【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 合?2．請(qǐng)你分析一下梁秘書的問題到底在哪里，應(yīng)該怎樣改正?【案例評(píng)析】作為職業(yè)秘書，要認(rèn)識(shí)到接待客人絕不只是值班秘書一個(gè)人的事?？腿耸枪镜目腿?，但有些秘書在公司里碰到客人，只要不是自己接待的客人，都視而不見，這實(shí)際上是秘書缺乏修養(yǎng)的表現(xiàn)，是公司管理不嚴(yán)的表現(xiàn)。秘書遇到不是自己接待的客人，不一定要專門停下來打招呼，但是，給個(gè)微笑、點(diǎn)個(gè)頭、問聲好這樣的禮貌還是應(yīng)該有的，這反映了秘書良好的職業(yè)修養(yǎng)。再者，秘書要認(rèn)識(shí)到同事之間的良好合作關(guān)系是提高工作效率的重要保證，應(yīng)該在工作和生活方面互相幫助、互相體諒。案例12：不知該說什么好小王所在的公司最近要參加市里的招標(biāo)，總經(jīng)理很重視，連續(xù)幾天召開了相關(guān)部門的會(huì)議，討論研究竟標(biāo)的事情。經(jīng)過嚴(yán)格的論證，競(jìng)標(biāo)書的內(nèi)容終于確定下來。總經(jīng)理讓秘書小王打印出來交給他，準(zhǔn)備派專人去市招標(biāo)辦公室送標(biāo)書。小王接受任務(wù)后，立即著手錄入，剛打了一小段，電話就響起來了，原來是維修部的小張打來電話，告訴她，會(huì)議室的投影儀修好了，讓她過去查驗(yàn)一下。王秘書說聲：“好！我馬上就去?！毙⊥醴畔码娫捄?，心想沒有幾分鐘就回來了，所以電腦也沒有關(guān)，標(biāo)書草稿也沒有收起來，就去會(huì)議室了。小張正在會(huì)議室等她，他們一起演示了一下投影儀，沒有發(fā)現(xiàn)什么問題，一切正常。之后，小王謝過小張后就回辦公室了。推門進(jìn)去后，小王發(fā)現(xiàn)就這么一會(huì)兒功夫，她的辦公室里就坐了兩個(gè)人，都是她的好朋友，一個(gè)是企劃部的小蘇，一個(gè)是后勤部的小唐。她們倆一個(gè)在看電腦，一個(gè)在翻標(biāo)書草稿，看見她進(jìn)來就說：“你去哪里了，等你半天了?！蓖趺貢觳阶呋刈约旱奈蛔樱瑩尰匦√K手里的標(biāo)書說：“別看，別看了。”小蘇說：“真小氣，看看怕啥，咱們公司要是能競(jìng)標(biāo)成功不是件大好事嗎?哎，小王，你說咱們公司競(jìng)標(biāo)成功的幾率有多大啊?”王秘書說：“快別說了，你們倆記住千萬別出去亂說，這可是咱們公司的商業(yè)機(jī)密?！毙√普f：“得了，你對(duì)我們還保密?再說了，秘密的東西你還隨便放在桌子上讓別人看?”小王一聽傻了眼，不知該說什么好了?！景咐伎肌?．王秘書犯了什么錯(cuò)誤2．秘書應(yīng)該怎樣注意保守秘密?3．從本案例中，我們認(rèn)為組織應(yīng)該注意對(duì)自己的員工加強(qiáng)什么方面的教育?【案例評(píng)析】一個(gè)組織有很多屬于秘密、機(jī)密、絕密等不同秘密級(jí)別的文件和信息，這些文件和信息一旦泄漏出去會(huì)給組織造成不可估量的損失。秘書因?yàn)楣ぷ鞯男再|(zhì)，經(jīng)常會(huì)接觸到這些文件和信息，因而必須自覺地樹立保密觀念，嚴(yán)守秘密。本案例中的王秘書，保密意識(shí)薄弱，把屬于公司機(jī)密的標(biāo)書草案和錄入的電子文本隨便置于其他人很容易看到的地方。倘若看到的人不能保守秘密，一旦泄漏，被競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手知悉，后果就很嚴(yán)重了。