【正文】 　　7 技能描述　　隨著時(shí)間的推移，有些檔案已經(jīng)失去了保存的價(jià)值或無(wú)需永久保存，必須及時(shí)對(duì)這些檔案加以清理，以緩解檔案管理的壓力，為再接收新的檔案提供便利。檔案管理　　3．如何做好檔案借閱中的保密工作？結(jié)合您公司的實(shí)例分析。這是企業(yè)檔案制度的重要內(nèi)容?！　? 做好借閱中的保密工作　　其一，秘密級(jí)以上的檔案必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)才能借閱；　　其二，對(duì)歸檔的文件資料進(jìn)行嚴(yán)格審查，一旦發(fā)現(xiàn)泄密情形，應(yīng)依據(jù)《保密法》追究相關(guān)人員的責(zé)任；　　其三，采用計(jì)算機(jī)檢索時(shí)，更應(yīng)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)安全管理，防止電腦泄密；　　總之，建立檔案利用制度，既要充分發(fā)揮檔案這一重要信息資源的作用?！　　罢{(diào)案單”以一單一案為原則，一般規(guī)定1~2周的借閱時(shí)間，特殊情況下需延長(zhǎng)借閱時(shí)間的，應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。　　其二，規(guī)范調(diào)閱程序。規(guī)范的外借程序應(yīng)包括以下幾個(gè)環(huán)節(jié)：　　其一，明確調(diào)閱范圍。需對(duì)檔案進(jìn)行摘抄的亦應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意，并對(duì)摘抄的材料進(jìn)行嚴(yán)格審查?！　? 明確外借范圍　　一般來(lái)說(shuō)，案卷不予外借，只能在檔案室內(nèi)查閱，而未歸檔的文件資料可以外借，這樣才能保證全案的整體性，便于檔案的分類整理。　　檔案檢索工具的編制過(guò)程，實(shí)質(zhì)上是由一次文獻(xiàn)（原始檔案）向二次文獻(xiàn)（檢索工具）的轉(zhuǎn)化過(guò)程。也就是說(shuō)，一方面公司檔案室對(duì)各部門檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)有指導(dǎo)、監(jiān)察、督促和把關(guān)的職責(zé)；另一方面，各部門檔案管理機(jī)構(gòu)及時(shí)向公司檔案室反饋各部門檔案管理機(jī)構(gòu)工作情況。公司檔案室由總經(jīng)理辦公室領(lǐng)導(dǎo)。　　一套完整的檔案利用制度應(yīng)包含以下內(nèi)容：　　? 建立一套集中分散相結(jié)合的網(wǎng)絡(luò)化管理機(jī)構(gòu)　　相應(yīng)的機(jī)構(gòu)和合適的人員是開(kāi)發(fā)利用檔案的先決條件。檔案利用　　適用情景 當(dāng)需要充分利用檔案資源時(shí)，查看此技能。 　　主 題 詞 行政管理技能點(diǎn)4 如何建立檔案利用制度加強(qiáng)現(xiàn)代管理工具使用時(shí)的系統(tǒng)安全建設(shè)。建立嚴(yán)格出入庫(kù)管理制度；　?。?）管理人員在非工作時(shí)間和工作場(chǎng)所談?wù)摍n案內(nèi)容造成泄密。　　3．（1）庫(kù)房管理人員管理失職造成泄密?！　? 牢記要點(diǎn)　　檔案保管的主要措施有：　　_ 對(duì)檔案進(jìn)行適當(dāng)包裝　　_ 合理排放案卷　　_ 創(chuàng)造適宜的庫(kù)房條件　　_ 建立防火制度　　_ 定期進(jìn)行安全檢查　　_ 建立嚴(yán)格的保密制度　　_ 防止檔案搬動(dòng)過(guò)程中的磨損　　_ 及時(shí)修復(fù)破損檔案　　. 實(shí)踐練習(xí)　　請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題：　　1．連線題：請(qǐng)將下列檔案類型和適合的包裝方法用直線連起來(lái)。