【文章內(nèi)容簡介】 ）選定的簡化 文檔內(nèi)容的編輯和保存3．修改文本技巧4．復(fù)制、移動、刪除文本（1）利用快捷鍵（2）菜單方法（3）工具欄按鈕方法（4）鼠標(biāo)拖動方法5．“選擇性”粘貼的作用6．撤消和恢復(fù)操作 字體與段落格式排版 文檔的頁面設(shè)置1．設(shè)置紙張大小和方向2． 調(diào)整頁邊距3．設(shè)置頁眉、頁腳不同以及垂直對齊方式4．確定每頁中的行數(shù)和每行的字符數(shù) 打印效果的預(yù)覽 文檔的打印輸出1．打印操作的基本步驟2．打印操作的其他方式（1）文檔的快速打?。?）一次連續(xù)打印多篇文檔（3）“打印”對話框中其他常用項目設(shè)置3．文檔打印操作時的相關(guān)問題（1）打印功能選項和設(shè)置打印機屬性設(shè)置（2）暫停和終止打印 文檔的網(wǎng)上發(fā)布 辦公文字處理規(guī)范及其公文向?qū)?yīng)用 辦公室文字處理的基本規(guī)范1．公文種類2．公文格式3．公文用紙4．公文用字5．公文書寫 利用公文向?qū)е谱髡袖浲ㄖ? 制作“報考簡章”復(fù)雜文檔 復(fù)雜文檔的文字快速錄入技巧1．借助外部設(shè)備2．自己定義新詞3．利用自動圖文集4．善于使用自動更正5．巧妙利用替換功能6．掌握一些漢字輸入方法的使用技巧 編號和項目符號的設(shè)置 樣式的應(yīng)用與管理1．樣式的基本知識2．直接套用樣式3．新建樣式4．使用自己新建的樣式5．修改樣式6．樣式的管理 電子表格處理概述電子表格制作軟件選取1．規(guī)則的文字表格用Word中的“插入表格”方法或者直接利用Excel填表完成。2．單元格懸殊的復(fù)雜文字表格，利用Word的“繪制表格”方法制作。3．形狀雖然很不規(guī)則，但可明顯看出大的單元格是由小的單元格組合而成，適宜于用Excel制作，大的單元格可通過選取單元格區(qū)域，然后“合并居中”來實現(xiàn)。4．包含大量數(shù)字并且需要進(jìn)行公式、函數(shù)運算的表格最好使用Excel制作。5．?dāng)?shù)據(jù)統(tǒng)計報表和數(shù)據(jù)庫表格適合使用Excel制作，其中利用Excel制作數(shù)據(jù)庫表格并進(jìn)行數(shù)據(jù)處理將在下一章進(jìn)行詳細(xì)介紹。 電子表格的常用術(shù)語和通用操作 利用WORD的插入表格法制作規(guī)則的錄用職位表 利用WORD的繪制表格法制作稍復(fù)雜的報名登記表1．制作表格標(biāo)題2．繪制表格3．合并與拆分單元格4．調(diào)整表格的整體形狀5．表格中文字的編排6．設(shè)置表格外框線的粗線效果 利用EXCEL制作報名匯總表小 結(jié)n 在辦公事務(wù)中，文字和表格處理是經(jīng)常進(jìn)行的兩種操作。n 本章通過辦公實踐中的一個“招錄公務(wù)員考試”綜合實例，詳細(xì)介紹了辦公中文字處理和表格處理的基本知識和具體操作方法。主要內(nèi)容包括：文字處理的工作流程以及辦公公文的規(guī)范處理方法；文檔處理中的錄入、編輯、排版、頁面設(shè)置與打印操作；利用向?qū)е谱鬓k公公文；復(fù)雜文檔制作中的大綱視圖運用、多級標(biāo)題符號的設(shè)置、樣式的使用等；規(guī)則文字表格的制作，復(fù)雜文字表格的制作以及利用Excel制作表格的方法。n 通過本章的學(xué)習(xí)，讀者可以達(dá)到能夠熟練進(jìn)行辦公業(yè)務(wù)管理中文字處理和表格處理工作，對日常工作中像公告文件、工作計劃、年度總結(jié)、調(diào)查報告、科研論文等文檔能夠進(jìn)行嫻熟的輸入、編輯、排版和打印操作；對于各種工作日程表、節(jié)假日值班表、報名登記表、銷售信息匯總表等各種格式的表格能夠熟練編排和制作。習(xí) 題一、填空1．在Word文檔中要選擇一個矩形區(qū)域，應(yīng)該在拖動鼠標(biāo)的同時按住______鍵。2．在Word中可以利用文檔左側(cè)的選擇區(qū)來選擇文本，方法為：單擊可以選擇___________，雙擊可以選擇___________，三擊可以選擇___________。3．選擇全部文檔內(nèi)容有三種方法，分別是_________、_______和_______________。4．將一篇文檔中多處都出現(xiàn)的縮略詞“OA”全部修改為“辦公自動化”的方法為______________________。5．