【文章內(nèi)容簡介】 并自動填寫發(fā)文處理流程臺帳。l 一旦公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)文件，本文件將設(shè)為只讀文件，本文件不能修改，如被非法修改，系統(tǒng)將作提示。l 如屬部門文件，本文件將無需流轉(zhuǎn)到公司領(lǐng)導(dǎo)處進(jìn)行簽發(fā)，只需部門領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)即可。6. 發(fā)文形成正文后，如屬于公司文件，文件交由公司內(nèi)部相關(guān)人員進(jìn)行發(fā)文處理。部門級文件由部門級領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行數(shù)字簽名?；竟δ苋缦拢簂 自動搜索待蓋章分發(fā)的文檔，以醒目的方式顯示提醒。l 打印正文，以備送檔案館留存或發(fā)給沒有電子辦公系統(tǒng)的單位。l 蓋章處理，包括蓋實際公章和電子公章。l 存檔l 以上步驟完成后，發(fā)文過程以及產(chǎn)生一切文稿，連同發(fā)文的實際文件一同存檔。7. 發(fā)文查詢和統(tǒng)計發(fā)文系統(tǒng)不僅僅處理文件的發(fā)文處理流程，還具有發(fā)文的查詢和統(tǒng)計功能，利用此功能，可以查詢、統(tǒng)計到某一時期的發(fā)文數(shù)量，發(fā)文類別等指標(biāo)。形成報表輸出或圖表顯示。 收文管理1. 收文登記公司綜合員能夠自動接收總部及地市發(fā)文，并能手動錄入外單位來文形成公司收文進(jìn)行公文流轉(zhuǎn)。下圖為收文登記單內(nèi)容：文件標(biāo)題 文件字號 主題詞 收文日期 來文單位 分類代碼密級 收文流水號簽收登記欄　 簽收登記者 　簽收日期 　錄入登記欄 　錄入者 　錄入日期擬辦登記欄 擬辦者 擬辦日期 擬辦意見 辦文期限 設(shè)否催辦催辦時間 預(yù)先提醒期 設(shè)否批辦 批示領(lǐng)導(dǎo) 批示日期 批示意見是否傳閱 傳閱領(lǐng)導(dǎo) 傳閱部門 是否傳閱完畢 是否需要辦理文件辦文部門 有否協(xié)辦 協(xié)辦部門 辦理意見 辦理結(jié)果 催辦次數(shù)圖46 收文登記單內(nèi)容收文管理子系統(tǒng)是指外單位發(fā)往本公司的文件和本公司內(nèi)部已經(jīng)簽發(fā)的文件進(jìn)行歸檔管理及發(fā)布的管理過程。對正式公文分為上級來文和下級來文兩種(平級來文按上級來文歸類)。要求對所有的來文通過計算機(jī)進(jìn)行簽收登記、錄入、擬辦、批示、辦理、傳閱、歸檔。對外單位發(fā)來我公司的文件通過我公司掃描儀進(jìn)行掃描后再進(jìn)行登記簽收等工作。它具有如下功能：l 可對來文進(jìn)行顯示、排序、查詢、統(tǒng)計、打印。l 對來文的處理全過程進(jìn)行自動化管理和記錄。l 對要求辦理的文件進(jìn)行全自動跟蹤、監(jiān)督及閉環(huán)控制。在此涉及的文檔包括所有外來公司發(fā)往我公司的文件，分紅頭文件(有文件號)和白頭文件(無文件號)兩大類，文件的來源有：正常郵件，交換來的文件，傳真，事務(wù)性通知等，遠(yuǎn)端傳送來的文件，各個分公司及省公司部門送省公司領(lǐng)導(dǎo)的請示等。每個部門均具有錄入功能，僅處理本處接收的文件。按類型(紅頭文件，白頭文件)系統(tǒng)自動編制流水號。基本功能如下：l 自動搜索未完成登記的文檔，以醒目的方式顯示提醒，并對來文進(jìn)行登記、錄入歸檔。