【正文】 技能點(diǎn)2 如何進(jìn)行檔案整理 　　主 題 詞 行政管理檔案管理檔案整理　　適用情景 當(dāng)需要對(duì)種類繁多的檔案進(jìn)行分類整理時(shí)，查看此技能。　　7 技能描述　　檔案整理是檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)?？茖W(xué)優(yōu)化的檔案整理，可以促進(jìn)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)良性互動(dòng)和協(xié)調(diào)發(fā)展，進(jìn)而能為檔案信息資源的開發(fā)利用奠定重要基礎(chǔ)。　　因此，檔案整理是職業(yè)經(jīng)理人在檔案管理過程中必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。檔案整理可以按以下步驟進(jìn)行：　　? 區(qū)分全案　　所謂“全案”，簡言之，就是檔案的性質(zhì)歸屬，性質(zhì)相同的檔案隸屬于一個(gè)“全案”。判斷檔案屬于哪個(gè)全案，關(guān)鍵在于確定檔案的形成者—立檔單位。構(gòu)成全案的文件大致可劃分為三種基本類型：內(nèi)部文件、發(fā)文和收文。　　立檔單位的內(nèi)部文件和發(fā)文（存本和原稿），其文件作者即為檔案形成者，只要查到文件作者，就能夠確定文件全案。立檔單位的收文，其檔案形成者是收文的實(shí)際接受者，而非文件作者，只需查明收文的實(shí)際接受者，就可以確定所屬全案。區(qū)分全案為檔案整理工作的系統(tǒng)化確立了基本的框架。　　? 合理分類　　由于公司檔案種類繁多，采用單一的分類方法已不能滿足檔案管理的實(shí)際需要，因而多是結(jié)合兩種以上的分類方法對(duì)不同的檔案進(jìn)行多層次分類?！　∫话闶紫葟牟块T區(qū)分開始，部門區(qū)分之后，依檔案內(nèi)容，分為若干大類，再在大類中依年度及其他分類標(biāo)準(zhǔn)分為若干“子類”，三級(jí)分類不夠用時(shí)還可以在三級(jí)之后增設(shè)四級(jí)“細(xì)類”?！　】傊?，檔案分類應(yīng)本著一切從實(shí)際需要出發(fā)的原則確定分類的層級(jí)和標(biāo)準(zhǔn)，力求做到區(qū)分合理，層次清晰?！　? 制作檔夾　　同一“子類”（或“細(xì)類”）的案件一般歸于一個(gè)檔夾，如果案件較多，一個(gè)檔夾不夠使用，也可分為兩個(gè)或兩個(gè)以上的檔夾裝訂，并在“子類”（或“細(xì)類”）之后增設(shè)“卷次”編號(hào)。每一個(gè)檔夾封面內(nèi)首頁應(yīng)設(shè)“目次表”，以方便查找。　　? 檔案的命名　　每一個(gè)檔夾內(nèi)的案件稱為一個(gè)案卷，為了明確案卷內(nèi)容，方便查找，需對(duì)每個(gè)案卷進(jìn)行命名。對(duì)案卷進(jìn)行命名時(shí)應(yīng)遵循以下原則：　　其一：準(zhǔn)確表達(dá)案卷內(nèi)容；　　其二：文字簡明扼要；　　其三：標(biāo)題結(jié)構(gòu)完整?！　? 檔號(hào)編訂　　檔案分類的各級(jí)名稱確定后，應(yīng)編制“檔案分類編號(hào)表”，將所有分類的各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào)按一定的次序排列，以便查閱?！　n號(hào)編訂以一檔一號(hào)為原則，以十進(jìn)制阿拉伯?dāng)?shù)字表示（具體位數(shù)多少，視案件多少而定）。檔號(hào)必須反映出檔案的層次關(guān)系。如檔號(hào)A1A2—B1B2C1C2D1—a1a2中，A1A2為經(jīng)辦部門代號(hào)，B1B2為大類號(hào)，C1C2為小類號(hào)，D1為檔案卷次，a1a2為檔案目次。　　? 檔夾裝訂　　將各案卷以目次號(hào)順序裝訂于相關(guān)類別的檔案夾內(nèi)：中文豎寫文件以右方裝訂為原則。中文橫寫，或外文文件則以左方裝訂為原則。對(duì)有皺褶、破損、參差不齊的文件，應(yīng)先補(bǔ)正、裁切、折疊、理齊后再訂牢。