)定分送和傳閱。7．對(duì)需要批辦的文件，總經(jīng)理要及時(shí)對(duì)文件的處理做出具體指示，批示的內(nèi)容包括：處理問(wèn)題的原則，要求完成期限以及承辦部門(mén)或承辦人。8．需總經(jīng)理及時(shí)指示的文件如超過(guò)一天，總經(jīng)理辦公室人員（總經(jīng)理秘書(shū)）應(yīng)予催批，并將結(jié)果向呈報(bào)部門(mén)說(shuō)明。9．酒店領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)后，在完成期限到達(dá)時(shí)，要向承辦部門(mén)催辦并將結(jié)果及時(shí)向酒店領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。10．公文處理完畢后，由檔案室歸存。二、內(nèi)部行文程序1．酒店總經(jīng)理室下達(dá)指令，各部門(mén)請(qǐng)示報(bào)告及部門(mén)之間的信息傳遞均屬內(nèi)部行文范疇。2．內(nèi)部行文要標(biāo)明發(fā)文者、致達(dá)者、抄報(bào)者、發(fā)文時(shí)間、發(fā)文編號(hào)、事由等項(xiàng)目。3．發(fā)文者、致達(dá)者必須是部門(mén)經(jīng)理，標(biāo)明姓名、職務(wù)，不得越級(jí)行文。行文必須由發(fā)文者簽字生效。4．呈送酒店高層領(lǐng)導(dǎo)的公文一律以打印稿形式，不許有涂改、污跡。5．要將擬稿、核稿、打字、校對(duì)者和批準(zhǔn)者的姓名一一打印在公文末頁(yè)下端，以明確責(zé)任者。日常管理工作程序一、請(qǐng)示、匯報(bào)和處理工作程序酒店各級(jí)管理人員都應(yīng)按照各自的工作職責(zé)，積極主動(dòng)，認(rèn)真負(fù)責(zé)，獨(dú)立大膽地開(kāi)展工作和完成任務(wù)，遇到問(wèn)題，必須及時(shí)準(zhǔn)確地向直接領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示匯報(bào)，并按照領(lǐng)導(dǎo)意圖和要求積極開(kāi)展工作，保質(zhì)保量，如期圓滿(mǎn)地完成任務(wù)。1．一般情況下，應(yīng)由下級(jí)領(lǐng)導(dǎo)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示、匯報(bào)工作。當(dāng)本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)不在，或本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)指示部署向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示匯報(bào)工作時(shí)，應(yīng)按照本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的意圖和意見(jiàn)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示匯報(bào)并及時(shí)準(zhǔn)確地將上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的指示、意見(jiàn)向本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)傳達(dá)。2．當(dāng)上級(jí)兩個(gè)以上領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)不一致時(shí)，應(yīng)主動(dòng)向后一位領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)明前一位領(lǐng)導(dǎo)指示或意見(jiàn)的實(shí)際情況，不得根據(jù)個(gè)人所需而選擇執(zhí)行。3．當(dāng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)直接向本人下達(dá)重要任務(wù)、指示、要求時(shí)，應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地向本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)傳達(dá)，并認(rèn)真貫徹執(zhí)行。4．當(dāng)緊急情況下，本級(jí)和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)都不在位時(shí)，應(yīng)根據(jù)具體情況，盡可能與同級(jí)相關(guān)部門(mén)和人員商量