【文章內(nèi)容簡介】 物業(yè)管理、重事業(yè)勤鉆研的骨干隊伍，他們不斷創(chuàng)新，取于挑戰(zhàn)，矢志不渝，為公司發(fā)展做出較大貢獻。管理制度與檔案建設(shè)一、完備的管理工具管理工具并非我們?nèi)粘ｑv所用的手工工具和器材。而是物業(yè)管理公司要在“863”管理處開展物業(yè)管理服務(wù)所需用的依據(jù)——各類支持性文件?！队脩艄s》《業(yè)主公約》是一份用戶簽署的有法律依據(jù)的文件，訂明租戶所應(yīng)負的責任及所享受的權(quán)利，并制定了應(yīng)遵守的管理規(guī)章及條例。當出現(xiàn)違反及影響他人的情況（如逾期不繳納管理費及違章改變物業(yè)用途等違反管理條例的事項），也賦予物業(yè)管理者權(quán)力及方法去禁制此類現(xiàn)象?！段飿I(yè)管理委托合同》《物業(yè)管理委托合同》是一份由管理委托方和受委托方（物業(yè)管理公司）有法律效力的文件，訂明簽約各方所盡的義務(wù)和享有的權(quán)利，簽約各方均需遵從，違者將承擔相應(yīng)的法律責任。《用戶手冊》《用戶手冊》是根據(jù)大廈實際情況編制的用戶指引性文件，主要具有說明書的性質(zhì)。“863”大廈的《管理規(guī)章制度》（1）建立一整套富有操作性的規(guī)章制度系統(tǒng)，并引入ISO9000質(zhì)量保證體系，作為規(guī)章制度的重要組成部分，通過不斷的完善和補充，使各管理項目有章可循，有法可依。 （2）結(jié)合《物業(yè)管理條例》和《全國城市物業(yè)管理示范大廈考評標準》的總體要求，提煉形成“863”大廈物業(yè)管理規(guī)章制度體系。管理規(guī)章制度結(jié)構(gòu)圖：“863”大廈物業(yè)管理規(guī)章制度內(nèi)部管理制度公眾制度財務(wù)管理客戶管理工程管理安全管理崗位職責員工考核行政管理二、物業(yè)檔案資料的建立物業(yè)檔案資料的建成立與管理是物業(yè)管理工作重要的組成部分?？茖W(xué)、規(guī)范的檔案管理以為專業(yè)的物業(yè)管理提供有力的支持。針對“863”大廈情況，擬采取系統(tǒng)化、電腦化的管理手段，對大廈物業(yè)檔案進行全面的收集和管理。檔案資料的建立與分類（1） 物業(yè)檔案資料建立①采取系統(tǒng)化、科學(xué)化、電腦化的先進手段收集、儲存資料。②收集到的資歷料進行細分，分類標準嚴格按照建設(shè)部《關(guān)于修訂全國物業(yè)管理示范大廈標準及有關(guān)考評驗收 工作的通知》發(fā)布后的新標準執(zhí)行，做到條理清晰，分類合理，便于查閱。③按照資料載體的類型采用恰恰相反當?shù)陌踩谋４娣绞?。?所有的檔案資料采用“雙檔”（電腦檔案、文本檔案）管理。各部門作業(yè)規(guī)程清單類別編號規(guī)程名稱編號規(guī)程名稱公共事務(wù)　管理處內(nèi)部管理標準作業(yè)規(guī)程　空置房管理標準作業(yè)規(guī)程　員工績效考評作業(yè)規(guī)程　業(yè)主檔案管理標準作業(yè)規(guī)程　管理處員工培訓(xùn)標準作業(yè)規(guī)程　小件物品寄存與保管作業(yè)規(guī)程　管理處員工服務(wù)管理標準作業(yè)規(guī)程　值班與交接班管理標準作業(yè)規(guī)程　入住管理標準作業(yè)規(guī)程　住戶違章處理標準作業(yè)規(guī)程　裝修管理標準作業(yè)規(guī)程　房屋完損等級評定標準作業(yè)規(guī)程　