【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 并自動(dòng)填寫(xiě)發(fā)文處理流程臺(tái)帳。l 一旦公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)文件，本文件將設(shè)為只讀文件，本文件不能修改，如被非法修改，系統(tǒng)將作提示。l 如屬部門(mén)文件，本文件將無(wú)需流轉(zhuǎn)到公司領(lǐng)導(dǎo)處進(jìn)行簽發(fā)，只需部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)即可。6. 發(fā)文形成正文后，如屬于公司文件，文件交由公司內(nèi)部相關(guān)人員進(jìn)行發(fā)文處理。部門(mén)級(jí)文件由部門(mén)級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行數(shù)字簽名?；竟δ苋缦拢簂 自動(dòng)搜索待蓋章分發(fā)的文檔，以醒目的方式顯示提醒。l 打印正文，以備送檔案館留存或發(fā)給沒(méi)有電子辦公系統(tǒng)的單位。l 蓋章處理，包括蓋實(shí)際公章和電子公章。l 存檔l 以上步驟完成后，發(fā)文過(guò)程以及產(chǎn)生一切文稿，連同發(fā)文的實(shí)際文件一同存檔。7. 發(fā)文查詢和統(tǒng)計(jì)發(fā)文系統(tǒng)不僅僅處理文件的發(fā)文處理流程，還具有發(fā)文的查詢和統(tǒng)計(jì)功能，利用此功能，可以查詢、統(tǒng)計(jì)到某一時(shí)期的發(fā)文數(shù)量，發(fā)文類(lèi)別等指標(biāo)。形成報(bào)表輸出或圖表顯示。 收文管理1. 收文登記公司綜合員能夠自動(dòng)接收總部及地市發(fā)文，并能手動(dòng)錄入外單位來(lái)文形成公司收文進(jìn)行公文流轉(zhuǎn)。下圖為收文登記單內(nèi)容：文件標(biāo)題 文件字號(hào) 主題詞 收文日期 來(lái)文單位 分類(lèi)代碼密級(jí) 收文流水號(hào)簽收登記欄　 簽收登記者 　簽收日期 　錄入登記欄 　錄入者 　錄入日期擬辦登記欄 擬辦者 擬辦日期 擬辦意見(jiàn) 辦文期限 設(shè)否催辦催辦時(shí)間 預(yù)先提醒期 設(shè)否批辦 批示領(lǐng)導(dǎo) 批示日期 批示意見(jiàn)是否傳閱 傳閱領(lǐng)導(dǎo) 傳閱部門(mén) 是否傳閱完畢 是否需要辦理文件辦文部門(mén) 有否協(xié)辦 協(xié)辦部門(mén) 辦理意見(jiàn) 辦理結(jié)果 催辦次數(shù)圖46 收文登記單內(nèi)容收文管理子系統(tǒng)是指外單位發(fā)往本公司的文件和本公司內(nèi)部已經(jīng)簽發(fā)的文件進(jìn)行歸檔管理及發(fā)布的管理過(guò)程。對(duì)正式公文分為上級(jí)來(lái)文和下級(jí)來(lái)文兩種(平級(jí)來(lái)文按上級(jí)來(lái)文歸類(lèi))。要求對(duì)所有的來(lái)文通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行簽收登記、錄入、擬辦、批示、辦理、傳閱、歸檔。對(duì)外單位發(fā)來(lái)我公司的文件通過(guò)我公司掃描儀進(jìn)行掃描后再進(jìn)行登記簽收等工作。它具有如下功能：l 可對(duì)來(lái)文進(jìn)行顯示、排序、查詢、統(tǒng)計(jì)、打印。l 對(duì)來(lái)文的處理全過(guò)程進(jìn)行自動(dòng)化管理和記錄。