【文章內(nèi)容簡介】 ，置中。題頭與下一行之間、版頭橫線與正文之間空一行（上行文除外），正文為四號字，條款加粗；行間距：23磅，每行30個字（此項不適用于簡報）文件控制程序1. 目的和范圍 為確保酒店經(jīng)營管理體系所要求的文件都得到有效控制，防止誤用失效或作廢文件，特制定本程序。本程序適用于酒店經(jīng)營管理體系有關(guān)的文件控制，包括相關(guān)外來文件的控制。2. 職責(zé) 總經(jīng)理辦公室負責(zé)所有經(jīng)營管理體系文件的歸口管理； 各部門負責(zé)本部門與經(jīng)營管理體系有關(guān)的文件的編制、執(zhí)行和管理； 管理者代表負責(zé)審核質(zhì)量手冊； 總經(jīng)理負責(zé)批準(zhǔn)質(zhì)量手冊和程序文件。3. 程序內(nèi)容 文件的分類： 管理文件：程序文件、規(guī)章制度、管理辦法、重大經(jīng)營決策、規(guī)劃、方針和各類涉密數(shù)據(jù)等； 技術(shù)文件：日常經(jīng)營管理計劃、成果、餐飲菜譜檔案、工程設(shè)備技術(shù)資料、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗指導(dǎo)書等； 外來文件：國家和當(dāng)?shù)卣靶袠I(yè)主管部門有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、上級單位下發(fā)文件、賓客或供應(yīng)商提供的文字及圖片、照片資料； 質(zhì)量記錄：各類質(zhì)量記錄表格。 文件的編制和審批經(jīng)營管理體系所要求的文件由總經(jīng)理辦公室負責(zé)管理，各類文件的編制、審批按下表規(guī)定實施，各部門文件編制后，均按下表有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批其適用性，未經(jīng)批準(zhǔn)文件不得發(fā)布。文件編制、審核、審批表管理文件文件類型編 制審 核批 準(zhǔn)質(zhì)量手冊總經(jīng)理辦公室管理者代表總經(jīng)理程序文件各部門經(jīng)理總經(jīng)理助理總經(jīng)理其 它各部門經(jīng)理總經(jīng)理助理總經(jīng)理技術(shù)文件各部門經(jīng)理總經(jīng)理助理總經(jīng)理質(zhì)量記錄各部門經(jīng)理總經(jīng)理助理總經(jīng)理外來文件辦公室主任審批其適用性 文件的評審及更改審批 文件的評審管理體系中有關(guān)酒店重大決策、體系建立及重大變更文件(如：質(zhì)量手冊、程序文件等)，每年進行一次例行評審，（評審時間間隔不超過12個月），由總經(jīng)理辦公室及各部門參加，總經(jīng)理主持評審，評審?fù)ㄟ^后方可繼續(xù)發(fā)布實施。 文件的更改 與經(jīng)營管理體系有關(guān)的文件在實施過程中，總經(jīng)理辦公室根據(jù)糾正措施、預(yù)防措施、數(shù)據(jù)分析、內(nèi)審、管理評審等結(jié)果，組織對文件進行更改評審，對評審后發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)予以更改； 文件更改時由原文件編寫部門提出《文件更改申請表》，將更改內(nèi)容寫清楚，部門經(jīng)理審批后報總經(jīng)理辦公室，由總經(jīng)理辦公室報原文件給總經(jīng)理批準(zhǔn)后，按照 《文件更改申請表》中更改內(nèi)容進行更改、發(fā)放并存檔，同時原文件（更改前）停止使用。 文件的更改識別與經(jīng)營管理體系有關(guān)的文件更改后，應(yīng)該在原文件前填寫說明，并在更改處作出更改標(biāo)記，以識別修訂狀態(tài)。 