【文章內容簡介】 。 將新聞發(fā)布會錄像，待實訓結束后，在班里播放，進行評價。 案例十二 協(xié)調工作切忌過分自信5月份是鮮花盛開的季節(jié)，某市的精神文明表彰大會選在5月上旬的一天召開。開幕這天上午，市政府禮堂主席臺上擺滿了鮮花，臺下參加大會的人員已坐滿了所有的坐椅，領導同志也到休息室等候，會場播放著悅耳的歌曲。這時距預定的大會開幕時間還有15分鐘。負責這次大會會務工作的室政府辦公室田主任習慣地在會場周圍巡視了一遍，檢查有無不足之處。一位記者走到他身邊提出建議，說主席臺的背景兩側應插上紅旗才顯得莊重。田主任一想：“有道理，我怎么原先就沒有考慮到呢！”于是他立即將全體會務人員調到主席臺上，要求重新不止主席臺，搬走部分鮮花，在主席臺背景兩側各插上3桿紅旗。當場有同志告訴他，只剩15分鐘大會就要開幕了，恐怕來不及改動。田主任卻自信地說：“時間是夠用，干吧！”主席臺的紅色大幕被重新拉上了，只聽見里面響起一陣雜亂的搬動聲。然而，15分鐘已經(jīng)過去，主席臺并沒有像田主任估計的那樣在預定的大會開幕時間之前就重新布置好，大會被推遲了近20分鐘才開幕。市政府領導對此很不滿意，批評了市政府辦公室主任。這件事在與會者中也造成了不良影響。思考題： 為什么大會會延遲開幕？ 田主任的決定存在什么問題？二 辦文案例一 文書處理 【職業(yè)情景】 中國維行保險公司是一家全國性、綜合性保險公司，經(jīng)營范圍包括各類財產(chǎn)保險、人身保險、信托業(yè)務等。公司總部設在廣州，主要股東包括：廣州市投資管理公司，招商局佛山工業(yè)區(qū)有限公司、中國遠洋運輸集團公司、摩根亞洲投資有限公司、廣盛有限合伙集團公司等。 中國維行保險有限公司在自身發(fā)展的歷程中，堅持管理創(chuàng)新和技術創(chuàng)新的發(fā)展策略。十分注重學習、借鑒外國經(jīng)驗，積極引進技術人才和管理經(jīng)驗，先后與國外多家知名保險公司建立了合作關系。為了適應經(jīng)濟全球化和知識經(jīng)濟時代的挑戰(zhàn)，增強公司的國際競爭力，公司聘請了國外著名專業(yè)顧問公司擔任專業(yè)管理顧問，借以提高自身經(jīng)營管理水平，中國維行保險有限公司將繼續(xù)勇于開拓，提升公司的核心競爭力，力爭在兩年內業(yè)務規(guī)模進入世界500強，業(yè)務品質進入全球400優(yōu)． 為響應總公司號召，早日實現(xiàn)維行進入“規(guī)模500強，品質400優(yōu)”的目標，該公司準備開展“扎實基礎、提升品質”的活動，主要形式是主題演講會、合理化建議征文。各部門必須在近期內上報活動開展情況。按照活動方案要求：演講會每月一個主題，全體員工必須參加，合理化建議活動每月評選出三篇優(yōu)秀征文上報，定期上報活動組織和進行情況。 發(fā)文處理： 思考題：根據(jù)上述內容，制發(fā)一份通知。發(fā)文工作分4個場景。 公司經(jīng)理將秘書劉某叫到辦公室，對她說明了此次活動的目的和要求，讓她們馬上寫一份通知。劉某將經(jīng)理的話記錄下來，回到自己的辦公室，開始擬寫通知。 要求演示領導交擬和秘書撰寫通知的過程，并制作出通知的初稿。 初稿完成后，劉秘書將此通知寫在統(tǒng)一的發(fā)文稿紙上，拿給經(jīng)理看，經(jīng)理經(jīng)審核簽字同意發(fā)出。 請演示領導審核簽字的過程。 