【文章內容簡介】 要做到認真細致。嚴肅謹慎，善于辨別事物真?zhèn)?，應變能力強。確保正確用印，杜絕印章使用的漏洞。 組織紀律性強，也是監(jiān)印員的必備條件。辦公室辦文、辦事中，待人接物，瑣碎繁雜，印章管理員往往要兼任其他方面的工作，業(yè)務上有不熟練之處，在所難免，多向領導請求、匯報，不要不懂裝懂，擅自做主，當可減少或防止行文、辦事用印過程中出現(xiàn)的差錯。會務工作案例:小事也不應忽視 [案例] 在某地一次地方和駐軍聯(lián)合召開的表彰會上，頒獎儀式正在進行。盛裝的禮儀小姐在熱烈的樂曲聲中魚貫出場，手棒獎品交給在主席臺前排就座的領導同志準備頒獎。不知是太緊張還是太疏忽，有一位小姐竟然沒有緊跟上，把應交給前面的一個部隊首長的獎品，卻遞給了下一個位置的地方領導。而排在隊伍末尾的禮儀小姐卻為送不出獎品而驚慌失措，逃回后臺。手上沒有獎品的部隊首長左顧右盼，未見禮儀小姐再送獎品，此時上臺領獎的人又已登臺，首長急得面紅耳赤，最后干脆離席。 由于少了一位頒獎人，領獎的人上臺后，發(fā)覺沒有給自己頒獎，只好尷尬地跑下臺。而由于原定的頒獎順序打亂，領導手拿獎品卻找不到來領獎的人。一時間，你問我，我問他，你跟我換位置，他跟我換獎品，主席臺上一片混亂，表彰會應有的莊嚴、隆重、熱烈的氣氛被這個小差錯一掃而空，而且還造成了不良影響。雖然事后地方領導和會務工作人員一再向那位部隊首長賠禮道歉，但此事始終都給雙方心里留下了一個遺憾的陰影。 [點評]此事給了我們一個深刻的教訓。頒獎，一個發(fā)，一個領，本是小事一樁。但如果認為事小不予重視，只滿足于布置過、安排過，而不認真細致地組織實施，那么小事也會出錯。并且還會小事變成了大錯，影響整個會議的質量。假如我們的會務工作人員，在頒獎過程中，分工負責，分頭把好禮儀小姐送獎品和領獎人員的組織這兩個關，發(fā)現(xiàn)問題，及時協(xié)調補救，其結果就大不一樣了。接待工作案例[案例]一次，上級領導到某濱海城市考察。在當?shù)攸h政負責人匯報工作之前，有關同志先安排30分鐘時間，到海灘旅游點考察旅游資源，然后回住地開會。就在上級領導一行按預定計劃，即將乘車離開海灘之際，突然開來了兩輛中巴，當?shù)攸h政負責人剛把上級主要領導請上車，當?shù)氐囊恍┡阃藛T和工作人員就一擁而上，車子呼隆隆沿著海灘往前開，把上級領導的一些主要隨員和工作人員晾在海灘上不知所措。而車開出動不一會，就陷入松軟的沙灘前進不了。折騰了10多分鐘后，其中一輛車勉強開動，另外一輛卻任憑眾人如何推，都只作喘氣吼叫狀，進退不得，無法行駛，弄得當?shù)刎撠熑撕芾仟N。原來，他們認為只看一個旅游點不足讓上級領導乘車沿著海灘多看一看。沒想到節(jié)外生枝，剛退潮的沙灘下不能行車，不僅多看的目的沒達到，就連回程都困難。無奈，原來分乘兩輛車的人，只好都乘一車，擠不上的，只能深一腳淺一腳的在滿是水漬的沙灘下步行返回。此次海灘考察著實令人掃興。而原定的匯報會也因此不能如期進行了。 [點評] 接待上級領導前來考察，是下屬單位一件很嚴肅的政治任務，像上述這種臨時隨便屐改動原定計劃顯然是不可取的：，盲目行事，使考察活動受客觀條件限制無法進行，白白浪費時間、人力、物力。，臨時增加考察內容，沒有及時通知有關人員，造成隨同上級主要領導前來的人員不能參加，不該去的卻擠去湊熱鬧，直接影響考察效果。，臨時動議的事，會隨時發(fā)生預料不到的問題，但卻不協(xié)調各方，當車陷沙灘時，無從聯(lián)絡救急，只落得個乘興而去，敗興而歸的結果。前車之鑒，后事之師。對領導同志活動的組織服務工作，應慎之又慎。已經領導同志同意的活動計劃，不是十分需要，不要隨意更改變動。確需變動的，務必及時通知有關人員，慎重考慮，周密組織，穩(wěn)妥行事，確保萬無一失。檔案管理案例[案例]某機關秘書王X，在臨時負責本局辦公室工作期間，為了給新購進的復印紙騰出存放地點，在既未請求局領導，又未親自查看的情況下，擅自批準工作人員將1957年至1969年期間形成的檔案從柜中搬出，裝人麻袋堆放在機要室，后因辦公室調整又轉放到油印室。