最后在裝訂好的檔夾背脊標(biāo)明檔夾內(nèi)案件的分類編號(hào)及名稱，以便于日后查檔?！　】傊?，檔案管理是一件十分細(xì)心和耐心的工作，每一道工序都要求慎之又慎，不可有半點(diǎn)馬虎。　　9 牢記要點(diǎn)　　檔案整理應(yīng)遵循以下步驟：　　_ 區(qū)分全案　　_ 合理分類　　_ 制作檔夾　　_ 檔案命名　　_ 檔號(hào)編訂　　_ 檔夾裝訂　　. 實(shí)踐練習(xí)　　請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題：　　1．檔案的關(guān)鍵在于（ ）　　A．確定檔案的形成者 B．確定文件作者　　2．檔案的分類順序?yàn)椋骸　。?）—（ ）—（ ）—（ ）　　3．檔案整理應(yīng)遵循哪些原則？　　4． 檔案編訂中特別應(yīng)該注意的問題是什么？　　參考答案：　　1．A　　2．部門分類 大類 小類 細(xì)類　　3．準(zhǔn)確表達(dá)案卷內(nèi)容，文字簡明扼要，標(biāo)題結(jié)構(gòu)完整　　4．在編號(hào)中預(yù)留空檔，以備組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時(shí)進(jìn)行編號(hào)增補(bǔ)。技能點(diǎn)3 如何妥善保管檔案 　　主 題 詞 行政管理檔案管理檔案保管　　適用情景 當(dāng)需要長期安全保存重要檔案時(shí)，查看此技能?！　? 技能描述　　檔案的構(gòu)成材料多為紙張、照片、錄影帶及機(jī)讀磁卡材料等，這些材料都較易造成損毀，對(duì)公司的檔案管理工作十分不利，所以，采取有效的措施，最大限度地延長檔案壽命是每個(gè)職業(yè)經(jīng)理人在檔案保管過程中必須予以重視的一項(xiàng)重要工作?！　【唧w來說，檔案安全保管可采取以下措施：　　1．對(duì)檔案進(jìn)行適當(dāng)包裝　　選擇檔案的包裝方法時(shí)應(yīng)考慮以下因素：　?。?）檔案的種類：如檔案的重要性、制作材料等；　?。?）庫房條件；如庫房應(yīng)干燥、易于通風(fēng)、密封和避光等；　?。?）環(huán)境要求：如防塵、防污染及減少機(jī)械磨損等；　?。?）制作成本：在保護(hù)效果相同的情況下，應(yīng)當(dāng)選用比較經(jīng)濟(jì)適用的辦法；　?。?）檔案利用的取放方便程度?！　?．合理排放案卷　　將案卷排放到檔案架時(shí)，應(yīng)將同一時(shí)期、同一系統(tǒng)或相同性質(zhì)的全案排放到一起；同時(shí)，必須嚴(yán)格按照已經(jīng)確定的分類體系和案卷的順序進(jìn)行排列，以保持案卷之間的有機(jī)聯(lián)系?！　“妇泶嬖诜绞接袃煞N：豎放和平放。豎放方便案卷檢索，但從更好保護(hù)檔案的角度看，平放的方式則更為有利，因?yàn)槠椒艜r(shí)文件躺著，自然壓平而不會(huì)起皺裂，對(duì)于珍貴檔案的保管，更應(yīng)采取平放方式。為了方便取放和避免文件過重受壓，平放的堆疊高度一般不宜超過40厘米?！　?．創(chuàng)造適宜的庫房條件　　按照檔案保管的技術(shù)要求，科學(xué)地控制庫房的溫度和濕度，保持有利于檔案存放的庫房環(huán)境和庫內(nèi)衛(wèi)生，是做好檔案保管工作的重要保障?！　?．建立防火制度　　防火是檔案保管中最重要和最經(jīng)常的工作，一項(xiàng)完善的防火制度應(yīng)包含以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：　?。?）加強(qiáng)檢查，消除一切火災(zāi)隱患。庫房內(nèi)應(yīng)嚴(yán)禁吸煙，定期檢查各種電器設(shè)備，有隱患的立即進(jìn)行修理，規(guī)模較大的庫房，還應(yīng)安裝避雷針?！　。?）提前做好滅火準(zhǔn)備。滅火準(zhǔn)備包括物質(zhì)上的準(zhǔn)備和思想上的準(zhǔn)備兩個(gè)方面：物質(zhì)上的主要是滅火工具、水源、沙袋等應(yīng)該放在便于取用的地方；思想上的準(zhǔn)備主要指平時(shí)經(jīng)常進(jìn)行防火教育，學(xué)習(xí)防火方面的理論知識(shí)和技術(shù)方法?！　