檔案修復(fù)人員對(duì)檔案進(jìn)行除塵、消毒后，應(yīng)對(duì)其進(jìn)行全面的技術(shù)鑒定，根據(jù)其字跡、紙張成分質(zhì)量及毀損程度和性質(zhì)，選擇合理的修復(fù)方法，以避免因修復(fù)方法不當(dāng)使檔案遭受進(jìn)一步的損失；　?。?）采用合適的修復(fù)方法對(duì)檔案進(jìn)行修復(fù)；　?。?）將修復(fù)好的檔案及時(shí)交庫(kù)房管理人員歸位。　　檔案修復(fù)工作的主要程序是：　?。?）接受登記?！　?．及時(shí)修復(fù)破損檔案　　一旦檔案遭到破損，必須及時(shí)發(fā)現(xiàn)和修復(fù)，以便檔案能夠長(zhǎng)久保持和利用?！　∶鞔_了泄密渠道后，就應(yīng)時(shí)刻提高警惕，建立一套嚴(yán)格的保密制度，杜絕一切失密可能，這一制度要求：　?。?）管理人員做到防盜工作萬(wàn)無(wú)一失，堵塞管理中可能存在的泄密渠道，絕密檔案應(yīng)該放入保險(xiǎn)柜，在專門的地點(diǎn)進(jìn)行保存；　?。?）非庫(kù)房管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得入庫(kù)，確實(shí)需入庫(kù)時(shí)，出入應(yīng)進(jìn)行仔細(xì)登記和檢查，進(jìn)入機(jī)密庫(kù)房時(shí)，應(yīng)執(zhí)行更為嚴(yán)格的管理制度；　?。?）加強(qiáng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全建設(shè)，防止內(nèi)部工作人員和電腦黑客竊密。因此，建立嚴(yán)格的保密制度是公司檔案保管的關(guān)鍵一環(huán)。安全檢查中最重要的就是進(jìn)行防火檢查，以確保防火管理工作得到切實(shí)保障?；馂?zāi)一旦發(fā)生，應(yīng)迅速通知消防機(jī)關(guān)，同時(shí)迅速組織人員沉著搶救，維持現(xiàn)場(chǎng)秩序。根據(jù)檔案的重要程度、機(jī)密程度和庫(kù)房條件，擬訂幾套搶救方案，萬(wàn)一火災(zāi)發(fā)生時(shí)能夠合理安排搬運(yùn)路線方法，搶救最貴重的檔案，避免搶救過(guò)程中的失密現(xiàn)象。滅火準(zhǔn)備包括物質(zhì)上的準(zhǔn)備和思想上的準(zhǔn)備兩個(gè)方面：物質(zhì)上的主要是滅火工具、水源、沙袋等應(yīng)該放在便于取用的地方；思想上的準(zhǔn)備主要指平時(shí)經(jīng)常進(jìn)行防火教育，學(xué)習(xí)防火方面的理論知識(shí)和技術(shù)方法。庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)嚴(yán)禁吸煙，定期檢查各種電器設(shè)備，有隱患的立即進(jìn)行修理，規(guī)模較大的庫(kù)房，還應(yīng)安裝避雷針。　　3．創(chuàng)造適宜的庫(kù)房條件　　按照檔案保管的技術(shù)要求，科學(xué)地控制庫(kù)房的溫度和濕度，保持有利于檔案存放的庫(kù)房環(huán)境和庫(kù)內(nèi)衛(wèi)生，是做好檔案保管工作的重要保障。豎放方便案卷檢索，但從更好保護(hù)檔案的角度看，平放的方式則更為有利，因?yàn)槠椒艜r(shí)文件躺著，自然壓平而不會(huì)起皺裂，對(duì)于珍貴檔案的保管，更應(yīng)采取平放方式?！　?．合理排放案卷　　將案卷排放到檔案架時(shí)，應(yīng)將同一時(shí)期、同一系統(tǒng)或相同性質(zhì)的全案排放到一起；同時(shí)，必須嚴(yán)格按照已經(jīng)確定的分類體系和案卷的順序進(jìn)行排列，以保持案卷之間的有機(jī)聯(lián)系?！　? 技能描述　　檔案的構(gòu)成材料多為紙張、照片、錄影帶及機(jī)讀磁卡材料等，這些材料都較易造成損毀，對(duì)公司的檔案管理工作十分不利，所以，采取有效的措施，最大限度地延長(zhǎng)檔案壽命是每個(gè)職業(yè)經(jīng)理人在檔案保管過(guò)程中必須予以重視的一項(xiàng)重要工作。檔案管理　　9 牢記要點(diǎn)　　檔案整理應(yīng)遵循以下步驟：　　_ 區(qū)分全案　　_ 合理分類　　_ 制作檔夾　　_ 檔案命名　　_ 檔號(hào)編訂　　_ 檔夾裝訂　　. 