l 提交擬辦，并填寫公文擬辦臺帳。2. 擬辦秘書查看原文、根據(jù)閱文或辦文需要填寫公文處理單相關(guān)欄目，提交公司領(lǐng)導(dǎo)閱批、承辦人承辦或下發(fā)傳閱。文件擬辦后，辦公室主任有權(quán)修改擬辦結(jié)果。l 原文可打開查看。l 可根據(jù)原文屬性及內(nèi)容，由擬辦人決定是否設(shè)置催辦標(biāo)志及預(yù)提醒期限(此標(biāo)志對承辦人不可見，對承辦傳閱系統(tǒng)只催主辦人)。系統(tǒng)自動實施催辦，催辦時采用雙向提醒，即承辦人和擬辦人同時都會收到一個提示。以實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程計算機(jī)化的同時，提高辦公的自動化程度。l 系統(tǒng)默認(rèn)提醒期限可由系統(tǒng)維護(hù)模塊更改。一般來說，承辦文為七天，公司領(lǐng)導(dǎo)閱批的由公司領(lǐng)導(dǎo)閱批后計七天。也可以按需要自行設(shè)定辦文期限。l 對下發(fā)傳閱，僅可傳閱到下級部門，不能越級傳閱。基本功能如下：l 自動搜索待擬辦的文檔，以醒目的方式顯示提醒。l 對文稿的閱讀和瀏覽l 擬辦文件，填寫公文處理單或公文傳閱單。l 提交批示或承辦傳閱，并自動填寫來文處理流程臺帳。3. 批示外單位發(fā)往本公司的文件需要公司領(lǐng)導(dǎo)批示的擬辦文件由綜合部領(lǐng)導(dǎo)批閱后轉(zhuǎn)發(fā)給公司領(lǐng)導(dǎo)，公司領(lǐng)導(dǎo)批示原文，填寫公文處理單后返還秘書科處理。秘書科收到領(lǐng)導(dǎo)批示后，查看批示，根據(jù)批示結(jié)果對來文進(jìn)行處理分發(fā)?；竟δ苋缦拢簂 自動搜索待批示的文檔，以醒目的方式顯示提醒。l 對文稿的閱讀和瀏覽。l 批辦文件，填寫公文處理單。l 提交擬辦或分發(fā)，并自動填寫來文處理流程臺帳。4. 傳閱根據(jù)公文傳閱單，系統(tǒng)自動分發(fā)到接受人，或按一定順序傳閱。部門經(jīng)理有權(quán)決定是否傳閱他人。分級傳閱：此功能與省公司辦公管理條例相關(guān)，由秘書傳來的公文，僅傳到下級部門，由部門經(jīng)理決定是否傳閱本部門其他人員?；竟δ苋缦拢簂 自動搜索待傳閱的文檔，以醒目的方式顯示提醒。l 對文稿的閱讀和瀏覽l 填寫公文傳閱單。l 提交存檔，并自動填寫來文處理流程臺帳。5. 承辦及承辦返回承辦單位接到來文后，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示，進(jìn)行辦理，辦理完畢，填寫辦理情況。將填寫好辦理情況的公文返回上級?；竟δ苋缦拢簂 自動搜索待承辦的文檔，以醒目的方式顯示提醒。l 對文稿的閱讀和瀏覽。l 對擬辦意見和領(lǐng)導(dǎo)批示的查閱。l 承辦文件，填寫公文處理單。l 提交歸檔，并自動填寫來文處理流程臺帳。6. 催辦對收文中滯留的文件進(jìn)行催辦7. 存檔對原文和處理過程進(jìn)行存檔。處理過程存檔為處理痕跡(意見、結(jié)果等等)的存檔。處理過程結(jié)束，將系統(tǒng)處理過程信息與原文共同保存于檔案庫中。來文數(shù)據(jù)庫文件轉(zhuǎn)移到檔案庫中，對分發(fā)處理公文亦相同?；竟δ苋缦拢簂 自動搜索待歸檔的文檔，以醒目的方式顯示提醒。l 對文稿的閱讀和瀏覽。l 提交歸檔，并自動填寫來文處理流程臺帳。8. 