【正文】 保密工作的開展首先應(yīng)防范泄密 渠道，公司的泄密渠道主要有： （ 1）庫房管理人員管理失職造成泄密； （ 2）非庫房管理人員進(jìn)入庫房時(shí)盜竊和造成破壞； （ 3）管理人員在非工作時(shí)間和工作場所談?wù)摍n案內(nèi)容造成泄密； （ 4）現(xiàn)代管理工具（如計(jì)算機(jī)）泄密。 6．建立嚴(yán)格的保密制度 檔案是公司的重要財(cái)富，特別是一些機(jī)密檔案，對(duì)公司的生存發(fā)展更是具有生死攸關(guān)的重要意義，一旦失密，將對(duì)公司造成不可彌補(bǔ)的損失。 5．定期進(jìn)行安全檢查 只有定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查，才能及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患，保護(hù)檔案的安全。 （ 4）火災(zāi)發(fā)生后的措施。 （ 3）擬訂檔案搶救方案。 （ 2）提前做好滅火準(zhǔn)備。 4．建立防火制度 防火是檔案保管中最重要和最經(jīng)常的工作，一項(xiàng)完善的防火制度應(yīng)包含以下幾個(gè)方面的內(nèi)容： （ 1） 加強(qiáng)檢查，消除一切火災(zāi)隱患。為了方便取放和避免文件過重受壓，平放的堆疊高度一般不宜超過 40 厘米。 案卷存在方式 有兩種：豎放和平放。 具體來說，檔案安全保管可采取以下措施： 1．對(duì)檔案進(jìn)行適當(dāng)包裝 選 擇檔案的包裝方法時(shí)應(yīng)考慮以下因素： （ 1）檔案的種類：如檔案的重要性、制作材料等； （ 2）庫房條件；如庫房應(yīng)干燥、易于通風(fēng)、密封和避光等； （ 3）環(huán)境要求：如防塵、防污染及減少機(jī)械磨損等； （ 4）制作成本：在保護(hù)效果相同的情況下，應(yīng)當(dāng)選用比較經(jīng)濟(jì)適用的辦法； （ 5）檔案利用的取放方便程度。檔案保管 適用情景 當(dāng)需要長期安全保存重要檔案時(shí)，查看此技能。 技能點(diǎn) 3 如何妥善保管檔案 主 題 詞 行政管理 總之，檔案管理是一件十分細(xì)心和耐心的工作，每一道工序都要求慎之又慎，不可有半點(diǎn)馬虎。對(duì)有皺褶、破損、參差不齊的文件，應(yīng)先補(bǔ)正、裁切、折疊、理齊后再訂牢。 ? 檔夾裝訂 將各案卷以目次號(hào)順序裝訂于相關(guān)類別的檔案夾內(nèi)：中文豎寫文件以右方裝訂為原則。檔號(hào)必須反映出檔案的層次關(guān)系。 ? 檔號(hào)編訂 檔案分類的各級(jí)名稱確定后，應(yīng)編制 “檔案分類編號(hào)表 ”，將所有分類的各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào)按一定的次序排列，以便查閱。 ? 檔案的 命名 每一個(gè)檔夾內(nèi)的案件稱為一個(gè)案卷，為了明確案卷內(nèi)容，方便查找，需對(duì)每個(gè)案卷進(jìn)行命名。 ? 制作檔夾 同一 “子類 ”（或 “細(xì)類 ”）的案件一般歸于一個(gè)檔夾，如果案件較多，一個(gè)檔夾不夠使用，也可分為兩個(gè)或兩個(gè)以上的檔夾裝訂，并在 “子類 ”（或 “細(xì)類 ”）之后增設(shè) “卷次 ”編號(hào)。 一 般首先從部門區(qū)分開始，部門區(qū)分之后，依檔案內(nèi)容，分為若干大類，再在大類中依年度及其他分類標(biāo)準(zhǔn)分為若干 “子類 ”，三級(jí)分類不夠用時(shí)還可以在三級(jí)之后增設(shè)四級(jí) “細(xì)類 ”。區(qū)分全案為檔案整理工作的系統(tǒng)化確立了基本的框架。 立檔單位的內(nèi)部文件和發(fā)文（存本和原稿），其文件作者即為檔案形成者，只要查到文件作者，就能夠確定文件全案。判斷檔案屬于哪個(gè)全案，關(guān)鍵在于確定 檔案的形成者 —立檔單位。 因此，檔案整理是職業(yè)經(jīng)理人在檔案管理過程中必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。 7 技能描述 檔案整理是檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)。