【正文】 技能點2 如何進行檔案整理 　　主 題 詞 行政管理檔案管理檔案整理　　適用情景 當需要對種類繁多的檔案進行分類整理時，查看此技能?！　? 技能描述　　檔案整理是檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)?？茖W優(yōu)化的檔案整理，可以促進檔案管理的各個環(huán)節(jié)良性互動和協(xié)調發(fā)展，進而能為檔案信息資源的開發(fā)利用奠定重要基礎?！　∫虼耍瑱n案整理是職業(yè)經理人在檔案管理過程中必須做好的一項基礎性工作。檔案整理可以按以下步驟進行：　　? 區(qū)分全案　　所謂“全案”，簡言之，就是檔案的性質歸屬，性質相同的檔案隸屬于一個“全案”。判斷檔案屬于哪個全案，關鍵在于確定檔案的形成者—立檔單位。構成全案的文件大致可劃分為三種基本類型：內部文件、發(fā)文和收文。　　立檔單位的內部文件和發(fā)文（存本和原稿），其文件作者即為檔案形成者，只要查到文件作者，就能夠確定文件全案。立檔單位的收文，其檔案形成者是收文的實際接受者，而非文件作者，只需查明收文的實際接受者，就可以確定所屬全案。區(qū)分全案為檔案整理工作的系統(tǒng)化確立了基本的框架?！　? 合理分類　　由于公司檔案種類繁多，采用單一的分類方法已不能滿足檔案管理的實際需要，因而多是結合兩種以上的分類方法對不同的檔案進行多層次分類?！　∫话闶紫葟牟块T區(qū)分開始，部門區(qū)分之后，依檔案內容，分為若干大類，再在大類中依年度及其他分類標準分為若干“子類”，三級分類不夠用時還可以在三級之后增設四級“細類”?！　】傊?，檔案分類應本著一切從實際需要出發(fā)的原則確定分類的層級和標準，力求做到區(qū)分合理，層次清晰?！　? 制作檔夾　　同一“子類”（或“細類”）的案件一般歸于一個檔夾，如果案件較多，一個檔夾不夠使用，也可分為兩個或兩個以上的檔夾裝訂，并在“子類”（或“細類”）之后增設“卷次”編號。每一個檔夾封面內首頁應設“目次表”，以方便查找?！　? 檔案的命名　　每一個檔夾內的案件稱為一個案卷，為了明確案卷內容，方便查找，需對每個案卷進行命名。對案卷進行命名時應遵循以下原則：　　其一：準確表達案卷內容；　　其二：文字簡明扼要；　　其三：標題結構完整。　　? 檔號編訂　　檔案分類的各級名稱確定后，應編制“檔案分類編號表”，將所有分類的各級名稱及其代表數(shù)字編號按一定的次序排列，以便查閱?！　n號編訂以一檔一號為原則，以十進制阿拉伯數(shù)字表示（具體位數(shù)多少，視案件多少而定）。檔號必須反映出檔案的層次關系。如檔號A1A2—B1B2C1C2D1—a1a2中，A1A2為經辦部門代號，B1B2為大類號，C1C2為小類號，D1為檔案卷次，a1a2為檔案目次?！　? 檔夾裝訂　　將各案卷以目次號順序裝訂于相關類別的檔案夾內：中文豎寫文件以右方裝訂為原則。中文橫寫，或外文文件則以左方裝訂為原則。對有皺褶、破損、參差不齊的文件，應先補正、裁切、折疊、理齊后再訂牢。最后在裝訂好的檔夾背脊標明檔夾內案件的分類編號及名稱，以便于日后查檔。　　總之，檔案管理是一件十分細心和耐心的工作，每一道工序都要求慎之又慎，不可有半點馬虎。　　9 牢記要點　　檔案整理應遵循以下步驟：　　_ 區(qū)分全案　　_ 合理分類　　_ 制作檔夾　　_ 檔案命名　　_ 檔號編訂　　_ 檔夾裝訂　　. 實踐練習　　請您做下面的實踐練習題：　　1．檔案的關鍵在于（ ）　　A．確定檔案的形成者 B．確定文件作者　　2．