l 對(duì)要求辦理的文件進(jìn)行全自動(dòng)跟蹤、監(jiān)督及閉環(huán)控制。在此涉及的文檔包括所有外來(lái)公司發(fā)往我公司的文件，分紅頭文件(有文件號(hào))和白頭文件(無(wú)文件號(hào))兩大類(lèi)，文件的來(lái)源有：正常郵件，交換來(lái)的文件，傳真，事務(wù)性通知等，遠(yuǎn)端傳送來(lái)的文件，各個(gè)分公司及省公司部門(mén)送省公司領(lǐng)導(dǎo)的請(qǐng)示等。每個(gè)部門(mén)均具有錄入功能，僅處理本處接收的文件。按類(lèi)型(紅頭文件，白頭文件)系統(tǒng)自動(dòng)編制流水號(hào)?；竟δ苋缦拢簂 自動(dòng)搜索未完成登記的文檔，以醒目的方式顯示提醒，并對(duì)來(lái)文進(jìn)行登記、錄入歸檔。l 提交擬辦，并填寫(xiě)公文擬辦臺(tái)帳。2. 擬辦秘書(shū)查看原文、根據(jù)閱文或辦文需要填寫(xiě)公文處理單相關(guān)欄目，提交公司領(lǐng)導(dǎo)閱批、承辦人承辦或下發(fā)傳閱。文件擬辦后，辦公室主任有權(quán)修改擬辦結(jié)果。l 原文可打開(kāi)查看。l 可根據(jù)原文屬性及內(nèi)容，由擬辦人決定是否設(shè)置催辦標(biāo)志及預(yù)提醒期限(此標(biāo)志對(duì)承辦人不可見(jiàn)，對(duì)承辦傳閱系統(tǒng)只催主辦人)。系統(tǒng)自動(dòng)實(shí)施催辦，催辦時(shí)采用雙向提醒，即承辦人和擬辦人同時(shí)都會(huì)收到一個(gè)提示。以實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程計(jì)算機(jī)化的同時(shí)，提高辦公的自動(dòng)化程度。l 系統(tǒng)默認(rèn)提醒期限可由系統(tǒng)維護(hù)模塊更改。一般來(lái)說(shuō)，承辦文為七天，公司領(lǐng)導(dǎo)閱批的由公司領(lǐng)導(dǎo)閱批后計(jì)七天。也可以按需要自行設(shè)定辦文期限。l 對(duì)下發(fā)傳閱，僅可傳閱到下級(jí)部門(mén)，不能越級(jí)傳閱?；竟δ苋缦拢簂 自動(dòng)搜索待擬辦的文檔，以醒目的方式顯示提醒。l 對(duì)文稿的閱讀和瀏覽l 擬辦文件，填寫(xiě)公文處理單或公文傳閱單。l 提交批示或承辦傳閱，并自動(dòng)填寫(xiě)來(lái)文處理流程臺(tái)帳。3. 批示外單位發(fā)往本公司的文件需要公司領(lǐng)導(dǎo)批示的擬辦文件由綜合部領(lǐng)導(dǎo)批閱后轉(zhuǎn)發(fā)給公司領(lǐng)導(dǎo)，公司領(lǐng)導(dǎo)批示原文，填寫(xiě)公文處理單后返還秘書(shū)科處理。秘書(shū)科收到領(lǐng)導(dǎo)批示后，查看批示，根據(jù)批示結(jié)果對(duì)來(lái)文進(jìn)行處理分發(fā)?；竟δ苋缦拢簂 自動(dòng)搜索待批示的文檔，以醒目的方式顯示提醒。l 對(duì)文稿的閱讀和瀏覽。l 批辦文件，填寫(xiě)公文處理單。l 提交擬辦或分發(fā)，并自動(dòng)填寫(xiě)來(lái)文處理流程臺(tái)帳。4. 傳閱根據(jù)公文傳閱單，系統(tǒng)自動(dòng)分發(fā)到接受人，或按一定順序傳閱。部門(mén)經(jīng)理有權(quán)決定是否傳閱他人。分級(jí)傳閱：此功能與省公司辦公管理?xiàng)l例相關(guān)，由秘書(shū)傳來(lái)的公文，僅傳到下級(jí)部門(mén)，由部門(mén)經(jīng)理決定是否傳閱本部門(mén)其他人員?；竟δ苋缦拢簂 自動(dòng)搜索待傳閱的文檔，以醒目的方式顯示提醒。