【文章內容簡介】 的總經理胡戈來電話找上司。朗日公司是本公司的大客戶，胡總對琳達說他有急事要與上司商量。面對這種情況，琳達應該怎么辦？下面有5個選項：a、胡總，對不起！我們總經理正在開會，不能接聽電話。b、胡總，實在不湊巧，我們總經理正在參加董事會，估計會議要到12點鐘才結束。回頭我們再給您來個電話，您看這樣可以嗎？c、胡總，請您稍等一下，我們總經理剛剛散會，我馬上幫您去找找。d、胡總，請您等一下，我馬上叫我們總經理來接電話！e、胡總，實在對不起，我們表總不在公司。請從上面5個選項中挑選出1個你認為合適的，并說明理由。本題c當你說幫對方去找找以后，你就可以去向上司悄悄匯報，聽取他的指示，如果他認為事情不急，不愿意去接電話，那么，你就要這樣回答對方：“實在對不起，這會兒不知總經理上哪兒去了，回頭見著總經理，我們就給您去個電話，您看這樣可以嗎？”如果上司愿意來接，你就可以說剛剛找到了喪總。這樣，你既沒自作主張，又照顧到了對方的面子。案例4：上司不想接廣告公司的電話 琳達是全能食品（廣州）公司總經理的秘書?？斓侥甑琢?，公司馬上就要開懂事會了。由于銷售大幅度滑坡，總經理的心情非常煩躁。這天上午十點左右，廣告公司的總經理鄭斌來電話，想就明年的廣告代理問題與總經理交換一下看法。正忙得暈頭轉向的總經理一聽說談明年的廣告問題，就對琳達說：“不就是明年的廣告的事嗎？現(xiàn)在沒時間！” 面對這種情況，琳達應該怎么辦？下面有5個選項：a、鄭總，我們總經理今天安排實在太滿，很難抽出時間，回頭我們給你打過去，可以嗎？b、鄭總，您的事我們總經理知道了，下次再約時間吧。c、鄭總，我們總經理正急著趕份材料，不能接電話。d、鄭總，關于明年的廣告問題，跟我們公司市場部梅經理談談可以嗎？e、鄭總，我們總經理今日身體有些舒服，您先跟我說說，我再轉告他可以嗎？請從上面5個選項中挑選出1個你認為合適的，并說明理由。本題a一個優(yōu)秀的秘書在于與上司之間形成一種默契，她能理解上司的每一個意圖。在年終這個事情繁雜，再加上業(yè)績欠佳的時候，上司的心情煩躁，說些言不由衷的話是很正常的，因此，在這個時候，應該更好地去了解和把握上司的，成為上司名副其實的助手。年底說忙，對方完全能理解，這樣，待上司心情好些之后，上司自然會與對方聯(lián)系。第七章 接待實務案例分析案例1：上司在走廊上聊天琳達是梅隆娛樂（上海）公司市場部經理的秘書。這天上午十點鐘，上海陽光文化公司的徐總如約準時到了。琳達把客人領到會客室后，去上司辦公室通知上司，可上司沒有在辦公室。琳達出來一找，發(fā)現(xiàn)上司站在走廊上和公司營銷總監(jiān)說話。而對這種情況，琳達應該怎么辦？下面有5個選項：a、對上海陽光文化公司的徐總說：“我們經理現(xiàn)在不在座位上。按理他應在座位上，我再去找一找，如何？” b、上司正在與公司營銷總監(jiān)說話，看樣子上司知道預約的客人到了。為了引起上司的注意，琳達走上前去悄悄說預約的客人到了。 c、對正在與公司營銷總監(jiān)談話的上司說：“不好意思，打斷你們的談話。您預約的客人已經到了。是否還讓他等一會兒？” d、對正在與上司談話的營銷總監(jiān)說：“不好意思，打斷你們的談話。預約的客人已經到了。你們的談話是否可以等一會兒再繼續(xù)？” e、對上海陽光文化公司的徐總說：“實在不好意思，上司有急事不在座位上。如果可以的話，我們另約時間見面好嗎？”請從上面5個選項中挑選出1個你認為合適的，并說明理由。答案c即使是在與公司營銷總監(jiān)談話，也要優(yōu)先考慮預約而來的客人，所以，必須將客人已到的信息傳遞給上司。當然，上司與公司營銷總監(jiān)的談話也許就快完了，也許還要稍等一會兒。但不管怎樣，琳達還要問一下上司的意見。案例2：客人提前到達琳達是斯邁爾機械（上海）公司總經理的秘書。這天下午2點，江蘇萬馬公司江總來訪。琳達看了看日程表，上司與江總約好是3點見面，現(xiàn)在對方提早1小時到了。上司正在開會，估計3點左右結束。于是琳達與江總進行了下面的一段對話：a、琳達：“可能我聽錯了，聽總經理說你們約好的是3點？” 江總：“實在不好意思……我記得似乎是2點。”b、琳達：“不知是誰弄錯了，反正今后注意一些就可以了。” 江總：“那現(xiàn)在總經理正忙著嗎？”c、琳達：“實在不巧，總經理正在開會。我去問一下他，請您稍等一會兒，可以嗎？” 