實(shí)踐練習(xí)　　請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題：　　1．檔案的關(guān)鍵在于（ ）　　A．確定檔案的形成者 B．確定文件作者　　2．檔案的分類順序?yàn)椋骸　。?）—（ ）—（ ）—（ ）　　3．檔案整理應(yīng)遵循哪些原則？　　4． 檔案編訂中特別應(yīng)該注意的問(wèn)題是什么？　　參考答案：　　1．A　　2．部門分類 大類 小類 細(xì)類　　3．準(zhǔn)確表達(dá)案卷內(nèi)容，文字簡(jiǎn)明扼要，標(biāo)題結(jié)構(gòu)完整　　4．在編號(hào)中預(yù)留空檔，以備組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時(shí)進(jìn)行編號(hào)增補(bǔ)。最后在裝訂好的檔夾背脊標(biāo)明檔夾內(nèi)案件的分類編號(hào)及名稱，以便于日后查檔。中文橫寫，或外文文件則以左方裝訂為原則。如檔號(hào)A1A2—B1B2C1C2D1—a1a2中，A1A2為經(jīng)辦部門代號(hào)，B1B2為大類號(hào)，C1C2為小類號(hào)，D1為檔案卷次，a1a2為檔案目次。　　檔號(hào)編訂以一檔一號(hào)為原則，以十進(jìn)制阿拉伯?dāng)?shù)字表示（具體位數(shù)多少，視案件多少而定）。對(duì)案卷進(jìn)行命名時(shí)應(yīng)遵循以下原則：　　其一：準(zhǔn)確表達(dá)案卷內(nèi)容；　　其二：文字簡(jiǎn)明扼要；　　其三：標(biāo)題結(jié)構(gòu)完整。每一個(gè)檔夾封面內(nèi)首頁(yè)應(yīng)設(shè)“目次表”，以方便查找?！　】傊?，檔案分類應(yīng)本著一切從實(shí)際需要出發(fā)的原則確定分類的層級(jí)和標(biāo)準(zhǔn)，力求做到區(qū)分合理，層次清晰?！　? 合理分類　　由于公司檔案種類繁多，采用單一的分類方法已不能滿足檔案管理的實(shí)際需要，因而多是結(jié)合兩種以上的分類方法對(duì)不同的檔案進(jìn)行多層次分類。立檔單位的收文，其檔案形成者是收文的實(shí)際接受者，而非文件作者，只需查明收文的實(shí)際接受者，就可以確定所屬全案。構(gòu)成全案的文件大致可劃分為三種基本類型：內(nèi)部文件、發(fā)文和收文。檔案整理可以按以下步驟進(jìn)行：　　? 區(qū)分全案　　所謂“全案”，簡(jiǎn)言之，就是檔案的性質(zhì)歸屬，性質(zhì)相同的檔案隸屬于一個(gè)“全案”。科學(xué)優(yōu)化的檔案整理，可以促進(jìn)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)良性互動(dòng)和協(xié)調(diào)發(fā)展，進(jìn)而能為檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用奠定重要基礎(chǔ)。檔案整理　　適用情景 當(dāng)需要對(duì)種類繁多的檔案進(jìn)行分類整理時(shí)，查看此技能。 　　主 題 詞 行政管理　　9 牢記要點(diǎn)　　科學(xué)有效歸檔，需要做到：　　_ 明確歸檔范圍　　_ 把握歸檔時(shí)間　　_ 審查歸檔文件　　_ 嚴(yán)格歸檔責(zé)任　　. 實(shí)踐練習(xí)　　請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題：　　1．您認(rèn)為歸檔管理對(duì)企業(yè)的檔案管理有什么重要意義？　　2．您公司的檔案是否有長(zhǎng)期分散于各個(gè)部門的情況？您將怎樣保證您公司的歸檔工作做到制度化、規(guī)范化？技能點(diǎn)2 如何進(jìn)行檔案整理歸檔責(zé)任制度應(yīng)包含以下兩個(gè)方面的內(nèi)容，即經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人即時(shí)歸檔責(zé)任制度和檔案管理人員嚴(yán)格接收責(zé)任制度?！　。?）