【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 總審批財(cái)務(wù)部由銷售助理再次復(fù)核轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)處再次復(fù)核，無(wú)誤后發(fā)放至合作單位賬戶將信息費(fèi)發(fā)放的情況書(shū)面通知營(yíng)銷副總、商務(wù)部、市場(chǎng)部與辦事處。財(cái)務(wù)處業(yè)務(wù)費(fèi)用提取的流程圖需需合作單位提供發(fā)票后網(wǎng)絡(luò)信息成員的業(yè)績(jī)管理操作流程如圖所示： 原則 （1）市場(chǎng)部信息管理員負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)信息在傳遞到直接領(lǐng)導(dǎo)者這一階段的安全、保密工作，不得向任何第二人透露。 （2）市場(chǎng)部信息管理員對(duì)所經(jīng)手的任何場(chǎng)報(bào)告原始表報(bào)都要做好分類保存工作。確實(shí)查有復(fù)件或不必保存的，需經(jīng)部門(mén)經(jīng)理同意后用碎紙機(jī)銷毀。 （3）市場(chǎng)部信息管理員只對(duì)當(dāng)年發(fā)生的信息管理負(fù)責(zé)。進(jìn)入第二個(gè)年度后，市場(chǎng)部信息管理員應(yīng)在第一個(gè)季度內(nèi)將所有前一年的信息資料進(jìn)行立卷歸檔，移交公司銷售助理統(tǒng)一保管。 市場(chǎng)部信息管理員負(fù)責(zé)保存與保密的信息范圍 （1）網(wǎng)絡(luò)成員信息檔。應(yīng)建立網(wǎng)絡(luò)成員基本情況檔與發(fā)展動(dòng)態(tài)檔（ABC）。 （2）各類市場(chǎng)部及所轄辦事處的市場(chǎng)計(jì)劃總結(jié)檔；包括年度、月度、周計(jì)劃總結(jié)。 （3）網(wǎng)絡(luò)信息過(guò)程記錄報(bào)告及項(xiàng)目基本情況報(bào)告。 （4）公司下發(fā)市場(chǎng)部的各類管理制度及指令。 操作規(guī)程 （1）及時(shí)催收各類需保存的信息資料，并按照“條款類目”（報(bào)告總結(jié)計(jì)劃類、專題活動(dòng)類、廣告宣傳類、競(jìng)爭(zhēng)動(dòng)態(tài)類、各類表格、公司文件、客戶檔案、市場(chǎng)反饋類、交接手續(xù)、部門(mén)會(huì)議記錄等）分別存放，第二年檢查齊全后，整理立卷歸檔。 （2）歸檔方法可以按字母順序排列、按題目分類、或按地區(qū)、時(shí)間等形式分類，但是，為了查找方便，無(wú)論采取哪一種分類形式，都必須在檔案夾里清楚地標(biāo)明并按順序排列好。 （3）每天要及時(shí)將信息資料文件歸檔，以免散失、積壓； （4）每年要清理一次檔案，清除不必要保存之材料； （5）準(zhǔn)確地做好文件索引，以便于查找； （6）歸檔前要先把資料進(jìn)行分類，把材料按類別分組裝入待辦卷宗，使所有材料都能隨手而得，避免盲目查找； （7）立卷按永久、長(zhǎng)期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件要把正文和底稿、文件和附件、請(qǐng)求和批復(fù)放在一起，卷內(nèi)頁(yè)號(hào)一律在右角； （8），裝訂前要拆除金屬物，做好文件材料的檢查，對(duì)破損或退色的材料，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制；裝訂部位過(guò)窄或有字跡的材料，要有紙加襯邊；紙面過(guò)大的書(shū)寫(xiě)材料，要按卷宗大小折疊整齊；字跡難能以辨認(rèn)的材料，應(yīng)附上抄件；卷宗標(biāo)題要標(biāo)明作者、問(wèn)題或名稱，文字要簡(jiǎn)練、確切，用毛筆或鋼筆書(shū)寫(xiě)，字跡要端正； （9）根據(jù)卷內(nèi)文件之聯(lián)系，進(jìn)行系統(tǒng)排列、編張?zhí)枴⒊瓕?xiě)案卷題目和案卷封面、確定保管期限、裝訂案卷、排列案卷、編制案卷目錄等，檔案目錄主要由封面、全宗說(shuō)明、案卷目錄、卷內(nèi)目錄組合而成； （10）對(duì)于已失效的檔案要按規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀檔案材料前要經(jīng)過(guò)認(rèn)真鑒定，確定要銷毀的檔案材料必須列冊(cè)登記，送市場(chǎng)部經(jīng)理——營(yíng)銷副總審批后才能銷毀； （11）銷毀檔案材料時(shí)，必須指派專人監(jiān)銷，防止失密。 按永久、長(zhǎng)期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件要把正文和底稿、文件和附件、請(qǐng)求和批復(fù)放在一起，卷內(nèi)頁(yè)號(hào)一律在右角，案卷目錄打印四份，卷內(nèi)目錄打印五份裝訂前做好文件材料的檢查銷毀前要經(jīng)過(guò)鑒定，確定要銷毀的必須列冊(cè)登記，送市場(chǎng)部經(jīng)理和營(yíng)銷副總審批后才能銷毀，銷毀時(shí)，必須指派專人監(jiān)銷，防止失密作業(yè)流程執(zhí)行人員催收資料資料歸檔清理資料每年清理一次檔案，清除不必要保存之材料市場(chǎng)部信息管理員并按照“條款類目”分別存放市場(chǎng)部信息管理員檔案夾里清楚地標(biāo)明按什么排序并安排列好每天歸檔以免散失、積壓備好索引便于查找市場(chǎng)部信息管理員市場(chǎng)部信息管理員立卷信息的保存與保密作業(yè)流程圖裝訂市場(chǎng)部信息管理員銷毀市場(chǎng)部信息管理員信息的保存與保密作業(yè)流程如圖所示： 保密管理規(guī)定 （1）市場(chǎng)部信息管理員統(tǒng)一管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)全部重要的文書(shū)檔案，保護(hù)檔案的完整和安全，做好檔案的借閱使用工作，為營(yíng)銷系統(tǒng)的經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)； （2）公司成立以來(lái)在各項(xiàng)工作和活動(dòng)中形成的、已辦理完畢、有保存價(jià)值的檔案材料，是公司工作的真實(shí)歷史記錄，亦是今后工作參考的重要依據(jù)，必須按國(guó)家有關(guān)規(guī)定，由保密室集中統(tǒng)一管理，任何人不得據(jù)為已有； （3）市場(chǎng)部信息管理員必須忠于職守，遵守紀(jì)律，嚴(yán)守秘密，主動(dòng)、準(zhǔn)確、迅速地為使用者提供檔案資料； （4）市場(chǎng)部電腦室是重要工作場(chǎng)所，任何無(wú)關(guān)人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)； （5）電腦室的一切設(shè)備設(shè)施，任何人未經(jīng)許可不得使用及隨意翻動(dòng)； （6）市場(chǎng)部信息管理員應(yīng)定期檢查保密室的電器設(shè)備、消防器材的完好狀況，確保檔案的安全。 