文件發(fā)放控制 經(jīng)營管理體系文件由總經(jīng)理辦公室發(fā)放，并填寫《發(fā)文登記表》； 各部門編制的與經(jīng)營管理體系有關(guān)文件由部門經(jīng)理審核后交總經(jīng)理辦公室，審批其為適用、有效版本后，總經(jīng)理辦公室填寫《發(fā)文登記表》并發(fā)放； 各部門收到文件后，在發(fā)文登記表上簽字。 文件的標(biāo)識控制 質(zhì)量手冊、程序文件加蓋“受控”章并進行編號，其它受控文件各部門在文件右上角處標(biāo)注，并列入《受控文件清單》，作為標(biāo)識和控制； 各部門按收文狀況列出本部門《受控文件清單》。 管理文件的控制由總經(jīng)理辦公室負責(zé)。 技術(shù)文件的控制 日常經(jīng)營管理計劃、成果等文件由財務(wù)部及各部門提供，財務(wù)部辦公室負責(zé)收集、整理、匯總，并做好存檔工作； 餐飲菜譜檔案由餐飲部負責(zé)管理；工程設(shè)備技術(shù)資料、標(biāo)準(zhǔn)由工程部負責(zé)管理；各部門作業(yè)指導(dǎo)書，檢驗指導(dǎo)書由相應(yīng)部門負責(zé)管理并定期進行有效性判斷，及時撤出過期失效文件。 外來文件的控制 國家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、上級單位下發(fā)文件由總經(jīng)理辦公室收集，經(jīng)總經(jīng)理審批后，按發(fā)放范圍進行發(fā)放、登記，并定期進行有效性判斷，如已失效須發(fā)放有效版本文件，及時撤出過期失效文件，保證與經(jīng)營管理體系有關(guān)部門獲得適用而有效版本； 賓客提供的反饋信息文件由辦公室登記管理，并將信息及時向有關(guān)部門轉(zhuǎn)達，圖片、照片資料由公關(guān)辦公室按照《檔案管理制度》登記管理； 供應(yīng)商提供的信息文件由采供部登記管理，財務(wù)部備存并及時更換。 作廢文件的管理 文件的換版與作廢 酒店與經(jīng)營管理體系有關(guān)的文件修改頁面達1/3版面后進行換頁，換頁由總經(jīng)理辦公室組織并重新發(fā)放，收回作廢文件。 作廢文件銷毀總經(jīng)理辦公室每年對文件進行一次清理，各部門將作廢文件交總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一銷毀，銷毀前由各部門辦公室編寫《文件銷毀申請單》報總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀，若要保留作廢文件，在作廢文件上注明“作廢”“保留”標(biāo)識，以防止作廢文件非預(yù)期使用。 文件的借閱與保管 與經(jīng)營管理體系有關(guān)的文件不準(zhǔn)私自外借，若借閱需填寫《文件借閱申請單》，經(jīng)總經(jīng)理辦公室批準(zhǔn)后方可借閱；若需要復(fù)制應(yīng)填寫《文件復(fù)制申請單》報總經(jīng)理辦公室，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后方可復(fù)??；總經(jīng)理辦公室負責(zé)全酒店文件的管理，各部門負責(zé)本部文件的管理。文件及文印管理制度 文件管理：、登記、傳遞、催辦，即收即遞，即辦即歸，注意保密；，應(yīng)及時遞交匯總至辦公室；（包括文件、紀(jì)要、通知）發(fā)文的上報文，均由總經(jīng)理簽署，非紅頭文件不得作為行政性管理措施；，由辦公室將原稿和一份印刷件歸檔。 文印管理：、打印、復(fù)印，由部門提出，辦公室批準(zhǔn)；，總經(jīng)理批準(zhǔn)；。 傳真管理：，由總經(jīng)理批準(zhǔn)；，由部門經(jīng)理批準(zhǔn)；。 酒店的公章、介紹信和領(lǐng)導(dǎo)名章，指定專人保管，對其正確使用負責(zé)。 