【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 ?。?）注意自己的發(fā)言時(shí)間，要給他人留出發(fā)言的機(jī)會(huì)；　?。?）發(fā)言討論要具有大局觀，不要總為細(xì)枝末節(jié)爭(zhēng)論不休；　?。?0）要遵守少數(shù)服從多數(shù)的原則?！　?．會(huì)議提問(wèn)的注意事項(xiàng)　　提問(wèn)是會(huì)議中常見(jiàn)的方式，也是最重要的方式之一。因此，會(huì)議的提問(wèn)必須做到合情合理。否則，不適當(dāng)?shù)奶釂?wèn)不僅會(huì)影響會(huì)議的順利進(jìn)行，還可能挫傷與會(huì)者的積極性。所以，注重會(huì)議的提問(wèn)方法和提問(wèn)技巧是必要的，有助于達(dá)到提問(wèn)的預(yù)期目的?！　√釂?wèn)的方式有：　　（1）間接提問(wèn)：不指名道姓，面向全體與會(huì)人員提問(wèn)；　　（2）直接提問(wèn)：指名道姓地向特定的人發(fā)問(wèn)；　?。?）反問(wèn)：在與會(huì)者提問(wèn)之后，會(huì)議主席并不立刻回答，而是反問(wèn)提問(wèn)者或其他與會(huì)者。　　提問(wèn)時(shí)應(yīng)該注意的問(wèn)題：　?。?）使用正確的語(yǔ)言；　?。?）提問(wèn)的問(wèn)題要反映會(huì)議的主旨；　?。?）要提出引人深思的問(wèn)題；　?。?）提問(wèn)的語(yǔ)氣要親切；　?。?）提問(wèn)的順序要得當(dāng)；　　（6）提問(wèn)的問(wèn)題應(yīng)便于回答；　?。?）提問(wèn)應(yīng)說(shuō)明問(wèn)題的重點(diǎn)?！　】傊瑫?huì)議的提問(wèn)是一門(mén)藝術(shù)性很強(qiáng)的學(xué)問(wèn)，認(rèn)真領(lǐng)會(huì)這一點(diǎn)是提高會(huì)議提問(wèn)水平和效率的必備技能?！　? 牢記要點(diǎn)　　會(huì)議管理的注意事項(xiàng)有：　　_ 會(huì)議進(jìn)程中的注意事項(xiàng)　　_ 主持會(huì)議的注意事項(xiàng)　　_ 參加會(huì)議的注意事項(xiàng)　　_ 會(huì)議提問(wèn)的注意事項(xiàng)　　. 實(shí)踐練習(xí)　　請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題：　　檢查您對(duì)一些會(huì)議注意事項(xiàng)和技巧的掌握程度：　　1．您是否重視挑選高水平的會(huì)議主持人？試著列舉出具體的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行反思，看看有沒(méi)有更好的方法和模式?！　?．您是否注意提高會(huì)議發(fā)言和討論的質(zhì)量？對(duì)于會(huì)議發(fā)言和討論中存在的問(wèn)題，有沒(méi)有切實(shí)有效的改進(jìn)措施，請(qǐng)您總結(jié)一下?！　?．您是否注意到進(jìn)行會(huì)議提問(wèn)時(shí)的方式、方法？有沒(méi)有發(fā)現(xiàn)更好的方法？對(duì)現(xiàn)存的有待改進(jìn)的問(wèn)題，請(qǐng)您拿出具體的解決方案?！　?．將一些會(huì)議的注意事項(xiàng)和技巧進(jìn)行總結(jié)提煉，制定成會(huì)議管理的規(guī)范，并在相關(guān)人員范圍內(nèi)進(jìn)行學(xué)習(xí)?！〉诙?文書(shū)管理技能點(diǎn)1 如何遵循文書(shū)管理原則 　　主 題 詞 行政管理文書(shū)管理管理原則　　適用情景 當(dāng)需要遵循文書(shū)管理的基本規(guī)則時(shí)，查看此技能?！　? 技能描述　　掌握了文書(shū)管理的基本規(guī)則，就把握住了文書(shū)管理的基本特點(diǎn)。　　