l 對(duì)文稿的閱讀和瀏覽l 填寫(xiě)公文傳閱單。l 提交存檔，并自動(dòng)填寫(xiě)來(lái)文處理流程臺(tái)帳。5. 承辦及承辦返回承辦單位接到來(lái)文后，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示，進(jìn)行辦理，辦理完畢，填寫(xiě)辦理情況。將填寫(xiě)好辦理情況的公文返回上級(jí)。基本功能如下：l 自動(dòng)搜索待承辦的文檔，以醒目的方式顯示提醒。l 對(duì)文稿的閱讀和瀏覽。l 對(duì)擬辦意見(jiàn)和領(lǐng)導(dǎo)批示的查閱。l 承辦文件，填寫(xiě)公文處理單。l 提交歸檔，并自動(dòng)填寫(xiě)來(lái)文處理流程臺(tái)帳。6. 催辦對(duì)收文中滯留的文件進(jìn)行催辦7. 存檔對(duì)原文和處理過(guò)程進(jìn)行存檔。處理過(guò)程存檔為處理痕跡(意見(jiàn)、結(jié)果等等)的存檔。處理過(guò)程結(jié)束，將系統(tǒng)處理過(guò)程信息與原文共同保存于檔案庫(kù)中。來(lái)文數(shù)據(jù)庫(kù)文件轉(zhuǎn)移到檔案庫(kù)中，對(duì)分發(fā)處理公文亦相同?；竟δ苋缦拢簂 自動(dòng)搜索待歸檔的文檔，以醒目的方式顯示提醒。l 對(duì)文稿的閱讀和瀏覽。l 提交歸檔，并自動(dòng)填寫(xiě)來(lái)文處理流程臺(tái)帳。8. 收文查詢和統(tǒng)計(jì)收文系統(tǒng)不僅僅處理文件的接收流程，還具有收文的查詢和統(tǒng)計(jì)功能，利用此功能，可以查詢、統(tǒng)計(jì)到某一時(shí)期的收文數(shù)量，辦文效果，辦文率等指標(biāo)。形成報(bào)表輸出或圖表顯示。9. 流程狀態(tài)的顯示和預(yù)覽對(duì)文件流動(dòng)的狀態(tài)可以追蹤，但只能從上而下的查詢(上：指文件啟動(dòng)的源頭；下：指文件流結(jié)束的節(jié)點(diǎn))，查詢者只能查詢他本節(jié)點(diǎn)以下的狀態(tài)。 簽報(bào)管理簽報(bào)管理模塊主要是針對(duì)下級(jí)就某些特定事務(wù)向上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示和匯報(bào)(如簽報(bào))，通過(guò)電子傳遞方式，既達(dá)到了現(xiàn)代化的高效快捷，又便于主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)特定的事務(wù)進(jìn)行及時(shí)有效地決策和處理。其流程與發(fā)文流程相似，具體要求也與發(fā)文要求一致。如下圖所示圖47 簽報(bào)管理表單 流程定義辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的一個(gè)主要組成部分。為實(shí)現(xiàn)收發(fā)文管理的工作流自動(dòng)化，根據(jù)聯(lián)通的實(shí)際需要，系統(tǒng)提供方便的流程設(shè)計(jì)與監(jiān)控功能。提供可視化工作流程Web表單設(shè)計(jì)向?qū)?、流程自定義、流程角色和用戶管理、流程跟蹤/監(jiān)控/查詢/統(tǒng)計(jì)，快速構(gòu)造工作流應(yīng)用，工作流可以動(dòng)態(tài)擴(kuò)展。工作流是辦公信息系統(tǒng)最重要的部分，利用Exchange Server的服務(wù)器代理， 在Windows DNA三層架構(gòu)下開(kāi)發(fā)工作流引擎， 符合COM/DCOM技術(shù)的ActiveX Components運(yùn)行在MS Transaction Server中間件服務(wù)器上，完全支持基于WEB的工作流。