江總：“給你添麻煩了！” d、琳達：“會議還有30分鐘左右結束，您能再等一會兒嗎？” 江總：“那我就再等一會兒吧?！?e、琳達：“那這邊請，我?guī)ソ哟??！苯偅骸爸x謝！” 請從上面5句話中挑選出1個你認為不合適的，并說明理由。答案是b。既然對方說了“實在不好意思”進行了道歉，秘書就沒有必要再提醒對方“今后注意”了，更何況對方是老總，是上司的客人。 案例3：上司在外面預約的客人琳達是聯(lián)合日化（北京）公司銷售部經理的秘書。這天上午，一個琳達不認識的客人來訪。對方自我介紹，他是琳達的上司在拜訪客戶時認識并預約的客人。面對這種情況，琳達應該怎么辦？下面有5個選項： a、對客人說由于是上司外出時預約的客人，自己不知道，所以表示道歉。 b、對客人說，自己沒有聽上司說過這事，問客人上司是在什么時候和在哪兒與他預約的。 c、對客人說等會兒上司會打電話回來，她會轉告他，并問對方是否可以給自己一張名片。d、上司回公司的時候，一邊轉交客人的名片，一邊介紹來訪客人的樣子。 e、對上司說，如果在外面預約了客人能否提前告訴自己？請從上面5個選項中挑選出1個你認為不合適的，并說明理由。答案是b。上司在外面預約客人，沒有告訴秘書是很正常的。既然是上司預約的客人，那就沒有必要問對方上司是在什么時候和地方預約他的，給對方造成一種不信任感。 案例4：不作自我介紹的客人琳達是斯泰電子（上海）公司總經理辦公室的秘書。這天上午琳達正在前臺值班，一個理著大光頭、戴著大墨鏡，顯得很酷的中年客人推門而入。琳達馬上站起身迎接客人：“您好！請問您是……”“我找你們老總！”客人說著就要里走。面對這種情況，琳達應該如何處理？下面有5個選項：a、對不起，我們老總正在跟客人談話，有什么事請跟我說吧。b、對不起，先生，請你填寫會客登記表。c、先生，你不能進去，否則我叫保安了！d、先生，您預約了嗎？e、對不起，先生，請問您貴姓……請從上面5個選項中挑選出1個你認為合適的，并說明理由。答案是e。你再次讓客人自我介紹，不僅很有禮貌地阻止了他往里闖，而且給客人創(chuàng)造了第二次自我介紹的機會。在現(xiàn)代商業(yè)社會，你第一次可以魯莽無禮，但你不能一而再再而三地無禮。所以，只要對方還有起碼的教養(yǎng)，他就會停下來作自我介紹。第八章 信息收集實務案例分析 案例1：新總裁即將來視察工作琳達是北京中海集團大連分公司總經理秘書。新上任不到十天的集團公司總裁下周星期一要來大連視察工作。為了做好接待準備工作，琳達給總裁秘書打電話，了解總裁的有關信息。下面有5個選項：a、總裁多大年齡了？b、總裁的家住在哪兒？ c、總裁的性格如何？ d、總裁原來到過大連嗎？ e、總裁喜歡吃什么菜喝什么酒？請從上面5個選項中挑選出1個你認為不合適的，并說明理由。本題答案b新上任的總裁來視察工作，當然要接待好；要接待好總裁自然要了解總裁的一些基本情況，如多大年紀，是否第一次來本地，喜歡吃什么菜，喝什么酒，等等。但至于總裁的家住在什么地方，它與本次接待沒什么關系，所以問這個問題是不合適的。案例2：兩個經理之間有矛盾琳達是鴻達玩具（蘇州）公司總經理的秘書?？偨浝韯倧纳虾５募瘓F總部調來不久。琳達在與總經理接觸過程中，無意中知道了總經理準備派銷售部經理張明和市場部副經理龍峰去參加下個月在萊比錫國際玩具博覽會的想法。他倆幾年來一向不和，這在公司里幾乎是公開的秘密。面對這種情況，琳達應該怎么辦？下面有5個選項：a、如果總經理問自己派他倆帶隊去歐洲是否合適，就說自己不清楚。b、主動向總經理報告，聽銷售部梅倩說，他倆曾在飯?zhí)脛邮执蜻^架。c、如果總經理問自己他倆的關系如何，就說他倆因為性格等方面的原因，在工作中確實有些矛盾。d、如果總經理不問自己就不說這件事。e、如果總經理問自己，就說他倆性格有些合不來，但并不影響他們一起帶隊去歐洲。請從上面5個選項中挑選出1個你認為合適的，并說明理由。本題c上司每天要接收很多信息，如果秘書把管理人員個人之間的矛盾這種小事也匯報給上司，那就會對上司造成“信息污染”。但是，當管理人員個人之間的矛盾有可能會影響上司的決策之后，作為助手，秘書應把這種矛盾作為“信息”提供給上司。至于上司根據你提供的信息如何作出決策，那是上司的事情。對上司決策有用而且是必需的才能稱之為“信息”。案例3：該不該打“小報告”琳達是騰越機械（北京）公司總經理的秘書。這天快下班的時候，琳達與總經理確認好明天的工作日程安排之后，與總