將選擇的文本的字體格式或段落格式復(fù)制到其它文字或段落中，應(yīng)該使用Word “常用”工具欄上的___________按鈕，單擊它可以___________。雙擊可以___________。6．在應(yīng)用Word編輯含有英文的文檔，如果出現(xiàn)單詞拼寫錯誤，則英文單詞下面自動加上___________；如果有語法錯誤，則英文句子被自動加上___________。7．可以通過選擇菜單項“___________|___________”打印當(dāng)前文檔。8．某個文檔基本頁面是縱向的，如果其中某一頁需要橫向頁面，則應(yīng)該______。9．在Word中，當(dāng)前文檔的總頁數(shù)和當(dāng)前頁的頁號顯示在窗口的______位置。10．在Excel中，要實現(xiàn)表格標(biāo)題的跨列居中，應(yīng)該單擊____工具欄上的_____按鈕。第 4 章辦公中的數(shù)據(jù)分析與處理【本章內(nèi)容介紹】n 在辦公業(yè)務(wù)實踐中，經(jīng)常需要對大量的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和處理。如職工工資表中工資的計算、匯總、分析，公司產(chǎn)品銷售表中銷售額的統(tǒng)計、匯總、合并計算以及人事考勤表中職工請假、曠工、出勤等情況的分析統(tǒng)計等。n 本章采用實例形式，以Excel軟件操作為例介紹辦公業(yè)務(wù)實踐中常見的數(shù)據(jù)分析與處理方法，主要包括數(shù)據(jù)的排序、篩選、分類匯總、數(shù)據(jù)透視、圖表制作、公式與函數(shù)運用以及數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)表格的操作。【本章主要知識點】n Excel表格中內(nèi)容填充的常用技巧n Excel數(shù)據(jù)庫表格的特殊格式設(shè)置n Excel表格中數(shù)據(jù)有效性的設(shè)置n Excel數(shù)據(jù)庫表格中的排序與篩選n Excel數(shù)據(jù)庫表格中的分類匯總操作n Excel數(shù)據(jù)庫表格中的數(shù)據(jù)透視分析n Excel中的數(shù)據(jù)圖表制作n Excel表格中公式和函數(shù)的使用n Excel中的關(guān)聯(lián)表格操作 EXCEL數(shù)據(jù)分析與處理概述n 在辦公業(yè)務(wù)中，除了文字和表格之外，還需要經(jīng)常進(jìn)行有關(guān)數(shù)據(jù)處理，有時候還需要將處理的數(shù)據(jù)結(jié)果用一種圖表來進(jìn)行表現(xiàn)。1．Excel中的數(shù)據(jù)庫表格簡介n 數(shù)據(jù)庫就是與特定主題相聯(lián)系的信息集合。在Excel中，數(shù)據(jù)庫實際上就是工作表中的一個區(qū)域，是一個二維表。2．Excel中的數(shù)據(jù)分析與處理n Excel中有很多可以進(jìn)行的數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)處理功能，包括數(shù)據(jù)排序、數(shù)據(jù)篩選、分類匯總、數(shù)據(jù)透視、合并計算、關(guān)聯(lián)表格處理等。n 本章將對上一章的實例進(jìn)一步進(jìn)行介紹，包括對報名匯總表進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，例如：按照某個主題排序、按照指定條件篩選、按照指定字段進(jìn)行分類匯總、對整個表格進(jìn)行數(shù)據(jù)透視分析等；同時，本章還將利用Excel中的公式和函數(shù)進(jìn)行筆試成績的計算、篩選、查詢，與面試成績進(jìn)行關(guān)聯(lián)表格的綜合處理等。3．Excel中的數(shù)據(jù)圖表制作n 利用Excel，可以輕松、快捷地制作各種數(shù)據(jù)圖表。n 這些數(shù)據(jù)圖表可將枯燥的數(shù)字形象化，并且通過數(shù)據(jù)圖表可以了解到數(shù)據(jù)之間的相互關(guān)系和變化趨勢。n 數(shù)據(jù)圖表的類型很多，在辦公實踐中，使用較多的主要有柱形圖、條形圖、折線圖、餅圖、散點圖等。 “報名信息匯總表”數(shù)據(jù)庫的建立 建立“報名匯總表”數(shù)據(jù)庫框架 “編號”列的自動序列填充 定義單元格數(shù)據(jù)的有效性 使用數(shù)據(jù)清單添加記錄制作效果 對“報名匯總表”進(jìn)行數(shù)據(jù)分析n 本節(jié)介紹利用Excel中的有關(guān)功能，對“報名信息匯總表”進(jìn)行數(shù)據(jù)分析的操作方法，主要包括數(shù)據(jù)的排序、篩選、分類匯總與數(shù)據(jù)透視等功能。 對“報名信息匯總表”內(nèi)容進(jìn)行排序1．排序的依據(jù)2．按單個字段排序3．按多級字段排序4．特殊排序方式 對“報名信息匯總表”內(nèi)容進(jìn)行篩選n 1．自動篩選n 2．高級篩選n 3．高級篩選時的注意事項 對“報名信息匯總表”中數(shù)據(jù)分類匯總n 使用分類匯總，能夠在數(shù)據(jù)庫適當(dāng)位置加上統(tǒng)計結(jié)果，使數(shù)據(jù)庫變得清晰易懂。n 對于本例，根據(jù)需要，可以對“性別”數(shù)據(jù)進(jìn)行分類匯總，以便了解不同性別報名情況；也可以按照“學(xué)歷”進(jìn)行分類匯總，以便了解不同學(xué)歷的報名人數(shù)；可以對“報考職位”進(jìn)行匯總，以便了解各個不同職位的報名情況。n 在執(zhí)行分類匯總命令之前，首先應(yīng)該對數(shù)據(jù)庫按照待匯總字段進(jìn)行排序。 對“報名信息匯總表”進(jìn)行數(shù)據(jù)透視分析n 1．?dāng)?shù)據(jù)透視表（圖）的概念n 2．?dāng)?shù)據(jù)透視表的創(chuàng)建n 3．創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視圖n 4．?dāng)?shù)據(jù)透視表的更新n 5．刪除數(shù)據(jù)透視表 利用數(shù)據(jù)圖表表現(xiàn)數(shù)據(jù)之間關(guān)系n Excel數(shù)據(jù)圖表能將工作表中的數(shù)據(jù)變?yōu)榉浅Ｖ庇^的圖形格式，并且從圖表上很容易看出結(jié)果，以及數(shù)據(jù)之間的關(guān)系和數(shù)據(jù)的發(fā)展趨勢。 利用圖表向?qū)?chuàng)建條形圖n 利用圖表向?qū)Х椒梢詣?chuàng)建嵌入到原工作表中的柱形圖表，該圖表可以用來反應(yīng)各地報考各種不同職位的人數(shù)情況，其樣式效果如圖427所示。 數(shù)據(jù)圖表的格式設(shè)置與內(nèi)容更新1．圖表的組成2．圖表的格式設(shè)置3．?dāng)?shù)據(jù)圖表的內(nèi)容更新 利用快捷鍵建立單獨的圖表并進(jìn)行格式設(shè)置n 在上面的向?qū)Х椒ㄖ谱鲌D表外的最后一個步驟中選擇“作為新工作表插入”，即可制作一個單獨的圖表工作表。除此之外，Excel中還可以利用F11或Alt+ F1功能鍵快速制作單獨的柱狀圖表，然后再進(jìn)行三維效果以及其他項目的格式設(shè)置和修飾， 選取不連續(xù)區(qū)域制作表現(xiàn)各職位報考人數(shù)比例的餅圖n 對不連續(xù)區(qū)域的數(shù)據(jù)，也可以制作圖表，這在餅狀圖制作中非常普遍。圖436的餅圖就是如此制作的，它用來反應(yīng)各個崗位報名人數(shù)在總?cè)藬?shù)中的比例。 筆試成績的數(shù)據(jù)處理n 上面的報名情況經(jīng)過審核、分析和匯總之后，下一個環(huán)節(jié)就是要對合格考生進(jìn)行統(tǒng)一設(shè)置準(zhǔn)考生編號，并舉行統(tǒng)一考試，包括筆試和面試。在本節(jié)重點介紹考試成績的處理方法，主要用到了Excel中的數(shù)據(jù)庫表格設(shè)置、內(nèi)容錄入技巧、公式和函數(shù)使用以及關(guān)聯(lián)表格操作等。 筆試成績處理表的框架建立n 招錄過程的第一步是筆試，為此先建立筆試成績數(shù)據(jù)庫表格框架。n 建立好的數(shù)據(jù)庫格式框架如下圖所示，還需要進(jìn)行數(shù)據(jù)輸入和格式設(shè)置工作。 成績處理表中原始數(shù)據(jù)的輸入表格框架建立后，下一步就是要輸入原始數(shù)據(jù)，輸入時候需要注意以下幾點：（1）“編號”字段可利用自動序列輸入，為了使A4 單元格中顯示出“001”效果，需要在輸入時現(xiàn)以單引號（‘）開頭，否則輸入的“001”將只是顯示為“1”。