【正文】 公管理知識(shí)化 我國(guó)OA發(fā)展過(guò)程及其整體現(xiàn)狀n 我國(guó)OA發(fā)展過(guò)程n 我國(guó)的辦公自動(dòng)化從20世紀(jì)80年代初進(jìn)入啟蒙階段 , 80年代中期，制定了辦公自動(dòng)化的發(fā)展目標(biāo)及遠(yuǎn)景規(guī)劃。 n 整體現(xiàn)狀n 我國(guó)辦公自動(dòng)化發(fā)展已經(jīng)經(jīng)歷了三個(gè)階段，各個(gè)單位辦公自動(dòng)化程度有所不同，大致可以分為四種情況:216。網(wǎng)絡(luò)處在閑置狀態(tài)，單位的投資沒(méi)有產(chǎn)生應(yīng)有的效益。 已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡(luò)；使用經(jīng)二次開(kāi)發(fā)的通用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)；能較好地支持信息共享和協(xié)同工作，與外界聯(lián)系的信息渠道暢通；通過(guò)Internet發(fā)布、宣傳單位的有關(guān)情況；Intranet網(wǎng)已經(jīng)對(duì)單位的管理產(chǎn)生了明顯的效益。（1）建立內(nèi)部通信平臺(tái)（2）建立信息發(fā)布平臺(tái)（3）實(shí)現(xiàn)工作流程自動(dòng)化（4）實(shí)現(xiàn)文檔管理自動(dòng)化（5）實(shí)現(xiàn)輔助辦公自動(dòng)化（6）促進(jìn)業(yè)務(wù)信息集成（7）實(shí)現(xiàn)分布式辦公 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的安全與保密加強(qiáng)系統(tǒng)安全與保密工作的必要性和重要性:? 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中輸入、處理、輸出的是政府部門、企事業(yè)單位的有用信息，都有非常重要的經(jīng)濟(jì)和實(shí)用價(jià)值以及一定程度的保密性要求。 n 影響辦公自動(dòng)化系統(tǒng)安全與保密因素分析n 安全保密因素:n 人為原因n 自然原因n 計(jì)算機(jī)病毒n 其它原因n 系統(tǒng)安全的標(biāo)志n 能防止對(duì)信息的非法竊??；n 預(yù)防泄露和毀壞事件的發(fā)生；n 在毀壞后的更正以及恢復(fù)正常工作的能力較強(qiáng)，所需時(shí)間較短；n 安全保密系統(tǒng)符合經(jīng)濟(jì)要求；n 安全保密系統(tǒng)符合使用方便性要求。 發(fā)送方鑒別：證明發(fā)送方的身份以防止冒名頂替；216。 法律措施針對(duì)計(jì)算機(jī)犯罪的打擊、制裁手段 167。 辦公信息系統(tǒng)的類型及其實(shí)例 辦公信息系統(tǒng)的常見(jiàn)類型1．政府型辦公信息系統(tǒng)2．事業(yè)型辦公信息系統(tǒng)3．企業(yè)型辦公信息系統(tǒng)4．經(jīng)營(yíng)型辦公信息系統(tǒng)5．專業(yè)型辦公信息系統(tǒng)6．案例型辦公信息系統(tǒng)7．控制中心型辦公信息系統(tǒng)8．事務(wù)型辦公信息系統(tǒng) 省政府OIS的應(yīng)用實(shí)例 智能大廈OIS的應(yīng)用實(shí)例 n 智能大廈俗稱3A大廈，3A包括BAS (Building Automation System，樓宇自動(dòng)化)，OAS( Office Automation System，辦公自動(dòng)化)，CAS (Communication Automation System，通信自動(dòng)化) n 也有人將 BAS中的FAS( Fire Automation System，消防自動(dòng)化)和 SAS (Safety Automation System，保安自動(dòng)化)分離出來(lái)，將它們作為一個(gè)獨(dú)立的系統(tǒng)，稱之為5A大廈。