檔案的分類順序為：　?。?）—（ ）—（ ）—（ ）　　3．檔案整理應遵循哪些原則？　　4． 檔案編訂中特別應該注意的問題是什么？　　參考答案：　　1．A　　2．部門分類 大類 小類 細類　　3．準確表達案卷內容，文字簡明扼要，標題結構完整　　4．在編號中預留空檔，以備組織擴大或業(yè)務增多時進行編號增補。技能點3 如何妥善保管檔案 　　主 題 詞 行政管理檔案管理檔案保管　　適用情景 當需要長期安全保存重要檔案時，查看此技能。　　7 技能描述　　檔案的構成材料多為紙張、照片、錄影帶及機讀磁卡材料等，這些材料都較易造成損毀，對公司的檔案管理工作十分不利，所以，采取有效的措施，最大限度地延長檔案壽命是每個職業(yè)經理人在檔案保管過程中必須予以重視的一項重要工作。　　具體來說，檔案安全保管可采取以下措施：　　1．對檔案進行適當包裝　　選擇檔案的包裝方法時應考慮以下因素：　?。?）檔案的種類：如檔案的重要性、制作材料等；　?。?）庫房條件；如庫房應干燥、易于通風、密封和避光等；　?。?）環(huán)境要求：如防塵、防污染及減少機械磨損等；　　（4）制作成本：在保護效果相同的情況下，應當選用比較經濟適用的辦法；　?。?）檔案利用的取放方便程度。　　2．合理排放案卷　　將案卷排放到檔案架時，應將同一時期、同一系統(tǒng)或相同性質的全案排放到一起；同時，必須嚴格按照已經確定的分類體系和案卷的順序進行排列，以保持案卷之間的有機聯(lián)系。　　案卷存在方式有兩種：豎放和平放。豎放方便案卷檢索，但從更好保護檔案的角度看，平放的方式則更為有利，因為平放時文件躺著，自然壓平而不會起皺裂，對于珍貴檔案的保管，更應采取平放方式。為了方便取放和避免文件過重受壓，平放的堆疊高度一般不宜超過40厘米?！　?．創(chuàng)造適宜的庫房條件　　按照檔案保管的技術要求，科學地控制庫房的溫度和濕度，保持有利于檔案存放的庫房環(huán)境和庫內衛(wèi)生，是做好檔案保管工作的重要保障?！　?．建立防火制度　　防火是檔案保管中最重要和最經常的工作，一項完善的防火制度應包含以下幾個方面的內容：　　（1）加強檢查，消除一切火災隱患。庫房內應嚴禁吸煙，定期檢查各種電器設備，有隱患的立即進行修理，規(guī)模較大的庫房，還應安裝避雷針?！　。?）提前做好滅火準備。滅火準備包括物質上的準備和思想上的準備兩個方面：物質上的主要是滅火工具、水源、沙袋等應該放在便于取用的地方；思想上的準備主要指平時經常進行防火教育，學習防火方面的理論知識和技術方法。　?。?）擬訂檔案搶救方案。根據(jù)檔案的重要程度、機密程度和庫房條件，擬訂幾套搶救方案，萬一火災發(fā)生時能夠合理安排搬運路線方法，搶救最貴重的檔案，避免搶救過程中的失密現(xiàn)象。　?。?）火災發(fā)生后的措施?；馂囊坏┌l(fā)生，應迅速通知消防機關，同時迅速組織人員沉著搶救，維持現(xiàn)場秩序?！　?．定期進行安全檢查　　只有定期對檔案進行安全檢查，才能及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患，保護檔案的安全。安全檢查中最重要的就是進行防火檢查，以確保防火管理工作得到切實保障。　　6．建立嚴格的保密制度　　檔案是公司的重要財富，特別是一些機密檔案，對公司的生存發(fā)展更是具有生死攸關的重要意義，一旦失密，將對公司造成不可彌補的損失。因此，建立嚴格的保密制度是公司檔案保管的關鍵一環(huán)?！　