一般來(lái)說(shuō)，文書(shū)管理應(yīng)當(dāng)遵循以下幾條原則：　　? 簡(jiǎn)潔明了　　文書(shū)是用來(lái)傳遞信息的重要工具，簡(jiǎn)潔明了的文書(shū)表達(dá)形式更有利于信息的準(zhǔn)確傳達(dá)和信息接受方的準(zhǔn)確接受。例如，用第一章、第一條等類(lèi)似的章節(jié)體的表達(dá)方式，更有利于清晰表達(dá)所規(guī)定的事項(xiàng)。　　一般來(lái)說(shuō)，文書(shū)應(yīng)該是一事一文。文書(shū)標(biāo)題的選擇更應(yīng)把握簡(jiǎn)潔明了的原則，能夠準(zhǔn)確明確地表達(dá)文書(shū)內(nèi)容?！　? 準(zhǔn)確及時(shí)　　日常管理中，文書(shū)的運(yùn)用都具有及時(shí)有效的特點(diǎn)。文書(shū)一般是針對(duì)特定的人和特定的事情而做的。信息只有在最快的時(shí)間內(nèi)傳送出去，才能真正地發(fā)揮信息的作用，提高企業(yè)的行政管理效率。這也是文書(shū)管理的本質(zhì)所在?！　∮捎谛畔⒌臏?zhǔn)確性離不開(kāi)文書(shū)的準(zhǔn)確表達(dá)，因而文書(shū)管理過(guò)程中絕不可以為了求快而放棄了文書(shū)的生命—準(zhǔn)確性。特別是對(duì)于文書(shū)中所引用的其他文件，更應(yīng)該注明其出處?！　? 嚴(yán)格保密　　文書(shū)的內(nèi)容關(guān)系到一個(gè)企業(yè)日常管理的方方面面，有許多甚至是關(guān)系到企業(yè)發(fā)展的重要文件。這就決定了文書(shū)的管理應(yīng)該具有保密性。特別是對(duì)于一些機(jī)密文件的保管更應(yīng)該是管理中的重中之重?！　∥挠∈胰藛T更應(yīng)該樹(shù)立嚴(yán)格的保密觀念，不得隨意泄露本公司的商業(yè)秘密，不得私自截留任何文件?！　? 統(tǒng)一管理　　文書(shū)管理針對(duì)的是全體員工，文書(shū)內(nèi)容應(yīng)該統(tǒng)一，傳達(dá)信息應(yīng)該一致，文書(shū)格式應(yīng)該規(guī)范、具體，管理應(yīng)該統(tǒng)一便捷?！　? 注重程序　　公文的受理、制發(fā)、歸檔都有著嚴(yán)格的程序規(guī)定。在日常管理中只有嚴(yán)格依程序辦事，才能最大程度地簡(jiǎn)化文書(shū)管理，使之行之有效。 例如在公文的歸檔這樣一個(gè)大的程序上就可以分為：平時(shí)歸卷、立卷、歸檔以及送交檔案室等不同的子程序?！　】傊?，文書(shū)管理的優(yōu)劣往往取決于文書(shū)管理人員本身的素質(zhì)高低，只有嚴(yán)格按規(guī)則辦事，才能達(dá)到事半功倍的效果?！　? 牢記要點(diǎn)　　文書(shū)管理應(yīng)遵循的基本原則：　　_ 簡(jiǎn)潔明了　　_ 準(zhǔn)確及時(shí)　　_ 嚴(yán)格保密　　_ 統(tǒng)一管理　　_ 注重程序　　. 實(shí)踐練習(xí)　　請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題：　　評(píng)價(jià)一下您所在單位的文書(shū)管理工作及文書(shū)管理人員，看一看這方面的工作是否嚴(yán)格按文書(shū)管理規(guī)則辦事？　　關(guān)于這方面的學(xué)習(xí)資源有很多，例如：? 《現(xiàn)代成功企業(yè)行政辦公管理文案范本》，石向彤主編，中國(guó)時(shí)代經(jīng)濟(jì)出版社，2002年。? 《秘書(shū)工作手冊(cè)》，孫云潔等編著，工人出版社，1985年。技能點(diǎn)2 如保設(shè)置文書(shū)管理部門(mén) 　　主 題 詞 行政管理文書(shū)管理文書(shū)管理部門(mén)設(shè)置　　適用情景 當(dāng)需要設(shè)置文書(shū)管理部門(mén)或調(diào)整文書(shū)管理部門(mén)時(shí)，查看此技能?！　