【文章內容簡介】 會場紀律，將手機、呼機關閉或調至震動位置。第十一條綜合管理部應指定人員負責會議記錄，并在3天內整理出會議紀要，呈公司領導審定簽發(fā)。第十二條本制度適用于公司本部。第十三條本制度由綜合管理部負責解釋和修訂。第十四條本制度自印發(fā)之日起施行。會議室管理制度第一章總則第一條為滿足綠城房地產集團有限公司(以下簡稱公司)各類會議的需要，營造整潔、規(guī)范、有序的會議氛圍，確保公司各類會議的順利舉行，特制訂本制度。第二條本制度中的會議室是指公司專用會議室。第三條綜合管理部為會議室的歸口管理部門。第四條本制度適用于公司本部，控股項目公司、專業(yè)公司遵照執(zhí)行，參股項目公司、專業(yè)公司參照執(zhí)行。第二章會議室的配置和布置第五條會議室的配置包括會議桌椅、演示板、書寫筆、視聽設備、飲水設施、空調、換氣扇、煙缸及電話等。第六條會議室應根據具體會議的規(guī)格、性質和需要進行布置，主要包括會標、盆栽植物、桌牌等。第三章會議室的管理第七條管理人員職責(一)每天對會議室進行保潔、整理；(二)每次會議后立即清掃、整理；(三)每天對盆栽植物進行養(yǎng)護并定期更換；(四)每天檢查設施設備，發(fā)現問題立即酌情處理；(五)每天檢查物品的備用情況，根據需要隨時補充；(六)做好會議室的使用安排；(七)根據會議要求，做好會議室的布置工作；(八)做好會議的保密工作；(九)做好會議室的安全防范工作。第八條管理要求(一)場地和設施設備整潔、擺放有序；(二)盆栽植物美觀、養(yǎng)護得當；(三)設施設備完好、有效；(四)消耗性物品不短鈍(五)會議室的安排合理有序、不沖突；(六)會議室的布置快速、周到、規(guī)范；(七)安全防范工作周密、細致。第四章會議室的使用第九條需要使用會議室的部門應將擬召開會議的名稱、規(guī)格、時間、人數及相關要求提前1天(需做會標的提前2天)通知綜合管理部。第十條綜合管理部根據各部門預約的會議時間、規(guī)格、人數等因素，視先后、輕重、緩急進行統(tǒng)籌安排，合理調配，并將確定的會議室地點及時通知相關部門。第十一條如遇會議時間、場地重疊，無法按照要求作出安排的，綜合管理部應及時與相關部門聯系，以作出相應調整或另行安排。第十二條使用會議室的部門及員工應正確使用并愛護會議室的設施設備，發(fā)生問題應及時與綜合管理部聯系，同時應自覺保持會議室的整潔，不隨意丟棄煙蒂、雜物等。第五章附則第十三條本制度由綜合管理部負責解釋和修訂。第十四條本制度自印發(fā)之日起施行。公文處理辦法第一章總則第一條為加強綠城房地產集團有限公司(以下簡稱公司)的公文管理工作，提高公司內部溝通和外部聯系的有效性，確保公文品質和公文處理規(guī)范，特制定本辦法。第二條本辦法中的公文，是指公司在經營管理過程中形成的具有管理效力和規(guī)范體式的文件。第三條本辦法中的公文處理，是指公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。第四條公文處理應當堅持“實事求是、精簡高效”的原則，做到及時、準確、安全。第五條公文處理過程中必須注意保密，確保公司利益不受損害。第六條綜合管理部為公文處理的歸口管理部門，負責公司的公文處理工作。公文內容涉及的業(yè)務部門為該項公文的主辦部門，如涉及其他部門的，該部門為此項公文的會辦部門。第七條本辦法適用于公司本部，控股項目公司、專業(yè)公司遵照執(zhí)行，參股項目公司、專業(yè)公司參照執(zhí)行。第二章公文種類第八條公司的公文種類主要有：(一)命令(令)適用于人員任免和嘉獎。(二)決議適用于股東會、董事會、監(jiān)事會討論后做出的重要決定事項。(三)決定適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷分、子公司不適當的決定事項。(四)通知適用于批轉分、子公司的公文，轉發(fā)政府機關或行業(yè)管理部門的公文，傳達要求公司所屬部門及分、子公司辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項。(五)通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者事項。(六)報告適用于向政府機關或行業(yè)管理部門匯報工作，反映情況，回復政府機關或行業(yè)管理部門的詢問，適用于部門和分、子公司向公司報告。(七)請示適用于向政府機關或行業(yè)管理部門請求批示、批準；也適用于部門和分、子公司請示公司有關事項。(八)批復適用于答復公司所屬部門及分、子公司的請示事項。(九)意見適用于對公司所屬部門及分、子公司的相關問題提出見解和處理辦法。(十)函適用于相互平行的單位或不相隸屬的單位之間商洽工作，征詢和答復問題，請示批準和答復審批事項。(十一)會議紀要適用于記載、傳達會議情況和議定事項。第九條公司公文按照行文關系、文件去向劃分，可分為上行文、平行文和下行文三種?！闲形氖侵赶蛘块T和行業(yè)管理部門的發(fā)文；平行文是相互平行的單位或不相隸屬的單位之間的發(fā)文；下行文是指對公司所屬部門及分、子公司的發(fā)文。第三章公文格式第十條公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送單位、發(fā)文單位、撰稿、核稿、打字等部分組成。