。?）擬訂檔案搶救方案。根據(jù)檔案的重要程度、機(jī)密程度和庫房條件，擬訂幾套搶救方案，萬一火災(zāi)發(fā)生時(shí)能夠合理安排搬運(yùn)路線方法，搶救最貴重的檔案，避免搶救過程中的失密現(xiàn)象?！　。?）火災(zāi)發(fā)生后的措施?；馂?zāi)一旦發(fā)生，應(yīng)迅速通知消防機(jī)關(guān)，同時(shí)迅速組織人員沉著搶救，維持現(xiàn)場(chǎng)秩序?！　?．定期進(jìn)行安全檢查　　只有定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查，才能及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患，保護(hù)檔案的安全。安全檢查中最重要的就是進(jìn)行防火檢查，以確保防火管理工作得到切實(shí)保障。　　6．建立嚴(yán)格的保密制度　　檔案是公司的重要財(cái)富，特別是一些機(jī)密檔案，對(duì)公司的生存發(fā)展更是具有生死攸關(guān)的重要意義，一旦失密，將對(duì)公司造成不可彌補(bǔ)的損失。因此，建立嚴(yán)格的保密制度是公司檔案保管的關(guān)鍵一環(huán)。　　保密工作的開展首先應(yīng)防范泄密渠道，公司的泄密渠道主要有：　　（1）庫房管理人員管理失職造成泄密；　　（2）非庫房管理人員進(jìn)入庫房時(shí)盜竊和造成破壞；　?。?）管理人員在非工作時(shí)間和工作場(chǎng)所談?wù)摍n案內(nèi)容造成泄密；　?。?）現(xiàn)代管理工具（如計(jì)算機(jī)）泄密?！　∶鞔_了泄密渠道后，就應(yīng)時(shí)刻提高警惕，建立一套嚴(yán)格的保密制度，杜絕一切失密可能，這一制度要求：　?。?）管理人員做到防盜工作萬無一失，堵塞管理中可能存在的泄密渠道，絕密檔案應(yīng)該放入保險(xiǎn)柜，在專門的地點(diǎn)進(jìn)行保存；　?。?）非庫房管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得入庫，確實(shí)需入庫時(shí)，出入應(yīng)進(jìn)行仔細(xì)登記和檢查，進(jìn)入機(jī)密庫房時(shí)，應(yīng)執(zhí)行更為嚴(yán)格的管理制度；　?。?）加強(qiáng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全建設(shè)，防止內(nèi)部工作人員和電腦黑客竊密?！　?．防止檔案搬動(dòng)過程中的磨損　　當(dāng)庫房內(nèi)檔案需要搬動(dòng)時(shí)，必須輕拿輕放，防止磨損和污染，當(dāng)搬動(dòng)數(shù)量較多時(shí)，還應(yīng)配備小型手推車等機(jī)械搬運(yùn)工具?！　?．及時(shí)修復(fù)破損檔案　　一旦檔案遭到破損，必須及時(shí)發(fā)現(xiàn)和修復(fù)，以便檔案能夠長久保持和利用。檔案修復(fù)是一件技術(shù)性很強(qiáng)的工作，必須設(shè)立專門的檔案修復(fù)室統(tǒng)一進(jìn)行?！　n案修復(fù)工作的主要程序是：　?。?）接受登記。檔案送往修復(fù)室，必須對(duì)其所屬單位、份數(shù)加以詳細(xì)登記，以避免檔案遺失和混亂；　　（2）進(jìn)行技術(shù)鑒定。檔案修復(fù)人員對(duì)檔案進(jìn)行除塵、消毒后，應(yīng)對(duì)其進(jìn)行全面的技術(shù)鑒定，根據(jù)其字跡、紙張成分質(zhì)量及毀損程度和性質(zhì)，選擇合理的修復(fù)方法，以避免因修復(fù)方法不當(dāng)使檔案遭受進(jìn)一步的損失；　　（3）采用合適的修復(fù)方法對(duì)檔案進(jìn)行修復(fù)；　?。?）將修復(fù)好的檔案及時(shí)交庫房管理人員歸位?！　】偠灾?，檔案保管是一個(gè)系統(tǒng)工程，每一步都要做到盡可能完善，以避免不必要的損失。　　