檔案管理 總之，歸檔管理是整個(gè)檔案管理工作的起點(diǎn)，對(duì)隨后的 各個(gè)檔案管理環(huán)節(jié)都有重要影響，職業(yè)經(jīng)理人必須予以高度重視，嚴(yán)格歸檔工作的各個(gè)要點(diǎn)和環(huán)節(jié)，為檔案工作的順利開展奠定良好的基礎(chǔ)。 4．嚴(yán)格歸檔責(zé)任 鑒于歸檔工作的極端重要性，必須嚴(yán)格相關(guān)人員的責(zé)任，施行歸檔責(zé)任制度，以確保歸檔管理的有效執(zhí)行。 （ 2）文件及附本必須同時(shí)歸檔，如有缺失，應(yīng)立即向相關(guān)部門追查。一般來說，文書處理完畢后應(yīng)盡快歸檔，但特殊載體的文件如聲像檔案資料由于整理程序較一般文件復(fù)雜，可以適當(dāng)延長歸檔時(shí)間，但最好能在 一個(gè)月內(nèi)歸檔。 （ 2）公司涉外的文書資料，包括公司與其他企業(yè)的信件、協(xié)議、合同等，公司參與的重要活動(dòng)的文件、綱要及重要領(lǐng)導(dǎo)人講話的音像資料等，出國學(xué)習(xí)、考察帶回以及談判人員獲取的重要資料等。只有明確了歸檔的范圍，才能保證歸檔資料的完整和準(zhǔn)確，同時(shí)減少檔案的收集成本。因此，歸檔管理是一切檔案管理工作順利進(jìn)行的前提和基礎(chǔ)。有效歸檔 適用情景 當(dāng)需要完整科學(xué)的收集檔案時(shí)，查看此技能。 第三章 檔案管理 技能點(diǎn) 1 如何有效歸檔 主 題 詞 行政管理 2．您的企業(yè)文書是否嚴(yán)格按年限進(jìn)行保存？如果沒有，請(qǐng)您拿出改進(jìn)措施。 總之，文書的整理工作是文書管理的重要一環(huán)，經(jīng)理人在面對(duì)這樣的工作時(shí)，一定要細(xì)致入微，做好每一個(gè)細(xì)節(jié)，以求避免因?yàn)樾∈杪┒鴰泶箦e(cuò)誤。 （ 4）職能部門變更或者作出調(diào)整，則必須在有關(guān)登記簿上注明變更與調(diào)整的理由以及變更與調(diào)整后的效果。 （ 2）重要文書的保管：全部重要的機(jī)密文書，一律存放在保險(xiǎn)柜或帶鎖的文書柜中。 ④ 保存一年文書：指無關(guān)緊要或者臨時(shí)性文書。 ② 保存十年文書：包括請(qǐng)求審批提案文書；人事任命文書；獎(jiǎng)金工資與津貼有關(guān)的文書；財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)賬簿、傳票與會(huì)計(jì)分析報(bào)表；不在永久保存范圍的重要文書。所有失效的文書，都必須最終移交總務(wù)科，并且在 “文書保存簿 ”上做好登記，歸檔保存。 2．文書保管 文書整理之后，一些為數(shù)不多的重要文書，在一定的期間內(nèi)可能還留在責(zé)任部門、科室。 （ 2）文書的編寫符號(hào)都必須填寫在 “文書登記簿 ”上，以有利于管理。 同一名稱的文書，追加一組自然數(shù)，用 “”隔開，例如， “總、文秘密 002”。 各種文書按先后順序用自然數(shù)排序編號(hào)。這就涉及到文書的整理和保存的問題。整理保存文書 適用情景 當(dāng)文書使用完后需要建立完整的保存機(jī)制時(shí)，查看此技能。 技能點(diǎn) 9 如何整理保存文書 主 題 詞 行政管理 （ ） 2．分析題：試著分析一下您所在企業(yè)的文書，看它存在什么問題？并拿出具體的改進(jìn)措施。 （ 1）文書制作應(yīng)由專門的人員或機(jī)構(gòu)完成，非專業(yè)人員最好別涉足。 總之，文書制作水平的高低關(guān)系到文書意圖傳達(dá)是否準(zhǔn)確的問題，千萬不能大意。 5．副本 文書一般應(yīng)該保存兩份副本。 4．標(biāo)志注明 根據(jù)文書重要性的等級(jí)，應(yīng)該分別注明 “傳閱 ”、 “參考 ”、 “急件 ”、 “秘密 ”、 “機(jī)密 ”、 “絕密 ”的字樣。 （ 3）對(duì)外以公司名義締結(jié)合同，署名 “董事會(huì)代表 ”。 3．文書署名要求 （ 1）機(jī)關(guān)內(nèi)部文件署部門負(fù)責(zé)人的姓名和職務(wù)。 ① 經(jīng)理發(fā)出的指令性文件，應(yīng)有收文單位的名稱，有時(shí)還會(huì)寫 上號(hào)碼和年月日。 （ 3）文件號(hào)的編寫：機(jī)關(guān)內(nèi)部文件可注明本科室代字或代號(hào)，連續(xù)性文件應(yīng)注有連續(xù)號(hào)；對(duì)外行文要標(biāo)明本公司代字或代號(hào)。 