劉秘書將此份通知編上發(fā)文字號，寫在發(fā)文稿紙相應的欄目中，然后檢查拿到文印室，交給打字員小郭打印成正稿，打印份數(shù)為30份。 請演示秘書編號印制文件的過程。 第二天上午，劉秘書將打印好的通知從文印室取回，逐一蓋章，并在發(fā)文登記表上填寫好有關內容，再分別封好。 請演示秘書發(fā)文登記的過程。 案例二 郵件收進的程序【職業(yè)情景】 沈小姐是某公司總經(jīng)理的秘書，一清早進入辦公樓，就到公司租用的信箱中把郵件取了出來，用專用信貸裝好，提著走進了自己的辦公室。略微整理了一下，就坐在自己的辦公桌前開始工作了。沈小姐數(shù)了下信件的數(shù)量，一共21件。她先把公函和私人信函分開，把有密級要求的、標有“某某親啟的信件分開。然后她根據(jù)收件部門的名稱分類：有5封信是人事科的；7封信是銷售科的；1封是財務科的；1封寫著教育科的，但公司沒有這個部門，她把這封信歸到培訓部去了；1封信上寫總經(jīng)理親啟；另2封是總經(jīng)理辦公室的；剩下的4份是報紙雜志。沈小姐拿出郵件登記簿，邊登記邊分檢。所有的來函和郵件都登記在冊了，也按部門分檢歸類了。接著沈小姐把總經(jīng)理親啟的那封信放在總經(jīng)理的辦公桌上，把其他信放在各個部門的專用信格里，留下了2份報紙，2封總經(jīng)理辦公室的信。在拆信前，她先把信拿到光亮地方照了下，一封信的信紙拆得幾乎與信封一樣大小，沈小姐只好把信在桌上磕了十幾下，盡可能使信紙沉落下去，然后取出剪刀，小心翼翼地剪開了信口。把信封內的信紙一一站開，蓋上日戳，再用回形針把信紙和信封一一別住。一封信寫名有三份附件，但沈小姐仔細檢查，只找到二分附件，她用紅筆在信紙上寫下：“缺少一份附件”，然后簽上了自己的姓名。她想，這封信讓總經(jīng)理來處理吧。另一封是對本公司提出業(yè)務方面意見的客戶來信，按照慣例，沈小姐決定立即復信。她寫到：郭思源先生：非常感謝您對我公司的關心。您所提到的服務質量和態(tài)度問題，我們正在研究改進，希望在不久之后，您看到的將是新的面貌。希望我們繼續(xù)合作。再次向您致謝。敬請安好。 奇斯公司敬上 2000年5月6日擬寫復信搞，本已坐到電腦前的沈小姐想了一下，還是拿出了鋼筆，手寫謄抄了一遍，并寫好了信封，填好了發(fā)函登記。思考題：1.、沈小姐的收件程序是否正確？每一個細節(jié)是否都符合秘書的要求？“缺少一分附件”的那封信為什么要有總經(jīng)理自己處理？這封信有可能是什么內容的信？沈小姐最后為什么不用電腦打信，而要手寫發(fā)出？案例三 誤拆信箋的處理【職業(yè)情景】 小王是某外資公司秘書。一次，他不小心誤拆了法國總經(jīng)理的私人信件。而且信里寫的是總經(jīng)理極其不愿他人知曉的隱私，這可如何是好呢？小王當時想，事情既然已經(jīng)發(fā)生了，就要勇于面對，不可藏匿不交，更不可私自拆毀。誤拆信件只是工作事故，而藏匿或拆毀則是道德甚至是法律問題了。當務之急是先解決問題，然后再分析原因。于是他緊急采取了如下步驟：發(fā)現(xiàn)誤拆，當即停止閱讀，并保證不把已看到的內容告訴任何人。把信紙按原樣折疊好，放回信封。取一張便士貼，上面寫上：Sorry, opened by mistake, 并簽上自己的姓名。然后將這張便士貼粘在信封上。每天規(guī)定的稱頌郵件的時間里，把這封錯誤開拆的信放在其他的郵件中間，一并送入總經(jīng)理室，如辦公室無人，當面向總經(jīng)理道歉。