? 技能描述　　企業(yè)想要運(yùn)行高效，必須有一個(gè)合理的企業(yè)部門(mén)的設(shè)置。只有分工到位，才能形成統(tǒng)一化、專(zhuān)業(yè)化的管理模式，做到企業(yè)上下圍繞企業(yè)目標(biāo)共同努力，協(xié)調(diào)一致。如何設(shè)置文書(shū)管理機(jī)構(gòu)呢？何種部門(mén)適合擔(dān)當(dāng)此任務(wù)呢？　　1．總收發(fā)部門(mén)　　由總務(wù)部門(mén)統(tǒng)一擔(dān)任。總公司各部門(mén)與外界來(lái)往文書(shū)的收發(fā)由總務(wù)部門(mén)統(tǒng)一辦理，各公司（工廠）所在地的總收發(fā)由其所屬總務(wù)部門(mén)辦理?？偸瞻l(fā)部門(mén)負(fù)責(zé)文書(shū)收受及發(fā)送。　　2．管理部門(mén)　　由于各個(gè)部門(mén)的管理分工不同，依照其不同的職能特點(diǎn)，可以讓它們擔(dān)當(dāng)不同的管理任務(wù)。例如：各公司總經(jīng)理室或管理處，負(fù)責(zé)管理各部、室、中心及以公司名義與外界來(lái)往的文書(shū)；各業(yè)務(wù)部門(mén)的最高主管部門(mén)，負(fù)責(zé)管理營(yíng)業(yè)、采購(gòu)、法律、服務(wù)、訓(xùn)練等業(yè)務(wù)部門(mén)的文書(shū)；各公司（工廠）經(jīng)理室或管理處（或總務(wù)部門(mén)），負(fù)責(zé)管理其所在地域與外界來(lái)往的地區(qū)性文書(shū)；各分公司、部門(mén)間的來(lái)往文書(shū)，原則上以廠、處、部、室部門(mén)為管理部門(mén)?！　?．主辦及會(huì)辦部門(mén)　?。?）資料需報(bào)送工廠主管機(jī)構(gòu)的，由各公司總經(jīng)理室或獨(dú)立廠區(qū)的管理部門(mén)主辦，由法律事務(wù)室會(huì)辦；　　（2）資料需報(bào)送外匯貿(mào)易主管機(jī)構(gòu)的，由資材部主辦，由法律事務(wù)室、財(cái)務(wù)部會(huì)辦；　?。?）資料需報(bào)送新聞媒體的，由秘書(shū)室主辦，但是如果資料涉及公司業(yè)務(wù)政策事項(xiàng)，應(yīng)先報(bào)告董事長(zhǎng)核定后才能對(duì)外發(fā)布；　　（4）資料需報(bào)送股東及一般性客戶的，由公司總經(jīng)理室主辦，但編印前必須先會(huì)晤法律事務(wù)室。　?。?）資料需報(bào)送金融機(jī)構(gòu)的，由財(cái)務(wù)部主辦；需報(bào)送稅務(wù)主管機(jī)構(gòu)的，由各公司會(huì)計(jì)處主辦；需報(bào)送商業(yè)及證券主管機(jī)構(gòu)的，由各公司總經(jīng)理室或證券辦主辦?！　】偠灾Y料報(bào)送部門(mén)的分類(lèi)和設(shè)置，一定要本著必要和有限的原則，在此基礎(chǔ)上，確定文書(shū)管理部門(mén)設(shè)置和工作流程?！　? 牢記要點(diǎn)　　文書(shū)管理機(jī)構(gòu)設(shè)置的要點(diǎn)：　　_ 總收發(fā)部門(mén)的設(shè)置　　_ 管理部門(mén)的設(shè)置　　_ 主辦及會(huì)辦部門(mén)的設(shè)置　　. 實(shí)踐練習(xí)　　請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題：　　請(qǐng)您判斷以下說(shuō)法的對(duì)錯(cuò)，對(duì)的打“√”，錯(cuò)的打“”?！　?．文書(shū)管理工作可以由行政部門(mén)代行，沒(méi)有必要再單設(shè)專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)。 （ ）　　2．文書(shū)管理人員要重在經(jīng)驗(yàn)，而不是理論。 （ ）　　參考答案：　　1.； 2.√。技能點(diǎn)3 如何進(jìn)行文書(shū)的行文 　　主 題 詞 行政管理文書(shū)管理文書(shū)行文規(guī)范　　適用情景 當(dāng)面對(duì)不同的發(fā)文對(duì)象需要選用不同的文書(shū)形式時(shí)，查看此技能?！　? 技能描述　　企業(yè)在日常行政管理過(guò)程中，要面對(duì)各種各樣的對(duì)象，發(fā)文對(duì)象的不同決定了文書(shū)寫(xiě)作方式的不同，文書(shū)寫(xiě)作絕不能夠千篇一律。就如同在不同的場(chǎng)合我們會(huì)有不同的著裝，見(jiàn)到不同的人說(shuō)不同的話的道理一樣，這既體現(xiàn)了格式的規(guī)范，也是對(duì)發(fā)文對(duì)象的尊重?！　?． 公文類(lèi)別　?。?）公告：就主管業(yè)務(wù)向公眾或特定對(duì)象宣布時(shí)使用?！　。?）公函：發(fā)布規(guī)章或臨時(shí)性規(guī)定及對(duì)機(jī)關(guān)團(tuán)體、公司行文或公司與公司之間及公司內(nèi)各部門(mén)間行文使用?！　。?）便函：在企業(yè)、部門(mén)間或企業(yè)內(nèi)各部門(mén)間業(yè)務(wù)接洽時(shí)使用?！　。?）簽呈：下級(jí)對(duì)上級(jí)請(qǐng)示或報(bào)告時(shí)使用　?。?）表格式公文：政府機(jī)關(guān)規(guī)定的表格式公文及公司人事令等，可依實(shí)際需要印為固定格式使用?！　。?）其他：司法文書(shū)依司法部門(mén)規(guī)定程序?qū)嵤?；合同文?shū)依法律、法規(guī)的規(guī)定實(shí)施；會(huì)議記錄及例行報(bào)表等不必行文；　　業(yè)務(wù)處理須以電報(bào)行文時(shí)必須使用電報(bào)?！　?．行文權(quán)限判別　　行文時(shí)名義不同，署名就會(huì)不同，如何判別這些署名的正確性呢？這就要求需要?jiǎng)澐植煌臋?quán)限?！　。?）以董事長(zhǎng)署名行文者，應(yīng)送總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長(zhǎng)審核執(zhí)行。以總經(jīng)理署名行文者，應(yīng)送公司總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈總經(jīng)理審核執(zhí)行。　?。?）以公司名義蓋用公司公章行文者，應(yīng)由經(jīng)理級(jí)人員執(zhí)行?！　。?）總管理處各部室、中心代表公司對(duì)外行文須由該部門(mén)經(jīng)理（主任）執(zhí)行，以事業(yè)部經(jīng)理署名行文者，應(yīng)送經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈經(jīng)理審核執(zhí)行?！　。?）以部門(mén)名義行文者，應(yīng)由部門(mén)主管執(zhí)行。　?。?）因?qū)０笜I(yè)務(wù)需要如進(jìn)出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標(biāo)等使用公司名義須蓋用董事長(zhǎng)或總經(jīng)理的業(yè)務(wù)專(zhuān)用章者，行文時(shí)應(yīng)由該業(yè)務(wù)主管部門(mén)主管在授權(quán)范圍內(nèi)經(jīng)核準(zhǔn)后方能蓋用。　?。?）固定格式行文，應(yīng)由署名的主管對(duì)原稿審核后，授權(quán)業(yè)務(wù)主辦部門(mén)主管依式行文。　　總之，文書(shū)行文有著特定的規(guī)范，寫(xiě)作者必須遵守這些規(guī)范，如此，才能使文書(shū)合理，并能準(zhǔn)確發(fā)揮作用，從而減少不必要的麻煩?！　