因此，秘書在打印這些秘密文件的時(shí)候，如果臨時(shí)有其他事情需要馬上去辦，一定要把文件收好，把已在電腦上錄入的電子文件關(guān)閉，如果要離開辦公室還要把電腦關(guān)機(jī)，秘書的電腦還應(yīng)該設(shè)立只有自己知道的密碼，同時(shí)，電腦不能讓外人使用，以保證電腦里的秘密文件和信息不被其他人看到。案例13：被“炒魷魚”的梁秘書梁小平被調(diào)到公司的人力資源部謝經(jīng)理那里當(dāng)秘書。如今的梁秘書可風(fēng)光了，公司．里的人事變動(dòng)，她早早就知道了，所以大到其他部門的經(jīng)理、主任，小到普通的職員，見到她，無不想結(jié)交結(jié)交，以便得到一些內(nèi)幕消息，所以今天這個(gè)請(qǐng)吃飯，明天那個(gè)送她點(diǎn)小禮物。梁秘書一開始還知道要遵守職業(yè)紀(jì)律，堅(jiān)決推托?？墒菚r(shí)間一長，聽的巴結(jié)討好之詞多了，自己也飄飄然起來，職業(yè)紀(jì)律早就忘在腦后，不光宴請(qǐng)照吃，禮物也照單全收了。當(dāng)然，天下沒有免費(fèi)的午餐，她也把她知道的內(nèi)情告訴對(duì)方，當(dāng)然還不忘叮囑對(duì)方自己知道就行了，千萬不要泄漏出去。時(shí)間久了，人家背后都稱她為人力資源部的“梁二經(jīng)理”。世上沒有不透風(fēng)的墻，終于有一天出事了。原來公司開發(fā)部的李經(jīng)理因?yàn)闃I(yè)績突出，要被公司派到國外學(xué)習(xí)一年，回來后就將升為副總經(jīng)理，那開發(fā)部經(jīng)理的職位就空缺了。本來最有希望升為經(jīng)理的是研發(fā)部的副經(jīng)理謝輝，他的個(gè)人能力很強(qiáng)。但是人力資源部進(jìn)行了一次民意調(diào)查，調(diào)查的結(jié)果是認(rèn)為謝輝太強(qiáng)勢(shì)，與下屬的關(guān)系不是很融洽，而研發(fā)部最需要的是團(tuán)隊(duì)合作，因此經(jīng)理的人選必須是具有很強(qiáng)凝聚力的人。所以最后否定了他，決定從別的部門調(diào)一個(gè)人過來擔(dān)任經(jīng)理。謝輝從梁秘書那里打聽到這件事后，非常不滿，跑到總經(jīng)理那里大鬧情緒。總經(jīng)理非常生氣，要求人力資源部經(jīng)理徹查到底是誰走漏風(fēng)聲，最后終于查到了梁秘書。可想而知，梁秘書最終的結(jié)局是被公司“炒了魷魚”。人力資源部的經(jīng)理因?yàn)楣芾硐聦俨粐?yán)，也受到了嚴(yán)厲的批評(píng)?！景咐伎肌?．梁秘書為什么被公司開除了?2．為什么說人事問題永遠(yuǎn)是一個(gè)組織的秘中之秘?3．作為秘書怎樣避免像梁秘書那樣自誤?【案例評(píng)析】秘書，顧名思義，就要嚴(yán)守秘密。在公司的所有機(jī)密里，人事問題永遠(yuǎn)是秘密中的秘密。人事變動(dòng)的結(jié)果在未正式宣布前一旦泄漏出去，會(huì)給領(lǐng)導(dǎo)的工作造成極大的被動(dòng)，打擊一些相關(guān)人員的積極性，破壞組織工作的正常秩序。從這個(gè)角度來看，梁秘書借自己的工作之便，違反職業(yè)紀(jì)律，不斷泄漏公司的人事信息，給公司的工作造成了很大的被動(dòng)，最終落得被開除的下場(chǎng)，當(dāng)屬自誤。案例14：秘書與秘書之間謝曉萱是一個(gè)漂亮聰明的姑娘，今年大學(xué)畢業(yè)后應(yīng)聘到一家公司上班，在總經(jīng)理辦公室當(dāng)秘書。她同學(xué)開玩笑說：“喲，小謝當(dāng)官了，秘書相當(dāng)于經(jīng)理啊?！敝x曉萱聽了心理也美滋滋的。謝曉萱從上班第一天開始，就感覺很難受。原來，她們辦公室還有一位叫韓靜的秘書。這位韓秘書比她早來兩年，自覺資格比她老，對(duì)她不茍言笑，經(jīng)常指使她干這干那，對(duì)她做的事情橫挑鼻子，豎挑眼，交給她一堆跑腿的活，但是有一個(gè)地方不讓她去，就是總經(jīng)理的辦公室。