收文查詢和統(tǒng)計收文系統(tǒng)不僅僅處理文件的接收流程，還具有收文的查詢和統(tǒng)計功能，利用此功能，可以查詢、統(tǒng)計到某一時期的收文數(shù)量，辦文效果，辦文率等指標(biāo)。形成報表輸出或圖表顯示。9. 流程狀態(tài)的顯示和預(yù)覽對文件流動的狀態(tài)可以追蹤，但只能從上而下的查詢(上：指文件啟動的源頭；下：指文件流結(jié)束的節(jié)點)，查詢者只能查詢他本節(jié)點以下的狀態(tài)。 簽報管理簽報管理模塊主要是針對下級就某些特定事務(wù)向上級主管領(lǐng)導(dǎo)請示和匯報(如簽報)，通過電子傳遞方式，既達(dá)到了現(xiàn)代化的高效快捷，又便于主管領(lǐng)導(dǎo)對特定的事務(wù)進(jìn)行及時有效地決策和處理。其流程與發(fā)文流程相似，具體要求也與發(fā)文要求一致。如下圖所示圖47 簽報管理表單 流程定義辦公自動化系統(tǒng)的一個主要組成部分。為實現(xiàn)收發(fā)文管理的工作流自動化，根據(jù)聯(lián)通的實際需要，系統(tǒng)提供方便的流程設(shè)計與監(jiān)控功能。提供可視化工作流程Web表單設(shè)計向?qū)А⒘鞒套远x、流程角色和用戶管理、流程跟蹤/監(jiān)控/查詢/統(tǒng)計，快速構(gòu)造工作流應(yīng)用，工作流可以動態(tài)擴(kuò)展。工作流是辦公信息系統(tǒng)最重要的部分，利用Exchange Server的服務(wù)器代理， 在Windows DNA三層架構(gòu)下開發(fā)工作流引擎， 符合COM/DCOM技術(shù)的ActiveX Components運行在MS Transaction Server中間件服務(wù)器上，完全支持基于WEB的工作流。工作流程管理系統(tǒng)提供給用戶一套圖形界面化的公文數(shù)據(jù)格式設(shè)計工具，它不但可以為用戶提供自由定制公文表單，還可以隨著用戶的公文表單發(fā)生改變時很方便的調(diào)整表單的定義，同時通過該設(shè)計工具設(shè)計的界面，可以直接生成公文流轉(zhuǎn)處理的表單在Web應(yīng)用上直接使用，而這都無須用戶的干預(yù)。同時在流轉(zhuǎn)中，表單數(shù)據(jù)還可以包括正文和附件，用戶可以根據(jù)實際情況使用它或不用它。圖48 可視化流程定義工具圖提供由工作流引擎自動調(diào)用的COM接口，可對系統(tǒng)功能進(jìn)行動態(tài)擴(kuò)展，自動與其他系統(tǒng)交換信息。系統(tǒng)采用開放架構(gòu)和主流的開發(fā)技術(shù)，二次開發(fā)商或用戶可對系統(tǒng)功能進(jìn)行擴(kuò)展，也可與其他各種開放系統(tǒng)集成。系統(tǒng)基于Windows DNA的三層次結(jié)構(gòu)可適應(yīng)對性能上的不同要求，整個系統(tǒng)可運行在支持Windows 的各種平臺上。2．流程角色和用戶權(quán)限管理如果需要使用預(yù)定義好的工作流程(如收文、發(fā)文、報銷、檔案借閱等)，必須先運行(在服務(wù)器或客戶端用系統(tǒng)管理員郵箱登錄)工作流角色和用戶管理工具，設(shè)置某個工作流程的角色和用戶權(quán)限(查詢范圍和密級、有權(quán)催辦或重發(fā))。下圖為流程角色和用戶權(quán)限管理。圖49流程角色和用戶權(quán)限管理 流程管理、監(jiān)控和查詢利用可視化流程監(jiān)控工具，用戶可以根據(jù)權(quán)限進(jìn)行流程的監(jiān)控和統(tǒng)計工作，包括流程狀態(tài)動態(tài)顯示、流轉(zhuǎn)路徑跟蹤顯示(處理步驟、處理時間、處理人、處理意見)以及對流轉(zhuǎn)文檔的催辦/督辦、強(qiáng)制撤回/跳過。