9 牢記要點(diǎn)　　檔案保管的主要措施有：　　_ 對(duì)檔案進(jìn)行適當(dāng)包裝　　_ 合理排放案卷　　_ 創(chuàng)造適宜的庫房條件　　_ 建立防火制度　　_ 定期進(jìn)行安全檢查　　_ 建立嚴(yán)格的保密制度　　_ 防止檔案搬動(dòng)過程中的磨損　　_ 及時(shí)修復(fù)破損檔案　　. 實(shí)踐練習(xí)　　請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題：　　1．連線題：請(qǐng)將下列檔案類型和適合的包裝方法用直線連起來。　?。?）補(bǔ)償使用的檔案 　　（2）庫房條件較差的檔案 　 　?。?）程序檢查利用的檔案　 　　2．為什么案卷排放時(shí)多采用平放式？　　3．檔案泄密的主要渠道有哪些？應(yīng)該如何杜絕？　　4．檔案修復(fù)前最重要的工作是（ ）　　 　　參考答案：　　1．（1） A　?。?） B　　（3） C　　2．因?yàn)槠椒艜r(shí)文件較舒展，自然壓平而不會(huì)起皺裂，更有利于檔案的保護(hù)?！　?．（1）庫房管理人員管理失職造成泄密。杜絕管理工作漏洞；　　（2）非庫房管理人員進(jìn)入庫房盜竊和破壞造成泄密。建立嚴(yán)格出入庫管理制度；　　（3）管理人員在非工作時(shí)間和工作場(chǎng)所談?wù)摍n案內(nèi)容造成泄密。加強(qiáng)對(duì)有關(guān)人員的保密教育，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度；　?。?）現(xiàn)代管理工具（如計(jì)算機(jī)）等造成泄密。加強(qiáng)現(xiàn)代管理工具使用時(shí)的系統(tǒng)安全建設(shè)。　　4．C。技能點(diǎn)4 如何建立檔案利用制度 　　主 題 詞 行政管理檔案管理檔案利用　　適用情景 當(dāng)需要充分利用檔案資源時(shí)，查看此技能?！　? 技能描述　　對(duì)文件資料進(jìn)行歸檔，并對(duì)歸檔文件進(jìn)行科學(xué)整理和有效保管，其最終目的都是為了充分開發(fā)利用檔案信息資源，從而使檔案真正能為公司發(fā)展服務(wù)。　　一套完整的檔案利用制度應(yīng)包含以下內(nèi)容：　　? 建立一套集中分散相結(jié)合的網(wǎng)絡(luò)化管理機(jī)構(gòu)　　相應(yīng)的機(jī)構(gòu)和合適的人員是開發(fā)利用檔案的先決條件。一般情況下，是在經(jīng)理機(jī)構(gòu)下設(shè)一個(gè)公司檔案室，集中負(fù)責(zé)公司的各項(xiàng)檔案管理工作。公司檔案室由總經(jīng)理辦公室領(lǐng)導(dǎo)。在各部門相應(yīng)設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案管理職位，管理屬于本部門的檔案，并由公司檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)其實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理，使公司和部門兩級(jí)檔案管理部門實(shí)現(xiàn)良性主動(dòng)。也就是說，一方面公司檔案室對(duì)各部門檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)有指導(dǎo)、監(jiān)察、督促和把關(guān)的職責(zé)；另一方面，各部門檔案管理機(jī)構(gòu)及時(shí)向公司檔案室反饋各部門檔案管理機(jī)構(gòu)工作情況?！　? 編制檢索工具　　編制科學(xué)有效的檢索工具是建立檔案利用制度的首要任務(wù)?！　n案檢索工具的編制過程，實(shí)質(zhì)上是由一次文獻(xiàn)（原始檔案）向二次文獻(xiàn)（檢索工具）的轉(zhuǎn)化過程。首先根據(jù)檢索的實(shí)際需要和各類檢索工具的特征確定編制類型，然后對(duì)原始檔案進(jìn)行主體分析，將其內(nèi)容和形式特征按照一定格式著錄在卡片或簿冊(cè)上成為一條條的記錄，即條目，并用每個(gè)條目的首行或首項(xiàng)作為標(biāo)引，從而形成目錄和索引，作為原始檔案的檢索工具。　　? 明確外借范圍　　一般來說，案卷不予外借，只能在檔案室內(nèi)查閱，而未歸檔的文件資料可以外借，這樣才能保證全案的整體性，便于檔案的分類整理。　　