謝曉萱一開始很委屈，很氣憤，很想質(zhì)問她憑什么這樣對(duì)待她?想跟她大吵一架，辭職而去。但謝曉萱生來是個(gè)要強(qiáng)的人，轉(zhuǎn)念一想，這也許是個(gè)挑戰(zhàn)，我一定把工作做得更好，讓韓秘書也不得不滿意。所以，在以后的工作中，謝曉萱更努力，早來晚走，各項(xiàng)工作也做得有條不紊。有一次，韓秘書又讓她去跑腿，叫她過來遞給她一份合同，交代道：“這是一份很重要的合同書，你馬上按這個(gè)地址用特快專遞寄走。”謝曉萱不敢怠慢，趕緊打車到郵局。郵局里人很多，在排隊(duì)等候的過程中，她不經(jīng)意地看了一下合同的內(nèi)容，忽然發(fā)現(xiàn)合同內(nèi)容中貨款總額的大小寫互相不符合。貨款總額的小寫是280000．00元，而貨款總額的大寫卻是貳佰捌拾萬元。謝秘書生怕數(shù)錯(cuò)了，仔細(xì)地?cái)?shù)了好幾遍貨款小寫的那幾個(gè)“0”，結(jié)果的確比大寫少了一個(gè)。謝曉萱心想是韓秘書小寫少打了一個(gè)“0”呢?還是大寫打錯(cuò)了呢?現(xiàn)在謝曉萱內(nèi)心很矛盾，把合同書就這么發(fā)了吧，合同內(nèi)容有錯(cuò)誤，可能會(huì)給公司造成不利影響，韓秘書也會(huì)因此受到嚴(yán)厲批評(píng)。不發(fā)吧，想想韓秘書那可惡的嘴臉，真想就這么發(fā)了，讓她嘗嘗挨批評(píng)的滋味。思想斗爭(zhēng)了半天，最后，謝秘書還是決定不發(fā)了。她回到公司馬上去找韓秘書，韓秘書正在總經(jīng)理辦公室?guī)涂偨?jīng)理整理文件，謝曉萱把她叫出來時(shí)她很不耐煩，說：“找我什么事?合同書發(fā)走了嗎?”謝曉萱說：“沒發(fā)走，因?yàn)楹贤痤~打印有錯(cuò)誤。．，韓秘書不相信地說：“不可能，我不可能打錯(cuò)，準(zhǔn)是你看錯(cuò)了。”謝曉萱說：“的確錯(cuò)了，不信你看?！表n秘書拿過合同仔細(xì)一看，還真是錯(cuò)了。這件事情過去了兩天，謝曉萱突然接到韓秘書發(fā)的短信，“這次多虧了你，真謝謝你”。謝曉萱很驚訝，馬上回了個(gè)短信，“應(yīng)該的，我們應(yīng)該互相幫助”。從這件事后，韓秘書對(duì)謝曉萱的態(tài)度徹底改變了。【案例思考】 1．本案例中，如果梁秘書把有錯(cuò)誤的合同書發(fā)出去會(huì)有什么樣的后果?2．如果你是梁秘書，你怎么對(duì)待敵視你的韓秘書?3．秘書應(yīng)怎樣正確處理與同事之間的關(guān)系?、【案例評(píng)析】由于職場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)很殘酷，在一個(gè)組織中，同事之間存在矛盾和敵視這是很正常的事情。秘書在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，由于身份和工作性質(zhì)的特殊性，秘書之間存在著矛盾和競(jìng)爭(zhēng)也是在所難免的。關(guān)鍵是怎樣處理好這些矛盾和競(jìng)爭(zhēng)，怎樣進(jìn)行正當(dāng)?shù)母?jìng)爭(zhēng)，消除一些不必要的矛盾。秘書的職業(yè)能力和修養(yǎng)要求秘書要善于與方方面面的人打交道，要有技巧地處理人際關(guān)系，這里面也應(yīng)該包括正確地處理秘書與秘書之間的關(guān)系。本案例中，梁秘書在處理與敵視自己的韓秘書的關(guān)系時(shí)就是以大局為重，以公司利益為重，以團(tuán)結(jié)為重，最終也因此轉(zhuǎn)變了兩人的關(guān)系。