報修管理標準作業(yè)規(guī)程　宣傳刊物編輯、印刷、發(fā)行管理作業(yè)規(guī)程　住戶投訴處理標準作業(yè)規(guī)程　社區(qū)文體活動組織實施作業(yè)規(guī)程　住戶求助服務(wù)管理標準作業(yè)規(guī)程　有償便民服務(wù)作業(yè)規(guī)程　回訪管理標準作業(yè)規(guī)程　文體設(shè)施管理標準作業(yè)規(guī)程　鑰匙委托管理標準作業(yè)規(guī)程　物業(yè)管理與業(yè)主委員會溝通協(xié)調(diào)作業(yè)規(guī)程　樓宇巡查管理標準作業(yè)規(guī)程　物業(yè)管理與開發(fā)公司溝通協(xié)調(diào)作業(yè)規(guī)程保潔事務(wù)　清潔工作質(zhì)量檢查標準作業(yè)規(guī)程　地面清潔標準作業(yè)規(guī)程　室外公共區(qū)域清潔作業(yè)規(guī)程　墻面清潔標準作業(yè)規(guī)程　室內(nèi)公共區(qū)域清潔作業(yè)規(guī)程　地毯清潔與保養(yǎng)作業(yè)規(guī)程　垃圾收集與處理標準作業(yè)規(guī)程　玻璃、燈具、不銹鋼作業(yè)規(guī)程　衛(wèi)生消殺管理標準作業(yè)規(guī)程　特殊環(huán)境清潔作業(yè)規(guī)程　清潔劑使用標準作業(yè)規(guī)程　住戶有償服務(wù)作業(yè)規(guī)程　清潔設(shè)備操作與日常保養(yǎng)作業(yè)規(guī)程　游泳池水的消毒和凈化處理作業(yè)規(guī)程財務(wù)事務(wù)　工資、獎金發(fā)放標準作業(yè)規(guī)程　會計核算標準作業(yè)規(guī)程　工資標準管理標準作業(yè)規(guī)程　費用審核報銷標準作業(yè)規(guī)程　現(xiàn)金管理標準作業(yè)規(guī)程　固定資產(chǎn)管理標準作業(yè)規(guī)程　員工工資與福利管理作業(yè)規(guī)程　低值易耗品管理標準作業(yè)規(guī)程　銀行存款管理標準作業(yè)規(guī)程　支票、收據(jù)、發(fā)票、裝修施工人員管理標準作業(yè)規(guī)程　安全預(yù)案編制標準作業(yè)規(guī)程　封閉小區(qū)物品人員出入管理標準作業(yè)規(guī)程　消防疏散、救援、人事員工績效考評實施規(guī)程　秩序維護部員工培訓(xùn)實施規(guī)程　財務(wù)部員工績效考評規(guī)程　工程部員工績效考評規(guī)程　財務(wù)部員工培訓(xùn)作業(yè)規(guī)程　物業(yè)部員工培訓(xùn)實施標準作業(yè)規(guī)程　公共事務(wù)部員工績效考評規(guī)程　　三、物業(yè)檔案資料的管理檔案資料管理運作流程重要資料的接收必須指定負責人驗收，完善交接手續(xù)后立卷歸檔。日常管理文件（如管理公司通知、通報等）按照公司制定的文件管理程序發(fā)放及接收，并立卷歸檔。檔案資料管理要求（1） 綜合部設(shè)檔案管理員（文秘兼）。（2） 檔案資料則綜合部統(tǒng)一管理。（3） 明確收集、整理、分類、編號、登記、錄入電腦、入柜、借用、檢查、銷毀等各項管理流程。（4） 采用多種形式的文檔儲存方式（電腦磁盤、錄像帶、錄音帶、照片、圖表等），并采取相應(yīng)的儲存、保管方法。（5） 對原始文件、合同等重要資料必須嚴格管理，借閱、復(fù)印、等必須經(jīng)審批方可。（6） 綜合部主管負責審批檔案的保存數(shù)量保存期限以及是否有產(chǎn)和作廢。（7） 注重檔案管理信息開發(fā)，根據(jù)工作需要和檔案庫存情況編制各種題資料。