檔案文件借閱規(guī)定 （1）借閱檔案（文件、資料），必須先履行檔案借閱登記手續(xù)，秘級(jí)檔案文件必須經(jīng)市場(chǎng)部經(jīng)理、營(yíng)銷副總或公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能借閱； （2）一般情況下，案卷不能借出，只供在檔案室閱看；需借出，必須經(jīng)市場(chǎng)部經(jīng)理、營(yíng)銷副總或公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能借出； （3）文件、資料借閱期限不得超過(guò)兩個(gè)星期，到期必須歸還，如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)； （4）借閱檔案的人員必須愛(ài)護(hù)檔案，要保證檔案的安全與完整，對(duì)檔案內(nèi)容要保密，不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞，否則按違反《保密法》（附件13）追究當(dāng)事人的責(zé)任； （5）借閱的檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)；（6）外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能借閱，但不能帶離檔案室；（7）外單位摘抄卷內(nèi)檔案，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意，對(duì)摘抄的材料要進(jìn)行審核才能帶出。項(xiàng)目信息的審閱：營(yíng)銷副總經(jīng)理（可會(huì)同商務(wù)部經(jīng)理）接到市場(chǎng)部遞交的《項(xiàng)目信息報(bào)告表》后，應(yīng)及時(shí)根據(jù)工程規(guī)模、審批情況、開(kāi)工時(shí)間等分析該項(xiàng)目信息的價(jià)值，決定是否需要跟蹤及是否需要重點(diǎn)跟蹤。做出批示后，交由商務(wù)部辦理。 下達(dá)《項(xiàng)目跟蹤任務(wù)書(shū)》：商務(wù)部按輕重緩急，給相應(yīng)的辦事處下達(dá)《項(xiàng)目跟蹤任務(wù)書(shū)》，并附上《項(xiàng)目信息報(bào)告表》。 跟蹤安排：接到《項(xiàng)目跟蹤任務(wù)書(shū)》后，辦事處主任（或安排市場(chǎng)開(kāi)發(fā)助理）應(yīng)及時(shí)對(duì)項(xiàng)目業(yè)主進(jìn)行跟蹤、接觸，并對(duì)《項(xiàng)目信息報(bào)告表》的信息內(nèi)容的準(zhǔn)確性和真實(shí)性進(jìn)行核實(shí)。對(duì)重要項(xiàng)目，辦事處主任必須親自參與客戶跟蹤工作。 跟蹤過(guò)程：1）辦事處主任或其他人員應(yīng)熟練地運(yùn)用《推銷臺(tái)詞》（附件14）進(jìn)行鋼結(jié)構(gòu)推介、杭蕭鋼構(gòu)企業(yè)推薦等，積極引導(dǎo)客戶采用鋼結(jié)構(gòu)技術(shù)、接受杭蕭公司。 2）根據(jù)與客戶洽談的具體情況，辦事處應(yīng)適時(shí)邀請(qǐng)業(yè)主單位負(fù)責(zé)人或工程決策人員參觀考察杭蕭公司，或參觀杭蕭公司在建的知名工程，或已完工的其它形象工程。這是取得業(yè)主信任的重要手段。一旦客戶接受參觀邀請(qǐng)，辦事處主任應(yīng)及時(shí)與市場(chǎng)部取得聯(lián)系，以便安排陪同、接待事宜。 3）辦事處人員必須準(zhǔn)確地理解和把握客戶的真實(shí)意圖，摸清對(duì)方底細(xì)，只有客戶有合作的誠(chéng)意，投標(biāo)或報(bào)價(jià)才有意義。 4）為加強(qiáng)商務(wù)活動(dòng)的計(jì)劃性，辦事處在每周工作結(jié)束后都必須填寫(xiě)《周項(xiàng)目跟蹤總結(jié)計(jì)劃表》（附件15），交商務(wù)部經(jīng)理，此表將作為考核辦事處工作業(yè)績(jī)的重要依據(jù)； 5）辦事處每次對(duì)業(yè)主的跟蹤拜訪后，都應(yīng)根據(jù)拜訪的情況填寫(xiě)《項(xiàng)目個(gè)案跟蹤動(dòng)態(tài)表》（附件16），一式兩份，一份自己分析，一份每周交商務(wù)部經(jīng)理，特殊情況隨時(shí)告知商務(wù)部經(jīng)理。