若辦公室有其他人在，則過后道歉。通過這一方式，小王雖然受到了總經(jīng)理的嚴厲批評，但最后也得到了總經(jīng)理的諒解。事后，小王即使總結經(jīng)驗教訓。小王承認，發(fā)生誤拆信箋的事情，主觀上是自己工作不認真、太大意所致，今后要增強工作的責任心，以避免類似事情的發(fā)生。客觀上，是來信人沒有按照一定的規(guī)范表明私人信件。這需要學習識別哪些是沒有表明性質的私人信件。小王得出如下經(jīng)驗：一是留意哪些人經(jīng)常給總經(jīng)理寫私信，那么這些人的來信即便沒有標明信件的性質，也不會貿然誤拆。二是學會辨別公務信件和私人信件的差別。一般，公務信件是打印的，而私人信件是手寫的，公務信件的信封是白色的，私人信件的信封是多種顏色的，公務信封往往印有單位的名稱和地址，而私人信封往往是公開出售的。三是當拿不準是公務信件還是私人信件的時候，請領導來定奪。思考題：小王秘書的做法是否值得我們借鑒呢？為什么？請總結一下秘書該如何細致高效地處理郵件？案例四 信息工作【職業(yè)情景】 大華電通成立于1986年，總部設在臺灣桃園，初期以電腦外設產(chǎn)品為業(yè)務重心，后逐漸擴展至多媒體與通訊領域。1997年股標上市，2001年11月大華推出新品牌“BeQ”，立志以“Bringing Enjoyment Quality to Life（享受快樂科技）”為己任，打造數(shù)字時尚領導品牌。 身為I T產(chǎn)業(yè)的領導得，BeQ在產(chǎn)品營銷、制造、研發(fā)等各方面均達全球化規(guī)模，實現(xiàn)了臺灣研發(fā)、內地行銷、全球運籌。在歐洲、美洲、亞太各國及中國內地設有分公司，從事行銷及客戶服務；在馬來西、墨西哥、中國北京及臺灣地區(qū)設有生產(chǎn)基地；擁有位于臺灣新竹及美國加州的通訊研發(fā)中心。位于北京的軟件研發(fā)中心，擁有1200位研發(fā)工程師和超過728項的專利。2001年，BeQ年營業(yè)額為20億美元。 鑒于大華電通信息技術有限公司在業(yè)務和生產(chǎn)方面的不斷發(fā)展，現(xiàn)公司決定在各大高校招聘銷售類、宣傳企劃類、運籌管理類、軟件開發(fā)類專業(yè)的人才。招聘的信息資料工作分5個場景。 2008年2月18日星期一，人力資源部經(jīng)理梁勇讓秘書陳經(jīng)在公司網(wǎng)站上發(fā)一個招聘廣告。他告訴陳紅；請應聘者將個人簡歷、應聘意向、薪資要求、聯(lián)系方式及近照一張寄到本公司。聯(lián)系人是人力資資源部，電子郵箱是Iucychen@,公司網(wǎng)站是。思考題：請代陳秘書擬寫一份網(wǎng)上招聘廣告。 在以上場景中，請4位學生登陸各大校園網(wǎng)站，扮演4名求職人員，從網(wǎng)絡上獲取個人簡歷和專業(yè)資料，然后分別以應聘銷售、宣傳企劃、運籌管理、軟件開發(fā)4類職務，擬寫應聘申請書及簡歷。 2002年2月22日星期五8:30，陳秘書一上班，就打開電腦登陸公司網(wǎng)站，發(fā)現(xiàn)由網(wǎng)上傳來四類職務應聘申請書及簡歷若干份，他將收到的應聘材料整理出4份來（即是以上4份），通過公司局域網(wǎng)發(fā)給六大事業(yè)部門。請演示秘書收集和整理信息的過程。 六大事業(yè)部即視訊部、儲存部、影視部、數(shù)字顯示部、無線通信部與