案例15：秘書小李錯(cuò)在哪里某機(jī)關(guān)王處長，不問青紅皂白，寫信把另外一部門的屬下嚴(yán)厲的批評(píng)了一頓，批評(píng)他辦事不力，結(jié)果過了幾天之后，真相大白，是王處長冤枉了那位屬下，王處長十分后悔，決定親自打電話向那個(gè)屬下道歉，這時(shí)一旁的李秘書得意的說:不用了,你那封信我根本沒有發(fā)出去，因?yàn)槲抑滥銜?huì)后悔的。所以我就把信壓下了。”王處長聽了后如釋重負(fù)，然后又懷疑地問她：“壓了整整三個(gè)星期？”李秘書說：“是的?！?“那么最近發(fā)到歐洲那幾封信也壓下了嗎？”李秘書說：“我沒有，因?yàn)槲抑滥切┬攀遣辉搲旱??！苯Y(jié)果沒想到王處長大怒：“這事是你作主還是我作主？！”李秘書說：“我做錯(cuò)了嗎？”王處長說：“是的。”就這樣李秘書被記了一個(gè)小過，只是沒有公開。當(dāng)然李秘書覺得自己滿肚子的委屈，逢人便倒苦水，說委屈。不久整個(gè)單位都知道了這件事情。結(jié)果，半月之后，李秘書就調(diào)走了。 從中得到的教訓(xùn)：（1）她不該自作主張扣押領(lǐng)導(dǎo)信件，而不與領(lǐng)導(dǎo)溝通。（2）她不該自以為是，覺得領(lǐng)導(dǎo)犯了錯(cuò)誤會(huì)有后悔的一天，而自己幫領(lǐng)導(dǎo)避免了一個(gè)錯(cuò)誤就洋洋自得，以功臣自居。（3）她不該逢人便講，給自己“伸冤”，把小事弄得盡人皆知有損領(lǐng)導(dǎo)威望。案例16：秘書要認(rèn)錯(cuò)嗎這天上午，秘書一邊在前臺(tái)值班，一邊在給老板的發(fā)言稿潤色。當(dāng)秘書正給一位新來的客人沏茶時(shí)，總裁辦公室主任過來說老板要看發(fā)言稿。秘書說還有一點(diǎn)沒有改完，如果老板急著要，那就請(qǐng)主任幫忙把把把關(guān)再送給老板。主任說沒問題。到中午的時(shí)候，主任對(duì)秘書大發(fā)脾氣，說老板對(duì)發(fā)言稿很不滿意。面對(duì)辦公室主任的批評(píng)，秘書應(yīng)該怎樣處理？下面有幾種選擇：A、由于當(dāng)時(shí)太忙，沒有仔細(xì)檢查，我下次一定注意。B、我當(dāng)時(shí)就說還沒有改完，你應(yīng)該改完之后再交給老板呀！C、實(shí)在不好意思，我今后一定注意。D、頭，別太在意，就是老板自己不也經(jīng)常出點(diǎn)小差錯(cuò)嗎？E、老板也是雞蛋里面挑骨頭，一點(diǎn)小毛病自己隨手改不就完了嘛！對(duì)于以上幾種選擇，你熱內(nèi)那種選擇最合適，請(qǐng)說明理由，并對(duì)其他幾種選擇進(jìn)行評(píng)析。本題應(yīng)選擇C答案：選A是不對(duì)的。秘書在工作中難免出現(xiàn)這樣或那樣的失誤，但不管是什么原因造成的，錯(cuò)了就錯(cuò)了，沒必要再為自己的失誤作辯解。選B是非常惡劣的，不僅推卸自己的責(zé)任，而且把責(zé)任推到了自己上司的頭上，這樣做只會(huì)火上澆油。選D是缺乏基本素質(zhì)的表現(xiàn)。不管老板是不是經(jīng)常出錯(cuò)，秘書無權(quán)公開指責(zé)自己的老板。這是秘書人員的大忌。說話腔調(diào)隨意顯得油滑，不夠嚴(yán)肅認(rèn)真。選E也是錯(cuò)誤的。秘書是老板的助手，即使老板出了失誤，秘書應(yīng)該積極采取補(bǔ)救措施。而現(xiàn)在秘書出現(xiàn)失誤，卻指望老板幫忙改正，這說明秘書不明白自己的職責(zé)。本題的關(guān)鍵：秘書不論在什么情況下都要誠實(shí)、謙遜?！景咐?6】究竟是誰之錯(cuò)東華公司辦公室人員小沈能講一口漂亮的法語，小陳則很喜歡打扮。公司明天要與法國某公司談判，古總經(jīng)理叮囑擔(dān)任翻譯的小沈和作會(huì)議記錄兼會(huì)議服務(wù)的小陳要好好準(zhǔn)備。小沈和小陳除了在文本、資料等方面作了準(zhǔn)備，還化了一番功夫進(jìn)行了打扮。正式會(huì)談這天，只見坐在古總經(jīng)理一旁的小沈衣著鮮艷，金耳環(huán)、大顆寶石戒指閃閃發(fā)光，這使得古總身上的那套價(jià)值千元的名牌西服也黯然失色。