2．文件編寫要求 （ 1）用紙規(guī)格：一般采用 A4 規(guī)格，但特殊情況也可用其他型號(hào)。 （ 3）明晰，除有特殊規(guī)定，應(yīng)該有以下事項(xiàng)：文號(hào)、發(fā)文日期、發(fā)文機(jī)關(guān)（發(fā)文者）、收文機(jī)關(guān)（收文者），文件標(biāo)題、文件擬稿人及有關(guān)責(zé)任人，并署上請(qǐng)示、審批者姓名 。 1．注意事項(xiàng) （ 1）一事一文，措辭準(zhǔn)確。 清晰而明了地表達(dá)，無疑對(duì)于上級(jí)機(jī)關(guān)意思的傳達(dá)，起著至關(guān)重要的作用。文書制作 適用情景 當(dāng)需要起草制作文書的時(shí)候，查看此技能。 技能點(diǎn) 8 如何制作文書 主 題 詞 行政管理 （ ） 4．請(qǐng)示審批的事項(xiàng)必須以提案文書的方式，在任何時(shí)候都不得以非文書的形式。 9 牢記要點(diǎn) 請(qǐng)示審批要注意： _ 請(qǐng)示審批的注意要點(diǎn) _ 審批事項(xiàng)的書寫要求 . 實(shí)踐練習(xí) 請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題： 請(qǐng)您根據(jù)自己的理解判斷下列說法的正誤，正確的請(qǐng)打 “√”，錯(cuò)誤的請(qǐng)打 “”： 1．定期或不定期刊物發(fā)刊、修改與廢除以及費(fèi)用開支的修 訂必須進(jìn)行請(qǐng)示審批。提案文書應(yīng)該一式多份，分別送達(dá)有關(guān)的部門，例如財(cái)務(wù)部、業(yè)務(wù)部門等； （ 3）請(qǐng)示提案文書必須注明起草者或請(qǐng)示者所屬分支機(jī)構(gòu)及部門，由本人簽名蓋章，并且要進(jìn)行編號(hào)，以形成有序管理； （ 4）當(dāng)上級(jí)認(rèn) 可該審批內(nèi)容并做出相關(guān)決定后，則以請(qǐng)示提案書（副本）替代批復(fù)返回，并要求部門予以執(zhí)行； （ 5）請(qǐng)示提案的保存應(yīng)由總務(wù)部保管。 2．審批事項(xiàng)書寫要求 （ 1）請(qǐng)示審批的事項(xiàng)必須以提案文書的方式，經(jīng)主管呈交總部。 請(qǐng)示審批要注意以下幾點(diǎn)。這是由企業(yè)內(nèi)部嚴(yán)格的層級(jí)制決定的。請(qǐng)示審批 適用情景 當(dāng)對(duì)公司的重要事務(wù)不知如何申請(qǐng)審批時(shí)，查看此技能。 2．請(qǐng)您試分析一下您的企業(yè)中文書處理部門是否存在著拖延的現(xiàn)象，您打算怎樣解決它？對(duì)比一下本企業(yè)處理 文書的方式和本文提到的有何不同？ 技能點(diǎn) 7 如何請(qǐng)示審批 主 題 詞 行政管理 總之，文書處理的每個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)該堅(jiān)持 “準(zhǔn)確 ”、 “及時(shí) ”的原則，并且明確文書處理的責(zé)任者。 ? 防止拖延 文書處理過程中很容易出現(xiàn)延遲或停頓的現(xiàn)象，文書管理部門有責(zé)任督促其他有關(guān)部門及時(shí)處理文書指定的事項(xiàng)，以防止文書被擱置在一邊的情況發(fā)生。 ? 成文 凡是重要的往來交涉，都必須形成 “文書 ”或形成記錄。 ? 重要文書處理 機(jī)密文書原則上應(yīng)該由當(dāng)事人自 行處理。工作過程中遇到重要事宜要立即向上級(jí)主管部門報(bào)告，按上級(jí)指示辦理。但是，文書管理人員要有慧眼識(shí)珠的本領(lǐng)，善于分析各類文書在特定時(shí)刻、特定場合對(duì)特定經(jīng)理人的重要程度和優(yōu)先程度，以便采取不同的方法對(duì)其處理，進(jìn)行分類，真正提高文書管理效率。文書處理 適用情景 當(dāng)面對(duì)不同種類的文書需要區(qū)別對(duì)待時(shí)，查看此技能。 技能點(diǎn) 6 如何處理文書 主 題 詞 行政管理 （ ） 3．待發(fā)電報(bào)前可以填寫也可不填 “文書發(fā)送登記簿 ”。 9 牢記要點(diǎn) 文書郵寄應(yīng)該注意： _ 寄發(fā)要由專門部門負(fù)責(zé) _ 重要文件加蓋印章 _ 費(fèi)用統(tǒng)一 . 