? 牢記要點(diǎn)　　文書(shū)行文時(shí)要特別注意：　　_ 公文類(lèi)別　　_ 行文權(quán)限　　. 實(shí)踐練習(xí)　　請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題：　　請(qǐng)檢查您的企業(yè)是否意識(shí)到行文的重要性：　　1．您的企業(yè)行文都有哪些方式？有沒(méi)有可利用的更好的方式？建議您對(duì)此進(jìn)行反思?！　?．請(qǐng)您從行文規(guī)范的角度檢查一下企業(yè)在行文時(shí)的做法是否符合規(guī)定的要求，需要采取哪些措施進(jìn)行改進(jìn)。　　3．您認(rèn)為企業(yè)在文書(shū)管理行文方面還有哪些需要改進(jìn)的地方？最好和同類(lèi)或相似的企業(yè)進(jìn)行一下比較，以查漏補(bǔ)缺、取長(zhǎng)補(bǔ)短。技能點(diǎn)4 如何收發(fā)文書(shū) 　　主 題 詞 行政管理文書(shū)管理文書(shū)收發(fā)　　適用情景 當(dāng)各種文書(shū)紛紛到達(dá)公司需要分門(mén)別類(lèi)時(shí)，查看此技能。　　7 技能描述　　現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)，各種信息的及時(shí)交流變得越來(lái)越重要。面對(duì)各種文書(shū)紛至沓來(lái)，文書(shū)管理人員如何才能避免手忙腳亂，這就需要掌握熟練的文書(shū)收發(fā)技巧。　　1．文書(shū)收發(fā)部門(mén)　　文書(shū)收發(fā)工作，一般企業(yè)都會(huì)讓總務(wù)部來(lái)負(fù)責(zé)。有些還特別要求總務(wù)部文秘室進(jìn)行統(tǒng)一接收處理。公司各部、處、室都要設(shè)文書(shū)負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)本部門(mén)內(nèi)文件的分發(fā)、保管工作。在文書(shū)管理部門(mén)還須設(shè)立一名信使，負(fù)責(zé)在各部門(mén)之間傳遞各類(lèi)文書(shū)，以使文書(shū)在各部門(mén)順暢流通?！　?．文書(shū)收發(fā)要求　　（1）一般文書(shū)在啟封后，分送各部門(mén)、科室?！　。?）私人文書(shū)不必開(kāi)啟，直接送收信人?！　。?）送各部門(mén)、科室的文書(shū)若有差錯(cuò)，必須立即退回到文書(shū)收發(fā)部門(mén)。　?。?）啟封后，編上文書(shū)的收發(fā)編號(hào)，注明收發(fā)編號(hào)和收發(fā)日期?！　。?）文書(shū)當(dāng)事人必須簽名蓋章領(lǐng)取文書(shū)。　?。?）絕密文件或親啟文書(shū)，必須直接送交當(dāng)事者，由文書(shū)當(dāng)事者開(kāi)封與處置?！　。?）文書(shū)中夾帶的所有附加物品，必須原樣送到當(dāng)事人手中?！　?．需登記的文書(shū)　?。?）在一般文書(shū)或送交部門(mén)的普通文書(shū)中，如果判定或者未開(kāi)啟也能判斷是重要文書(shū)或者夾有重要物品的文書(shū)要登記?！　。?）專(zhuān)人傳遞送達(dá)的文書(shū)要登記。　?。?）標(biāo)有“絕密”類(lèi)或親啟類(lèi)字樣的文書(shū)要登記?！　?．規(guī)定時(shí)間以外的文書(shū)收發(fā)　　在制度工作時(shí)間外接到文書(shū)，如果值班人員能夠判定是緊急重要的文書(shū)，或者直接寫(xiě)給公司高層領(lǐng)導(dǎo)的文書(shū)，應(yīng)該立即通知秘書(shū)室主任；其他次重要文書(shū)，只需通知收發(fā)室的主任，并按其指示處理?！　】傊?