之后，辦公自動(dòng)化的發(fā)展過(guò)程在技術(shù)設(shè)備的使用上經(jīng)歷了單機(jī)、局部網(wǎng)絡(luò)、一體化、全面實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化四個(gè)階段。 【本章主要知識(shí)點(diǎn)】n 文檔的錄入、編輯和排版n 文檔的頁(yè)面設(shè)置與打印操作n 利用向?qū)е谱鬓k公公文n 大綱視圖的使用n 多級(jí)標(biāo)題符號(hào)的設(shè)置n 樣式的設(shè)置與使用n 規(guī)則文字表格的制作n 復(fù)雜文字表格的制作n 利用Excel制作表格 文字處理工作概述 文字處理及其文字處理軟件下圖描述了辦公中計(jì)算機(jī)文字處理的基本工作過(guò)程。4．包含大量數(shù)字并且需要進(jìn)行公式、函數(shù)運(yùn)算的表格最好使用Excel制作。主要內(nèi)容包括：文字處理的工作流程以及辦公公文的規(guī)范處理方法；文檔處理中的錄入、編輯、排版、頁(yè)面設(shè)置與打印操作；利用向?qū)е谱鬓k公公文；復(fù)雜文檔制作中的大綱視圖運(yùn)用、多級(jí)標(biāo)題符號(hào)的設(shè)置、樣式的使用等；規(guī)則文字表格的制作，復(fù)雜文字表格的制作以及利用Excel制作表格的方法。3．選擇全部文檔內(nèi)容有三種方法，分別是_________、_______和_______________。6．在應(yīng)用Word編輯含有英文的文檔，如果出現(xiàn)單詞拼寫錯(cuò)誤，則英文單詞下面自動(dòng)加上___________；如果有語(yǔ)法錯(cuò)誤，則英文句子被自動(dòng)加上___________。10．在Excel中，要實(shí)現(xiàn)表格標(biāo)題的跨列居中，應(yīng)該單擊____工具欄上的_____按鈕?！颈菊轮饕R(shí)點(diǎn)】n Excel表格中內(nèi)容填充的常用技巧n Excel數(shù)據(jù)庫(kù)表格的特殊格式設(shè)置n Excel表格中數(shù)據(jù)有效性的設(shè)置n Excel數(shù)據(jù)庫(kù)表格中的排序與篩選n Excel數(shù)據(jù)庫(kù)表格中的分類匯總操作n Excel數(shù)據(jù)庫(kù)表格中的數(shù)據(jù)透視分析n Excel中的數(shù)據(jù)圖表制作n Excel表格中公式和函數(shù)的使用n Excel中的關(guān)聯(lián)表格操作 EXCEL數(shù)據(jù)分析與處理概述n 在辦公業(yè)務(wù)中，除了文字和表格之外，還需要經(jīng)常進(jìn)行有關(guān)數(shù)據(jù)處理，有時(shí)候還需要將處理的數(shù)據(jù)結(jié)果用一種圖表來(lái)進(jìn)行表現(xiàn)。n 本章將對(duì)上一章的實(shí)例進(jìn)一步進(jìn)行介紹，包括對(duì)報(bào)名匯總表進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，例如：按照某個(gè)主題排序、按照指定條件篩選、按照指定字段進(jìn)行分類匯總、對(duì)整個(gè)表格進(jìn)行數(shù)據(jù)透視分析等；同時(shí)，本章還將利用Excel中的公式和函數(shù)進(jìn)行筆試成績(jī)的計(jì)算、篩選、查詢，與面試成績(jī)進(jìn)行關(guān)聯(lián)表格的綜合處理等。 “報(bào)名信息匯總表”數(shù)據(jù)庫(kù)的建立 建立“報(bào)名匯總表”數(shù)據(jù)庫(kù)框架 “編號(hào)”列的自動(dòng)序列填充 定義單元格數(shù)據(jù)的有效性 使用數(shù)據(jù)清單添加記錄制作效果 對(duì)“報(bào)名匯總表”進(jìn)行數(shù)據(jù)分析n 本節(jié)介紹利用Excel中的有關(guān)功能，對(duì)“報(bào)名信息匯總表”進(jìn)行數(shù)據(jù)分析的操作方法，主要包括數(shù)據(jù)的排序、篩選、分類匯總與數(shù)據(jù)透視等功能。 對(duì)“報(bào)名信息匯總表”進(jìn)行數(shù)據(jù)透視分析n 1．?dāng)?shù)據(jù)透視表（圖）的概念n 2．?dāng)?shù)據(jù)透視表的創(chuàng)建n 3．創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視圖n 4．?dāng)?shù)據(jù)透視表的更新n 5．刪除數(shù)據(jù)透視表 利用數(shù)據(jù)圖表表現(xiàn)數(shù)據(jù)之間關(guān)系n Excel數(shù)據(jù)圖表能將工作表中的數(shù)據(jù)變?yōu)榉浅Ｖ庇^的圖形格式，并且從圖表上很容易看出結(jié)果，以及數(shù)據(jù)之間的關(guān)系和數(shù)據(jù)的發(fā)展趨勢(shì)。圖436的餅圖就是如此制作的，它用來(lái)反應(yīng)各個(gè)崗位報(bào)名人數(shù)在總?cè)藬?shù)中的比例。n 建立好的數(shù)據(jù)庫(kù)格式框架如下圖所示，還需要進(jìn)行數(shù)據(jù)輸入和格式設(shè)置工作。 數(shù)據(jù)庫(kù)表格的格式設(shè)置n 1．?dāng)?shù)據(jù)庫(kù)標(biāo)題格式設(shè)置n 2．字段標(biāo)題格式設(shè)置n 3．條件格式化設(shè)置n 4．表格邊框線設(shè)置n 5．間隔底紋效果的設(shè)置 用公式計(jì)算筆試成績(jī)n 筆試成績(jī)的最后結(jié)果需要使用公式來(lái)進(jìn)行運(yùn)算。（2）公式中的單元格引用，可以在編輯區(qū)直接輸入，也可以通過(guò)單擊該單元格或拖動(dòng)單元格區(qū)域從而實(shí)現(xiàn)自動(dòng)填入。（5）單元格中的公式內(nèi)容顯示在編輯欄中，計(jì)算結(jié)果則顯示在單元格內(nèi)，如果希望直接在單元格中顯示為公式，可以使用Ctrl+~鍵（在Tab鍵的上面），再次鍵入，則取消公式顯示，重新顯示結(jié)果。 為一數(shù)字，指明排位的方式，為 0 或省略，按降序排列排位，不為零，按升序排列進(jìn)行排位。本實(shí)例中，名次確認(rèn)完成后，根據(jù)考試規(guī)則要求，假設(shè)只能選取前40%（即前12名考生進(jìn)入面試階段。（3）單擊編輯欄上的確定按鈕，則I4 單元格中顯示出計(jì)算結(jié)果“可以”。將筆試成績(jī)合格者篩選出來(lái)，可以利用自動(dòng)篩選功能實(shí)現(xiàn)。步驟如下：（1）將鼠標(biāo)定位到“綜合成績(jī)表”工作表的F2單元格中。（5）松開(kāi)鼠標(biāo)，則F3到F13 的所有單元格均計(jì)算出了對(duì)應(yīng)的綜合成績(jī)。這在Excel中通常通過(guò)建立數(shù)據(jù)庫(kù)表格來(lái)實(shí)現(xiàn)。數(shù)據(jù)篩選有兩種操作方法：自動(dòng)篩選與高級(jí)篩選，要注意二者的適用情況，對(duì)于高級(jí)篩選，還必須掌握如何正確設(shè)置篩選條件區(qū)域。4．高級(jí)篩選時(shí)，條件區(qū)域中同一個(gè)條件行的不同單元格中的條件之間互為_(kāi)__________的邏輯關(guān)系；不同條件行的單元格條件之間互為_(kāi)___________的邏輯關(guān)系。