實(shí)踐練習(xí) 請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題： 請(qǐng)您根據(jù)自己的理解判斷下列說法的正誤，正確的請(qǐng)打 “√”，錯(cuò)誤的請(qǐng)打 “”： 1．郵寄文書的費(fèi)用應(yīng)該由文秘科統(tǒng)一負(fù)責(zé)。待發(fā)電報(bào)必須填寫“文書發(fā)送登記簿 ”，由文秘科負(fù)責(zé)發(fā)送。 ? 費(fèi)用 郵費(fèi)與電報(bào)費(fèi)用由文秘科統(tǒng)一開支。 ? 重要文件 機(jī)密或親啟文件，文秘科必須加蓋 “絕密 ”、 “密 ”、 “親啟 ”等字樣印章后發(fā)送，并給發(fā)文部門、科室或發(fā)文者以必要的回復(fù)。待發(fā)文書必須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)送出去。 ? 寄發(fā) 寄發(fā)公司外的一般文書，各部門、科室及有關(guān)人員封緘之后，直接送交文秘室統(tǒng)一寄發(fā)。 7 技能描述 公司的各個(gè)部門和業(yè)務(wù)伙伴不可能都在同一個(gè)地點(diǎn)。文書管理 總之，文書的收發(fā)是個(gè)具體過程，大量的細(xì)節(jié)需要注意，必須明確程序和各個(gè)步驟，如此，才能有條不紊，使收發(fā)工作有序運(yùn)行。 （ 3）標(biāo)有 “絕密 ”類或親啟類字樣的文書要登記。 3．需登記的文書 （ 1）在一般文書或送交部門的普通文書中，如果判定或者未開啟也能判斷是重要文書或者夾有重要物品的文書要登記。 （ 6）絕密文件或親啟文書，必須直接送交當(dāng)事者，由文書當(dāng)事者開封與處置。 （ 4）啟封后，編上文書的收發(fā)編號(hào)，注明收發(fā)編號(hào)和收發(fā)日期。 （ 2）私人文書不必開啟，直接送收信人。在文書管理部門還須設(shè)立一名信使，負(fù)責(zé)在各部門之間傳遞各類文書，以使文書在各部門順暢流通。有些還特別要求總務(wù)部文秘室進(jìn)行統(tǒng)一接收處理。面對(duì)各種文書紛至沓來，文書管理人員如何才能避免手忙腳亂，這就需要掌握熟練的文書收發(fā)技巧。文書收發(fā) 適用情景 當(dāng)各種文書紛紛到達(dá)公司需要分門別類時(shí)，查看此技能。 技能點(diǎn) 4 如何收發(fā)文書 主 題 詞 行政管理 2．請(qǐng)您從行文規(guī)范的角度檢查一下企業(yè)在行文時(shí)的做法是否符合規(guī)定的要求，需要采取哪些措施進(jìn)行改進(jìn)。 總之，文書行文有著特定的規(guī)范，寫作者必須遵守這些規(guī)范，如此，才能使文書合理，并能準(zhǔn)確發(fā)揮作用，從而減少不必要的麻煩。 （ 5）因?qū)０笜I(yè)務(wù)需要如進(jìn)出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標(biāo)等使用公司名義須蓋用董事長或總經(jīng)理的業(yè)務(wù)專用章者，行文時(shí)應(yīng)由該業(yè)務(wù)主管部門主管在授權(quán)范圍內(nèi)經(jīng)核準(zhǔn)后方能蓋用。 （ 3）總管理處各部室、中心代表公司對(duì)外行文須由該部門經(jīng)理（主任）執(zhí)行，以事業(yè)部經(jīng)理署名行文者，應(yīng)送經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈經(jīng)理審核執(zhí)行。以總經(jīng)理署名行文者，應(yīng)送公司總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈總經(jīng)理審核執(zhí)行。 2．行文權(quán)限判別 行文時(shí)名義不同，署名就會(huì)不同，如何判別這些署名的正確性呢？這就要求需要?jiǎng)澐植煌臋?quán)限。 （ 4）簽呈：下級(jí)對(duì)上級(jí)請(qǐng)示或報(bào)告時(shí)使用 （ 5）表格式公文：政府機(jī)關(guān)規(guī)定的表格式公文及公司人事令等，可依實(shí)際需要印為固定格式使用。 （ 2）公函：發(fā)布規(guī)章或臨時(shí)性規(guī)定及對(duì)機(jī)關(guān)團(tuán)體、公司行文或