【正文】 　請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題：　　1．檢查一下您已經(jīng)處理的和尚待處理的文書，有沒有和本文不符合的地方，并盡可能按照要求重新分類整理文書。一旦拖延的情況發(fā)生，應(yīng)立即交文書管理部門將文書催回，再做相應(yīng)處理。對(duì)那些并不重要的事項(xiàng)，或者通過電話、會(huì)面等簡(jiǎn)單形式處理的事項(xiàng)，只需要事后將處理結(jié)果的要點(diǎn)記錄下來即可。親啟文書信封上一般注明文書所涉及事項(xiàng)的要點(diǎn)，注明發(fā)文者姓名，由發(fā)文者緘封，原則上應(yīng)該由信封上所指名者開啟，其他人不得擅自處理。文書內(nèi)容涉及到其他部門或必須經(jīng)過其他部門配合才能完成的，應(yīng)與對(duì)方達(dá)成一致以后才能行事?！　? 文書處理原則　　文書的審閱、回復(fù)、照會(huì)以及其他必要的處理由科長(zhǎng)以上級(jí)別的主管負(fù)責(zé)，或者由其指定其下屬進(jìn)行具體處理?！　? 技能描述　　在企業(yè)文書的日常管理活動(dòng)中，每一天，管理人員都要接到許多不同種類的文書，它們各自都起著自己的特殊的作用，可以說，都很重要。文書管理 （ ）　　參考答案：　　1.√；2.；3.。 （ ）　　2．對(duì)于一般文件也應(yīng)該加蓋印章?！　】傊陌l(fā)文書是個(gè)需要通盤考慮的問題，而且，確保文書的有效送達(dá)，更是經(jīng)理人必須時(shí)時(shí)提醒的。文秘科須按月決算全部郵費(fèi)與電報(bào)費(fèi)用開支?！　∑渌匾臅蚩爝f文書，必須加蓋“專遞”、“面呈”、“快遞”等字樣印章，并給發(fā)文當(dāng)事者必要的回復(fù)。特快專遞以及電報(bào)等文書，必須及時(shí)發(fā)出。文秘室匯集所有待發(fā)文書，做好文書發(fā)送登記。當(dāng)面對(duì)距離較遠(yuǎn)的文書對(duì)象應(yīng)該如何運(yùn)用文書呢？在這個(gè)時(shí)候，就不得不將文書用郵寄的方式送到對(duì)方的手中，這個(gè)時(shí)候能夠保證文書在最短的時(shí)間內(nèi)送達(dá)，就是最具時(shí)效性的文書傳遞方式。文書寄發(fā)　　適用情景 當(dāng)文書對(duì)象距離很遠(yuǎn)，在與其進(jìn)行業(yè)務(wù)往來需要傳遞文書時(shí)，查看此技能。 　　主 題 詞 行政管理　　9 牢記要點(diǎn)　　文書收發(fā)管理要做到：　　_ 設(shè)置專門部門　　_ 注意文書收發(fā)要求　　_ 部分文書需要登記　　_ 制度工作時(shí)間外文書要注意查收　　. 實(shí)踐練習(xí)　　請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題：　　1．您認(rèn)為文書收發(fā)制度的建立對(duì)于您的企業(yè)產(chǎn)生了怎樣有益的作用？　　2．請(qǐng)舉出您的企業(yè)中有哪些需要登記的企業(yè)文書？技能點(diǎn)5 如何寄發(fā)文書　　4．規(guī)定時(shí)間以外的文書收發(fā)　　在制度工作時(shí)間外接到文書，如果值班人員能夠判定是緊急重要的文書，或者直接寫給公司高層領(lǐng)導(dǎo)的文書，應(yīng)該立即通知秘書室主任；其他次重要文書，只需通知收發(fā)室的主任，并按其指示處理?！　。?）專人傳遞送達(dá)的文書要登記?！　。?）文書中夾帶的所有附加物品，必須原樣送到當(dāng)事人手中?！　。?）文書當(dāng)事人必須簽名蓋章領(lǐng)取文書?！　。?）送各部門、科室的文書若有差錯(cuò)，必須立即退回到文書收發(fā)部門?！　?．文書收發(fā)要求　?。?）一般文書在啟封后，分送各部門、科室。公司各部、處、室都要設(shè)文書負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)本部門內(nèi)文件的分發(fā)、保管工作?！　?．文書收發(fā)部門　　文書收發(fā)工作，一般企業(yè)都會(huì)讓總務(wù)部來負(fù)責(zé)?！　? 