? 嚴(yán)格當(dāng)場(chǎng)查閱制度　　出于安全和保密方面的考慮，外單位人員只能對(duì)檔案進(jìn)行當(dāng)場(chǎng)查閱，且必須持有單位介紹信并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。需對(duì)檔案進(jìn)行摘抄的亦應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意，并對(duì)摘抄的材料進(jìn)行嚴(yán)格審查?！　? 規(guī)范外借程序　　規(guī)范檔案外借程序，才能既保證檔案資源得到充分利用，同時(shí)又防止檔案資源遭受人為損毀和泄密。規(guī)范的外借程序應(yīng)包括以下幾個(gè)環(huán)節(jié)：　　其一，明確調(diào)閱范圍。公司各部門經(jīng)辦人員所借閱的檔案應(yīng)與其經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)，確需調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無關(guān)的檔案時(shí)，必須經(jīng)文書管理部門的同意。　　其二，規(guī)范調(diào)閱程序。各部門經(jīng)辦人員需調(diào)閱檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真填寫“調(diào)案單”，核查無誤后，填注借出日期并將“調(diào)案單”按約定歸還日期先后進(jìn)行整理，以備催還?！　　罢{(diào)案單”以一單一案為原則，一般規(guī)定1~2周的借閱時(shí)間，特殊情況下需延長借閱時(shí)間的，應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。歸還檔案時(shí)，檔案管理人員需對(duì)檔案進(jìn)行審查，核查無誤后將檔案歸入檔案夾并將“調(diào)案單”留存?zhèn)洳?。　? 做好借閱中的保密工作　　其一，秘密級(jí)以上的檔案必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)才能借閱；　　其二，對(duì)歸檔的文件資料進(jìn)行嚴(yán)格審查，一旦發(fā)現(xiàn)泄密情形，應(yīng)依據(jù)《保密法》追究相關(guān)人員的責(zé)任；　　其三，采用計(jì)算機(jī)檢索時(shí)，更應(yīng)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)安全管理，防止電腦泄密；　　總之，建立檔案利用制度，既要充分發(fā)揮檔案這一重要信息資源的作用。又要做好保密工作，寬嚴(yán)適度。這是企業(yè)檔案制度的重要內(nèi)容。　　9 牢記要點(diǎn)　　建立檔案利用制度主要把握以下環(huán)節(jié)：　　_ 建立一套網(wǎng)絡(luò)化管理機(jī)構(gòu)　　_ 編制檢索工具　　_ 明確外借范圍　　_ 嚴(yán)格當(dāng)場(chǎng)查閱制度　　_ 規(guī)范外借程序　　_ 做好借閱中的保密工作　　. 實(shí)踐練習(xí)　　請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題：　　1．檔案檢索的工具主要有：　　2．對(duì)外單位人員調(diào)閱檔案應(yīng)有什么特殊規(guī)定？請(qǐng)列舉一下?！　?．如何做好檔案借閱中的保密工作？結(jié)合您公司的實(shí)例分析。技能點(diǎn)5 如何進(jìn)行檔案清理 　　主 題 詞 行政管理檔案管理檔案清理　　適用情景 當(dāng)面臨案卷堆積如山的壓力需要對(duì)檔案進(jìn)行清理時(shí)，查看此技能?！　? 技能描述　　隨著時(shí)間的推移，有些檔案已經(jīng)失去了保存的價(jià)值或無需永久保存，必須及時(shí)對(duì)這些檔案加以清理，以緩解檔案管理的壓力，為再接收新的檔案提供便利。　　檔案清理工作應(yīng)按如下步驟進(jìn)行：　　1．審查鑒定檔