6）在對(duì)業(yè)主及工程項(xiàng)目的基本情況有了較為全面的了解后，辦事處應(yīng)準(zhǔn)確填制《業(yè)主情況報(bào)告表》（附件17），及時(shí)上交商務(wù)部經(jīng)理。 7）商務(wù)部經(jīng)理必須每月一次對(duì)所有跟蹤項(xiàng)目進(jìn)行匯總，填寫(xiě)《潛在項(xiàng)目跟蹤情況匯總表》（附件18），交營(yíng)銷副總經(jīng)理。8）如果跟蹤失?。丛獾娇蛻舻拿鞔_拒絕），商務(wù)部經(jīng)理應(yīng)與辦事處主任一起分析原因，以指導(dǎo)今后的客戶跟蹤工作。同時(shí)將相關(guān)情況向營(yíng)銷副總經(jīng)理匯報(bào)。 請(qǐng)求技術(shù)支持：辦事處人員必須隨時(shí)掌握跟蹤項(xiàng)目的動(dòng)態(tài)（項(xiàng)目審批進(jìn)展情況、資金落實(shí)情況等）。一旦獲得客戶明確的合作意向或進(jìn)入招標(biāo)對(duì)象，辦事處主任必須立即向商務(wù)部經(jīng)理反饋，以便商務(wù)部及時(shí)采取措施。同時(shí)，辦事處主任必須按時(shí)索取或購(gòu)買(mǎi)招標(biāo)文件交商務(wù)部經(jīng)理。 技術(shù)支持安排：商務(wù)部經(jīng)理在獲得辦事處反饋的關(guān)于業(yè)主合作意向明確或列為招標(biāo)對(duì)象的信息后，應(yīng)及時(shí)根據(jù)該項(xiàng)目及業(yè)主的情況研究技術(shù)支持方案，確定選派的責(zé)任人、時(shí)間、費(fèi)用預(yù)算等。 對(duì)于常規(guī)工程，如果該辦事處主任業(yè)務(wù)素質(zhì)好、能力強(qiáng)，可授權(quán)其與客戶進(jìn)行技術(shù)洽談、提供初步的技術(shù)解決方案或框架；反之，則應(yīng)及時(shí)派出有專長(zhǎng)的銷售工程師介入。 對(duì)于特殊工程，商務(wù)部應(yīng)根據(jù)辦事處反饋的跟蹤情況，組織技術(shù)專家研究解決方案，然后組織銷售工程師及早介入。 對(duì)于特大型工程或高層結(jié)構(gòu)工程，必須將跟蹤情況隨時(shí)上報(bào)營(yíng)銷副總，由營(yíng)銷副總或總經(jīng)理組織相關(guān)人員會(huì)商對(duì)策，組織較強(qiáng)的技術(shù)力量及時(shí)介入，以產(chǎn)生良好的前期工作效果。 技術(shù)支持過(guò)程： 1）銷售工程師介入項(xiàng)目后，首先必須仔細(xì)閱讀“客戶跟蹤檔案” ，特別是辦事處反饋的《項(xiàng)目跟蹤報(bào)告表》和《項(xiàng)目個(gè)案跟蹤動(dòng)態(tài)表》，對(duì)疑惑之處可直接向相應(yīng)的辦事處主任了解，力求在業(yè)務(wù)洽談開(kāi)始前摸清對(duì)方底細(xì)，做到知己知彼。 2）如果由銷售工程師負(fù)責(zé)向客戶提供方案，則辦事處的職能轉(zhuǎn)向積極配合銷售工程師開(kāi)展工作。 3）銷售技術(shù)人員（銷售工程師或辦事處主任等）的任務(wù)是向業(yè)主提供經(jīng)濟(jì)、合理的技術(shù)方案，具體包括： 詳細(xì)了解業(yè)主的需求，正確解答業(yè)主提出的有關(guān)鋼結(jié)構(gòu)方面的問(wèn)題 根據(jù)業(yè)主需求提供初步的技術(shù)方案（框架） 爭(zhēng)取投標(biāo)機(jī)會(huì) 設(shè)計(jì)條件確認(rèn)：方案階段結(jié)束時(shí)，銷售技術(shù)人員必須對(duì)業(yè)主的要求進(jìn)行總結(jié)、歸納，全面準(zhǔn)確地理解和把握，并形成書(shū)面化的設(shè)計(jì)條件，清楚地表達(dá)業(yè)主的要求，以確保方案設(shè)計(jì)的準(zhǔn)確性。