古總經(jīng)理與法國客商在接待室內(nèi)寒暄時(shí)，小陳拿來了托盤準(zhǔn)備茶水，只見她花枝招展，一對(duì)大耳環(huán)晃來晃去，五顏六色的手鐲碰桌有聲，高跟鞋叮叮作響。她從茶葉筒中拈了一撮茶葉放入杯中……這一切引起了古總經(jīng)理和客商的不同反應(yīng)?？蜕堂鎺Р粣傊炎约旱牟璞频眠h(yuǎn)遠(yuǎn)的，古總經(jīng)理也覺得尷尬。談判中討價(jià)還價(jià)時(shí)，古總一時(shí)性起，雙方爭(zhēng)執(zhí)起來，小沈站在古總一邊，指責(zé)客商?？蜕谭餍涠?。古總望著遠(yuǎn)去的客商的背影，沖著小沈：“托你的福，好端端一筆生意，讓你給毀掉了，無能!”小沈并不知道自己有什么過錯(cuò)，為自己辯解：“我，我怎么啦!客商是你自己得罪的，與我有什么關(guān)系?【案例思考】、言談舉止是否正確？?【案例分析】 (1)小沈和小陳的穿著打扮不符合工作環(huán)境，不符合特定的會(huì)談工作要求；(2)小沈的穿著突出自己，影響了古總經(jīng)理的形象；(3)小陳的穿著打扮干擾談判、影響工作，破壞工作場(chǎng)所安靜；(4)小陳用手拿茶葉，不衛(wèi)生，引起客商不滿，使得談判一開始就不順利；(5)小沈應(yīng)該對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的作風(fēng)、性格有所了解，有針對(duì)性地彌補(bǔ)領(lǐng)導(dǎo)的不足。古總經(jīng)理與客商爭(zhēng)執(zhí)，她應(yīng)采取補(bǔ)救措施，可以將上司借故引開，并示意上司忍耐些，使談判繼續(xù)，而不是指責(zé)客商； (6)小沈受到上司批評(píng)，即使是過頭話，也應(yīng)保持冷靜，不反駁，應(yīng)理解上司的難處。找適當(dāng)?shù)臋C(jī)會(huì)，用適當(dāng)?shù)姆绞秸f明情況，交流思想和感情。 【案例17】某年3月5日，新欣化工公司的總經(jīng)理出差了，這次的期限是從3月5日至3月12日，預(yù)定12日上午回來。文員小王負(fù)責(zé)處理公司的各類郵件。小王從收發(fā)室取回了郵件，其中上司親啟的信一封，一個(gè)郵包，總經(jīng)理辦公室收件三封，其中有一封寄自河南分公司的信總經(jīng)理曾關(guān)照過讓銷售科科長處理。正好銷售科的小李走過辦公室，小王說：“小李，把這封信交給你們科長”，小李把信帶走了。小王把總經(jīng)理親啟件放在總經(jīng)理辦公桌的抽屜里，又拆開總經(jīng)理辦公室收件，一封是邀請(qǐng)總經(jīng)理參加定于3月12日下午的研討會(huì)，小王想，總經(jīng)理前幾天還談到準(zhǔn)備參加這次研討會(huì)，12日他正好回來，一定會(huì)參加的。于是小王打印了接受邀請(qǐng)的回信，明確告知對(duì)方總經(jīng)理將參加會(huì)議，并替總經(jīng)理簽了名。拆開第二封信，拿出信紙，里面還有兩張產(chǎn)品樣品的照片，小王看了信的內(nèi)容，附件里說明有三張照片，小王不知道如何處理，她把照片又放回了信封中。小王拆開郵包，發(fā)現(xiàn)是產(chǎn)品研發(fā)中心為了開發(fā)新產(chǎn)品，在前幾天訂購的新型材料，一共有五個(gè)品種，小王憑印象覺得訂購的是三種，多了兩種。心想，是供應(yīng)商主動(dòng)送來的，不拿白不拿，于是她打電話讓研發(fā)中心的人取走了。【案例思考】1. 小王處理郵件的做法是否正確?2. 如果不正確，正確的做法應(yīng)該是怎樣的?【案例分析】(1)河南分公司郵件轉(zhuǎn)交銷售科處理的，應(yīng)制作簽收單，要求小李簽名，并注明時(shí)間； (2)把上司親啟信件先保存下來，