【文章內(nèi)容簡介】 當公司的業(yè)務(wù)運作進行時，采購部是負責公司一切物品的采購及服務(wù)的部門，公司一切所需求的物品必須經(jīng)由采購部負責采購，公司不允許未經(jīng)行政管理部門批準的任何購貨行為，無論現(xiàn)金（零用金除外〕及非現(xiàn)金的交易，需用部門必須按照采購程序，經(jīng)過審批手續(xù)后，由采購部辦理。采購部要提供最新的市場信息的資料給需求部門，且采購部需要為各使用部門提供可靠的服務(wù)，搜集良好的品質(zhì)的物料和供應(yīng)商來配合公司的政策，采購人員必須對所有物品 的數(shù)量、質(zhì)量、價格、貨源等加以控制，并能按各部門的要求，購入質(zhì)優(yōu)、價廉的貨品從而達到最大限度的降低進貨成本提高利潤，節(jié)約資金之目的。 采購程序： 一 采購貨品分類： 1. 貨艙存貨補充－－倉庫管理人員應(yīng)經(jīng)常留意各種庫存物品的存量的改變在物料的存量達到規(guī)定的補充線時，應(yīng)及時提出補充要求，保障公司任何時間均有合理的物料供應(yīng)。 2. 部門新增的物品－－運作部門在業(yè)務(wù)所需時，須要新增設(shè)備或添加物料 時，所需的采購工作在各部的采購申請獲得行政辦批準后，由采購部門進行洽購，以適應(yīng)新的業(yè)務(wù)發(fā)展。 3. 部門替換舊 有設(shè)備或物品－－當公司的業(yè)務(wù)運作至一定周期時，操作設(shè)備，器材，用具，低值易耗品等物品，均需按情形更新，補充。 4. 物品和飲料供應(yīng)－－食物及飲料供應(yīng)品因性質(zhì)不同，且受客人流量和消費的影響，故每天都有極大的流量，加上品質(zhì)方面的選定，需要廚房部，飲食部，采購部和成本控制部的合作，以便能以最佳的物料產(chǎn)出最好的食物和飲品，因此，其采購申請和程序與其他部門不同，除了批量的采購外，亦有每天補充用料的每日市場采購。 5. 燃油和燃料 6. 維修物料和工程零配件。 7. 急用和零星用品 二．貨艙存貨補充，部門 新增物品及替換舊有設(shè)備或物品采購申請及程序 1. 采購申請 ＝＝＝＝＝＝＝＝ 貨艙存貨補充 各倉庫的每項存?zhèn)}物料均應(yīng)設(shè)定合理的補充線，在存量接近或低于補充線時，即需要補充貨倉之存貨，貨倉主管便需填寫一份貨倉補貨表通知給有關(guān)部門，表內(nèi)必須注明以上資料： 貨品名稱 a. 平均每月消耗量 b. 庫存數(shù)量 c. 最近一次訂貨數(shù)量 d. 最近一次訂貨數(shù)量建議 e. 提供本次訂貨數(shù)量建議 f. 若有可能應(yīng)隨附樣品 有關(guān)部門查閱后需回復該項貨品是否需要取消或補充，如有任何轉(zhuǎn)變或更改，應(yīng)予注明，然后送 回貨倉主管，貨倉主管便可填寫采購申請表送交采購部。 主題：采購制度及程序 生效日期： 部門新增物品 若有部門欲增置新物品，部門主管應(yīng)參照每年之預(yù)算有否包括等該項目在內(nèi)，如沒有預(yù)算，應(yīng)連同有關(guān)報告和采購申請表一并送交采購部。 部門替換舊有設(shè)備或物品 如部門欲替換舊有設(shè)備或物品，應(yīng)先填寫一份“固定資產(chǎn)，物品損失或損壞報告”給財務(wù)經(jīng)理審批，經(jīng)審批后，將一份損失或損壞報告副本和采購申請表送交采購部。 2. 采 購申請單 ＝＝＝＝＝＝＝＝ 所有的采購申請必須填寫一式四份采購申請單經(jīng)部門主管核簽后，整份共四頁交給采購部。 采購申請單一共四頁，在經(jīng)行政辦批準后： 第一頁：收貨部存檔（存收貨組準備收貨） 第二頁：采購部存檔 第三頁：財務(wù)部存檔（應(yīng)付會計核算） 第四頁：部門存檔 填寫采購申請單時部門主管應(yīng)注意的事項： a. 貨品名稱，規(guī)格，數(shù)量及數(shù)量單位必須列明 b. 如貨物必須在指定日期前收到請注明 c. 此申請單只 限于部門主管簽署 d. 部門主管必須緊記，此申請單交往采購部之日起，采購部需要找供應(yīng)商之報價，選擇供應(yīng)商，然后經(jīng)財務(wù)經(jīng)理及總經(jīng)理批準方可發(fā)出采購訂單，制造至送貨需要一定的時間，故請各部門主管詳細計劃訂貨時間，及時發(fā)出申請表，以配合貨品之應(yīng)用。 主題：采購制度及程序 生效日期： 3. 檢定申請單 ＝＝＝＝＝＝＝＝ 當采購部收到采購申請單后，應(yīng)作出以下覆查，以防錯漏。 簽署核對 檢定采購申請單有否部門主管簽署及核對是否準確。 