設(shè)計(jì)條件必須得到業(yè)主的簽字確認(rèn)。 設(shè)計(jì)條件必須包括以下內(nèi)容： ● 建筑物尺寸（長(zhǎng)度、寬度、柱距、跨度、檐高、層高、軌頂標(biāo)高等） ● 工程地點(diǎn) ● 設(shè)計(jì)荷載（樓面活荷載，其它附加荷載，吊車(chē)資料等） ● 其它必須說(shuō)明的條件或指明由設(shè)計(jì)定的條件 ● 必要時(shí)附建筑、平、立、剖及說(shuō)明 投標(biāo)工作開(kāi)始：商務(wù)部經(jīng)理在得到工程設(shè)計(jì)條件及招標(biāo)文件后，投標(biāo)工作隨即開(kāi)始。項(xiàng)目跟蹤與前期工作流程審閱項(xiàng)目信息營(yíng)銷副總可會(huì)同商務(wù)部經(jīng)理審閱市場(chǎng)部遞交的《項(xiàng)目信息報(bào)告表》決定是否需要跟蹤（通知）下達(dá)《項(xiàng)目跟蹤任務(wù)書(shū)》商務(wù)部安排跟蹤辦事處主任接到《項(xiàng)目跟蹤任務(wù)書(shū)》后，進(jìn)行跟蹤、接觸，核實(shí)跟蹤過(guò)程辦事處主任或其他人員熟練地運(yùn)用《推銷臺(tái)詞》辦事處主任請(qǐng)求技術(shù)支持每周工作結(jié)束后都必須填寫(xiě)《周項(xiàng)目跟蹤總結(jié)計(jì)劃表》，《項(xiàng)目個(gè)案跟蹤動(dòng)態(tài)表》《業(yè)主情況報(bào)告表》交商務(wù)部經(jīng)理《潛在項(xiàng)目跟蹤情況匯總表》，交營(yíng)銷副總經(jīng)理。如果跟蹤失敗向營(yíng)銷副總經(jīng)理匯報(bào)安排技術(shù)支持獲得合作意向或進(jìn)入招標(biāo)對(duì)象，辦事處主任必須立即向商務(wù)部經(jīng)理反饋，以便商務(wù)部及時(shí)采取措施。同時(shí)，辦事處主任必須按時(shí)索取或購(gòu)買(mǎi)招標(biāo)文件交商務(wù)部經(jīng)理。商務(wù)部經(jīng)理研究技術(shù)支持方案，確定選派的責(zé)任人、時(shí)間、費(fèi)用預(yù)算技術(shù)支持過(guò)程銷售工程師向業(yè)主提供經(jīng)濟(jì)、合理的技術(shù)方案設(shè)計(jì)條件銷售工程師并形成書(shū)面化的設(shè)計(jì)條件得到業(yè)主的簽字確認(rèn)投標(biāo)工作開(kāi)始商務(wù)部經(jīng)理得到工程設(shè)計(jì)條件及招標(biāo)文件后，投標(biāo)工作隨即開(kāi)始。作業(yè)流程執(zhí)行及部門(mén)人員并附上《項(xiàng)目信息報(bào)告表》原則 （1）責(zé)任歸屬：由于標(biāo)書(shū)工程量計(jì)算錯(cuò)誤或價(jià)格計(jì)算錯(cuò)誤等因素而造成的廢標(biāo)、失標(biāo)、中標(biāo)失利或虧損，投標(biāo)辦承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。 （2）保密性：投標(biāo)工作是一項(xiàng)保密性要求極高的工作，在正式合同簽訂前，標(biāo)書(shū)內(nèi)容應(yīng)受到嚴(yán)格保密。因此，知曉人員不得向非相關(guān)人員透露任何涉及標(biāo)書(shū)內(nèi)容的信息。違反者，視情節(jié)輕重處以 元—— 元的經(jīng)濟(jì)責(zé)任。嚴(yán)重者，追究法律責(zé)任。 （3）營(yíng)銷副總應(yīng)會(huì)同商務(wù)部、市場(chǎng)部、投標(biāo)辦人員、技術(shù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)召開(kāi)每月一次的投標(biāo)分析會(huì)，無(wú)論中標(biāo)或失標(biāo)，都必須進(jìn)行客觀的分析，總結(jié)成功經(jīng)驗(yàn)或失敗教訓(xùn)。規(guī)程 （1）招標(biāo)文件審核：商務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)工程設(shè)計(jì)條件及招標(biāo)文件進(jìn)行審核，然后反饋營(yíng)銷副總。 （2）決定是否投標(biāo)：一般情況下，項(xiàng)目投標(biāo)的決定可由營(yíng)銷副總直接做出。特殊工程由營(yíng)銷副總征求相關(guān)部門(mén)意見(jiàn)，共同討論后決定。主要應(yīng)考慮的因素如下： 工程規(guī)模大小 預(yù)計(jì)的利潤(rùn)水平、合作條件是否有利、是否為墊資項(xiàng)目 目前正在洽談并有望在短期內(nèi)簽訂合同的工程情況 生產(chǎn)能力是否允許 是否有利于開(kāi)拓新的市場(chǎng) 是否有利于提升杭蕭公司的形象和知名度 （3）標(biāo)書(shū)及相關(guān)資料準(zhǔn)備：在決定參與投標(biāo)后，商務(wù)部通知投標(biāo)辦制作標(biāo)書(shū)，并將招標(biāo)文件及設(shè)計(jì)條件等資料交投標(biāo)辦； （4）填寫(xiě)《方案設(shè)計(jì)聯(lián)系單》：投標(biāo)辦在接到商務(wù)部關(guān)于某一工程項(xiàng)目制作標(biāo)書(shū)的通知后，根據(jù)商務(wù)部提供的設(shè)計(jì)條件或客戶要求填寫(xiě)《方案設(shè)計(jì)聯(lián)系單》，交技術(shù)部進(jìn)行方案設(shè)計(jì)； （5）方案設(shè)計(jì)：技術(shù)部根據(jù)要求在 天以內(nèi)完成方案圖設(shè)計(jì)、用鋼量計(jì)算； （6）施工組織設(shè)計(jì)與標(biāo)書(shū)制作：投標(biāo)辦根據(jù)技術(shù)部的設(shè)計(jì)方案以及招標(biāo)文件、標(biāo)準(zhǔn)價(jià)格、客戶要求、競(jìng)爭(zhēng)情況等在 天內(nèi)完成標(biāo)書(shū)或報(bào)價(jià)單（包括施工組織設(shè)計(jì)）制作。標(biāo)書(shū)制作必須遵循二大原則：一是響應(yīng)招標(biāo)文件；二是確保公司利益； （7）標(biāo)書(shū)審批評(píng)審：標(biāo)書(shū)制作完畢、經(jīng)財(cái)務(wù)審核后，由投標(biāo)辦主任、商務(wù)部經(jīng)理、營(yíng)銷副總、公司總經(jīng)理根據(jù)權(quán)力范圍進(jìn)行審批。大型工程或特殊工程必須進(jìn)行由商務(wù)部經(jīng)理、相關(guān)部門(mén)、營(yíng)銷副總、公司總經(jīng)理組成的評(píng)審小組的評(píng)審； （8）標(biāo)書(shū)的確認(rèn)：標(biāo)書(shū)評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)后，經(jīng)公司總經(jīng)理簽字確認(rèn)； （9）送標(biāo)。執(zhí)行部門(mén)作業(yè)流程招標(biāo)文件審核商務(wù)部營(yíng)銷副總決定特殊工程征求相關(guān)部門(mén)意見(jiàn)商務(wù)部通知制作標(biāo)書(shū)并提供資料制作標(biāo)