檢查文件資料的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏的應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門補(bǔ)辦?！　?．審查歸檔的文件　?。?）不屬歸檔范圍的文件應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門?！　?．把握歸檔時(shí)間　　歸檔時(shí)間是指文書部門或?qū)I(yè)部門將需要?dú)w檔的文件材料向檔案管理部門移送的時(shí)間。一般來(lái)說(shuō)，歸檔的范圍應(yīng)該包括以下兩個(gè)方面：　?。?）公司對(duì)內(nèi)的文書資料，包括公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，公司各部門的發(fā)文，公司主持召開(kāi)的各種專業(yè)會(huì)議形成的會(huì)議記錄、文件、會(huì)議綱要、重要領(lǐng)導(dǎo)人的講話及會(huì)議決定，公司制定的各項(xiàng)計(jì)劃，公司的重要工作成果如工程設(shè)計(jì)圖紙等?！　∫话銇?lái)說(shuō)，歸檔管理需做好以下幾個(gè)方面的工作：　　1．明確歸檔范圍　　歸檔范圍是指哪些文件資料應(yīng)該歸檔，哪些不應(yīng)該歸檔。　　7 技能描述　　企業(yè)每天都要產(chǎn)生大量處理完畢的文件資料，如果不能及時(shí)有效地對(duì)這些材料進(jìn)行歸檔管理，勢(shì)必導(dǎo)致企業(yè)重要信息的遺失和泄漏，使企業(yè)蒙受損失。檔案管理　　3．您的企業(yè)重要文書在何處保管，借閱時(shí)是否需要出示借閱證明？如果還沒(méi)有實(shí)施該措施，請(qǐng)您糾正?！　? 牢記要點(diǎn)　　文書的整理保存要注意：　　_ 文書的整理　　_ 文書的保管　　. 實(shí)踐練習(xí)　　請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題：　　1．您的企業(yè)在文書整理過(guò)程中是否也進(jìn)行編號(hào)？具體的標(biāo)準(zhǔn)是怎樣制定的？請(qǐng)對(duì)照本文進(jìn)行反思，力求拿出更好的分類和編號(hào)方法?！　。?）對(duì)于重要文件的借閱，必須出具借閱證明?！　。?）保存期滿以及沒(méi)有必要繼續(xù)保存的，經(jīng)主管部門決定，填寫廢除理由和日期后予以銷毀。如果是調(diào)查報(bào)告原件，則由所在部門主管確定保存年限?！　、?保存五年文書：指不需要保存十年的次重要文書?！　。?）文書的保管年限：　?、?永久保存文書：包括章程、股東大會(huì)及董事會(huì)議議事記錄、重要的制度性規(guī)定；重要的契約書、協(xié)議書；股票關(guān)系文書類；重要的訴訟關(guān)系文書；重要的政府許可證書；有關(guān)公司歷史的文書；決算書和其他重要的文書。而大量的不重要的文書可以直接送總務(wù)科進(jìn)行保存。　?。?）文書整理：將大部分沒(méi)有必要查詢與翻閱的文書和另一類需要經(jīng)常查閱的文書分門歸類，區(qū)別對(duì)特。編號(hào)按年度更新?！　∥臅悇e用“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”等表示?！　?．文書整理　　（1）文書的編寫符號(hào)：表示部門名稱的符號(hào)，用部門名稱的第一個(gè)漢字，如總務(wù)處文秘科，用“總、文”表示?！　? 技能描述　　每一天企業(yè)都要面對(duì)不同的事情，都需要不同的文書，這就意味著每一天都會(huì)有許多已被使用過(guò)的文書失去它現(xiàn)有的價(jià)值，但是文書的使用絕對(duì)不是一次性的，目前暫時(shí)的不再使用，絕對(duì)不意味著今后不再使用，從此可以把使用過(guò)的文書丟棄。文書管理　　參考答案：　　1. （1）√；　　（2）。（ ）　?。?）每一份文書都應(yīng)按照上文所談的格式嚴(yán)格完成。　　9 牢記要點(diǎn)　　文書制作需注意：　　_ 制作文書的要點(diǎn)　　_ 文書的編寫要求　　_ 文書的署名要求　　_ 文書的標(biāo)志要注明　　_ 文書的副本　　. 