工作流程管理系統(tǒng)提供給用戶一套圖形界面化的公文數(shù)據(jù)格式設(shè)計(jì)工具，它不但可以為用戶提供自由定制公文表單，還可以隨著用戶的公文表單發(fā)生改變時(shí)很方便的調(diào)整表單的定義，同時(shí)通過(guò)該設(shè)計(jì)工具設(shè)計(jì)的界面，可以直接生成公文流轉(zhuǎn)處理的表單在Web應(yīng)用上直接使用，而這都無(wú)須用戶的干預(yù)。同時(shí)在流轉(zhuǎn)中，表單數(shù)據(jù)還可以包括正文和附件，用戶可以根據(jù)實(shí)際情況使用它或不用它。圖48 可視化流程定義工具圖提供由工作流引擎自動(dòng)調(diào)用的COM接口，可對(duì)系統(tǒng)功能進(jìn)行動(dòng)態(tài)擴(kuò)展，自動(dòng)與其他系統(tǒng)交換信息。系統(tǒng)采用開(kāi)放架構(gòu)和主流的開(kāi)發(fā)技術(shù)，二次開(kāi)發(fā)商或用戶可對(duì)系統(tǒng)功能進(jìn)行擴(kuò)展，也可與其他各種開(kāi)放系統(tǒng)集成。系統(tǒng)基于Windows DNA的三層次結(jié)構(gòu)可適應(yīng)對(duì)性能上的不同要求，整個(gè)系統(tǒng)可運(yùn)行在支持Windows 的各種平臺(tái)上。2．流程角色和用戶權(quán)限管理如果需要使用預(yù)定義好的工作流程(如收文、發(fā)文、報(bào)銷(xiāo)、檔案借閱等)，必須先運(yùn)行(在服務(wù)器或客戶端用系統(tǒng)管理員郵箱登錄)工作流角色和用戶管理工具，設(shè)置某個(gè)工作流程的角色和用戶權(quán)限(查詢范圍和密級(jí)、有權(quán)催辦或重發(fā))。下圖為流程角色和用戶權(quán)限管理。圖49流程角色和用戶權(quán)限管理 流程管理、監(jiān)控和查詢利用可視化流程監(jiān)控工具，用戶可以根據(jù)權(quán)限進(jìn)行流程的監(jiān)控和統(tǒng)計(jì)工作，包括流程狀態(tài)動(dòng)態(tài)顯示、流轉(zhuǎn)路徑跟蹤顯示(處理步驟、處理時(shí)間、處理人、處理意見(jiàn))以及對(duì)流轉(zhuǎn)文檔的催辦/督辦、強(qiáng)制撤回/跳過(guò)。下圖為流程跟蹤、監(jiān)控和查詢界面。圖410流程跟蹤、監(jiān)控和查詢界面 文檔管理文檔管理是為了對(duì)公文進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，以便用戶對(duì)其進(jìn)行管理。在文檔管理中，一般的用戶可以查詢文檔和借閱文檔，文檔管理員的權(quán)限有進(jìn)行資料管理、對(duì)文檔進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、借閱賦權(quán)、移交文檔、借閱文件和查詢。文檔管理員擁有對(duì)本部門(mén)文檔資料的所有權(quán)；閱讀者只能被文檔管理員賦權(quán)后才能閱讀文件詳細(xì)信息；員工均能看到曾流經(jīng)本人手中文檔資料，對(duì)于沒(méi)有流經(jīng)本人的文檔，則必須通過(guò)借閱才能看到。文檔資料借閱到期后，系統(tǒng)自動(dòng)收回閱讀權(quán)限。具體功能見(jiàn)表41基本功能表及圖411文檔管理界面。表41 文檔管理基本功能表模塊名稱(chēng)序號(hào)功能列表功能說(shuō)明文檔管理1部門(mén)資料管理歸檔文檔在此分類(lèi)保管，文檔管理員對(duì)文檔操作。