（8） 綜合部每季度對檔案室資料管理情況進行檢查。（9） 要求全體員工樹立檔案意識、保密意識，嚴格執(zhí)行《檔案管理制度》。檔案資料建立及管理運作流程示意圖：發(fā)展商提供的資料的資料物業(yè)管理公司建立的資料文檔租戶提供的資料大廈管理處檔案管理其它途徑收集的資料借閱方件張貼文件作廢文件復(fù)印文件管理成本的測算和管理費標準一、物業(yè)管理服務(wù)費標準及擁金標準根據(jù)開發(fā)商（科技局）“836”大廈物業(yè)管理（合同！？意向?。浚┨峁┑挠嘘P(guān)資料，本物業(yè)管理項目管理服務(wù)務(wù)費為人民幣5元/平方米月，每月合計人民幣（5元）(不包含能源費和房屋設(shè)備維修基金),物業(yè)管理公司采用綜合管理服務(wù)費包干制。二、對物業(yè)管理處財務(wù)管理的認識物業(yè)管理公司要將“錢盡其用”作為物業(yè)管理中財務(wù)運作的控制原則，通過精確預(yù)算、嚴格執(zhí)行杜絕浪費，力爭使業(yè)主每一分錢都物有所值，以同樣的價錢提供更高檔的服務(wù)。管理專業(yè)中財務(wù)管理應(yīng)具有營銷財務(wù)的概念，即注重財務(wù)管理中額度、平、平審核、建議等因素，使財務(wù)管理有效地推動物業(yè)管理工作的進行。業(yè)管理公司的重要特征之一廉潔是有物業(yè)管理財務(wù)預(yù)算和執(zhí)行能力。實行成本控制的前提是專業(yè)物業(yè)管理預(yù)算。本控制原則不能以降底服務(wù)質(zhì)量和用戶滿意度作為代價，用戶滿意永遠是最高原則。三、管理處控制成本主要措施合理安排維修基金的使用，保證大廈物業(yè)維修、改造工程的良性運作。通過精確的計算和合理的安排，制定有效的節(jié)能措施，降底物運行公其能源費用，減少大廈的運行開支。物業(yè)管理公司要有豐富的設(shè)備保養(yǎng)經(jīng)驗，能自行組織力量實施設(shè)備的維護及大中修改造，減少外包項目，有效降低設(shè)備保養(yǎng)費用及運行費用。加強員工培訓(xùn)，發(fā)揮員工“一專多能”的作用，合理安排崗位，盡量減少人員。采用成本倒算原則，制定切實可行的物業(yè)管理年度預(yù)算。在執(zhí)行預(yù)算過程中實行成本否決制，即預(yù)算中末列項目堅決控制或從簡。同時，采取員工參與、適當授權(quán)、數(shù)據(jù)評價、庫房挖潛等有效手段，使成本控制落實在物業(yè)管理全員、全要素、全過程中。四、“863”大廈有關(guān)費用測算大廈管理費用收入預(yù)測表項 目面 積（M2）收 費 標 準月收入（萬元）年收入（萬元）辦公樓150005元/月/平方米90商務(wù)經(jīng)營停車場停車位?個,?元/月合計90大廈管理費用支出預(yù)測表序 號項 目計 算 依 據(jù)月支出（元）年支出（元）一工資福利見下頁表55939671268二辦公費見下頁表341040920三設(shè)備運行維保費見下頁表716786004四環(huán)境管理費見下頁表573568820五固定資產(chǎn)折舊總額89220元，分5年攤銷148717844六開辦費攤銷總額100000元，分5年攤銷166820016七不可預(yù)見費（2%）以上六項的2%150818096八管理者酬金（10%）以上七項的10%九法定稅費（%）%合計76914922988說明：每月負1914元大廈管理費用預(yù)測支出明細表序號項 目計 算 依 