技能描述　　現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)，各種信息的及時(shí)交流變得越來越重要。文書管理　　3．您認(rèn)為企業(yè)在文書管理行文方面還有哪些需要改進(jìn)的地方？最好和同類或相似的企業(yè)進(jìn)行一下比較，以查漏補(bǔ)缺、取長(zhǎng)補(bǔ)短?！　? 牢記要點(diǎn)　　文書行文時(shí)要特別注意：　　_ 公文類別　　_ 行文權(quán)限　　. 實(shí)踐練習(xí)　　請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題：　　請(qǐng)檢查您的企業(yè)是否意識(shí)到行文的重要性：　　1．您的企業(yè)行文都有哪些方式？有沒有可利用的更好的方式？建議您對(duì)此進(jìn)行反思?！　。?）固定格式行文，應(yīng)由署名的主管對(duì)原稿審核后，授權(quán)業(yè)務(wù)主辦部門主管依式行文。　?。?）以部門名義行文者，應(yīng)由部門主管執(zhí)行?！　。?）以公司名義蓋用公司公章行文者，應(yīng)由經(jīng)理級(jí)人員執(zhí)行。　?。?）以董事長(zhǎng)署名行文者，應(yīng)送總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長(zhǎng)審核執(zhí)行。　　（6）其他：司法文書依司法部門規(guī)定程序?qū)嵤?；合同文書依法律、法?guī)的規(guī)定實(shí)施；會(huì)議記錄及例行報(bào)表等不必行文；　　業(yè)務(wù)處理須以電報(bào)行文時(shí)必須使用電報(bào)?！　。?）便函：在企業(yè)、部門間或企業(yè)內(nèi)各部門間業(yè)務(wù)接洽時(shí)使用?！　?． 公文類別　　（1）公告：就主管業(yè)務(wù)向公眾或特定對(duì)象宣布時(shí)使用。　　7 技能描述　　企業(yè)在日常行政管理過程中，要面對(duì)各種各樣的對(duì)象，發(fā)文對(duì)象的不同決定了文書寫作方式的不同，文書寫作絕不能夠千篇一律。文書管理 （ ）　　參考答案：　　1.； 2.√?！　?．文書管理工作可以由行政部門代行，沒有必要再單設(shè)專門機(jī)構(gòu)。　　總而言之，資料報(bào)送部門的分類和設(shè)置，一定要本著必要和有限的原則，在此基礎(chǔ)上，確定文書管理部門設(shè)置和工作流程?！　?．主辦及會(huì)辦部門　?。?）資料需報(bào)送工廠主管機(jī)構(gòu)的，由各公司總經(jīng)理室或獨(dú)立廠區(qū)的管理部門主辦，由法律事務(wù)室會(huì)辦；　?。?）資料需報(bào)送外匯貿(mào)易主管機(jī)構(gòu)的，由資材部主辦，由法律事務(wù)室、財(cái)務(wù)部會(huì)辦；　?。?）資料需報(bào)送新聞媒體的，由秘書室主辦，但是如果資料涉及公司業(yè)務(wù)政策事項(xiàng)，應(yīng)先報(bào)告董事長(zhǎng)核定后才能對(duì)外發(fā)布；　?。?）資料需報(bào)送股東及一般性客戶的，由公司總經(jīng)理室主辦，但編印前必須先會(huì)晤法律事務(wù)室。　　2．管理部門　　由于各個(gè)部門的管理分工不同，依照其不同的職能特點(diǎn)，可以讓它們擔(dān)當(dāng)不同的管理任務(wù)?？偣靖鞑块T與外界來往文書的收發(fā)由總務(wù)部門統(tǒng)一辦理，各公司（工廠）所在地的總收發(fā)由其所屬總務(wù)部門辦理。只有分工到位，才能形成統(tǒng)一化、專業(yè)化的管理模式，做到企業(yè)上下圍繞企業(yè)目標(biāo)共同努力，協(xié)調(diào)一致。文書管理部門設(shè)置　　適用情景 當(dāng)需要設(shè)置文書管理部門或調(diào)整文書管理部門時(shí)，查看此技能。 　　主 題 詞 行政管理技能點(diǎn)2 如保設(shè)置文書管理部門　　9 牢記要點(diǎn)　　文書管理應(yīng)遵循的基本原則：　　_ 簡(jiǎn)潔明了　　_ 準(zhǔn)確及時(shí)　　_ 嚴(yán)格保密　　_ 統(tǒng)一管理　　_ 注重程序　　. 