下圖為流程跟蹤、監(jiān)控和查詢界面。圖410流程跟蹤、監(jiān)控和查詢界面 文檔管理文檔管理是為了對公文進(jìn)行統(tǒng)計，以便用戶對其進(jìn)行管理。在文檔管理中，一般的用戶可以查詢文檔和借閱文檔，文檔管理員的權(quán)限有進(jìn)行資料管理、對文檔進(jìn)行統(tǒng)計、借閱賦權(quán)、移交文檔、借閱文件和查詢。文檔管理員擁有對本部門文檔資料的所有權(quán)；閱讀者只能被文檔管理員賦權(quán)后才能閱讀文件詳細(xì)信息；員工均能看到曾流經(jīng)本人手中文檔資料，對于沒有流經(jīng)本人的文檔，則必須通過借閱才能看到。文檔資料借閱到期后，系統(tǒng)自動收回閱讀權(quán)限。具體功能見表41基本功能表及圖411文檔管理界面。表41 文檔管理基本功能表模塊名稱序號功能列表功能說明文檔管理1部門資料管理歸檔文檔在此分類保管，文檔管理員對文檔操作。2統(tǒng)計歸檔統(tǒng)計統(tǒng)計歸檔的文件。借閱統(tǒng)計統(tǒng)計借閱的文件。3借閱賦權(quán)4借閱文件顯示借閱的文件5查詢一般員工查詢部門文檔目錄圖411 文檔管理界面 檔案管理子系統(tǒng)檔案管理信息系統(tǒng)作為OA系統(tǒng)的中樞環(huán)節(jié)給檔案管理員提供一個管理文件檔案信息的平臺，該系統(tǒng)能夠分類存儲辦公過程中產(chǎn)生的各種電子文檔(*.doc，*.xls，*.tif等)，在OA系統(tǒng)工作流程中流轉(zhuǎn)結(jié)束的公文，可以實現(xiàn)跟檔案管理信息系統(tǒng)的無縫連接、文檔移交、組卷歸檔、原文掃描錄入、檔案銷毀、檔案統(tǒng)計、自定義打印模板、報表打印輸出、查詢、借閱、網(wǎng)絡(luò)化瀏覽等強(qiáng)大功能。見圖412檔案管理信息系統(tǒng)界面。圖412 檔案管理信息系統(tǒng)界面經(jīng)各部門文檔管理員從OA系統(tǒng)移交到檔案系統(tǒng)的各類文件，經(jīng)過檔案系統(tǒng)管理員簽收，檔案管理員對簽收過的文件進(jìn)行分類歸檔，能夠針對文檔的管理包括移交文檔簽收和簽收文檔歸檔。并可選擇相應(yīng)的打印模板進(jìn)行簽收文件列表打印，如下圖文件列表打印:圖413 文件列表打印資料管理主要分兩大功能：其一，針對非OA系統(tǒng)以外的電子版文檔在檔案系統(tǒng)中以資料的形式歸檔，如圖418；其二，對所有歸到檔案系統(tǒng)中的資料進(jìn)行多條件組合查詢搜索。能夠?qū)ε啃薷馁Y料各種屬性，進(jìn)行文件的配對與拆對，統(tǒng)計查詢借閱、銷毀情況及按一定程序銷毀資料并進(jìn)行案卷的管理。圖414錄入卷內(nèi)文件報表模塊維護(hù)功能為檔案系統(tǒng)中所有需要打印的功能點提供打印模板，打印模板分為全省共用模板和公司私有模板兩類，檔案系統(tǒng)管理員可以在這兩類模板庫中添加文件格式為*.XLS的自定義模板。針對檔案系統(tǒng)的使用，可把檔案系統(tǒng)用戶分為三類：檔案系統(tǒng)管理員、公司檔案管理員、公司檔案只讀用戶；檔案系統(tǒng)管理員為這三類用戶中權(quán)限最大的用戶，檔案系統(tǒng)管理員可以把用戶指定為公司檔案管理員或公司檔案只讀用戶；公司檔案管理員沒有為用戶賦權(quán)的權(quán)限，僅僅是檔案系統(tǒng)的操作者，可以使用檔案系統(tǒng)除用戶管理之外的所有功能；公司檔案只讀用戶是由檔案系統(tǒng)管理員指派，并不涉及檔案系統(tǒng)的使用，所有被指定為公司檔案只讀用戶的用戶在OA系統(tǒng)中的“檔案借閱”模塊中對所需要閱讀的檔案文件無需借閱，可直接閱讀。