（2）用記錄單的方法輸入下表中給出的所有內(nèi)容。（6）篩選出售價(jià)在1600元以上的手機(jī)的銷售情況。（10）用數(shù)據(jù)透視圖顯示各個(gè)分公司、各種型號(hào)手機(jī)的銷售總額。n 制作演示文稿時(shí)，首先需要?jiǎng)?chuàng)建其框架結(jié)構(gòu)，然后進(jìn)行文字輸入以及文字編排；根據(jù)需要，演示文稿的一些幻燈片中還可以進(jìn)行圖片與圖形的添加，表格與圖表的添加，組織結(jié)構(gòu)圖的添加，聲音與影片的添加，以及進(jìn)行幻燈片播放時(shí)旁白的錄制。3．幻燈片一般分為_(kāi)______區(qū)和________區(qū)兩部分。四、應(yīng)用利用本章所學(xué)知識(shí)，練習(xí)演示文稿和幻燈片的制作?！颈菊轮饕R(shí)點(diǎn)】n 操作步驟如下：n 1．啟動(dòng)Outlook，得到“Outlook啟動(dòng)”對(duì)話框，如圖61，單擊“下一步”按鈕 n 在如圖62所示的對(duì)話框中，選擇“不升級(jí)”，單擊“下一步” n 在如圖63所示的“賬戶配置”對(duì)話框中選擇“是”，單擊“下一步”按鈕 n 在如圖64所示的對(duì)話框中，選擇“POP3”，然后單擊“下一步”按鈕 n 5．在如圖65所示的“電子郵件賬戶”對(duì)話框中，進(jìn)行如下操作：n （1）在“用戶信息”一欄，輸入用戶的名字和電子郵件地址，如“火艷”和“Huo_Yan_2002 ”n （2）在“服務(wù)器信息”一欄，輸入接收郵件服務(wù)器和郵件發(fā)送服務(wù)器的名稱，如在“接收服務(wù)器”和“郵件發(fā)送服務(wù)器”對(duì)應(yīng)的文本框中分別輸入“”和“”。Outlook的界面組成 Outlook的退出 n 單擊Outlook窗口右上角的關(guān)閉按鈕或單擊“文件”菜單下的“退出”命令等 聯(lián)系人的創(chuàng)建n Outlook中的“聯(lián)系人”文件夾可以將與某個(gè)聯(lián)系人所有相關(guān)的信息都集中在一起。n (2) 按要求對(duì)郵件的正文進(jìn)行格式設(shè)置。一封郵件由郵件頭和郵件體兩部分組成。（2）在空白郵件窗口中作如下操作：①“收件人”文本框：輸入收件人的Email地址“yu_yue”②“抄送”文本框：輸入其他收件人的操作時(shí)，單擊圖612所示窗口中的“發(fā)送”按鈕，即可完成郵件發(fā)送。 n Outlook可以按照這八個(gè)字段進(jìn)行排序，操作步驟如下：n （1）鼠標(biāo)右擊“郵件列表”框上面一行的任一字段的名稱，如右擊“發(fā)件人”圖標(biāo)，在彈出的快捷菜單中，選擇“升序排序”或“降序排序”命令。n （3）單擊篩選條件后，郵件列表框中符合條件的郵件留下，不符合條件的郵件被隱藏，如圖616所示 是選擇“郵件時(shí)序表”將指定日期（默認(rèn)為當(dāng)天）的郵件篩選出 郵箱管理 n 用戶對(duì)郵箱的管理包括查看郵箱的大小，按大小或時(shí)間搜索郵件，對(duì)郵件進(jìn)行刪除、移動(dòng)或存檔，以及清除整理郵箱。電子郵件使用注意事項(xiàng) n 預(yù)防電子郵件病毒 n 電子郵件的使用技巧與建議 預(yù)防電子郵件病毒 n 因特網(wǎng)是一個(gè)巨大的信息庫(kù)，每天有數(shù)不清的信息在網(wǎng)絡(luò)上流動(dòng)，網(wǎng)上同樣也可能有惡意的程序。而專用的電子郵件管理程序，如Outlook 、Outlook Express和FoxMail（處于篇幅所限，本書(shū)主要介紹了第一種，其實(shí)后兩種程序某前使用也比較多，讀者可以自己學(xué)習(xí)）可以在離線的狀態(tài)下撰寫郵件，可一次寫上若干封，全部完成后再按“發(fā)送 ”按鈕自動(dòng)接通網(wǎng)絡(luò)集中發(fā)出。