(一)涉及公司秘密的公文應當標明密級和保密期限，其中，“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數。(二)緊急公文應當根據緊急程度分別標明“特急”、“急件”。(三)發(fā)文單位標識應當使用發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱；聯合行文，主辦單位排列在前。(四)發(fā)文字號應當包括公司代字、年份、序號。聯合行文，只標明主辦單位發(fā)文字號。(五)公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，其結構包括：發(fā)文單位、事由和文種三部分。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱和轉發(fā)文件加書名號外，一般不用標點符號。(六)主送單位指公文的主要受理對象，受理單位應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。主送單位寫在正文之前，標題的下面。(七)公文附件說明應附在正文后、發(fā)文單位前，并注明附件順序和名稱。(八)公文應當加蓋印章。聯合上報的公文，由辦文單位加蓋印章。(九)成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準，聯合行文以最后簽發(fā)人的簽發(fā)日期為準。(十)公文如有附注(需要說明的其他事項)，應當加括號標注。(十一)公文應當標注主題詞。(十二)抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位，應當使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。抄送單位列在文件末頁下端，于兩條等長的平行細實線內書寫。抄送單位的寫法：抄送給領導單位或領導，可寫“呈報”某某；抄送平級單位，可寫“抄送”某某；抄送給下屬單位，可寫“抄發(fā)”某某。(十三)章程等規(guī)定性文件，不寫收文單位，在頒發(fā)時另加一個命令或通知。第十一條公文用紙一般采用國際標準A4型(210mm297mm)，左側裝訂。第四章行文規(guī)范第十二條行文應當確有必要，注重效用。第十三條行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級請示和報告。第十四條公司各部門依據部門職權可以向分、子公司或相關業(yè)務部門行文，一般以函的形式商洽工作、詢問或答復問題及審批事項。第十五條同級分、子公司的各部門可以聯合行文。第十六條向分、子公司或者公司系統(tǒng)的重要行文，可以同時抄送行業(yè)管理部門。第十七條“請示”應當一文一事；一般只寫一個主送單位，需要同時送其他單位的，應當用抄送形式，但不得抄送分、子公司。“報告”不得夾帶請示事項。第十八條受雙重領導的公司向上級單位行文，應當寫明主送單位和抄送單位。第五章發(fā)文辦理第十九條發(fā)文辦理指以公司名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)(會簽)、校對、復核、繕印、用印、登記和分發(fā)等程序。第二十條公司各部門要以公司名義對外行文，須經綜合管理部審核，報請分管領導審批后辦理。第二十一條草擬公文應當做到：(一)符合國家的法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定；(二)情況確實、觀點明確、表述準確、結構嚴謹、條理清楚、直述不曲、字詞規(guī)范、標點正確、篇幅力求簡短；(三)公文的文種應當根據行文目的、發(fā)文單位的職權和與主送單位的行文關系確定；(四)擬制緊急公文，應當體現緊急的原因，并根據實際需要確定緊急程度；(五)人名、地名、數字、引文準確，引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字號，日期應當寫明具體的年、月、日；(六)結構層次序數，第一層為“一”，第二層“(一)”，第三層為“1．”，第四層為“(1)”，結構層次序數可跳開但不能顛倒使用；(七)應當使用國家法定的計量單位；(八)文內使用非規(guī)范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱；(九)公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。第二十二條擬制公文應使用公司統(tǒng)一的擬稿紙(見附件1)。第二十三條涉及其他部門會簽或職權范圍內的事項，主辦部門應當主動與相關部門協(xié)商，取得一致意見后交綜合管理部核稿；如有分歧，主辦部門的主要負責人應當出面協(xié)調，仍不能取得一致時，主辦部門可以列明各方理由，提出建設性意見，并與相關部門會簽后報請上級部門和領導協(xié)調或裁定。第二十四條公文送負責人簽發(fā)前，應當由綜合管理部進行審核。審核的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關要求，公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。第二十五條公文必須經過發(fā)文單位負責人簽發(fā)。