”Ｃ芄ぷ鞯拈_展首先應防范泄密渠道，公司的泄密渠道主要有：　　（1）庫房管理人員管理失職造成泄密；　　（2）非庫房管理人員進入庫房時盜竊和造成破壞；　　（3）管理人員在非工作時間和工作場所談論檔案內容造成泄密；　?。?）現(xiàn)代管理工具（如計算機）泄密?！　∶鞔_了泄密渠道后，就應時刻提高警惕，建立一套嚴格的保密制度，杜絕一切失密可能，這一制度要求：　?。?）管理人員做到防盜工作萬無一失，堵塞管理中可能存在的泄密渠道，絕密檔案應該放入保險柜，在專門的地點進行保存；　?。?）非庫房管理人員未經批準不得入庫，確實需入庫時，出入應進行仔細登記和檢查，進入機密庫房時，應執(zhí)行更為嚴格的管理制度；　?。?）加強計算機系統(tǒng)的安全建設，防止內部工作人員和電腦黑客竊密?！　?．防止檔案搬動過程中的磨損　　當庫房內檔案需要搬動時，必須輕拿輕放，防止磨損和污染，當搬動數(shù)量較多時，還應配備小型手推車等機械搬運工具?！　?．及時修復破損檔案　　一旦檔案遭到破損，必須及時發(fā)現(xiàn)和修復，以便檔案能夠長久保持和利用。檔案修復是一件技術性很強的工作，必須設立專門的檔案修復室統(tǒng)一進行。　　檔案修復工作的主要程序是：　?。?）接受登記。檔案送往修復室，必須對其所屬單位、份數(shù)加以詳細登記，以避免檔案遺失和混亂；　?。?）進行技術鑒定。檔案修復人員對檔案進行除塵、消毒后，應對其進行全面的技術鑒定，根據(jù)其字跡、紙張成分質量及毀損程度和性質，選擇合理的修復方法，以避免因修復方法不當使檔案遭受進一步的損失；　　（3）采用合適的修復方法對檔案進行修復；　?。?）將修復好的檔案及時交庫房管理人員歸位?！　】偠灾瑱n案保管是一個系統(tǒng)工程，每一步都要做到盡可能完善，以避免不必要的損失。　　9 牢記要點　　檔案保管的主要措施有：　　_ 對檔案進行適當包裝　　_ 合理排放案卷　　_ 創(chuàng)造適宜的庫房條件　　_ 建立防火制度　　_ 定期進行安全檢查　　_ 建立嚴格的保密制度　　_ 防止檔案搬動過程中的磨損　　_ 及時修復破損檔案　　. 實踐練習　　請您做下面的實踐練習題：　　1．連線題：請將下列檔案類型和適合的包裝方法用直線連起來?！　。?）補償使用的檔案 　?。?）庫房條件較差的檔案 　 　?。?）程序檢查利用的檔案　 　　2．為什么案卷排放時多采用平放式？　　3．檔案泄密的主要渠道有哪些？應該如何杜絕？　　4．檔案修復前最重要的工作是（ ）　　 　　參考答案：　　1．（1） A　?。?） B　　（3） C　　2．因為平放時文件較舒展，自然壓平而不會起皺裂，更有利于檔案的保護。　　3．（1）庫房管理人員管理失職造成泄密。杜絕管理工作漏洞；　?。?）非庫房管理人員進入庫房盜竊和破壞造成泄密。建立嚴格出入庫管理制度；　?。?）管理人員在非工作時間和工作場所談論檔案內容造成泄密。加強對有關人員的保密教育，嚴格執(zhí)行保密制度；　?。?）現(xiàn)代管理工具（如計算機）等造成泄密。加強現(xiàn)代管理工具使用時的系統(tǒng)安全建設?！　?．C。技能點4 如何建立檔案利用制度 　　主 題 詞 行政管理檔案管理檔案利用　　適用情景 當需要充分利用檔案資源時，查看此技能?！　? 技能描述　　對文件資料進行歸檔，并對歸檔文件進行科學整理和有效保管，其最終目的都是為了充分開發(fā)利用檔案信息資源，從而使檔案真正能為公司發(fā)展服務。　　一套完整的檔案利用制度應包含以下內容：　　? 建立一套集中分散相結合的網絡化管理機構　　相應的機構和合適的人員是開發(fā)利用檔案的先決條件。一般情況下，是在經理機構下設一個公司檔案室，集中負責公司的各項檔案管理工作。