此后，在長達半年多的時間里，王X既沒有安排檔案管理人員去整理、保管這部分檔案，又沒過問這批檔案的下落，使得最終被人誤認為油印室無用的廢紙予以銷毀。事發(fā)后，王X作了深刻檢查，并被行政警告處分。 [點評] 　造成這次誤銷檔案事件的發(fā)生，究其原因是王X檔案意識淡薄。〈機關檔案工作條例〉第二條規(guī)定：“機關檔案工作是機關工作的組成部分，是提高機關工作效率和工作質量的必要條件，是維護機關歷史真實面貌的一項重要工作?！睆奈覈壳暗那闆r看，機磁檔案工作一般由辦公廳（室）主任領導。王X作為該局辦公室臨時負責人，自然他對該局檔案工作負有領導責任，造成誤銷檔案，王X當然負有不可推卸的責任，盡管王X的行為是一種過搖搖欲墜違法行為，但其直接后果觸犯了《檔案法》第二十四條第一款的規(guī)定，理應承擔一定的法律法規(guī)責任。 　　從這起誤銷檔案事件中，還應當記取另一個深刻的教訓，就是銷毀任何應該銷毀的檔案時，一定要嚴格依法辦事，即在銷毀檔案時，一定要事先進行鑒定。在鑒定后一定要將待銷毀的檔案編造檔案銷毀清冊；經機關領導人審核、批準后才可以銷毀。任何人未經法定程序無權擅自銷毀檔案。只有這樣才能有效地防止那些不該銷毀的檔案誤被銷毀。電話接聽案例:偶然疏忽 后果不小[案例] 某地發(fā)生較大的地震后，我國南方的汛期即到。一日，南方某省領導機關的值班秘書，接到國家防汛抗災指揮部電話，要檢查了解該地區(qū)防汛抗災準備工作情況，要求盡快作一次匯報，并指明要檢查大中型水庫壩基安全可靠程度如何。值班秘書接電話時，聽錯為防震指揮部來的電話，當時對地震驚恐的“余波”還影響著人們的心理，認為“防震”也是理所當然的，是可能的，而沒有對打來的電話認真核對，便將聽錯的電話，向領導匯報。當時領導班子幾個主要成員正在同兄弟省區(qū)來的領導同志商討經濟協(xié)作的事情，被迫中斷了商討，立即召集省直各有關部門的負責人開會，研究防震工作，并準備按電話的要求向上級匯報。在研討中，預感到如此緊急的電話，是否是上級防震部門預測到本地區(qū)最近可能會發(fā)生地震，于是由辦公廳主任親自去電話詢問上級防震部門，得到的答復是，沒有預測到你們地區(qū)最近會發(fā)生地震，也沒有要你們匯報有關情況。經再次查問，原來是防汛指揮部來的電話。一場虛驚總算放下了，但教訓是應該記取的。雖然未直接看到造成經濟上有多么大的損失，但牽動了領導一班人的行動，打亂了領導機關工作部署，影響了領導機關工作的決策，不能不說是個較大的失誤。 [簡評] 問題就出在這位接電話的秘書身上。這位同志是講粵語和客家話長大的，對普通話的語音辨別力差，別人講普通話的“汛”，他聽成是“震”?！把础薄ⅰ罢稹毕嗷祠[出了上述笑話和事故，可見語音是語言交流不可忽視的要素。語音聽錯了，語言的意思就變樣了，聽者就可能作出有違說者初宗的舉動，傳遞錯信息，貽誤領導的決策，工作造成損失，上級的指示就會被歪曲弄成相反的意思。所以要講好普通話，這是秘書人員一項基本功。早在1956年國務院就發(fā)布了《關于推行普通話的指示》。1958年毛主席發(fā)出“一切干部要學好普通話”的號召。1982年公布的我國的憲法規(guī)定“國家推行全國通用的普通話”。現(xiàn)在普通話在我國已較為普及了，已成為我國各民族共同的語言。語言能否起到便于人們交際的作用，關鍵在于說、聽雙方對語言的認同。秘書人員為工作接觸四面八方的人，在交往中，必須用約定俗成的、規(guī)范化的語言——普通話，才能共同了解說話的內容。強調講好普通話，并不是要取消方言，而是消除方言間的隔閡，提高語言的交際作用。 秘書工作要建立必要的制度，接電話應是制度中的重要一項。有了制度，工作就增加了一項監(jiān)督的職能；有執(zhí)行制度作保證，就可以防止或減少工作中的差錯。制度的主要內容，應包括聽到電話的鈴聲后，應盡快接聽，并隨時備有紙筆，重要的事情要隨時記錄下來，有條件的還可以同時進行錄音。記錄的項目，除如實記下對方講述的內容外，還要記明來電話的時間、單位、姓名以及必要的聯(lián)系電話號碼等。記下對方