實(shí)踐練習(xí)　　請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題：　　評(píng)價(jià)一下您所在單位的文書管理工作及文書管理人員，看一看這方面的工作是否嚴(yán)格按文書管理規(guī)則辦事？　　關(guān)于這方面的學(xué)習(xí)資源有很多，例如：? 《現(xiàn)代成功企業(yè)行政辦公管理文案范本》，石向彤主編，中國(guó)時(shí)代經(jīng)濟(jì)出版社，2002年。 例如在公文的歸檔這樣一個(gè)大的程序上就可以分為：平時(shí)歸卷、立卷、歸檔以及送交檔案室等不同的子程序?！　? 注重程序　　公文的受理、制發(fā)、歸檔都有著嚴(yán)格的程序規(guī)定?！　∥挠∈胰藛T更應(yīng)該樹立嚴(yán)格的保密觀念，不得隨意泄露本公司的商業(yè)秘密，不得私自截留任何文件。這就決定了文書的管理應(yīng)該具有保密性。特別是對(duì)于文書中所引用的其他文件，更應(yīng)該注明其出處。這也是文書管理的本質(zhì)所在。文書一般是針對(duì)特定的人和特定的事情而做的。文書標(biāo)題的選擇更應(yīng)把握簡(jiǎn)潔明了的原則，能夠準(zhǔn)確明確地表達(dá)文書內(nèi)容。例如，用第一章、第一條等類似的章節(jié)體的表達(dá)方式，更有利于清晰表達(dá)所規(guī)定的事項(xiàng)?！　? 技能描述　　掌握了文書管理的基本規(guī)則，就把握住了文書管理的基本特點(diǎn)。文書管理　　4．將一些會(huì)議的注意事項(xiàng)和技巧進(jìn)行總結(jié)提煉，制定成會(huì)議管理的規(guī)范，并在相關(guān)人員范圍內(nèi)進(jìn)行學(xué)習(xí)?！　?．您是否注意提高會(huì)議發(fā)言和討論的質(zhì)量？對(duì)于會(huì)議發(fā)言和討論中存在的問題，有沒有切實(shí)有效的改進(jìn)措施，請(qǐng)您總結(jié)一下。　　總之，會(huì)議的提問是一門藝術(shù)性很強(qiáng)的學(xué)問，認(rèn)真領(lǐng)會(huì)這一點(diǎn)是提高會(huì)議提問水平和效率的必備技能。　　提問的方式有：　?。?）間接提問：不指名道姓，面向全體與會(huì)人員提問；　?。?）直接提問：指名道姓地向特定的人發(fā)問；　　（3）反問：在與會(huì)者提問之后，會(huì)議主席并不立刻回答，而是反問提問者或其他與會(huì)者。否則，不適當(dāng)?shù)奶釂柌粌H會(huì)影響會(huì)議的順利進(jìn)行，還可能挫傷與會(huì)者的積極性?！　?．會(huì)議提問的注意事項(xiàng)　　提問是會(huì)議中常見的方式，也是最重要的方式之一?！　?．參加會(huì)議的注意事項(xiàng)　　作為會(huì)議的主體，與會(huì)者必須真正地投入到會(huì)議中去，這樣，才能保證會(huì)議能取得成功?！　≈鞒秩说墓ぷ魉礁叩蛯?duì)會(huì)議質(zhì)量有很大影響。而作為會(huì)議的主持人，必須了解掌握相關(guān)的知識(shí)，并且運(yùn)用一定的技巧。因此，必須予以高度重視。　　1．會(huì)議進(jìn)程中的注意事項(xiàng)　　在會(huì)議進(jìn)行的整個(gè)過程中，為了保證會(huì)議能夠高效進(jìn)行，必須隨時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正一些問題。　　7 技能描述　　會(huì)議的進(jìn)行和管理需要科學(xué)化、合理化，這樣才能達(dá)到預(yù)期目的，這其中有著許多的注意事項(xiàng)以及一定的技巧與方法。會(huì)議管理? 《現(xiàn)代秘書實(shí)用手冊(cè)》，蔡翔、李保華編譯，中國(guó)卓越出版公司，1990年。　　9 牢記要點(diǎn)　　會(huì)后工作的主要內(nèi)容有：　　_ 會(huì)務(wù)工作總結(jié)　　_ 撰寫及印發(fā)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)　　_ 撰寫及印發(fā)會(huì)議紀(jì)要　　_ 文件資料的收退　　_ 議定事項(xiàng)的催辦　　. 