公司檔案室由總經理辦公室領導。在各部門相應設立檔案管理機構和檔案管理職位，管理屬于本部門的檔案，并由公司檔案管理機構對其實行網絡化管理，使公司和部門兩級檔案管理部門實現(xiàn)良性主動。也就是說，一方面公司檔案室對各部門檔案管理機構負有指導、監(jiān)察、督促和把關的職責；另一方面，各部門檔案管理機構及時向公司檔案室反饋各部門檔案管理機構工作情況?！　? 編制檢索工具　　編制科學有效的檢索工具是建立檔案利用制度的首要任務?！　n案檢索工具的編制過程，實質上是由一次文獻（原始檔案）向二次文獻（檢索工具）的轉化過程。首先根據(jù)檢索的實際需要和各類檢索工具的特征確定編制類型，然后對原始檔案進行主體分析，將其內容和形式特征按照一定格式著錄在卡片或簿冊上成為一條條的記錄，即條目，并用每個條目的首行或首項作為標引，從而形成目錄和索引，作為原始檔案的檢索工具?！　? 明確外借范圍　　一般來說，案卷不予外借，只能在檔案室內查閱，而未歸檔的文件資料可以外借，這樣才能保證全案的整體性，便于檔案的分類整理?！　? 嚴格當場查閱制度　　出于安全和保密方面的考慮，外單位人員只能對檔案進行當場查閱，且必須持有單位介紹信并經總經理批準。需對檔案進行摘抄的亦應經總經理同意，并對摘抄的材料進行嚴格審查?！　? 規(guī)范外借程序　　規(guī)范檔案外借程序，才能既保證檔案資源得到充分利用，同時又防止檔案資源遭受人為損毀和泄密。規(guī)范的外借程序應包括以下幾個環(huán)節(jié)：　　其一，明確調閱范圍。公司各部門經辦人員所借閱的檔案應與其經辦業(yè)務有關，確需調閱與經辦業(yè)務無關的檔案時，必須經文書管理部門的同意?！　∑涠?，規(guī)范調閱程序。各部門經辦人員需調閱檔案時，應認真填寫“調案單”，核查無誤后，填注借出日期并將“調案單”按約定歸還日期先后進行整理，以備催還?！　　罢{案單”以一單一案為原則，一般規(guī)定1~2周的借閱時間，特殊情況下需延長借閱時間的，應按調閱程序重新辦理。歸還檔案時，檔案管理人員需對檔案進行審查，核查無誤后將檔案歸入檔案夾并將“調案單”留存?zhèn)洳??！　? 做好借閱中的保密工作　　其一，秘密級以上的檔案必須經總經理批準才能借閱；　　其二，對歸檔的文件資料進行嚴格審查，一旦發(fā)現(xiàn)泄密情形，應依據(jù)《保密法》追究相關人員的責任；　　其三，采用計算機檢索時，更應加強計算機安全管理，防止電腦泄密；　　總之，建立檔案利用制度，既要充分發(fā)揮檔案這一重要信息資源的作用。又要做好保密工作，寬嚴適度。這是企業(yè)檔案制度的重要內容?！　? 牢記要點　　建立檔案利用制度主要把握以下環(huán)節(jié)：　　_ 建立一套網絡化管理機構　　_ 編制檢索工具　　_ 明確外借范圍　　_ 嚴格當場查閱制度　　_ 規(guī)范外借程序　　_ 做好借閱中的保密工作　　. 實踐練習　　請您做下面的實踐練習題：　　1．檔案檢索的工具主要有：　　2．對外單位人員調閱檔案應有什么特殊規(guī)定？請列舉一下?！　?．如何做好檔案借閱中的保密工作？結合您公司的實例分析。技能點5 如何進行檔案清理 　　主 題 詞 行政管理檔案管理檔案清理　　適用情景 當面臨案卷堆積如山的壓力需要對檔案進行清理時，查看此技能?！　? 技能描述　　隨著時間的推移，有些檔案已經失去了保存的價值或無需永久保存，必須及時對這些檔案加以清理，以緩解檔案管理的壓力，為再接收新的檔案提供便利?！　n案清理工作應按如下步驟進行：　　1．審查鑒定檔