實(shí)踐練習(xí)　　請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題：　　1．請(qǐng)你判斷對(duì)錯(cuò)，對(duì)的打“√”，錯(cuò)的打“”。但是絕密文書未經(jīng)主管認(rèn)可不得擅自制作或復(fù)印副本，在特殊情況下，還須注明包括正本在內(nèi)共復(fù)印多少份，送往何部門等。文書信封上也可以特別注明“親啟”字樣，以要求收件人親自打開(kāi)文書。　?。?）不重要的文書，只需署上經(jīng)辦人姓名即可。　?。?）對(duì)外以公司名義發(fā)文，署本公司名稱。　?、?對(duì)于復(fù)審呈報(bào)的文件，在文件末尾隔一行處寫復(fù)審件的號(hào)碼、必要事項(xiàng)、年月日及復(fù)審者姓名，以作證明?！　。?）寫法：文件第一行通常寫上文號(hào)，第二行寫上文件標(biāo)題，第三行寫制發(fā)年月日、制發(fā)者名稱，再一行寫收件人的姓名，之后一行寫文件內(nèi)容?！　。?）文體選擇：一般用書面文體?！　。?）重要文書，須經(jīng)公證，并附上具有法定效力的證據(jù)或證明文件?！　。?）文件的起草要經(jīng)過(guò)特定機(jī)關(guān)的同意，文件定稿前須經(jīng)分管經(jīng)理審核，審核者要對(duì)文件形式和內(nèi)容進(jìn)行審查，加以修改。制作文書也有特別的規(guī)定，它絕對(duì)不是文字的簡(jiǎn)單疊加。　　7 技能描述　　文書內(nèi)容是對(duì)發(fā)文者意圖的表現(xiàn)，文書的制作過(guò)程也即是完整表達(dá)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖的過(guò)程。文書管理 （ ）　　參考答案：　　1.√； 2.√； 3.√； 4.。 （ ）　　2．提案文書一般包括標(biāo)題、正文、說(shuō)明和附錄 （ ）　　3．上級(jí)認(rèn)可該審批內(nèi)容并做出了相關(guān)決定后，則以請(qǐng)示提案書（副本）返回，并要求部門予以執(zhí)行。　　總的來(lái)講，請(qǐng)示審批更重在程序，經(jīng)理人的重點(diǎn)也應(yīng)放在對(duì)程序的理解和遵守上，做到程序合法，內(nèi)容適當(dāng)。如果事情緊急，允許先直接以非文書的形式請(qǐng)示，但是事后必須盡快撰寫請(qǐng)示提案文書上報(bào)；　　（2）請(qǐng)示提案文書的內(nèi)容和順序，一般應(yīng)該包括標(biāo)題、正文、理由、說(shuō)明和附錄。　　1．請(qǐng)示審批的事項(xiàng)一般有以下幾點(diǎn)　?。?）各種制度性變更；　?。?）與政府機(jī)關(guān)有關(guān)的各種重要請(qǐng)求的回執(zhí)、申請(qǐng)等；　?。?）訴訟行為；　?。?）重要契約的締結(jié)、變更與解除；　　（5）職務(wù)及重要人事安排；　?。?）大額饋贈(zèng)、謝禮以及宣傳廣告費(fèi)用；　?。?）預(yù)、決算事宜；　　（8）土地、建筑物等生產(chǎn)資料的購(gòu)買與轉(zhuǎn)讓；　?。?）借、貸款以及借貸銀行的開(kāi)設(shè)與變更；　?。?0）重要或高額物品的采購(gòu)，不急用或不需要物品的轉(zhuǎn)讓或廉價(jià)出售；　?。?1）分支機(jī)構(gòu)的增減與升降；　?。?2）有關(guān)經(jīng)營(yíng)的重要計(jì)劃與企劃；　?。?3）定期或不定期刊物發(fā)刊、修改與廢除；　?。?4）有關(guān)費(fèi)用開(kāi)支的修訂；　?。?5）其他問(wèn)題。惟有如此，才能形成上下意志統(tǒng)一、步調(diào)一致的局面?！　? 技能描述　　請(qǐng)示審批是公司經(jīng)營(yíng)的一項(xiàng)重要程序，凡公司經(jīng)營(yíng)的重要事項(xiàng)，下級(jí)都必須向上級(jí)請(qǐng)示，在獲得相關(guān)權(quán)力人審查、裁決和公文批復(fù)之后，方能執(zhí)行。文書管理　　9 牢記要點(diǎn)　　文書處理應(yīng)該注意：　　_ 普通文書按上級(jí)指示處理　　_ 重要文書本人親啟　　_ 交涉要記錄　　_ 堅(jiān)決杜絕拖延　　. 實(shí)踐練習(xí)