當(dāng)檔案系統(tǒng)管理員需要把實物性的文件(例如紙質(zhì)文件)歸到檔案系統(tǒng)中時，需要通過掃描儀把實物文件變成映像文件(掃描件)，檔案系統(tǒng)為掃描儀提供快捷接口，只要安裝檔案系統(tǒng)的機(jī)器有可用的掃描儀。 對外界服務(wù)：l 案卷目錄報表打印l 可按檔案摘要卡或其多個視圖打印，以利于非計算機(jī)查詢。l 可對外提供信息檢索服務(wù)，其它子系統(tǒng)(個人辦公…)可以連接檔案室，檔案室提供全文檢索、編目瀏覽查詢, 檔案摘要卡查詢等服務(wù)。l 可以提供存檔文件的查詢、統(tǒng)計。包括按文號查詢、按主題詞查詢、按責(zé)任者查詢、按年度查詢、按問題查詢等。l 對外服務(wù)中對每種檢索均考慮模糊匹配功能,并提供一些組合檢索方式l 創(chuàng)建新卷宗檔案室除預(yù)先存在建立的卷宗外，可根據(jù)需要建立新卷宗。l 編目維護(hù)對存入檔案室的文件在編目表中自動編目。l 檔案摘要卡及其多個視圖創(chuàng)建、管理、維護(hù)l 系統(tǒng)根據(jù)檔案摘要卡中相應(yīng)內(nèi)容自動對其視圖(1:n)更新對借閱、歸還、閱覽等情況可以按部門、按借閱人、按借閱日期、按案卷編號進(jìn)行統(tǒng)計查詢。 內(nèi)部信息網(wǎng)站內(nèi)部信息網(wǎng)站是**分公司內(nèi)部網(wǎng)站，通過統(tǒng)一的入口可以訪問到各級系統(tǒng)，如：郵件系統(tǒng)、管理信息系統(tǒng)、各專業(yè)系統(tǒng)等，并用來發(fā)布聯(lián)通內(nèi)部公眾信息。支持通過客戶端或瀏覽器，根據(jù)各類信息的訪問權(quán)限進(jìn)行閱讀。企業(yè)文化模塊為新老員工了解企業(yè)提供有效的途徑，主要包括企業(yè)介紹、企業(yè)業(yè)績、企業(yè)精英和合作伙伴等內(nèi)容。如下圖：圖415企業(yè)形象公告通知模塊包括信息發(fā)布和通知發(fā)放。信息發(fā)布模塊用于企業(yè)內(nèi)部各部門發(fā)布相關(guān)財務(wù)、業(yè)務(wù)、經(jīng)營、人事、管理和統(tǒng)計等信息，以部門為信息發(fā)布單位，具體對象包括本部門內(nèi)部人員、總部內(nèi)部人員、省分公司等。通知發(fā)放模塊包括被通知人(可能為多人)、通知內(nèi)容和時限等內(nèi)容，并且具備自動獲取被通知人接受通知信息和超出時限通過發(fā)送短消息(SMS)形式通知被通知人的功能。如下圖：圖416公告通知用于采編、發(fā)布企業(yè)內(nèi)外各種新聞和資訊(如：企業(yè)新聞、科技動態(tài)、競爭對手動態(tài)、信息快報等)的情報系統(tǒng)，定期采編發(fā)行，使領(lǐng)導(dǎo)、員工了解企業(yè)內(nèi)外的重大新聞、技術(shù)和市場的發(fā)展方向。如下圖：圖417 新聞簡報在企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)上采編發(fā)行的電子刊物，是企業(yè)信息發(fā)布和員工文化生活的場所?？梢源四K為模板，設(shè)計各種豐富多彩的企業(yè)信息專刊，并可方便地掛接到企業(yè)信息平臺上。如下圖：圖418