n （2）正確設(shè)置Email軟件n 正確設(shè)置Email軟件，如使用Outlook、Outlook Express等軟件提供的“收發(fā)郵件后自動(dòng)掛斷連接”、“掛斷前先提示是否要掛斷”等功能，可使收發(fā)結(jié)束就自動(dòng)斷線。n （4）多申請(qǐng)幾個(gè)不同站點(diǎn)的免費(fèi)信箱n 如果條件允許，不妨多申請(qǐng)幾個(gè)不同站點(diǎn)的免費(fèi)Email信箱，用于不同用途。n （6）公共場(chǎng)合盡量少填寫個(gè)人信息n 在聊天室和一些需要登記個(gè)人信息的場(chǎng)合，要盡量少地填寫個(gè)人信息，以免遭到垃圾郵件的侵襲。任務(wù)的創(chuàng)建和使用n 任務(wù)是一項(xiàng)與人員或工作相關(guān)的事務(wù)，用戶可以接受上級(jí)分派的任務(wù)，也可把任務(wù)分派給其他人。1．任務(wù)的創(chuàng)建n （1）在Outlook面板中，單擊“任務(wù)”圖標(biāo)，打開(kāi)“任務(wù)－Microsoft Outlook”窗口。n ③ 單擊“狀態(tài)”下拉列表框的“▼”選擇任務(wù)的狀態(tài)（未開(kāi)始、進(jìn)行中等）。n （2）單擊如圖所示的“任務(wù)”窗口中“動(dòng)作”菜單下的“分配任務(wù)”命令或常用工具欄中的“分配任務(wù)”按鈕，彈出如圖所示的窗口。n 要利用“日歷”安排以上的約會(huì)，操作步驟如下：n 1．在Outlook面板中，單擊“日歷”圖標(biāo)，選擇“文件”／“新建”／“約會(huì)”命令，彈出如圖623所示的“未命名約會(huì)”窗口。n 5．單擊“約會(huì)”選項(xiàng)卡，在“主題”文本框中輸入主題說(shuō)明“產(chǎn)品策劃”，在“地點(diǎn)”文本框中輸入開(kāi)會(huì)的地址“公司多媒體演播廳 日記和便箋的使用 n 利用日記可以記錄下自己最近作的一些事情，以便回顧和總結(jié)；而利用便箋可以隨手寫下自己最近需要處理的一些事務(wù)，以便給自己作出提醒 n 日記的使用 n 便箋的使用 日記的使用 n 創(chuàng)建日記條目 n 自動(dòng)記錄日記條目 n 打開(kāi)日記條目 便箋的使用 n 創(chuàng)建便箋 n 編輯便箋 創(chuàng)建日記條目 n 創(chuàng)建日記條目的操作步驟如下：n （1）打開(kāi)“文件”菜單，選擇“新建”下的“日記條目”，打開(kāi)編輯日記的窗口。操作步驟如下：n （1）在Outlook主窗口中，選擇單擊“工具”／“選項(xiàng)”命令，彈出如圖629所示的“選項(xiàng)”對(duì)話框。操作步驟如下：n （1）在“文件夾列表”中單擊“日記”項(xiàng)，打開(kāi)“日記”窗口 n （2）在日記窗口右側(cè)列表框中單擊“年月”右側(cè)的“▼”，在彈出的日歷中選擇日期。n （2）便箋顏色的設(shè)置n 在便箋圖標(biāo)上右擊鼠標(biāo)，在快捷菜單中指向“顏色”項(xiàng)，在下一級(jí)菜單中單擊相應(yīng)的顏色名，可以將便箋按其內(nèi)容的不同分別設(shè)置為粉紅、藍(lán)、綠和白等顏色 小 結(jié)n 在辦公業(yè)務(wù)處理中，經(jīng)常需要進(jìn)行桌面信息管理活動(dòng)。2．Outlook面板中，主要包括________ 、________ 、_________、 _________ 、_________、便箋和已刪除的郵件等項(xiàng)。第 6 章辦公中的桌面信息管理 【本章內(nèi)容介紹】n 在辦公業(yè)務(wù)處理中，辦公人員經(jīng)常需要進(jìn)行電子郵件交流和桌面信息管理，比如管理郵件、安排約會(huì)、建立聯(lián)系人和任務(wù)等，利用有關(guān)軟件可以提高這些活動(dòng)的管理效