2統(tǒng)計(jì)歸檔統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)歸檔的文件。借閱統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)借閱的文件。3借閱賦權(quán)4借閱文件顯示借閱的文件5查詢一般員工查詢部門(mén)文檔目錄圖411 文檔管理界面 檔案管理子系統(tǒng)檔案管理信息系統(tǒng)作為OA系統(tǒng)的中樞環(huán)節(jié)給檔案管理員提供一個(gè)管理文件檔案信息的平臺(tái)，該系統(tǒng)能夠分類(lèi)存儲(chǔ)辦公過(guò)程中產(chǎn)生的各種電子文檔(*.doc，*.xls，*.tif等)，在OA系統(tǒng)工作流程中流轉(zhuǎn)結(jié)束的公文，可以實(shí)現(xiàn)跟檔案管理信息系統(tǒng)的無(wú)縫連接、文檔移交、組卷歸檔、原文掃描錄入、檔案銷(xiāo)毀、檔案統(tǒng)計(jì)、自定義打印模板、報(bào)表打印輸出、查詢、借閱、網(wǎng)絡(luò)化瀏覽等強(qiáng)大功能。見(jiàn)圖412檔案管理信息系統(tǒng)界面。圖412 檔案管理信息系統(tǒng)界面經(jīng)各部門(mén)文檔管理員從OA系統(tǒng)移交到檔案系統(tǒng)的各類(lèi)文件，經(jīng)過(guò)檔案系統(tǒng)管理員簽收，檔案管理員對(duì)簽收過(guò)的文件進(jìn)行分類(lèi)歸檔，能夠針對(duì)文檔的管理包括移交文檔簽收和簽收文檔歸檔。并可選擇相應(yīng)的打印模板進(jìn)行簽收文件列表打印，如下圖文件列表打印:圖413 文件列表打印資料管理主要分兩大功能：其一，針對(duì)非OA系統(tǒng)以外的電子版文檔在檔案系統(tǒng)中以資料的形式歸檔，如圖418；其二，對(duì)所有歸到檔案系統(tǒng)中的資料進(jìn)行多條件組合查詢搜索。能夠?qū)ε啃薷馁Y料各種屬性，進(jìn)行文件的配對(duì)與拆對(duì)，統(tǒng)計(jì)查詢借閱、銷(xiāo)毀情況及按一定程序銷(xiāo)毀資料并進(jìn)行案卷的管理。圖414錄入卷內(nèi)文件報(bào)表模塊維護(hù)功能為檔案系統(tǒng)中所有需要打印的功能點(diǎn)提供打印模板，打印模板分為全省共用模板和公司私有模板兩類(lèi)，檔案系統(tǒng)管理員可以在這兩類(lèi)模板庫(kù)中添加文件格式為*.XLS的自定義模板。針對(duì)檔案系統(tǒng)的使用，可把檔案系統(tǒng)用戶分為三類(lèi)：檔案系統(tǒng)管理員、公司檔案管理員、公司檔案只讀用戶；檔案系統(tǒng)管理員為這三類(lèi)用戶中權(quán)限最大的用戶，檔案系統(tǒng)管理員可以把用戶指定為公司檔案管理員或公司檔案只讀用戶；公司檔案管理員沒(méi)有為用戶賦權(quán)的權(quán)限，僅僅是檔案系統(tǒng)的操作者，可以使用檔案系統(tǒng)除用戶管理之外的所有功能；公司檔案只讀用戶是由檔案系統(tǒng)管理員指派，并不涉及檔案系統(tǒng)的使用，所有被指定為公司檔案只讀用戶的用戶在OA系統(tǒng)中的“檔案借閱”模塊中對(duì)所需要閱讀的檔案文件無(wú)需借閱，可直接閱讀。當(dāng)檔案系統(tǒng)管理員需要把實(shí)物性的文件(例如紙質(zhì)文件)歸到檔案系統(tǒng)中時(shí)，需要通過(guò)掃描儀把實(shí)物文件變成映像文件(掃描件)，檔案系統(tǒng)為掃描儀提供快捷接口，只要安裝檔案系統(tǒng)的機(jī)器有可用的掃描儀。 對(duì)外界服務(wù)：l 案卷目錄報(bào)表打印l 可按檔案摘要卡或其多個(gè)視圖打印，以利于非計(jì)算機(jī)查詢。