公關(guān)印刷品管理：、廣告等設(shè)計工作由營銷部負責(zé)；樣稿經(jīng)總經(jīng)理室批準(zhǔn)后定稿；，負責(zé)數(shù)量、質(zhì)量、時限、結(jié)算事宜；，總經(jīng)理辦公室審核。公文管理一、公文收發(fā)程序1．公文收發(fā)由總經(jīng)理辦公室文員負責(zé)，處理要準(zhǔn)確及時，手續(xù)簡便、完善。2．來文要簽收，注明收到的月、日，急件注明收到的月、日、時、分，以備查考。3．來文拆封時應(yīng)保持原封附件在文件或信件后一并處理。4．來文封緘標(biāo)明公文者，由被授權(quán)的專人拆封。5．收文后嚴(yán)格登記，機要文件、董事會及管理酒店業(yè)務(wù)文件、外來業(yè)務(wù)文件、內(nèi)部文件應(yīng)分別登記。登記的項目包括收文日期、收文編號、來文機關(guān)、來文字號、份數(shù)、文件標(biāo)題或摘要、承辦部門等。6．收文登記后，及時呈送總經(jīng)理室，機要文件、簡報、資料等按照有關(guān)規(guī)定分送和傳閱。7．對需要批辦的文件，總經(jīng)理要及時對文件的處理做出具體指示，批示的內(nèi)容包括：處理問題的原則，要求完成期限以及承辦部門或承辦人。8．需總經(jīng)理及時指示的文件如超過一天，總經(jīng)理辦公室人員（總經(jīng)理秘書）應(yīng)予催批，并將結(jié)果向呈報部門說明。9．酒店領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)后，在完成期限到達時，要向承辦部門催辦并將結(jié)果及時向酒店領(lǐng)導(dǎo)匯報。10．公文處理完畢后，由檔案室歸存。二、內(nèi)部行文程序1．酒店總經(jīng)理室下達指令，各部門請示報告及部門之間的信息傳遞均屬內(nèi)部行文范疇。2．內(nèi)部行文要標(biāo)明發(fā)文者、致達者、抄報者、發(fā)文時間、發(fā)文編號、事由等項目。3．發(fā)文者、致達者必須是部門經(jīng)理，標(biāo)明姓名、職務(wù)，不得越級行文。行文必須由發(fā)文者簽字生效。4．呈送酒店高層領(lǐng)導(dǎo)的公文一律以打印稿形式，不許有涂改、污跡。5．要將擬稿、核稿、打字、校對者和批準(zhǔn)者的姓名一一打印在公文末頁下端，以明確責(zé)任者。日常管理工作程序一、請示、匯報和處理工作程序酒店各級管理人員都應(yīng)按照各自的工作職責(zé)，積極主動，認真負責(zé)，獨立大膽地開展工作和完成任務(wù)，遇到問題，必須及時準(zhǔn)確地向直接領(lǐng)導(dǎo)請示匯報，并按照領(lǐng)導(dǎo)意圖和要求積極開展工作，保質(zhì)保量，如期圓滿地完成任務(wù)。1．一般情況下，應(yīng)由下級領(lǐng)導(dǎo)向上級領(lǐng)導(dǎo)請示、匯報工作。當(dāng)本級領(lǐng)導(dǎo)不在，或本級領(lǐng)導(dǎo)指示部署向上級領(lǐng)導(dǎo)請示匯報工作時，應(yīng)按照本級領(lǐng)導(dǎo)的意圖和意見向上級領(lǐng)導(dǎo)請示匯報并及時準(zhǔn)確地將上一級領(lǐng)導(dǎo)的指示、意見向本級領(lǐng)導(dǎo)傳達。2．當(dāng)上級兩個以上領(lǐng)導(dǎo)的意見不一致時，應(yīng)主動向后一位領(lǐng)導(dǎo)說明前一位領(lǐng)導(dǎo)指示或意見的實際情況，不得根據(jù)個人所需而選擇執(zhí)行。3．當(dāng)上級領(lǐng)導(dǎo)直接向本人下達重要任務(wù)、指示、要求時，應(yīng)及時、準(zhǔn)確地向本級領(lǐng)導(dǎo)傳達，并認真貫徹執(zhí)行。4．當(dāng)緊急情況下，本級和上級領(lǐng)導(dǎo)都不在位時，應(yīng)根據(jù)具體