，文書(shū)的收發(fā)是個(gè)具體過(guò)程，大量的細(xì)節(jié)需要注意，必須明確程序和各個(gè)步驟，如此，才能有條不紊，使收發(fā)工作有序運(yùn)行?！　? 牢記要點(diǎn)　　文書(shū)收發(fā)管理要做到：　　_ 設(shè)置專(zhuān)門(mén)部門(mén)　　_ 注意文書(shū)收發(fā)要求　　_ 部分文書(shū)需要登記　　_ 制度工作時(shí)間外文書(shū)要注意查收　　. 實(shí)踐練習(xí)　　請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題：　　1．您認(rèn)為文書(shū)收發(fā)制度的建立對(duì)于您的企業(yè)產(chǎn)生了怎樣有益的作用？　　2．請(qǐng)舉出您的企業(yè)中有哪些需要登記的企業(yè)文書(shū)？技能點(diǎn)5 如何寄發(fā)文書(shū) 　　主 題 詞 行政管理文書(shū)管理文書(shū)寄發(fā)　　適用情景 當(dāng)文書(shū)對(duì)象距離很遠(yuǎn)，在與其進(jìn)行業(yè)務(wù)往來(lái)需要傳遞文書(shū)時(shí)，查看此技能?！　? 技能描述　　公司的各個(gè)部門(mén)和業(yè)務(wù)伙伴不可能都在同一個(gè)地點(diǎn)。當(dāng)面對(duì)距離較遠(yuǎn)的文書(shū)對(duì)象應(yīng)該如何運(yùn)用文書(shū)呢？在這個(gè)時(shí)候，就不得不將文書(shū)用郵寄的方式送到對(duì)方的手中，這個(gè)時(shí)候能夠保證文書(shū)在最短的時(shí)間內(nèi)送達(dá)，就是最具時(shí)效性的文書(shū)傳遞方式?！　? 寄發(fā)　　寄發(fā)公司外的一般文書(shū)，各部門(mén)、科室及有關(guān)人員封緘之后，直接送交文秘室統(tǒng)一寄發(fā)。文秘室匯集所有待發(fā)文書(shū)，做好文書(shū)發(fā)送登記。待發(fā)文書(shū)必須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)送出去。特快專(zhuān)遞以及電報(bào)等文書(shū)，必須及時(shí)發(fā)出?！　? 重要文件　　機(jī)密或親啟文件，文秘科必須加蓋“絕密”、“密”、“親啟”等字樣印章后發(fā)送，并給發(fā)文部門(mén)、科室或發(fā)文者以必要的回復(fù)?！　∑渌匾臅?shū)或快遞文書(shū)，必須加蓋“專(zhuān)遞”、“面呈”、“快遞”等字樣印章，并給發(fā)文當(dāng)事者必要的回復(fù)?！　? 費(fèi)用　　郵費(fèi)與電報(bào)費(fèi)用由文秘科統(tǒng)一開(kāi)支。文秘科須按月決算全部郵費(fèi)與電報(bào)費(fèi)用開(kāi)支。待發(fā)電報(bào)必須填寫(xiě)“文書(shū)發(fā)送登記簿”，由文秘科負(fù)責(zé)發(fā)送。　　總之，寄發(fā)文書(shū)是個(gè)需要通盤(pán)考慮的問(wèn)題，而且，確保文書(shū)的有效送達(dá)，更是經(jīng)理人必須時(shí)時(shí)提醒的?！　? 牢記要點(diǎn)　　文書(shū)郵寄應(yīng)該注意：　　_ 寄發(fā)要由專(zhuān)門(mén)部門(mén)負(fù)責(zé)　　_ 重要文件加蓋印章　　_ 費(fèi)用統(tǒng)一　　. 實(shí)踐練習(xí)　　請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題：　　請(qǐng)您根據(jù)自己的理解判斷下列說(shuō)法的正誤，正確的請(qǐng)打“√”，錯(cuò)誤的請(qǐng)打“”：　　1．郵寄文書(shū)的費(fèi)用應(yīng)該由文秘科統(tǒng)一負(fù)責(zé)。 （ ）　　2．對(duì)于一般文件也應(yīng)該加蓋印章。 （ ）　　3．待發(fā)電報(bào)前可