實(shí)踐練習(xí)　　請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題：　　會(huì)后工作是個(gè)需要注意的問題，您和您的組織是否意識(shí)到這一點(diǎn)了，看看有哪些方面是和本文講到的要求相悖的，存在哪些不足，并找出改進(jìn)的方法?！　】傊?，會(huì)后工作是會(huì)議管理的收尾工作，看似可有可無，實(shí)際上卻非常重要。檢查人員可以用電話催辦、發(fā)放催辦通知單或親自檢查催辦。而且它還有利于會(huì)后信息的及時(shí)反饋。而召開一些大型的會(huì)議往往事先開具文件資料的清單，由工作人員分發(fā)給與會(huì)者，要求在會(huì)后按照清單將文件資料退回?！　? 文件資料的收退　　一般來說，會(huì)議文件需要退回有以下幾個(gè)原因：　　其一，一些文件內(nèi)容有高度的機(jī)密性，為防止泄密，不宜擴(kuò)散；　　其二，一些文件屬于參考性質(zhì)，與會(huì)議的精神并不完全相符，如果擴(kuò)散會(huì)影響會(huì)議精神的準(zhǔn)確傳達(dá)；　　其三，一些文件記錄了會(huì)議中與會(huì)人員的即席發(fā)言，不宜擴(kuò)散?！　∪绻麜?huì)議紀(jì)要的內(nèi)容具有機(jī)密性，應(yīng)注明密級(jí)。印發(fā)會(huì)議紀(jì)要的方式有兩種：一是全文印發(fā)，二是摘錄需要的部分印發(fā)。這是會(huì)議紀(jì)要的主體，往往要對(duì)會(huì)議的原始記錄進(jìn)行提煉、選擇?！　?huì)議紀(jì)要一般可分為兩部分：　　第一，簡(jiǎn)述會(huì)議情況，包括會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人數(shù)、會(huì)議目的、討論結(jié)果等。一般來說，撰寫者應(yīng)該參加會(huì)議的全過程。　　會(huì)議紀(jì)要是為宣傳、貫徹會(huì)議宗旨服務(wù)的。會(huì)議紀(jì)要是紀(jì)實(shí)，必須反映會(huì)議的真實(shí)意思，不應(yīng)摻雜個(gè)人的主觀意見。即直接登載某些會(huì)議的發(fā)言，在前面配發(fā)一定的按語或評(píng)論，以強(qiáng)調(diào)轉(zhuǎn)發(fā)內(nèi)容的指導(dǎo)意義。即采用新聞報(bào)道的形式反映會(huì)議情況，從會(huì)議中選取有價(jià)值的內(nèi)容。應(yīng)對(duì)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)進(jìn)行編號(hào)，以便于分類歸檔。因此，要求簡(jiǎn)報(bào)要真實(shí)地反映會(huì)議的內(nèi)容，并且做到文字簡(jiǎn)練，篇幅短小，著重反映會(huì)議中的重要問題。同時(shí)，對(duì)會(huì)議工作人員進(jìn)行表彰與鼓勵(lì)?！　∫话銇碚f，會(huì)后工作有以下幾個(gè)方面：　　? 會(huì)務(wù)工作總結(jié)　　會(huì)務(wù)工作總結(jié)往往以總結(jié)會(huì)的形式進(jìn)行。因此，在會(huì)議結(jié)束之后，仍有許多總結(jié)和落實(shí)的工作需要認(rèn)真去做。會(huì)后工作　　適用情景 當(dāng)會(huì)議結(jié)束后，需要做一些相關(guān)工作以落實(shí)會(huì)議精神時(shí)，查看此技能。 　　主 題 詞 行政管理技能點(diǎn)6 如何做好會(huì)后工作　　關(guān)于這方面的學(xué)習(xí)資源有很多，例如：? 《辦公室文秘事務(wù)處理技巧》，方圓編著，石油工業(yè)出版社，2001年。 （ ）　　2．列舉出幾個(gè)您認(rèn)為功能和效率不高的會(huì)議，指出其問題所在，并找出合適的解決方法。　?。?）會(huì)議的重要性和成本之間存在正比例關(guān)系。同時(shí)，強(qiáng)化人們的時(shí)間觀念，提高辦事效率，在減少會(huì)議數(shù)量的同時(shí)，也減少無形資源的支出。