據(jù)月支出（元）年支出（元）一、工資福利1主任1人，工資標準3000元/月人3000360002主管3人，工資標準2000元/月人6000720003助理1人，工資標準1500元/月人1500180004財務(wù)1人，工資標準1500元/月人1500180005文秘1人，工資標準1200元/月人1200144006技工3人，工資標準1200元/月人3600432007保安/車管13人，工資標準800元/月人104001248008清潔員5人，工資標準650元/月人3250390009綠化員2人，工資標準700元/月人140016800　加班費人均月加班3天計,日工資按月的1/2243435211610福利基金14%工會費2%%%55736687611社會保險（養(yǎng)老21%、醫(yī)療8%、%、住房13%、待業(yè)1%、住房13%）%14173170076二、辦公費1市內(nèi)交通補貼、差旅費200元/月20024002通訊費電話費:600元/月、 通訊補貼400元/月150018000網(wǎng)絡(luò)費:500元/月3書報、印刷費雜志、報刊、資料:50 元/月1001200印刷費:50元/月4辦公用品、低耗品紙張、筆、碳粉、墨合等費用：100元/月10012005辦公設(shè)備維護費 100元/月10012006服裝費管理人員1000元/2年、保安人員600元/2年7108520維修人員 300元/2年、清潔綠化 200元/2年7業(yè)務(wù)招待費綜合測算：500元/月50060008公眾責任保險擔保金額：20萬元， ‰， 2400元/年2002400三、設(shè)施設(shè)備運行維護費　1供配電系統(tǒng)保養(yǎng)費維護材料費等共 12000元/年1000120002公共照明系統(tǒng)保養(yǎng)費含節(jié)能燈、泛光燈及廣場燈更換等 5000元/年41650003給排水系統(tǒng)保養(yǎng)費給排水設(shè)施設(shè)備運行維護費 5000元/年41650004電梯維護、年審按1200元/臺月年審按2000 元/臺年2733328005消防安全及安全管理　　　（1）消防設(shè)施保養(yǎng)費包括消防主機系統(tǒng)維護、管道、自動報警系統(tǒng)、噴淋系統(tǒng)、聯(lián)動系統(tǒng)的保養(yǎng)，按 1元/年M2125015000（2）器械及設(shè)施更換保安器械及停車場標識等設(shè)施的保養(yǎng)、更換2002400（3）對講機管理費每部10 元/月6部(無委會收取)607206水池清洗、水質(zhì)檢測費清洗200元/次、檢測100 元/次。每年2次506007車場維護保養(yǎng)含停車架刷油漆保養(yǎng)等估算500元/年425048公共設(shè)施零星維護圍墻、雨污水井清理、拉圾、站、箱等日常零星維護綜合測算1000元/月100012000四、環(huán)境管理費1綠化　　　1植物養(yǎng)護費補苗費、化肥、農(nóng)藥、易耗品，按500元/月50060002保潔　　?。?）保潔藥品全能除漬劑、拋光蠟、不銹鋼油、洗衣粉、酸性清潔劑、玻璃清潔劑等，按600元/月6007200（2）保潔易耗品大小拉圾膠袋50元/月、掃拖把等50 元/月1001200（3）化糞池清掏疏通費清理1200元/次（每年2次）、疏通200 元/次，每月均1次計，4004800（4）外墻清洗費每年一次， 元/平方米，外墻約16000平方米200024000（5）拉圾清運費承包地方環(huán)衛(wèi),約1500元/月1500180003消殺費（定期防治“四害”白蟻防治）消殺藥劑滴滴畏、滅蟻靈、樟腦丸、滅鼠藥。300360