l 可對(duì)外提供信息檢索服務(wù)，其它子系統(tǒng)(個(gè)人辦公…)可以連接檔案室，檔案室提供全文檢索、編目瀏覽查詢, 檔案摘要卡查詢等服務(wù)。l 可以提供存檔文件的查詢、統(tǒng)計(jì)。包括按文號(hào)查詢、按主題詞查詢、按責(zé)任者查詢、按年度查詢、按問(wèn)題查詢等。l 對(duì)外服務(wù)中對(duì)每種檢索均考慮模糊匹配功能,并提供一些組合檢索方式l 創(chuàng)建新卷宗檔案室除預(yù)先存在建立的卷宗外，可根據(jù)需要建立新卷宗。l 編目維護(hù)對(duì)存入檔案室的文件在編目表中自動(dòng)編目。l 檔案摘要卡及其多個(gè)視圖創(chuàng)建、管理、維護(hù)l 系統(tǒng)根據(jù)檔案摘要卡中相應(yīng)內(nèi)容自動(dòng)對(duì)其視圖(1:n)更新對(duì)借閱、歸還、閱覽等情況可以按部門(mén)、按借閱人、按借閱日期、按案卷編號(hào)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)查詢。 內(nèi)部信息網(wǎng)站內(nèi)部信息網(wǎng)站是**分公司內(nèi)部網(wǎng)站，通過(guò)統(tǒng)一的入口可以訪問(wèn)到各級(jí)系統(tǒng)，如：郵件系統(tǒng)、管理信息系統(tǒng)、各專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)等，并用來(lái)發(fā)布聯(lián)通內(nèi)部公眾信息。支持通過(guò)客戶端或?yàn)g覽器，根據(jù)各類(lèi)信息的訪問(wèn)權(quán)限進(jìn)行閱讀。企業(yè)文化模塊為新老員工了解企業(yè)提供有效的途徑，主要包括企業(yè)介紹、企業(yè)業(yè)績(jī)、企業(yè)精英和合作伙伴等內(nèi)容。如下圖：圖415企業(yè)形象公告通知模塊包括信息發(fā)布和通知發(fā)放。信息發(fā)布模塊用于企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)發(fā)布相關(guān)財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、人事、管理和統(tǒng)計(jì)等信息，以部門(mén)為信息發(fā)布單位，具體對(duì)象包括本部門(mén)內(nèi)部人員、總部?jī)?nèi)部人員、省分公司等。通知發(fā)放模塊包括被通知人(可能為多人)、通知內(nèi)容和時(shí)限等內(nèi)容，并且具備自動(dòng)獲取被通知人接受通知信息和超出時(shí)限通過(guò)發(fā)送短消息(SMS)形式通知被通知人的功能。如下圖：圖416公告通知用于采編、發(fā)布企業(yè)內(nèi)外各種新聞和資訊(如：企業(yè)新聞、科技動(dòng)態(tài)、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手動(dòng)態(tài)、信息快報(bào)等)的情報(bào)系統(tǒng)，定期采編發(fā)行，使領(lǐng)導(dǎo)、員工了解企業(yè)內(nèi)外的重大新聞、技術(shù)和市場(chǎng)的發(fā)展方向。如下圖：圖417 新聞簡(jiǎn)報(bào)在企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)上采編發(fā)行的電子刊物，是企業(yè)信息發(fā)布和員工文化生活的場(chǎng)所?？梢源四K為模板，設(shè)計(jì)各種豐富多彩的企業(yè)信息專(zhuān)刊，并可方便地掛接到企業(yè)信息平臺(tái)上。如下圖：圖418