即假定與會(huì)者在這一段會(huì)議時(shí)間若不開會(huì)，而進(jìn)行正常的工作所可能創(chuàng)造的價(jià)值。對(duì)于費(fèi)用總和的計(jì)算，現(xiàn)在，國(guó)外流行一種計(jì)算公式：　　會(huì)議成本 = 2A B T　　其中：A為與會(huì)者的平均工資（以小時(shí)計(jì)）的3倍；B為參加會(huì)議的人數(shù)；T為會(huì)議時(shí)間。因此，對(duì)會(huì)議成本的核算不可忽視?！　〕浞掷秒娨暋㈦娫?、錄像、圖板、照片、模型等現(xiàn)代化技術(shù)手段，提高信息的傳遞效率，改變傳統(tǒng)會(huì)議模式，節(jié)省時(shí)間?！　　　　　『饬繒?huì)議質(zhì)量的主要標(biāo)準(zhǔn)：　　? 會(huì)議是否有召開的必要性和明確的目的性；　　? 會(huì)議召開的時(shí)機(jī)是否成熟；　　? 會(huì)議的規(guī)模是否適度；　　? 會(huì)議的節(jié)奏是否緊湊；　　? 會(huì)議的準(zhǔn)備工作是否充分；　　? 會(huì)議能否有正面的實(shí)際效果?！　? 會(huì)議的質(zhì)量控制　　會(huì)議的質(zhì)量表現(xiàn)為會(huì)議的效率。所以，進(jìn)行會(huì)議控制首先應(yīng)遵循盡量減少會(huì)議數(shù)量這一原則。同時(shí)，還要合理地控制會(huì)議的成本，爭(zhēng)取做到會(huì)議精干，效率提高，杜絕浪費(fèi)。不具備會(huì)議舉辦的可能和條件，硬要去召開會(huì)議，只會(huì)事與愿違，造成浪費(fèi)。會(huì)議控制　　適用情景 當(dāng)需要進(jìn)行合理的會(huì)議控制，提高會(huì)議效率時(shí)，查看此技能。 　　主 題 詞 行政管理技能點(diǎn)5 如何進(jìn)行合理的會(huì)議控制?《行政經(jīng)理工作手冊(cè)》，甘華鳴著，中國(guó)國(guó)際廣播出版社，2002年?！　?．略。 （ ）　?。?）會(huì)務(wù)工作應(yīng)由會(huì)議籌備部門主要負(fù)責(zé)，其他部門起輔助作用即可?！　?huì)中事務(wù)，事無巨細(xì)，任何一個(gè)小小的紕漏，都有可能給會(huì)議造成無法彌補(bǔ)的損失，職業(yè)經(jīng)理人千萬不能疏忽大意?！　】傊瑫?huì)議記錄要求真實(shí)、準(zhǔn)確。所以，為了更加詳細(xì)及時(shí)地記錄會(huì)議內(nèi)容，記錄人員往往運(yùn)用一些速記符號(hào)。詳細(xì)記錄是按照發(fā)言人原話的方式，不加任何改動(dòng)或概括，準(zhǔn)確完整地記錄會(huì)議的所有內(nèi)容。因此，對(duì)記錄人員素質(zhì)的要求較高，不僅需要有速記能力，還得有較高的分析和語言概括能力。摘要記錄要求合理取舍，簡(jiǎn)明扼要，重點(diǎn)突出。摘要記錄就是摘錄要義，記錄會(huì)議的重點(diǎn)。所以，必須認(rèn)真地做好會(huì)議記錄。會(huì)議記錄至關(guān)重要，它是會(huì)議內(nèi)容和進(jìn)程的客觀記載，同時(shí)，也是重要的檔案資料?！　?．會(huì)議記錄　　一般來說，會(huì)議都需要有記錄。在會(huì)議進(jìn)行的過程中，會(huì)場(chǎng)往往與外界是隔絕的，需要會(huì)議工作人員傳遞信息，進(jìn)行內(nèi)外的聯(lián)系，將一些緊急情況傳達(dá)給與會(huì)者。在發(fā)生意外的時(shí)候，應(yīng)及時(shí)做出有效的反應(yīng)，制止發(fā)生的無序情況。　?。?）維持會(huì)場(chǎng)秩序。有些會(huì)議的文件資料需要收回，一般應(yīng)在文件的右上角寫明收回時(shí)間，以及由何人收回。會(huì)前分發(fā)：一般在與會(huì)者入場(chǎng)時(shí)，由工作人員在入口處分發(fā)；也可以在開會(huì)之前在每位與會(huì)者的座位上放一份文件材料。會(huì)議中往往有文件和材料需要分發(fā)給與會(huì)者，這就需要工作人員及時(shí)地將其送到與會(huì)者手中。以便引導(dǎo)