以各部門及各分、子公司名義行文的公文，由所在單位負責人簽發(fā)；以公司名義行文的公文，一般可由分管副總經理簽發(fā)；涉及全局的綜合性公文，由總經理簽發(fā)；決策性的重要公文由董事長簽發(fā)。經領導人簽發(fā)的文稿，如必須改動，應報簽發(fā)人同意。第二十六條簽發(fā)后的公文原稿應送交綜合管理部進行編號，并由綜合管理部負責填寫《發(fā)文登記簿》。第二十七條公文正式印制前，擬稿人應事先校對，再由綜合管理部進行復核，復核的重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。第二十八條打印好的公文須到綜合管理部監(jiān)印人處蓋章后才能分發(fā)。急、密件要在信封上加蓋急、密戳記。第六章收文辦理第二十九條收文辦理是指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。第三十條收到分、子公司上報需要辦理的公文，綜合管理部應安排文秘進行審核。審核的重點是：是否應由公司部門辦理；是否符合行文規(guī)則；涉及其他部門或公司職權的事項是否已協(xié)商、會簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范。第三十一條公司所有收文均由綜合管理部負責拆閱審核。審核后，對符合本辦法規(guī)定的公文，再印蓋收文章登記編號并粘貼《收文處理單》(見附件2)，及時提出擬辦意見送負責人批示或者交有關部門辦理，需要兩個以上部門辦理的應當明確主辦部門。緊急公文，應當明確辦理時限。收文日期以收文當天日期為準。第三十二條承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理，確有困難的，應當及時予以說明。對不屬于本部門職權范圍或者不宜由本部門辦理的，應當及時退回綜合管理部并說明理由。第三十三條公文辦理中遇有涉及其他部門職權的事項，主辦部門應當主動與有關部門協(xié)商如有分歧，主辦部門負責人要出面協(xié)調，如仍不能取得一致，可以報請上級部門和領導協(xié)調或裁定。第三十四條審閱公文時，對有具體請示事項的，主批人和其他審閱人都應當明確簽署意見、姓名和審批日期；沒有請示事項的，簽署表示已閱知。第三十五條送負責人批示或者交有關部門辦理的公文，綜合管理要負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。第三十六條綜合管理部在公文處理時要及時準確，事后落實和監(jiān)督應到位，在公文流轉過程中要注意保密和保管；文件處理完畢，要及時準確注辦，包括領導批示和部門處理落實的意見。所有部門之間不得將收文橫向傳遞，必須經綜合管理部進行流轉。第七章公文歸檔第三十七條公文辦理完畢后，應及時整理(立卷)、歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。第三十八條公司發(fā)文歸檔時，應保證文件不少于兩份，便于備份查閱。第三十九條歸檔的外部收文應具有一定的政策指導意義或行業(yè)管理內容，與公司經營發(fā)展無關的外部收文原則上不作歸檔。第四十條歸檔范圍內的公文，應當根據其相互聯系、特征和保存價值等整理，要保證歸檔公文的齊全、完整，便于保管和查找利用。公司內部制發(fā)公文的整理根據文種劃分；外部收文在編號后，應根據收文類別分別進行登記。第四十一條聯合辦理的公文，原件由主辦部門整理、歸檔，其他部門保存復印件或其他形式的公文副本。第四十二條擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。傳真件不得直接作為文件歸檔，應將復印件歸檔。第八章公文管理第四十三條公文由綜合管理部統(tǒng)一收發(fā)、傳閱、審核、用印、歸檔和銷毀。第四十四條公文翻印需經綜合管理部負責人批準，絕密級和注明不準翻印的公文除外。第四十五條公文被撤銷，視作自撤銷之日起不產生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產生效力。第四十六條不具備歸檔和存查價值的公文，經過鑒別并經綜合管理部負責人批準，可以銷毀。第四十七條部門或分、子公司合并時，全部公文應當隨之合并管理。部門或分、子公司撤銷時，需要歸檔的公文整理后按有關規(guī)定移交綜合管理部存檔。員工調離工作崗位時，應將由本人暫存、借用的公文按照有關規(guī)定移交、歸還。第九章附則第四十八條本辦法由綜合管理部負責解釋和修訂。第四十九條本辦法自印發(fā)之日起施行。附件1綠城房地產集團有限公司擬稿紙編號：GT/QR0103修改狀態(tài)：B/1發(fā)文：字[]號簽發(fā)：核稿：會簽：主辦部門和擬稿人：主辦部門負責人：標題：附件：受控□非受控□審批人□機密等級：保密期限：緊急程度：打字：校對：共?。悍菽暝氯瞻l(fā)主題詞：呈報：主送：抄送：附件2綠城房地產集團有限公司收文處理單來文單位：收文號：來文標題及文號：收文日期：擬辦意見：領導批示：傳閱欄處理意見：備注：文件格式規(guī)定第一章總則第一條為規(guī)范綠城房地產集團有限公司(以下簡稱公司)的文件(特指公文，下同)格式，提高辦文質量，特制定本規(guī)定。第二條綜合管理部為公司文件格式的歸口管理部門，負責其他單位(部門)文件格式的指導工作。第三條本規(guī)定適用于公司本部，控股項目公司、專業(yè)公司遵照執(zhí)行，參股項目公司、專業(yè)公司參照執(zhí)行。第二章文件格式第四條文件眉首