數(shù)量核對 覆查存?zhèn)}數(shù)量及每月消耗，決定采購申請表上之數(shù)量是否正確，因過多或過少都會產(chǎn)生很多不良后果。 過多存貨引起的問題有： a. 流動資金減少而束縛于存貨成本， b. 保險費及存貨成本增加， c. 貨品殘變或過期的可能性而形成損耗， d. 貨品有被盜之危險而招損 存貨不足引起的問題： a. 出品產(chǎn)生缺項，令到客人不滿或令整個預(yù)定的供應(yīng)計劃改變，影響業(yè)務(wù)素質(zhì)和公司形象 b. 匆忙的定單導致價格或品質(zhì)上的不可預(yù)控， 4. 供應(yīng)商 ＝＝＝＝＝＝＝ 聯(lián)絡(luò)供 應(yīng)商 我們可以利用電話，傳真或其他通訊途徑聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商要求資料，報價及樣品，供應(yīng)商資料可從以下來源獲得： a. 營業(yè)代表的來訪 主題：采購制度及程序 生效日期： b. 供應(yīng)商目錄及郵寄小冊子 c. 刊物或電話黃頁，報刊上的廣告 d. 展覽會 e. 有關(guān)部門的介紹 選擇供應(yīng)商 在采購方面，選擇供應(yīng)商是一項十分重要的環(huán)節(jié)，故我們選擇供應(yīng)商時要考慮以下條件： a. 穩(wěn)固財政：最好選擇有穩(wěn)固財政能力的供應(yīng)商，因這樣對保持公司貨品水準，數(shù)量及交貨期有一定的保障， b. 品質(zhì)的統(tǒng)一：所選擇的供應(yīng)商必須符合公司要求的物品，令公司保持一貫穩(wěn)定水準， c. 地區(qū)：若品質(zhì)或數(shù)量可以接收的話，最好選擇本地的供應(yīng)商，從而節(jié)省稅項，運輸及保險費用，且聯(lián)系方便，易於隨時檢查合同的執(zhí)行情況， d. 價格：如所有供應(yīng)商之貨品，品質(zhì)，數(shù)量及交貨期都能符合公司要求，選擇供應(yīng)商便選擇價格最低的一家，若品質(zhì)條件不同則應(yīng)與需貨部門共同考慮，協(xié)商核定最符合公司要求的供應(yīng)商， e. 維修保養(yǎng)：如所購買之貨品是需要日后有維修保養(yǎng)的，選擇供應(yīng)商便需要注意這一項，因好的維修服務(wù)能間接影響貨品的性能和成 本，采購人員應(yīng)向工程部門咨詢有關(guān)的自行維修的可能性及日后的保養(yǎng)維修方法，屬于機電，器材等項目的購買，事先一定要向工程部門了解所購買物品能可否與公司的現(xiàn)有配套系統(tǒng)兼容，以免造成不能配套或無法安裝的情況。 ＝＝＝＝＝＝＝ 公司的制度，報價單需要最少三家作出比較，但要視貨品質(zhì)量和種類，和貨源供應(yīng)而定。 主題：采購制度及程序 生效日期： 報價種類 口頭報價：口頭報價只可接受于經(jīng)常翻訂，而質(zhì)量價格與供應(yīng)商最后一次訂貨完全相同，除 每天市場采購外，其他采購業(yè)務(wù)應(yīng)絕對避免。 書面報價：這是最完善的報價方法，新置貨品必須采用此種方法，其他采購業(yè)務(wù)應(yīng)盡量以此種方法進行，以免臨時發(fā)生變化， 投標方式：對于價值大的工程項目，最好發(fā)出投標之邀請信給有潛力的供應(yīng)商，并要求于指定日期內(nèi)報價，過期作廢，公司對于每一份報價要保守秘密以求取得公平競爭，擇優(yōu)選取。 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ 選擇貨品時，采購部需集中有關(guān)部門意見，并詳細分析報價單中資料，以確保正確的選擇。 樣本測試 a. 當需要某 種貨品時，采購部可要求供應(yīng)商提供樣品 b. 樣品交予需求部門進行種種測試及提供意見，例如：布草洗滌的測試等 c. 為求公平，供應(yīng)商的名字無需提供給需求部門 d. 在進行測試時，采購職員需在場證明 e. 測試需由需求部門提供書面報告給采購部 7. 議價 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝ 通常物品的價值和數(shù)量較大時，我們可以和供應(yīng)商作議價以進一步達成對公司較為有利的協(xié)議，而且我們不單可在價格方面洽談，甚至物品的質(zhì)量，交貨期或一切細節(jié)，通過議價，價格可減低，這樣，對公司有直接的利益，在以下的情況中是沒有多大作用的，但是仍應(yīng) 盡力嘗試。 a. 