（2）“性別”字段可以設(shè)置有效性，或者利用列表選擇輸入。（3）三門考試課程對應(yīng)的三個字段，需要先設(shè)置數(shù)據(jù)有效性（整數(shù)，范圍0～100），然后再進(jìn)行數(shù)據(jù)的輸入，這樣才能較好地避免數(shù)據(jù)輸入時的錯誤。 數(shù)據(jù)庫表格的格式設(shè)置n 1．?dāng)?shù)據(jù)庫標(biāo)題格式設(shè)置n 2．字段標(biāo)題格式設(shè)置n 3．條件格式化設(shè)置n 4．表格邊框線設(shè)置n 5．間隔底紋效果的設(shè)置 用公式計算筆試成績n 筆試成績的最后結(jié)果需要使用公式來進(jìn)行運算。n 公式的有關(guān)知識：n 公式是對工作表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行計算和分析的一種等式，它可以對工作表數(shù)值進(jìn)行算術(shù)運算、關(guān)系運算和邏輯運算，同樣也可以對字符數(shù)據(jù)以及其他數(shù)據(jù)進(jìn)行運算。公式可以引用同一工作表中的其他單元格、同一工作簿不同工作表中的單元格，或者其他工作簿的工作表中的單元格。 公式輸入應(yīng)該遵循的基本規(guī)則（1）公式輸入時必須以“=”開頭，公式中間不能包括空格。（2）公式中的單元格引用，可以在編輯區(qū)直接輸入，也可以通過單擊該單元格或拖動單元格區(qū)域從而實現(xiàn)自動填入。（3）用算術(shù)運算符號：+（加）、—（減）、*（乘）、/（除）、^（乘方），字符運算符號amp。(連接字符串)以及關(guān)系運算符號（大于）、（小于）、=（等于）等來說明公式的操作類型。（4）在公式中可以使用圓括號，也只能使用圓括號，并且允許圓括號嵌套，但是應(yīng)該注意嵌套時前后括號的匹配關(guān)系，計算順序是先內(nèi)層再外層。（5）單元格中的公式內(nèi)容顯示在編輯欄中，計算結(jié)果則顯示在單元格內(nèi)，如果希望直接在單元格中顯示為公式，可以使用Ctrl+~鍵（在Tab鍵的上面），再次鍵入，則取消公式顯示，重新顯示結(jié)果。 利用RANK函數(shù)確定筆試名次n 在Excel 中，名次的確認(rèn)最好使用RANK函數(shù)，該函數(shù)是專門進(jìn)行排名次的函數(shù)，其結(jié)果是返回一個數(shù)值在一組數(shù)值中的排位。n RANK函數(shù)的語法格式為： RANK(number,ref,order)。其中：Number為需要找到排位的數(shù)字；Ref為包含一組數(shù)字的數(shù)組或引用；Order 為一數(shù)字，指明排位的方式，為 0 或省略，按降序排列排位，不為零，按升序排列進(jìn)行排位。 n 對本例中筆試成績的名次排列，使用RANK函數(shù)并進(jìn)行函數(shù)拖動復(fù)制即可。同樣先選擇H4單元格，在編輯欄中輸入公式“=RANK(G4, $G$4:$G$33)”，然后按回車鍵，即可得到第一個考生的名次“4”，采用與上面同樣的方法拖動復(fù)制得到每個考生的名次。 利用IF函數(shù)確定考生是否通過筆試考試在Excel 中，利用IF函數(shù)可以非常方便地進(jìn)行條件判斷。本實例中，名次確認(rèn)完成后，根據(jù)考試規(guī)則要求，假設(shè)只能選取前40%（即前12名考生進(jìn)入面試階段。則“是否通過”一列可以按照如下步驟進(jìn)行操作。（1）將鼠標(biāo)定位到I4 單元格。（2）在I4 單元格中輸入：=IF(H4=12,可以,)。（3）單擊編輯欄上的確定按鈕，則I4 單元格中顯示出計算結(jié)果“可以”。（4）選取I4 單元格，拖動單元格右下角的拖動柄一直到I33。（5）松開鼠標(biāo)，則I5到I33 中部分單元格將會顯示出“可以”樣式，如圖446所示，說明這些人都在前12名之內(nèi)，順利通過了筆試考試階段。 利用自動篩選獲取通過筆試人員的情況n 對于通過筆試考試的考生，還需要進(jìn)行面試，為此需要將他們的記錄從數(shù)據(jù)庫中篩選出來。將筆試成績合格者篩選出來，可以利用自動篩選功能實現(xiàn)。 綜合成績表的創(chuàng)建n 將Sheet3工作表更名為“綜合成績表”，并制作如圖449樣式表格。該表格中 “編號”、“姓名”、“筆試成績”三列