小數(shù)值的購買 主題：采購制度及程序 生效日期： b. 唯一供應(yīng)的來源 c. 法律規(guī)定的價格 d. 已定折扣之價目表 e. 緊俏的市場商品 8. 決定 ＝＝＝＝＝＝＝＝ 當一切步驟完成后，采購部便可將有關(guān)資料填寫在采購申請單的適當欄目內(nèi)，連同所有的報價單和推薦供應(yīng)商之報告交給財務(wù)經(jīng)理及總經(jīng)理批準。 9. 定購 ＝＝＝＝＝＝＝＝ 采購申請表一經(jīng)財務(wù)經(jīng)理及總經(jīng)理審批后，交回采購部，采購部可按第 2項的安排分派采購申請單給規(guī)定的 部門，而采購人員應(yīng)立刻準備采購單給供應(yīng)商，及時進行采購物料。 采購定單 采購定單乃公司正式給予供應(yīng)商之授權(quán)文件，此份定單一式六份，而其中之供應(yīng)商，貨品內(nèi)容資料，數(shù)量及價格必須與已批準之采購申請表相同。 采購定單一式六份： 第一份：供應(yīng)商 第二，三份：采購部 第四份：會計部 第五份：收貨部 第六份：需求部門 主題：采購制度及程序 生效日期： a. 采購定單必須之資料： — 貨品供應(yīng)商名稱，地址及有關(guān) 資料 — 采購申請單之號碼 — 定單日期 — 需求部門 — 品名，質(zhì)量，種類描述，數(shù)量，單價，交貨期，運輸方式及驗收標準 — 總值 — 付款方法 b. 采購定單中的有效簽名： 采購定單中授權(quán)的有效簽署處加蓋公司的合同專用章外，另需按公司規(guī)定的分級授權(quán)加簽，例如： — 總值在 元人民幣以下，只需 財務(wù)經(jīng)理簽字批準 — 總值在 元人民幣以上，需要 財務(wù)部經(jīng)理 總經(jīng)理或授權(quán)之付經(jīng)理簽字批準 合同 有 關(guān)服務(wù)性質(zhì)之要求，工程項目或高總值及數(shù)量大的物品之定購，我們可以用采購合同代替采購定單，采購合同是一份互相協(xié)定的有效法律文件，一經(jīng)簽署，雙方便要遵守合同上的細則。 a. 合同的目的： 買賣雙方經(jīng)由合同來確認雙方的責任，保障雙方利益 合同經(jīng)雙方蓋章及簽署后，彼此各執(zhí)一份以作為憑證，完善合同的效力 合同足以約束買賣雙方的行為，減少違約事件的發(fā)生，保障合同的有效執(zhí)行 主題：采購制度及程序 生效日期： b. 工程合同細則應(yīng)詳細列明： — 工作范圍－ 物料供應(yīng)，安裝家私設(shè)備 — 規(guī)格，質(zhì)量標準及驗收標準和方法 — 其他費用－雜項開支，超時，利息，工人工資，保險等的承擔 — 完成工期和工程進度界定方法 — 延期完工之賠償 — 保養(yǎng)期及維修事項的規(guī)定 — 工程進度款，保障金等的付款方法和規(guī)定 c. 物品或服務(wù)性采購合同細則應(yīng)列明： — 詳細的采購項目標的質(zhì)量，規(guī)格，數(shù)量，包裝的規(guī)定 — 交貨期限，運輸方法及交貨地點 — 付款細則和驗收方法 — 維修保養(yǎng)方法及收費 — 保證的年限 — 接受或拒絕貨品程度和處理方法 — 什 么情形下可取消合同 — 合同的權(quán)利（違約賠償及其他權(quán)益保障） 10. 其他 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝ 采購定單之跟蹤 當定單發(fā)出后，采購部需跟催整個過程直至滿意收貨 以下情況乃采購部需要跟催的： a. 貨品未能依期交貨 b. 交貨數(shù)量或品質(zhì)與定單出入 c. 新聘的供應(yīng)商或改變供應(yīng)商 d. 唯一來源但有問題的供應(yīng)商 e. 供應(yīng)商未能履行合同的責任 采購定單的取消 a. 公司 欲取消定單： 如因某種原因欲取消已發(fā)出之定單，供應(yīng)商可能提出取消的賠償，故采 購部必須預(yù)先提出有可能的問題及可行解決方法給財務(wù)經(jīng)理決定解決辦法。 b. 供應(yīng)商欲取消定單： 如供應(yīng)商欲取消定單，采購部必須能夠找到另一個供應(yīng)商，并立即通知主題：采購制度及程序 生效日期： 需 求部門，為保障公司利益，供應(yīng)商必須賠償公司人力，時間及其他經(jīng)濟損失。 c. 違反合同： 合同上應(yīng)已載明詳細細則，若有違反，便應(yīng)依合同上所載作處理。 收貨 收貨乃收貨組之責任，但采購仍對貨品作出必要的檢查，以 保障公司購入 適當貨品，當送到的貨品有問題時，數(shù)